Welche Wertbeiträge liefert die IT für das Personalmanagement?

Rainer Clüsserath, SAP Value Engineering

19. März, 2013

Welche Wertbeiträge liefert die IT für das Personalmanagement? Aktuelle Hinweise aus dem SAP-Benchmarking-Programm

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Die Rolle der IT im

Personalmanagement

Die Potenziale sind noch nicht ausgeschöpft.


Die Technologie als kritischer Faktor bei der Vereinheitlichung der

Personalprozesse

Organisationen mit Top-Ergebnissen in der

Performance der HR-Prozesse investieren

200% Mehr in Technologien zu Verbesserung

Abwicklung der HR-Transaktionen

Talent Management

Gemeinschaftliche Bearbeitung

und Kommunikation

Analysen und Berichtswesen

Vergleichs-

gruppe

Top

Performer

57%

18%

Anteil signifikanter Investitionen in neue Technologien zur Standardisierung der Prozesse

Quelle: Hacket Group – HR Excellence: How world-class HR enables business growth, Best Practices Conference 2012


Wie hat sich der IT-Einsatz im Personalbereich verändert?

Sehr starke

Zunahme

Starke

Zunahme

Geringe

Zunahme

Keine

Veränderung

Geringe

Abnahme

Keine

Angabe

Bereitstellung einer web-basierten

und/oder mobilen HR-Plattform 24% 45% 25% 2% 1% 3%

Einsatz von Anwendungen für Performance-Beurteilungen

und Auswertung von Qualifikationen 24% 44% 25% 4% 1% 2%

Einbindung von sozialen Netzwerken

in die Rekrutierung 25% 40% 25% 4% 1% 5%

Auswertung und Risikoanalysen

von HR-Daten mit BI-Werkzeugen 19% 38% 35% 2% 1% 5%

Einsatz von sozialen Netzwerken

zur Kontaktpflege mit Alumni 18% 36% 35% 2% 1% 8%

Bereitstellung cloud-basierten

Anwendungen für das Personalwesen 20% 29% 39% 2% 1% 9%

Quelle: Rethinking Human Resources in a Changing World, 2012, Befragung von 418 Führungskräften im Personalwesen


Welche Aufgaben prägen künftig die Personalarbeit?

44

51

45

39

23

19

22

35

51

41

44

48

55

58

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5

6

10

11

17

22

24

21

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Engagement der Mitarbeitererhalten und fördern

Strategisch wichtige Mitarbeiter-gruppen binden

Positionierung als akttraktiverArbeiter (Employer Branding)

Systematische Entwicklungvon Führungskräften

Strategische Integration desPersonalmanagements

Systematische Beurteilungund Förderung von Mitarbeitern

Systematische Kommunikationder Personalthemen

Effiziente Gestaltung derPersonaladministration

sehrstark

stark

mittel

wenig

überhauptnicht

Quelle: Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. Studie: Megatrends und HR Trends 2012

Engagement der Mitarbeiter

erhalten und fördern

Strategisch wichtige Mitarbeiter-

gruppen binden

Positionierung als attraktiver

Arbeiter (Employer Brandiing)

Systematische Entwicklung

von Führungskräften

Strategische Integration des

Personalmanagements

Systematische Beurteilung

und Förderung von Mitarbeitern

Systematische Kommunikation

der Personalthemen

Die Personalarbeit effizient organisieren


Verbindung von Strategie und Umsetzung

Transformation Implementierung Betrieb Konzept

Abstimmung zwischen

Fachbereichen und IT:

Anpassung der IT-Unterstützung

Bewertung der Potenziale

Begründung der Auswahl

Priorisierung der Umsetzung

Strategie

Fokus: SAP Value Management

Vision

Strategische

Beratung

Einführungs-

beratung

Betriebs-

unterstützung

Unterstützung der Transformation

Umsetzung


In vier Schritten zum Wertpotenzial

Die Leistungsfähigkeit der Prozessunterstützung durch die IT bewerten 1

2 Den Wertbeitrag der IT quantifizieren

3 Die Implementierung nach dem Potenzial priorisieren

4 Das Ergebnis der HR-Transformation validieren


1 Die Leistungsfähigkeit der

Prozessunterstützung durch die IT bewerten


Mehr 13.000 Benchmarks seit 2004

SAP Benchmarking Programm

4.000 Kunden

1.056 KPIs

24 Branchen

22 Prozessbereiche

Kostenlose Teilnahme


Die Leitungsfähigkeit der Prozessunterstützung bewerten

SAP Kennzahlen (Personalwesen)

