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LIEBE LESERINNEN UND LESER,

der Jahreskongress des Major Cities of Europe- Netzwerks, wo Vitako Mitglied ist, ist gestern zu Ende gegangen. Un-sere Korrespondentin Tina Siegfried war vor Ort und schildert ihre Ein-drücke von der Konferenz, die im italienischen Florenz stattgefunden hat. Innerhalb Europas ist die Public Sector IT durchaus unterschiedlich aufgestellt. Es gibt Vorreiter und Nachfolger. Schon aus diesem Grund lohnt sich der Besuch der immer spannenden und gut organisierten Konferenz: um festzustellen, auf welcher Seite die heimische öffentli-che Informationstechnik anzusiedeln ist.

Der Themenschwerpunkt unseres E-Magazins beschäftigt sich mit IT und Flüchtlingen. Nach anfänglichem Chaos steht mit dem in-zwischen vom Bund etablierten Kerndatensystem als Vorsystem des Ausländerzentralregisters eine praktikable Registrierungs-Infrastruktur bereit. Wir stellen weitere Lösungen von Kommunen und kommunalen IT-Dienstleister vor, die sich um die Anschlussfähigkeit vorhandener Datenregister bei der Bewältigung der neuen Aufgaben bemühen.

Hinweisen möchten wir an dieser Stelle auch auf den Zukunfts-kongress Staat & Verwaltung. Besuchen Sie uns doch am 21. und 22. Juni 2016 auf unserem Messestand im Berlin Congress Centrum am Alexanderplatz!

THEMENSCHWERPUNKT IT und Flüchtlinge

IM GESPRÄCH Gerold Münst, Stadt Lüneburg

ZUKUNFTSKONGRESS Vitako als Mitgestalter des di-gitalen Wandels

FACHARBEITSGRUPPEN Bedrohung Ransomware

EUROPÄISCHE DSGVO Was IT-Dienstleister beachten müssen

ERSETZENDES SCANNEN Handreichung in Arbeit

AUS DER BRANCHE SAP Screen Personas

DRUCKOUTPUT Optimierung mit Software

MUSEUM FÜR ZU HAUSE Referenzarchitektur für Prä-sentation von Kulturgütern

BERICHT AUS DER EU Jahreskonferenz Major Cities

THEMEN

V I T A K O I N T E R NJUNI NR. 3 | 2016

› Wir wünschen eine interessante Lektüre, Ihr Vitako-Team

INTERN Nr. 3 | 2016 2

SCHWERPUNKT: IT UND FLÜCHTLINGE

Digitale HilfeIT kann bei Flüchtlingsmanagement und Integration von großer Hilfe sein

› Die gegenwärtige Flüchtlingssituation stellt Kommunen vor große Herausforderungen. Gerade weil die IT, wie sich gezeigt hat, nur ungenügend vernetzt ist und viele Zuständigkeiten ungeklärt waren, entstand vielerorts Chaos.

Mit dem vom Bund zentral geführten Kerndatensystem ist nun eine praktikable Lösung für den Registrierungsprozess der geflüchteten Menschen geschaffen worden. Darüber hinaus arbeiten Kommunen und kommunale IT-Dienstleister an praktikablen Lösungen, um vorhandene Datenregister für die Bewältigung der neuen Aufgaben zu nutzen. Wir ha-ben uns unter Vitako-Mitgliedern nach dem Stand der Dinge umgehört und präsentieren in unserem Themenschwer-punkt einige Lösungen.

Kommunen haben lange auf das „integrierte Identitätsma-nagement“ gewartet. Auf der Vitako-Mitgliederversammlung, die am 21. und 22. April in Winterberg stattgefunden hat, be-tonte der dorthin eingeladene Landrat Thomas Gemke (Mär-kischer Kreis), dass „IT und gleiche Datenstrukturen“ dringend benötigt werden. Auch der Datenaustausch mit den Ländern müsse verbessert werden, forderte der Landrat. Genau mit dieser Lösung befasst sich ein Teilprojekt des IT-Planungsra-tes unter Federführung von Vitako-Mitglied Dataport und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Wie Johann Bizer (Dataport) berichtete, geht es bei diesem Projekt auch um Standardisierung und interoperable Schnittstellen zu den Ländersystemen.

Gegenwärtig wird das Kerndatensystem als Vorsystem des Ausländerzentralregisters (AZR) und des vom Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) betreuten Dokumentenma-nagementsystem MARIS geführt. Technisch muss dier Frage gelöst werden, wie Verwaltungsstellungen darauf zugreifen können. Von circa 6.700 einzubindenden Behörden ist die Rede (zum Beispiel Meldebehörden, Gerichte, Jugendämter). Auch die Integration von kommunalen Fachverfahren wie Asyl, Sozial, Ordnung, Gesundheit, Bildung/ Erziehung muss noch geklärt und umgesetzt werden.

Mit ASYL Online steht dem Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) nun eine Lösung für digitales Flüchtlings-management zur Verfügung. Die Integrationsplattform ASYL Online soll Verarbeitungsverfahren und die Ausstellung eines Ankunftsnachweises vereinfachen und beschleunigen. ASYL Online erlaubt die mobile Datenerfassung, etwa im Einsatz an der deutschen Grenze. Gleichzeitig besteht eine Verbindung zu den Systemen anderer Bundesbehörden – wie beispielsweise zum Bundeskriminalamt oder Ausländerzentralregister – und zu den Systemen der einzelnen Bundesländer. Der reibungslose und sichere Austausch biometrischer und personenbezogener Daten ist so gewährleistet. Zudem erhalten die Geflüchteten in kürzester Zeit den neuen Ankunftsnachweis, der für den Erhalt von Leistungen notwendig ist.

FLÜCHTLINGSMANAGEMENT UND E-AKTEEs sind vor allem datenschutzrechtliche Regelungen, die beim Zugriff auf die Flüchtlingsdaten noch getroffen werden müssen. Wie Vitako-Vorstandsmitglied Andreas Engel (Stadt Köln) er-läuterte, muss das anstehende Integrationsgesetz die Grund-lagen des Datenzugriffs lösen. Engel plädierte dabei für ein IT-Flüchtlingsmanagement auf der Basis der E-Akte. Notwen-dig dafür ist jedoch, dass nicht nur die Ausländerstellen einer

Kommunalverwaltung auf die Flüchtlingsdaten zugreifen dür-fen, sondern eben auch Sozial-, Jugend- und Bildungsstellen. Auch für den Fall des Umzugs eines Geflüchteten sind E-Akten gut geeignet, um Daten gebündelt und über Kommunalgrenzen hinweg weitergeben zu können, anstatt sie in der Ankunfts-gemeinde neu erfassen zu lassen.

Die Integration der vielen Neubürger und möglicherweise weiterer Ankommenden wird Kommunen nachhaltig beschäf-tigen. „Wir haben es mit einer dauerhaften Herausforderung zu tun“, erklärte der Sprecher des Deutschen Städte- und Ge-meindebundes (DStGB) Franz-Reinhard Habbel, „das müssen wir antizipieren.“ Deutschland sei ein „zentripedaler Hotspot“, so Habbel, ein Anziehungspunkt, und es sei damit zu rech-nen, dass weitere Menschen versuchen, hierher zu gelangen. Neben geostrategischen Maßnahmen und politischer Hilfestel-lung auf der Ebene von EU und Nationalstaat müssten sich auch Kommunen auf eine neue Situation einstellen.

Für Vitako ist dies ein weiterer Anlass, sich für eine „Digita-le Agenda für Kommunen und Regionen“ stark zu machen. Seit Herbst letzten Jahres führt die Bundes-Arbeitsgemeinschaft zusammen mit der Stadt Köln und Mitgliedsunternehmen eine Serie von Regionalkonferenzen durch. Dort werden vor Ort die Bedingungen für eine digitale Daseinsvorsorge der Kommunen diskutiert. Es sollte Kommunen dabei nicht allein darum gehen, für möglichst breitbandigen Internetzugang zu sorgen, um auch im ländlichen Raum für Bürger und Unternehmen attraktiv zu sein. Vielmehr sind digitale Strategien des Zusammenlebens gefragt, um den digitalen Wandel proaktiv zu gestalten.

Dazu gehört auch eine frühzeitige Beschäftigung mit dem Thema Integration und Digitalisierung. Es gibt jede Menge digitaler Lösungen, die im Umgang mit Flüchtlingen sowie bei deren Integration von großer Hilfe sind – angefangen von Video-Dolmetsching über Sprach- und Lern-Apps bis hin zu Online-Kursen für die Aus- und Weiterbildung. „Auf kommunale IT-Dienstleister kommen große Aufgaben bei der Integration zu“, sagt Vitako-Geschäftsführerin Marianne Wulff, „wir wollen uns strategisch gut aufstellen.“

AUTOR: HELMUT MERSCHMANN, VITAKO

INTERN Nr. 3 | 2016 3

SCHWERPUNKT: IT UND FLÜCHTLINGE

Asyl: Hilfe mit SystemKommunale Versorgung – Grundstein für gelungene Integration

› Auf den Schultern der Kommunen liegt die organisato-rische Hauptlast bei der Versorgung der Asylsuchen-

den. Effektive IT-Strukturen sind hierfür ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Aber auch organisatorische Veränderun-gen, vor allem Verfahrensvereinfachung und Verfahrens-beschleunigung erscheinen notwendig.

Die hohen Flüchtlingszahlen während der letzten Monate ha-ben fast alle Verwaltungsbereiche einem „Stresstest“ unter-zogen. Dabei hat sich auch gezeigt, dass die kommunalen Verwaltungen mit pragmatischen Lösungen schnelle Hilfe leisten konnten. Die dringenden Aufgaben der Unterbringung und unmittelbaren Versorgung der ankommenden Flüchtlinge konnten insgesamt gut gemeistert werden. Auch mit Blick auf die anderen Staaten der europäischen Union hat Deutschland gezeigt, dass es nicht nur aufnahmebereit, sondern auch auf-nahmefähig ist.

Der Blick der Öffentlichkeit richtet sich auch zunehmend dorthin, wo die Asylsuchenden ankommen und unmittelbares Handeln gefragt ist: in die Kommunen. Ohne den engagierten Einsatz der Verwaltungen vor Ort, ihrer Mitarbeiter und der vielen ehrenamtlichen Helfer wären die aktuellen Herausforde-rungen sicher nicht zu bewältigen gewesen. Die aktuelle Ent-wicklung hat aber auch Schwächen und Anpassungsbedarfe in den Verwaltungsabläufen offengelegt.

VERFAHRENSBESCHLEUNIGUNG DURCH EINFACHE DATENÜBERNAHMEOb es um die geplanten Verbesserungen beim Datenaus-tausch, die vereinfachte medizinische Versorgung oder auch die schnellere Integration in den Arbeitsmarkt geht: Verfah-rensvereinfachung und Verfahrensbeschleunigung sind zen-trale Begriffe der aktuellen Diskussion. Dafür stehen auch die jüngsten Novellen im Bereich der Asylgesetzgebung.

Besonders im Bereich der Registrierung und Daten- verwaltung besteht Optimierungsbedarf. Bisher sind selbst per-sonenbezogene Daten durch jede verantwortliche Stelle neu aufgenommen worden, auf Bundes-, Landes- und kommuna-ler Ebene. Für das gesamte Asylverfahren und schnelle Hilfe vor Ort stellte der mangelnde Datenaustausch zwischen den beteiligten Stellen eines der größten Hindernisse dar.

PROSOZ Herten, einer der führenden Anbieter von Lösun-gen für die Umsetzung des Asylbewerberleistungsgesetzes, hilft der kommunalen Seite mit dem neu entwickelten „Asyl-Im-portclient“ diese Datenbarriere zu überwinden. Personendaten werden dabei aus den Vorsystemen übernommen, sodass die Bearbeitung von AsylbLG-Fällen unmittelbar beginnen kann. Damit wird nicht nur die Aufnahme der neuen Asylbewerber-leistungsfälle für die Mitarbeiter vor Ort erleichtert, sondern für alle Beteiligten unkomplizierter, sicherer und schneller.

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SCHWERPUNKT: IT UND FLÜCHTLINGE

Flüchtlinge, die in den Kommunen ankommen, profitieren durch die beschleunigte Aufnahme in die reguläre Leistungs-erteilung. Auf der anderen Seite werden durch den Daten- import aber auch Eingabefehler vermieden und die eindeutige Identifikation verbessert. Gerade bei ungewöhnlichen Namen aus dem arabischen Sprachraum ist eine mehrfache Erfas-sung oft auch eine Fehlerquelle. Ein Vorteil des Datenimports ist die Konstruktion als offene Schnittstelle. Eine allgemeine Datensatzbeschreibung erlaubt die Datenübernahme aus ver-schiedenen Systemen. Im Augenblick sind dies immer noch die Datenbanken der Länder bzw. der Erstaufnahmeeinrich-tungen. Perspektivisch wird hier verstärkt das bundesweite Kerndatensystem maßgeblich werden, so wie es im asylrecht-lichen Datenaustauschverbesserungsgesetz vorgesehen ist.

WERKZEUGE FÜR EFFIZIENTERE ARBEITSABLÄUFEDie Datenübernahme im Bereich AsylbLG ist dabei nur eine Maßnahme, an der der Software-Anbieter aus Herten arbei-tet. „Unsere Kernkompetenz sind praxisnahe Lösungen für die Bereiche Soziales, Kinder- und Jugendhilfe. Ausgehend davon sorgen wir auch für die Prozessoptimierung unserer Fachver-fahren im Bereich der kommunalen Asylbearbeitung“, erläutert Torsten Kniepmeyer, leitender strategischer Produktmanager von PROSOZ Herten. Dazu gehören auch die direkte Anbin-dung an das Online-Modul e.STATSTIK.core des Statistischen Bundesamtes, innovative Lösungen in der Leistungsgewäh-rung oder die Abbildung der elektronischen Gesundheitskarte für Asylbewerber, wie sie in manchen Bundesländern schon im Einsatz ist.

Ein wichtiger Baustein ist auch die konsequente Erfas-sung der Fälle unbegleiteter minderjähriger Flüchtlinge, die von den Jugendämtern betreut werden. Die speziellen Fallkon- stellationen erfordern eigene Kennzahlen und Daten, beispiels- weise zu den Aufenthaltsdaten, Sprachen oder der genauen Altersfeststellung. Nur mithilfe der systematischen Erfassung dieser Informationen können Jugendämter ihren Aufgaben nachkommen und prüfen, welche Maßnahmen sie einleiten müssen. Dies können etwa die Prüfung der Voraussetzungen für eine Inobhutnahme oder auch die gezielte Familienzusam-menführung sein.

Die verschiedenen Innovationen in der Software dienen dabei alle dem übergeordneten Ziel, die Versorgung und Be-treuung der Asylsuchenden so effektiv wie möglich zu ma-chen. Dabei müssen die Möglichkeiten der digitalen Vernetzung erkannt und ausgeschöpft werden. Nur wenn dies gewährleistet ist, kann die langfristige Integration der zu uns gekommenen Menschen auch konsequent in Angriff genommen werden.

TRANSPARENZ ERÖFFNET HANDLUNGSMÖGLICHKEITENIn der gegenwärtigen Phase gilt es, die kommunalen Arbeits-abläufe für die Bewältigung der hohen Fallzahlen zu optimie-ren. Im Fokus steht die Lösung der mittlerweile aufgestauten Fälle, von denen aufgrund der Diskrepanz zwischen einer ge-schätzten Zahl von 1,1 Millionen aufgenommener Flüchtlinge im Jahr 2015 und nur circa 442.000 Asylerstanträgen im selben Zeitraum ausgegangen werden kann.

Belastbare Daten über die Zahl der Flüchtlinge und Asyl-bewerber sind unverzichtbare Grundlage für eine zielgerichtete Integrationsarbeit, auch und gerade für die Kommunen. Die Datendefizite in diesem Bereich haben genaue Planungen für Integrationsmaßnahmen bisher erschwert. Mit dem BI-System PROSOZ KRISTALL können Fallbestände rechtsübergreifend erfasst und nach relevanten Kriterien ausgewertet werden. Dabei ist nicht nur entscheidend, wie viele Zuwanderer eine Kommune tatsächlich aufgenommen hat. Analysen zur Zu-sammensetzung der in einer Kommune lebenden Flüchtlinge und Asylsuchenden nach Geschlecht, Alter, Nationalität und aufenthaltsrechtlichem Status liefern wichtige Anhaltspunkte, welche Angebote und Maßnahmen sinnvoll sind beziehungs-weise welche Bedarfe für die soziale Arbeit hier entstehen.

