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SharePoint als Drehscheibe für ihr Unternehmenswissen Kooperatives Webinar
| Date post: | 01-Nov-2014 |
| Category: |
Technology |
| Upload: | b-s-s-business-software-solutions-gmbh |
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1. Vorstellung
2. Grundstein: Informationsarchitektur
3. Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten
4. Steigerung der Business Productivity in SharePoint
5. Wissensvernetzung in SharePoint
6. Fragen & Antworten
Agenda.
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Wer wir sind.
Mittelständischer Softwarehersteller und IT-Dienstleister
Sitz in Eisenach, Dresden und Mannheim
Langjährige Erfahrung in Enterprise Search, Business Intelligence, Data Mining, Big Data
Realisierung von informations-basierten SharePoint-Lösungen
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B-S-S und Microsoft.
Langjähriger strategischer Microsoft Search Partner
PTSP für SharePoint und Office 356 (BPOI)
Mitglied im Office TAB Programm
Ehemals FAST X11 Partner
Viele erfolgreiche Projekte im Enterprise Search Umfeld bei namhaften Kunden
Christian WittrichP-TSP SharePoint /O365
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1. Vorstellung
2. Grundstein: Informationsarchitektur
3. Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten
4. Steigerung der Business Productivity in SharePoint
5. Wissensvernetzung in SharePoint
6. Fragen & Antworten
Agenda.
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Sie haben sich also für SharePoint entschieden. Eine gute Wahl!
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Viele Mitarbeiter nutzen SharePoint nur als modernes Fileshare
Keine einheitliche Verwendung von Kommunikations- und Kollaborationstools (Blog, Wiki, Community, Newsfeed, Yammer)
SharePoint ist für viele nur eine weitere Quelle, um Informationen abzulegen oder zu konsumieren
Ergebnis:» Unzufriedene Mitarbeiter» Unzufriedenes Business» Unzufriedene IT
Wie nutzen es viele aktuell?
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Wenige Nutzer erstellen Metadaten
Schneller Wildwuchs an Metadaten
Keine einheitliche Verwendung von Metadaten
Struktur und Qualität der Inhalte ist entscheidend!
Benötigt wird eine grundlegende Informationsarchitektur
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1. Definition der Ziele
2. Identifikation der Metadaten
3. Entwurf des Vokabular
4. Realisierung
5. Test
Vorgehensmodell zur Metadaten-Modellierung
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1. Definition der Ziele
Sales Innendienst
Technischer Service
CorporateCommunication
• Erstellt Angebote• Nutzt Vertriebshistorie
• Nutzt Serviceinfos• Benötigt Kundendaten
• Erstellt News• Benötigt Success Stories
Marketing Vertrieb Einkauf
Controlling Forschung & Entwicklung
Flyer
Lead Angebot
Kunde
Lieferant
Bestellung
Report Produkt
Patent
Unternehmen
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2. Identifikation der Meta-Daten
Lfd. Nr. Eigenschaft Beschreibung1 Unternehmensstandort Logische Einteilung der 44 weltweiten Standorte.
2 Publisher Autor, Abteilung oder Gruppe die das Dokument veröffentlicht haben
3 Titel Titel des Item
4 Typ Beschreibung des Typ des Originalobjektes
5 Sprache Sprache(n) des Objektes
6 Date Erstellungsdatum des Objektes
7 Teaser / Description Kurze Zusammenfassung des Dokumentes
8 Collection Dokumente sind oft ein Bestandteil einer Sammlung (Collection) von Informationen. Hier sollte die URI / der Titel der Sammlung angegeben werden
9 Genre / Topic Beschreibung der Kategorie bzw. des Genre über den der Inhalt handelt.
10 Keywords / subject Eine Stichwortsammlung über das Thema welches der Inhalt behandelt. Zentral / User-Notes
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3. Entwurf des Vokabulars
Kriterium Beschreibung
Nutzbarkeit Das Vokabular muss, besonders im Falle einer manuellen Verschlagwortung und der Nutzung als Filterelement innerhalb einer Suchseite, für die Benutzergruppe(n) verständlich sein
Repräsentativ Das Vokabular des Meta-Datum muss die Ressourcen gut beschreiben und somit gute deskriptive Eigenschaften besitzen.
Vollständigkeit Das Vokabular muss für die Anwendungsfälle und Domäne möglichst Vollständig sein und somit alle Fälle Abdecken.
Standardisierung
Das verwendete Vokabular sollte, sofern es möglich ist, standardisiert sein. Dies kann sowohl ein unternehmensinterner Standard, welcher beispielsweise durch MDM-Systeme definiert ist, als auch ein externer industrie-Standard, wie beispielsweise eCl@ss für Industrieprodukte, sein.
Integration Es muss sichergestellt werden, dass das Vokabular flächendeckend (innerhalb der Applikation / innerhalb des Unternehmens) genutzt wird.
