+ All Categories
Home > Business > White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

Date post: 25-Jan-2015
Category:
Upload: axel-oppermann
View: 8,442 times
Download: 0 times
Share this document with a friend
Description:
White Paper der Experton Group zum Thema "Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung" , Autor: Axel Oppermann.
15
White Paper Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung Axel Oppermann Senior Advisor phone: +49 561 506975 - 24 mobile: +49 151 223 223 00 [email protected] Januar 2011
Transcript
Page 1: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

White Paper

Ganzheitliche Schulungskonzepte

als Erfolgsfaktor einer

Office Einführung

Axel Oppermann

Senior Advisor

phone: +49 561 506975 - 24

mobile: +49 151 223 223 00

[email protected]

Januar 2011

Page 2: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

2

Inhalt

1 QUALIFIKATION DER MITARBEITER ALS HEMMNIS EINER ERFOLGREICHEN

OFFICE-EINFÜHRUNG 3

2 SKIZZIERUNG VON TRAININGS- UND SCHULUNGSANSÄTZEN 5

3 FAZIT & EMPFEHLUNG DER EXPERTON GROUP 11

3.1 Kritische Würdigung der durch Microsoft bereitgestellten Trainings- und

Schulungsunterlagen für Office 2010 15

Page 3: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

3

1 Qualifikation der Mitarbeiter als Hemmnis einer erfolgreichen

Office-Einführung

Die Zukunft eines Unternehmens hängt von den Fähigkeiten seiner Mitarbeiter und der Qualität der

einzelnen Arbeitsprozesse ab. Nur wenn sichergestellt ist, dass die Mitarbeiter die bereitgestellten

betrieblichen Mittel, also auch die Informationstechnologie, umfassend und effizient nutzen, wird der

betriebliche Erfolg langfristig möglich sein. Deshalb ist es mehr als wichtig, regelmäßig die

Leistungsfähigkeit der Produktivitätsinfrastruktur zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Ein gutes Beispiel hierfür ist Office als zentrale Applikation in vielen Unternehmen. Studien1 der

Experton Group zeigen auf, dass knapp 60 Prozent der Unternehmen mit mehr als 100 PC-

Arbeitsplätzen eine Version einer Office-

Software länger als fünf Jahre im Einsatz

haben. Immerhin noch 10 Prozent verwenden

diese Lösungen sogar länger als sechs Jahre.

Dennoch ist ein klarer Trend zu erkennen,

dass immer mehr Unternehmen auf die

neueste Version von Microsoft Office

umsteigen.

Dabei stellt für viele Unternehmen der

Umstieg von den Microsoft Office Versionen

2000, 2002/XP oder 2003 auf die

Produktgeneration 2010 eine

organisatorische Herausforderung dar.

Während bei entsprechender Planung die

Bereitstellung der Software als etabliert gelten

kann, entstehen Probleme oftmals bei der

Schulung und Motivation der Mitarbeiter, die

neuen Funktionen der Lösungen aktiv zu

nutzen.

Diese Hemmnisse sind sowohl bei den

Anwendern als auch bei den Verantwortlichen in der IT-Abteilung gegeben. So geben knapp 50

Prozent der befragten Unternehmen an, dass die Organisation der Schulungen für die IT-

1 Um die Ausführungen in diesem White Paper auf ein fundiertes und praxisnahes Fundament zu stellen, führte die Experton Group 150

telefonische Interviews in Unternehmen mit mehr als 100 PC-Arbeitsplätzen. Ferner wurden Gespräche mit IT-Entscheidern geführt und

sekundäranalytischen Quellen genutzt.

Page 4: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

4

Abteilungen als aufwendig wahrgenommen wird. Bei den Anwendern sind es sogar 57 Prozent der

Befragten. Auch führt die reine Einführung einer Software noch nicht zu positiven Wertbeiträgen

bzw. einem positiven ROI. Die Investments lohnen sich nur, wenn Produktivitätsgewinne und

Qualitätsverbesserungen zeitnah erreicht werden.

