windream für SAP-Anwendungen

Die ideale ECM-Lösung für SAP ECC 6.0

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Die von der windream GmbH für SAP-Anwendungen entwickelten Software-Lösungen

schließen die Lücke zwischen SAP ERP auf der einen und komfortablem ECM auf der an-

deren Seite. Mit windream ArcLink – der von der SAP AG für die SAP ArchiveLink-Schnitt-

stelle zertifizierten Archiv-Schnittstelle – sowie den Applikationen windream DirectLink und

win dream SAPcommand eröffnen sich für SAP-Anwender jetzt zahlreiche neue Anwen-

dungsmöglichkeiten, die bisher entweder gar nicht oder wenn, dann nur mit hohem Aufwand

realisierbar waren.

SAP-zertifiziertDurchgängige Zertifizierung für SAP-Applikationen seit 1994

Die Interaktion zwischen SAP ECC 6.0

und windream auf der Basis der von der

windream GmbH entwickelten Archiv-

schnittstelle windream ArcLink ist von der SAP AG offiziell unter dem Titel „SAP

Certified – Integration with SAP NetWeaver“ vollzertifiziert. Die Vollzertifizierung

bezieht sich sowohl auf den HTTP Content Server als auch auf das OLE Frontend

und die Barcode BAPI. Eine durchgängige Zertifizierung besteht schon seit 1994.

Das Zertifikat bestätigt SAP- bzw. windream-Anwendern eine deutliche Investi-

tionssicherheit, denn genau durch diese Zertifizierung bestätigt die SAP AG der

windream GmbH die volle Kompatibilität ihrer Produkte zur SAP-Welt. Zudem

ist die windream GmbH – auch dies wird durch das Zertifikat bestätigt – als

„Independent Software Vendor with Certified Integration“ von SAP anerkannt.

Die ideale ECM-Lösung für SAP ERP

Viele Unternehmen, die SAP-Anwendungen nutzen, wünschen sich ein leistungs-

fähiges und unkompliziertes Enterprise-Content-Management-System (ECM-Sys-

tem), mit dem sie unternehmensrelevante Informationen und Dokumente sowohl

innerhalb als auch außerhalb ihrer SAP-Umgebung sicher und komfortabel ver-

walten können. Im ECM-Sektor hat sich windream als hochmodernes System bei

vielen nationalen und internationalen Firmen im langjährigen Einsatz bestens

bewährt. SAP-Anwender mussten bisher jedoch eine strikte Trennung zwischen

ihren SAP-spezifischen Applikationen und Business-Prozessen und den vielfälti-

gen Dateiformaten der Windows-Welt sowie anderer Betriebssysteme in Kauf neh-

men. Dies hat nun ein Ende.

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windream ArcLink Die Archivschnittstelle zwischen SAP und windream

windream ArcLink repräsentiert die Verbindung zwischen der SAP ArchiveLink-Schnittstelle

für SAP (ECC 6.0) und dem windream ECM-System. Dokumente können bei Bedarf zunächst

mit windream ArcLink in das ECM-System windream importiert und danach mit SAP-Belegen

verknüpft werden. Daraus ergibt sich eine direkte Verbindung zwischen SAP-spezifischen

Bearbeitungsprozessen und leistungsfähigem Enterprise Content Management ohne Kom-

promisse, denn die Schnittstelle verknüpft beliebige, in windream archivierte Dokumente

nahtlos mit SAP-Business-Objekten. So lassen sich zum Beispiel individuelle Dokumente,

die in windream gespeichert sind, spezifischen SAP-Anwendungsbelegen zuordnen.

windream DirectLink Erweiterte ECM-Möglichkeiten für SAP-Anwender

windream DirectLink ist speziell dazu konzipiert worden, eine Nachindizierung von Doku-

menten zu ermöglichen, die mit SAP-Anwendungsbelegen verknüpft wurden. Die Nach-

indizierung erfolgt in diesem Kontext auf der Basis der SAP-Metadaten, die zu einem

Beleg erstellt worden sind. Im Rahmen eines Managements von Rechnungen können dies

beispielsweise Rechnungsnummern, Lieferantennamen, ein Rechnungsdatum oder auch

Rechnungsbeträge sein. Diese Metadaten lassen sich – sofern sie den Belegen bzw. Doku-

menten entsprechend zugeordnet wurden – in windream als Indexkriterien zur späteren

eindeutigen Identifizierung der Belege verwenden. Auf der Basis dieser Indexkriterien kann

ein in windream archiviertes Dokument zu jedem beliebigen Zeitpunkt sofort wiedergefunden

werden.

