ERP-Lösung für die Druckindustrie

WEB2Print CRM Kalkulation Warenwirtschaft Fertigung Logistik Fibu

Vorkalkulation

Schnell und genau Angebote kalkulieren

Mit den flexiblen Möglichkeiten der Vorkalkulation erhalten Kunden detaillierte Angebote, auf Wunsch mit beliebigen Staffel preisen

Logistik & Versand

Lager- und Versandkosten senken

Mit Kommissionierung und Ver- sandanbindung die Kosten für den Versand und die Lagerhaltung reduzieren und schneller liefern

Prozessübersicht

BüroWARE media+print als Prozessdarstellung

Der Ablauf in der Praxis: vom Angebot oder Auftragseingang über die Warenwirtschaft und Fertigung bis zur Buchhaltung

Controlling & Fibu

Bessere Liquidität und Bilanzda-ten mit weniger Aufwand

Integrierte Zahlungsfunktionen vereinfachen den Geldverkehr, Buchhaltungsmodule optimieren das Controlling

Workflow & Prozesse

Auftragsabläufe jederzeit unter Kontrolle

Durchgängige Auftragsprozesse steuern den individuellen Ablauf im Unternehmen entsprechend der Artikelsorte und Fertigungsart

Fertigung

Mehr Übersicht auch bei indivi-dueller Serienproduktion

Sammelfertigung, Einzel- und Fremdproduktion werden über eine zentrale Produktionsplanung und Fertigung einfach gesteuert

Web-to-Print

Einen Internetshop zu einer Web-to-Print Lösung machen

Mit dem W2P-Modul werden Artikel in jeden Standardshop hochgeladen und bei Kundenauf-trag direkt produziert

CRM-Modul

Die Optimale Kundenbetreuung für den Endkunden

Direkter Zugriff per Mausklick für die Kundenberater, mit kompletter Übersicht über aktuelle Auftrags-status und alle Statistiken

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Basierend auf der kaufmännischen Komplettlösung BüroWARE© von SoftENGINE© bildet BüroWARE media+ print den gesamten Prozess der Handels-, Dienstleistungs- und Produktionsunter-nehmen aus der Grafischen Branche ab und ermöglicht ressourcensparende Abläufe.

Damit ist die BüroWARE media+print die umfassende Lösung für die Grafi-sche Industrie!

Artikel- und Leistungsstammdaten können einfach verwaltet werden, ganz gleich, was für Artikelart gewählt wurde. So lassen sich unterschiedlichste Ge-schäftsfelder und Kundenzielgruppen individuell ansprechen und bedienen.

Zudem können diese Daten gleichzeitig

für die Fertigungssteuerung und das Web-to-Print-Angebot genutzt werden, ohne Daten doppelt pflegen zu müssen - und das bei höchster Automatisierungs-stufe!

Flexible Konfigurationsmöglichkeiten und Prozessstrukturen erlauben es, in der BüroWARE media+print spezielle Unter-nehmensanforderungen umzusetzen und so das Maximalergebnis zu erzielen.

Ändert sich der Markt - ändern sich die Unternehmensprozesse mit der BüroWA-RE media+print: individuell und schnell umgesetzt, bei voller Updatefunktionali-tät, was wiederum die laufenden Be-triebskosten minimiert.

BüroWARE media+print - die ERP-Lösung für die Druckindustrie!

Die ERP-KomplettlösungSteuerung der gesamten Geschäftsprozesse von Druckereien, Werbemittelhändler und Agenturen

Key-Features

� Mail-System

� Terminverwaltung

� Wiedervorlage

� Telefonverwaltung mit TAPI-Anbindung

� Vertriebssteuerung

� Projektverwaltung

� Adressakte

� MIS mit Kennzahlen

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CRM-ModulEinfache Verwaltung der Kundenkontakte und Optimierung von Verkaufschancen

Bei Kundenanruf sämtliche Kundenauf-träge bis auf Fertigungsstufe beauskunf-ten, Umsatzdaten aufrufen und auf die bisherigen Gesprächsnotizen oder Emails zugreifen - mit der BüroWARE media+ print per Mausklick jederzeit verfügbar.

Dafür stellt die BüroWARE media+print je nach Anwenderberechtigung aktuellste Umsatz- und Finanzdaten aus der Finanzbuchhaltung zur Verfügung, verknüpft Emails mit Adressen, Projekten und Aufträgen und gleicht Fertigungsin-formationen direkt mit dem Auftrag ab.