Ein zentraler Formfaktor, für diesen wahrgenommenen Aufwand, ist u.a. die mit der Version

2007 eingeführte Benutzeroberfläche mit Multifunktionsleiste („Ribbon“). Viele Nutzer

schrecken hier im ersten Moment zurück, bedeutet doch diese neue Oberfläche eine

Umstellung für den einzelnen Mitarbeiter und dessen Bedienlogik. Es scheint so, als ob die

gewohnten Prozesse nicht mehr so leicht von der Hand gehen würden. Dabei stellt sich

heraus, dass sobald sich der Mitarbeiter mit dem neuen dynamischen Menüband vertraut

gemacht hat, er auch einen klaren Nutzen erkennt. Dies kann

o eine einfachere Umsetzung der Arbeitsaufgaben,

o eine verbesserte Vernetzung mit den Kollegen, Lieferanten und Kunden,

o ein schnelleres Auffinden von Informationen oder Funktionen

sein.

Doch wie kann dieser Lern- und Evolutionsprozess umgesetzt werden? Wie kann das Denken und

Handeln der Mitarbeiter verändert werden, so dass Neuerungen und Innovationen der Office-

Lösung zum selbstverständlichen Bestandteil des Arbeitsalltags werden?

Diese Research Note diskutiert und skizziert Möglichkeiten, wie der Umstieg auf eine neue

Office-Generation durch ganzheitliche Schulungsansätze für Anwender, IT- und

Personalverantwortliche erleichtert werden kann. Hierzu werden neben Ergebnissen aus

aktuellen Studien der Experton Group insbesondere praxisnahe Ansätze herangezogen.

Angesprochen werden IT- und Personalverantwortliche.

Aus Sicht der Experton Group sind viele der ermittelten Aussagen, die eine Schulung bzw.

Umstellung als aufwendig umschreiben, nicht mehr haltbar bzw. zeitgemäß. Die Befragten

reflektieren in der Regel aus der Vergangenheit, ohne aktuelle Angebote und Konzepte zu

berücksichtigen oder zu kennen. Ein Blick auf die Beratungs- und Schulungsdienstleistungen

spezialisierter Dienstleister, die Angebote der Hersteller und Best-Practice-Abläufe, bieten eine

breite und fundierte Basis für migrationsbezogene Schulungen der Mitarbeiter.

Page 5: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

5

2 Skizzierung von Trainings- und Schulungsansätzen

Die Einführung einer neuen Softwaregeneration hat immer das Ziel, einen positiven Beitrag zur

Geschäftsentwicklung zu leisten. Aber auch neue Funktionen, Prozesse oder sogar eine neue Kultur

sollen in das Unternehmen eingeführt werden. Dies sind unter anderem

eine verbesserte Vernetzung von Mitarbeitern untereinander, zu Kunden und

Lieferanten,

konsolidierte Datenbestände mit definierten Zugriffs- und Nutzungsrechten

schnellere und produktivere Arbeitsabläufe durch selbstbestimmte Organisation und

standardisierte Workflows

Die IT kann jedoch nur dann einen Wert erbringen, wenn die Anwender in die Lage versetzt werden,

die bereitgestellten Lösungen auch umfassend zu nutzen. So rückt zwangsläufig bei der Auswahl

einer Software auch das Thema Schulung in den Fokus der Entscheider im Unternehmen.

Beim Thema Schulung kommt es neben dem technischen Impact („Wie mache ich etwas?“)

insbesondere auf die Auswirkungen auf das Unternehmen sowie die Beeinflussung der Organisation

und Prozesse („Was mache ich?“) an. Wie bereits an anderer Stelle angemerkt, stellen individuelle

Qualifikation und Bildung der Arbeitnehmer einen wichtigen Faktor für den Erfolg eines

Migrationsprojektes dar.

