Business-Software Gesunde Prozesse für Ihr Objekt-Management

Semi ram is i ns i de

VLEXgroup – Die Branchen-Spezialisten Mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von leistungsstarken Systemen für die Variantenfertigung und den technischen Großhandel sowie unsere 80 Mitarbeiter sind die tragende Basis für unseren Erfolg am Markt.

Ein Schlüssel für viele Türen!

In Deutschland wird bereits jede vierte Tür mit Unter-

stützung unserer ERP-Software hergestellt. Das macht

uns nicht nur zu einem der führenden Branchenspezi-

alisten, sondern auch sehr stolz und verpflichtet uns,

Herausforderungen und Problemstellungen im gesam-

ten Prozess der Türenherstellung zu erkennen und als

Softwarelieferant pragmatische Lösungsansätze zu

bieten. Mit dieser Philosophie bewegen wir uns stets

eng „am Puls“ unserer Kunden.

Wir stehen für praxisbewährte Business Software im

Mittelstand.

Mit welchen Herausforderungen sind Fertiger und

Auftraggeber konfrontiert?

Bislang wird noch bei den meisten Produzenten von

Bauelementen und speziell bei der Türenherstellung

und im technischen Großhandel im Rahmen der Aus-

schreibungs-, Angebots- und Auftragsabwicklung sowie

der Verwaltung weitgehend ohne eine effektive und vor

allem durchgängige Systemunterstützung gearbeitet.

Die Auftragsabwicklung der kundenspezifischen Projekte

umfasst in der Regel sämtliche Prozessschritte von

der Beschaffung über die Produktion und Lieferung

bis zur Montage.

Aufgrund der Komplexität solcher Projekte, wie zum

Beispiel bei der Tür- und Zargenkonfiguration, kommt

es häufig zu Fehlern, Verwechslungen und Nachbear-

beitungen durch Änderungen der Artikelkonfiguration.

Die für uns zu lösende Herausforderung bei der Ent-

wicklung einer durchgängig softwaregestützten Lösung

lag daher nicht nur in der Schaffung einer lückenlosen

Nachvollziehbarkeit der erfassten Konfigurationen in

Bezug auf durchgeführte Änderungen, Bestellungen

und Montagen, sondern auch im effektiven Manage-

ment und der übergreifenden Steuerung sämtlicher

projektrelevanter Prozesse.

VlexPlan - das süße Früchtchen begann zu wachsen.

Wie sieht die Lösung aus?.

VlexPlan wurde in Zusammenarbeit mit dem E/D/E

und engem Schulterschluss mit der Türenindustrie zur

Unterstützung komplexer Bau- und Sanierungsobjekte

entwickelt. Entstanden ist eine umfassende, leistungs-

fähige und hochmoderne Softwarelösung auf Basis

unserer über 30-jährigen ERP-Branchenerfahrung für

die komplexen Anforderungen von Objekteuren, Archi-

tekten, Händlern und Türenherstellern.

Mit VlexPlan wird die Erfassung, die Abwicklung und

das Änderungs-Management für alle am Prozess be-

teiligten Organisationen deutlich vereinfacht. So werden

etwa Aufträge in standardisierter, elektronischer Form

in verschiedene Ausgabeformate (Papier, XML, E-Mail,

etc.) aufbereitet und an Industrie und Handel weiterge-

leitet. Mittels einer Auftragsimport-Funktionalität erlaubt

VlexPlan auch die direkte Übermittlung in vorhandene

ERP-Systeme.

Herzstück der Lösung ist ein regelbasierter Produktkon-

figurator, dessen Ergebnisse in einem Projektwerkzeug

dargestellt und gesteuert werden können.

Aktivieren Sie Ihre Potenziale!

Das rechnet sich für Sie kurzfristig. Garantiert.

Neben dem Funktionsbereich Projektplanung bildet

VlexPlan auch den kompletten Beschaffungsprozess

inkl. Status- und Änderungsverwaltung ab.

Modern einfach, einfach modern!

Die Lösung ist ergonomisch, selbsterklärend und auch

von jedem IT-Anwender schnell zu erlernen. Dank der

JAVA- und Internettechnologie basierenden Entwick-

lung ist VlexPlan hochgradig flexibel, plattform- und

datenbankunabhängig und kann über einen Browser

von jedem Standort aus bedient werden.

Welche Vorteile bieten sich durch VlexPlan?

