Umgang mit dem Chef

Präsentation für Zahnarztpraxen

Inhalt

Kommunikationsaspekt Körpersprache

Haltung Blickkontakt Mimik und Gestik

Unsere Wahrnehmung beeinflusst unser Verhalten Allgemeine Höflichkeitsregeln Killerphrasen vermeiden Führungsstile Sonstiges ZIEL

Kommunikationsgesetz

Kommunikation kann einen Inhalts-, einen Beziehungs-, einen Appell- und einen Selbstoffenbarungs-aspekt haben.

Sachaspekt

Jede Aussage enthält eine Sachinformation. Sie können den reinen Tatbestand heraushören.

Appell

Sie können jede Aussage auch als Aufforderung verstehen. Jede Aussage könnte einen Anlass geben aktiv zu werden, d.h. sie fühlen sich veranlasst bestimmte Handlungen vorzunehmen.

Beziehungsaspekt

Botschaften zwischen Ihnen und Ihrem Gesprächspartner sagen auch etwas über Ihre Beziehung zueinander aus bzw. lassen sich in diese Richtung interpretieren. Sie hören dann z.B. eine Kritik, ein Lob, einen Vorwurf, eine Unterstellung

bezogen auf die eigene Person heraus.

Selbstoffenbarung

Sie können heraushören, was der Sender über sich selbst sagt, d.h. welche Ich-Botschaft er sendet.

Sie empfangen damit seine Selbstoffenbarung.

Kommunikationsgesetz

Ein Beispiel dazu:

KommunikationsgesetzIn dieser Aussage („Frau Müller, das Telefon klingelt…“) steckt:

Frau Müller hört lediglich den Satz als Information; „Frau Müller, das Telefon klingelt.“ (Sachebene)

Frau Müller könnte den Satz als Aufforderung verstehen: „Frau Müller, gehen Sie mal ans Telefon!“ (Appell)

Oder Frau Müller hört eine Aussage hinsichtlich der Beziehung heraus heraus: „Sie sind die Angestellte, deswegen gehen Sie ans Telefon.“ (Beziehungsaspekt)

Frau Müller kann die Aussage auch so hören und interpretieren: „Ich habe keine Lust ans Telefon zu gehen!“ (Selbstoffenbarung)

Kommunikationsgesetz

Achtung: Je nachdem wie wir den Satz verstehen, fällt unsere Handlung aus.

Wenn Frau Müller die reine Sachinformation hört, dann sagt Sie vielleicht: „Ja, ich höre das Klingeln auch, Herr Dr. Meyer.“ Und unternimmt nichts weiter.

Hört Sie den Appell, dann kommt sie möglicherweise gleich und nimmt den Hörer ab.

Wenn Sie den Beziehungsaspekt in eben dargestellter Form hört, dann reagiert sie vielleicht trotzig und mosert: “Nur weil ich Angestellte bin, muss der mich nicht so rumschubsen!“

Hört Lisa aus dem Satz den Selbstoffenbarungsaspekt ihres Chefs, dann fragt Sie vielleicht: „Naja, dafür haben Sie ja Ihre Angestellten. Ich sollte mal sagen, dass ich keine Lust habe den hörer abzunehmen, wenn ich daneben stehe! Da wäre was los…!“ Daraufhin geht Sie zerknirscht, pflichtbewusst, etc. ans Telefon.

Kommunikationsgesetz

Die Reaktion auf die Aussage „Frau Müller, das Telefon klingelt!“ fällt - je nachdem auf welchem Ohr Frau Müller hört - völlig anders aus. Der Chef ist womöglich erstaunt über Frau Müllers Reaktion auf seinen Satz: „Wieso ist Sie trotzig, nur weil ich gesagt habe, dass das Telefon klingelt?“

So entstehen Missverständnisse! Man weiß nicht, was der andere mit seiner Aussage erreichen

wollte. Deshalb sollten Sie darauf achten im ersten Schritt nur die

Sachinformation zu hören und neutral nachzufragen, was Ihr Chef mit seiner Aussage von Ihnen möchte.