Basis 25% Durchschnitt 50% Top 25%

Betreute Mitarbeiter je Personalsachbearbeiter

95 131 61

Kosten des Personalwesens bezogen auf einen Mitarbeiter (in €)

904 601 1.108

Kosten je Einstellung (in €)

3.478 1.201 5.231

Quelle: SAP Benchmarking 2012, basierend auf den Angaben von mehr als 700 Teilnehmern


SAP Value Management Center als technische Plattform

Kostenloser Zugang

Webbasierte Anwendung

Zugang zu allen Fragenkatalogen

Bedienung als Self Service

Individuelle Vergleichsgruppen

Online-Auswertung

Download der Berichte

valuemanagement.sap.com


SAP Benchmarking – Ausschnitt verfügbarer Umfragen

Finanzwesen Personalwesen Strategische IT Kundenservice

Finanzwesen Personaladministration Total Cost of Ownership (TCO) Servicecenter

Finanzwesen Shared Services

Personalentwicklung Best Run IT Branchenanalysen

Finanzwesen

Performance/Risk Mmgt. Personalwesen Shared Services

Business Intelligence Quick Check

Öffentliche Verwaltung

Finanzwesen

Compliance Infrastruktur

Enterprise Information

Management

Quick Check

Hochschulen

Beschaffung Anlagenverwaltung Mobility Quick Check

Kliniken

SRM/Einkauf Immobilienverwaltung Value Management Fashion

Order-to-Cash

EH&S Compliance Enterprise Architecture …

= Best Practice Umfrage

= Kennzahlen Umfrage


2 Den Wertbeitrag

der IT quantifizieren


Quantifizierung des Wertpotenzials


904 601 xx

Ausgewählte Benchmarking Ergebnisse sind Grundlage der Wertschöpfungsanalyse

Standardisierung und Automatisierung der Prozesse Wertbeitrag p.a.

Reduzierung mehrfacher und manueller Datenerfassungen

Abbau von transaktionalen Tätigkeiten durch Self Services

0 €

0 €

Realisierung vollständig integrierter Prozesse 0 €

0 €

1.000

Aktuelle Performance (Personalwesen)




904 601 xx


x Reduzierung mehrfacher und manueller Datenerfassungen


9.000 €

0 €


9.000 €

910


Annahme: Potenzial bei 100 Beschäftigten





904 601 xx


x

x



9.000 €

11.000 €


20.000 €

800







904 601 xx


x

x

x



Realisierung vollständig integrierter Prozesse

750



9.000 €

11.000 €

5.000 €

25.000 €



3

Die Implementierung nach dem

Potenzial priorisieren


Ableitung einer Roadmap aus den identifizierten Initiativen

Initiative Ist-Anwendung SAP Komponente Prio. Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase x

Entlastung der Personaladministration Kosmos SAP HCM A

Bewertung der Mitarbeiter-Performance PersWIN II SAP HCM A

Bedarfsorientierte Personalplanung PersPlan SAP HCM/BI/BO B

Einbindung sozialer Netze in das Recruiting - SAP HCM B

Stärkere Bindung der Talente - SAP HCM A

Gezielter Auf-/Ausbau von Qualifikationen PersWis SAP HCM (eLearning) B

Verbesserter Wissensaustausch - SAP JAM C

Gezielte Entwicklung von Führungskräften - SAP HCM B

. . .

. . .

