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ViFlow Prozessnetz als QM Handbuch in elektronischer Form
ViFlow Prozessnetz als QM Handbuch in elektronischer Form
Verpflichtung zur Qualitätssicherung
§ 135a SGB V regelt die Verpflichtung zur Qualitätssicherung im Gesundheitswesen.
Die Leistungserbringer sind zur Sicherung und Weiterentwicklung der Qualität der
von ihnen erbrachten Leistungen verpflichtet. Neben Vertragsärzten, medizinischen Versorgungszentren, Erbringern von Vorsorgeleistungen oder Rehabilitationsmaßnahmen, sind auch die zugelassenen Krankenhäuser, mit denen ein Versorgungsvertrag nach § 111a besteht, nach Maßgabe der §§ 137 und 137d verpflichtet, sich an einrichtungsübergreifenden Maßnahmen der Qualitätssicherung zu beteiligen.
Wie diese Qualitätssicherung auszusehen hat, ist nicht weiter ausgeführt.
ViFlow Prozessnetz als QM Handbuch in elektronischer Form – April 2014
Grundlage für die ISO Zertifizierung
Das Qualitätsmanagement-Handbuch ist Grundlage für die Zertifizierung, da es die Absichten und Vorgaben des Managements zur Sicherung und Verbesserung der Qualität im Unternehmen im Rahmen der ISO dokumentiert.
Im QM-Handbuch werden alle relevanten Aspekte der Aufbau- und Ablauforganisation beschrieben.
Im zweiten Schritt prüft der Auditor vor Ort, ob die im Qualitätsmanagement-Handbuch festgelegten Abläufe umgesetzt werden.
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QM Handbuch in elektronischer Form
Es gibt die Möglichkeit, sich statt für die vielen Ordner, für eine graphische Darstellung mit nachvollziehbaren Prozessen und an den richtigen Stellen verlinkte Dokumente zu entscheiden.
Dafür wird entsprechende Softwareunterstützung benötigt.
Mit einem elektronischen und papierlosen Qualitätsmanagement-Handbuch kann man sich nicht nur schnell und einfach das Handbuch sichern, sondern auch die Mitarbeiter mit aktuellen Informationen zu jedem Arbeitsschritt versorgen.
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Ein Beispiel dafür ist dieses QM Handbuch, das mit der Software ViFlow erstellt wurde und als Prozessnetz dargestellt werden kann:
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Es berücksichtigt auch die gemeinsame Empfehlung „Anforderungen der Hygiene
bei der Aufbereitung von Medizinprodukten“ (Bundesgesundheitsblatt 2012·55:1244–1310) der Kommission für Krankenhaushygiene und Infektionsprävention des Robert-Koch- Instituts (RKI) und des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM).
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Das Leitungsteam der ZSVA soll bei der Erfassung und Darstellung der Arbeitsprozesse federführend sein. Sie soll jedoch weitere Mitarbeiter einbeziehen, die in ihren Bereichen die Experten sind.
Es geht darum, die vielen Arbeitsanweisungen zusammenzuführen.
Ebenso muss die Darstellungsform festgelegt werden, da die Software unterschiedliche Möglichkeiten der Modellierung bietet.
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Prozess/Unterprozess
Tätigkeiten, die von den Mitarbeitern ausgeführt werden, wie zum Beispiel Einschalten, Beladen und Starten von Geräten
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Beispiele Durchführung interner/externer Audits
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Als Organigramm verlinken:
Organisationsstruktur (Mitarbeiter, Leitungsteam, Pflegedirektion, Geschäftsführung)
Als Dokument verlinken:
• Mitarbeiterbefugnisse, geregelt und dargestellt in einer Liste• Jahresziele und Projekte • Auflistung, welche Medizinprodukte manuell aufbereitet werden müssen• Ansetzen von Desinfektionslösungen, Beschreibung inkl. Bilder• Besonderheiten am bestehenden Standort
Als Bild verlinken:
• Lageplan• Grundriss• Bauplan• Räumlichkeiten
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Als kleiner Kommentar oder Hinweis (alles was in einem oder max. zwei
Sätzen erklärt werden kann) – zum Beispiel:
Instrumente schließen
Kommentar (Quick-Info): Bei Sperren bis zur 1. Raste schließen
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ViFlow ist ein Prozessmodellierungstool mit vielen Vorteilen
• Die dicken Ordner verschwinden aus allen Bereichen.
