Wissen schafft Verantwortung.

Global Marshall Plan Academy

PROJEKTMANAGEMENTProjekte erfolgreich planen und umsetzen

Bernadette Gruber und Franz FehrWien, am 26. März 2011

Was ist Projektmanagement?

Planung: Projektleiter, Projektgruppen, Projektziele,Planung der Abläufe, Terminplanung, Budgetierung,…

Koordination: Anleitung/Motivation der Mitarbeiter, Überwachung des Projektverlaufes, Koordination der Bereiche (Auftraggeber, Team),…

Kontrolle: prüfen der Wirksamkeit der geplanten Maßnahmen

Was ist ein Projekt?

Einmaliges Vorhaben mit

eindeutiger Aufgabenstellung

bestimmtem Zeitrahmen (Anfang und Endpunkt)

begrenztem Ressourceneinsatz (Arbeitskraft/-mittel)

festgelegtem Kostenrahmen

Welche Phasen durchläuft ein Projekt?

Konzeption und Definition des Projektes

Planung des Projektes

Durchführung des Projektplanes

Abschluss und Bewertung des Projektes

Welche Phasen durchläuft ein Projekt?

Methoden der Projektauswahl

Prüfschema:

•strategiekonform

•technisch machbar

•(wirtschaftlich)

Methoden der Projektauswahl

Methoden der Projektauswahl

Übung 1 - Projektauswahl Wählt in der Gruppe ein Projekt, an dem ihr

weiterbearbeiten wollt und begründet warum!

10 Minuten

Definition von Projektzielen

Projektdefinition

Definieren des Problems

klare Definition des zu lösenden Problems

Muss- und Wunsch-Bedürfnisse bestimmen und

unterscheiden

Sammeln ausreichender Hintergrundinformation

über die aktuelle Ausgangslage

Verstehen der Gründe für das Projekt und der

Motive für seine Durchführung

Erarbeiten der Projektziele

Beschreiben was das Projekt erreichen will (Ziele)

Klären was das Projekt nicht erreichen will (Nicht-Ziele)

Definition der Bedingungen des Projekt-Abschlusses

(Basis für den Projekterfolg)

Mit 5 oder 6 Zielen arbeiten, die gewöhnlich das

gesamte Projekt abdecken sollten

Grobschätzung des Gesamtarbeitsumfanges und

der Teilaufgaben

Kurzzusammenfassung der signifikanten Arbeiten

(1 bis 2 einfache Sätze)

Auflistung, was nicht im Projekt inkludiert ist

Bestimmen von Projektumfang und Ausschließungen

Definieren des Projektoutputs

Was muss am Ende des Projekts erledigt sein?

Liste der Produkte (Zwischen- und Endleistungen)

und der spezifischen Endresultate des Projekts

Betrachtung jedes Projektziels und der

dazugehörigen Projektoutputs

Bewerten der Projektschranken

Spezifizieren aller wichtigen Ressourcen-

beschränkungen

Klären der Projektparameter

Verstehen projektlimitierender Faktoren

Übung 2 - Zieldefinition

10 Minuten

Bedeutung der Projektplanung

Projektplanung Struktur und Ablauf der Arbeiten

Leitfaden für das weitere Vorgehen

Welche Arbeiten sind zu erledigen

Instrument der Projektplanung: Projektstrukturplan

Projektstrukturplan (PSP)

Grafische Darstellung aller Projekttätigkeiten Hierarchische Ordnung der Aktivitäten Haupt- und Teilaufgaben Ziel des PSP: Abzugrenzung eigenständiger

Arbeitsabläufe im Projekt Arbeitspakete: kleinste Einheit im PSP, nicht weiter

aufgegliedert; klar abgegrenzte Teilaufgabe. Keine Abhängigkeitsverbindungen!

