Vergabedokumentation und Vergabeakte

Web-Seminar Praxisratgeber VergaberechtVergabedokumentation und Vergabeakte

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Seite 2 http://www.fachverlag-ferber.de Fachverlag Thomas Ferber

Thomas FerberIch habe an der Technischen Universität Darmstadt Mathematik studiert und 1989 mit Diplom abgeschlossen.Seit 2004 beschäftige ich mich intensiv mit dem Thema Vergaberecht. Als langjähriger Key-Account-Manager für den Geschäftsbereich Forschung und Lehre bei Sun Microsystems war ich mit den Sonderaufgaben Vergaberecht, Wettbewerbsrecht und Korruptionsprävention betraut.Mit dem 2010 gegründeten Fachverlag Thomas Ferber biete ich Fachbücher und Fachseminare zum Thema Vergaberecht sowie Beratungsleistungen in der Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren an. Die Seminar- und Buchreihe "Praxisratgeber Vergaberecht" versteht es, das Thema Vergaberecht aus dem Paragrafendschungel zu befreien und anschaulich und realitätsbezogen darzustellen. Zu den Teilnehmern meiner Schulungen gehören sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Bieter.Neben meinen offenen Schulungen bin ich als Dozent für Vergaberechtsschulungen bei der Kyocera Academy in Meerbusch, beim Behördenspiegel in Bonn und beim Kommunalen Bildungswerk in Berlin tätig. Mit In-House-Seminaren biete ich öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen individuell zugeschnittene Seminare und Workshops an. Außerdem arbeite ich als Kooperationspartner mit dem Bundesanzeiger Verlag in Köln und Singer Preisprüfung in Hamburg zusammen. Ich besitze langjährige Erfahrungen mit den zahlreichen Facetten des Vergaberechts sowohl aus Auftraggeber- als auch aus Bietersicht. Um mein Profl abzurunden, studiere ich aktuell Wirtschaftsrecht an der Universität des Saarlandes in einem Master-Fernstudiengang.



Beispiele aus dem Leben



Beispiel 1

VK Südbayern, 19.01.2009, Z 3 - 3 - 3194 - 1 - 39 - 11 / 08: „Zunächst ist das vorliegende Vergabeverfahren wegen des Verstoßes gegen das Transparenzgebot fehlerhaft, weil sämtliche vorgetragene Feststellungen nicht hinreichend nachvollziehbar begründet und ausreichend dokumentiert sind.“



Beispiel 1

VK Südbayern, 19.01.2009, Z 3 - 3 - 3194 - 1 - 39 - 11 / 08: „Der Vergabevermerk vom 20.11.2008 selbst weist außerdem folgende Fehler auf:

1. Der Vergabevermerk ist nicht unterschrieben“

…

7. Punkt 3.6 des Vergabevermerks beruft sich ebenfalls lediglich auf die Aussagen des Ingenieurbüros, eine Dokumentation der eigenen Entscheidungsfndung / Begründung der Vergabestelle ist nicht ersichtlich.



Beispiel 2 - Auftragswert

OLG Celle, 12. Juli 2007 - 13 Verg 6/07: „Wegen der Bedeutung des Schwellenwertes ist es erforderlich, dass die Vergabestelle die ordnungsgemäße Ermittlung des geschätzten Auftragswertes in einem Aktenvermerk festhält. Der Vermerk muss erkennen lassen, dass der Auftraggeber vor der Schätzung die benötigte Leistung zumindest in den wesentlichen Punkten festgelegt hat. Die Anforderungen an die Genauigkeit der Wertermittlung und der Dokumentation steigen, je mehr sich der Auftragswert dem Schwellenwert annähert.“



Beispiel 3 - Auftragswert

OLG Bremen vom 26.06.2009, Verg 3/2005: „Der Vergabevermerk [..] enthält zwar die Angabe des geschätzten Auftragswertes, erläutert diesen aber nicht, so dass sich aus dem Vergabevermerk nicht ergibt, worauf diese Schätzung beruht.Angesichts der Wichtigkeit der Festlegung des Auftragswertes für die Eröfnung des Primärrechtsschutzes unterliegen diese Angaben der aus dem Transparenzgebot folgenden Dokumentationspficht und müssen daher notwendiger Bestandteil des Vergabevermerks sein.“



Beispiel 4 - Dokumentationsmängel

OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: Dokumentationsmängel führen im Ergebnis dazu, dass das Vergabeverfahren ab dem Zeitpunkt, in dem die Dokumentation unzureichend ist, fehlerbehaftet und in diesem Umfang zu wiederholen ist (OLG Düsseldorf, VergabeR 2004, 513, 514 m. w. N.. Portz in: Ingenstau/Korbion, VOB 16. Auf. § 30 VOB/A Rdn. 4 f.).



