XFT PERSONNEL FILE - Process Partner

© xft GmbH

XFT PERSONNEL FILE„eDossier“ - Ein wichtiger Schritt zur digitalen Transformation

Harald MayerVertrieb xft GmbH

© xft GmbH

Wer ist xft?

Herausforderungen im Personalwesen

Die Lösung: xft personnel file

Funktionen

Verwandte Produkte: HR-Vorgangssteuerung&Dokumenterzeugung

Fazit & Fragen

Inhalt

© xft GmbH

xft auf einen Blick

3 Standorte

60 Mitarbeiter

~250Kunden

>10 Partner

4Geschäftsführer

100%

© xft GmbH

Typische xft-Lösungen für SAP-Kunden

Best-Practice-Lösung Produktlösung

SAP-integriertes Dokumenten-, Akten

und Prozessmanagement

KundenakteAuftragsakte/AuftragsabwicklungProjektakteReklamationsakteVertragsmanagement

Kontext Vertrieb

LieferantenakteBANF-FreigabeprozessBeschaffungsvorgänge

RechnungsverarbeitungVertragsmanagement

Kontext Einkauf und FI

MaterialstammanlageÄnderungsmanagementMaschinen- und AnlagenakteBemusterungsakteArbeitsanweisungen/Prüfvorschriften

Produktion und QM

BewerberakteDigitale Personalakte

HR VorgangssteuerungHR Dokumenterzeugung

Kontext Personal

© xft GmbH

xft-ProduktkundenA1 Telekom Austria, ABB, adidas, AIM, AL-KO, Alliance Healthcare, Alliander, ASML, AXA, AZO,BASF, Bausparkasse Schwäbisch-Hall, BAW, Beiersdorf, Biotronik, BitServ, Boehringer Ingelheim, BOSCH,Bosch Siemens Hausgeräte B/S/H, Brose, BTAG, Claas, Clariant, Cloos, Continentale Versicherung,Dänisches Bettenlager, Daimler, Deutsche Bundesbank, Deutscher Sparkassenverlag, DEKRA, Die Mobiliar,Dillinger Hüttenwerke, Douglas, Dr. Schwabe, DÜRR, DZ Bank, E.ON, EDAG, Edding, Edscha, ENBW, EnviaM,ERCO, ERGO, ESK, Europoles, evm, EVV, Felix Schoeller, FERRERO, FES, Festo, FH Nordwestschweiz, Fiducia,Finanz Informatik, FLI, Flughafen Stuttgart, Fraport, Fresenius Netcare, Friedhelm Loh Gruppe, FujitsuTechnologies, Geberit, Gebrüder Weiss, GEKA, Gelsenwasser, Georg Fischer, Getriebebau NORD, GISA,Globus, Grammer, GROB-Werke, Groz-Beckert, GVB, Hamburger Wasserwerke, Hauni, HeidelbergCement,Heidelberger Druckmaschinen, Henkel, Heraeus, Hermle, Hilti, Hirschvogel, HYDAC, Immeo, John Deere,Kaufland, Kali+Salz, Kanton Basel-Land, Kantonsspital St. Gallen, Kasto, KfW, Kiekert, KION, KlinikumMannheim, Krombacher, KSB, KVB, Leonhard Kurz, LEONI, Lieken, Loacker, LVM Magna, MAHLE, Mainova,ManPower, Maquet, Maschinenfabrik Reinhausen, MEAG, Mektec, Merck KGaA, MiRO, MLP,Munich Re, murrelektronik, myonic, Netzsch, NRW Bank, Nora, OBI, Öffentliche Versicherung Braunschweig,OSRAM, OTTO, PCK, pfm medical, Plansee, Postbank, Post CH, Provinzial, Radeberger, RAFI, REWE,Rheinenergie, Reyher, Roth Werke, roto Frank, RWE, Salzgitter/Mannesmann, Schaeffler, Schlösser,Schoeller, Schweizer Post, Schweizer Armee, Schweizer Bundesämter, SEW Eurodrive, Siemens, SRG/SSR,Stadt Leverkusen, Stadtwerke Hannover (enercity), Stadt Wolfsburg, STATOIL, Stifuntg Liebenau, STI, STIHL,sto AG, SVLFG, Talanx, Techem, Techniker Krankenkasse, tegut, THS, ThyssenKrupp, Transadriatic Pipeline,Trumpf, Uhlmann, Uniklinik Freiburg, Uniklinik Jena, Union Investment, Universitätsmedizin Göttingen,Veolia, VHV, Webasto, Wirtgen, Würth Finance, Württembergische & Wüstenrot, Webasto, ZDF, ZF.

5

© xft GmbH

Strategischer Partner SAP

• xft ist offizieller SAP-Partner seit 2004.

