Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) - Managementvermittlung

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Executive Summary

Aufbau einer Executive Summary und ihre Bedeutung bei Bewerbungsprozessen

Die schriftliche Bewerbung ist der erste und oft entscheidende Schritt auf dem Weg zu einer neuen Position – entscheidend deshalb, weil sie der Türöffner für einen möglichen weiteren erfolgreichen Verlauf des Bewerbungsprozesses dar­stellt.

Nicht selten und durchaus in bester Absicht neigen Bewerberinnen und Bewer­ber dazu, die Entscheiderin bzw. den Entscheider in Art und Weise der Informa­tionsübermittlung zeitlich zu überfordern und mit Fakten zu überfrachten. Im un­günstigsten Fall werden solche Bewerbungen schnell zur Seite gelegt.

Für die Kandidatin oder den Kandidaten entscheidet sich deshalb bereits an dieser Stelle, ob die erste Hürde erfolgreich genommen wird und es zu einer Einladung zum Vorstellungsgespräch kommt.

Um diese Hürde leichter zu überwinden, empfiehlt es sich, die Bewerbung in ih­rer Form so aufzubereiten und zu präsentieren, dass der Entscheider mit mög­lichst wenig Zeitaufwand die für ihn relevanten Informationen erkennen, abru­fen, verifizieren und bewerten kann.

Eine sinnvoll strukturierte Darstellung des Profils, die gleichzeitig der Tatsache Rechnung trägt, dass der Entscheider in der Regel unter einem strengen Zeitre­gime agiert, ist deshalb ein wichtiger Baustein für eine hohe Erfolgswahrschein­lichkeit der Bewerbung.

Was bedeutet das für die praktische Umsetzung?

In der Praxis hat sich insbesondere für Initiativbewerbungen - bei denen man in der Regel seine Bewerbung nicht anhand eines konkreten Stellenangebotes er­stellen kann -, aber auch für die klassische Bewerbung auf konkrete Stellenan­gebote, die Verwendung einer sogenannten „Executive Summary“ parallel zum klassischen CV bewährt. Mittels einer Executive Summary wird ein um­fängliches und vollständiges Profil in übersichtlicher und sinnvoll strukturierter Form angeboten.

Das bedeutet in der Umsetzung, dass einerseits ein kompakter, übersichtlicher und strukturierter CV (idealerweise maximal zwei Seiten) und andererseits ein zusätzliches Dokument, das insbesondere die Management Skills übersichtlich darstellt, zur Verfügung gestellt wird.

ZAV-Managementvermittlung: Aufbau und Bedeutung der Executive Summary

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Dabei liefert der CV im Wesentlichen drei Basisinformationen:

- die vertikale berufliche Entwicklung (Verlauf der Karriere)

- die Verweildauer in den einzelnen Positionen (Kontinuität vs. Job Hopper)

- die Beschäftigungslücken? (Erklärungen)

Während sich die Struktur des CV von den einzelnen Stationen des beruflichen Werdegangs ableitet und mit wenigen Attributen (wie z.B. Funktion, Berichtsli­nie, Umsatzverantwortung, Budgetverantwortung, Personalverantwortung ) be­legt ist, kommen in der Executive Summary die differenzierten, detailliert extra­funktionalen und funktionalen Profilelemente zur Geltung.

Als Mindestbestandteile sollten in diesem Sinne alle Aufgaben, Erfolge, Zustän­digkeiten und Kompetenzen erscheinen, die auch in entsprechenden Arbeits­zeugnissen attestiert wurden. Dies ermöglicht gleichzeitig eine Verifizierung durch den Entscheider. Darüber hinaus ist natürlich auch die Nennung weiterer Elemente aus eigener Einschätzung möglich.

Beispielhaft seien im Folgenden einige Elemente (Cluster) der Executive Sum­mary genannt. Die Aufzählung ist somit nicht vollständig und nicht für jeden An­wendungsfall repräsentativ. Der Umfang der Cluster und deren Inhalte generie­ren sich grundsätzlich immer aus dem individuellen Kontext.

Beispiele:

- Fachliche Kompetenz (konkrete Beispiele, die im Zusammenhang mit der Position relevant sind, z.B. technisches Know-how, Branchenexpertise …)

- Kaufmännisch-betriebswirtschaftliche Kompetenz (z.B. Kaufmännische Leitung, ReWe, Finanzen, Controlling ...)

- Strategische Kompetenz (Beispiele erfolgreicher Unternehmensentwicklung durch strategisches Handeln, z.B. strategische Partnerschaften, Fusionen, Standortentwicklung, Unternehmensintegrationen ...)

- Unternehmerische Führungskompetenz (z.B. als GmbH-Geschäftsführer bzw. -Geschäftsführerin, CEO, Vorstand)

- Personalführungskompetenz (Führungsstil, Führungsmittel, Führungs­verhalten ...)

- Kommunikative Kompetenz (z. B. nach innen: Mitarbeiter, Personal­vertretungen, Stakeholder, nach außen: Kunden, Öffentlichkeit ...)

- Soziale Kompetenz (Kommunikation, Teamgeist ...)

- Internationale, interkulturelle und fremdsprachliche Kompetenz

- Beispiele persönlicher geschäftlicher Erfolge (z.B. Turn Around-Erfolge, Due Diligence, M&A)

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- Supply Chain-Management-Erfahrung (z.B. Global Sourcing)

- Vertriebs- und Marketing-Erfahrung (z.B. stationärer Handel, Distanz­handel: Online-Handel, E-Commerce, Projektvertrieb ...)

- HR-Erfahrung

- Start-up-Erfahrung (konkrete und belastbare Beispiele benennen)

- Projekt-Erfahrung (Projektleitung, Projektsteuerung ...)

- Change Management-Erfahrung (Dauer der Begleitung)

- M&A-Erfahrung (konkrete Beispiele benennen)

- USP(s) (Unique Selling Point(s), z.B. seltene Fremdsprachenkenntnisse, exclusives Know-how, Patente, Lizenzen ...)

- Werte und Persönlichkeit ...

Die einzelnen Elemente sollten idealerweise in Form konkreter Beispiele - etwa als Success Stories oder als Zitate aus vorhandenen Arbeitszeugnissen oder Nachweisdokumenten - untermauert werden, damit sie anschaulich und über­zeugend wirken.

Fazit:

Wenngleich der Einsatz eines solchen Instrumentes noch keine Garantie für einen sicheren Erfolg darstellt, kann er bei der Überwindung früher Hürden auf dem Weg zur nächsten beruflichen Station eine Hilfe sein. Durch die Executive Summary entsteht ein günstiges Format für eine komfortable und sichere Wahrnehmung und Beurteilung einer Bewerbung.

Darüber hinaus bietet sie für die Bewerberin oder den Bewerber die Möglichkeit, je nach Situation im Sinne eines Fine Tunings einzelne Elemente stärker zu ak­zentuieren und damit die Chancen im Wettbewerb zu erhöhen.

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