Beispiel 4 - Dokumentationsmängel

OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: Der [..] Vergabevermerk [..] genügt den inhaltlichen Anforderungen an einen Vergabevermerk ebenfalls nicht. Zwar lässt er erkennen, welche Nebenangebote von der Antragsgegnerin gewertet wurden und enthält zumindest eine stichwortartige Begründung dafür. Danach bleiben aber auch für einen mit der Sachlage des hiesigen Vergabeverfahrens vertrauten Leser die Erwägungen der Antragsgegnerin bei der Wertung, insbesondere bezüglich der Wertbarkeit der Nebenangebote, weiterhin unklar. Auf welcher Grundlage die Auftraggeberin z. B. zu dem Schluss gelangt ist, dass bei dem Nebenangebot Nr. 9 der Beigeladenen eine Gleichwertigkeit gegeben sei, erschließt sich danach nicht.



Zusammenfassung aus den Beispielen

● Transparenzgebot● Ausreichend dokumentiert● Nachvollziehbar begründet● Unterschrift beim Vergabevermerk● Eigene Entscheidungsfndung/-begründung



Grundsatz der Transparenz



§ 97 GWB Allgemeine Grundsätze

(1)Öffentliche Auftraggeber beschaffen Waren, Bau- und Dienstleistungen nach Maßgabe der folgenden Vorschriften im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren.

(2)Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln, es sei denn, eine Benachteiligung ist auf Grund dieses Gesetzes ausdrücklich geboten oder gestattet.

(3)Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Wird ein Unternehmen, das nicht öffentlicher Auftraggeber ist, mit der Wahrnehmung oder Durchführung einer öffentlichen Aufgabe betraut, verpfichtet der Auftraggeber das Unternehmen, sofern es Unteraufträge an Dritte vergibt, nach den Sätzen 1 bis 3 zu verfahren


















(3)Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öfentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern. Wird ein Unternehmen, das nicht öffentlicher Auftraggeber ist, mit der Wahrnehmung oder Durchführung einer öffentlichen Aufgabe betraut, verpfichtet der Auftraggeber das Unternehmen, sofern es Unteraufträge an Dritte vergibt, nach den Sätzen 1 bis 3 zu verfahren



§ 2 VOL/A Grundsätze

(1)Aufträge werden in der Regel im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige (geeignete) Unternehmen zu angemessenen Preisen vergeben. Dabei darf kein Unternehmen diskriminiert werden.

(2)Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Bei der Vergabe kann auf eine Aufteilung oder Trennung verzichtet werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründen dies erfordern.

(3)Die Durchführung von Vergabeverfahren lediglich zur Markterkundung und zum Zwecke von Ertragsberechnungen ist unzulässig.

(4)Bei der Vergabe sind die Vorschriften über die Preise bei öffentlichen Aufträgen zu beachten.



§ 2 EG VOL/A Grundsätze

(1)Aufträge werden in der Regel im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige (geeignete) Unternehmen zu angemessenen Preisen vergeben. Dabei darf kein Unternehmen diskriminiert werden.

(2)Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Leistungen sind in der Menge aufgeteilt (Teillose) und getrennt nach Art oder Fachgebiet (Fachlose) zu vergeben. Mehrere Teil- oder Fachlose dürfen zusammen vergeben werden, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern.

(3)Die Durchführung von Vergabeverfahren lediglich zur Markterkundung und zum Zwecke von Ertragsberechnungen ist unzulässig.

(4)Bei der Vergabe sind die Vorschriften über die Preise bei öffentlichen Aufträgen zu beachten.



§ 2 VOB/A Grundsätze

(1)1. Bauleistungen werden an fachkundige, leistungsfähige und

zuverlässige Unternehmen zu angemessenen Preisen in transparenten Vergabeverfahren vergeben.