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4. Realisierung – Methodenmapping
Methode zur Pflege Vokabular (Typ)
Unternehmensstandort Manuell Kontrolliert (Taxonomie)
Publisher Manuell (automatische Übernahme) Unkontrolliert
Titel Manuell (automatische Übernahme) Unkontrolliert
Typ Manuell (automatische Übernahme) Unkontrolliert
Sprache Automatische Extraktion / Manuell Unkontrolliert
Date Automatische Extraktion Unkontrolliert
Teaser / Description Manuell Unkontrolliert
Collection Automatische Übernahme Unkontrolliert
Genre / Topic Manuell Kontrolliert (Taxonomie)
Keywords / subject Manuell Unkontrolliert
Projekt Manuell / automatische Übernahme Kontrolliert (Taxonomie)
Organisation / Contributor Manuell / automatische Übernahme Kontrolliert (Taxonomie)
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5. Test
Nutzer verstehen
Konzept
DatenOptimierung
SuchOptimierung
Auswertung
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Agenda.
1. Vorstellung
2. Grundstein: Informationsarchitektur
3. Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten
4. Steigerung der Business Productivity in SharePoint
5. Wissensvernetzung in SharePoint
6. Fragen & Antworten
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Enterprise SEO im SharePoint
SharePoint Enterprise SEO (Suchoptimierung)
Skalierbare und erweiterbare Plattform
MetadatenManagementDatenmodellDatenqualität
Metadaten Anreicherung
Extraktion
Suchmission erfüllen(Statistik, Ranking)
Nutzer verstehen(Query Regeln)
User Experience - Dynamische Content Auslieferung
Search Center People/Expert Search
Team /Projekt Site
InformationApps
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Enterprise SEO Quick Wins
Die Quick Wins sind so ausgelegt, dass bereits jetzt schon gestartet werden kann - ohne Programmierung.
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Quick Win 1: Bereits vorhandene Informationen konsolidieren & nutzen
Zur Verwendung der Eigenschaften aus Informationen aus einzelnen Informationsquellen in der Suche, müssen diese für die Suche nutzbar gemacht werden.
• Nach dieser Information kann gesucht werden• Information ist im Frontend sichtbar• Information kann in einem Navigator verwendet werden• Information ist sortierbar
Nutzer kann die Informationen im Frontend entsprechend Ihrer Eigenschaften verwenden. (z.B. zur Navigation)
Nutzeranalyse: Gemeinsames Verständnis, was der Nutzer in seiner jeweiligen Rolle im Suchergebnis erwartet.
+
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Information Eigenschaften Information in der Suche
Beispiel einer Datenkonsolidierung
Office Dokumente
ows_author
ows_editor
Blog Creator
WikiAccountName
Autor
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Quick Win 2: Suchvorschläge geben (Autovervollständigung)
Nutzer bekommt beim Eingeben eines Suchbegriffes bereits für Ihn passende Such Term Vorschläge präsentiert. SharePoint bietet hier die Möglichkeit eines manuell gepflegten Vokabulars oder einen lernbasierten Mechanismus.
Durch den Vorschlag von Suchbegriffen, gelangt der Nutzer noch gezielter und schneller zu seinen Informationen.
Definition welche Informationen in die AutovervollständigungIntegriert werden sollen. (manuell oder gepflegt)
+
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Quick Win 3: Suchverhalten interpretieren (Statistik)
Durch Aktivierung der Nutzer und Query Statistik könnenWesentliche Erkenntnisse über die Interaktion des Nutzers mit der Suche gewonnen und ausgewertet werden.
Erkenntnisse liefern Rückschlüsse auf Optimierungspotentialez.B. in der Datenqualität / Meta Daten Modell.• TOP Suchbegriffe• Welche Suchbegriffe liefern keine Treffer
SharePoint Analytics Komponenten installieren und konfigurieren.
+
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Erreichte Ergebnisse
Sauber definierte Informationsarchitektur» Mitarbeiter wissen wo Informationen
abgelegt werden müssen» Ernennen und Nutzen die Mehrwerte von
Meta Informationen
Enterprise SEO Maßnahmen» Verbesserung der Informations-
Konsumierung, da Informationen leichter und zielgerichteter gefunden werden können
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Agenda.
1. Vorstellung
2. Grundstein: Informationsarchitektur
3. Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten
4. Steigerung der Business Productivity in SharePoint
5. Wissensvernetzung in SharePoint
6. Fragen & Antworten
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Productivity Apps für SharePoint 2013.
Solides Content Management und Social Collaboration System
• Der Nutzer muss aktiv nach Informationen suchen• Dadurch geht viel Zeit und Produktivität verloren
Unser Ansatz:
• Dynamische Content-Auslieferung• Search-driven Business
Aber:
Interagieren und kommunizieren ohne den Arbeitskontext zu verlassen.