INTEGRATION – PERSPEKTIVE UND HERAUSFORDERUNG

Obwohl durch die jüngsten Entwicklungen momentan weniger Flüchtlinge aufgenommen werden, wird der Druck auf die Kommunen nicht nachlassen. Die globale Flüchtlings-bewegung wird Deutschland weiter beschäftigen und erfordert dauerhafte und nachhaltige Lösungen. Gerade die Maßnah-men zur Integration stehen zudem erst in der Anfangsphase. In diesem Zusammenhang wird auch die Vermittlung in Arbeit eine zentrale Rolle spielen. Viele Asylsuchende werden kurz- oder mittelfristig in das SGB II übergehen, auch hier mit ganz speziellen Bedarfen und Fallkonstellationen.

Damit sich die kommunalen Mitarbeiter den wichtigen Auf-gaben bei der Flüchtlingsaufnahme zuwenden können, müssen Verwaltung und die beteiligten Ämter optimal aufgestellt sein. Was darüber hinaus auch erforderlich sein wird, ist eine inter-disziplinäre und ämterübergreifende Perspektive. Sichere und verlässliche Strukturen in der Aufnahme und Versorgung der asylsuchenden Menschen sind hierbei eine unverzichtbare Voraussetzung.

AUTOR: JENS FLASCHE, PROSOZ

Fundament für eine gelungene Integration: Die Versorgung von Asylsu-chenden in den Kommunen (Grafik: Prosoz)

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SCHWERPUNKT: IT UND FLÜCHTLINGE

Einfache BearbeitungIT-Schnittstellen für medienbruchfreie Asylverfahren

› Kommunen werden durch den sinnvollen Einsatz von IT bei ihrem Flüchtlingsmanagement spürbar entlastet.

Auf Initiative der AKDB können nun in Bayern Ausländer-behörden und Sozialämter auf die im integrierten Migran-tenverwaltungssystem (iMVS) gespeicherten Daten zugrei-fen. Diese Daten werden den kommunalen Fachverfahren über Schnittstellen elektronisch zugänglich gemacht und erleichtern so die Sachbearbeitung im Asylverfahren. Auch die Verwaltung minderjähriger Asylantragsteller funktio-niert in Zukunft einfacher.

Die dem Freistaat Bayern neu zugewiesenen Flüchtlinge wer-den mit ihren personenbezogenen Daten im iMVS erfasst, für das das Bayerische Staatsministerium für Arbeit und Soziales, Familie und Integration verantwortlich zeichnet. Damit die am Asylverfahren beteiligten Stellen wie Ausländerbehörden, So-zialämter sowie die für die Unterkünfte verantwortlichen Stellen Flüchtlinge nicht mehrmals manuell erfassen müssen, hat die AKDB dem Innen- und dem Sozialministerium des Freistaats vorgeschlagen, die iMVS-Daten den kommunalen Fachverfah-ren elektronisch zugänglich zu machen.

Ausländerbehörden und die Sozialämter bei den bayeri-schen Landkreisen und kreisfreien Städten haben die Mög-lichkeit, im iMVS die ihnen zugewiesenen Personen einzuse-hen. Die erforderlichen Daten lassen sich zukünftig über eine XML-Schnittstelle oder über Microsoft Excel aus dem iMVS importieren. Die AKDB hat für ihre Fachverfahren OK.VISA und OK.SOZIUS mit Hilfe einer Schnittstelle die Möglichkeit geschaffen, Daten aus dem iMVS elektronisch zu überneh-men. Auch das von der AKDB angebotene Tau-Office Unter-kunftsmanagement, das eine systematische Unterbringung von Flüchtlingen und Asylbewerbern beinhaltet, verfügt über eine solche Schnittstelle.

Die iMVS-Schnittstelle hat unter anderem den Vorteil, dass Daten von Personen, die der Kommune per Zuweisungsbe-scheid zur Unterbringung zugeteilt werden, nicht mehr manu-ell in OK.VISA, OK.SOZIUS und Tau-Office erfasst werden müssen. Dies reduziert nicht nur den Erfassungsaufwand, sondern angesichts von Vor- und Familiennamen aus unter-schiedlichen Kulturkreisen auch mögliche Fehlerquellen. Durch in der Schnittstelle enthaltene Merkmale wie die MID-Nummer ist zudem sichergestellt, dass im Fachverfahren bereits erfass-te Personen eindeutig identifizierbar sind.

OPTIMIERTE VERWALTUNG AUCH UNBEGLEITETER MINDERJÄHRIGER FLÜCHTLINGEAuch die Fallzahlen von Kindern und jugendlichen Flüchtlin-gen, die ohne sorgeberechtigte Begleitung in ein anderes Land kommen, sind mit der Flüchtlingskrise im letzten Jahr deutlich gestiegen. In Deutschland sind für diese Flüchtlingsgruppe die Jugendämter zuständig. Diese sind gesetzlich verpflichtet, die Standards der Kinder- und Jugendhilfe einzuhalten. Für eine komfortablere Verwaltung und Datenverarbeitung hat die AKDB ihre Jugendhilfesoftware OK.JUG umfassend erweitert.

Spezifische Daten sind in diesem Zusammenhang zum Beispiel Informationen zu Einreise, Verteilung, Aufenthalt, Sprache.

In den Modulen Amtsvormundschaft/ Beistandschaft, Wirt-schaftliche Jugendhilfe und Allgemeiner Sozialdienst lassen sich neben Grunddaten zur Person alle erforderlichen Daten von der Zuweisung bis zum Aufenthalt komplett erfassen. Die OK.JUG-Daten können nach verschiedenen Kriterien – zum Beispiel zeitraum- oder sachbearbeiterbezogen – selektiert und auf Knopfdruck in einem zur Weiterverarbeitung geeigneten Dateiformat exportiert werden: Damit stehen sie für Auswer-tungen und zur Textverarbeitung zur Verfügung. In OK.JUS, der Softwarelösung für die Jugendhilfe aus der neuen Produkt-generation SYNERGO®, sind die entsprechenden Funktiona-litäten ebenfalls bereits vorhanden.

AUTOR: ANDREAS HUBER, AKDB-

„DE-MAIL“ BESCHLEUNIGT VERWALTUNGSWEGE› Das Sozialamt der Stadt Münster übermittelt, mit Unterstützung des kommunalen IT-Dienstleisters

citeq, personenbezogene Daten von Flüchtlingen, die eine Gesundheitskarte beantragen, ab sofort per „De-Mail“ an die Krankenkasse. Diese elektronische Übertragung der Anträge beschleunigt die Verfahren erheblich. Der staatlich geprüfte De-Mail-Dienst sorgt dabei für eine rechtssichere Kommunikation über das Internet.

Die De-Mail basiert auf der E-Mail-Technik. Sie gewährlei-stet auch die besondere Vertraulichkeit der Daten, wie sie im Behördenumfeld geboten ist. Eine „virtuelle Poststelle“ wandelt die E-Mail-Nachrichten automatisch in De-Mails um und übergibt sie an den De-Mail-Provider.

Das Land Nordrhein-Westfalen hatte im vergangenen September eine Rahmenvereinbarung mit den gesetz-lichen Krankenkassen zur Übernahme der Gesundheits-versorgung für Flüchtlinge und zur Einführung einer elek-tronischen Gesundheitskarte abgeschlossen. Die Stadt Münster hat die elektronische Gesundheitskarte inzwi-schen eingeführt, so dass die in der Vergangenheit im Krankheitsfall notwendige Ausstellung von Behandlungs-scheinen durch das Sozialamt weitgehend entfällt. Mit der elektronischen Gesundheitskarte ist auch für Flüchtlinge bei akuter Erkrankung der direkte Gang zum Arzt unkom-pliziert geworden.

Für die Zukunft plant die citeq weitere Anwendungs-szenarien zur Nutzung von De-Mail: So sollen etwa Foto-grafen Portraits für einen neuen elektronischen Personal-ausweis künftig ebenfalls per De-Mail an das Bürgeramt der Stadt Münster senden können.

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SCHWERPUNKT: IT UND FLÜCHTLINGE

Noch eine IT-Lösung? Die neue E-Akte zum Flüchtlingsmanagement

› Von 2012 bis 2015 stieg die Anzahl der Flüchtlinge und Asylsuchenden in Baden-Württemberg von rund

zehn Tausend auf knapp 95 Tausend – eine Steigerung von beinahe 900 Prozent und eine gewaltige Herausforde-rung für die Landeserstaufnahmestellen und die unteren Aufnahmebehörden. Das erhöht den Handlungsdruck für neue IT-Lösungen immens.

In Baden-Württemberg ankommende Flüchtlinge werden in den Landeserstaufnahmestellen (LEA) mit Hilfe des landes-einheitlichen Verfahrens MigVIS registriert, welche ihre Daten anschließend an die unteren Aufnahmebehörden (UAB) – in Baden-Württemberg sind dies die Stadt- und Landkreise – weiterleiten, wobei sie bisher meist mit Listen in Papierform oder mit Excel-Dateien arbeiteten.

Insbesondere für die Unterbringung gab es bislang keine standardisierte Softwareunterstützung. Durch die manuelle Neueingaben der Daten in die Folgesysteme entstand bei ohnehin schon knappen Ressourcen unter hohem zeitlichen Druck ein erheblicher Mehraufwand: Schreibfehler und Doub-letten waren die Folge.

In der Konsequenz mussten die beteiligten Behörden bis zur Korrektur etwaiger fehlerhaft erfasster Daten in MigVIS mit uneinheitlichen Datenbeständen arbeiten. Eine übergreifend strukturierte und einheitliche Ablage aller Dokumente zum Asyl-suchenden war ebenfalls nicht möglich.

Neben der menschlichen Dimension, die der Flüchtlings-strom mit sich bringt, stellte sich angesichts dieser Entwick-lung für den baden-württembergischen DV-Verbund die zen-trale Frage, wie die von ihm betreuten Kommunen durch eine skalierbare, durchgängige Erfassung und Verarbeitung mög-lichst vieler flüchtlingsbezogener Daten zeitnah in ihrer tägli-chen Arbeit bei der Registrierung, Versorgung, Unterbringung und Integration der Asylsuchenden unterstützt werden können.

TASK FORCE ENTWICKELT PROTOTYPIm Spätherbst 2015 gründete der DVV nach ersten Sondie-rungsgesprächen mit den kommunalen Spitzenverbänden un-ter Federführung des Zweckverbands Kommunale Informa-tionsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF) eine Task Force, die gemeinsam mit Vertretern der Stadt- und Landkreise eine umfassende Bedarfsanalyse durchführte, um eine Prozess-beschleunigung in der Bearbeitung der Flüchtlingsströme zu erreichen.

Auf der Grundlage der sich herauskristallisierenden An-forderungen hat ein vom Landkreistag benanntes Exper-tengremium sich für die Entwicklung eines IT-gestützten Flüchtlingsmanagements auf Basis des Dokumentenmana-gementsystems DOKUMEA ausgesprochen. Zielvorstellung war es, möglichst alle personenbezogenen Daten vom Alter und Familienstand über das Herkunftsland bis hin zu individu-ellen Sprachkenntnissen und zur Berufsausbildung in einem Vorgang zusammenzufassen.

In knapp vier Monaten entwickelte die Task Force in Zu-sammenarbeit mit Praktikern aus baden-württembergischen Stadt- und Landkreisen ein voll funktionsfähiges System, so-dass bereits am 15. Januar 2016 der erste Prototyp der neuen E-Akte vorgestellt werden konnte.

DURCHGÄNGIGE DATENVERWALTUNG: DIE E-AKTE IM EINSATZ Die neue E-Akte Flüchtlingsmanagement wird bereits seit An-fang Mai im Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald eingesetzt. Der im Landesverfahren MigVIS erfasste Datenbestand wurde dafür automatisiert in das neue System importiert und mit allen notwendigen zusätzlichen Datenfeldern angereichert.

Die Funktionalität gliedert sich im Wesentlichen in die Be-reiche Unterbringung, Fallmanagement, Sozialarbeit und Ar-beitsmarktintegration. Personenbezogene Dokumente wie zum Beispiel eingescannte Papiere, E-Mails, Bilder oder Office- Dokumente können ab sofort direkt beim Fall abgelegt und für die Wiedervorlage gekennzeichnet werden. Aufgrund der zent-ralen Verwaltung aller Informationen und Dokumente stehen zu jedem Flüchtling immer die aktuellsten Daten zur Verfügung.

Mitarbeiter angrenzender Behörden wie Unterbringer, Sozialarbeiter oder Datenmanager können auf Grundlage eines umfangreichen und datenschutzkonformen Berechti-gungssystems den Zugriff auf die Daten und Dokumente einer spezifischen Fallakte erhalten. Statistische Auswertemöglich-keiten und der Zugriff mit mobilen Endgeräten sorgen für einen hohen Anwenderkomfort.

EIN BLICK AUF DIE DETAILS ► Unterbringung: Im Rahmen der Unterbringung lassen

sich einzelne Unterkünfte im System anlegen und ver-walten. Hierbei werden alle notwendigen Daten wie Unterkunft, Träger, Raumkapazitäten, Raumbelegung

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SCHWERPUNKT: IT UND FLÜCHTLINGE

oder Ausstattung erfasst und dokumentiert. Es ste-hen Funktionen zur automa-tisierten Ermittlung von Un-ter-bringungsmöglichkeiten anhand der angegebenen Suchkriterien (inklusive Mög-lichkeiten für Familienzuwei-sungen) zur Verfügung.

► Fallmanagement: Im Fallmanagement werden Da-ten zur Gesundheit, zur sozi-alen Beratung und Betreuung sowie zu Integrationsmaßnah-men erfasst. Für die soziale Beratung und Betreuung sind eine Termin-verwaltung sowie die Do-kumentation der einzelnen Maßnahmen möglich, sodass jederzeit die vollständige His-torie für den jeweiligen Asylsu-chenden eingesehen werden kann. Kurse und Qualifizie-rungen im Rahmen der Inte-grationsmaßnahmen können ebenfalls entsprechend ausge-wertet werden.

Im Abschnitt Gesundheit werden Arztkontakte und we-sentliche gesundheitsbezogene Daten wie etwa Basis-information zu Gesundheit und zu ärztlicher Betreuung dokumentiert. Dafür kann auch auf bereits in der Behör-de vorhandene zentrale Adressdatenbestände zurück-gegriffen werden.

► Auswertungen/Statistik: Über Trefferlisten können jeg-liche Auswertungen vorhandener Daten angezeigt und für die grafische Aufbereitung exportiert werden. Vordefinierte Reports und Statistiken, beispielsweise zur Belegung, können direkt per Mausklick abgerufen wer-den.

► Mobiler Zugriff: Über entsprechende Konnektoren kön-nen Aktenzugriffe auch über mobile Endgeräte erfolgen. Somit besteht die Möglichkeit, notwendige Daten und Dokumente direkt vor Ort über Mobiltelefone oder Ta-blets einzusehen und gegebenenfalls Bilder von Per-sonen, Räumen oder Unterkünften in die Akte hochzu-laden. Über bereits vorhandene Schnittstellen können diese Daten zum Beispiel an das Ausländer- oder Sozi-alhilfeverfahren übergeben werden.

EIN AUSBLICKDie E-Akte Flüchtlingsmanagement wurde zunächst auf das Aufgabenspektrum der sogenannten „unteren Aufnahmebe-hörden“ ausgelegt. Eine sukzessive Erweiterung der Funk-tionalität ist geplant, damit auch die Kommunen von der neuen Lösung profitieren, die für die Organisation der Anschlussun-terbringung verantwortlich sind. Ob auch eine automatische Rückschreibung der Daten zu MigVIS möglich sein wird, ist abhängig von einer Öffnung der Schnittstellen auf Landesseite.

Derzeit haben bereits 28 der insgesamt 35 baden-würt-tembergischen Landkreise ihr Interesse am Einsatz der neuen E-Akte bekundet, so dass lange, unflexible Excel-Listen oder gar Papierausdrucke bei der Bearbeitung von Asylanträgen demnächst wohl der Vergangenheit angehören werden.

AUTOR: STEFAN ROTTER, KIVBF

Videochat mit der Verwaltung› Dataport bietet einen neuen Video-Dolmetsch-Service

für Behörden. Dieser ermöglicht nicht-deutschspra-chigen Bürgern und Flüchtlingen die Kommunikation mit der Verwaltung. Rund 750 Dolmetscher für mehr als 40 Sprachen stehen bereit.

Für viele der zurzeit über neun Millionen Ausländer in Deutsch-land ist die Amtssprache Deutsch eine Hürde bei Behörden-gängen. Fehlende Deutschkenntnisse bei Bürgern und Flücht-lingen stellen aber auch Meldeämter, Bürgerbüros und andere Institutionen vor Herausforderungen: Um rechtssicher mit-einander zu kommunizieren, sind qualifizierte Dolmetscher erforderlich. Der Service von Dataport und SAVD verbindet die Sprachexperten per Video-Telefonie über das Internet mit deutschen Ämtern. Dolmetscher werden bei Bedarf per Soft-ware angefordert. Innerhalb von zwei Minuten stehen so bei-spielsweise Experten für Arabisch, Dari oder Farsi bereit. Das spart sowohl Wegegeld als auch Reisezeit für Dolmetscher und entlastet die Mitarbeiter in den Behörden.