2. Der Wettbewerb soll die Regel sein. Wettbewerbsbeschränkende und unlautere Verhaltensweisen sind zu bekämpfen.

(2)Bei der Vergabe von Bauleistungen darf kein Unternehmen diskriminiert werden.

(3)Es ist anzustreben, die Aufträge so zu erteilen, dass die ganzjährige Bautätigkeit gefördert wird.

(4)Die Durchführung von Vergabeverfahren zum Zwecke der Markterkundung ist unzulässig.

(5)Der Auftraggeber soll erst dann ausschreiben, wenn alle Vergabeunterlagen fertig gestellt sind und wenn innerhalb der angegebenen Fristen mit der Ausführung begonnen werden kann.



§ 2 EG VOB/A Grundsätze

(1)1. Bauaufträge werden an fachkundige, leistungsfähige sowie

gesetzestreue und zuverlässige Unternehmen zu angemessenen Preisen in transparenten Vergabeverfahren vergeben.

2. Der Wettbewerb soll die Regel sein. Wettbewerbsbeschränkende und unlautere Verhaltensweisen sind zu bekämpfen.

(2)Bei der Vergabe von Bauleistungen darf kein Unternehmen diskriminiert werden.

(3)Es ist anzustreben, die Aufträge so zu erteilen, dass die ganzjährige Bautätigkeit gefördert wird.

(4)Die Durchführung von Vergabeverfahren zum Zwecke der Markterkundung ist unzulässig.

(5)Der Auftraggeber soll erst dann ausschreiben, wenn alle Vergabeunterlagen fertig gestellt sind und wenn innerhalb der angegebenen Fristen mit der Ausführung begonnen werden kann.



Die Regeln zur Dokumentation in den Vergabeordnungen



VOB/A



Das Vergabeverfahren ist zeitnah so zu dokumentieren, dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen, die maßgebenden Feststellungen sowie die Begründung der einzel-nen Entscheidungen in Textform festgehalten werden.

§20 Abs. 1 S. 1 VOB/A Dokumentation




Diese Dokumentation muss mindestens enthalten:1. Name und Anschrift des Auftraggebers,2. Art und Umfang der Leistung,3. Wert des Auftrags,4. Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für ihre

Auswahl,5. Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe

für die Ablehnung,6. Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten,7. Name des Auftragnehmers und Gründe für die Erteilung des Zuschlags auf

sein Angebot,8. Anteil der beabsichtigten Weitergabe an Nachunternehmen, soweit

bekannt,9. bei Beschränkter Ausschreibung, Freihändiger Vergabe Gründe für die

Wahl des jeweiligen Verfahrens,10.gegebenenfalls die Gründe, aus denen der Auftraggeber auf die Vergabe

eines Auftrags verzichtet hat.




Der Auftraggeber trifft geeignete Maßnahmen, um den Ablauf der mit elektronischen Mitteln durchgeführten Vergabeverfahren zu dokumentieren.



§20 Abs. 2 VOB/A Dokumentation

Wird auf die Vorlage zusätzlich zum Angebot verlangter Unterlagen und Nachweise verzichtet, ist dies in der Dokumentation zu begründen.



VOL/A



§ 20 VOL/A Dokumentation

Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu doku-mentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden.



§ 24 EG Abs. 1 VOL/A Dokumentation

Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu doku-mentieren, so dass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden.




Die Dokumentation umfasst mindestens Folgendes:a) den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers,

Gegenstand und Wert des Auftrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems,

b) die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,

c) die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Ablehnung,

d) die Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten,




Die Dokumentation umfasst mindestens Folgendes:e) den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die

Auswahl seines Angebots sowie - falls bekannt - den Anteil am Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt,

f ) bei nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren und wettbewerblichen Dialogen die Gründe, die die Anwendung dieser Verfahrens rechtfertigen,

g) gegebenenfalls die Gründe, aus denen die Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags, den Abschluss einer Rahmenverein-barung oder die Einrichtung eines dynamischen Beschaffungs-systems verzichtet haben,

h) die Gründe, aufgrund derer mehrere Teil- oder Fachlose zusammen vergeben werden sollen,




Die Dokumentation umfasst mindestens Folgendes:i) die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage

von Eignungsnachweisen erfordert und warum in diesen Fällen Nachweise verlangt werden müssen, die über Eigenerklärungen hinausgehen,

j) die Gründe der Nichtangabe der Gewichtung der Zuschlags-kriterien.