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QuePort Productivity App für SharePoint Online und SharePoint on-Premise
Werden über den Microsoft Office 365 App Store vertrieben
Laufen mit über 1.000 Server Installation stabil
QuePort Apps für SharePoint 2013.
Über 1.000 Server
Installationen
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Documents Shared With Me.
Mit Documents Shared With me werden alle in öffentlichen Libraries geteilten Dokumente in einem App Part angezeigt
Unmittelbarer Überblick aller geteilten Dokumente
Leichter relevante Informationen finden
Vorteile:
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Newsfeed Notifier.
Durch den Newsfeed Notifier werden Sie unmittelbar über alle aktuellen Newsfeed Updates informiert.
Unmittelbarer Überblick aller aktuellen Newsfeed Benachrichtigungen
Möglichkeit, direkt auf neue Benachrichtigungen zu antworten
Bekanntes Nutzererlebnis und verbesserte Mitarbeiter-Produktivität
Vorteile:
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My SharePoint Sites.
Mit My SharePoint Sites erhalten sie schnell einen Überblick über alle berechtigten SharePoint Sites.
Übersicht aller berechtigen SharePoint Sites
Anzeige der Informationsarchitektur von Site Collections
Schnelle Navigation zur gewünschten SharePoint Site
Vorteile:
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Site Activity Stream.
Erhalten sie eine umfassende Übersicht auf alle Updates ihrer aktuellen TeamSite oder den gefolgten Seiten.
Aggregierte Auflistung aller aktuellen Site Updates
Schnellerer Überblick der aktuellen Site Aktivitäten
Vorteile:
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Agenda.
1. Vorstellung
2. Grundstein: Informationsarchitektur
3. Mittel zur Optimierung der Auffindbarkeit von Inhalten
4. Steigerung der Business Productivity in SharePoint
5. Wissensvernetzung in SharePoint
6. Fragen & Antworten
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Neue Herausforderung für Unternehmen.
„In einer heterogenen Landschaft liegen meine Informationen überall verteilt. Was ist da wirklich relevant für mich?”
„Ich habe sensible Daten. Wie gehe ich damit um?”
„Ich bin kontinuierlich gewachsen. Irgendwann möchte ich in die Cloud. Habe ich morgen zwei Orte an denen ich Suche? Was passiert mit meinem Invest?”
„In einer mobilen Arbeitswelt nehme ich mein Intranet überall mit hin!”
Was bedeutet das ?
„Jeder Mitarbeiter ist ein Information Worker“.
„Jede Firma entwickelt sich zu einem IT Unternehmen“.
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Created a Document Item 1Kelly Krout
Created a Document Item 2Brad Sutton
Opened the DocumentItem 1
Jack Creasey
Is followingJack Creasey
Brad Sutton
Is writing a micro feed with the tagDan Park M300
Is a colleague of andDan Park Kelly Krout Anna Lidman
atHas added the tagItem 1Kelly Krout M300
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Connects content to your actual behavior
Constructs your profile DNA
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Canon
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Dan Park
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Jack Creasey
Kelly Krout
• Collects information in the background • Filters information based on your current work • Delivers the right information to you
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Jack Creasey
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M300 Camera
Kelly Krout
Barrieren aufbrechen, Informationen vernetzen.
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Use Case: Recommended Documents
Kelly Krout
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Kelly Krout
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UseCase: Security /Compliance
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Komplexes Rechte und Freigabe Management
Freigabe per SiteCollection, Site, Listen oder Dokument
Rechte können über Gruppen oder User Ebene vergeben werden
Rechte können vererbt oder explizit vergeben werden
Privilegien können individuell angepasst werden
Einfache Möglichkeit Informationen mit anderen zu teilen, mit weitreichenden Folgen
Informationen können an verschiedenen Stellen gepflegt werden (z.B. externe IDM)
…
Rechte und Vererbung in SharePoint
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Site
List/Library
Item
User
AD UserGroup
SP UserGroup
Site
List
Document
SharePoint erlaubt nur eine auszugsweise Betrachtung der Rechtevergabe
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Wissensvernetzung: Security Graph
Vernetzung von Inhalten und Berechtigungen
Komplexe Berechtigungs-hierarchie wird aufgebrochen
Überführung in ein verständliches und leichtgewichtiges Wissensnetz
Zusammenhänge der einzelnen Strukturen im SharePoint automatisiert nutzbar
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Mögliche Integration des Security Graphen in SharePoint
Alle Dokumente einer SiteCollection, die eine mögliche Gefährdung aufgrundihrer Freigabe darstellen.
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Fragen & Antworten.
B-S-S Business Software Solutions GmbH
Wartburgstrasse 1
99817 Eisenach/Germany
Phone +49 3691 7090-00
mail [email protected]
web www.b-s-s.de
Blog www.bigdata-unleashed.com
