PROMOS consult GmbH & Co. KG

Eric Hoedkehwk24.de

Weiterentwicklung der Handwerkerkopplung – hwk24.de auf Basis von SAP-NetWeaver

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Weiterentwicklung der Handwerkerkopplung – das Release 2.0 auf Basis der SAP-NetWeaver Technologie

Agenda

► Prozessoptimierung durch HWK

► Anforderungen der Kunden

► SAP NetWeaver

► Funktionen des HWK24.de Portals

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Gesamtkostenverteilung bezogen auf Auftragswert in %

20,00

50,00

25,00

5,00

bis 250 bis 2.500 bis 25.000 über 25.000

Gesamtauftragsanzahl bezogen auf Auftragswert in %

0,05

22,95

2,00

75,00

bis 250 bis 2.500 bis 25.000 über 25.000

Beauftragungsstruktur für Instandhaltungsmaßnahmen in Wohnungsunternehmen

Der Instandhaltungsprozess in der Wohnungswirtschaft ist direkt ertragswirksam. Für die Optimierung müssen Massenprozesse automatisiert und integrierte Kontrollmöglichkeiten geschaffen werden.

Quelle: Prof. Dr. de Zoeten, Fachhochschule Worms

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Mit der Call-Center tauglichen Schnellerfassungsmaske OPSN kann die Schadenerfassung vereinfacht und Plausibilitätsprüfungen eingebaut werden. Die automatische Lieferantenfindung unterstützt den Prozess zusätzlich.

Prozessoptimierung durch Schnellerfassung und integrierte Prüfungen

Schnelle Objektsuche z.B. über Mieternamen oder Objektadresse

Prüfungen, z. B.: - Gibt es offene Meldungen? - Ist Mietsaldo vorhanden? - Steht Wartung an?

automatische Auftragsgenerierung (optional)

automatische Lieferanten- und Rahmenvertragsfindung (optional)

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Mit der Handwerkerkopplung wird der Bearbeitungsaufwand für den Massenprozess der Kleininstandhaltung massiv reduziert, Fehlerquellen beseitigt, die Datenqualität erhöht und die Bearbeitungszeiten verkürzt.

Handwerkerkopplung

keine manuelle Rechnungserfassung, verhindern von Systembrüchen

Verbesserung der Datenqualität durch positionsgenauen Leistungsnachweis in SAP

Leistungsabrechnung auf Basis von Einheitspreisabkommen

Konzentration der Rechnungsprüfung auf „auffällige“ Rechnungen durch den Prüfwürfel

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Der Handwerker kann nur Leistungen abrechnen, die zuvor in einem Rahmenvertrag (Einheitspreisabkommen) vereinbart worden sind. Dies vereinfacht die Rechnungsprüfung.

Prozessmodell hwk24.de

Leistungs-erfassungsblatt (LEB)

Auftrag Auftrag

SAP HWK-Portal

Annahme / Ablehnung

Leistungserfassung gemäß RV

Freigabe LEB

PDF-Sammelrechnung auf Basis abgenommener LEB

Statusänderung LEB

OPSL

Automatische Rechnungserzeugung

Statusänderung des Auftrages

„Prüfwürfel“

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Die von den Handwerkern erbrachten Leistungen können auch stichprobenartig überprüft werden. In Abhängigkeit von Lieferant, Auftragswert und Einkäufergruppe wird ein bestimmter Prozentsatz von Belegen ungeprüft verbucht.

Erweiterungsoption „Prüfwürfel“

Rechnung / LEB

Lieferant

Auftragswert

Wertüberschreitungen

Baugruppe

Prozentsatz der zu prüfenden Belege

Zufallsgenerator

Ungeprüft Buchen Prüfen

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Die von den Handwerksbetrieben übertragenen Leistungserfassungen können in einer einfachen Liste geprüft, geändert und freigeben werden. Das 4 oder 6-Augenprinzip wird unterstützt.