VOF



Das Vergabeverfahren ist von Anbeginn fortlaufend zu doku-mentieren, sodass die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden.

§12 Abs. 1 VOF Dokumentation



§12 Abs. 2 VOF Dokumentation

Die Dokumentation umfasst mindestens Folgendes:a) den Namen und die Anschrift des Auftraggebers, Gegenstand und

Wert des Auftrags,b) die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die

Gründe für ihre Auswahl,c)die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die

Gründe für ihre Ablehnung,d) die Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen

Angeboten,e) den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die

Auswahl seines Angebots sowie - falls bekannt - den Anteil am Auftrag, den der Zuschlagempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt,

f )die Gründe für einen Verzicht auf die Vergabe eines bekannt gemachten Auftrages



VSVgV



§ 43 Abs. 1 VSVgV Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

Das Vergabeverfahren ist von Beginn an in einem Vergabevermerk fortlaufend zu dokumentieren, um die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festzuhalten.




Der Vergabevermerk umfasst zumindest:1. den Namen und die Anschrift des öffentlichen Auftraggebers, Gegenstand und Wert

des Auftrags oder der Rahmenvereinbarung,2. die Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre Auswahl,3. die Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und die Gründe für ihre

Ablehnung,4. die Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten,5. den Namen des erfolgreichen Bieters und die Gründe für die Auswahl seines Angebots

sowie, falls bekannt, den Anteil am Auftrag oder an der Rahmenvereinbarung, den der Zuschlagsempfänger an Dritte weiterzugeben beabsichtigt oder verpfichtet ist weiterzugeben,

6. beim Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb und wettbewerblichen Dialog die in dieser Verordnung jeweils genannten Umstände oder Gründe, die die Anwendung dieser Verfahren rechtfertigen; gegebenenfalls die Begründung für die Überschreitung der Fristen gemäß § 12 Absatz 1 Nummer 2 Buchstabe a Satz 2 und Nummer 3 Buchstabe b Satz 3 sowie für die Überschreitung der Schwelle von 50 Prozent gemäß § 12 Absatz 1 Nummer 3 Buchstabe a,




7. gegebenenfalls die Gründe, aus denen die Auftraggeber auf die Vergabe eines Auftrags oder den Abschluss einer Rahmenvereinbarung verzichtet haben,

8. die Gründe, aufgrund derer mehrere Teil- oder Fachlose zusammen vergeben werden sollen,

9. die Gründe, warum der Gegenstand des Auftrags die Vorlage von Eigenerklärungen oder von Eignungsnachweisen erfordert,

10.die Gründe der Nichtangabe der Gewichtung der Zuschlagskriterien,11.gegebenenfalls die Gründe, die eine über sieben Jahre hinausgehende

Laufzeit einer Rahmenvereinbarung rechtfertigen, und12.die Gründe für die Ablehnung von Angeboten.



§ 43 Abs. 3, Abs. 4 VSVgV Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

(3)Die Auftraggeber müssen geeignete Maßnahmen treffen, um den Ablauf der mit elektronischen Mitteln durchgeführten Vergabe-verfahren zu dokumentieren.

(4)Auf Ersuchen der Europäischen Kommission müssen die Auftrag-geber den Vermerk in Kopie übermitteln oder dessen wesentlichen Inhalt mitteilen.



SektVO



§ 32 SektVO

a)Auftraggeber sind verpfichtet, sachdienliche Unterlagen über jede Auftragsvergabe zeitnah zu erstellen und die Entscheidungen über die Auswahl der Unternehmen und die Auftragsvergabe, die Wahl des Verhandlungsverfahrens ohne vorherige Bekanntmachung und die Nichtanwendung der Vergabevorschriften nachvollziehbar zu dokumentieren.

b)Die sachdienlichen Unterlagen sind für mindestens vier Jahre ab Auftragsvergabe aufzubewahren. Der Kommission sind auf deren Verlangen die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.



Verpflichtung zur Dokumentation



Transparenz des Vergabeverfahrens

OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: Die Verpfichtung, dass der öfentliche Auftraggeber den Gang und die wesentlichen Entscheidungen des Vergabeverfahrens dokumentiert, dient der Transparenz des Vergabeverfahrens (§ 97 Abs. 1 GWB) und soll es sowohl für die Nachprüfungsinstanzen als auch für die Bieter überprüfbar machen.



