Veranstaltungen professionell organisieren Vortrag im Rahmen des Seminars f ü r griechische Vereine...

Veranstaltungen professionell organisieren

Vortrag im Rahmen des Seminarsfür griechische Vereine & Selbstständige

"Kommunikation & Marketing„

Referentin:Johanna Panagiotou, geb. Mamali

Journalistin & Kommunikationspsychologin

Kommunikationsagentur JOPA & DRACHMEInhaberin & Geschäftsführerin

München, den 2. Mai 2014Bayerische Pflegeakademie,

Edelsbergstr. 6, 80686 München

Veranstaltungen als…

Plattform der Kommunikation zwischen Menschen

& Unternehmen zu bestimmten Zielgruppen

Chance wichtige Kunden und potenzielle neue Kunden hautnah zu kommen Chance unserem eigenem Portfolio exklusiv bekannt zu machen Chance Kontakte zu knüpfen Chance Geschäftsbeziehungen zu festigen Chance potenzielle neue Mitarbeiter für das Unternehmen zu interessieren

JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

Die wichtigsten Veranstaltungsarten

Produkt- oder dienstleistungsbezogene Veranstaltungen

z.B.: „Kick-off-Veranstaltungen“, Messeauftritten

Finanzveranstaltungenz.B.: Aktionärshauptversammlung, Bilanzpressekonferenz

Imageveranstaltungenz.B.: „Tag der offenen Tür“, Pressegespräch

Mitarbeiterveranstaltungenz.B.: Teambuilding, Incentive

Weiterbildungsveranstaltungenz.B.: Seminar, Kongress JOPA & DRACHME

Verlag & Veranstaltungen

Wichtige Faktoren einer Veranstaltung

Anlass : Veranstaltungsart

Anlassbeispiele:- Tag der offenen Tür- Teambuilding- Messeauftritten- Firmenjubiläum

- Seminar

Ziel : Was möchten / müssen wir erreichen?

Zielbeispiele:- Imagepflege- Neukundengewinnung- Informationsvermittlung- Weiterbildung- Mitarbeitermotivation- Umsatzsteigerung


Veranstaltungen lassen sich in fünf Kernziele unterteilen:

Entscheiden

Information (Informationsvermittlung/Wissenstransfer)

Innovation (etwas Neues soll erarbeitet werden)

Motivation (Emotionsvermittlung/bspw. Teilnehmer erfahren/lernen ein bestimmtes, gemeinsames Ziel)

Verkaufen (bspw. Verkaufsförderung)JOPA & DRACHME


www.hoc.kit.edu

Ziele definieren IWas soll unsere Veranstaltung bewirken und

was soll nach der Veranstaltung anders sein?

Ziele müssen für alle Verantwortlichen und Beteiligten

konkret

messbar

realistisch

vollständig

unmissverständlich

sein.


Ziele definieren II

Die Relevanz der Ziele für das Unternehmen und die eigene Rolle für die Zielerreichung müssen unbedingt allen

Verantwortlichen und Beteiligten klar sein.

• Schwerpunkte setzen

• Mehrere Ziele in Haupt- und Nebenziele unterteilen Hauptziele : quantitative Nebenziele : qualitative

• Frühzeitig benötigte interne oder externe Aushilfe, Informationen oder Manpower klären

• Alle an der Planung und Organisation Beteiligten die Ziele präsent haben

• Erfahrungen bei früheren Veranstaltungen nutzen


Sinnvolle Einbindung ins Marketing

Vernetzung der jeweiligen Veranstaltung mit dem Marketingkonzept unseres Unternehmens

Angemessenen begleitenden Kommunikationsmaßnahmen die gegenseitig ergänzen und unterstützen

Live-Kommunikation in Verbindung mit klassische und moderne Kommunikationsinstrumente

Unsere Veranstaltung als Teil des Ganzen Marketingkonzepts


Begleitende Kommunikationmaßnahmen

Regelmäßiger Kontakt und Austausch mit Zielgruppe/n - z.B. Newsletters

Ergänzende Maßnahmen zur Kundengewinnung und Kundenbindung - z.B. Fortbildungsprogramme