Neben den spürbaren Einsparungen bei Prozesskos-

ten und deutlich reduzierten Bearbeitungszeiten wird

mit Hilfe von VlexPlan der Ressourceneinsatz bei den

beteiligten Marktakteuren und in allen Bearbeitungs-

schritten optimiert. Damit sorgen wir für effiziente

Prozesse, einen durchgängigen Informationsfluss und

eine professionelle Abwicklung Ihrer Projektvorhaben.

Nutzenbetrachtung auf den Punkt gebracht!

» Optimierung und Beschleunigung der gesamten

Auftragsbearbeitung

» Reduzierung der Rückfragen durch fehlerfreie,

plausibilitätsgeprüfte Konfigurationen

» Effektivitätssteigerung durch Verringerung der

Fehler- und Ausschussquote

» flexible Reaktionsmöglichkeit, Dokumentation und

Nachverfolgbarkeit sämtlicher Änderungen

» einheitliches, transparentes und effizientes Bestell-

wesen

» umfassende Auswertungsmöglichkeiten dank

objektbasierter Konfiguration

» zeitnahe Rechnungsstellung und Leistungsfaktu-

rierung

Betriebswirtschaft/Controlling

Produzent

Vertrieb Produktion Einkauf Logistik

Variantenlogik

Großhandel, Objekteure, Architekten

Prozess- und Funktionsbeschreibung

Ein Bau- oder Sanierungsprojekt wird über die An-

wendung „Projekte“ in VlexPlan angelegt. Allgemeine

Informationen bezüglich des Projektes wie Rahmenbe-

dingungen, Start- und Endtermin, Verantwortlichkei-

ten und Kosten werden im Projektkopf definiert. Im

Anschluss kann die Struktur des Gebäudes in Form

von Grundriss, Geschossen oder Bereichen mit den

jeweils zugehörigen Türelementen festgelegt werden.

Die Türelemente können dabei entweder als Stan-

dardartikel oder als konfigurierbare Artikel erfasst

werden. Zusätzlich können Anwender individuelle Be-

zeichnungen und Termine im System hinterlegen.

Dokumenten-Management

Sämtliche im Rahmen eines Projektes benötigten Do-

kumente können über die Anwendung „Dokumenten-

Management“ dem jeweiligen Projekt zugeordnet und

beliebig verknüpft werden. Möglich ist dies sowohl für

extern erzeugte Dokumente wie Leistungsverzeich-

nisse, Baupläne, etc. als auch für alle in VlexPlan

erzeugten Dokumente. Somit sind alle notwendigen

Informationen jederzeit zentral aus der Anwendung in

Echtzeit abrufbar.

Konfiguration

Basierend auf der Projektstruktur und der Türenliste

im Positionsteil der Anwendung „Projekte“ wird die Kon-

figuration der benötigten Türelemente durchgeführt.

Hierzu können die Merkmale Merkmalsausprägun-

gen, Konfigurationsregeln und Konfigurationsschritte

individuell festgelegt werden. Diese bestimmen dann

den Ablauf des Konfigurationsdialogs. Eine Konfigura-

tion kann einer oder auch mehreren Positionen eines

Projektes zugewiesen werden.

So funktioniert‘s!

Rundum-Service von der individuellen Beratung bis hin zur endgültigen Ausführung und Abwicklung.

Abbildung Projekt » Struktur

» Verantwortlichkeiten

» Termine

» Türenliste

Konfiguration »Merkmale

» Ausprägungen

» Regelwerk

»Dialog

Beschaffung » Anfrage

» Angebot

» Auftrag

» Bestellung

Statusverfolgung

Projekt - B

estellungen - Änderungen - Lieferterm

ine

Dok

umen

ten-

Man

agem

ent

Bau

plän

e - Le

istu

ngsv

erze

ichn

is - P

reis

blät

ter

- Ver

träg

e

Wir wissen genau, worüber wir reden.

Beschaffung

Der Beschaffungsprozess kann direkt gestartet wer-

den, wenn eine Position einen Standardartikel oder

einen vollständig konfigurierten Artikel enthält. Be-

schaffungsanfragen können für eine oder mehrere

Positionen innerhalb eines Projektes individuell er-

zeugt und an die ausgewählten Hersteller übermittelt

werden. Die Ausgabe kann per Ausdruck, Fax oder

E-Mail erfolgen. Nach Rückmeldung der Lieferanten

und Eingabe der Angebotspreise werden die Beschaf-

fungsanfragen in Beschaffungsangebote umgewan-

delt, die nach Annahme automatisch in Beschaffungs-

aufträge und Bestellungen überführt werden können.

