Date post: | 20-Aug-2015 |
Category: |
Leadership & Management |
Upload: | digicomp-academy-ag |
View: | 368 times |
Download: | 1 times |
2Digicomp
Agenda
Ausgangslage / Stakeholder / Zielsetzung
Themen zur Betrachtung
Organisatorische Lösungen
Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement
Fazit / Fragen / Diskussion
3Digicomp
Vorstellung
Martin Bialas
Gründer und Geschäftsführer diventis GmbH (2003, Arlesheim/BL)
Trainer und Berater für PM und PPM inkl. IT-Themen
Assessor GPM Project Excellence Award und IPMA Delta Zertifizierung
International zertifizierter IPMA Program and Portfolio Management Consultant (IPMA® PPMC)
NLP-Master und Mediator
Genussmensch mit Herzblut und Leidenschaft(Familie, Kochen, Essen, Wein, Zigarren, Autos, Gadges, …)
4Digicomp
Ausgangslage
Handlungsbedarf beim Thema Projektmanagement
•Definitionen(Was ist ein Vorhaben, Projekt, Programm, …)
•Prozesse(Wie werden Projekte initiiert, geplant, gesteuert und abgeschlossen, passende Wahl des Detaillierungsgrades für die Planung/Controlling)
•Rollen und Verantwortung(Wer muss was im Projektmanagement tun, den Kopf dafür hinhalten und hat welche Kompetenzen, …)
•Kulturelle Verankerung(Wie erfolgt Teamentwicklung in interdisziplinären Gruppen, wie wird die Projekt-Kultur aktiv gestaltet, …)
5Digicomp
Ausgangslage
Massiver Handlungsbedarf bei Thema Projekt Portfoliomanagement
• Schwerpunkt: Projektinventarisierung(Listen sämtlicher Projekte mit Zusatzinformationen)
• Wenig aktives Managen eines Portfolios(Klärung des Strategischen Beitrages eines Projektes, etablierte Prozesse zum Managen des Portfolios)
• Selten aktive strategische Ressourcenplanung im Portfolio(Allokation von Ressourcen auf Projekte ist vorhanden, aber es sind keine Konsequenzen bei Verschiebungen direkt erkennbar)
• Geringer Überblick auf das «Gesamtbild»
6Digicomp
Stakeholder «integriertes Portfoliomanagement»
PPM
Top Manage-
ment
PMO(operativ und stra-tegisch)
PO
Projekt-con-
trolling
Projekt-leiter
…
7Digicomp
Ziele integriertes Portfoliomanagement (Auswahl)
Top Management• Steigerung von Transparenz
• in der Projektübersicht
• in den fachlich / logischen Abhängigkeiten
• in den Kosten
• in der Ressourcenzuordnung und –auslastung
• Grundlage für kompetente Entscheidungsgrundlagen
• Basis schaffen, um strategische Konsequenzen einzuleiten
• Grundlage für Personalentwicklung
• Grundlage für strategische Finanzplanung
• Übersicht und periodische Überprüfung des Wertbeitrages (strategischer Nutzen) der Projekte im Unternehmen
• …
PMO• Reduzierung des Aufwands für Erstellung des Portfolios
• Vermeidung von Inkonsistenzen in PM bzw. PPM relevanten Daten
• Wahrnehmung übergreifender Projekt- und Qualitätsmanagementaufgaben
• Darstellung von Chancen/Risiken zur aktiven Umsetzung der Unternehmensstrategie
• …
8Digicomp
Aufgaben des Portfoliomanagements
die Definition von Projekten und Programmen zur Umsetzung der übergeordneten Organisationsziele
die Beurteilung von beantragten Projekten
die Bewilligung, Zurückstellung und Ablehnung von Projektanträgen
die laufende Überwachung von Projekten aus der Sicht der Auftraggeber
die Wahrnehmung übergreifender Projekt- und Qualitätsmanagementaufgaben
das projektübergreifende Informations- und Wissensmanagement
Quelle: wikipediahttp://de.wikipedia.org/wiki/Projektportfoliomanagement
10Digicomp
Themen zur Betrachtung - Projekte/Programme
Was ist ein Projekt?Wie wird es von
Vorhaben abgegrenzt?