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windream ArcLink: Administration des verknüpften SAP Content Servers

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windream DirectLink ermöglicht es darüber hinaus, Dokumente auf der Basis der SAP-

Indexdaten eines Belegs zu verschieben und die Dokumente über die SAP-GOS-Dienste

anzuzeigen. So lassen sich zum Beispiel Personaldokumente in eine in windream angelegte

Personalakte transferieren und über die GOS-Dienste zur Ansicht öffnen. Selbstverständlich

werden in diesem Zusammenhang auch die entsprechenden Rechte berücksichtigt.

Die Vergabe der Zugriffsrechte erfolgt ebenfalls auf der Basis der SAP-Indexdaten eines

Belegs, zum Beispiel in Abhängigkeit von einem assoziierten Buchungskreis. Weiterhin las-

sen sich die windream-spezifischen Lebenszyklen archivierter Dokumente auf der Basis

der SAP-Daten definieren und anwenden, wobei unter anderem die Archivierungszeiträu-

me und die Zeitpunkte zum Löschen bestimmter Dokumente zwischen windream und SAP

synchronisiert werden.

Ergebnisliste einer windream-Suche nach verknüpften SAP-Belegen

windream DirectLink: Anzeige von verknüpften Daten über den SAP-GOS-Dienst

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Direkter Zugriff auf Anlagenlisten mit windream DirectLink

Dokumente, die als Anlagen zu SAP-Business-Objekten in windream gespeichert worden

sind, lassen sich aus Anlagenlisten heraus direkt öffnen. Bei der Erstellung von Anlagen-

listen können Pfade zu individuell angelegten windream-Ordnern sowohl automatisiert als

auch manuell gesetzt werden.

Anwender, die das windream Web Portal nutzen, haben in diesem Kontext die Möglichkeit,

über eine URL auf ein windream-Verzeichnis zuzugreifen, um darin enthaltene Dokumente

einzusehen. Die Anlagenlisten ermöglichen es zudem, ein windream-Suchprofil mit einem

SAP-Business-Objekt zu verknüpfen. Über diese Verknüpfung können Anwender jederzeit

und ohne jeglichen Aufwand die entsprechenden Dokument-Anlagen eines Business-Objekts

ad hoc recherchieren.

windream SAPcommandIndividuelle Funktionsvielfalt durch windream SAPcommand

windream SAPcommand repräsentiert sozusagen die „Kommandozentrale“, über die sich

die gesamte Interaktion zwischen dem ECM-System windream und den SAP-Anwendungen

konfigurieren und steuern lässt. windream SAPcommand leistet genau das, was Anwender

immer schon gefordert haben: die Zusammenführung unterschiedlicher Software-Welten

zu einem vollständig integrierten System. Mit windream SAPcommand profitieren auch SAP-

Anwender von den Vorteilen des ECM-Systems windream – ohne sich von ihrer gewohnten

IT-Umgebung verabschieden zu müssen.

windream SAPcommand ermöglicht es Anwendern nicht nur, alle SAP-spezifischen Pro-

zesse mit beliebigen Dokumenten zu verknüpfen, die im ECM-System gespeichert sind.

Auch der umgekehrte Weg ist möglich. Die Verknüpfung zwischen Dokumenten und SAP-

Anwendungen erfolgt über die von SAP bereitgestellten Bausteine.

DiR

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SA

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nDLeistungsmerkmale:

z Vollständig integrierte Software-Welten

z Elegante Interaktion zwischen SAP-Anwendungen und dem windream ECM-System

z Leistungsfähige, von SAP zertifizierte Archivschnittstelle

z Komfortable Verknüpfung der SAP-Belege mit windream-Dokumenten

z Umfassende Systemkonfiguration

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Die Architektur des windream ECM-Systems ermöglicht es in diesem Zusammenhang, die

SAP-Bausteine nach spezifischen Kundenanforderungen zu nutzen. Daraus ergibt sich

eine direkte Verbindung zwischen SAP-spezifischen Bearbeitungsprozessen und leistungs-

fähigem Enterprise Content Management, denn windream SAPcommand verknüpft die im

windream ECM-System gespeicherten Dokumente nahtlos mit SAP-Anwendungen.

In diesem Kontext lassen sich sowohl gescannte und elektronisch erstellte Eingangsdoku-

mente – zum Beispiel Office-Dokumente oder E-Mails – als auch bereits in windream abge legte

Informationen sowie Faxnachrichten sicher archivieren und mit SAP-Anwendungsbelegen

verknüpfen. Standardmäßig sind Anbindungen an Systeme wie zum Beispiel Kofax Capture,

QuickScan Pro und windream bizhub connect – die windream ECM-Lösung für Multifunkti-

onssysteme von Konica Minolta – für eine „frühe“ oder „späte“ Archivierung verfügbar. Die

Indizierung der Dokumente erfolgt vollständig automatisiert im Hintergrund, sodass für den

Anwender keine weiteren manuellen Eingriffe notwendig sind. Die Indizes können sowohl in

windream als auch in der SAP-Anwendung zur Dokument-Identifizierung und -Recherche

genutzt werden. windream SAPcommand erlaubt zudem auch die Verknüpfung der Eingangs-

dokumente auf der Basis von Barcodes und das Starten von SAP Business Workflows oder

SAP Standard-Erfassungsaufgaben.