• xft stellt regelmäßig als SAP-Partner auf Messen aus (CeBIT, DSAG, Control, …).

• Jedes Release der xft add-on suite (i.d.R. jährlich) wird bei der SAP zertifiziert.• dadurch Upgrade-Garantie für neue SAP Releases für den Kunden.

• Support für xft Software ist in den SAP Service Marktplatz integriert.

service.sap.com

6xft add-on suite 4.50 | xft personnel file

© xft GmbH

SAP Zertifizierung – Releasestand 4.50


© xft GmbH

Unser Partnernetzwerk


© xft GmbH

Wer ist xft?

Herausforderungen im Personalwesen/Papierakte


Funktionen


Fazit & Fragen

Inhalt

© xft GmbH

Herausforderungen im Personalwesen/Papierakte

10

Verfügbarkeit Entliehene Akten sind

für andere nicht einsehbar

Zugriffs-beschränkung

Zugriff auf die Akte ist orts- und zeitabhängig

QualitätsverlusteVerteilte Informationen

und mangelnde Aktualität

Nachvollziehbarkeit Änderungen und Zugriffe

werden nicht protokolliert

Abstimmung Vielfältige

Kommunikations- und Abstimmungswege nötig

Fristen Aufbewahrungs- /

Löschfristen werden nicht eingehalten

xft add-on suite 4.50 | xft personnel file

© xft GmbH

Herausforderung: sicherer Zugriff aller Beteiligter

11

Prozesse

InformationFührungskräfte

Buchhaltung/Lohnabrechnung

Betriebsrat

Mitarbeiter

HR Abteilung


© xft GmbH

Wer ist xft?



Funktionen


Fazit & Fragen

Inhalt

© xft GmbH

xft personnel file – Vorteile

13

• Komplette Produktlösung vollständig in das bestehende SAP-HCM-System

integriert (effiziente Einführung)

• Alle Funktionalitäten in einer Arbeitsoberfläche (für HR-Sachbearbeiter)

• Passender Zugriff für jede Rolle (Verschiedene Sichten für verschiedene Benutzergruppen)

• Akte im SAP GUI, im Webbrowser, auf Mobile Device (SAP Gateway + SAPUI5 Frontend)

• Zentraler, gleichzeitiger und standortunabhängiger Zugriff

• Vollständige Konsistenz und Aktualität der Daten – Datensicherheit

• Transparenz zum Akteninhalt / Ursprung

• Integration mit SAP-Portal & Employee-/Manager-Self-Services (ESS/MSS)


© xft GmbH

xft personnel file im SAP GUI

14

1

(1) Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf

(2) Übersichtliche Ordnerstruktur für Dokumente & Informationen

(3) Navigation per Dokumentenvorschau

(4) Dokumentenviewer

(5) Direktzugriff auf SAP-Transaktionen

(6) Integration von MS-Office, E-Mails & Filesystem ….

2

3

4

56


© xft GmbH

xft personnel file im Browser (ABAP WebDynpro)

15

1 (1) Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf


(3) Navigation per Dokumentenvorschau

Häufig genutzt in Verbindung mit

SAP ESS/MSS + Portal

2

3


© xft GmbH

xft personnel file per Mobile Device (SAPUI5/Fiori)

16

1 (1) Personalstammdaten auf einen Blick im Aktenkopf


(3) Navigation per Dokumentenvorschau oder über Ordnerstruktur (auch Wischen)

Sicherer Zugriff – auch mobil

2

3


© xft GmbH

xft-Lösungsarchitektur

SAP NetWeaver ABAP Stack

SAP DB

ArchiveLink

KPRO Business Workflow

NW FoldersManagement

xft HCM Lösungen

xft add-on suite

Archiv- / Content-Server

Hard-Disk Storage

Optical Storage

xft document connector (.NET)

xft document composer

SAP Success Factors (SF)SAP R/3 ECC ERP S/4 HANA

SAP HCM

Konnektoren vorhanden Konnektoren in Arbeit

1. Aufruf Akte aus SF2. Datenzugriff aus SF3. Dokumentzugriff aus SF


© xft GmbH

Aufruf xft personnel file aus SAP SuccessFactors

xft add-on suite 4.50 | xft personnel file18

© xft GmbH

Wer ist xft?



Funktionen

Verwandte Produkte: HR-Vorgangssteuerung & Dokumenterzeugung

Fazit & Fragen

Inhalt

© xft GmbH

xft personnel file – Aktenfunktionen

20

Sichten & Funktionen werden über SAP

Berechtigungen &Benutzerrollen

gesteuert

Direkter Absprung aus und auf zentrale HR-

Funktionen (PA20, PA30, PA40..)