Der Chef antwortet freundlich: „Sind Sie gerade beschäftigt, Frau Müller? Soll ich rangehen, ich habe eben Luft?“

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Anmerkung

Haben Sie im Hinterkopf, dass Sie Ihrem Chef den Rücken freihalten sollen. Dafür werden Sie bezahlt. Nehmen Sie es nicht persönlich, wenn er Sie bittet ans Telefon zu gehen- selbst wenn er daneben steht. Er hat den Kopf voll und muss die nächsten Schritte planen. Die Patienten wollen freundlich bedient werden und als Zahnarzthelferin haben Sie den Überblick über die Planung. Das weiß der Chef. Deshalb sind Sie kompetenter das Telefonat zu führen! Das ist Teamarbeit.

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Körpersprache

Der größte Teil der Kommunikation ist nonverbal. Das heißt, vieles, was Sie sagen, kommt nicht einmal aus Ihrem Mund.

Sie kommunizieren dann über die „Körpersprache“.

„Haltung“, „Blickkontakt“ sowie „Mimik und Gestik“ sind Hauptbestandteile dieser Art der Kommunikation.

Haltung

Durch Ihre Haltung können Sie ausdrücken, dass Sie Ihrem Chef offen und freundlich begegnen… So drücken Sie Selbstsicherheit und Tatkraft aus!

Haltung

…oder Sie drücken das Gegenteil aus.

Entscheiden Sie, was Ihrer Meinung nach sympathischer ist !

Blickkontakt

Sehen Sie Ihrem Chef ruhig direkt in die Augen.

Blickkontakt

Wenn Sie statt dessen seinem Blick ausweichen, symbolisieren Sie schnell Angst, Verlegenheit, Desinteresse oder auch Scham.

Mimik und Gestik

freundlich gleichgültig unfreundlich

Mimik und Gestik unterstreichen, beleben und betonen sachliche Informationen.

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Unsere Wahrnehmung beeinflusst unser Verhalten

Fixierung: menschliches Wahrnehmen strebt danach, dass Erwartungen stets bestätigt werden

Unsere Wahrnehmung beeinflusst unser Verhalten

DARUM: sollte man sich bewusst eine offene Haltung angewöhnen und Menschen nicht in Schubladen stecken!

Allgemeine Höflichkeitsregeln

Im Beziehungsaufbau schafft das Einhalten gewisser Höflichkeitsregeln Sicherheit!

Auf jemanden zugehen und zur Begrüßung die Hand reichen.

Eisbrecher-Frage stellen: bspw. „Möchten Sie auch einen Kaffee?“

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Killerphrasen vermeiden

„Das haben wir noch nie so gemacht!“ „Das haben wir schon immer so gemacht!“ „In der Theorie klingt das ja ganz gut, aber

die Praxis sieht total anders aus!“ „Das ist doch Blödsinn, lächerlich, unmöglich,

Quatsch…!“ „In Wirklichkeit ist es doch so, dass…!“ „Oh nein, nicht schon wieder!“ „Hoffentlich kommt nicht noch jemand, der

etwas von mir will!“

Dem Chef Klarheit und Verantwortungsbewusstsein vermitteln

Frage: Weshalb hat Ihr Chef Sie eingestellt?

Antwort: Weil Sie Ihm Arbeit abnehmen sollen! Das ist Ihr Job!

Tipp: Denken Sie mit und bilden Sie sich regelmäßig fachlich fort. So beginnt Ihr Chef Ihnen mehr und mehr zuzutrauen. Sie sind ihm so eine ernstzunehmende, unentbehrliche Kraft. Und: Sie persönlich gewinnen mehr und mehr Selbstvertrauen in Ihr Wissen und Können!!!

Beispiel:

Die unterschiedlichen Chefs: Führungsstile Wichtigste Aufgabe eines Chefs bzw. einer Führungskraft

ist es dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter - in unserem Fall die zahnmedizinischen Fachangestellten - ihre Aufgaben optimal erfüllen.

Er muss kontrollieren, entscheiden, planen, koordinieren, auf den Erhalt der Praxis und Arbeitsplätze achten.

Ein Zahnarzt ist nicht „nur“ Führungskraft, er muss im Alltagsgeschäft primär die Patienten professionell behandeln.

Deshalb ist es bei dieser Doppelbelastung für den Zahnarzt immens wichtig, dass er sich gut auf seine Angestellten verlassen kann.

Es gibt unterschiedliche Chefs mit unterschiedlichen Führungsstilen.