• Die graphische Prozessmodellierungssoftware ermöglicht die übersichtliche Visualisierung, Analyse und Optimierung der Arbeitsprozesse der ZSVA
• Alle arbeitsbezogenen Anweisungen – von der Gefahrstoffbetriebsanweisung bis hin zur Prüfmittelüberwachung und die dazugehörigen Prozesse werden abgebildet und verlinkt
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Basierend auf Microsoft Office Visio kombiniert ViFlow eine intelligente Grafiksoftware mit den Eigenschaften einer relationalen Datenbank
Die Vorteile:
• Alles wird in nur einer einzigen Datei gespeichert
• Objekte können zentral umbenannt werden
• Auch Hyperlinks können zentral für alle Objekte verwaltet werden
• Duplikate werden vermieden, weil es eine detaillierte Web-Darstellung gibt
• Ein Reporting-Modul mit umfassenden Berichten ist möglich
• Man kann andere Sprachen pflegen, ohne die Grafik zu ändern
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So wie in der ZSVA laufen die Prozesse auch an anderer Stelle, zum Beispiel im OP-Bereich, in einer bestimmten Reihenfolge ab.
Dort ist die Darstellung allerdings viel komplexer, da es mehrere Schnittstellen betrifft.
Wer kommt im OP-Saal, also auf kleinstem Raum, zusammen?
• Der Chirurg
• der Anästhesist
• das Pflegepersonal der Anästhesie
• der Instrumentierende
• der Springer
• das Reinigungspersonal
• und nicht zu vergessen, der Patient
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So könnte die Startseite des Prozessnetzes eines OP-Bereichs aussehen
(erstellt von Iljias Mislimi mit den OTA-Schülern im Rahmen des QM-Unterrichts).
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Da die Prozesse der gesamten Klinik einen geregelten Ablauf haben, bietet es sich an, die Prozesse genauso wie in den Teilbereichen zu erfassen und in der Software darzustellen.
Dazu muss die Software, mit der die Datenbank erstellt wird, nur an den Arbeitsplätzen installiert werden, an denen die Prozesse modelliert werden.
Die Aufgabe, ein Qualitätsmanagement aufzubauen und aufrechtzuerhalten, ist in den meisten Krankenhäusern zentralisiert und liegt in den Händen der QM-Stabstelle oder des QM-Beauftragten des Hauses.
Es macht Sinn, auch hier die Software zu installieren.
Eine Ausnahme wäre es, wenn an mehreren Standorten parallel gearbeitet werden muss.
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Nachdem die Datenbank exportiert/veröffentlicht wurde, kann diese an jedem PC im Krankenhaus betrachtet werden.
• Der Betrachter kann nur auf die aktuellen Daten zugreifen
• Die Dokumentenpflege und –lenkung findet zentral statt
• Hier werden alte Versionen mit dem angepassten Stand gespeichert
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Vorteile der Prozessmodellierungssoftware
• keine redundanten Daten
• kein Führen separater Verteilerlisten für Dokumente
• Verantwortungsmatrix (Reporter)
• Verfügbarkeit für jeden Mitarbeiter an allen Packplätzen
• detaillierte Beschreibung von Tätigkeiten in einzelnen Prozessschritten
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Vorteile der graphischen Darstellung
• Möglichkeit der Verzweigung in andere Prozesse
• Nutzung von Hyperlinks (direkter Zugriff auf zugehörige Dokumente wie
Arbeitsanweisungen, Formulare, Internet etc.)
• Möglichkeit der schnellen Änderung und Bereitstellung aktueller Informationen und
Dokumente
• Einfache, logische und für Mitarbeiter nachvollziehbare prozessorientierte Darstellung
• Problemloser Einstieg in das QM
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Vorteile der Zusammenarbeit mit bezüglich der QM Handbuch Erstellung
• Preiswert
• rasche Verfügbarkeit
• gemeinsam erarbeitete Inhalte
• Hausinterne Daten wie z.B. Klinik-Adresse, Logo, Ersteller, Prüfer und Freigeber
• Ausbau auf „höhere“ Varianten jederzeit möglich
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Variante 1: FERTIGES PROZESSNETZ
Über 670 graphische Eintragungen, wie z.B. „Instrumente mit VE-Wasser abspülen/durchspülen“ oder „Störungsursache ermitteln und ZSVA Leitung informieren“, stellen die Kernprozesse der ZSVA dar.