Projektstrukturplan

Regeln für die Erstellung des PSP

Ein Verantwortlicher pro Arbeitspaket

Arbeitspaket einer Projektphase zuordnen

Aufgaben, die nach außen vergeben werden als eigene Arbeitspakete ausweisen

Für jedes Element soll die Formulierung klarer Spezifikationen möglich sein / eindeutig abgrenzbar

AP nicht zu groß dimensionieren, damit allfälliger Terminverzug rechtzeitig bemerkt werden kann.

AP nicht zu klein dimensionieren Überschaubarkeit

Zweck des PSP

Voraussetzung für die Schätzung der Projektkosten

und deren Kontrolle

Bezugsgrundlage für die Dokumentation und

Projektberichte

Grundlage für die Verteilung der Aufgaben und

Verantwortlichkeiten

Ausgangsbasis für Ablauf- und Terminplanung

Grundlage für die Kommunikation im Projekt

Übung 3 - Projektstrukturplan Erstellen eines Projektstrukturplanes für das

ausgewählte Projekt.

25 Minuten

Warum ist Projektmanagement so wichtig?

Übergang Struktur-/Ablaufplanung

Ausarbeiten der Arbeitspaketbeschreibungen

Festlegen von Zielen für jedes AP (SMART,

eindeutige Formulierung, Ergebnisorientierung!)

Abhängigkeiten, Beziehungen, Schnittstellen

zwischen Arbeitspaketen

Welchen Input benötigt man für die Verrichtung eines

AP?

Welchen Output liefert es?

Arbeitspaketbeschreibung

Arbeitspakete werden in weitere Vorgänge gegliedert

Detaillierte Spezifikation von Zielen und Aufgaben Zwischen- und Endergebnisse definieren

Zweck? Erfassung & Klarstellung der Detailaufgaben Festlegung klarer Verantwortlichkeiten Grundlage für detaillierte Zeitplanung Grundlage für Kostenplanung & -kontrolle Schnittstellenerfassung

Qualitätsprüfung Entsprechen die Ausarbeitungen der AP den

Projektzielen? Führt die Abarbeitung der Arbeitspakete zum fertigen

Projekt? Gibt es für jedes Ziel ein AP? Ist jedes Arbeitspaket hinsichtlich zu erbringender

Leistung, Terminen und Kosten eindeutig definiert? Input/Output? Sind die nötigen Inputs durch andere AP abgedeckt? Wird der Output für ein anderes AP benötigt?

– Wenn ja, welche AP sind davon abhängig?– Wenn nein, ist das AP dann sinnvoll?

Wiederholung: Arbeitspakete

Kleinste Einheit im PSP

Was ist zu erledigen?

Wer ist dafür Verantwortlich?

einer Projektphase zugeordnet

Formulierung klarer Spezifikationen

eindeutige Abgrenzbarkeit

Übung 4 - Arbeitspaket

Projektablaufplan

Darstellung von Verknüpfungen und

Abhängigkeiten

Festlegen der Reihenfolge der einzelnen Arbeiten

Fragestellungen:

Welche Arbeiten sind voneinander abhängig?

Wie sind sie demnach zweckmäßig anzuordnen?

Strategien zur Ermittlung von Ablaufstrukturen:

Progressives Vorgehen – vom Start beginnend (zu jedem Vorgang Nachfolger bestimmen)

Regressives Vorgehen - beim Ende beginnend (zu jedem Vorgang vorangehende Tätigkeiten ermitteln)

„Pilgerschrittverfahren“ (progressiv bis zu Sammelpunkten und von dort wieder regressiv)

Leitfragen Was ist als erstes zu tun?

Was kann auf Basis der Ergebnisse dieser Tätigkeit weiter gemacht werden?

Welche Resultate dienen als Input für Folgeaufgaben?

Welche Tätigkeiten setzen den Abschluss einer anderen Aufgabe voraus?

Welche Tätigkeiten können parallel durchgeführt werden?

