Wandel gestalten…

Themenabend für KV-Mitglieder Stabsstelle Ehrenamt KV – Wolfgang Bender

---------------------------------------------------------------------

-Veränderungen in der Pfarrstruktur-Bildung von KV-Ausschüssen/Mandatierung-Arbeitserleichterungen bei KV-Sitzungen-Veränderungen im Pastoralbüro-Geschäftsverteilung ltd. Pfarrer – KV – Rendantur-Kirchenvorstandswahl-Internet -fundraising

Veränderungen in der Pfarrstruktur

Pfarrgemeinderat Wahl am 7./8.Nov. 2009 Wahlausschuss: aus PGR‘s und PVK

Konstituierung bis 31.12.09

Pfarrverband Auflösung mit Datum vom 31.12.2009

Kirchenvorstand Wahl der Hälfte des KV : 7./8. Nov. 2009

Vorbereitung durch Wahlausschuss

Kirchengemeindeverband

Evtl. Fusion von KGV‘s erforderlich ( durch Anschluss)

Evtl. Nachwahl der Mitglieder bei Neumandat

Übertragung aller op. Aufgaben zum 1.1.2009 oder 2010

Kita‘s zum 1.8.‘09

Oder 1.8.2010

Pfarreiengemeinschaft 2009 /2010

Veränderungen in der Pfarrstruktur

Pfarrgemeinderat Wahl des neuen PGR am 7./8.Nov. 2009 (wird auch PGR der fusionierten Pfarrei)

Wahlausschuss bildet sich aus Vertretern der bisherigen PGR‘s und PVK

Pfarrverband Auflösung zum 31.12.2009

Kirchenvorstand

Kirchengemeindeverb.

-Verlängerung der Amtszeit bis 31.12.2009

-im Frühjahr 2010 Neuwahl des KV (z.B.20./21. März 2010

bleibt bis zum 31.12.09

-Vorbereitung der Wahl durch Vermögens-verwalter (Pfr.) -Losverfahren nach der Wahl zur Festlegung der Mandatsdauer

Fusion 1.1.2010

Veränderungen in der Pfarrstruktur

Pfarrgemeinderat Wahl des neuen PGR am 7./8.Nov. 2009

( bleibt auch nach der Fusion im Amt)

Wahlausschuss bildet sich aus Vertretern der bisherigen PGR‘s und PVK

Pfarrverband Auflösung zum 31.12.2009

Kirchenvorstand

Kirchengemeindeverband

Wahl der Hälfte des KV am 7./8.Nov.2009; bleibt bis 31.12.2010 im Amt

-im Frühjahr 2011 Neuwahl des KV (z.B. 26./27. März 2011)-oder auf Antrag

Verlängerung der Amtszeit

bleibt bis zur Neuwahl KV

Wahlausschuss KV

Neuwahl:-Vorbereitung der Wahl durch Vermögens-verwalter (Pfr.) in Absprache mit den vorherigen KV‘s

- 1 gemeinsame Wahlliste für alle ehemaligen Pfarreien

-Losverfahren nach der Wahl zur Festlegung der Mandatsdauer

Aufgabenübertragung: 1.1.09/1.8.09 (Kita)

Fusion 1.1.2011

Veränderungen in der Pfarrstruktur

Pfarrgemeinderat ab November 2009 geborenes Mitglied im Vorstand des

(Gesamt-) PGR

Pfarrverband Leitung der PVK endet mit der Auflösung

Kirchenvorstände im SB ( bei Modell Pfarreiengemeinschaft)

Kirchenvorstand nach Fusion

Kirchengemeindeverband

Der leitende/can. Pfarrer ist der Vorsitzende eines jeden KV; ab 1.1.2009 soll jeder KV einen eigenen geschäftsführenden Vorsitzenden aus den eigenen Reihen wählen; der ltd. Pfarrer nimmt nur noch an den Sitzungen teil, wenn es von der Sache her erforderlich ist.