Zeitnahe und fortlaufende Dokumentation



Zeitnah und fortlaufend

OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: Es genügt dabei nicht, dass der Vergabevermerk erst nach Abschluss des Vergabeverfahrens und Zuschlagserteilung vorliegt. Vielmehr muss die Dokumentation aus Gründen der Transparenz und Überprüfbarkeit zeitnah erfolgen und laufend fortgeschrieben werden.



Zeitnah und fortlaufend

OLG Düsseldorf, 17.03.2004, VII - Verg 1 / 04: Bedeutung und Funktion des Vergabevermerks würden entwertet, wenn man dem öfentlichen Auftraggeber gestattet, den von ihm geschuldeten zeitnahen Vergabevermerk im Nachhinein zu erstellen. Dadurch würde nicht nur die Transparenz des Vergabeverfahrens beeinträchtigt, deren Verwirklichung gerade auch die Pficht des Auftraggebers zur zeitnahen Dokumentation des Vergabeverfahrens und der in seinem Verlauf getrofenen Entscheidungen nebst Begründung dient.



Anforderungen an die Dokumentation



Anforderungen

OLG Celle, Beschluss vom 11.02.2010, 13 Verg 16 / 09: [..] müssen die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgeblichen Feststellungen und die Begründung der einzelnen Entscheidungen erfasst werden. Die im Vergabevermerk enthaltenen Angaben und die in ihm mitgeteilten Gründe für die getrofenen Entscheidungen müssen so detailliert sein, dass sie für einen mit der Sachlage des jeweiligen Vergabeverfahrens vertrauten Leser nachvollziehbar sind [..]



Anforderungen an Vergabevermerk

OLG Bremen, Beschluss vom 14.04.2005 – Verg 1/2005: Der Vergabevermerk muß vielmehr die Anforderungen erfüllen, die im Rechtsverkehr an einen Aktenvermerk gestellt werden. Dazu gehört neben dem Datum auch die Unterschrift des Ausstellers. Ohne diesen Inhalt entbehrt der Vergabevermerk seiner Verbindlichkeit als Urkunde, die Beweisfunktion haben soll




VK Baden-Württemberg, Beschluss vom 14.11.2013, 1 VK 37 / 13: Die Dokumentation einer Wertung muss so ausführlich sein, dass für einen außenstehenden fachkundigen Dritten bei Kenntnis des Angebotsinhalts, der Ablauf des Vergabeverfahrens sowie sein materieller Inhalt deutlich erkennbar und nachvollziehbar ist. Tatsachen und Überlegungen, die die in Aussicht genommene Zuschlagsentscheidung tragen, müssen vollständig, wahrheitsgemäß und verständlich festgehalten werden. Aufgrund der Dokumentation müssen die Rechts-mittelinstanzen den Gang des Vergabeverfahrens nachvollziehen und kontrollieren können.




VK Hessen, 12.02.2008, 69 d - VK - 01 / 2008: Die Vergabestelle hat aber im Rahmen der von ihr vorgenommenen Wertung den Transparenzgrundsatz verletzt. [..] Darüber hinaus ist aus dem in dem Vergabevermerk dokumentierten Wertungsvorgang auch nicht ersichtlich und nachvollziehbar, wie die konkrete Wertung der eingereichten Unterlagen und der Präsentation durchgeführt wurde. Insbesondere ist nicht klar, wie es zu den einzelnen konkreten Punktvergaben in Bezug auf die Auftragskriterien und Unterkriterien kam. Diesbezüglich fehlt es an einer nachvollziehbaren Begründung. Dadurch ist die Wertung der Angebote untereinander nicht vergleichbar.



Dokumentationspflicht zwingt nicht zu Förmelei

VK Bund, 30.10.2006, VK 2 - 71 / 06: Eine Begründung in Form einer Wiederholung der Vorgaben der Verdingungsunterlagen stellt eine reine Förmelei dar, die keinen Erkenntnisgewinn mit sich bringt (s. auch Vergabekammer des Bundes, Beschluss v. 11. August, VK 3 – 85/05; Beschluss v. 19. September 2003, VK 1 – 77/03). Sie führt zudem auch zu einer nicht zu rechtfertigenden Belastung der Vergabestelle, die sich im Regelfall einer Vielzahl von Angeboten gegenübersieht. Werden die Voraussetzungen erfüllt, könnte die Ag sogar einfach "ja" vermerken.