Wie werden Projekte beantragt/initiiert?
Welche Gremien sind definiert?
Wie wird das Projekt geführt?
Was ist die Definition von Programmen?
Wie werden Projekte/Programme
überwacht?
Wie genau erfolgt der Abschluss?
11Digicomp
Themen zur Betrachtung - Portfolios
Was ist ein Portfolio?Wer sind die Beteiligten
im Portfoliomanagement?
Wie wird ein Portfolio gebildet?
Wie erfolgt der Abgleich der Projekte mit der
Strategie?
Welche Prozesse sind im Portfolio-
management definiert?
Was sind die Steuerungsgrössen im
Portfolio?
Wie werden Konsequenzen aus
Änderungen im Portfolio transparent?
Wie werden die Ergebnisse aus
Anpassungen des Portfolios
kommuniziert?
12Digicomp
Themen zur Betrachtung - Ressourcen
Was sind «Ressourcen» für das
Portfoliomanagement?
Was sind die Quellen für Ressourcendaten?
Wie hoch ist der Anspruch an die Datenqualität?
Wie erfolgt die Rückkopplung in die Linienorganisation?
Wie erfolgt die Rückkopplung in die Projektorganisation?
Wer hat die Kompetenz für Anpassungen
hinsichtlich Ressourcen?
Wie erfolgt ein Ressourcencontrolling
im Portfolio-management?
13Digicomp
Themen zur Betrachtung - Finanzen
Was sind «Kosten» im Portfoliomanagement?
Wie sehen die finanziellen
Führungsprozesse aus?
Erfolgt eine «top-down»- und/oder eine «bottom-up» Planung?
Welche Schnittstellen zu welchen
Umsystemen müssen etabliert sein?
Welche KPI sind im Finanzbereich etabliert
und für das Portfoliomanagement
relevant?
14Digicomp
Organisatorische Lösungen
Definition der Ziele PPM
Ableiten von business drivernaus der Unter-
nehmensstrategie
Gewichtung der business driver
durch CxO
Aktive Diskussion bei stark
abweichenden Gewichtungen
Evaluierung eines Konsistenzfaktors
Selektion der relevanten
Projekte (laufend/ anstehend)
Abbildung der chronologischen Abhängigkeiten von Projekten
Bewertung der Projekte an den
gewichteten business drivern
Erstellung einer Projektrangliste (strategischer
Nutzen)
Aufbau von Portfolios (Nutzen / Kosten, Nutzen /
Risiko, …)
Kostenanalysen durchführen
(Projekte ein- bzw. ausschliessen)
Ressourcen-analysen
durchführen
Szenarien aufbauen und Konsequenzen
abschätzen
Szenarien entscheiden
Umsetzen der Szenarien
15Digicomp
Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement
Datenquellen organisatorisch
Geschäfts-leitung
PMO
HR
Marketing
Finanzen
IT
Produkt-entwicklung
16Digicomp
Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement
Datenquellen technisch
Microsoft Project (Server)
SAP
Microsoft Office Excel
Microsoft Office Access
Meisterplan
…
17Digicomp
Softwareunterstützung für integriertes Portfoliomanagement
Beispiele für PPM Tools (subjektive Auswahl)
19Digicomp
Fazit
Integriertes Projekt
Portfolio Management
• Klarheit schaffen über die Ziele beim Implementieren des integrierten Projekt Portfoliomanagements
• Organisation vor Technik
• Softwareunterstützung evaluieren
• Change Process aktiv begleiten
• Nicht im Detail verlieren, auf ausreichende Flughöhe achten
• Anspruch auf «Genauigkeit» bewusst machen