Das verringert den Umgang mit dem System, denn alle Daten werden vollau-tomatisch ermittelt und zugewiesen. So wird die ERP-Lösung zu einem richtigen Managementinformationssystem (MIS).

Wobei natürlich auch die gesamte Vertriebssteuerung inklusive der Termi-nierung, Wiedervorlagen und Aufgaben-bereiche für die Kundenbetreuer enthal-ten ist.

Dadurch stehen Informationen über den einzelnen Mitarbeiterschreibtisch hinaus allen anderen zur Verfügung.

Wie weit ist der Auftrag? Ist die Vorkasse dafür schon eingegangen? Kann der Auftrag von letztem Jahr nochmals nachproduziert werden? Wo liegen die Druckdaten dafür?

Die Antworten auf diese Fragen liegen in der BüroWARE media+print einen Mausklick entfernt - und können direkt in Aufträge umgesetzt werden!

Key-Features

� Kalkulationsvorla-gen pro Artikel

� beliebig viele Staffelpreise

� unbegrenzte Kalkulationshistorie mit Archivierung

� Ermittlung optimaler Verkaufspreis

� Duplizierung für andere Produkte und Kunden

� Direkte Übergabe in die Fertigung

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VorkalkulationFlexibel und individuell Angebote erstellenund Kundenwünsche direkt kalkulieren

Während eines Kundengesprächs die Materialkomponenten in der Kalkulation eines Angebotes ändern, den Einkaufs-preis aus den letzten Stammdatenände-rungen aktualisieren, den optimalen Verkaufspreis ermitteln und den Roher-trag feststellen - mit der BüroWARE media+print von überall im Programm aus zu erledigen.

Kalkulationen können beliebig dupliziert, individuell um Materialien angepasst und in unterschiedlichen Staffelungen ausgegeben werden.

Dadurch sind individuelle Kundenwün-sche für alle Anwender schnell zu erfüllen: Profis profitieren von der individuellen Anpassbarkeit und Einstei-ger können sich auf die Kalkulationsvor-lagen verlassen!

Das Ergebnis sind weniger Eingabefehler und ein höherer Bedienungskomfort.

Die Flexibilität der Vorkalkulation richtet sich dabei auch immer nach den definier-ten Stammdaten: so können in der Vorkalkulation ebenso Flächen- wie Nutzenangaben, Mengen- und Preisein-heiten verwendet und die Bezeichnun-gen angepasst werden.

Damit nicht alle Stammdaten für eine Preisänderung umgestellt werden müssen, können Verkaufspreise „getes-tet“ werden. So werden Mindestroherträ-ge eingehalten und sind im Gesamtange-bot sofort sichtbar.

So kann einfach aus der Vorkalkulation ein Angebot - oder im Idealfall sofort ein Auftrag - erstellt werden.

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Key-Features

� Web-2-Print Modul

� Konfigurator mit Abhängigkeiten

� Multiplattform-fähig

� Pflege des Shops mit Inhalten aus Büro-WARE media+print

� Direkte Anlage von Internetaufträgen

� Direkte Fertigung aus Online-Auftrag

� Druckdatenverwal-tung

Web-to-PrintAus Standardshops Web-to-Print machenund bereits gepflegte Artikel verwenden

Bereits bestehende Artikel, bei denen Fertigungspläne mit Material und Leistungen inklusive der Artikelbeschrei-bungen und -details hinterlegt sind, werden über das Web-to-Print Modul direkt im Web-Shop bereit gestellt.

„Bestückt“ wird das Web-to-Print Modul durch den Konfigurator, über den in der BüroWARE media+print die gewünsch-ten Artikelkonfigurationen zusammenge-stellt, Abhängigkeiten der möglichen Auswahlparameter gesetzt und die Preise kalkuliert werden.

Dadurch müssen online Bild- und Beschreibungsdaten nicht mehr ge-pflegt, Kalkluationen und Preise aktuali-siert werden. Selbst Beschreibungen oder Bilder zu den Auswahlmöglichkei-ten werden direkt abgeglichen.

So reduziert sich die Pflege einer Internet-präsenz auf ein Minimum: kostenintensi-ve Entwicklungsabteilungen gehören der Vergangenheit an.

Für die Pflege der Web-to-Print Daten ste-hen weitere Funktionen zur Verfügung: soll zum Beispiel für eine bestimmte Konfiguration ein Festpreis gesetzt werden, so ist dieses jederzeit möglich.