Der ltd. Pfarrer ist Vorsitzender

Der ltd. Pfarrer ist Vorsitzender

Funktion des leitenden (can.) Pfarrers ab 1.1.2009

Aufgaben und Ziele des KGV

Es erfolgt die Übertragung folgender Aufgabenbereiche auf den KGV:

a) „Finanz- und Rechtsträgerschaft“ der pastoralen Kooperationb) Anstellungsträgerschaft aller Folgedienste

c) Anstellungsträgerschaft der Hausmeister/innen und Reinigungskräfted) Betriebsträgerschaft der Kindertagesstätten

e) Organisation und Finanzverwaltung der Pastoral- und Kontaktbürosf) Reise- und Telefonkosten

g) Aushilfs- und Vertretungskosten für Priester- und Folgediensteh) Caritasarbeit

i) Organisation und Finanzverwaltung der Büchereienj) Betriebsträgerschaft von weiteren Einrichtungen

k) Koordination der Belegung von Versammlungsräumen

Bildung von Ausschüssen

Der KV / KGV kann zur Erfüllung seiner Aufgaben Ausschüsse (fachbezogen oder lokal) aus den eigenen Mitgliedern, den Mitgliedern anderer KV‘s im SB oder auch Nicht-Mitgliedern bilden.

Diese Ausschüsse müssen mindestens mit jeweils 2 Mandatsträgern besetzt oder mit einer ausdrücklichen Vollmacht ausgestattet sein, damit rechtsgeschäftliche Erklärungen eines Ausschusses auf den ausdrücklichen Willen des KV /KGV zurückzuführen sind.

Die Ermessensfreiheit eines Mandatsträgers ist mit allgemeinen Weisungen zu beschränken; sie ist an grundsätzlichen Richtlinien zu orientieren.

Es können eine oder mehrere Personen gemeinsam (innerhalb oder außerhalb von Ausschüssen) bevollmächtigt werden, um Rechtsgeschäfte tätigen zu können ( max. bis zu 5.000 € pro Einzelfall)

Bei Unterzeichnung von wirksamen Verträgen ist das VVG zu beachten ( Vorsitzender oder Stellvertreter/-in / 2 KV-Mitglieder)(Näheres wird eine Geschäftsordnung definieren)

1

Ausschussbildung KGV1.Geschäftsführender Verbandausschuss

(Möglichkeit bei geringer Anzahl von Verbandsvertretern/-innen)

KV KV

Verbandsvertretung (Organ) Vors.: ltd.Pfarrer(Kirchengemeindeverband = Körperschaft öffentl. Rechts)

Geschäftsführender Verbandsausschuss

Einzelpersonen

Vors.

Mitgl.

Mitgl. Mitgl.Mitgl.

Mitgl.

Mitgl.

Etatfestsetzung

Alle operativenEntscheidungen

Vors

aus Kirchenvorständen

2. Fachausschuss

KVKV

KVKV

Verbandsvertretung (Organ) Vors.: ltd.Pfarrer(Kirchengemeindeverband = Körperschaft öffentl. Rechts)

Fachausschuss

Einzelpersonen

FAVors.

Mitgl.

Mitgl. Mitgl.Mitgl.

WirksameWillenserklärung

Vors

odermit Vollmachts-

übertragung

Beispiel: Arbeitsweise eines KV in einer fusionierten Pfarrer

2

Organisation von KV-Sitzungen

Anregungen zur Vereinfachung der Dokumentation von Kirchenvorstandssitzungen ( Stabsstelle Ehrenamt, HA-SB, Wolfgang Bender, 15.07.2008)

Hiermit legen wir den Kirchenvorständen unseres Erzbistums eine PC-gestützte Form der Vorbereitung und Dokumentation für Kirchenvorstandssitzungen vor, die wegen der Reduzierung von Arbeitsgängen

eine Entlastung beinhaltet. 1.Vorbereitung der Sitzung:

Wir empfehlen eine gute Vorbereitung der Sitzung durch die Zusammenstellung der Tagesordnung, einer empfohlenen Beschlussvorlage, über die der KV natürlich befindet, der Abschätzung der

voraussichtlichen Zeit, die die Behandlung des Punktes erforderlich macht, eines Hinweises, welche Art der Behandlung des Punktes erforderlich ist und wer schließlich mit der Umsetzung betraut werden

soll. Dabei braucht die Rendantur ausreichend Zeit, die Beschlussvorlagen aufzubereiten.2. Protokoll der KV-Sitzung:

Es ist möglich, KV-Protokolle PC-mäßig herzustellen; diese sind zu unterzeichnen, die Seiten fortlaufend zu nummerieren und die angefallenen Protokolle nach Ablauf z.B. eines Kalenderjahres in Buchform zu

binden. Lt. Amtsblatt des Erzbistums Köln vom 01.02. 2004 ( in Verbindung mit dem Amtsblatt von 1971, Nr. 333) ist es möglich das Protokollbuch DV- gestützt zu führen, wenn die Formatvorgaben und

erlassenen Anwendungsrichtlinien beachtet werden; das heißt insbesondere, dass die Beschlüsse des KV noch

während der Sitzung unter Angabe des Tages und der

Anwesenden in das elektronische Protokollbuch eingetragen werden müssen.3.Auszug aus dem Protokoll:

Auch hier kann in einem Arbeitsgang ein Protokollauszug vorbereitet und gefertigt werden.Anhand der beispielhaft aufgeführten Eintragungen lässt sich die gedachte Anregung ohne weiteren

Kommentar erkennen.

Organisation von KV-Sitzungen

St. Josef, 40764 Langenfeld, Josefstr. 17 Tagesordnung zur Kirchenvorstandssitzung am: 11.11.2008 um 19:30 Uhr im AK-Raum Nr. Tagesordnungspunkt Beschlussentwurf / Hinweis Vortragende Zeit Umsetzung erl.bis WV 1 Protokoll und frühere

Beschlüsse Controlling 5

2 Anschaffung von Sitzpolstern in der Kirche

Der KV beschließt die Anschaffung von 70 Sitzpolstern zum Preis von 350,-EUR von der Fa. Schmandt / es liegen 3 Angebote vor

Bender 10 Peter Meier 5.08

3 Ausgestaltung des Altarraums

1. Diskussion über neue Idee / keine Beschlussfassung Pfarrer 30 BauAus-schuss

4 Kündigung Vertraulichkeit!

Pfarrer 10 Verwaltungsreferent

sofort

10 Verschiedenes Nur Kurzinformationen / keine Beschlussfassung! Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit lade ich Sie zu Kirchenvorstandssitzung ein.

Beispiel

Wenn Personalia behandelt werden sollen und Details in der Tagesordnung aufgeführt werden, ist ein Postversand zwingend erforderlich.

Organisation von KV-Sitzungen

PC-Formulare

Kirchengemeinde: Ort: SBKZ: GKZ: Einladung zur Kirchenvorstandsitzung am: um Uhr in Nr. Tagesordnungspunkt Beschlussentwurf / Hinweis Vortragende Min Umsetzung

durch: bis WV

Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit lade ich Sie zu Kirchenvorstandssitzung ein.

Formular füllen

Dateien Speichern

3

Geschäftsführender Vorsitzender

• Zu seiner Entlastung kann der canonische Pfarrer im Kirchenvorstand beantragen, dass sein Stellvertreter durch Bestellung als geschäftsführender Vorsitzender mit dem Vorsitz im Kirchenvorstand betraut wird.

• Der Kirchenvorstand wählt aus seinen Reihen den geschäftsführenden Vorsitzenden, in der Regel ist dies der bisherige erste stellvertretende Vorsitzende. Diese Funktion bleibt bis zum Ende der Wahlperiode bestehen; sie kann mit Zustimmung des Pfarrers vorzeitig widerrufen werden. Der Beschluss bedarf der Genehmigung durch die Bischöfliche Behörde.

• Der Pfarrer entscheidet selbst, ob und wann er an den Sitzungen des Kirchenvorstandes teilnimmt. Nimmt der Pfarrer an einer Sitzung teil, hat er den Vorsitz inne.

• Der geschäftsführende Vorsitzende hat in seiner Funktion die gleichen Rechte und Pflichten wie der Vorsitzende. Er stellt die Tagesordnung für die KV-Sitzung auf und leitet sie.

• Vor der Versendung der Einladung nimmt er Rücksprache mit dem Pfarrer und stellt diesem anheim, ggfls. die Tagesordnung zu erweitern und selbst an der Sitzung mit voller Funktion teilzunehmen. Nach der Sitzung unterrichtet der geschäftsführende Vorsitzende den Pfarrer über die Ergebnisse.