Im Rahmen der Einführung neuer Softwaregenerationen, insbesondere beim Wechsel von älteren

Office-Systemen (2000 oder 2003) auf Office 2010, haben sich mehrstufige Ansätze etabliert. Die

Gründe hierfür liegen insbesondere

am stark erweiterten Funktionsumfang

o Integration von Kommunikationslösungen in die Anwendungen

o eine stärkere Verzahnung zu Server- und Servicelösungen

an der bereits im Jahr 2007 eingeführten Benutzeroberfläche mit Multifunktionsleiste

diese ist zwar grundsätzlich intuitiver nutzbar, verlangt vom Anwender jedoch eine

kurze Einarbeitungsphase

Page 6: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

6

Dieser mehrstufige Ansatz teilt sich auf

in unterschiedliche Phasen

Basis aller Aktivitäten sollte eine Analyse der bisherigen Arbeitsweise der Mitarbeiter und

deren Wissentstand hinsichtlich der Nutzung der betroffenen Applikationen sein

o Informationsphase

Informieren der Mitarbeiter und aktive Kommunikation über die anstehenden

Änderungen

o Transformationsphase

Abbildung der bisher (tatsächlich) genutzten und benötigten Funktionalitäten

(also die individuellen Workloads der einzelnen Mitarbeiter) in die geänderten

Prozess- und Bedienkonzepte der neuen Softwareversion.

o Vertiefungsphase

In diesem Abschnitt erfolgt, in zeitlich aufeinander abgestimmten Schritten,

die Vermittlung von tiefergehenden Funktionalitäten und Anwendungs-

möglichkeiten. Hierbei werden einerseits fachbezogene Funktionalitäten (z.B.

für das Rechnungswesen oder Controlling) vermittelt - anderseits werden

organisationszentrierte Themen wie der Einsatz von Kollaborationsfunktionen

adressiert.

in unterschiedliche Zielgruppen (nicht bezogen auf IT- oder Support-Mitarbeiter)

o Standardanwender

In dieses Segment fallen ca. 90 Prozent der betroffenen Mitarbeiter. Sie

werden wie in dem o.g. Phasenansatz geschildert ausgebildet.

Es handelt sich hierbei um Mitarbeiter, die einen begrenzten bzw. eng

definierten Teil der Funktionalitäten nutzen – exemplarisch Mitarbeiter aus

dem „Schreibbüro“

o Heavy User/Schlüsselanwender (siehe ergänzend auch Abschnitt „Key User“)

Ca. 10 Prozent der Mitarbeiter erhalten bereits vor bzw. zur Einführung der

neuen Software eine umfassende und tiefgehende Schulung. Sie bilden die

Leuchttürme und Multiplikatoren.

Sie dienen gleichfalls auch als Testnutzer für die Erprobung der entwickelten

Kommunikations- und Kollaborationsmodelle.

Page 7: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

7

Die genauen Laufzeiten der einzelnen Projektphasen hängen stark von der

Leistungsfähigkeit und Struktur der Organisation ab. Ferner kann es sinnvoll sein, die o.g.

Aktivitäten noch zu ergänzen. Anregungen für mögliche Ergänzungen sind in den

Abschnitten „Key User“ und „virales Marketing“ in diesem Kapitel zu finden.

Abbildung 1: Vereinfachte und beispielhafte Darstellung der Schulungsintensität zur Zeitachse

Bei der Planung der Schulungs- und Trainingsaktivitäten hat die Fokussierung auf den Anwender

eine sehr hohe Bedeutung. In diesem Zusammenhang ist eine nutzerbezogene Segmentierung bzw.

Spartenbildung unerlässlich. So hat der Anwender aus dem Marketing sicherlich andere

Anforderungen an die Anwendungen, als Mitarbeiter aus dem Controlling. Gleiches gilt es zu

beachten, wenn eher IT-ferne Mitarbeiter (z.B. aus der Produktion) in den digitalen

Kommunikations- und Kollaborationsprozess integriert werden sollen.

Page 8: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

8

Wie kommt das Wissen zu den

Mitarbeitern?

Neben den organisatorischen

Rahmenparametern gewinnen Formen

des selbstgesteuerten und informellen

Lernens zunehmend an Bedeutung.

Bei Anpassungsfortbildungen kommt

es insbesondere auf das Prinzip der

Freiwilligkeit an.