Komfortables System-Management

Alle zu verwaltenden Dokumente und die damit verbundenen „Jobs“ lassen sich sowohl

einzeln als auch in Form ganzer Stapel im Batch-Verfahren abarbeiten. Die für eine Stapel-

verarbeitung vorgesehenen Aufgaben wie das Ablegen und Indizieren von Dokumenten, die

Barcode-Verknüpfungen und das Starten von SAP Business Workflows werden kontinuierlich

überwacht.

windream SAPcommand: Die „Kommandozentrale“ für die Interaktion zwischen windream und SAP

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Verarbeitungsprozesse lassen sich sowohl im Bereich der windream-Funktionen als auch

für die spezifischen windream SAPcommand-Prozesse und für SAP-bezogene Funktionen

erneut ausführen. Diese Option reduziert den Aufwand bei der Fehleranalyse und -behebung

auf ein Minimum. Dadurch werden insbesondere SAP-Applikationsmanager deutlich entlastet,

denn mögliche Verarbeitungsfehler können nun ad hoc identifiziert und wesentlich schneller

behoben werden als bisher. Die Überwachung aller Prozesse einer Verarbeitungskette

erfolgt sowohl für Eingangs- als auch für SAP-spezifische Ausgangsdokumente.

Steuerung durch Journale

Um Dokumente zu verarbeiten, werden Journale erstellt, die alle benötigten Informationen

zu den Dokumenten und den gewünschten Bearbeitungsschritten enthalten. Es lassen sich

auch Abhängigkeiten zwischen einzelnen Bearbeitungsschritten abbilden. Da die Journale

alle notwendigen Informationen enthalten, die zur Verarbeitung erforderlich sind, können sie

auch unabhängig vom Erstellungsprozess, etwa zu einem späteren Zeitpunkt, ausgeführt

werden. Alle zur Erstellung und Ausführung von Journalen notwendigen Funktionen sind in

windream SAPcommand enthalten. Die Ergebnisse der Bearbeitung werden ebenfalls im

Journal abgespeichert.

Umfangreiche Konfigurationsoptionen

Umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten erlauben es, beliebig viele SAP-Verbindungen

zu verschiedenen Zielsystemen zu konfigurieren. Alle Einstellungen sind über windream

SAPcommand erreichbar, jedoch ist die Konfiguration auch ohne Verwendung einer spezifi-

schen Benutzeroberfläche über ein Skript möglich. Die windream SAPcommand-Benutzer-

oberfläche bietet dem Anwender eine komfortable Möglichkeit, alle Konfigurationseinstel-

lungen einzusehen, zu bearbeiten und dauerhaft zu speichern. Des Weiteren wird über das

Benutzer interface auch eine Liste aller vorhandenen Journale angezeigt. Die Verarbeitung

eines Journals kann direkt aus der Oberfläche heraus per Knopfdruck gestartet werden.

FazitIntegrierte Software-Welten

Die windream-Lösungen für SAP leisten genau das, was An-

wender immer schon gefordert haben: die Zusammenführung

unterschiedlicher Software-Welten zu einem voll ständig in-

tegrierten System, das einen Datenaustausch ohne jegliche

Einschränkung ermöglicht. Somit profitieren auch SAP-An-

wender von den Vorteilen eines Top-Produkts wie windream

– ohne sich von ihrer gewohnten IT-Umgebung verabschieden

zu müssen.

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Managingwww.windream.comDocuments

windream GmbH

Wasserstraße 219

44799 Bochum

Deutschland

Telefon: +49 234 9734-0

Telefax: +49 234 9734-520

E-Mail: info@windream.com Art

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Im Markt der ECM-Softwarehersteller sind wir – die windream GmbH – das tech-

nologisch führende Unternehmen. Mit dem Enterprise-Content-Management-Sys-

tem win dream und der patentierten Virtual Filesystem-Technologie (VFS) haben

wir ein einzigartiges Instrument zur Verwaltung Ihres gesamten Unternehmens-

wissens geschaffen, das einfach bedienbar, effektiv und zukunftssicher ist. Schon

seit 20 Jahren entwickeln wir erfolgreich Softwarelösungen für Unternehmen jeglicher

Größen ordnung. Sowohl mittelständische Betriebe als auch namhafte Konzerne aus

den verschiedensten Branchen sind von unserem hohen Qualitätsanspruch und

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