Johann Bizer, Vorstandsvorsitzender von Dataport: „Verwal-tungen müssen flexibel auf sich ändernde Anforderungen re-agieren. Im vergangenen Jahr ist beispielsweise die Zahl der nach Deutschland einreisenden Flüchtlinge stark gestiegen. Über eine Million von ihnen treten jetzt mit unterschiedlichen Behörden in Kontakt. Unser Video-Dolmetsch-Service senkt die Sprachbarrieren und zeigt beispielhaft, wie moderne In-formationstechnik dabei hilft, Ressourcen gemeinsam effektiv und bedarfsabhängig zu nutzen.“

Dataport realisiert den Video-Dolmetsch-Service sowohl für Tablet-PCs als auch für von Dataport gemanagte Compu-ter, Notebooks oder Video-Konferenzraum-Systeme. Der User Help Desk von Dataport unterstützt dabei die Anwender und sorgt dafür, dass die Verbindung zum Sprachexperten im Stö-rungsfall schnell wieder steht. Wenn nötig, sitzt der passende Dolmetscher bei jedem Verwaltungsbesuch per Video mit am Tisch und unterstützt die Kommunikation.

AUTORIN: BRITTA HEINRICH, DATAPORT

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INTERVIEW

Impulse und AnregungenIm Gespräch: Gerold Münst, Stadt LüneburgHerr Münst, die Hansestadt Lüneburg ist von der letzten Vitako-Versammlung als Mitglied gewählt worden. Was hat Sie zum Beitritt bewogen?Die Themen in den Kommunen sind bundesweit doch sehr ähnlich. Um das Rad nicht immer neu erfinden zu müssen, um effizienter arbeiten und gemeinsam voneinander profitieren zu können, erwarte ich mir Impulse und Anregungen von dieser Arbeitsgemeinschaft.

Ist auch ein Beitritt bei ProVitako für Sie von Interesse?Eine wesentliche Motivation für die Mitgliedschaft bei Vitako ist der Beitritt zur Einkaufsgenossenschaft, der bereits erfolgt ist. Hier erwarte ich vor allem weniger Aufwand und Rechtsicher-heit bei großen Ausschreibungen. Wenn dann noch ein Preis-vorteil dabei herauskommt: um so besser! Konkret stehen bei uns Beschaffungen im Bereich Endgeräte – PCs, Bildschirme, Arbeitsplatzdrucker, Laptops – und im Bereich HP-Netzwerk-komponenten an.

Wie ist die kommunale IT in Lüneburg aufgestellt? Die Hansestadt Lüneburg ist mit rund 75.000 Einwohnern Ober-zentrum und eine wachsende Stadt. Die kommunale IT hat sich als starker, eigenständiger Partner für die Stadtverwaltung eta-bliert. Ein stadteigenes Glasfasernetz schließt alle kommunalen Liegenschaften und Schulen an die beiden zentralen Rechen-zentren an. So gut wie alle kommunalen Verfahren und wichti-gen Anwendungen werden von der IT bereitgestellt. Neben der Kernverwaltung ist der Bereich IT auch Service-Dienstleister für städtische Gesellschaften und den stark wachsenden Be-reich der Schul-Pädagogik.

Derzeit betreut der städtische EDV-Bereich von der Grund-schule bis zum Gymnasium alle Schulformen sowohl mit der Ausstattung von Endgeräten, als auch mit einer einheitlichen pädagogischen Plattform. Sicherer, performanter WLAN- Zugang für mobile Geräte der Schulen und Schüler sowie die Ablösung der Kreidetafel durch digitale Whiteboards sind nur zwei der großen Themen in diesem Umfeld.

Welche Themen stehen bei Ihnen in der nächsten Zeit auf der Agenda? Bis Ende 2017 steht bei uns der Austausch der Endgeräte und der Wechsel auf Windows 10 an. Dabei liegt ein Schwerpunkt beim Thema „Mobiles Arbeiten“, ob für den Verkehrsaußen-dienst, für Vollstreckungsbeamte, Sozialarbeiter oder die Heim-arbeit, um nur einige Beispiele zu nennen. Weitere Themen sind der Umzug unseres Ausfall-Rechenzentrums, der Ausbau der WLAN-Infrastruktur in den städtischen Liegenschaften und Schulen und die weitere Anbindung der Fachverfahren für die digitale Langzeitarchivierung.

Neben diesen operativen Themen sind wir derzeit dabei, die strategische Ausrichtung des IT-Bereichs neu zu betrach-ten und zu bewerten. Der Fokus liegt dabei auf Prozessop-timierung, Sourcing-Strategie, Kostenstruktur und Personal-

bemessung. Dabei werden wir von ei-nem externen Partner unterstützt.

Werden Sie sich innerhalb der Vitako engagieren und bei-spielsweise in einer Facharbeitsgruppe mitarbeiten? Eine Arbeitsgemein-schaft funktioniert nur dann, wenn auch alle mitarbeiten. Je nach Thema und interner Ex-pertise wird sich auch die IT der Hansestadt Lüneburg in Facharbeitsgruppen engagieren. Welche das kon-kret sein werden, kann ich zurzeit noch nicht sagen. Dafür bin ich noch zu kurz dabei.

Was sind Ihrer Meinung nach die drei drängendsten The-men für die kommunale IT? Wie die jüngsten Ereignisse zeigen, ist IT-Sicherheit eines der großen und drängenden Themen. Für uns als kommunaler Dienstleister stellt sich hier auch die Frage, ob die Daten und Prozesse ausreichend sicher sind, wo sie verbessert oder gar ausgelagert werden müssen.

IT-Sicherheit ist auch Voraussetzung für ein weiteres wich-tiges Thema: die fortschreitende Entwicklung der Digitalisie-rung. Themen wie E-Akte, Bürgerkonto, Bürgerbeteiligung, Online-Dienste, One-Stop-Government und wie die Schlagwor-te alle heißen, können – und sollten – meiner Meinung nach ohne Vertrauen in die Sicherheit nicht vorangebracht werden.

Als drittes drängendes Thema möchte ich die Konsolidie-rung der IT-Landschaft ansprechen. Die zunehmende Kom-plexität, ständig steigende Anforderungen an Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit, die angespannte Haushaltslage vieler Kommunen und wachsende Ansprüche an Compliance und Si-cherheit verlangen auch von der kommunalen IT immer mehr Professionalität. Durch sinnvolle Kooperation und Zusammen-arbeit, zum Beispiel zwischen den Kommunen oder auch mit und zwischen den kommunalen IT-Dienstleistern, kann dies erreicht werden, ohne dass jede Kommune selbst alles aus einer Hand anbieten muss. Auf diese Weise bleibt beziehungs-weise wird die IT ein maßgeblicher Gestalter für die moderne Verwaltung und behält dabei die Kosten und Aufwände im Blick.

FRAGEN: HELMUT MERSCHMANN, VITAKO

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BERICHT AUS DER GESCHÄFTSSTELLE

Krise als Chance4. Zukunftskongress Staat & Verwaltung

› Am 21. und 22. Juni 2016 ist es wieder soweit: Zum 4. Mal ist die

Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister Partner des im Berliner Congress Centrum (bcc) am Alexanderplatz stattfinden-den Zukunftskongresses. Unser Mot-to: Die kommunale IT als „Mitgestalter des digitalen Wandels“.

Der Kongress hat sich zu einer zentralen Veranstaltung für Themen der Verwal-tungsmodernisierung – nicht allein auf dem Gebiet der IT – entwickelt. Für Vi-tako allemal ein interessantes Podium für die eigene Agenda. Neben dem ge-wohnten Messestand für Begegnungen und Networking ist Vitako vor allem in-haltlich in den Zukunftskongress invol-viert. Drei Best-Practise-Dialoge (siehe nächste Seite), ein Zukunftsforum und eine Präsentation von ProVitako in der „Arena der Lösungen“ umfassen die Beteiligung der Bundes-Arbeitsgemein-schaft am Kongress.

So hat Vitako-Geschäftsführerin Marianne Wulff die Moderation beim

Zukunftsforum II übernommen und dis-kutiert unter anderem mit NRW-CIO Hartmut Beuß, Landrätin Dorothea Störr-Richter und Jochen Zachgo (Bun-desforschungsministerium) zum The-ma „Von der E-Akte zur E-Verwaltung“ (21.6., 10.40 - 11.50 Uhr).

Vitako-Vorstand Johann Bizer vertritt im Zukunftsforum VI „Neue Wege zu ei-

nem nutzerfreund-lichen Dachportal“ die kommunale IT im Gespräch mit Beate Lohmann (BMI), Dieter Krebs (CIO Baden-Würt-temberg) und wei-teren Diskutan-ten (21.6., 16.45 - 18.00 Uhr).

V i t a k o - Vo r -stand Andreas Engel (CIO Stadt

Köln) diskutiert im Zukunftsforum X mit Heike Stach (BMI) zum Thema „IT-Kon-solidierung und IT-Strategie: Wohin geht die Reise bei Bund, Ländern und Kom-munen?“ (22.6., 15.45 - 17.00 Uhr).

Des Weiteren sind einige Vitako-Mitgliedshäuser im Kongressprogramm aktiv. Beispielsweise will Prosoz im Best-Pracitise-Dialog „Verwaltung 4.0 – ein schöner (Alp)Traum?“ drei kon-krete Handlungsfelder für eine moder-ne Verwaltung aufzeigen und das ITDZ Berlin thematisiert die „Herausforderun-gen beim Aufbau des Landesamtes für Flüchtlingsangelegenheiten“ (beide am 22.6., 8.45 - 9.30 Uhr). Das Thema des Best-Practise-Dialogs der Governikus

KG lautet „Unterstützung einer bedarf- und prozessorientierten Digitalisierung mit Governikus-Technologien“ (22.6., 11.00 - 11.45 Uhr).

VIEL POLITPROMINENZWas wäre der Zukunftskongress, der in diesem Jahr unter dem Motto „Kri-se als Chance – Gemeinsam handeln im föderalen Staat: Effizient und digital“ steht, wenn er nicht mit hochkarätigen Politikern und Politikerinnen aufwarten könnte? Bundesinnenminister Thomas de Maizière will in einer Diskussion mit Vertretern aus Wirtschaft, Zivilgesell-schaft und Wissenschaft der Frage „Wie fördern wir den gesellschaftlichen Zu-sammenhalt?“ nachgehen. (21.6., 9.00 - 10.15 Uhr).

Die Keynote des ersten Tages hält Bundesverteidigungsministerin Ursula von der Leyen zum Thema „Führung und Reformfähigkeit“ (12.00 - 13.00 Uhr). Am zweiten Tag spricht der nordrhein-west-fälische Finanzminister Norbert Walter-Borjans zum Thema „Steuergerechtigkeit braucht eine moderne Finanzverwaltung“ (11.50 - 12.15 Uhr).

Hinweise wollen wir auch auf den direkt im Anschluss stattfindende 15. E-Government-Wettbewerb, der beste Digitalisierungs-. Modernisierungs-, Ko-operations- und Infrastrukturprojekte vor-stellt und prämiert. Hier ist als Laudator der Staatsminister im Bundeskanzleramt, Helge Braun, vorgesehen.

Auf der nächsten Seite finden Sie unsere Best-Practise-Dialoge!

INTERN Nr. 3 | 2016 10

AUS DER GESCHÄFTSSTELLE

Zentrale Herausforderung4. Fachkongress des IT-Planungsrates am 9. und 10. Mai in Berlin

› Auf dem 4. Fachkongress des IT-Planungsrates bezeichnete der

CIO des Bundes, Klaus Vitt, die IT-Sicherheit als eine zentrale Heraus-forderung. Die Digitalisierung berge neben großem Nutzen auch zahlreiche Risiken, beispielsweise eine erhöhte Abhängigkeit und Verwundbarkeit der digitalen Infrastrukturen.

Mit dem IT-Sicherheitsgesetz seien Min-deststandards und Meldepflichten (in eineinhalb Jahren für alle Betreiber Kri-tischer Infrastrukturen verpflichtend) ein-geführt worden, die dazu dienten, andere Betreiber zu schützen. Vitt sprach sich am dieser Stelle für eine länderübergrei-fende, zentrale Steuerung aus.

Zentrale Register bei einer dezen-tralen Verwaltungsstruktur sieht auch das Kerndatensystem für Flüchtlinge vor. Fristgerecht zum 30. März sind die Voraussetzungen für die Erfassung der wichtigsten Daten inklusive biometri-

scher Informationen umgesetzt worden. Bis zum 30. Juni soll ein weiterer Da-tenkranz für die Erfassung von Gesund-heitsdaten und Bildungsinformationen integriert werden. Bislang können nur Ausländerbehörden auf das System zu-greifen, bis zum 1. November sollen die Meldeämter folgen.

Auf einer Podiumsdiskussion ver-trat der rheinland-pfälzische CIO, Ran-dolf Stich, die Auffassung, dass die große Zahl von Anwendungen und Verfahren in Kommunen dringend konsolidiert und standardisiert werden müsse. Klaus Vitt kündigte an, dass XAusländer in das Kerndatensystem integriert werden soll.

Die Frage, ob eine zentralere Struk-tur in der öffentlichen Informationstechnik den Erfolg von IT-Projekten vergrößere, beherrschte die Diskussionen auf dem Fachkongress an vielen Stellen. Johan-nes Ludewig, Vorsitzender des Normen-kontrollrats, forderte einmal mehr, das Bewusstsein für IT auf höchster Ebene

zu schärfen, dann komme Erfolg „von oben nach unten“ gewissermaßen auto-matisch. Gastgeber Andreas Statzkow-ski, Staatssekretär im Berliner Senat, verwies darauf, dass es in jedem Fall wichtig bleibe, möglichst viele Länder in Entscheidungen einzubinden.

Hartmut Beuß, CIO in Nordrhein-Westfalen, zeigte am Beispiel Asyl auf, dass die notwendige Finanzierung von IT-Projekten normalerweise nicht so ein-fach zu realisieren sei, und forderte eine bessere finanzielle Ausstattung. Johan-nes Ludewig empfahl, die Bund-Länder-Finanzverhandlungen zu nutzen, um IT-Projekte und ihre Finanzierung stra-tegisch voranzubringen. Naturgemäß, muss man wohl im Falle einer Bund-Länder-Veranstaltung sagen, kam die kommunale Stimme wenig zu Wort.

AUTOR: HELMUT MERSCHMANN, VITAKO

Elektronischer Workflow beim Flüchtlingsmanagement21. Juni 2016, 14.45 Uhr - 15.30 Uhr

Der Prozess von der Erst-Registrierung von Flüchtlingen bis hin zur Integration ist optimierungsfähig. Bisher fehlt ein durch-gängig elektronischer Vorgang, in dessen Verlauf alle notwendigen Informationen von verschiedenen beteiligten Behörden – je nach Aufgabe - eingesehen und be-arbeitet werden können. Es ist daher aus unserer Sicht zwingend notwendig, übergreifende Lösungen für die elektro-nische Aktenführung bzw. elektronische Vorgangsbearbeitung zu erarbeiten und Standards für den Integrationsprozess zu schaffen.

Referenten: Dr. Johann Bizer (Data-port), Alexander Schroth (AKDB), Mari-anne Wulff (Vitako),

Best-Practice-Dialog 2.7 Best-Practice-Dialog 5.3 Best-Practice-Dialog 7.2

Konsolidierung in der Kommunalen IT

22. Juni 2016, 9.45 Uhr – 10.30 Uhr

Konsolidierung der öffentlichen IT ist nicht nur ein Schlagwort, sondern fin-det bereits vielfach statt. Kommunale IT-Dienstleister betreiben schon heute gemeinsame Dienste, tauschen Leis-tungen untereinander aus, betreiben ge-meinsame Rechenzentren oder bieten Rechenzentrums-Leistungen für ande-re an und beschaffen gemeinsam Hard- und Software. Wir stellen erfolgreiche Praxisbeispiele vor, tauschen Erfahrun-gen aus und diskutieren über zukünftige Entwicklungschancen der kommunalen IT-Dienstleister.

Referenten: Gerd Schramm (Dataport) und Andreas Engel (KDN) im Gespräch mit William Schmitt (KIVBF)

Digitale Agenda für Kommunen und Regionen22. Juni 2016, 14.00 Uhr – 14.45 Uhr

Die digitale Qualität wird zum entschei-denden Standortfaktor für Kommunen. Welche gemeinsamen Ziele und eigenen Akzente müssen Kommunen entwickeln, um Agenda-Prozesse auf kommunaler und regionaler Ebene zu starten? Kom-munale Entscheider berichten.