Die Prozesse sind, bei Bedarf, bis in die vierte Unterebene beschrieben. Wie z.B. „Admin. Tätigkeiten durchführen – Umgang mit Leihinstrumentarium regeln –Medizinprodukte erfassen und einstufen – Aufbereitung festlegen“.
Klinikbezogene Daten (z. B. Adresse, Hersteller, Freigeber, Prüfer) geben nach einer Prüfung der Inhalte den direkten Bezug zu dem Krankenhaus.
All diese Dokumente kann die Klinik nachher selbstständig aktualisieren und austauschen. Vorgesehen sind über 150 Dokumente, deren Auflistung die Kliniken erhalten.
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Gesetzliche Vorgaben sowie 30 Ausschnitte aus der KRINKO-BfArM Empfehlung 2012 „Anforderungen an die Hygiene bei der Aufbereitung von Medizinprodukten“ sind schon an entsprechenden Stellen, je nach Thematik, verlinkt.
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Jede Seite/Grafik ist eine Mischung aus:
• einzelnen -tatsächlichen- Prozessschritten der ZSVA
• verlinkten, dem Bereich entsprechenden Ausschnitten der KRINKO/BfArMEmpfehlung (gekennzeichnet durch E…)
• verlinkten Angaben der Hersteller (z.B. Chemie: Anwendungsbereich, DosierungEigenschaften, Inhaltstoffe, Lagerhinweise) sowie Sicherheitsdatenblätter
• verlinkten und dem Bereich entsprechenden Empfehlungen des „Fachausschusses Qualität“ der DGSV e.V. (gekennzeichnet durch DGSV-E…)
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Zusammenfassung
Die Datenbank (QM Handbuch in elektronischer Form) beinhaltet:
• über 670 graphische Eintragungen als Prozessschritte
• über 150 verlinkte Vorlage-Dokumente (leere oder mit dem erworbenen Inhalt)
• 30 verlinkte Ausschnitte der KRINKO-BfArM Empfehlung 2012
• 70 gültige Empfehlungen des „Fachausschusses Qualität“ der DGSV e.V.
Des Weiteren verlinkt:
• Medizinproduktegesetz, Medizinprodukte-Betreiberverordnung, Medizinprodukte-Sicherheitsplanverordnung, KRINKO-BfArM Empfehlung
• Leitlinie für die Validierung der Verpackungsprozesse nach DIN EN ISO 11607-2
• Leitlinie für die Validierung maschineller Reinigungs- und thermischer Desinfektionsprozesse
• Leitlinie zur Validierung maschineller R + D. -Prozesse zur Aufb. thermolabiler Endoskope
• Leitlinie zur Validierung der man. Reinigung und man. chemischen Desinfektion von MP
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Variante 2: PROZESSNETZ GEMEINSAM ERSTELLEN
Die ZSVA kann durch die Unterstützung das gesamte Prozessnetz nach Gegebenheiten vor Ort erfassen und darstellen.
Die ViFlow sowie Microsoft Visio Lizenz kann erworben werden und somit bleibt anschließend die ZSVA in der Lage, Änderungen in Prozessen sowie in Dokumenten selbst zu aktualisieren.
Der Viflow-Datenbank-Aufbau kann (ohne Kauf von Lizenzen) auch von MISLIMI-CONSULTING übernommen werden.
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Zusätzlich: über 150 detaillierte Vorlage-Dokumente
Diese können z.B. durch den Eintrag eigener Reinigungs- und Desinfektionsmittel, Bilder, festgelegter Beladungen oder durch Namen eigener Mitarbeiter ergänzt werden.
Mit der Mischung aus eigenen und erworbenen Dokumenten, kann das QM-Handbuch schnell erstellt werden. Die Dokumente decken bis zu 90% des notwendigen Inhaltes ab.
Folgende Pakete können auch einzeln erworben werden:
• Arbeitsanweisungen, Stellen- und Aufgabenbeschreibungen
• „Zertifizierungsdokumente“, Risikomanagementdokumente
• Formulare mit Tabellen und Vorlagen
• Beschreibungen der Referenzbeladung, Beschreibungen der Gerätetechnik
• Schulungsdokumente
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