Statusverfolgung

VlexPlan sorgt für eine durchgängige Darstellung des

aktuellen Projektstatus sowie aller im Projekt erzeug-

ten Belege, Dokumente oder sonstigen Verknüpfun-

gen. Diese werden in der aktuellen Anwendung in Form

einer durchgängigen Belegkette hinterlegt - ob für die

Beschaffungsanfrage, das Beschaffungsangebot, den

Auftrag oder die Bestellung. Durch die Attribute „er-

fasst“, „vollständig erfasst“, „freigegeben“, „bestellt“

und „geliefert“ bei den unterschiedlichen Belegarten

bleiben alle Stati transparent und nachvollziehbar. So

wird etwa bei der Änderung einer Bestellposition auto-

matisch eine Bestelländerung erzeugt und die Beleg-

kette erhält einen aktuellen Statusvermerk.

Die Überwachung aller Beschaffungsaktivitäten erfolgt

über das Beschaffungscockpit, um eine lückenlose Än-

derungsverwaltung für den gesamten Beschaffungs-

prozess sicherzustellen. Alle Beschaffungsbelege des

Projektes können inklusive Status und Termin auf

Kopf- wie auch auf Positionsebene angezeigt werden.

Aus dem Cockpit heraus kann direkt in die jeweiligen

Belege verzweigt und eine Änderung, wie z.B. eine

Terminverschiebung, vorgenommen werden.

Rasche Einführung

Dank Plattformunabhängigkeit und schnell erlernba-

rer Benutzeroberfläche entfallen aufwendige Einfüh-

rungsphasen und das System kann sofort eingesetzt

werden.

Die Software kann als lokale Installation und auch

über das Internet (Portal) angewendet werden.

Produktivitätssteigerung

Durch Prozessoptimierung und gleichzeitige Reduzie-

rung der Fehlerquellen wird der Auftragsdurchsatz

und die Produktivität gesteigert.

Geringeres Fehlerrisiko

Der Einsatz innovativer Technologien und die plausibili-

tätsgeprüften Konfigurationen minimieren Fehlerquel-

len und steigern die Prozessqualität.

Easy Handling - zufriedene und weniger

„gestresste“ Benutzer

Aufwendige Listen und die Verwendung von verschie-

denen Anwendungen gehören der Vergangenheit an.

Einfach, schnell und übersichtlich – für eine maximale

Benutzerfreundlichkeit.

Komplexität der Türvariation beherrschen

Der innovative Produktkonfigurator ermöglicht die Um-

setzung verschiedenster Tür- und Zargenvariationen

im Handumdrehen. Dank innovativer, webbasierender

Technologie zu jeder Zeit und an jedem Arbeitsplatz.

Konfiguration at it´s best

Durchgängige Konfigurationen ermöglichen eine

schnelle und sichere Produktion. Regeln, Merkmale

und spezielle Ausprägungen können festgelegt, jeder-

zeit angepasst und automatisiert werden.

Was Sie erwarten dürfen.

Bei der Recherche nach geeigneten Lösungspartnern

sind wir auf einen ERP-Anbieter gestoßen, der sich

schon seit vielen Jahren erfolgreich in der Türenin-

dustrie und im Bauelementegroßhandel engagiert.

Wir freuen uns mit der VLEXgroup - vormals SWING

und update - einen Partner gefunden zu haben, der

sich dieser Herausforderung angenommen hat. Die

Türenindustrie, die VLEXgroup, Objekteure und das

E/D/E haben daher mit der Entwicklung von VlexPlan

gemeinsam die notwendige Basis geschaffen mit dem

Ziel, auf hochmoderner technologischer Basis eine

standardisierte Branchensoftware zu entwickeln, die

die Abwicklung im Objektgeschäft mit Bauelementen

nicht nur stark vereinfacht, sondern schlicht hilft,

Geld zu sparen.

Klaus Tillmann

Fachbereichsleiter Bauelemente E/D/E

Das E/D/E (Einkaufsbüro Deutscher Eisenhändler

GmbH) ist Europas größter Einkaufs- und Marketing-

verbund für rund 1.400 mittelständische Unterneh-

men. Als Dachorganisation unterstützen wir unsere

Mitglieder aber nicht nur in Sachen Marketing und

strategischem Einkauf, sondern entwickeln mit unse-

ren 40 Spezialisten-Teams auch neue Konzepte, um

die Wertschöpfung unserer Mitglieder zu fördern.

Wir sehen uns in diesem Sinne als ein Katalysator,

um für unser Klientel Ideen und Lösungen nachhaltig

voran zu treiben.