Prozessoptimierung durch einfache und schnelle Rechnungsprüfung

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Im Zuge eines Kundenprojektes zur Optimierung des Instandhaltungsprozesses wurden zahlreiche integrierte Steuerungs- und Kontrollfunktionen in SAP geschaffen, sowie hwk-Prozesse weitestgehend automatisiert.

Erweiterungen in SAP

Prüfungen vor der AuftragserzeugungDas System verhindert das Anlegen von Aufträgen, wenn z. B. wenn erst vor einer Woche eine Meldung angelegt wurde.

Automatische LieferantenfindungDas System wählt automatisch einen Handwerker aus.

Neuer Auftrag nach AblehnungStorniert oder lehnt ein Handwerker einen Auftrag ab, wird automatisch einer neuer Auftrag an einen anderen Handwerker verschickt.

Mieterbelastung / Weiterbelastung an DritteRechnungen können aus der Auftragsliste heraus an Mieter / Versicherungen / Dritte mit Bezug zum Auftrag und gegebenenfalls das Mieterkontenblatt gestellt werden.

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Anforderungen der Kunden an die Weiterentwicklung der Handwerkerkopplung auf Basis der SAP-NetWeaver Technologie.

Agenda

► Prozessoptimierung durch HWK

► Anforderungen der Kunden

► SAP NetWeaver

► Funktionen des HWK24.de Portals

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Aus den Erfahrungen produktiver Kunden sowie aktuellen Projekten haben sich eine Reihe neuer Anforderungen an die Funktionsweise des hwk24.de-Portals ergeben. Diese wurden mit der Netweaver-Technologie zur Verfügung gestellt.

Kundenanforderungen

Mehruserfähigkeit

Erweiterte Such- und Filteroptionen

Integration Anfragen / Angebote

Pflege techn. Merkmale durch den Handwerker

Automatische Benachrichtigung von Handwerkern

Vereinfachte Datenerfassung

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Weiterentwicklung der Handwerkerkopplung – das Release 2.0 auf Basis der SAP-NetWeaver Technologie

Agenda

► Prozessoptimierung durch HWK

► Anforderungen der Kunden

► SAP NetWeaver

► Funktionen des HWK24.de Portals

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Durch SAP-NetWeaver lassen sich neue Entwicklungen schneller realisieren. Zudem sind viele Funktionalitäten customizbar ausgelegt. Dies reduziert die TCO und lässt uns flexibler auf Kundenwünsche reagieren.

hwk2424.de mit SAP NetWeaver

Zukunftssichere Technologie

Plattformunabhängige, offene Entwicklungsumgebung, technologische Basis für sämtliche SAP-Entwicklungen.

Einfachere NeuentwicklungenBereitstellung vieler SAP-Werkzeuge zur einfachen Entwicklung von Internetanwendungen auch auf Basis von ABAP.

SAP Web Application ServerSAP Web Application Server

Persistence

ConnectivityInternet Communication Manager

Database Abstraction

Web Dynpro

Browser / PortalBrowser / Portal 3rd party apps /exchange infr.

3rd party apps /exchange infr.

J2EE / ABAPWeb ServicesInfrastructure

SAP SAP NetWeaverNetWeaver™™

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Der Aufwand für die Bereitstellung eines neuen Portals wird erheblich reduziert. Damit wird die Nutzung der hwk24 auch für kleinere Gesellschaften eine realistische Option. Mehrere Gesellschaften können ein Portal gemeinsam betreiben.

Integration weiterer Kunden

HWK24.de auf Basis von SAP Netweaver

SAP Kundensysteme

OPSL

www.hwk24.de

www.portal1.de

www.portal2.de

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Weiterentwicklung der Handwerkerkopplung – das Release 2.0 auf Basis der SAP-NetWeaver Technologie

Agenda

► Prozessoptimierung durch HWK

► Anforderungen der Kunden

► SAP NetWeaver

► Funktionen des HWK24.de-Portals

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SAP-Netweaver ermöglicht die Multiuserfähigkeit und Personalisierung des Portals. Damit können individuelle Anforderungen der Handwerker einfach realisiert werden.