Dokumentation - separate Schriftstücke

VK Bund, 26.02.2007, VK 2 - 9 / 07: Ausreichend ist es vielmehr, wenn eine durchgängige Dokumentation in Form separater Schriftstücke die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgeblichen Feststellungen sowie die Begründungen für die getrofenen Entscheidungen nachvollziehbar wiedergibt [..]



Eigenverantwortlich



Eigenverantwortlichkeit

VK Sachsen, 01.03.2004, 1 / SVK / 005 - 04: Zu des Eigenaufgaben gehört es aber auch, dass der Auftraggeber die eigentliche Bewertung der Angebote nicht vollständig in die Hände dieses Dritten legt, sondern diese Bewertung sich auch nachvollziehbar zu eigen machen muss [..].




VK Lüneburg, 24.10.2003, 203 - VgK - 30 / 2003: Die Vergabeakte erweckt im übrigen den Eindruck, dass der Auftraggeber sich im gesamten Vergabeverfahren nahezu wie ein Unbeteiligter verhalten hat. [..]

Der Auftraggeber hat somit im streitbefangenen Vergabeverfahren mit Ausnahme der Bevollmächtigung des Planungsbüros [..] keine ihm obliegende Entscheidung getrofen.




VK Lüneburg, 24.10.2003, 203 - VgK - 30 / 2003: Der Auftraggeber hat außerdem entgegen § 30 VOB/A versäumt, wichtige Verfahrensschritte zu dokumentieren, so dass insbesondere die Berücksichtigung und der Ausschluss von Angeboten sowie die Angebotswertung selbst gemessen an den Vorgaben des Transparenzgebotes gem. § 97 Abs. 1 GWB nicht hinreichend nachvollziehbar sind.




VK Baden-Württemberg, 21.05.2001, 1 VK 7 / 01: Ein Vergabefehler ist in diesem Zusammenhang allerdings darin zu sehen, dass sich die Vergabestelle selbst ganz ofensichtlich nicht eingehend mit der Angebotswertung und dem Vergabevorschlag befaßt hat, um sich ein eigenes Bild zu verschafen, [..] In den Vergabeakten ist an keiner Stelle dokumentiert, dass die Vergabestelle eigene Erwägungen angestellt hat.




VK Baden-Württemberg, 21.05.2001, 1 VK 7 / 01: Sie [Vergabestelle] trägt die ausschließliche und unteilbare Verantwortung dafür, dass die Grundsätze der Vergabe, vor allem der Grundsatz des Wettbewerbs gewahrt werden (OLG Düsseldorf, Beschluss v. 18.10.200, Verg 3/00). Auch wenn dies in der VOB/A im Gegensatz zur VOL/A nicht speziell geregelt ist, handelt es sich hierbei um einen tragenden Grundsatz, der auch bei der Vergabe von Bauleistungen zu beachten ist (Daub/Eberstein, Kommentar zur VOL/A, § 2 Rdn. 39).




OLG München, 15.07.2005, Verg 14 / 05: Die Einschaltung von Planungs- oder Projektsteuerungsbüros ist in der Praxis zur Unterstützung der öfentlichen Auftraggeber auch üblich. Der Sachverständige darf aber nur zur Unterstützung des öfentlichen Auftraggebers eingesetzt werden; er kann also den dem Vergabeverfahren zugrunde liegenden Sachverhalt kaufmännisch, technisch oder juristisch aufbereiten. Entscheiden darf er aber nicht; die Kernkompetenz muss beim Auftraggeber verbleiben. Darum darf er zwar die Wertungsentscheidung vorbereiten, er darf sie aber nicht selbst trefen; dies ist alleinige Aufgabe des Auftraggebers [..]




OLG München, 15.07.2005, Verg 14 / 05: Eine Wertung, die nicht der Auftraggeber selbst durchgeführt hat, verstößt gegen das Transparenzgebot sowie gegen den Wettbewerbsgrundsatz und ist deshalb rechtswidrig. Eine Vergabe hat erst dann zu erfolgen, wenn die Wertung korrekt durch den Auftraggeber erfolgt ist.