Referenten: Guido Kahlen (angefragt), Burkhard Dregger (CDU Berlin), Marian-ne Wulff (Vitako)

INTERN Nr. 3 | 2016 11

NEUES AUS DEN FACHARBEITSGRUPPEN

Bedrohung durch RansomwareTreffen der FAG IT-Sicherheit am 19. und 20. Mai bei Dataport Hamburg

› Um der guten Resonanz aus dem vorangegangenen Treffen gerecht

zu werden, eröffneten die Sicherheits-experten die Sitzung mit einer Aus-tauschrunde zu den aktuellen Bedro-hungen und Sicherheitsvorfällen in ihren Häusern. Es zeigte sich, dass die Bedrohung durch Ransomware immer noch sehr aktuell ist und die Kommunen in Atem hält.

Denn auch Kommunen und ihre IT-Systeme sind vermehrt ins Visier von Cyberattentätern geraten. In Extremfäl-len musste der Bürgerservice in betrof-fenen Kommunalverwaltungen zeitweise ausgesetzt werden, um befallene Rech-ner neu aufzusetzen und weitere Sofort-maßnahmen zu treffen.

Doch es gibt Gegenmaßnahmen: ► Einige Kommunen und

Dienstleister haben sich unter anderem dafür entschieden auf E-Mail-Anhänge ganz zu verzichten beziehungsweise diese vor dem Zustellen an den Benutzer auto-matisiert zu bearbeiten (beispiels-weise durch Umwandeln in PDF, Entfernen von Makros).

► Oder sie unterbinden den Down-load ausführbarer Dateien,

► setzen zentral gemanagte Virenlö-sungen ein,

► sperren den Zugang zu privaten Web-Mailern

► und begegnen der Bedrohung mit Mechanismen der Dateiausfüh-rungsverhinderung.

Letzteres erlaubt dem Nutzer nur be-stimmte vorher definierte Programme auszuführen, was aber in der hetero-genen Anwendungslandschaft kommu-naler Verwaltungen durchaus Probleme verursachen kann. Beispielsweise wenn Fachverfahrensanwendungen durch die Ausführungsverhinderung blockiert wer-den. Hier sind ein hoher Konfigurations-aufwand und ein zeitintensives „Anler-nen“ der Software notwendig.

Über diese eher technischen Aspek-te hinaus diskutierten die Fachleute auch

die mögliche Zusammenarbeit mit den Behörden, wie den Landeskriminaläm-tern, dem Bundeskriminalamt oder auch lokalen Polizeidienststellen und inwieweit Sicherheitsvorfälle zur Anzeige gebracht werden sollten.

KOOPERATION MIT BEHÖRDENNeben der reinen statistischen Auswert-barkeit der Fallzahlen seitens der Sicher-heitsbehörden und einer möglichen, wenn auch unwahrscheinlichen Täter-ermittlung birgt der angezeigte Sicher-heitsvorfall einen weiteren positiven Ef-fekt: Awareness. Denn für eine Anzeige ist es notwendig, dass die Geschäftsfüh-rung oder Fachleitung involviert wird, wo-mit auch zusätzliche Aufmerksamkeit für das Thema Informationssicherheit an der richtigen Stelle erzeugt wird. Gleichwohl herrschte hier unter den Experten auch eine gewisse Unsicherheit, was als kon-kreter Sicherheitsvorfall angezeigt wer-den sollte, wie und an wen die Anzeige

gestellt wird und vor al-lem wie eine B e w e i s s i -cherung aus-sehen kann. Hier müssen klare Rege-lungen her, so der Tenor

auf der Facharbeitsgruppentagung.Im weiteren Verlauf der Sitzung

diskutierten die IT-Sicherheitsexperten Wege und Möglichkeiten zu einem Vita-ko-Netzwerk „Cyberattacken“. Das Vor-haben soll Vitako-Mitgliedern zunächst eine Systematisierung des oben be-schrieben Austauschs zu Sicherheitsvor-fällen bieten. Auf der noch zu spezifizie-renden Plattform können Informationen zu kategorisierten Sicherheitsvorfällen, Ansprechpartner zur Hilfestellung, aber auch Maßnahmen zur Behandlung der Bedrohung von Berechtigten aus den Mitgliedshäusern eingestellt und abge-rufen werden. Eine Task Force wird nun ein Konzept für das Netzwerk „Cyber-attacken“ entwickeln.

PRÄSENTATION VON SICHERHEITSLÖSUNGENDer zweite Sitzungstag in Hamburg war geprägt durch Präsentationen von Anbie-tern von Sicherheitslösungen. So stellte die Firma Checkpoint ihre ganzheitlichen IT-Sicherheitslösungen vor. Diese sind als Appliances erhältlich und bieten ne-ben den klassischen signaturbasierten Schutzmethoden auch Mechanismen für einen umfassenden Zero-Day-Schutz wie zum Beispiel Sandboxingtechnologi-en zur Emulation von Dateiausführungen in virtualisierten und isolierten Betriebs-systemumgebungen oder der soge-nannten Threat Extraction, wo mögliche Bedrohungen aus Downloads und Mail-anhängen extrahiert werden.

In einem weiteren Vortrag nahm die Firma Kaspersky die versammelten Zu-hörer mit auf eine Zeitreise in die Welt der Viren und Hackerangriffe. Waren es in den 1970er- und 1980er-Jahren noch vergleichsweise harmlose Viren auf Kommandozeilenebene, so hat sich die Bedrohungslage im Laufe der Zeit zunehmend in eine kriminelle Richtung mit Banking-Trojanern, Ransomware oder Industrie- und Forschungsspiona-ge entwickelt.

Auch die reine Anzahl der Bedrohun-gen hat sich in den letzten Jahren poten-ziert, so verzeichnet die Firma Kaspersky aktuell circa 310.000 neue Malwares pro Tag. Man sieht an diesen Zahlen, dass die Gefährdungslage, die freilich nicht nur die öffentliche IT, sondern auch IT-Systeme der Wirtschaft und von Privat-nutzern betrifft, keineswegs abnimmt. Im Gegenteil ist damit zu rechnen, dass im-mer raffiniertere Methoden des Hacking und Ausspähens in Umlauf geraten und eventuell auch in IT-Systeme gelangen. Insofern ist ein Cyberattacken-Melde-netzwerk, worüber aktuelle Attacken ge-meldet, analysiert und die anderen Teil-nehmer davor gewarnt werden können, umso dringlicher.

AUTOR: DANIEL GRIMM, VITAKO

… Vitako-Netzwerk zur Meldung von

Cyberattacken in Planung...

INTERN Nr. 3 | 2016 12

NEUES AUS DEN FACHARBEITSGRUPPEN

Störerhaftung und andere ThemenAm Rande des AKN Forums tagte die Vitako-FAG Netze und Systeme

› Der Arbeitskreis Kommunikation und Netze (AKN) des Deutschen

Städtetages veranstaltet seit über drei Jahrzehnten das „Forum Kommuni-kation und Netze„. In diesem Jahr fand vom 6. bis 7. April 2016 das 33. AKN-Forum in Rotenburg an der Fulda statt. Die Veranstaltung richtet sich an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Verwaltungen und bei öffentlichen IT-Dienstleistern, die sich in ihrem Arbeits- und Verantwortungsbereich sowohl mit technischen, als auch mit organisatorischen Fragen elekt-ronisch basierter Verwaltungsdienst-leistungen befassen.

So wurden, überwiegend von Mitglie-dern des AKN, praxisorientierte Vorträ-ge zu den Schwerpunktthemen Digitale Verwaltung und Mobilität, IT-Sicherheit, Offene WLAN-Strukturen in Städten, IP-Kommunikation und Netze sowie Breitbandausbau angeboten. Auf der

diesjährigen Veranstaltung hielt Vitako- Vorstandsvorsitzender, Peter Kühne, die Keynote und eröffnete damit einen Rei-gen sehr interessanter vielschichtiger Fachvorträge.

Beim Thema IT-Sicherheit standen insbesondere die Kooperation von Bund, Ländern und Kommunen sowie die Mit-gestaltungsmöglichkeiten der kommuna-len Ebene bei der Modernisierung des IT-Grundschutzes im Vordergrund. Weitere wichtige Impulse lieferte der Themen-block „Digitale Verwaltung und Mobilität“ mit aktuellen Trends wie beispielsweise der Nutzung von Apps für das mobile Ar-beiten in der Verwaltung.

Kommunen beschäftigen sich, auch vor dem Hintergrund des nun anstehen-den Wegfalls der Störerhaftung zuneh-mend mit offenen WLAN-Strukturen in Städten. Ein Praxisbeispiel aus München und ein Vortrag, der die rechtlichen As-pekte behandelte, verdeutlichten dies auch auf dem AKN-Forum.

Der zweite Tag stand vorrangig im Zeichen technischer Aspekte. Im The-menblock „IP-Kommunikation und Netze“ wurden unter anderem die Entwicklung und Verbreitung von IPv6 und All-IP prä-sentiert und diskutiert. Vor der abschlie-ßenden Diskussionsrunde zum Thema Breitbandausbau verdeutlichten Vertre-ter des jeweiligen Lagers die Breitband-strategie der Deutschen Telekom bezie-hungsweise die Strategie aus Sicht der Provider.

Fast schon traditionell tagte die Vitako-Facharbeitsgruppe Netze und Systeme im Anschluss an das AKN-Fo-rum. Die Sitzung war aufgrund der vor-gerückten Stunde relativ kurz und vor allem geprägt durch Themenfindung und Berichten aus den Mitgliedshäusern zu aktuellen Sicherheitsvorfällen.

AUTOR: DANIEL GRIMM, VITAKO

Penetrationstest und Auditierung› Auf der letzten Sitzung der Fach-

arbeitsgruppe Kfz-Wesen am 14. April in Berlin berichteten die Teilneh-mer eingangs über ihre Fortschritte bezüglich der Sicherheitsanforderun-gen im Projekt i-KFZ.

Das Kraftfahrtbundesamt (KBA) fordert für alle dezentral an das Verfahren ange-schlossenen Teilnehmer bis zum 31. Juli 2016 den Nachweis eines Penetrations-tests der relevanten IT-Systeme. Hier-für hat das KBA Anforderungen an den Penetrationstest und ein Audit definiert. Das Audit ist zusätzlich für Teilnehmer nachzuweisen, welche nicht ISO 27001 beziehungsweise nach IT-Grundschutz zertifiziert sind.

Die Teilnehmer der Facharbeits-gruppe berichteten, dass sie den Pene-trationstest und die Auditierung bereits durchgeführt haben beziehungsweise diese momentan planen und rechtzei-

tig zum Stichtag abgeschlossen haben werden.

Der langjährige Facharbeitsgrup-penleiter Hans Jürgen Friebe wurde in der letzten Sitzung in den Ruhestand ver-abschiedet. Die Vitako-Geschäftsstelle dankt Herrn Friebe für die erfolgreiche und immer konstruktive Zusammenar-beit. In der anschließenden offenen Wahl wurde Christoph Kratzer von der AKDB einstimmig zum künftigen Facharbeits-gruppenleiter gewählt.

LÖSUNG MIT MARKTSTANDARDSBezüglich des Projektes i-KFZ gab es einen weiteren wichtigen Punkt, den die Experten diskutierten. Das KBA hatte in einem Schreiben im März mitgeteilt, dass das für die Absicherung der Daten-kommunikation mit dem KBA eingesetzte Verschlüsselungsprodukt „PrivateWire“ durch den Hersteller nach einem Besit-zerwechsel überraschend aufgekündigt

worden ist. Dieser Umstand veranlasste die Facharbeitsgruppe, hierin eine deut-liche Chance zu sehen, um von dem bis-her gewählten Sonderweg der sicheren Datenkommunikation über das Produkt „PrivateWire“ abzurücken und stattdes-sen zu einer auf Marktstandards basie-renden Lösung zu wechseln.

Im letzten Teil der Sitzung war Tors-ten Ledwig vom Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI) zu Gast und berichtete über die neues-ten Entwicklungen aus den Bundesbe-hörden. Demnach soll zunächst das Ge-setzgebungsverfahren für die Stufe 2 bis Oktober diesen Jahres abgeschlossen sein und zeitgleich dazu die Testumge-bung des KBA zur Verfügung stehen. Der Produktivgang der Stufe 2 soll neuesten Informationen zufolge Anfang des zwei-ten Quartals 2017 erfolgen.

AUTOR: DANIEL GRIMM, VITAKO

INTERN Nr. 3 | 2016 13

NEUES AUS DEN FACHARBEITSGRUPPEN

Europäische DSGVO in Kraft Was müssen kommunale IT-Dienstleister beachten?

› Nach fast 10-jähriger Diskus- sion über ein gesamteuropäi-

sches Vorgehen zur Neuregelung und Harmonisierung von Datenschutz-bestimmungen wurde am 27. April 2016 die neue Datenschutzgrundver-ordnung (DSGVO) im Europäischen Amtsblatt veröffentlicht. Die Verord-nung zielt auf eine Vereinheitlichung des geltenden Datenschutzrechts in den Mitgliedstaaten und sollte die Be-stimmungen in Bezug auf die verän-derten technischen und gesellschaft-lichen Entwicklungen modernisieren. Die DSGVO tritt Mitte 2018 in Kraft.

Verordnungen müssen nach EU-Recht (anders als Richtlinien, die in nationale Gesetze gegossen werden) direkt um-gesetzt werden. In diesem Fall haben die Mitgliedstaaten zwei Jahre Zeit, ihre bestehenden Normen zu überprüfen und an die DSGVO anzupassen. Das bedeu-tet: Nationales Recht, das der DSGVO widerspricht, ist aufzuheben beziehungs-weise der Verordnung anzupassen. Des Weiteren sind Regelungsaufträge der DSGVO zwingend umzusetzen und die Handlungsoptionen, die die DSGVO be-reitstellt, können genutzt werden.

Ende April trafen sich in Berlin die beiden Vitako-Facharbeitsgruppen IT und Recht sowie Datenschutz zu einer gemeinsamen Sitzung, um sich über den aktuellen Stand des Gesetzestextes der DSGVO und über mögliche Auswirkun-gen auf kommunale IT-Dienstleister aus-zutauschen. Als Gastredner eingeladen waren Robert Weinhold von der Univer-sität Kassel und Jost Onstein aus dem Referat Datenschutzrecht im Bundesmi-nisterium des Innern.

Robert Weinhold führte in das Th-menfeld DSGVO ein. Die Verordnung gilt nach Art. 2 Abs. 1 für die ganz oder teil-weise automatisierte Verarbeitung per-sonenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung per-sonenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder ge-speichert werden sollen. Der räumliche Anwendungsbereich ergibt sich aus Art. 3. Demnach trifft die Verordnung Rege-lungen für die Verarbeitung personen-

bezogener Daten von Unternehmen, die eine Niederlassung in der EU haben, auch wenn die Verarbeitung der Daten selbst nicht in der EU erfolgt. Sie gilt also auch bei der Verarbeitung personenbe-zogener Daten durch private Personen, die sich in der EU aufhalten und für Ver-antwortliche oder Auftragsdatenverarbei-ter, die sich nicht in der EU aufhalten, sofern die Datenverarbeitung im Zusam-menhang damit steht.

ÄNDERUNGEN FÜR AUFTRAGSDATENVERARBEITUNGFür kommunale IT-Dienstleister lassen sich aus den Regelungen der DSGVO Änderungen für die Datenverarbeitung im Auftrag ableiten. Die DSGVO geht davon aus, dass jede Art der Übermitt-lung von personenbezogenen Daten unter den Begriff der Datenverarbeitung fällt. Da es in der DSGVO keine Unter-scheidung zwischen Datenverarbeitung von öffentlichen und nicht-öffentlichen Stellen gibt, wären die IT-Dienstleister in der Folge als weisungsunabhängige Einrichtungen direkt von den Regelun-gen der DSGVO betroffen. Nach bisheri-gem deutschen Datenschutzrecht gelten IT-Dienstleister, die Daten im Auftrag von Kommunen verarbeiten, als Auftragneh-mer der öffentlichen Stelle, selbst wenn sie privatrechtlich organisiert sind.

Jost Onstein wies in seinem Beitrag darauf hin, dass die geplante nationale

Gesetzgebung im Bereich der öffentli-chen Stellen einen weitgehenden Erhalt der bisherigen nationalen Regelungen vorsehe. Die Weiterverarbeitung von öf-fentlichen Daten kann in bestimmten Fäl-len vom nationalen Gesetzgeber geregelt werden, zum Beispiel wenn die öffentli-che Sicherheit betroffen ist, zur Verhinde-rung von Straftaten oder wenn wichtige wirtschaftliche und finanzielle Interessen der Mitgliedstaaten betroffen sind.