• Bei der Umsetzung der Kirchenvorstandsbeschlüsse bleibt es bei der bekannten Regelung: Abgabe einer rechtsgeschäftliche Erklärung durch den Vorsitzenden oder einen seiner Stellvertreter sowie zweier weiterer Mitglieder unter Beidrückung des Siegels der Kirchengemeinde.

• Darüber hinaus kann der Kirchenvorstand die Anordnungsbefugnis des Vorsitzenden auf einen Kämmerer übertragen; dieser wird vom Vorsitzenden aus den Reihen des KV vorgeschlagen. Der Beschluss bedarf der Genehmigung durch die kirchliche Behörde; er kann mit Zustimmung des Pfarrers vorzeitig widerrufen werden.

• Der geschäftsführende Vorsitzende kann nicht zum Kämmerer bestellt werden, da er bereits als geschäftsführender Vorsitzender anstelle des Pfarrers anordnungsbefugt ist.

Das neue Pastoralbüro

Handbuch Austauschforen der leitenden Pfarrer ( zusammengestellt von : Wolfgang Bender, Stabsstelle Ehrenamt, Stand: 26.6.08/4.8.08)

Pastoralbüro Stichwort Lösung/Beispiel Anmerkung Organisationselemente Arbeitsfelder konkreten PAS

zuorden; in der Regel mit einer Vertretungszuordnung

Beispiel: EU

Öffnungszeiten Längere Öffnungszeiten in einem zentralen Pastoralbüro bringen spürbare Verwaltungsentlastung. Öffnungszeiten sind nicht identisch mit den Arbeitszeiten der PAS.

Vernetzung der Arbeitsplätze innerhalb und außerhalb des Pastoralbüros

Internetanschluss an jedem Arbeitsplatz und ein gemeinsamer Server ( in der Rendantur / oder Pastoralbüro)

DV-Beauftragter Thomas Pocha ( 0221-1642-1007) berät.

Terminkalender Die Bedienung von Terminkalendern kann so optimiert werden, dass Mehrfachein- oder Übertragungen unnötig werden

-Projekt Bad Godesberg (Kirchlicher Kalender) Achim Greif

- andere Projekte - -über „outlook“

Verknüpfungsmöglichkeiten beim „kirchlichen“ Kalender

Intentionen Stiftungsbuch Kirchenzeitung Tageszeitung Pfarrnachrichten Internetseiten Schnittstellen zu -Belegungsplänen von Kirche/Versammlungsräume -Dienstplan der h.a. PD

Raumverwaltung Alle zu Verfügung stehenden Versammlungs- und Büroräume werden zentral vom Pastoralbüro verwaltet. Der belegungsplan ist im Internet auf der homepage der Pfarrei dargestellt, sodass jeder Ressourcen erkennen kann.

Dienstkalender Entweder wird ein

Kontrakt mit der Rendantur / Verwaltungsreferent

- Entlastung des leitenden Pfarrers- örtliche Präsenz bis zu 2 Arbeitstagen- Beanspruchung durch den Pfr. 0,5 AT- Abendsitzungen: Teilnahme bis 18 p. SB- Arbeitsplatz- Kontrakt nur zwischen Pfarrer – Rendanturleiter (für Geschäftsverteilung ist der Pfarrer verantwortlich: Pastoralbüro / KV-KGV/ Einrichtungsleitung / Verwaltungsreferent/-in)

Muster-Rahmenkontrakt

4

Vorbereitung zur KV-Wahl - KandidatInnensuche

Vorarbeit: Wer kandidiert von den bisherigen KV-Mitgliedern?

Wer ist aus den Gruppen/Kreisen der Pfarrei bereit?

Wen brauchen wir noch…? Alter /Beruf / Erfahrung/ Interessen

Suche: Kita-LeiterIn fragen / KatechetInnen fragen / Ehrenamtliche fragen

mit Suchprofil das kirchl. Meldewesen abfragen (Personenliste)

Planung: Wer spricht mit wem bis wann? Wer braucht noch Informationen?

evtl.KandidatInnen zu einer KV-Sitzung als Gäste einladen?