Entscheidend für die Planung der Aus- und

Weiterbildung sind die organisatorischen

Rahmenbedingungen des Unternehmens sowie

die individuellen Leistungsvoraussetzungen der

Mitarbeiter. Die organisationalen Rahmen-

bedingungen beziehen sich neben der

technischen Ausrichtung und Umsetzung („Wie

erfolgt der Rollout?“) auch auf die Gestaltung der

Mitarbeiterorientierung im Sinne einer internen

Kundenorientierung. Alle Entscheidungen müssen

konsequent an den Bedürfnissen und Ansprüchen

der Mitarbeiter ausgerichtet werden. Dies sind

insbesondere

Arbeitsform und Arbeitsort

In der Regel werden in den Unternehmen mindestens vier Anwendertypen (Rollen)

identifiziert. Dies sind „mobile Mitarbeiter“ (Smart Worker), Standortgebundene

„Standard“-Mitarbeiter, Mitarbeiter mit besonderen Anforderungen (Entwickler,

Außendienst, Management) und Heimarbeiter. Hier gilt es, die unterschiedlichen

Anforderungsprofile hinsichtlich der typischen Arbeitsprozesse in den Schulungen

abzudecken.

Arbeitsweise

Langjährige oder ältere Mitarbeiter haben in der Regel etablierte, veraltete oder

ineffiziente Arbeitsmethoden. Hier muss ein „sanfter“ Umstieg sichergestellt werden.

„Innere“ Kündigungen müssen verhindert werden und es ist ein spielerischer und

motivationsbasierter Schulungsansatz zu wählen, bei dem geführte und moderierte

Schulungs-Bestandteile überwiegen.

Bei jüngeren (und älteren dynamischen) Mitarbeitern müssen selbstbestimmte und

unabhängige Trainingsbestandteile forciert werden. Insbesondere ein

teamorientiertes Lernen zeigt hier Erfolge.

Arbeitsbereich

Mitarbeiter, die erst an die Unternehmens-IT herangeführt werden müssen, haben

andere Bedarfe als Mitarbeiter, die täglich Informationstechnologie im beruflichen

Umfeld nutzen. Hier gilt es IT-ferne Mitarbeiter vom persönlichen Nutzen zu

überzeugen.

Page 9: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

9

Unter den individuellen Leistungsvoraussetzungen werden die persönlichen Fähigkeiten und

Kompetenzen bzw. Qualifikationen der Mitarbeiter verstanden. Zu den individuellen

Voraussetzungen können demografische Größen, wie exemplarisch Alter, Geschlecht oder die

Dauer der Unternehmenszugehörigkeit gezählt werden. Weitere Segmentierungskriterien können

sich auf Affinitäten zu technischen Produkten bzw. Neuerungen beziehen.

Dies bedeutet auch, dass Mitarbeiter identifiziert werden sollten, die ein persönliches Interesse an

Informationstechnologie im Allgemeinen und der Office-Applikation im Besonderen haben. Einher

geht mit diesem Ansatz eine diversifizierte Bereitstellung von Schulungsunterlagen für die

unterschiedlichen Lerntypen. So sind neben Präsenztrainings auch Schulungsunterlagen oder

Online-Komponenten in den Mix zu integrieren. Aus Sicht der Experton Group wird erst durch die

Symbiose unterschiedlicher Lehrmittel und Konzepte die Zufriedenheit als auch das Commitment

der Mitarbeiter deutlich erhöht.

Der eigentlichen Schulung muss eine gezielte Planung vorausgehen. Nach Erfahrungen der

Experton Group sollten hierfür acht bis 12 Wochen eingeplant werden. Das einzuplanende

Zeitfenster hängt u.a. von Faktoren wie Organisationsform („Linie“ vs. „Projekt-Organisation“),

Anzahl der Niederlassungen und Struktur/Anzahl der Mitarbeiter ab. Empfohlen wird je nach

Unternehmensgröße und Organisationsform

eine Befragung der Nutzer hinsichtlich Präferenzen zu Schulungen und

Schulungsformen

Ermittlung zentraler Workloads und Arbeitsabläufe auf Abteilungsebene

Schwachstellenanalyse bei abteilungsübergreifenden Arbeitsabläufen

Auf dieser Basis werden die Schulungskonzepte und Modelle entwickelt. (Siehe hierzu auch Kapitel

3.) Ergänzungen zu den eher anwenderorientierten Modellen sind je nach Ausgangssituation

jederzeit möglich. Beispielhaft werden hier im Folgenden die Modelle „Key User“ und „virales

Marketing“ skizziert.