Der Bund plant den vom EU-Recht gewährten Regelungsspielraum zu nut-zen und die Frage der Datenweiterver-arbeitung mit eigenen Regelungen für öffentliche und nicht-öffentliche Stellen zu definieren. Ziel sei es, die Datenverar-beitung öffentlicher Stellen explizit selbst zu regeln, während die Datenverarbei-tung zu wirtschaftlichen Zwecken voll mit den Vorgaben der DSGVO harmonisiert werden muss.

Die DSGVO lässt den Mitgliedstaa-ten eine Übergangsfrist von zwei Jahren, theoretisch wäre daher bis Mitte 2018 ausreichend Zeit für die notwendigen An-passungen. Wegen der bevorstehenden Bundestagswahlen im Herbst 2017 muss allerdings das Nachfolgegesetz zum be-stehenden Bundesdatenschutzgesetz noch in dieser Wahlperiode verabschie-det werden. Das BMI erarbeitet derzeit einen entsprechenden Entwurf.Link zur EU-DSGVO

AUTORIN: TINA SIEGFRIED, VITAKO

INTERN Nr. 3 | 2016 14

NEUES AUS DEN FACHARBEITSGRUPPEN

Ersetzendes Scannen Handreichung für Kommunen und IT-Dienstleister in Arbeit

› Bei der Einführung elektronischer Akten bestehen in der kommu-

nalen Praxis oftmals Unsicherheiten im Umfang mit dem Thema ersetzen-des Scannen und der anschließen-den Vernichtung von Papierorigina-len. Idealerweise sollen elektronische Akten das Papier ersetzen – aber nicht in jedem Fall. Typische Fragen sind: Was darf gescannt werden, welche Dokumente müssen erhalten bleiben? Wer darf scannen, welcher Scanner ist zu verwenden? Hat ein „Digitalisat“ im Streitfall Bestand vor Gericht? Welche organisatorischen und technischen Maßnahmen müssen für welche Doku-mententypen ergriffen werden?

Die gesetzlichen Anforderungen an den Scanprozess sind dabei meist eindeu-tig: Es soll eine bildliche und inhaltliche Übereinstimmung zwischen Original und Scanprodukt bestehen, die Übereinstim-mung muss nachgewiesen werden und es muss einen Schutz vor Informati-onsverlusten oder -änderungen geben. Außerdem müssen die Lesbarkeit dau-erhaft gesichert sein und entsprechende Datenträger zum Einsatz kommen.

Die vom BSI herausgegebene Tech-nische Richtlinie zum ersetzenden Scan-nen (BSI TR-03138 Ersetzendes Scan-nen (RESISCAN), kurz TR-Resiscan, bietet einen Handlungsleitfaden für Ver-waltungen, Wirtschaft und Justiz und benennt grundsätzliche sicherheitsrele-vante Maßnahmen, die beim Scannen zu berücksichtigen sind.

Bei vielen kommunalen Praktikern ist allerdings der Eindruck entstanden, dass die Vorgaben der TR-Resiscan zu komplex und auf die Vorgehensweise in Kommunalverwaltungen nicht immer übertragbar sind. Während einer Sit-zung der Vitako-Facharbeitsgruppe E-Government im Dezember 2015 hatte das BSI, vertreten durch Astrid Schuma-cher, über die Vorgaben der TR-Resis-can referiert und den Vitako-Mitgliedern angeboten, in den Dialog zu treten und gemeinsam zu praktikablen Lösungen zu gelangen. In dieser Sitzung entstand bei Vitako die Idee, eine Musterverfahrens-

anweisung für das Scannen in Kommu-nen zu erarbeiten und diese mit dem BSI abzustimmen.

Gleichzeitig beschäftigt sich die Fokusgruppe „Government as a Ser-vice“, die unter dem Dach des nationa-len IT-Gipfels aktiv ist, mit dem Thema „Rechtskonforme E-Akte. Der Landkreis Breisgau-Hochschwarzwald, vertreten durch Landrätin Dorothea Störr-Ritter, gehört hier zu den engagierten Mitstrei-tern, die sich für die Verbesserung der Akzeptanz von E-Akten in der Kommu-nalverwaltung einsetzen.

KOMMUNALE ANPASSUNGENIm April 2016 luden Vitako und der Land-kreis Breisgau-Hochschwarzwald ge-meinsam zu einem Expertengespräch ein, bei dem Kommunen und öffentli-che IT-Dienstleister mit dem BSI über die Weiterentwicklung der Richtlinie und eine grundsätzliche Verbesserung des Beweiswert erhaltenden Scannens diskutiert haben. Ziel der Veranstaltung war die Abstimmung über eine pragmati-sche und wirtschaftliche Umsetzung der technischen Richtlinie für das ersetzende Scannen in Kommunen. Die Teilnehmer dieser Sitzung waren sich einig, dass eine verbindliche Musterverfahrensbe-schreibung und eine Schutzbedarfsfest-stellung für eine alltagsverträgliche und rechtskonforme Umsetzung der E-Akte zu einer hohen Akzeptanz bei den kom-munalen Anwendern führen würde. An-geregt wurde die Einrichtung von zwei Arbeitsgruppen.

Bei Vitako hat daraufhin die Pro-jektgruppe „Ersetzendes Scannen“ ihre Arbeit aufgenommen. Unter der Leitung von Andreas Engel, Vorstand Vitako, und Tina Siegfried, Referentin für E-Govern-ment bei Vitako, hat sich diese Projekt-gruppe zum Ziel gesetzt, eine Muster- verfahrensbeschreibung für das „erset-zende Scannen in Kommunen auszuar-beiten. Dabei werden fünf verschiedene kommunale Scanprozesse analysiert.

Untersucht werden das Scannen am Arbeitsplatz, das fachbereichs- bezogene Scannen, das Scannen in ei-ner zentralen Poststelle, das Scannen

beim IT-Dienstleister und das Scannen bei einem externen Scan-Dienstleister. Die Projektgruppe erfreut sich großen Zulaufs, ist offen auch für Nicht-Vitako-Mitglieder und tagt das nächste Mal am 6. Juli 2016 in Köln.

Im Mai fand außerdem ein Gespräch zwischen Vitako, dem Landkreis Breis-gau-Hochschwarzwald und der KGSt statt. Die KGSt wurde eingeladen, ihre Kompetenzen zum Thema E-Akte und ersetzendes Scannen in den laufenden Prozess einzubringen. Unter der Leitung von Hortense Klein befasst sich eine Ar-beitsgruppe der KGSt damit, eine Klassi- fizierung des Schutzbedarfes kommu-naler Prozesse vorzunehmen und ent-sprechende Empfehlungen zu erarbei-ten. Diese Arbeitsgruppe trifft sich das nächste Mal voraussichtlich am 7. und 8. Juli 2016 ebenfalls in Köln.

Beide Gruppen wollen bis zum Herbst konkrete Ergebnisse ihrer Arbeit beim nationalen IT-Gipfel präsentieren.

Link zur TR-Resiscan mit Anlagen beim BSI

AUTORIN: TINA SIEGFRIED, VITAKO

INTERN Nr. 3 | 2016 15

MELDUNGEN

NEUE VORSTÄNDIN

› Ines Fiedler übernimmt im IT-Dienst-leistungszentrum Berlin (ITDZ Ber-

lin) die alleinige Vorstandsposition. Die 52-jährige Diplom-Wissenschaftsorga-nisatorin nahm Ihre Tätigkeit am 1. Mai 2016 auf und folgt damit auf Konrad Kandziora, der Ende November 2015 aus dem Amt geschieden ist.

Ines Fiedler, Vorständin ITDZ Berlin: „Ich freue mich sehr auf die neuen Aufga-ben: Gemeinsam mit meinen Kolleginnen und Kollegen möchte ich die Herausfor-derungen angehen, das ITDZ Berlin als serviceorientierten Dienstleister aufzu-stellen und so zu einem strategischen Partner der Berliner Verwaltung zu machen.“

Staatssekretär Andreas Statzkowski, Senatsverwaltung für Inneres und Sport Berlin: „Als langjährige Führungskraft bringt Ines Fiedler umfassende Experti-se aus der IT-Branche und hervorragen-de Kenntnisse der Berliner Verwaltung mit. Mit Ihrer Erfahrung aus der freien Wirtschaft wird Sie den Dienstleistungs-charakter des ITDZ Berlin stärken und weiterentwickeln.“

Ines Fiedler hat in verschiedenen Führungspositionen in der freien Wirt-schaft gearbeitet und bringt über 20-jäh-rige Erfahrung aus unterschiedlichen Bereichen der IT mit. Bis 2010 leitete Ines Fiedler als Prokuristin die Berei-che IT-Operations Germany und Eu-ropean IT-Relationship Management bei der KPMG IT Service GmbH, dem

IT-Dienstleister des Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmens KPMG.

In das IT-Dienstleistungszentrum Berlin kam Ines Fiedler im Jahr 2013 und übernahm zunächst die Führung der neu gegründeten Abteilung Infrastruktur und Basisdienste, die unter anderem den störungsfreien Betrieb der Netzwerke, Telefonanlagen, Arbeitsplatzcomputer und die Einhaltung von IT-Sicherheits-standards verantwortet. Seit dem 1. De-zember 2015 hatte sie neben ihrem Amt als stellvertretende Vorständin auch die Leitung der Abteilung Kunden und Lö-sungen im ITDZ Berlin inne. Hier war sie unter anderem für die Weiterentwicklung des Kundenmanagements zuständig.

TECHNISCHE RICHTLINIE FÜR E-MAIL-DIENSTE-ANBIETER

› Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat die fi-

nale Fassung der Technischen Richtlinie „Secure E-Mail Transport“ (TR-03108) veröffentlicht. Die Technische Richtli-nie richtet sich an Betreiber von E-Mail-Diensten und definiert ein Mindestmaß an IT-Sicherheitsmaßnahmen für E-Mail-Diensteanbieter, die einen siche-ren Betrieb ihrer Dienste gewährleisten möchten.

Die Technische Richtlinie ist die Fort-entwicklung des im August 2015 vorge-stellten Entwurfs der TR-03108, welcher in einer eigens zu diesem Zweck vom BSI gegründeten Arbeitsgruppe mit mehr als 20 E-Mail-Diensteanbietern aus Deutsch-land sowie verschiedenen europäischen Partnerbehörden finalisiert wurde.

Da es sich bei der bestehenden E-Mail-Infrastruktur, für welche die TR-03108 Anforderungen definiert, um eine internationale Infrastruktur handelt, hat das BSI eine entsprechende Neuausrich-tung der Technischen Richtlinie vorge-nommen. Dadurch können auch interna-tional agierende E-Mail-Diensteanbieter aus Deutschland sowie E-Mail-Dien-steanbieter aus anderen Ländern von der TR profitieren.

Im Zuge der kooperativen Weiter-entwicklung des Entwurfs durch die Ar-beitsgruppe wurden die Anforderungen der Technischen Richtlinie deutlich prä-zisiert und verständlicher ausgearbeitet. Zudem wurde das Profil für die Mindest-anforderungen erweitert. So werden die Technologien DNSSEC und DANE/TLSA nun von Beginn an verpflichtend von den Umsetzern der TR implementiert.

Darüber hinaus hat das BSI eine Prüfspezifikation erarbeitet, welche die Basis für das Zertifizierungsverfahren nach der TR-03108 bilden wird. Jeder E-Mail-Diensteanbieter erhält so die Mög-lichkeit, die Konformität seines Dienstes zu der Technischen Richtlinie gegenüber seinen Nutzern sowie Dritten nachzuwei-sen. Die TR und der Entwurf der Prüfspe-zifikation stehen auf der Webseite des BSI zum Download zur Verfügung:

Link

NACHFOLGER BESTIMMT

› Angaben des Behörden Spiegel zu Folge, hat Peter Batt (60) zum Juni

die Abteilung IT “Informationstechnik, Digitale Gesellschaft und Cybersicher-heit; IT-Direktor” im Bundesministerium des Innern (BMI) übernommen. Batt folgt damit auf Martin Schallbruch, der Ende Februar in den einstweiligen Ruhestand versetzt wurde und nun in der Wissen-schaft tätig ist.

Der Volljurist Batt leitete seit 2009 die Unterabteilung IT I im BMI und ver-antwortet die Themen Digitale Gesell-schaft, IT-Steuerung, IT-Strategie und die Geschäftsstelle des IT-Planungsrats.

Zuvor war Batt Leiter der Abteilung Organisation und Datenverarbeitung der Deutschen Rentenversicherung Bund.

INTERN Nr. 3 | 2016 16

AUS DER BRANCHE

Nur noch drucken, was nötig istZweckverband KIRU optimiert den Druckoutput mit Software

› Den Ausdruck von jährlich Mil-lionen Seiten Papier erspart der

Zweckverband Kommunale Informa-tionsverarbeitung Reutlingen-Ulm (KIRU) seinen Mandanten durch Ein-satz von Spezialsoftware für Output Management und Webansicht des Technologiepartners Beta Systems. Dass dabei im Hintergrund ein epo-chaler Technologiewechsel stattfand – vom IBM-basierten Großrechner hin zu modernen Client-/Server-Sys-temen – bekamen die Nutzer in den Kommunen überhaupt nicht mit. Der Wechsel verlief geräuschlos, weil Beta Systems auch für die neue „offene“ Serverwelt ein analoges Output-Ma-nagement-System anbietet.

Am KIRU-Standort in Reutlingen wurde 1974 der erste IBM-Großrechner instal-liert. Damals wurden Softwareprogram-me für die öffentliche Verwaltung noch überwiegend auf IBM-Mainframe-Basis entwickelt. Für die Speicherung von Lis-ten und Reports kamen seit 2003 ent-sprechende Produkte von Beta Systems zum Einsatz.

Die strenge Ausrichtung auf den Mainframe gilt im Bereich öffentlicher IT-Infrastruktur mittlerweile als überholt. 2012 begann die KIRU damit, die An-wendungen auf dem Mainframe sukzes-sive zu reduzieren und künftig im Cli-ent/Server-Umfeld zu arbeiten. Am 18. Dezember 2015 tat der Großrechner sei-nen letzten Atemzug, inzwischen laufen 60 Prozent der Systeme auf Windows-, der Rest auf Linux-Basis.

Weil sich Beta 93 im Mainframe-Um-feld gut bewährt hatte, setzte man auch in der Serverwelt beim Output Manage-ment auf die Unix/Linux-Variante Beta UX. Die Listen und Reports aller neuen Anwendungen auf Client/Server-Basis gehen nun in das neue Output Manage-ment System ein. 2015 waren es 60 Mil-lionen Ausgangsdokumente.

SORTIERT UND GEDRUCKTBeta UX ist dem Rechenzentrum im tech-nischen Betrieb eine wesentliche Hil-fe, indem das System Listen separiert, bündelt und Druckstapel optimiert. Das

Fachverfahren dvv.Ordnungswidrigkei-ten zum Beispiel erzeugt für jede Kommune täglich zwischen 30- und 40.000 Druckda-ten verschiedens-ter Art: Zahlschei-ne zum Einfordern von Verwarnungs-geldern, Mah-nungen, Vollstre-ckungsbescheide und Zeugenfrage-bögen. Gleiches geschieht bei der Abfallwirtschaft mit den Müllabfuhrge-bühren und den an-deren Fachanwendungen. „Anstatt diese Dokumente nun so, wie sie gerade aus dem Verfahren generiert werden, einzeln an die Kommune weiterzuleiten, bündelt Beta UX den Output aus den verschie-denen Verfahren. Die Verwaltung erhält damit pro Fachbereich nur ein Paket ge-liefert“, erklärt Gerd Bölzle, zuständig für Druckaufbereitung bei der KIRU.

FEHLDRUCKE VERMEIDENIm Februar 2016, kurz vor der Landtags-wahl, gingen in Beta UX innerhalb weni-ger Tage vier Millionen Wahlbescheide ein. Das Output-Management-System nahm eine Paketierung der Bescheide in rund 40 Mandanten mit jeweils 2,5 Gigabyte vor. Über den sogenannten Web Enabler erhielten die Bearbeiter in den Kommunalverwaltungen die Mög-lichkeit, die Ausdrucke einzusehen und auf eventuelle Fehler zu prüfen. Über dieses Visualisierungstool kann die KIRU verschiedenen Nutzergruppen unter Ein-haltung aller Sicherheitsvorschriften In-halte zur Verfügung stellen, die nur diese sehen dürfen. Durch eine solche Über-wachung der Produktion durch den Kun-den lassen sich Fehldrucke vermeiden, da es erst nach der Vier-Augen-Kontrolle in die Druck- und Kuvertierstraße am Re-chenzentrumsstandort in Ulm geht.