Platziert ein Kunde einen Auftrag, so wird die entsprechende Konfiguration heruntergeladen und direkt in der BüroWARE media+print als Internetauf-trag angelegt - inkl. Bereitstellung der Druckdaten.

So können individuelle Konfigurationen sofort in der Fertigung eingeplant werden!

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Key-Features

� Schnell anpassbare Prozesse

� Event-Steuerung

� Belegworkflow individualisierbar

� Individuelle Sta-tus-Icons

� Rückmeldung aus Fertigung

� Erfassungsstruktur entsprechend der Artikelart

Workflow & ProzesseAufträge entsprechend der Artikelarten steuernund Routinearbeiten reduzieren

Aufträge komplett eigenständig anhand Ihres Zustands durch die ERP-Lösung „laufen“ zu lassen ist über die Event-ge-steuerten Belegarten in der BüroWARE media+print möglich.

Wählbare Symbole bieten als Icons in der tabellarischen Darstellung einen schnel-len Überblick und zusätzliche Selektionen nach Auftragsstatus zeigen an, bei welchen Aufträgen Zahlungen erfolgen müssen oder wo zum Beispiel Druckab-nahmen noch ausstehen.

Dadurch ist jederzeit für alle Kundenbe-treuer der Überblick gegeben.

Wird im Zahlungsmodul der Geldein-gang verbucht, so wird zum Beispiel der Vorkasseauftrag automatisch als bezahlt gekennzeichnet, wodurch sich wieder-

um der Auftragsstatus ändert: nur eine der vielen individuellen Prozessmöglich-keiten, die genutzt werden können.

So wird die gesamte BüroWARE medi-a+print komplett durch individuell auf das Unternehmen abgestimmte Prozesse gesteuert, wodurch sich die Durchlauf-zeiten minimieren, Routinearbeiten praktisch entfallen und Mitarbeiter mehr Zeit für Entscheidungen haben.

Soll der Endkunde bei Fertigungsab-schluss informiert werden? Der Automai-ler übernimmt diese Aufgabe.

Als Standardlösung für die Grafische Industrie ermöglicht die BüroWARE media+print die Umsetzung individueller Unternehmensprozesse über Event-ge-steuerte Belege.

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Key-Features

� Sammelfunktion (Sammelbogen)

� Fremdvergabe an Lieferanten

� Fertigungszentrale für zentrale Steue-rung

� Produktionsplanung

� Fertigungsbereiche

� Rückmeldung an Kundenauftrag

� Status-Kontrolle

FertigungEinzel-, Sammel- und Fremdproduktion steuernund jederzeit den Überblick behalten

Mit Aufruf der Fertigungsplanung werden sämtliche Positionen aus Kun-denaufträgen, die durch Kundenbetreu-er oder vollautomatisch anhand von Kriterien zur Fertigung freigegeben wurden, zur Produktion vorgeschlagen.

Dabei können diese Positionen nach beliebigen Parametern gefiltert und sortiert werden.

Über die Sammelfertigung können so „ähnliche“ Aufträge, mit z. B. gleichem Material, Lieferanten oder gleicher Lieferwoche zusammengefasst werden. Sehr hilfreich ist das bei Sammelbogen oder auch bei externer Fremdfertigung.

Werden die hier markierten Aufträge dann in die Produktion übergeben, so werden sie in der Fertigungsübersicht

wahlweise nach Fertigungsbereichen oder als zusammenhängender Ferti-gungsauftrag angezeigt. So können die für einen Fertigungsbereich, z. B. „Vorstu-fe“ oder „Druck“, entsprechenden Aufträge übersichtlich dargestellt wer-den.

Ein Zugriff auf den Kundenauftrag oder die Kundendaten für eventuelle Nachfra-gen ist per Mausklick natürlich jederzeit möglich, so dass der Zusammenhang immer gegeben ist.

Die Betriebsdatenrückmeldung erfolgt wahlweise per Scanner oder manuelle Eingabe. Hier kann ausgewählt werden, ob die einzelnen Schritte, der Fertigungs-bereich oder der ganze Auftrag zurück-gemeldet werden soll. Natürlich Just-in-Time für die detaillierte Nachkalkulation.