Neue Funktionen (I) durch neue Technologien

Multiuserfähigkeit

Eine Firma kann sich mit mehreren Benutzern anmelden.

PersonalisierungJeder Benutzer kann die Position von Spalten verändern oder ganz ausblenden.

FilterungDer Handwerker kann zukünftig nicht nur nach dem Status, sondern z. B. auch nach PLZ, Straße oder Baugruppe sortieren und / oder Filtern.

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Auch für den Handwerker werden mit dem neuen Portal Zusatzfunktionen zur Vereinfachung der Datenerfassung bereitgestellt.

Neue Funktionen (II) für den Handwerker

Benachrichtigung per E-Mail / SMS

Erhält ein Handwerker nur selten Aufträge, ist es sinnvoll, Ihn per E-Mail / SMS zu benachrichtigen. Die Freischaltung erfolgt im Portal.

Suchhilfen / VorschlagswerteFür bestimmte Felder (z. B. Datumsfelder) können Suchhilfen / Vorschlagswerte bereitgestellt werden.

KopierfunktionLeistungen können aus einem anderen LEB kopiert werden.

FIBU-SchnittstelleDie Rechnungsdaten können als CSV, XML oder Excel-Datei exportiert werden.

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Anlagen können zwischen SAP und dem Portal in beide Richtungen ausgetaucht werden. Das LEB des Handwerkers wird als PDF nach SAP übertragen. Dies verbessert den Informationsfluss und erleichtert die Bearbeitung.

Neue Funktionen (III) für den Auftraggeber

PDF -> SAPDas ungeprüfte LEB und das angenommene LEB werden als PDF nach SAP übertragen.

Anlage -> PortalAnlagen können aus SAP heraus an das Portal übermittelt werden.

Mehrere LEB pro AuftragBei größeren Aufträgen oder Wartungsaufträgen kann es sinnvoll sein, mehrere LEB zu einem Auftrag zu erfassen.

Pflege von AbwesenheitenDer Handwerker kann Abwesenheiten pflegen, so dass Aufträge automatisch abgelehnt, mit dem entsprechenden Status in SAP versehen und neue Firmen beauftragt werden können .

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Mit dem neuen Portal wird es grundsätzlich möglich sein, beschränkte Ausschreibungen mit freihändiger Vergabe durchzuführen. Zur Unterstützung des Ausschreibungsprozesses in SAP wird eine Vergabetransaktion entwickelt.

Neue Funktionen (IV): Ausschreibung / Angebotseinholung

AusschreibungIn SAP angelegte Anfragen zur Ausschreibung von Rahmenverträgen oder Bauaufträgen können im Portal bearbeitet werden.

Vergabemaske in SAPTransaktion zur vereinfachten Verwaltung der Ausschreibung in SAP. Aus dem besten Angebot kann direkt eine Bestellung generiert werden.

AngebotseinholungEinholen von Angeboten vor der Beauftragung eines IH-Auftrages. Integration mit OPSN geplant.

AbrechnungLeistungserfassung und Abrechnung auf Basis der Angebote im Portal. Es können mehrere LEB erfasst werden.

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Die Pflege technischer Merkmale ist im Portal möglich. Damit kann ein Teil der Stammdatenpflege an den Handwerker delegiert werden. Unterstützt werden TP-Stücklisten und Klassifizierungen.

Neue Funktionen (V): Pflege technischer Merkmale im Portal

Übertragung techn. MerkmaleDetailinformationen zum Technischen Platz wie Klassen und Merkmale oder Stücklisten können lesend oder änderbar übertragen werden. Was übertragen werden soll, wird in SAP gesteuert.

Pflege im PortalDer Handwerker kann Merkmale verändern / anlegen / löschen. Die Rechte des Handwerkers können spezifisch gesteuert werden.

Freigabe in SAPEine Freigabemaske kann zur Überprüfung der geänderten Daten in SAP bereitgestellt werden.