„Früher wurden Bescheide gleich gedruckt und an den Kunden verschickt“,

berichtet Peter-Georg Herkommer, zu-ständig für Application Management bei der KIRU. „Wenn ein Sachbearbeiter für die Berechnung falsche Gebühren ein-getragen hatte, konnten wir die Beschei-de einstampfen. Weil die Sachbearbei-ter nun über den Web Enabler Zugriff auf den Output aus den Fachverfahren haben, sparen wir bei den Druck- und Papierkosten.“

Schon zwischen 2010 und 2013 sank die Anzahl der Einzelblattausdrucke von 9,5 auf 3,2 Millionen Seiten, die der Endlosausdrucke von 18 auf 7 Millionen. Die Kostenersparnis aus dem sinkenden Druckvolumen kann die KIRU an ihre Mit-glieder und Kunden in Form konstanter Gebühren weitergeben. So wird nicht nur der Rechenzentrumsbetrieb im Bereich der Druckaufbereitung optimiert, sondern die Kommunen erhalten auch einen zeit-gemäßen Zugriff auf ihre Dokumente – ganz im Sinne von E-Government.

AUTORIN: LINDA HANSELMANN, RZ-KIRU

INTERN Nr. 3 | 2016 17

AUS DER BRANCHE

Transparent und rechtssicher Betreuungsplatzvergabe mit Kivan ist hochflexibel und modern

› Kivan unterstützt seit 2008 mo-dernes Vergabemanagement für

Betreuungsplätze in Kommunen. Le-cos hat die Anwendung an veränderte Rahmenbedingungen angepasst und völlig neu aufgesetzt.

Sie haben die Kindertagesstätten-Ge-setze der Bundesländer studiert, Kin-dergarten-Betriebserlaubnisse angese-hen und Satzungen gelesen. Sie haben Wünsche von Betreuungseinrichtungen und Trägern ausgewertet und Anregun-gen von Bestandskunden aufgenommen: Die Entwickler der Kita-Fachanwendung Kivan haben sich tief eingearbeitet in die stark differierenden Prozesse bei der Betreuungsplatzvergabe in deutschen Kommunen und diese dann in eine neue Version von Kivan übertragen. Heraus-gekommen ist eine hochflexible Lösung, die alle Anforderungen an rechtssicheres und transparentes Kitaplatz-Vergabema-nagement erfüllt.

Anfang April wurde das neue Kivan mit der thüringischen Landeshauptstadt Erfurt dem ersten Kunden übergeben. „In nur einem Jahr haben wir die Anwen-dung völlig neu aufgesetzt“, erklärt Roy Barthel, Leiter des Strategiefeldes Eigen-entwicklungen bei Lecos, zu dem auch das Team Kivan gehört. „Eine sportliche Leistung, die wir nur mit einem motivier-tem Team und der agilen Entwicklungs-methode Scrum erreichen konnten, bei der kleine Einzelziele in sogenannten Sprints realisiert werden.“

SCHNELL EINSATZBEREITKivan bildet den gesamten Vergabepro-zess digital ab – von der Kitaplatzverwal-tung bis hin zur tatsächlichen Platzver-gabe. Dafür integriert die Anwendung ein Verwaltungs- und ein Elternportal sowie neu ein Administrationsportal. Aufgrund der Modularität und der durchdachten Parametrierung in den einzelnen Modu-len ist Kivan schnell und unkompliziert auf die oft sehr unterschiedlichen Pro-zessabläufe bei der Kitaplatzvergabe in den Kommunen anpassbar.

„Was früher Entwicklerkapazität bei Lecos gebunden und wegen des Pro-grammieraufwands zu längerer Warte-

zeit beim Kunden geführt hat, kann nun durch schlichtes Setzen von Häkchen im Verwaltungsportal ganz einfach und schnell durch den Kunden erfolgen. So kann er auch Änderungen ohne großen Aufwand selbst vornehmen“, freut sich Barthel. „Entscheidet sich heute eine Kommunalverwaltung für Kivan, kann die Anwendung praktisch sofort aufgespielt werden und ist mit wenigen Handgriffen einsatzbereit.“

Aufgeräumt, bedienerfreundlich und funktionsreich präsentiert sich das Verwaltungsportal. Bislang sind dort insgesamt 42 verschiedene Parameter definiert und abgebildet, beispielswei-se zur Einstellung von verschiedenen Wunschlistenverfahren, zur Zulässigkeit von Überbelegungen, zur Art der Anzei-ge von Tagespflegen oder Löschfristen von Daten. Weitere Parameter können ohne großen Aufwand ergänzt werden: Im kleinteiligen Aufbau der Anwendung birgt sich der Vorteil, dass einzelne Mo-dule getauscht oder geändert werden können, ohne dass dies Auswirkungen auf die Funktionsweise der andere Mo-dule hat.

Im Verwaltungsportal ist auch das neue Rechtemanagement angelegt. An-ders als bisher ist es kein rollen-, sondern ein personenbezogenes System. Für je-den Nutzer werden alle Rechte auf Basis

eines eigenen Rollenkonzepts vergeben, sodass er mehrere Rollen gleichzeitig ausfüllen kann, beispielsweise als Ver-waltungsmitarbeiter aber auch als Mit-arbeiter des Trägers Kommune.

BETREUUNGSANGEBOTE IM BLICKIm Verwaltungsportal können entsprechend des Rechtesystems Kita, Träger und Kommunen in verschiede-nen Rollen und daher mit verschiede-nen Funktionalitäten arbeiten. So haben Kommunen einen Gesamtüberblick über alle Tagespflegepersonen und Betreu-ungseinrichtungen von Krippe bis Hort im eigenen Verwaltungsgebiet. Träger hingegen sehen alle eigenen Angebote und die Kitas selbst schließlich nur die eigene Einrichtung. Tagesaktuell können alle Ebenen ohne Aufwand die aktuelle Auslastung abrufen und freie Kapazitä-ten ermitteln. Um künftige Bedarfe fun-diert planen zu können, steht die gro-ße Zahl der Auswertungsmöglichkeiten nun nicht mehr nur tabellarisch, sondern auch übersichtlich in grafisch aufbereite-ter Fassung zur Verfügung.

Außerdem bringt das Verwaltungs-portal eine Vielzahl von Dokumentenvor-lagen mit, etwa Mail- und Vertrags- sowie demnächst auch Serienbriefvorlagen. Diese sind im Administrationsportal ebenfalls an den eigenen Sprachge-

Die digitale Vergabe von Kita-Plätzen ist ein praktisches, funktionables Tool, das Eltern eine Men-ge Zeit erspart. Dahinter steckt ausgeklügelte Technik, die vor allem auch alle rechtlichen Anforde-rungen berücksichtigt.

INTERN Nr. 3 | 2016 18

AUS DER BRANCHE

brauch anpassbar sind. Derzeit stehen dafür dort knapp 1.300 Textressourcen zur Verfügung. Benutzerfreundlich und selbsterklärend erfolgt im Admin-Portal die Lizenzverwaltung. Außerdem können übergreifende Einstellungen zu Mandan-ten vorgenommen oder bundeslandspe-zifische Merkmale wie die Ferientermine eingestellt werden.

ACCOUNTS FÜR ELTERNDas Elternportal von Kivan hat sich zum Content Management System gemau-sert. Es ist weitestgehend in das Web-design der Kommune überführbar und kann mit Hilfe von Editoren auch textlich an den Sprachgebrauch jeder Kommu-ne angepasst werden. Auch das Karten-system ist flexibel. Im Elternportal infor-mieren sich Eltern endgeräteunabhängig und trägerübergreifend über die Betreu-ungsangebote in ihrer Kommune. Die Er-gebnisse können sie mit Hilfe verschie-

dener Kriterien filtern und die einzelnen Angebote vergleichen. Freie Plätze wer-den – anders als in anderen Anwendun-gen – in Echtzeit dargestellt, sind also tatsächlich und verbindlich verfügbar.

Nach Anlage eines Nutzer-Accounts haben die Eltern die Möglichkeit, ihren Bedarf im System anzumelden – direkt auf freie Plätze oder als Wunschliste. Sie erhalten dann regelmäßig E-Mail-Informationen zum Bearbeitungsstatus ihres Antrags. Kivan gleicht die Daten des angemeldeten Kindes mit dem Ein-wohnermeldeverfahren ab. Dabei wer-den nicht nur ortsfremde Kinder ausge-filtert, sondern es wird auch geprüft, ob das Kind mit den gemeldeten Daten tat-sächlich existiert. Mehrfachanmeldungen oder gar unnötigen Behördenaufwand verursachende Falschanmeldungen, wie sie vergleichbare Portale am Markt zulassen, werden damit von vornherein verhindert.

LÜCKENLOSE DOKUMENTATIONKivan bildet in großen wie in kleinen Kommunen einen wichtigen Verwal-tungsprozess vollständig digital und kun-denfreundlich ab. Jeder einzelne Schritt wird lückenlos dokumentiert, das Ver-gabeverfahren dadurch nachvollziehbar und rechtssicher. Es wird eine Transpa-renz erreicht, die Träger, Einrichtungen, aber auch Bürgerinnen und Bürger heute von ihrer Kommune erwarten. Darüber hinaus sind Verfügbarkeit und guter Zu-gang zu Betreuungsplätzen wichtige und nicht zu unterschätzende Standortfak-toren, wenn es um die Attraktivität von Kommunen und um den Zuzug junger Familien geht.

AUTORIN: MANUELA KASPAR, LECOS

Einfacher UmstiegKDRS/RZRS setzt SAP Screen Personas im kommunalen Bereich ein

› Viele Mitarbeiter in Landratsäm-tern und Kommunen lehnten bis-

her die Software SAP ab oder arbei-teten nur sehr ungern damit, weil sie zu kompliziert erschien und die Nut-zeroberfläche nicht mit einem Blick verstanden werden konnte. Dennoch bietet SAP viele Vorteile, auf die Kom-munen nicht verzichten möchten.

Da KDRS/RZRS von den Nöten der An-wender in den Kommunen wusste, war die Entscheidung SAP Screen Personas einzuführen, naheliegend. Damit kann nun die Oberfläche vollständig auf die Bedürfnisse der jeweiligen Benutzer-gruppe zugeschnitten werden – der Um-stieg auf SAP wird auf diese Weise sehr viel einfacher.

Durch die verpflichtende Umstel-lung auf das Neue Kommunale Haus-halts- und Rechnungswesen bis zum Jahr 2020, sehen sich die Kommunen häufig dazu gezwungen, gleichzeitig eine andere Finanzsoftware einzuführen, da

die bisherige die neuen Anforderungen nicht unterstützt. In der Region Stuttgart fällt in vielen Fällen die Entscheidung zu-gunsten von SAP, wofür das KDRS auch die Anwendungsbetreuung übernimmt.

Die Umstellung betrifft auch viele kleinere Verwaltungen, die bisher kei-nerlei Erfahrungen mit SAP Software ha-ben. Mit Screen Personas können die Oberflächen so an die Nutzeranforde-rungen angepasst werden, dass auch diese Anwender sich schnell einarbeiten und trotzdem die Möglichkeiten von SAP kaum eingeschränkt werden. Der sonst notwendige Beratungs- und Schulungs-aufwand wäre innerhalb der kurzen Zeit kaum zu schultern.

BESSERE BEDIENBARKEITMomentan haben zwei Kommunen SAP Screen Personas eingeführt - bereits ab 2018 soll es in der Region Stuttgart flä-chendeckend eingesetzt werden. Eine der wenigen Einschränkungen: es ist noch nicht für mobile Geräte verfügbar.

Für die Betreuung und Umsetzung von SAP Screen Personas sind bei KDRS/RZRS momentan nicht nur Softwaredesi-gner zuständig, die die Anforderungen der Kunden umsetzen, sondern auch Business Process Engineers, die nahe am Kunden sind und die fachlichen Zu-sammenhänge verstehen.

Erfreulich ist, dass die Kunden die neuen Flavors – das heißt die spezifi-sche Personalisierung für die jeweilige SAP Transaktion – gut annehmen. Aus diesem Grund kommt die Umsetzung viel schneller voran als im Vorfeld erwartet. Ein weiterer Pluseffekt, den alle Anwen-der für besonders positiv halten, ist die gegenüber dem „normalen“ SAP viel bes-sere Bedienbarkeit.

AUTORIN: MARIA BIEBER, KDRS

INTERN Nr. 3 | 2016 19

AUS DER BRANCHE

Teamwire statt WhatsAppSicherer, zeitgemäßer Messenger für Verwaltungen

› Der Trend in der Online-Kommu-nikation geht weg vom Schrei-

ben von E-Mails hin zu Messaging-Lösungen wie Whats-App. Der Grund ist offensichtlich: Nachrichten können darüber unkomplizierter, direkter und schneller ausgetauscht werden.

So verbreitet Whats-App auch ist, gilt es hinsichtlich des Datenschutzes nicht un-bedingt als besonders vertrauenswür-dig. Dennoch bietet diese Art eines Mes-sengers viele Vorteile, da Informationen schnell und einfach und unkompliziert übermittelt werden. Beliebt ist auch die Möglichkeit Gruppen zu bilden und Nach-richten an mehrere Personen gleichzeitig zu senden.

Als Alternative für kommunale Ver-waltungen bietet KDRS/RZRS nun eine zeitgemäße Messaging-Lösung an, die die Funktionalität und Produktivitätsvor-teile von WhatsApp mit sich bringt und dennoch den Datenschutz-, Sicherheits- und Administrationsanforderungen im kommunalen Bereich entspricht.

Teamwire ist ein sicheres „Verwaltungs-WhatsApp“ für Mobilgeräte und Desktop PCs. Die App verfügt über zahlreiche Ei-genschaften, die Firmen und Verwaltun-gen helfen, die interne Kommunikation zu verbessern und die Produktivität zu steigern. Teamwire wurde ausschließlich

für die inter-ne Kommu-nikation mit K o l l e g e n und Teams entwickelt . Da es nicht möglich ist N a c h r i c h -ten öffentlich a u s z u t a u -

schen, bleibt die gesamte interne Kom-munikation geschützt und vertraulich.

ISO 27001 ZERTIFIZIERTDa Teamwire eine deutsche Firma ist, werden sämtliche deutschen und euro-päischen Datenschutzanforderungen er-füllt. Es kann einfach administriert wer-

den und gewährleistet verwaltungsweite Sicherheitsrichtlinien. Die Lösung wird beim Rechenzentrum der Region Stutt-gart (RZRS) installiert und die gesam-te Kommunikation erfolgt ausschließlich über RZRS-Server. Die Daten sind in dem nach ISO 27001 zertifizierten Re-chenzentrum bestmöglich geschützt.

Um eine möglichst umfassende Si-cherheit zu gewährleisten, werden nicht nur die Nachrichten verschlüsselt, son-dern auch Meta-Daten, Übertragung, Da-tenspeicherung und Passwörter. Team-wire hat die Anbindungen, Schnittstellen und APIs zu Drittanbietern selbst ent-wickelt und kontrolliert alle mit diesen Lösungen ausgetauschten Daten voll-ständig und verhindert unkontrollierte Datenabflüsse.

Die App ist bereits für Android und iOS verfügbar und wird in Kürze auch für Windows Phone und als Desktop Anwen-dung erhältlich sein.

AUTORIN: MARIA BIEBER, KDRS

… die ge-samte interne Kommunika-

tion bleibt ge-schützt und

vertraulich...

Unterwegs für den Klimaschutz› StreetScooter tritt den Eifeltest

an: Seit Mitte Mai stellt regio iT der Gemeinde Roetgen kostenfrei ih-ren StreetScooter für ein halbes Jahr zur Verfügung.

Er ist leise, sauber und rollt bereits seit rund zwei Jahren durch die Aachener In-nenstadt – der Streetscooter der regio iT. Mit dem Elektrokleintransporter beteiligt sich die regio iT an der Initiative „100 Streetscooter für die Region“. Bislang wurde der Stromer nur in der City ge-nutzt, jetzt befährt er „Neuland“ mit Berg- und Talfahrten in der Provinz.

Wie sich der Streetscooter bewährt, wird er während und nach der Testpha-se selbst verraten, denn mit zusätzlicher Technik ausgestattet, liefert er wichti-ge Informationen für das RWTH-For-schungsprojekt „Open Service Cloud for the Smart Car“ (Oscar). Bei jeder Fahrt

werden technische Daten erfasst und ausgelesen. Diese helfen dabei, Elektro- autos im Flottenverbund besser einzu-setzen und zu koordinieren. Die Daten geben Antworten auf Fragen - etwa: Wie weit komme ich mit welcher Lade- leistung? Welche Strecke spart Energie?