Hilfestellung: Neue KandidatInnen werden in ihre neue Aufgabe eingeführt /

sie können Einführungskurse des Bistums besuchen

5

Internetauftritt Ihrer Pfarrei

• http://www.christi-verklaerung.de

• http://www.bartholomaeus-hoesel.de/kirchenvorstand.html

• http://www.st-gereon-merheim.de/kirchenvorstand.html

6

Homepagegestaltung mit Open CMSDas Erzbistum Köln bietet allen Gemeinden, Dienststellen und

Bistumseinrichtungen die Möglichkeit, kostenlos die eigene Homepageauf dem Internetserver des Bistums zu publizieren. Die Webseitenwerden über ein Content-Management-System (CMS) von einem

Redaktionsteam bearbeitet. Open CMS ist ein benutzerfreundliches undintuitiv bedienbares Werkzeug. Dadurch fällt es Autoren und Redakteuren

leicht, Webseiten sogar mit wenigen Mausklicks zu erstellen, zuverwalten und zu pflegen.

Diese Schulung bietet Ihnen in kompakter Weise eine Einführung in dieBedienung von Open CMS.

Lerninhalte:Was ist Open CMS? Workplace in Open CMS, Erstellen von Seiten undOrdnern, Navigationsstruktur, Hochladen von Grafiken und Dokumenten,

strukturierte Inhalte (Seite nach Vorlage), Seite im Freitext, HTMLVorlagen,Bilder einfügen.

Mittwoch, 29. Oktober – Mittwoch, 05. November 2008, 18:00 UhrSamstag, 15.November 2008, 09:30 Uhr

Volker BookSa. 15.11.2008, 09:30 - 16:30 Uhr (1x = 8 UStd.)

Liebfrauenhaus, Adamsstr. 19, 51063 Köln (Mülheim)Teilnehmergebühr: 20,00 €             Kursnummer: 790905-028

Anmeldung unter info@bildungswerk-koeln.de

Das liebe Geld…Diese Sendung umfasst mehrere Seiten –bitte entscheiden Sie, ob Sie den newsletter ausdrucken möchten!

Sehr geehrte Damen und Herren, nachfolgende übersende ich Ihnen eine umfängliche Auflistung von sehr interessanten Ideen, wie man Projekte in den Kirchengemeinden finanzieren könnte, ohne auf Kirchensteuermittel zurückgreifen zu müssen. Diese Zusammenstellung ist uns vom Erzbistum Paderborn zum Nachdruck freigegeben worden. Dafür herzlichen Dank an die Kolleginnen und Kollegen in Paderborn!

Wenn Sie Rückfragen zu den Ideen haben, wenden Sie sich bitte nicht an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Erzbistum Paderborn, sondern an mich; ich werde die Anfragen entsprechend weiterleiten oder sie beantworten.

Wenn Sie selbst andere Ideen entwickelt oder sogar schon durch geführt haben, lassen Sie es uns wissen! Wir leben alle von den gelungenen Beispielen anderer!

Mit freundlichen Grüßen

Wolfgang Bender Erzbistum Köln - Generalvikariat Hauptabteilung Seelsorgebereiche Stabsstelle Ehrenamt im Kirchenvorstandsbereich Marzellenstr. 32 Raum 344 50668 Köln Tel.: 0221-1642-1326 Handy: 01520 1642 030 Fax: -1323 wolfgang.bender@erzbistum-koeln.de

Bitte besuchen Sie uns auch im Internet: www.erzbistum-koeln.de/seelsorgebereiche/ oder www.seelsorgebereiche.info oder http://www.erzbistum-koeln.de/seelsorgebereiche/abteilungen/stabsstelle_ehrenamt_kirchenvorstand/

Das liebe Geld - Dokumentation kreativer I deen für die Finanzierung von Projekten

Stabsstelle Ehrenamt KV in der Hauptabteilung Seelsorgebereiche

• Wolfgang Bender        Erzbistum Köln - Generalvikariat Hauptabteilung  Seelsorgebereiche Stabsstelle Ehrenamt  im Kirchenvorstandsbereich Marzellenstr. 32 Raum 344 50668 Köln Tel.: 0221-1642-1326 Handy: 01520 1642 030     Fax: -1323 wolfgang.bender@erzbistum-koeln.de

•Bitte besuchen Sie uns auch im Internet: www.erzbistum-koeln.de/seelsorgebereiche/ oder www.seelsorgebereiche.info oder http://www.erzbistum-koeln.de/seelsorgebereiche/abteilungen/stabsstelle_ehrenamt_kirchenvorstand/