Bereits seit einiger Zeit beschäftigen wir uns im

Fachbereich „Bauelemente“ mit der Optimierung der

Zusammenarbeit von Türenindustrie und ihren Groß-

händlern, Verarbeitern, Planern und Architekten.

Großer Handlungsbedarf wurde insbesondere in der

elektronischen Projektabwicklung identifiziert, da es

im Objektgeschäft mit Türen und Toren zwischen den

Marktteilnehmern kein standardisiertes, IT-gestütztes

Werkzeug für einen durchgängigen Datenfluss gibt.

Der breite Einsatz von Excel führt allzu oft zu Mehr-

facherfassungen der Ausschreibungen, Projekte und

Angebote, zu Konfigurationsfehlern, Verwechslungen

und Nachbearbeitungen. Die mangelenden Reakti-

onsmöglichkeiten und die fehlende Historie bei Ver-

änderungen in Bezug auf Beschaffung, Produktion,

Lieferung und Montage erschweren die Abwicklung

zudem. Wir sind Ihr IT-Vitaminspezialist powered by

Semi ram is i ns i de

Die Unternehmen der VLEXgroup blicken auf eine

mehr als 30-jährige Erfolgsgeschichte zurück. Mit

insgesamt fünf Lokationen in Achim (Niedersachsen),

Dürnau (Baden-Württemberg), Kulmbach (Bayern),

Rheineck (Schweiz) und Sursee (Schweiz) sowie mehr

als 450 Bestandskunden – auch mit internationaler

Präsenz – zählt die VLEXgroup zu den führenden Her-

stellern von Varianten-ERP im deutschsprachigen Mit-

telstand.

Die VLEXgroup unterstützt ihre Kunden bei der Aus-

wahl, Beschaffung und Installation aller notwendigen

VLEXgroup – Das Team nahe am Kunden

Hard- und Software-Komponenten. Die Optimierung

betrieblicher Prozessketten ist im Einführungsprozess

ein zentraler Bestandteil für eine erfolgreiche und

zukunftsweisende IT-Unternehmensstrategie. Ein um-

fangreiches Partnernetzwerk sowie weitere Service-

leistungen runden das Portfolio ab und sichern den

IT-Projekterfolg.

Als »Semiramis inside«-Partner repräsentieren die

Unternehmen der VLEXgroup das Thema der Vari-

antenfertigung wie kein Anderer. Eine Lösung, die

alle für ein erfolgreiches IT-Projekt notwendigen Vo-

raussetzungen vereint:

» Umfangreiche Projekterfahrung im Bereich der

Bauelemente,

» die Kompetenz und das Verständnis für Geschäfts-

prozesse im Umfeld von Türen, Tore, Zargen, Bau-

beschlägen oder ähnlichen variantenreichen Pro-

dukten,

» sowie modernste und zukunftsfähige Technologie.

Wollen Sie ... � im globalen Wettbewerb gut aufgestellt sein

� Ihre Prozesse optimieren und Kosten senken

� Kundenbindung durch individuelle Produkte

� die Komplexität Ihrer Artikelvielfalt beherrschen

� Ihren Daten-/Verwaltungsaufwand minimieren

� variantenbezogene Kalkulation und Preisbildung

� Flexibilität und Transparenz in Ihren Abläufen

� kollaborative Integration Ihrer Wertschöpfungskette

� Software-Partner, die sich auskennen

... dann erwarten Sie: � VlexPlan - Semiramis inside, die Business Software für

Ihr gesamtes Objekt-Management

� eine technologisch führende und zukunftsweisende

Business-Software mit Perspektive

� ein Team, das Sie durch langjährige Erfahrung zum

Erfolg führt

� Easy Handling für zufriedene Benutzer

� projektbezogene Services und Dienstleistungen

� ein IT-Produktportfolio, das keine Wünsche offen lässt

� Software, die Sie begeistern wird

Fordern Sie weitere

Informationen oder ein

Beratungsgespräch an unter:

info@vlexplan.com oder

www.vlexplan.com

Es ist Zeit für reife Entscheidungen!Mit VlexPlan haben Sie das richtige Werkzeug!

Albert-Schweitzer-Straße 16

95326 Kulmbach

Telefon +49 92 21 - 8 95 11 - 00

Telefax +49 92 21 - 8 95 11 - 11

info@vlexplus.com

www.vlexplan.com

Der Herausgeber behält sich das Recht vor, jederzeit Änderungen oder Ergänzungen an den ausgewiesenen Texten oder Bildern vorzunehmen. © by VLEXsolutions AG

Semi ram is i ns i de