REICHWEITE ENTSCHEIDENDNeben dem wissenschaftlichen Aspekt möchte die Gemeinde Roetgen aber auch ein Zeichen für die Elektromobili-tät setzen und damit ein Vorbild - auch für Privatleute – sein. Ob sie nach Ab-lauf der Testphase weiterhin auf die neue Technologie setzen und sich für die An-schaffung eigener Elektrofahrzeuge ent-scheiden wird, hängt sicherlich nicht nur vom Kaufpreis ab, sondern auch von der Reichweite. Wobei die Angaben des Her-stellers vielversprechend klingen: Der Streetscooter hat einer Reichweite von

etwa 50 bis 80 Kilometern, ehe er wieder für vier bis sieben Stunden an einer nor-malen Steckdose geladen werden muss.

In den nächsten Monaten wird man den StreetScooter also auf den Straßen in und um Roetgen sehen, wenn er un-terwegs ist für die Gemeinde – und für den Klimaschutz.

AUTORIN: BIRGIT BECKER, REGIO IT

INTERN Nr. 3 | 2016 20

AUS DER BRANCHE

Elektronische Anhörungkrz setzt neues Online-Angebot für den Kreis Lippe um

› Der Kreis Lippe setzt ab sofort bei Ordnungswidrigkeiten auf

die Online-Anhörung. Mit ihr können Bürgerinnen und Bürger über eine ge-sicherte Internetverbindung mit der Bußgeldstelle in Detmold kommuni-zieren und die Anhörung zu einer Ord-nungswidrigkeit zeitlich unabhängig vornehmen. Für die lippische Kreis-verwaltung hat das Kommunale Re-chenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) dieses Online-Angebot erstellt und umgesetzt.

Das neue Angebot ist eine konsequente Fortführung des E-Government im Kreis Lippe. Mit dem neuen Zugriff wird dieses nicht nur erweitert, sondern gleichzeitig werden auch die internen Abläufe der Ordnungsbehörde wie zum Beispiel bei der Bearbeitung und der Erfassung von Ordnungswidrigkeiten optimiert.

Dabei ist die Handhabung für alle Beteiligten einfach, bequem und allzeit verfügbar:

► Der Empfänger erhält mit dem An-hörungsschreiben zusätzlich seine persönlichen Zugangsdaten zur Online-Anhörung

► Mit seiner Anmeldung über https:/anhoerung.krz.de öffnen sich drei übersichtliche Eingabemas-ken, in die die erforderlichen Anga-ben eingetragen werden

► Das sind Pflichtangaben zur Per-son

► Angaben zum Führerschein ► Angaben zur Sache ► Die Zahlung kann optional sofort

über ein Online-Bezahlsystem (etwa GiroCode) ausgelöst werden

► Nach erfolgter Eingabe erhält der Betroffene ein Protokoll

► Die Daten werden automatisch an den Kreis Lippe mittels Web-Ser-ver übermittelt

► Mit „WiNOWiG“, der kommunalen Anwendung zur Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten, werden die Daten abgeglichen und verarbeitet.

Dadurch entfällt für die Verwaltung das Einscannen von Postrückläufern oder manuelle Eingaben. Die für die Anhö-rung erforderliche Online-Vorlage wurde vom Lemgoer IT-Dienstleister in Zusam-menarbeit mit dem Kreis Lippe kurzfris-tig erstellt.

„Das Formular kann individuell aufgebaut und an die jeweiligen Bedarfe der Ord-nungsbehörde angepasst werden. Die Online-Anbindung ist kurzfristig umsetz-bar und führt zu deutlichen Einsparungen aufgrund verkürzter Durchlaufzeiten bei den Kommunen“, zeigt sich Stefan Blot-schinski, DV-Organisator beim krz und maßgeblich an der Entwicklung Beteilig-ter, von dem neuen Angebot des ostwest-fälischen Service-Providers überzeugt.

Sicherheit wird beim Lemgoer IT-Dienstleister groß geschrieben. Daher erfolgt die Verschlüsselung und die Über-tragung der Daten per „HTTPS/SSL“, das bedeutet, sämtliche Informationen wer-den sicher übertragen und verschlüsselt gespeichert. Dabei erfolgt das Hosting über das krz, das wiederholt nach ISO 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifiziert wurde.

Der besondere Clou: Die Online-An-hörung wurde in verschiedenen Landes-sprachen realisiert, um beispielsweise auch Schweden und Niederländern seine Nutzung zu ermöglichen.

AUTORIN: BETTINA HOVEN, KRZ

Gemeinde Frankenberg top verwaltet› Die hessische Stadt Franken-

berg (Eder) liegt im Landkreis Waldeck-Frankenberg und zählt rund 18.000 Einwohner. Bürger-meister Rüdiger Heß sucht trotz rei-bungsloser Verwaltungsabläufe nach Verbesserungspotenzialen.

So wurden in den vergangenen Mona-ten die interne Organisation, die Arbeits-plätze sowie die technische Ausstattung von einem externen Beratungsunterneh-men genau unter die Lupe genommen. Neben der Analyse von Arbeitsplatzbe-schreibungen und Erhebung von Fall-zahlen nahm auch die Untersuchung der IT-Basis einen breiten Raum ein.

Ein kürzlich veröffentlichtes Gutach-ten dürfte dem Bürgermeister gefallen:

der Aufbau der Frankenberger IT-Strate-gie wird positiv hervorgehoben. Die Stadt fährt bewusst zweigleisig: zum einen wird eine externe Datenhaltung mit externer Betreuung der Hard-, Soft- und Netware durch die ekom21 gewährleistet. Gleich-zeitig werden IT-Nutzer vor Ort von einer eigenen Stelle unterstützt.

Im Gutachten heißt es dazu: „Im Rahmen der von der Stadt Frankenberg (Eder) gewählten Strategie, den größten Teil sowohl der Datenhaltung, als auch den fachlich sehr anspruchsvollen tech-nischen Support vom Gebietsrechenzen-trum ekom21 leisten zu lassen, wofür die ständigen Innovationen in Hard- und Software sprechen, stellt diese Arbeits-teilung eine sachgerechte Lösung dar“.

Positiv hervorgehoben wurde auch der Sitzungsdienst SD.NET, der eben-falls von der ekom21 betreut wird. Die gesamte Gremienarbeit werde mit ei-nem rechnerischen Anteil von nur 1,34 Stellen geleistet. Grund für die jetzt schon effiziente Arbeit sei die sehr gute Sitzungssoftware.

Bürgermeister Heß wertet das Er-gebnis der Untersuchung als sehr po-sitiv. In seinen Augen gilt es nun, den hohen Dienstleistungsstandard fortzuset-zen und weitere Optimierungspotenziale zu schöpfen. Die ekom21 gratuliert der Stadt Frankenberg zu diesem Ergebnis und freut sich auf viele weitere Erfolge auf dem gemeinsamen „Tandem“.

AUTOR: STEFAN THOMAS, EKOM21

INTERN Nr. 3 | 2016 21

AUS DER BRANCHE

Ein Museum fürs ZuhauseReferenzarchitektur für die Präsentation von Kulturgütern im Internet

› Die kulturelle Arbeit des Land-schaftsverbandes Rheinlandes

(LVR) ist so vielfältig wie die Kul-tur in dieser Region. Hierzu gehö-ren Denkmalpflege und Archäologie, Landschaftsschutz und Kulturland-schaftspflege sowie medien- und bil-dungspolitische Aktivitäten. Gemein-sames strategisches Ziel ist es dabei, das kulturelle Erbe des Rheinlandes zu sichern, zu bewahren und vor al-lem die Informationen zu den Objek-ten verfügbar zu machen.

LVR-InfoKom unterstützt das LVR-Dezer-nat für Kultur und Landschaftliche Kultur-pflege bei der Auswahl von Programmen und entwickelt Software-Lösungen, um dieses Ziel zu erreichen. Gemeinsam stellen wir uns der großen Herausforde-rung, diese vielfältige Softwarelandschaft so zu vernetzen, dass die gespeicherten Informationen effizient und fachübergrei-fend genutzt werden können – sowohl für die wissenschaftliche Arbeit, als auch für die interessierte Öffentlichkeit.

In diesen Kontext gehört auch die Referenzarchitektur „PSI“ (Präsentation von Sammlungen im Internet). Über ein dienststellenübergreifendes Portal sollen attraktive und für die Öffentlichkeit freige-gebene Objekte der rheinischen Kultur, Kunst und Geschichte aus den Museen und Kulturdiensten des LVR der breiten Öffentlichkeit präsentiert werden.

Im Rahmen der inhaltlichen Aufbe-reitung werden die ausgewählten Ob-jekte dabei mit ausführlichen Texten verknüpft, die diese in einen zeitlichen und räumlichen Gesamtkontext einbin-den. Über die Texte und Objekte sowie eine komfortable Suchfunktion soll für die Portalnutzer und Nutzerinnen aber auch die Möglichkeit bestehen, sich den gesamten für die Öffentlichkeit freige-gebenen Kultur-Datenbestand des LVR anzuschauen. Diese Referenzarchitektur bedeutet ein echtes Alleinstellungsmerk-mal für die Art der Aufbereitung und Prä-sentation von Kulturgütern im Internet.

Um dieses anspruchsvolle Ziel zu erreichen, wurde das Systemhaus des Verbandes mit ins Boot genommen. LVR-InfoKom übernimmt neben der

Projektsteu-erung auch den Entwurf einer Refe-renzarch i -tektur. Diese beschre ibt das Zusam-menspiel der unterschied-lichen, da-tenhaltenden B a s i s s y s -teme über das Redak-t i o n s s y s -tem zur se-

mantischen Anreicherung bis hin zur Präsentationsschicht.

AKTUELLES PILOTPROJEKTDie PSI-Architektur unterstützt nicht nur den flexiblen, modularen Aufbau der An-wendung, sondern auch eine verteilte Entwicklung. Der Kern der Anwendung wird bei der digiCULT eG entwickelt. Die Genossenschaft digiCULT, in der der LVR Mitglied ist, hat sich auf die Soft-wareentwicklung im Kulturumfeld spezi-alisiert. Die Benutzeroberfläche wird von der Firma OUTERMEDIA entwickelt, die sich auf das Design von grafischen Be-

nutzeroberflächen spezialisiert hat. Durch die Verwendung eines mo-

dernen Redaktionssystems und den ge-meinsamen Zugriff auf die relevanten Fachanwendungen werden Synergie- effekte erzielt beziehungsweise red-undante Datenhaltung vermieden. Die Inhalte der Datenbanken können über Schnittstellen auch anderen Kulturplatt-formen zur Verfügung gestellt werden.

Im aktuell laufenden Pilotprojekt werden in enger Zusammenarbeit mit dem LVR-Institut für Landeskunde und Regionalgeschichte sowie den LVR-Frei-lichtmuseen Kommern und Lindlar Ob-jekte und digitalisierte Medien des durch die DFG (Deutsche Forschungsgemein-schaft) geförderten Projektes „Alltagskul-turen im Rheinland – Wandel im ländli-chen Raum 1900-2000“ als erste Inhalte verarbeitet.

Läuft alles nach Plan, stehen sie der Öffentlichkeit ab Mitte 2016 über das neue Portal zur Verfügung. Sowohl die PSI-Architektur als auch das Zusammen-spiel der einzelnen Komponenten stehen dabei auf dem Prüfstand. Weitere Projek-te sollen folgen.

AUTOREN: PETER ERBS, ROBERT HEL-FENBEIN, LVR-INFOKOM

... PSI be-deutet ein ech-

tes Alleinstel-lungsmerkmal

für die Auf-bereitung und

Präsentati-on von Kul-

turgütern im Internet...

INTERN Nr. 3 | 2016 22

AUS DER BRANCHE

Wirtschaftlichen Vorteil abschöpfenpmVerfall unterstützt die Bußgeldstellen bei Ordnungswidrigkeiten

› Aufgrund des verschärften Wett-bewerbs in der Transportbranche

werden von Speditionsunternehmen vermehrt Ordnungswidrigkeiten be-gangen. Bußgeldstellen können den damit erzielten Vermögensvorteil ab-schöpfen. Software-Lösungen helfen dabei, das Verfahren gegen die Täter zeitnah abzuwickeln und führen dazu, dass sich Verstöße nicht lohnen.

Steigende Kraftstoffpreise und ein wach-sender EU-Binnenmarkt haben zu einem starken Wettbewerbsdruck in der Trans-portbranche geführt. Einige Speditions-unternehmen reagieren darauf mit der zunehmenden Bereitschaft, Verstöße gegen verkehrsrechtliche Vorschriften bewusst in Kauf zu nehmen.

Dazu zählen die Überladung von Fahrzeugen, nicht genehmigte Groß-raum- und Schwerlasttransporte ein-schließlich Auflagenverstöße, Ladungssi-cherungsverstöße oder Verstöße gegen das Sonntagsfahrverbot. Laut Paragraph 29a des Ordnungswidrigkeitengesetzes (OWiG) können Bußgeldstellen jedoch den wirtschaftlichen Vorteil abschöpfen, der mit einer begangenen Ordnungswid-rigkeit erzielt wurde.

Die Verjährungsfrist für das Verfah-ren umfasst drei Monate und der Ermitt-lungsaufwand ist in diesen Fällen höher als bei anderen Verkehrsordnungswid-rigkeiten. Daher ist es notwendig, dass Bußgeldstellen das Verfahren zeitnah und effektiv bearbeiten.

Dabei hilft die Software-Lösung pm-Verfall der Firma GovConnect, durch die eine stark automatisierte Abwicklung der Vorgänge gewährleistet wird. So unter-stützt die Software-Lösung die Bußgeld-stellen durch ein Wiedervorlagenmana-gement, eine Statusübersicht, Vorlagen für Bescheide und vorgefertigte Textbau-steine. Der Aufwand bei der Sachbear-beitung wird dadurch deutlich reduziert und das Verfahren kann innerhalb der kurzen Verjährungsfrist durchgeführt werden.Nicht selten werden bei den Verfallsbe-scheiden Beträge im vier- bis fünfstel-ligen Bereich fällig. „Über die im OWiG vorhandenen rechtlichen Möglichkeiten

erreicht man nicht nur die Lkw-Fahrer, sondern auch und insbesondere die ei-gentlichen Nutznießer der Taten“, sagt Petra Lübbers, ehemalige Vorsitzende des Arbeitskreises Verkehrsordnungs-widrigkeiten Niedersachsen. Ist der tatsächlich vereinbarte Frachter-lös nicht bekannt und kann er auch durch Nachfragen nicht ermittelt werden, darf er anhand realitätsnaher Kostensätze, wie den Kostensätzen Gütertransport Straße (KGS), von der Behörde geschätzt wer-den. Als Grundlage für die Schätzung werden die gesamte Fahrtstrecke und das komplette Ladungsgewicht ermittelt.

„Auch wenn die Kostensätze oft nicht den tatsächlichen Frachtlöhnen im Transportgewerbe entsprechen, hatten bislang alle unsere Verfahren vor den jeweiligen Gerichten diesbezüglich Be-stand“, sagt Petra Lübbers, die viele Jah-re für den Bereich Vermögensschöpfung beim Kreis Emsland zuständig war. Die Vermögensabschöpfung im Verkehrs-ordnungswidrigkeitenverfahren entzieht den Tätern den rechtswidrig erlangten Nutzen. Wird Vermögensabschöpfung konsequent verfolgt, mindert sie damit den Tatanreiz und wirkt abschreckend.

ABSCHRECKENDE WIRKUNGUm die Ermittlung des Verfallsbetrags zu erleichtern, wurden in die Software-Lösung pmVerfall der GovConnect die Kostensätze Gütertransport Straße und Spezialberechnungen des Leitfadens

Verfall integriert. Hierbei handelt es sich um unverbindliche Kostensätze, die bei der Ermittlung des Verfallsbetrags her-angezogen werden. Durch die integrier-ten Kostensätze für die Ermittlung des Verfallsbetrages wird der Aufwand bei der Sachbearbeitung deutlich reduziert.

Außerdem unterstützt die Lösung pmVerfall der GovConnect die Bußgeld-stellen bei der Erstellung von Anschrei-ben an ausländische Speditionen, indem Informationsschreiben in verschiedene Sprachen übersetzt wurden.

Verfallsverfahren werden in pmVer-fall unter zwei verknüpften Vorgängen beziehungsweise Aktenzeichen durch-geführt. Das ermöglicht die Anhörung des Täters der Bezugstat (rechtswidrige Handlung des Fahrers) und die Anhörung der Verfallsbeteiligten unter Anordnung der Nebenbeteiligung der vermögens-bevorteilten Firma. pmVerfall verbindet diese Vorgänge, macht sie interaktiv nutzbar und beschleunigt so die Bear-beitung enorm. Dabei kann das Ver-fallsverfahren einheitlich (mit Ahndung der Bezugstat) oder selbstständig (ohne Ahndung der Bezugstat) durchgeführt werden.

