Date post: | 05-Apr-2015 |
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Wolfgang Patscheider, Leiter EDVMag. Michael Ruzicka, Konsulent
Graz, 5.6.2003
E-GovernmentProzessmodellierung
und -optimierungErfahrungsbericht der Stadt Steyr
Übersicht
Profil der Stadt SteyrAusgangssituation: Viele offenen Fragen zum
Thema e-Government Prozess-Analyse grob: Nutzen für den Bürger?Die e-Government-Roadmap der Stadt SteyrProzess-Analyse feinProzess-OptimierungProzess-ModellierungAusblick: e-Government-Marketing
Profil der Stadt SteyrStadt Steyr = Technologiestadt
(Innovation aus Tradition)Einwohner = 39.340 Anzahl Betriebe = ca. 1.500Fläche = 2.680 ha
Die Ausgangssituation: Viele offene Fragen
Wo ist der Nutzen für Bürger und Stadt?Wo soll man wie beginnen?Welche Software?Was sind die Kosten/Erträge?Wo liegt der Break-Even?Wie können die Bürger aktiviert werden?
Prozessanalyse und –optimierung als
erster Schritt zum e-Government
Prozessanalyse grob Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-
Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll
Verfahrensverkürzung
Wegfall der Amtswege
Längere Öffnungszeiten
Prozessanalyse grob Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-
Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll
Verfahrensverkürzung
Wegfall der Amtswege
Längere Öffnungszeiten
Persönliche Beratung
vorort hat Vorrang!
Prozessanalyse grob Prozessanalyse grob = Nutzenanalyse, um zu wissen, wo e-
Government zweckmäßig ist und wo begonnen werden soll
Die Verfahrensverkürzung muss für den Kunden
spürbar sein, damit er das Service nutzt Ergebnis: Bau- und Betriebsanlagenverfahren als Pilot, da Potential zur
Verfahrensverkürzung hoch
Verfahrensverkürzung
Wegfall der Amtswege
Längere Öffnungszeiten
Persönliche Beratung
vorort hat Vorrang!
Die eGov-Roadmap der Stadt Steyr
Zeit Schritt
01.2002 – 06.2002 Prozessanalyse und -optimierung
09.2002 – 12.2002 Pflichtenheft
01.2003 – 12.2004 Umsetzung und Integration Pilot intern
06.2004 – 12.2004 Umsetzung/Marketing Pilot eGov-Portal
01.2005 – 12.2006 Umsetzung/Marketing weitere Bereiche
12.2006 eGov-Fit
Prozessanalyse fein Kennzahlenanalyse per E-Mail Interviews mit Schwerpunkt abweichende Kennzahlen
Anzahl der abgewickelten Verfahren pro Jahr (grobe Aufteilung nach Art des Verfahrens) Bauverfahren: 1500Gebührenakte: 1000Feuerpolizei: 2500
Wie lange liegt ein Akt durchschnittlich vor/nach der Bearbeitung im Bauamt?
Registratur: 2 TageAbteilungsleiter: 2-5 Tage Bau-Techniker: 2-5 Tage
Wie lange dauert die Aktensuche und -ablage durchschnittlich im Bauamt?
15 min. pro Akt (Suche + Ablage)
Wie oft werden Bauakten pro Tag gesucht?
50 mal
Ausschnitt Kennzahlen-Analyse
Prozessoptimierung
Restrukturierung des Archivs
+
DatumBauobjekt
Nutzen: Raschere Ablagesystematik (pro Akt 10-15 Minuten Arbeitszeitreduktion)
Einreichung geht direkt an den Sachbearbeiter
Prozessoptimierung
Nutzen: Flache Hierarchie und kurze Entscheidungswege: Der Akt liegt 2-4 Tage weniger in Postfächern
Parallele Vorbegutachtung
Prozessoptimierung
Nutzen: Beschleunigung des Verfahrens durch Parallelisierung (2 statt 3 Wochen)
Prozessoptimierung
eGov-Bilanz Bauamt*
Einsparung Euro Kosten EuroSuche (in allen Bauabt.) 8.500,- Lizenzkosten einmalig 1.020,-Aktentransport 1.250,- Lizenzkosten jährlich 612,-Bearbeitungszeit 7.500,- Adaptionskosten 534,-Liegezeiten (minus 50% ) 0,- Integrationskosten 334,-
Word-Vorlagen 534,-Workflow 734,-Installation 60,-Schulung 600,-PM + Organisation 699,-Scanner (1) 66,-PC´ s (9) 600,-Netz 0,-
Summe 17.250,- 5.793,-J ährlicher Gewinn 11.457,-
*Alle Geldbeträge wurden aus Datenschutzgründen leicht abgeändert
Ab 30% Nutzungsgrad rentabel!
Prozessmodellierung
Mitarbeiter überzeugen Prozess intern „verkaufen“ Vorlage an Software-
Unternehmen
Ausblick: eGov-Marketing
Um die Bürger zu aktivieren, werden Marketing-Aktionen gesetzt
Die Vermarktung des e-Government erfolgt über die besten konventionellen Kanäle
Der Nutzen des e-Government wird klar kommuniziert Bauamt: Bauberatungstag ist Kanal Nr. 1