Persönliche, verbindliche Betreuung der Teilnehmer vor, während und nach der Veranstaltung - z.B. Ansprechpartner

Aus Sicht der Zielgruppe interessante PR und Öffentlichkeitsarbeit - z.B. Fachzeitschriften


Kommunikationsinstrumente vor und nach der Veranstaltung

Kommunikation in der Vor-phasez.B. Einladung, Veranstaltungswerbung

Kommunikation im Nachgangz.B. Reminder Aktionen

Steigernde Lust auf die TeilnahmeVerringernde „No-show-rate“

Festiger ZielgruppenbindungErhöhter Teilnahmequote bei

Folgenveranstaltungen

Die Kommunikations- und Marketingmaßnahmen der Veranstaltung müssen in der Zeit- und Budgetplanung sein.


Ablauf der Veranstaltung

Bei der Planung… Interessanten Ablauf Einzelne Veranstaltungspunkte

aufeinander aufbauen Aktivierung und Einbindung der

Teilnehmer Unterhaltungswert der Veranstaltung Rücksicht auf was die Teilnehmer

hinter sich haben (z.B. Anreise, Arbeitstag)

Spannendes Programm

Voll und ganz auf die Zielgruppe

abgestimmt



Einstieg / Eröffnungsteil:

Mittelteil:

Gliederung der Veranstaltung I Stimmung der Veranstaltung Einstiegshilfen wie Handouts oder Eröffnungsfragen Soll den Besuchern helfen den Inhalten und Geschehnissen folgen zu können

Ausreichende Informationsvermittlung Aktivierung der Teilnehmer mit Diskussionen oder AktionenAusgewogenes Timing der einzelnen Bausteine

Gliederung der Veranstaltung II

Finale / geplante Abschluss: Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte Darf gefühlsbetont seinEmotionalen „Paukenschlag“ Soll positiv sein,in Erinnerung bleiben,ein Ausrufezeichen setzen und Handlung aktivieren

C h e c k l i s t e : L a n g w e i l e ve r m e i d e n ! ! !Wo wann und wobei würde ich mich bei der Veranstaltung langweilen?Welche Programmpunkte wie Reden, Vorträge, Filme empfinde ich als lang?Wie ließen sich diese ändern? JOPA & DRACHME


Wie die Veranstaltung besonders und einzigartig wird

Spielen mit Umsetzungsvarianten – Bekanntes langweilt Menschen schnell Der Kreativität keine Grenzen setzen Erlebnisse, Erfahrungen, Wissen, Abenteuer, Überraschungen und

Inszenierung erstellen Veranstaltungsinhalt – Originelle Umsetzung Geeignete Veranstaltungs-location und angebotene Speise und Getränke Richtige Referenten Ausgewogene Verhältnis:

zwischen Spannung und Entspannung Zwischen Informationsvermittlung und Aktivierung


Gestalten die Veranstaltungen so, dass wir die Teilnehmer…

abholen und mitnehmen Ihnen etwas mitgeben Sie faszinieren mit allen Sinnen Ansprechen

Inszenierung, Erlebnis

Erfahrung, Wissen

Überraschung, Neuheiten

Aktivierung, Abenteuer

Eine Veranstaltung soll…

Von den Veranstaltungen des Wettbewerbs abheben

Mit unserem Unternehmen verknüpft sein

Positiv berichtet sein

Den Teilnehmern Lust auf den Besuch der nächste Veranstaltungen machen

Originelle Ideen enthalten JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

Möglichst viele Sinne ansprechen…Bühne, Farben, Effekte, Projektion, Kostüme,

Beleuchtung

Saal / Raum-Akustik, Stimmen, Musik, Surround-Sound-Effekt

Speisen, Getränke – von Aperitif bis Dessert

Effekte, Interaktion, Tanzen

Duftende Speisen und Getränke, Effekt-Düfte, Aromen

Gustatorisch

Olfaktorisch

Haptisch

Auditiv

Visuell



Einen Mehrwert schaffen…

Holen die Teilnehmer dort ab, wo diese stehen Welche Vorkenntnisse und Erfahrungen sie mitbringen? Welche Erwartungen sie haben aufgrund frühere

Veranstaltungen?