Software-Lösungen wie pmVer-fall helfen, den Grundgedanken der Vermögensabschöpfung umzusetzen: Ordnungswidrigkeiten dürfen sich nicht lohnen.

AUTOR: OLAF WILDER, GOVCONNECT

INTERN Nr. 3 | 2016 23

AUS DER BRANCHE

46.500 Betreuungsplätze verwaltetkindernetfrankfurt setzt neue Maßstäbe

› Seit dem 11. Dezember 2015 ist das kindernetfrankfurt für die Ver-

mittlung von Betreuungsplätzen für Frankfurter Kinder im Alter von null bis zwölf Jahren online. Das komfor-table, zeitgemäße Portal bietet alle Informationen zu verschiedenen Be-treuungsformen, pädagogischen An-sätzen sowie Tipps und Hinweise rund um die Suche nach einem geeigneten Betreuungsplatz in Frankfurt am Main.

Frankfurts Bildungsdezernentin Sarah Sorge erklärt, dass im kindernetfrank-furt mehr als 46.500 Betreuungsplätze der unterschiedlichen Träger gebündelt sind: Krippenplätze, Plätze in Kinder-gärten, Horten, der „Erweiterten Schuli-schen Betreuung“ (ESB) und bei Tages-pflegepersonen. Laut Sarah Sorge sei dies bundesweit einmalig. Bisher habe es keine andere Kommune in Deutsch-land geschafft, alle Betreuungsformen in einem einzigen Portal zur Vermittlung eines Betreuungsplatzes zu vereinen.

Die Stadt Frankfurt am Main macht es mit kindernetfrankfurt den Eltern leich-ter, einen Betreuungsplatz für ihre Kinder zu finden. Sie müssen nicht mehr zeit-aufwendige und lästige Wege zurück-legen, um bei jeder einzelnen Einrich-tung einen Anmeldebogen auszufüllen. Dafür reichen ein paar wenige Klicks und die einmalige Eingabe ins Online-portal. Aber auch für die Kindertages-einrichtungen und die Kindertagespfle-ge ist vieles einfacher. Die Vermittlung von Betreuungsplätzen funktioniert schneller und transparenter. Endlich ist Schluss mit den ellenlangen Wartelisten in Betreuungseinrichtungen.

WUNSCHPLATZ VORMERKENÜber Such- und Filterfunktionen ist es möglich, Betreuungseinrichtungen in der Nähe des Wohnorts zu finden und das Kind für einen Wunschplatz vorzumer-ken. Nach der Registrierung können El-tern sich für so viele Einrichtungen vor-merken lassen, wie sie wollen. Für die Krippe ist das direkt nach der Geburt möglich, für den Kindergarten im Alter von eineinhalb Jahren und für den Hort

18 Monate vor Einschulung. Die bisher gültigen Kriterien für die Aufnahme in Kindertageseinrichtungen bleiben wei-terhin bestehen. So haben zum Beispiel Alleinerziehende, Berufstätige, Bezieher von Sozialleistungen oder Eltern in Aus-bildung Vorrang.

Nach erfolgter Vormerkung erschei-nen die Kinder mit dem höchsten Bedarf dann bei den ausgewählten Einrichtun-gen direkt an oberster Stelle. Wenn ein Träger der Familie einen Platz anbietet, erhält diese über kindernetfrankfurt eine Einladung zu einem persönlichen Ge-spräch, um den persönlichen Kontakt herzustellen. Erfolgt keine Reaktion, er-lischt das jeweilige Platzangebot bei Ki-tas nach 10 und bei Tagespflegeperso-nen nach 15 Tagen. Eine Obergrenze für die Zahl der Vormerkungen gibt es nicht. Man setzt darauf, dass sich die Eltern nur dann vormerken lassen, wenn sie auch ein echtes Interesse haben.

ENORME ERLEICHTERUNGkindernetfrankfurt vereinfacht die An-meldungen für die Betreuungseinrich-tungen enorm. Sobald ein Kind einen Betreuungsplatz erhält, wird es auto-matisch aus dem System genommen. Dopplungen gibt es nicht mehr und das aufwendige und zeitraubende Abglei-chen der Wartelisten/Vormerklisten von Hand entfällt. Zudem werden die Einrich-tungen entlastet, da das Verwalten und Bearbeiten aller handschriftlich ausge-füllten Anmeldebögen entfällt. Deshalb wird die Platzvergabe künftig schneller ablaufen. Aber auch die Stadt Frankfurt am Main hat durch das Portal enorme Vorteile, was die zukünftige Planung von Kitas anbelangt: Man sieht sehr genau, in welchen Stadtteilen der Platzbedarf groß ist und entsprechender Handlungs-bedarf besteht.

Die lange Vorbereitungszeit, an der federführend das Stadtschulamt der Stadt Frankfurt (Projektleiterin Annette Heubel und Projektkoordinator Karsten Kever), die Entwicklerfirma BOS mit Ale-xander Osterberg und Christopher Sie-ber sowie die ekom21 mit Projektleiter Stefan Münzel beteiligt waren, ist den

hohen Anforderungen der Stadt Frankfurt am Main geschuldet.

ANWENDERSCHULUNGENGemeinsam hat man während der knapp 14-monatigen Projektumsetzung in zahl-reichen Präsenssitzungen vor Ort, in unterschiedlichen Projektgruppen, mit Vertretern aus unterschiedlichen Orga-nisationen, einer Gruppe von rund 50 Multiplikatoren und weiteren amtsinter-nen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Grundlagen für das heutige Onlineportal geschaffen. Eine weitere Herausforde-rung war die Organisation und Durch-führung der Anwenderschulungen für Einrichtungsleitungen.

Bis zum 11. Dezember mussten cir-ca 1.700 Personen aus den unterschied-lichen Organisationen im Umgang mit der Software geschult werden. Dafür standen lediglich die Herbstferien zur Verfügung. In Gruppengrößen von max. 14 Teilnehmern waren rund 139 Kurse an 10 Werktagen zu bewältigen.

Alle Herausforderung wurde zeitge-recht gemeistert und sowohl für Eltern als auch für die Träger der Einrichtun-gen und für die Stadt Frankfurt am Main stellt das kindernetfrankfurt heute ein modernes und zeitgemäßes Verfahren dar, das einen ganz wesentlichen Schritt in Richtung effiziente Verwaltungshand-lungen geht.

AUTOR: STEFAN MÜNZEL, EKOM21

INTERN Nr. 3 | 2016 24

BERICHT AUS DER EU

Neue Eindrücke und IdeenJahrestagung des Major Cities of Europe-Netzwerks in Florenz

›Wer an die Wiege der europäi-schen Kultur denkt, dem fallen

schnell Italien und Florenz ein, wo Meister der Renaissance wie Leonar-do da Vinci ihr Genie entfalten konn-ten. Dass die Jahreskonferenz des Major Cities of Europe-Netzwerk 2016 (MCE) genau an diesem Ort stattfand, mag eine Verbeugung vor dem dama-ligen Ideen- und Erfindungsreichtum sein, spiegelt aber auch den Stolz und Esprit der Organisatoren wider, allen voran des Vorsitzenden, Giorgio Pris-ter, dem wieder eine rundum interes-sante Veranstaltung gelungen ist.

Vom 30. Mai bis zum 1. Juni fand die jährliche Major Cities-Konferenz statt. Rund 300 Teilnehmer aus vielen euro-päischen Ländern trafen sich in Florenz, um sich über die Digitalisierung und den Einsatz von IT in den Städten Europas auszutauschen. In mehr als 50 Vorträgen und Seminaren konnten sich Interessier-te über aktuelle Projekte und Vorhaben informieren, an Ausstellungsständen vertiefende Gespräche führen oder in Round-Table-Gesprächen mit den Re-ferenten diskutieren.

Abgerundet wurde die Tagung von einem kulturell anspruchsvollen Begleit-programm an verschiedenen Orten in der Stadt. Florenz – Wiege der Renaissance – ist verbunden mit bekannten Namen wie dem Dom-Architekten Filippo Bru-nelleschi, dem Universalgenie Leonardo da Vinci, der berühmten Herrscherfamilie der Medici und nicht zuletzt dem Philoso-phen und Politiker Niccolo Macchiavelli. Inspiriert von diesem geschichtsträchti-gen Ort und den großen Namen stand die Tagung unter dem Motto „City Re-naissance in the digital age“.

Eröffnet wurde die Major Cities Kon-ferenz vom Vorsitzenden Giorgo Pris-ter. der zunächst berichtete, dass das Städte-Netzwerk weiter wächst. Neben Tel Aviv haben weitere israelische Städ-te ihren Beitritt angekündigt, aber auch Städte aus Rumänien und Kroatien sind mittlerweile vertreten oder werden in Kür-ze beitreten. Zusammen mit dem Floren-zer Bürgermeister Dario Nardella forder-te Prister in seiner Begrüßungsrede dazu

auf, die Tagung da-für zu nutzen, neue Netzwerke zu knüp-fen, Erfahrungen untereinander aus-tauschen und von anderen zu lernen. Die Konferenz bie-te den geeigneten Rahmen, um Ide-en für neue Projek-te zu kreieren und über aktuelle Fra-gen und Themen zu diskutieren.

NEUE KOMMUNIKATIONSKANÄLEDas Programm des ersten Kongress- tages war geprägt von Vorträgen der Gastgeber aus Italien. Bürgermeister Nardella betonte in seiner Begrüßungre-de die Bedeutung der IT, um lebenswerte Städte und Regionen für ihre Bewohner zu gestalten. Gianlucca Vannuccini, Ver-treter der Stadt Florenz, stellte in seinem Vortrag aktuelle Projekte vor.

So arbeitet Florenz an einem Smart City-Plan, bei dem es darum geht, die vielen verschiedenen Akteure in der Stadt zusammenzubringen und Partner-schaften mit Firmen und der Universität zu gestalten. Nur durch solche Koope-rationen könnten Synergien geschaffen werden, die sich langfristig auch finan-ziell auswirken. Weitere Vorhaben der nächsten Jahre sind ein einheitliches GIS-System, eine digitale Agenda, Open Data weiter voranzutreiben sowie das öf-fentlichen WLAN-Netz auszubauen und zu verbessern.

Vittorio Bugli als Vertreter der Regi-on Toskana unterstrich die Bedeutung von Breitband-Anbindungen, wofür die Region 53 Millionen Euro investiert hat. Dabei setzt man auf Cloud-Lösungen, weil die kleinen Kommunen nicht genü-gend Ressourcen besitzen, um eigene Datacenter zu unterhalten. Weitere Pro-jekte, mit denen sich die Region zurzeit beschäftigt, sind die Schaffung einer zen-tralen Plattform als Zugang zu Verwal-tungsangeboten und Open Data.

Ein völlig anderes Themenspektrum verfolgt die Stadt Empoli. Antonio Ponzo

berichtete über innovative Vorhaben der Stadtverwaltung, die darauf abzielen, die Attraktivität der Innenstadt zu erhöhen und den lokalen Handel zu stärken. Um die Bürger über aktuelle Entwicklungen zu informieren, wurde ein Kommunika-tionskanal geschaffen, der ähnlich wie WhatsApp funktioniert. Über „WhatsEm-poli“ lassen sich Warnungen vor Unwet-tern ebenso verbreiten wie die Öffnungs-zeiten von Apotheken am Wochenende. Die Nachfrage sei mit 2500 für den An-fang erfreulich gut, berichtete Ponzo, das entspräche einem Anteil von fünf Prozent der Einwohnerschaft von Empoli.

Mehreren Vorträge behandelten neueste IT-gestützte Aktivitäten großer Städte: Madrid etwa kann größere Ein-sparungen dadurch erzielen, dass Män-gel im Straßenraum (kaputte Straßen-lampen, Schlaglöcher) durch Bürger gemeldet werden. Berichtet wurde auch über die Verkehrsregulierung in Stock-holm oder – in einem Vortrag von IBM – über die Überwachung kritischer Stra-ßensituationen in der von Überschwem-mungen geplagten Stadt Rio de Janeiro.

In Lyon werden Sensoren und Smart Meter für die Überwachung der Wasser-versorgung eingesetzt. Kopenhagen will einen Marktplatz für offene Daten ein-richten, auf dem Daten aus Verwaltun-gen, aus der Privatwirtschaft, Univer-sitäten und anderen Institutionen zur Verfügung gestellt werden. Das irische Derby schilderte schließlich ausführlich die Erfahrungen mit der Einführung von Cloud-Services.

INTERN Nr. 3 | 2016 25

START-UPS FÖRDERNEinen sehr anschaulichen Vortrag lieferte Liora Shechter, CIO in Tel Aviv, über die Strategie im Umgang mit örtlichen Start-up-Unternehmen. Tel Aviv will die loka-le Wirtschaft stärken und verfolgt dabei verschiedene Ansätze, um lokale Start-ups zu unterstützen. So hat man eine städtische Anlaufstelle geschaffen, die als zentraler Ansprechpartner bei der Ge-schäftsgründung zur Verfügung steht und dabei eher informell agiert. Es gilt, eine unkomplizierte und „lockere“ Atmosphäre zu schaffen und nicht auf hierarchischen und formellen Kommunikationswegen zu bestehen.

Unterstützung gibt es bei der Bereit-stellung von Workspaces, freiem WLAN und kostenlosem Kaffee. Freilich wird auch technische Unterstützung geleis-tet, indem beispielsweise städtisches IT-Personal bei der Gestaltung von Apps behilflich ist. Der Staat Israel fördert und unterstützt Start-ups, die sich um die Ent-wicklung von Software verdient gemacht haben, zusätzlich durch Steuervergünsti-gungen. Bisher scheint die Ansiedlungs-strategie erfolgreich zu sein: stattliche 19 Start-ups pro Quadratkilometer Fläche verzeichnet Tel Aviv derzeit.

Am zweiten Konferenztag diskutier-ten die Teilnehmer über die Gestaltung nutzerorientierter Online-Services von Verwaltungen für Bürger. Unter anderem stellten Norbert Weidinger, stellvertreten-der CIO in Wien, und Jörn Riedel, CIO in Hamburg, die jeweiligen Aktivitäten und Pläne ihrer Städte vor. Im anschließen-den Round-Table-Gespräch wies Paolo Boscolo darauf hin, dass in Prato bereits in den 1990er Jahren der Beschluss ge-fasst worden war, Daten nicht mehr dop-pelt zu erheben, sondern die vorhande-nen Daten zu verwenden. Offenbar ist es aber auch in Italien bis heute nicht gelun-gen, entsprechende Standards für den Austausch von Daten zu gestalten oder bestehende Datenschutzprobleme zu lö-sen. Boscolo wies darauf hin, dass man-che Behörden aus Sorge vor dem Verlust von Macht oder Einfluss keine Bereit-schaft zeigen, ihre Daten weiterzugeben.

LICHT- UND LÄRMEFFEKTESeit einigen Jahren hat MCE eine eigene Konferenzsektion mit aktuellen Ergeb-nisse aus Wissenschaft und Forschung eingerichtet. Leda Guidi berichtete etwa über Erkenntnisse aus der europäischen Genderforschung, Vittorio Scarano über

Transparenz und Open Data-Plattfor-men. Dietrich Henckel und Antonella Radicchi stellten ihre Forschungsergeb-nisse über Effekte von Licht- und Lärm-verschmutzung vor, die sich auf Men-schen wie auch auf Flora und Fauna auswirken. Städte wie Lyon oder Berlin erarbeiten derzeit sogenannte Licht-Mas-terpläne, die sich mit der Frage befas-sen, wie mit Hilfe von IT der Einsatz und die Menge künstlichen Lichts gesteuert werden kann.

Die Teilnehmer der Konferenz zeig-ten sich begeistert von der Vielzahl der vertretenen Städte und Projekte und wer-den sicher mit vielen neuen Eindrücken und Ideen nach Hause zurückkehren. Wo sich die Vertreter des Städte-Netzwerks im nächsten Jahr treffen werden, steht noch nicht fest – ein Ausrichter wird zur-zeit noch gesucht.

AUTORIN: TINA SIEGFRIED, VITAKO

BERICHT AUS DER EU

Herausgegeben von

VITAKOBundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e. V.V.i.S.d.P.: Dr. Marianne WulffMarkgrafenstraße 22 D - 10117 Berlin

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IMPRESSUM

1. Juni 2016 … Moderne Kommune … Mannheim

6. Juni 2016 … MEMO Fachmesse … Münster

14. Juni 2016… geo.info Potsdam… Potsdam

21. Juni 2016… 4. Zukunftskongress… Berlin

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