Page 10: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

10

Key User

Die Identifikation und die Ausbildung von Key

Usern kann eine entscheidende Komponente im

Rahmen eines ganzheitlichen Konzeptes sein. Mit

Key Usern sind an dieser Stelle nicht – wie

klassisch üblich – die Mitarbeiter des

Helpdesk/Support gemeint. Vielmehr geht es um

Mitarbeiter, die durch eine starke Rotation oder durch die Position ihr Wissen in die Unternehmung

ausbreiten können. Dies können insbesondere Auszubildende sein. Durch die (i.d.R.) häufige

Rotation innerhalb des Unternehmens können die Auszubildenden als Multiplikatoren und First

Level Support eingesetzt werden. Hierzu ist im Vorfeld des Rollouts eine tiefgehende Schulung

dieser Zielgruppe nötig.

Virales Marketing

Das Prinzip des viralen Marketings beruht auf der klassischen Mund-zu-Mund-Propaganda. Ziel ist

die exponentielle Verbreitung von inhaltlichen Botschaften über Mitarbeiter, die bereits auf die

neueste Produktgeneration geschult wurde. Die Diffusion der Botschaften erfolgt dabei in einer Art

Analogie zu der Verbreitung eines Virus bzw. in Form eines Schneeballsystems. Die Nachricht (hier

die Eigenschaften und die Vorteile) wird schnell und unkompliziert innerhalb des Kollegenkreises

verbreitet. Zur Zielerreichung ist jedoch eine Mindestzahl von Anwendern erforderlich, um innerhalb

der Zielgruppe die Verbreitung sicherzustellen. Ein entscheidender Treiber kann hierbei die soziale

Motivation sein. Neben der Möglichkeit, dass eigene Selbstbewusstsein zu stärken, profitieren die

Multiplikatoren durch eine Positionierung der eigenen Person innerhalb des Unternehmens. Solche

Kampagnen sind insbesondere dann anzuwenden, wenn eine „Stufenmigration“ oder ein „Batch-

Rollout“ angestrebt wird. Ziel ist es, dass die Mitarbeiter, die bereits mit den neuen Lösungen

ausgestattet sind, über die Vorteile referieren, und so für Interesse bei den restlichen Anwendern

sorgen.

Neben den organisatorischen Komponenten gilt es, den Mitarbeiter im Schulungs- und

Transformationsprozess zu begleiten. Es erfordert für viele ein hohes Maß an Motivation und

Opferbereitschaft, sich aus den bekannten Wissensgefilden herauszuwagen. Aber der Mitarbeiter

muss auch gefordert werden. Deshalb muss die Erwartungshaltung des Unternehmens klar

kommuniziert werden.

Die frühzeitige Integration des

Anwenders in den Implementierungs-

prozess wird als zentraler Erfolgsfaktor

identifiziert.

Page 11: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

11

Hierbei kann es sich je nach Führungsstil und Ausrichtung des Unternehmens um

weiche Anforderungen

Selbstverpflichtungen, ergebnisorientierte Eigenverantwortung, etc.

harte Anforderungen

definierte Teilnahmezeiten bzw. Präsenzzeiten an Schulungen und Trainings mit

definierten Zielerreichungsgraden (Lernfortschritt, etc.)

handeln.

Der Anwender hat seine bisherigen Erfahrungen einzubringen. Die bisherigen Erfahrungen des

Mitarbeiters, etwa in ähnlichen Handlungssituationen, geben ihm die Möglichkeit, die

aufgenommenen Informationen in einer bestimmten Weise zu interpretieren.

3 Fazit & Empfehlung der Experton Group

Unzweifelhaft besteht ein direkter Zusammenhang zwischen Erfolg einer neuen Applikation im

Unternehmen und den damit verbundenen Schulungsmaßnahmen. Wichtig dabei ist, dass die

Schulungen nicht nur punktuell zur Einführung der Software erfolgen. Vielmehr muss ein

kontinuierlicher Prozess aufgesetzt werden. Nur so kann eine stetige Weiterentwicklung der

Mitarbeiter und der gesamten Organisation erfolgen.