Nachträgliche Dokumentation



Nachgeschobene Dringlichkeitsgründe

VK Sachsen, 10.02.2012, 1 / SVK / 001 – 12:Die Rechtsprechung zur Möglichkeit des Nachschiebens von Gründen im Vergabenachprüfungsverfahren ist umstritten: Überzeugend ist aber insoweit der obergerichterlichen Rechtsprechung. So vertritt das OLG Düsseldorf (B. v. 17.3.2004 - Az.: VII - Verg 1/04) die Ansicht, dass eine Heilung von Dokumentationsmängeln nicht zulässig sei. Eine Ausnahme sei nur für solche Umstände möglich, die dem Auftraggeber erst im Laufe des Nachprüfungsverfahrens bekannt werden [..].



Nachgeschobene Dringlichkeitsgründe

VK Sachsen, 10.02.2012, 1 / SVK / 001 – 12:Sinn und Zweck der Dokumentationspfichten des Auftraggebers sei es, das Verfahren objektiv transparent und überprüfbar zu machen. Bedeutung und Funktion des Vergabevermerks würden entwertet, würde man dem Auftraggeber gestatten, den Nachweis für ein Vorgehen, das hätte dokumentiert werden müssen, nachträglich zu führen (OLG München, B. v. 21.08.2008 - Az.: Verg 13/08)



Konsequenzen



Wiederholen des Vergabeverfahrens

VK Hessen, 12.02.2008, 69 d - VK - 01 / 2008: Die Vergabestelle hat die Wertung daher nicht ausreichend in dem Vergabevermerk dokumentiert. [..] Die nicht vorliegende hinreichend detaillierte und nachvollziehbare Dokumentation führt sowohl aus der Sicht der Mitbewerber als auch aus der Sicht der Nachprüfungsorgane dazu, dass die Wertung nicht nachvollzogen und festgestellt werden kann, ob die Vergabestelle eine sachliche richtige Entscheidung getrofen hat.

Die Vergabestelle ist daher zu verpfichten, das Vergabeverfahren ab dem Zeitpunkt der Präsentation zu wiederholen und eine ordnungsgemäße Wertung vorzunehmen, die den Ausführungen in diesem Beschluss entspricht.



Wiederholen des Vergabeverfahrens

OLG Frankfurt a.M., 28.11.2006, 11 Verg 4 / 06: Dokumentationsmängel im Vergabeverfahren können dazu führen, dass das Verfahren wiederholt werden muss. [..]

Die Mängel können deshalb nur durch eine Wiederholung des Vergabeverfahrens ab der Präsentation und durch eine umfassende und aufschlussreiche Dokumentation geheilt werden, die die ausschlaggebenden Entscheidungen und die für sie sprechenden Erwägungen hinreichend genau erkennen und nachvollziehbar werden lässt.



Dokumentation

VK Bund, 26.02.2007, VK 2 - 9 / 07: Ausreichend ist es vielmehr, wenn eine durchgängige Dokumentation in Form separater Schriftstücke die einzelnen Stufen des Verfahrens, die maßgeblichen Feststellungen sowie die Begründungen für die getrofenen Entscheidungen nachvollziehbar wiedergibt [..]



Zusammenfassung



Zusammenfassung

● Eigenverantwortlichkeit des Auftraggebers● Zeitnahe Dokumentation● Chronologisches Abfassen der einzelnen

Vergabeschritte● Startet bereits mit der Vorbereitung der

Ausschreibung● Datum und Unterschrift● Entscheidungen und Begründungen



Checkliste



Dokumentation - Vorbereitung der Ausschreibung

● Ermittlung des Bedarfs● Schätzung des Auftragswertes● Auswahl der Vergabeart (freihändige Vergabe,

beschränkte Ausschreibung, nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog)

● Begründung der Losgrößen bzw. Verzicht auf die losweise Vergabe

● Zuschlagskriterien und deren Gewichtung● Gründe für besondere Dringlichkeit



Dokumentation - Vorbereitung der Ausschreibung

● Begründung für eine nicht-produktneutrale Ausschreibung

● Begründung für besondere Eignungsanforderungen● Auftragsgegenstand: Begründung für besondere

Eigenschaften



Dokumentation - im Vergabeverfahren

● Welche Unternehmen haben die Ausschreibungsunterlagen angefordert?

● Wann wurden die Ausschreibungsunterlagen versendet?