Bausteine eines Ablaufs

Arten von Anordnungsbeziehungen

Normalfolge (Ende – Anfang)

Anfangsfolge (Anfang – Anfang)

Endfolge (Ende – Ende)

Sprungfolge (Anfang – Ende)

Unabhängige Tätigkeiten, können parallel

durchgeführt werden

Übung 5 - Ablaufplan

Erstellen Sie einen Ablaufplan – nur Normalfolge

KONTROLLFRAGEN Inhaltliche Konsistenz? (z.B. ist ein Organisationsschritt nicht

abgeschlossen bevor die Einladungen versendet werden?) Sind APs zueinander in Abhängigkeit eingetragen worden, die

eigentlich unabhängig sind und parallel durchgeführt werden können?

Sind einzelne Arbeitspakete noch zu groß und müssen unterteilt werden?

Ist die logische zeitliche Abfolge gewährleistet? Rücksprünge sind nicht möglich!

Gibt es „dead ends“? Sind alle zentralen Aufgaben berücksichtigt?

Übergang Ablauf-/Terminplanung

Welche Laufzeit fällt für das Gesamtvorhaben an?

Wie viel Zeit ist für die Durchführung der einzelnen

Tätigkeiten erforderlich?

Welche Anfangs- und Endtermine haben die einzelnen

Arbeitspakete?

Wann müssen von wem welche Arbeitsergebnisse

vorliegen?

Funktionen der Terminplanung

Erforderlich für das rechtzeitige Erledigen von Aufgaben

und damit

- für die termingerechte Durchführung eines Projektes.

- Kalkulation der Gesamtdauer des Projektes.

Enthält Termine & Dauern aller zu erledigenden

Arbeiten.

Basis: Ablaufplan, erweitert um klare Zeitangaben.

Funktionen der Terminplanung

Möglichst realistische Abschätzung der Zeiterfordernis für

jede Teilaufgabe & Kalkulation der Gesamtprojektdauer (Erfahrung, Probeläufe, Expertenschätzungen,…)

- Pessimistisch („sich warm anziehen“)

- Optimistisch („sich selbst unter Druck setzen)

- Ausweichend („sich nie festlegen“)

Instrumente:- Terminliste

- Balkenplan

- Vernetzter Balkenplan

- Netzplan

Instrumente Terminliste:

- geeignet für wenig komplexe Projekte, wenig Abhängigkeiten der AP

- Ereignisse bzw. Vorgänge werden in den Listen nach aufsteigenden Terminen (Abschluss der Tätigkeit) sortiert

Balkenplan (Gantt-Chart)- graphische Umsetzung der Terminliste, gute Lesbarkeit

- horizontale Zeitachse, vertikale Listung von Aufgaben und/oder Ereignissen

Instrumente

Vernetzter Balkenplan- Gantt-Diagramm, das zusätzlich Abhängigkeiten enthält

Instrumente

Instrumente

Netzplan- Klare Anordnungsbeziehungen

- Berechnen von Pufferzeiten: Ausweisen von Zeitreserven

Puffer & Kritischer Pfad

Pufferzeit Differenz Frühester Anfang (FA) und Spätester

Anfang (SA) gibt an um wie viel sich ein Vorgang verschieben lässt, ohne den Nachfolger zu gefährden.

Kritischer Pfad Verkettung von Vorgängen, deren zeitliche

Änderung den Endtermin beeinflusst Gesamtpuffer des kritischen Pfades = 0

Übung 6 - Projektterminplan Erstellen eines Projektterminplans anhand eines

der vorgestellten Instrumente:

- Terminliste- Balkenplan- Vernetzter Balkenplan- Netzplan

Begründen, warum das jeweilige Instrument ausgewählt wurde!

Ressourcenplanung

Finanzplan

Arbeitsmittel

Arbeitskräfte

- Mitarbeiter

- Eigenes Zeitbudget

48

Herzlichen Dank

für EURE Aufmerksamkeit!

Bernadette Gruber bernadette.gruber@oessfo.at

Franz Fehrf.fehr@iufe.at

Wissen schafft Verantwortung.