Die Aufgabe besteht darin, ein ganzheitliches und abgestimmtes Schulungskonzept bereitzustellen.

Doch ein solches Konzept zu entwerfen ist von einem einzelnen Fachbereich nur schwer

umsetzbar. Vielmehr muss es sich um Teamwork zwischen mehreren Abteilungen handeln, bei dem

die IT-Abteilung, das Personalwesen und je nach Organisationsform weitere (Stabs-) Abteilungen

das Team bilden. Hierzu sollten eingerichtet werden:

ein engerer Projektkreis („Inner Circle“)

Der engere Projektkreis besteht in der Regel aus Vertretern der IT-Abteilung, des

Personalwesens und je nach Unternehmensform aus Mitarbeitern der

Unternehmensorganisation („Orga“) und Mitgliedern des Betriebsrats. Aufgabe ist

insbesondere die zentrale Planung, Steuerung und Umsetzung. Das Reporting erfolgt

an die Geschäftsleitung.

ein erweiterter Projektkreis

Der erweiterte Projektkreis besteht zusätzlich aus weiteren Fachbereichsleitern und

ausgewählten innovativen Mitarbeitern.

Page 12: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

12

Ziel ist es,

Hemmnisse zu erkennen und Fehlplanungen zu vermeiden,

Frühzeitig Aufmerksamkeit in den Fachbereichen zu erzeugen

Diese zusätzlichen Mitglieder haben in der Regel nur unterstützende und beratende

Funktionen.

Die Experton Group empfiehlt Entscheidern und Verantwortlichen in den Unternehmen, für die

Planungs- und Testphase (je nach Unternehmensgröße und Organisationsform) acht bis zwölf

Wochen zu veranschlagen. Dieses Projekt sollte idealerweise in drei Phasen unterteilt werden:

Projektinitialisierung (Kick-off Phase)

Erhebung und Prüfung

Planung und Test

(mit dem Ergebnis einer Schulungsstrategie und konkreten Umsetzungsparametern)

Für die Projektinitialisierung werden je nach Unternehmensform zwei Wochen kalkuliert. Beteiligt ist

hier nur der engere Projektkreis. In maximal zwei Workshops (Teilnehmerkreis: „Inner Circle“)

werden die Rahmenparameter besprochen und entschieden. Hierzu zählen insbesondere

Bestimmung der Projektleitung und unterschiedlichen Verantwortungsträgern

Projektplan mit definierten Meilensteinen vereinbaren

Ziele festlegen

Für die Erhebungs- und Prüfungsphase werden vier bis acht Wochen veranschlagt. Beteiligt ist der

engere- und erweiterte Projektkreis. Aufgaben und Ziele sind die

Ermittlung der Ist-Situation über Nutzungs- und Wissenstand zu den betroffenen

Lösungen

o probates Mittel sind standardisierte Befragungen. Alternativ gehen auch

Fokusgruppen mit ausgewählten Mitarbeitern oder Einzelgespräche.

Analyse der durch den Anbieter der Lösung bereitgestellten Schulungsunterlagen und

Systeme.

Identifikation möglicher externer Schulungs- und Trainingsanbieter und Qualifikation

auf Basis einer Compliance-Matrix

Schwachstellenanalyse in etablierten Prozessen und Ermittlung möglicher

Verbesserungspotenziale

Page 13: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

13

Abbildung 2: Darstellung der einzelnen Stufen einer Planungs- und Testphase

Für die Planungs- und Testphase werden vier bis sechs Wochen empfohlen. Federführend ist der

engere Projektkreis. Aufgaben sind u.a.

Auswertung der gewonnen Informationen und Erstellung eines Basiskonzepts

Testen von externen Schulungs-Dienstleistern und -Ansätzen

Testen von bereitgestellten Schulungsunterlagen des Anbieters

o evtl. Anpassungen der Schulungsunterlagen veranlassen oder umsetzen

Konsolidierung der internen Analysen und externen Testergebnissen. Transformation

in Schulungsstrategie

Festlegung der einzelnen Module und Methoden mit Zeitplan für die Umsetzung

Ergebnis der Planungs- und Testphase ist ein individuelles Schulungskonzept, welches auf einer

Vielzahl von standardisierten Modulen beruht. Die Umsetzung erfolgt wie in Kapitel 2 skizziert, in

unterschiedlicher Intensität

vor der Einführung

während der Einführung

im laufenden Betrieb bzw. nach der Einführung

der neuen Software.