Zeitlich befristete Ausleihe mit

eingeschränkten Zugriff möglich

Wiedervorlage & Notizfunktionen (Akten-

& Dokumentnotizen)

Einfache Navigation per Dokumentenvorschau oder im Aktenbaum

Fortlaufende Protokollierung aller

Aktenzugriffe & Aktivitäten

(konfigurierbar)

Erweiterungsfähig z.B. weitere HR Aktentypen

oder Checklisten für eigene HR-Prozesse

Automatische Überwachung des Aktenbestandes

(Retention Management)

Administration des Aktenbestandes (z.B.

initiales ladeprogramm, Reporting über Aktenbestand)


© xft GmbH

Zugriff auf die Personalakte für HR Sachbearbeiter

21

Zugriff aus HR-Transaktionen, Einbindung über

Generische-Objekt-Dienste


© xft GmbH

Zugriff auf HR-Funktionen


Direkter Zugriff auf HR-Funktionen aus der Personalakte heraus• Personaldaten anzeigen• Personaldaten bearbeiten • Personalmaßnahmen

durchführen

© xft GmbH

Aktenausleihe

23

• Zeitlich begrenzt

• Mit rollenbasierter Einschränkung

• Dokumentzugriff über SAP-HCM-Berechtigungsprüfung gesteuert

• SAP GUI, Browser oder Mobile Device


© xft GmbH

Konfigurierbare Aktenprotokollierung

24

Aktivitäten, die protokolliert werden sollen, können per

Customizing eingestellt werden

Nachweismöglichkeit, dass es keine unberechtigten

Zugriffe gibt


© xft GmbH

Massenimport: Standardverfahren

25

ArchiveLink Barcodequeue

ArchiveLinkBarcode BAPI

Automatisches Anlegen / Befüllen der PersonalakteScanner

Content Server

Klassifikation

Scanner

Klassifikation

Austauschverzeichnis- Indexdatei- Scan Dateien- OK-File-Verfahren

ODER

Automatisches Anlegen / Befüllen der Personalakte


© xft GmbH

Fachliche Administration des Aktenbestandes

26

Recherche Retention Management

Recherche Aktenbestand

Recherche Prozesse


© xft GmbH

xft personnel file – Dokumentfunktionen

27

Übersichtliche, strukturierte & einfach

bedienbare Dokumentenablage

Vordefinierte 4-Augen-Workflows für kritische Dokumentaktivitäten (Löschen, Umhängen)

Drag & Drop Ablage von Dokumenten aus

MS Outlook, Lotus Notes & Windows Filesystem

Automatisches Starten von Workflows +

Prozessen bspw. zur Löschung temporärer

Dokumente

Zustellung von Aufgaben per SAP-Workflow,

E-Mail + Fiori Launchpad

Automatische Ablage von selbst erstellten

Dokumenten (z.B. Bescheinigungen PM20)

Konfigurierbare Funktionen auf

Aktenordner und Dokumente


Dokumenteingang aus Scannen mit Barcode

(SAP Standardszenario)

Erweiterungsfähig z.B. Einbindung von

Formularszenarien (Processes & Forms)

© xft GmbH

Dokumentablage per Drag&Drop (SAP GUI)

28

Drag & Drop aus dem Windows Filesystem

(Import & Export möglich)

Drag & Drop aus MS Outlook oder Lotus Notes (E-Mail und/oder

Attachment)

xft Controls unterstützen gängige „Scan-to-File“ und

„Scan-to-E-Mail“Verfahren in Verbindung

mit Multifunktionsgeräten


© xft GmbH

Scannen mit Barcode (SAP Standardszenario)

29

1. Dokument in Papier beim Sachbearbeiter2. Barcode Label wir auf erster Seite aufgeklebt

3. Barcode Wert wird in SAP erfasst (z.B. per Handscanner)4. Platzhalter enthält die Klassifikation des Dokuments

5. Dokument wird mit SAP ArchiveLink Scansoftware gescannt6. Dokument wird im Archiv abgelegt und Barcodewert wird

zusammen mit DokumentID an SAP gemeldet

Archive / Content

Server

Hard-Disk Storage

Optical Storage

7. Über den Match des Barcode Wertes wird das abgelegte Dokument automatisch in die Personalakte eingefügt


© xft GmbH

Wiedervorlage von Dokumenten


Wiedervorlage von Dokumenten

(1) Berechtigter Benutzer setzt die Wiedervorlage für sich selbst oder einen anderen Benutzer

(2) Dokument erscheint zum Wiedervorlagezeitpunkt in der SAP Inbox des Bearbeiters

(3) Zusätzlich kann eine fortlaufende Bearbei-tungsnotiz am Dokument angeheftet werden