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Key-Features

� Modul für Kommissi-onierung

� Versandanbindung an div. Frachtführer

� Rückübertragung Tracking-ID in Kundenauftrag

� Ermittlung Gewicht und Größe

� Neutraler Versand (im Auftrag Dritter)

� Bestellvorschläge für Einkaufsartikel

Logistik & VersandMit Kommissionierung die Logistik vereinfachenund Versand- und Lagerkosten minimieren

Versand ab Fertigungsband, auf Abruf oder direkt ab Lager - mit der BüroWARE media+print sind viele Logistikwege bereits im Standard umsetzbar.

Durch die Dynamische Lagerverwaltung können die Artikel individuell gelagert werden - ob für einen Kunden in einem Konsignationslager oder im zentralen Lager, aufgeteilt bis auf Fachebene.

So ist es möglich, für Kunden vereinbarte Lagerbestände vorzuhalten, so dass Just-in-Time Lieferungen auf Abruf als Mehrwert angeboten werden können.

Aufträge, die Lagerartikel enthalten, können über die integrierte Kommissio-nierung mit optimierten Kommissionier-wegen zusammengestellt werden - auch meherere Aufträge gleichzeitig. Das spart

enorm viel Zeit und Ressourcen im Lager und es reduziert damit die Lagerkosten.

Und sollte der Versand von individuellen Drucksachen direkt ab Fertigstellung „vom Band“ erfolgen, ist auch dieses bereits abgebildet: bei Rückmeldung des letzten Fertigungsschritts wird direkt der Lieferschein gedruckt - auf Wunsch gerne auch mit Rechnung, so dass beides der Sendung beigelegt werden kann.

Diese Versanddaten werden über unsere VLOG-Schnittstelle an den entsprechen-den Versender übergeben, die Tra-cking-ID in den Kundenauftrag gespei-chert und per Email mit der Info, dass die Ware das Haus verlassen hat, an den Endkunden geschickt. Vollautomatisch, schnell und nachvollziehbar für alle.

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Key-Features

� Elektronischer Kontoauszug

� Direkte Zahlung / Direkter Einzug aus der Fibu

� OP-Management mit Mahnwesen

� Anbindung von Zahlungsanbietern

� Finanzinformations-system mit Berechti-gungsstufen

� DATEV-Export

Controlling & FibuOP-Management vereinfachen, Zahlungen automatisierenund mit einfachen Mitteln die Liquidität steigern

Durch die direkte Integration der Finanz-buchhaltung sind sämtliche Daten jederzeit im Zugriff. So können bereits im CRM-System die aktuellen offenen Rechnungen beauskunftet oder aus einem Auftrag heraus das Kreditlimit abgefragt werden.

Ist der Kunde auf Vorkasse gesetzt, so kann diese Zahlung auf diese Auftrags-nummer direkt verbucht und der Auftrag zur Fertigung freigegeben werden: der Elektronische Kontoauszug, der bei Abruf der Bankdaten auch schon die direkte Buchung gegen Rechnung, Auftrag oder - falls gewünscht - gegen ein sonstiges Konto vorschlägt, über-nimmt diese Zuordnung.

Ebenfalls können fällige Rechnungen überwiesen oder eingezogen werden

- direkt aus der Finanzbuchhaltung mit automatischer Verbuchung.

Sind Rechnungen überfällig, so stellt ein einfach zu handhabender Mahnlauf fest, welche Kunden erinnert werden müss-ten - per Email oder Post kann hierbei eingestellt werden.

So können Routineaufgaben schnell und sicher erledigt werden - und es bleibt mehr Zeit für die Analyse, für die das Controlling sicherlich ausreichend Kennzahlen liefert. Die können in Excel exportiert, in Auswertungen dargestellt oder über weitere BI-Tools verarbeitet werden.

Und sollte nur ein Teil genutzt wird - per DATEV-Export erhält Ihr Steuerberater sämtliche Buchungen per Mausklick!

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ProzessübersichtVon der Stammdatenpflege bis zur Rechnung -der gesamte Prozess im Überblick

Angebot

Web-to PrintKonfigurator

Artikel- / Leistungsstamm

Auftrag

Lager

BuchhaltungCRM-Modul Kalkulation

PortalFremdfertigung

Statusabgleich

Stat

usa

bg

leic

h

Statusabgleich

LieferscheinKommissionierung

Bank/ELKO DATEV

FactoringVersand

Rechnung

VorkasseDatenprüfungProficheckFreigabeProof ok

Auftrags-Check

Kundenlager

Fertigung

Internetshop

Anruf(Tapi)

EMail

W2PModul

Konfigurationsupload

Auftragsdownload

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Lieferung direktab Fertigungsstraße

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