Effizienz der Personalarbeit Qualität der Personalarbeit Weiterentwicklung der IT-Plattform


Darstellung der Wertbeiträge im Überblick

Prozessbereich Wertbeiträge Werttreiber Erläuterungen

Personaladministration

Reduzierung mehrfacher und manueller

Datenerfassungen

Abbau von transaktionalen Tätigkeiten durch Self

Services

Reduzierung der Aufwände

für Auswertungen

Reduzierung des

Aufwandes in der

Personaladministration

Reduzierung der

Betriebskosten durch

Migration auf eine IT-

Plattform

Der Einsatz verschiedener Applikationen und eigenentwickelter MS Office-

Lösungen führt zu einer redundanten Pflege der Personaldaten

Datenaktualisierungen und wichtige Vorgänge erfolgen ausschließlich auf der

Grundlage von Papierdokumenten

Personalbeschaffung

Systemunterstützte Erfassung von

Stellenausschreibungen

Einrichtung eines Online-Talentpools

Workflows zur Prüfung und Freigabe

von Einstellungen

Verkürzung der Einstellungs-

dauer und -kosten

Die Erfassung, Prüfung und Freigabe von HR-Tickets auf Basis eines

papiergestützten Prozessen führt zu langen Bearbeitungszeiten mit hoher

Personalbindung

Die Aufstellung der Personalbedarfsplanung findet ohne durchgängige

Systemunterstützung statt

Personalbeurteilung

Bereitstellung von präzisen Performancedaten für

eine umfassende Beurteilung

Abbau der redundanten Datenhaltung und

manuellen Datenerfassung

Entlastung bei der

Prozessbearbeitung

Reduzierung von

Datenerfassung

Durchgängige und transparente Abbildung des Beurteilungsprozesses

Umfassende Systemfunktionen für die genaue Beurteilung des

Leistungsbeitrages eines Mitarbeiter

Konservativer Ansatz Realistischer Ansatz Einmaliger Wertbeitrag

xT€ xT€

xT€ xT€

xT€ xT€


Priorisierungsmatrix

Kurz- bis Mittelfristig (2013-14) III II I

Voraussetzung: SAP ERP HCM Vollständiger Roll-Out

1 - Entlastung der Personaladministration

2 - Bewertung der Mitarbeiter-Performance

3 - Bedarfsorientierte Personalplanung

4 - Stärkere Bindung der Talente (Nachfolgeplanung)

Mittel- bis Langfristig (2014-15)

5 - Einbindung sozialer Netze in das Recruiting

6 - Gezielter Auf-/Ausbau von Qualifikationen

Langfristig (2015+)

Gering

Hoch

Pri

ori

tät/

Po

ten

zia

l

Gering Machbarkeit Hoch

Potenzial

3 4

1

7

7 - Verbesserter Wissensaustausch

6

5

2

I

II

III


4

Das Ergebnis der

Transformation validieren


Hohe Einsparung durch automatisierte Personalprozesse

Die wichtigsten Ziele

Bereitstellung eines zentralen Portals mit Zugriff auf sämtliche

personalwirtschaftlichen Prozesse für Mitarbeiter und Führungskräfte

Abbau von manuellen und formularbasierten Datenerfassungen durch

direkte Übernahme der Eingaben in das HR-System

Senkung der Kosten der Personaladministration

Beschleunigung der Prozesse im Personalwesen

Die Vorteile

Senkung von Nachkontrollen

Steigerung der Datenqualität

Schnellere Erfassung der Arbeitszeiten

Elektronische Bereitstellung der Bezügeberechnungen

Gezielte Analysen für Führungskräfte auf Basis geprüfter HR-Daten

95% weniger Fehler bei

erfassten Arbeitszeiten

46% Einsparung bei der

Aktualisierung von

Mitarbeiterdaten

38% Einsparung bei der

Bereitstellung der

Bezügeberechnungen

“One of the beauties of our

new solution is all the

functionality for error

checking and prevention

that SAP has implemented.

That’s saving us a lot of

time and rework.”

Catherine Mitchell, Personnel

System Manager, Sacramento

County


In vier Schritten zum Wertpotenzial

Die Leistungsfähigkeit der Prozessunterstützung durch die IT bewerten 1

2 Den Wertbeitrag der IT quantifizieren

3 Die Implementierung nach dem Potenzial priorisieren

4 Das Ergebnis der HR-Transformation validieren

Vielen Dank

Kontaktdaten:

Rainer Clüsserath

SAP Value Engineering

Homberger Straße 25 - 33 | 40882 Ratingen

M: + 49 160 90.432.648

E: [email protected]


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