● Wann wurden von welchen Bietern welche Bieterfragen gestellt? Wann wurden wem welche Antworten gegeben?

● Wann wurden welche Rügen von welchen Bietern erteilt, wann wurde wie reagiert?



Dokumentation - im Vergabeverfahren

● Begründung der Bewerberauswahl bei vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb.

● Dokumentation von Aufklärungsgesprächen und Präsenationen

● Im Verhandlungsverfahren: Dokumantation der Verhandlungen und der Zwischenergebnisse



Dokumentation - Eingang der Angebote

● Wann gingen welche Angebote ein?● Waren die Angebote ordnungsgemäß verschlossen?● Waren die Angebote vollständig?● Vieraugenprinzip?



Dokumentation - Wertung der Angebote

● Ergebnisse der formalen Prüfung● Ergebnisse der Eignungsprüfung● Ergebnisse der Prüfung der Angemessenheit der

Preise● Ergebnisse der Prüfung der Zuschlagskriterien● Nachforderung von Erklärungen



Dokumentation – Abschluss

● Wann wurde wem welches Informationsschreiben zur beabsichtigen Zuschlagserteilung zugesendet?

● Zuschlagserteilung● Gründe für die Aufhebung des Vergabeverfahrens● Wann wurden welche Rügen von welchen Bietern

erteilt, wann wurde wie reagiert?



Seminare Praxisratgeber Vergaberecht



Web-Seminare zum Vergaberecht

Alle Termine unter www.fachverlag-ferber.de/webseminare-termine.html

www.fachverlag-ferber.de/webseminare-praxisratgeber-vergaberecht.html


http://fachverlag-ferber.de/webseminare-termine.html

http://fachverlag-ferber.de/webseminare-praxisratgeber-vergaberecht.html


Web-Seminare zum Vergaberecht

Fr. 19.09.2014, 10:00 - 11:00 Uhr Verhandlungsverfahren

Fr. 26.09.2014, 10:00 - 11:00 Uhr Wettbewerblicher Dialog

Fr. 17.10.2014, 10:00 - 11:00 Uhr Grundlagen des Vergaberechts

Fr. 24.10.2014, 10:00 - 11:00 Uhr SektVO

Fr. 31.10.2014, 10:00 - 11:00 Uhr VOL/A

Fr. 07.11.2014, 10:00 - 11:00 Uhr VOB/A

Fr. 14.11.2014, 10:00 - 11:00 Uhr VOF

Fr. 21.11.2014, 10:00 - 11:00 Uhr VSVgV

Fr. 05.12.2014, 10:00 - 11:00 Uhr Angebotsfrist und Fristverkürzungen bei VOL/A-Ausschreibungen

Alle Termine unter www.fachverlag-ferber.de/webseminare-termine.html


http://fachverlag-ferber.de/webseminare-termine.html


Seminare



Seminare im September und Oktober 2014

Alle Seminartermine unter http://fachverlag-ferber.de/terminübersicht.html

September:16.09.2014 Darmstadt: Einführung in das Vergaberecht17.09.2014 Darmstadt: Bieterstrategien

Oktober:09.10.2014 Berlin: IT-Vergabe14.10.2014 Darmstadt: Einführung in das Vergaberecht15.10.2014 Darmstadt: Wertungskriterien und Bewertungsmatrizen


http://fachverlag-ferber.de/termin%C3%BCbersicht.html


Seminare im November 2014

Alle Seminartermine unter www.fachverlag-ferber.de/terminübersicht.html

www.fachverlag-ferber.de/seminar-it-vergabe.html

November:04.11.2014 in Dortmund, Einführung in das Vergaberecht05.11.2014 in Dortmund, IT-Vergabe06.11.2014 in Dortmund, Bieterstrategien11.11.2014 in München, Einführung in das Vergaberecht12.11.2014 in München, Wertungskriterien und Bewertungsmatrizen



http://www.fachverlag-ferber.de/seminar-it-vergabe.html


Seminare im Dezember 2014

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Praxisratgeber Vergaberecht - Bücher



ISBN 978-3-942766-03-6

3. erweiterte und aktualisierte Aufage, Sept. 2013742 + xii Seiten, 215 Abbildungen, 50 TabellenHardcover69,- Euro (inkl. MwSt.)

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Date post:	06-Jul-2015
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Vergabedokumentation und Vergabeakte

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