Führungsstile

Autoritärer bzw. hierarchischer Führungsstil

o Der Vorgesetzte gibt Anweisungen, Aufgaben und Anordnungen weiter, ohne die Mitarbeiter nach ihrer Meinung zu fragen. Die Entscheidung trifft der Chef allein - ohne seine Mitarbeiter mit einzubeziehen. Von diesen erwartet der Vorgesetzte nahezu „bedingungslosen Gehorsam“ und duldet keinen Widerspruch oder Kritik. Bei Fehlern wird „bestraft“, statt zu helfen.

Folge

Die Zahnarzthelferinnen haben manchmal den Eindruck, dass Ihre Meinung nicht gefragt ist und trauen sich nicht eigenständige Entscheidungen zu treffen. Sie haben meist weniger Freiheiten.

Die Praxis wird wahrscheinlich klar strukturiert und reguliert sein. Das hat auch viele Vorteile. Wenn Sie das wollen und mögen, sind Sie in dieser Praxis richtig.

Sorgen Sie dafür, dass Sie sich weiterbilden, durch Fachkompetenz überzeugen und kommunizieren Sie klar, was Sie möchten. Das schafft auch bei Ihrem Chef das Vertrauen, dass er sich auf Sie verlassen kann. Er wird Sie mit Respekt behandeln.

Führungsstile

Kooperativer bzw. demokratischer Führungsstil

Der Vorgesetzte bezieht seine Mitarbeiter in das Betriebsgeschehen mit ein. Er erlaubt Diskussionen und erwartet sachliche Unterstützung. Bei Fehlern wird in der Regel nicht bestraft, sondern lösungsorientiert unterstützt. Durch Delegation wird Verantwortung übertragen.

Folge

Der Chef erwartet, dass Sie sich einbringen und unterstützt Ihr Engagement. Dieser Führungsstil erfordert vom zahnmedizinischen Fachpersonal viel Eigenständigkeit, Kommunikationsgeschick und Engagement.

Ihr Teamgeist und Engagement sind gefragt. Wenn Sie das wollen und mögen, sind Sie in dieser Praxis richtig.

Sorgen Sie dafür, dass Sie sich weiterbilden, durch Fachkompetenz und Kommunikationsgeschick überzeugen Sie. Das schafft auch bei Ihrem Chef das Vertrauen, dass er sich auf Sie verlassen kann. Er wird Sie mit Respekt behandeln.

Führungsstile

Laissez-faire-Führungsstil

Der Laissez-faire-Führungsstil (hier sehr überzeichnet…) lässt den Mitarbeitern viele Freiheiten. Sie bestimmen ihre Arbeit, die Aufgaben und die Organisation selbst. Die Informationen fließen mehr oder weniger zufällig. Der Vorgesetzte greift nicht in das Geschehen ein, er hilft oder bestraft auch nicht.

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Folge Diese Chefs sind häufig Zahnärzte „mit Leib und Seele“,

und wollen sich voll und ganz auf diese Aufgabe konzentrieren. Sie suchen Fachkräfte/Mitarbeiter, die ihnen verlässlich und kompetent die Praxisorganisation abnehmen.

Die ZMFs haben deshalb viele Freiheiten und viel Verantwortung. Wenn Sie das wollen und mögen, sind Sie in dieser Praxis richtig.

Sorgen Sie dafür, dass Sie sich weiterbilden. Fachkompetenz und Kommunikationsgeschick befähigen Sie dazu Verantwortung zu übernehmen. So kann Ihr Chef sich auf die Behandlung der Patienten konzentrieren und Sie sorgen dafür, dass der Praxisbetrieb reibungslos abläuft. Das schafft bei Ihrem Chef das Vertrauen, dass er sich auf Sie verlassen kann.

Zusammenfassung

Machen Sie sich vom Führungsstil Ihres Chefs „unabhängig“, indem Sie sich durch Fachkompetenz, Organisations- und Kommunikationsgeschick sowie klares, verantwortungsvolles und engagiertes Verhalten zu einer unentbehrlichen Mitarbeiterin entwickeln.

Bilden Sie sich regelmäßig fort, lesen Sie Fachzeitschriften, etc.!

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ZIEL

Wenden Sie die aufgeführten Vorschläge an und Sie werden bald merken, dass Ihr Umfeld positiv auf Sie reagiert

Sein Sie nicht ungeduldig, noch niemand ist über Nacht zum „Kommunikations-Künstler“ geworden. Hier heißt es: „Üben, üben, üben“.

Viel Erfolg !

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