Einen Zusatznutzen definieren - Was interessiert die Besucher besonders?

Geben den Teilnehmer was Nützliches, Interessantes, das ihnen sonst fehlt

Planung der Veranstaltung Gliedern und Vorlauf einplanen Wie groß die Vorlaufzeit jeweils sein muss, ergibt sich aus…

1. Der Höhe der Teilnehmeranzahl2. Ihren geplanten Werbemaßnahmen3. Die Art der Finanzierung (etwa der Zeitbedarf für eine professionelle

Sponsoren- oder Partnersuche)

4. Dem Zeitpunkt (so sorgen Veranstaltungen, die während anderer Großereignisse am gleichen Ort stattfinden müssen, für längere Vorlaufzeiten)

5. Der Große des Projekt- oder Organisations-Teams


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w.deutsch-zentrum

.com

Mit einem Projektteam arbeiten Die richtigen Team-Player

finden…

Helfer mit „Know-How“

Genugend Helfer (beachten auf Kapazität aus Zeitgründen)

Helfer die ihr eigenes Kontakten – Netzwerk haben

Helfer mit Lust, Kreativität und passende Stimmung

Aufgabenverteilung und Teamtreffen (auch als Telefon-oder Videokonferenz)

Persönliche Interessen und Fachwissen des Teams nutzen

Verantwortliche Ansprechpartner für die einzelnen Teilschritte und Aufgaben

Aufgaben im Projektteam gleichmäßig verteilen

Regelmäßiges Team-treffen

Inhalte und Ablaufe planen

Aufgabenstand und Fortschritt berichten

Offene und kritische Punkte klärenJOPA & DRACHME



Beschlüsse der Projektsitzungen Termine Entscheidungen Aufgaben To-dos

Zeitnah an die Projektmitglieder und

den Vorgesetzten versandt

Regelmäßig kontrollieren ob die Aufgaben erledigt sind

die Termine eingehalten werden

Besser erfahrene Partner beauftragen, solange man selbst noch keiner ist!

Den Erfahrungsschatz der externen Partner nutzen!

Externe Partner managen Externe Partner recherchieren

Sich Gewissheit über deren Leistung und Qualität verschaffen

Angebote prüfen und Preise vergleichen

Zeitnah und Rechtzeitig informieren über alle Details und Änderungen der Veranstaltung

Professionelle Kommunikation sichern und auch schriftlich alle mündlichen Vereinbarungen halten

Einen Plan B erarbeiten und möglich Risiken durchdenken

Professionelle Briefing – offene Absprache von Wünsche und Erwartungen

Verbindliche Absprachen treffen oder Verträge klären JOPA & DRACHME Verlag & Veranstaltungen

Informations- und Recherchequellen nutzen

Über die aktuelle Trends und technischen Entwicklungen informiert sein

Kontaktbörse Veranstaltungen-Dienstleister nutzen

Recherchetool Internet: geeignet für einen Überblick und ersten Kontakt

Event-Messen besuchen und prüfen welchen der vertretenen

Dienstleistungsbranchen nützlich sind

Ansprechpartner kontaktieren: GCB – German Convention Bureau e. V. Tourismusbüros (Informationen zu Stadt und Region) Kongressdienstleister


Erfolg einer Veranstaltung- Sinnvoll mit der sonstigen Marketingmaßnahmen verknüpfen

- Enge Kontakt zu den Teilnehmern während und nach der Veranstaltung herstellen

- Bei der Konzeption und dem dramaturgischen Aufbau berücksichtigen, dass die Teilnehmer sich nicht langweilen

- Frühzeitig planen und Aufgaben auf Partner verteilen


Literatur


von Grave, Melanie (2011), Veranstaltungen organisieren, Haufe Lexware Verlag

Kleine Tipps aus der Praxis…


©JOPA & DRACHME

Dankeschön!

!

Ευχαρι

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