WMS ÜberblickWorkflow Management System
REV WMS_201907_APM_HLE
Prozess vs. Workflow
Prozess = fachliche Sicht auf den Geschäftsprozess, dieser kann in Teilprozesse
untergliedert werden, folgend: Eingangsrechnungsprozess
Workflow = Abbildung des Prozesses im digitalen Workflowsystem
• Workflow besteht aus mehreren Workflowschritten => Aktivitäten (technische Sicht)
• BA = Benutzer Aktivitäten => Benutzereingabe über Workflow-Portal
• SA = System Aktivitäten => z.B. aut. E-Mailversand, Datenbankabfrage
• Workflow besteht aus mehreren Aufgaben => Anwendersicht
Rechnungseingang Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe
Begriffsdefinition
• APM = Accantum Prozess Manager
Überbegriff für alle Methoden und Werkzeuge zum Managen von Prozessen
• WMS = Workflow Management System
besteht derzeit aus Workflow Studio + Workflow Portal
• WS = Workflow Studio
Software, um Prozesse als digitalen Workflow zu erzeugen und zu administrieren
• WF = Der Workflow Flowchartdesigner ist Bestandteil des WS und ermöglicht die
grafische Gestaltung von Workflows mittels Flowcharts.
• WD = Workflow Definition
Digitale Definition des Ablaufs eines Prozesses wie Eingangsrechnung
Workflow Definitionen können über den Accantum Store angeboten werden!
• WI = Workflow Instanz
Genau ein Durchlauf des WF Eingangsrechnung mit einer expliziten Rechnung
• WP = Workflow Portal
Web-Anwendung für Benutzereingaben (Bearbeitung von Benutzer-Aktivitäten)
Workflow Management Systemaufbau
WMS
Dienste
Windows Dienst
Prozessausführung
WM
Studio
Windows Desktop-Anwendung
Prozessdefinition,
Systemadministration
WP
Workflow Portal
Webanwendung
Bearbeitung von Benutzer-
Aktivitäten, Dashboard
WM Datenbank MS SQL Server
Interne Datenbank des APM
Weitere
Datenbanken
Prozesse im WMS können auf
beliebige Datenbanken zugreifen
(MS SQL Server, ODBC).
Drittsysteme,
Accantum
Im WMS definierte Prozesse
können mit Drittsystemen (u.a.
Accantum) kommunizieren.
WMS - Dienste
WM - Datenbank
Accantum
Drittsysteme
Weitere Datenbanken
WP – Web Portal WM – Studio
WMS - Systemvoraussetzungen
• Client Betriebssystem: Windows 10
• Dienst: Windows-Server 2012 oder höher
• Web-Anwendung
• Web-Server (IIS)
• U.a. Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox
• SQL Server 2012 oder höher
Workflowstudio
• Workflow Definitionen grafisch gestalten / umsetzen
• Prozessautomation (Ausführungspläne definieren)
• Mandanten verwalten
• Benutzer und Gruppen verwalten
• System administrieren
• System und Workflow-Instanzen überwachen
Aktivitäten mit Drag & Drop einfügen
Es gibt die unterschiedlichsten Aktivität-Sammlungen, so für Accantum, Datei & Ordner, PDF-Bearbeitung etc.
Diese werden stetig von Accantum und unseren Partnern ergänzt und weiterentwickelt.
Workflowdefinition als Flowchart WD als Baumstruktur
Ein Workflow ist beschrieben durch seine Workflowdefinition und kann beliebig viele Workflowinstanzen ausführen.
Eine aktiver Urlaubsantrag = Workflowinstanz, IT-Technische Codierung des Urlaubsantrages = Workflowdefinition.
Einmal entwickelte Workflowdefinitionen sowie Aktivitäten können wiederverwendet / mehrfach eingesetzt werden.
Workflowstudio - Ausführungspläne
Ein Ausführungsplan startet automatisiert eine Workflowdefinition.
WMS Aktivitäten Bundle 2019 (Standardauslieferung)
Aktivitäten Bundle „Accantum“
Die Aktivitäten Bundle werden ständig erweitert.
Workflows
Gruppen u.Benutzer
Einstellungen
StatistikenSystemüberwachung und
SteuerungRessourcen
MandantenSystem-Administrator
verwaltet
Zugriff auf
GibtMandanten frei
…
Mandantenmodell
Lizenzmodell
• System-Lizenz
• Anzahl Mandanten
• Anzahl Benutzer im System
• Anzahl Workflow-Definitionen im System
• Verfügbare Aktivitäten Sammlungen für das System
• Mandanten-Lizenz (optional)
• Aktivitäten Sammlungen (additiv zu Aktivitäten Sammlungen aus der Serverlizenz)
Mandanten
Systemlizenz
System-Administrator Mandantenlizenz
Mandantenlizenz
Mandantenlizenz
Verteilt Anzahl der Workflow-Definition und Benutzer der
Serverlizenz auf die Mandanten
System
Workflowportal (Ausblick)
• Benutzer-Aktivitäten und zugehörige Dokumente einsehen
• Benutzer-Aktivitäten bearbeiten
• Inhalt der Benutzer-Aktivitäten ist konfigurierbar
• Dashboard mit Statistiken und Berichte
• Einstellungen zur automatischen Benachrichtigung
• Vertreterregelung (zeitgesteuert)
• Responsive Design (Mobile-Unterstützung)
Workflowportal – Aktivitätenliste Beispiel
Workflowportal – Benutzerdefinierte Ansichten Beispiel
Aktivität ist von einem Benutzer gesperrt
Benutzerdefinierte Ansichten:Eine Ansicht legt fest … :▪ … welche Aktivitäten angezeigt werden (Filter),▪ … wie die Liste sortiert ist,▪ … welche Spalten angezeigt werden.
Hauptmenü
Workflowportal – Rechnungserfassung Beispiel
Produkt Komponenten
Als Oberfläche für Benutzereingaben / Benutzeraktivitäten kann das DMS 2019 (verfügbar ab Juli 2019) sowie das
Workflowportal 2020 (verfügbar ab Q1 2020) verwendet werden. Es gibt auch Installationen wo beide Oberflächen zum
Einsatz kommen, daß DMS auf festen Windows Arbeitsplätzen und das Workflowportal für mobile Endgeräte.
Workflow Studio2019
Accantum DMS2019
Workflow Portal2020