Page 14: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

14

3.1 Key Findings

Nur umfassende Schulungen garantieren und fördern einen schnellen Umstieg auf die neue

Produktgeneration. und einen effizienten Umgang mit neuer Software. „Trial and Error“,

aufkommender Frust, und der daraus entstehende „Nicht-Einsatz“ der Lösung werden verhindert.

Die Experton Group leitet auf Basis der durchgeführten Analysen folgende 4 Key-findings ab:

1. Umfassende Planung ist erfolgskritisch

Bei allen Planungen gilt es, die unterschiedlichen Interessengruppen zu involvieren.

Hierzu zählen auch Fachabteilungen oder der Betriebsrat. Dabei muss aber darauf

geachtet werden, dass kein „organisatorisches Mamut“ entsteht. Aus diesem Grund

ist eine Umsetzung in zwei Organisationskreisen empfehlenswert.

2. Aktive und frühzeitige Kommunikation und Interaktion mit den Mitarbeitern ist

unabdingbar

Mitarbeiter müssen in den Transformations- und Schulungsprozess frühzeitig

eingebunden werden. Hierzu sind die, im Unternehmen vorhandenen,

Kommunikationskanäle und unterschiedlichen Medien zu nutzen. Ein probates Mittel

ist exemplarisch eine regelmäßige Berichterstattung in der Mitarbeiterzeitung oder im

Intranet (soweit vorhanden).

3. Umsetzung in Phasen gestalten

Das Phasenmodell ermöglicht schnelle Lernerfolge für den Mitarbeiter. Durch

vertiefende und erweiternde Elemente wird der Einsatz „neuer“ Funktionen im

gesamten Unternehmen beschleunigt.

4. Rollenspezifische Schulungs- und Trainingsansätze ist zwingend erforderlich

Nur wer die Inhalte wiederfindet, die er für seine täglichen Aufgaben benötigt, wird

sich interessiert mit den Schulungsinhalten beschäftigen. So ist exemplarisch das

Erstellen von Serienbriefen für Mitarbeiter, die in der Datenerfassung beschäftigt

sind, genauso uninteressant, wie für einen Controller, der seine eigenen Makros

entwickelt.

Der persönliche Nutzen bei den Trainings muss in den Vordergrund gestellt werden

und auf vorhandene Kenntnisse sollte aufgebaut werden.

Page 15: White Paper: Ganzheitliche Schulungskonzepte als Erfolgsfaktor einer Office Einführung

© 2005-2011 Experton Group AG

Dieses White Paper wurde in Zusammenarbeit mit Microsoft Deutschland erstellt.

15

3.2 Kritische Würdigung der durch Microsoft bereitgestellten Trainings- und

Schulungsunterlagen für Office 2010

Es ist davon auszugehen, dass Microsoft bei der Einführung der Office Version 2007 die

Hemmnisse bei der Adaption der neuen Benutzeroberfläche mit Multifunktionsleiste unterschätzt

hatte. Zwar gab es vom Start weg entsprechende Schulungsunterlagen. Die latente und offene

Abneigung der Anwender gegen die logische Weiterentwicklung verzögerte aber eine schnelle

Adaption in den Unternehmen.

Mittlerweile bietet Microsoft eine Vielzahl von unterschiedlichen Schulungsunterlagen und

Trainingskonzepten für kleine, mittelständische und große Kunden an. Die von Microsoft

bereitgestellten Unterlagen können individuell auf die Bedürfnisse der jeweiligen Situation im

Unternehmen ausgerichtet werden. Dabei sind die Unterlagen sowohl funktionsorientiert

(Funktionen und Features) aufbereitet als auch lösungsorientiert (Businessbezug). All diese

Materialien können jedoch nur von Nutzen sein, wenn sie in ein Gesamtkonzept integriert

werden. Dies sind Aufgaben der IT- und Personalverantwortlichen.


Recommended