Die Benachrichtigung kann zusätzlich durch eine E-Mail

mit Verlinkung erfolgen

© xft GmbH

Vier-Augen-Workflows (Dokument Löschen)

31

Löschen von Dokumenten

(1) Berechtigter Benutzer startet Löschprozess aus Akte heraus

(2) 4-Augen-Workflow wird gestartet (z.B. an Vorgesetzten) und Dokument wird so lange gesperrt

(3) Bei Ausführen des Workflows kann das Löschen des Dokuments bestätigt, abgelehnt oder vertagt werden

(4) Bei Bedarf erfolgt eine Sichtprüfung in der Akte

(5) Bei Bestätigung wird das Dokument gelöscht


© xft GmbH

Zustellung per E-Mail + Fiori Launchpad


Benachrichtigung per E-Mail mit Link auf die verschiedenen

Ausführungsoptionen

Relevante SAPUI5Zugriffe als Kacheln im Fiori Launchpad

Dadurch Erreichbarkeit der Benutzer auf allen

Devices

© xft GmbH

Wer ist xft?



Funktionen


Fazit & Fragen

Inhalt

© xft GmbH

Der erweiterte Arbeitsrahmen mit xft HCM Lösungen

xft personnel file:

Vollständig in SAP HCM integriertes digitale Personalakte

xft HCM organizer + xft task manager:

Integrierter Arbeitsrahmen zur Abbildung kompletter HR Prozesse mit Checklisten und Prozessakten

xft document composer:

Anwenderfreundliche HR-Dokumenterzeugung

34

Prozesse

InformationHR-Abteilung

Buchhaltung/Lohnabrechnung

Manager

Mitarbeiter

HR-Dienstleister


© xft GmbH

Highlights beim Eintrittsprozess

35

» Bindeglied zwischen Recruiting und Anlage Stammdaten + Personalakte» Integrierte Erstellung aller Vertragsunterlagen» Kommunikation zwischen HR Abteilung, Führungskräften und Mitarbeiter per

Workflow oder per E-Mail


© xft GmbH

Highlights beim Arbeitszeitanpassungsprozess

36

» Prozess wird gestartet durch den Mitarbeiter über Intranet-Formular» Saubere Dokumentation der Aufgaben zur Prüfung und Umsetzung Änderung» Hohe Kompetenz und Informationsbereitschaft gegenüber dem Mitarbeiter


© xft GmbH

Highlights beim Gehaltsanpassungsprozess

37

» Saubere Prüfung und Dokumentation der Veränderungen zum Mitarbeiter » Einfache aber verbindliche Workflows für freigaberelevante Veränderungen» Integriertes Formular- und Datenhandling (inkl. Benachrichtigung des Mitarbeiters)


© xft GmbH

Highlights bei der Zeugniserstellung

38

» Arbeitsteiliger Prozess mit hoher Transparenz und Qualität» Mitarbeiterbeurteilung über Intranet-Formular mit Kriterienkatalog in SAP» Integrierte Dokumentgenerierung auf Basis von Textbausteinen/Textpassagen


© xft GmbH

Highlights beim Austritt

39

» Vollständige Rückgabe aller Arbeitsmaterialien kann überwacht werden» E-Mail Integration und einfache Aufgabenbearbeitung» Bestätigungsschreiben und Datenerfassung in SAP über Checklistenfunktionen


© xft GmbH

Wer ist xft?



Funktionen


Fazit & Fragen

Inhalt

© xft GmbH

xft personnel file – Fazit

41

• Etablierte Produktlösung – vielfach bewährt (~200 produktive Installationen)

• Kompletter Funktionsumfang – alle benötigten Funktionen im Standard enthalten

• Effiziente Einführung – durch standardisiertes Projektvorgehen („Rapid Prototyping“)

• Zukunftssicherheit – durch stetige Weiterentwicklung und jährliche SAP Zertifizierung

• Skalierbarkeit – Erfahrung mit vielen großen und weltweit betriebenen Installationen

• Integrationsvorteile – Synergie-Effekte durch konsequente Nutzung der SAP Plattform

• Erweiterbarkeit – z.B. HR-Vorgangssteuerung, HR-Dokumenterzeugung, SF Integration, etc.


© xft GmbH

Fragen

xft add-on suite 4.50 | xft personnel file42

© xft GmbH

VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT!

ww

w. x

ft.co

m

xft GmbH SAP-PartnerportAltrottstraße 31 69190 Walldorf Tel. (06227) 54 555 0 Fax (06227) 54 555 44 [email protected]


Date post:	19-Oct-2021
Category:	Documents
Upload:	others
View:	15 times
Download:	0 times

XFT PERSONNEL FILE - Process Partner

Documents