2014©Saheb Consulting
Umfrage Lean Administration
Ergebnisse einer Unternehmensbefragung zum Stand von Lean Administration
Düsseldorf, 23. Januar 2015
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Inhaltsübersicht
0. Zielsetzung
1. Branchen der teilnehmenden Unternehmen
2. Anzahl der Mitarbeiter der teilnehmenden Unternehmen
3. Wie wurde Lean Administration eingeführt?
4. Das Know how
5. Wo wurde Lean Administration umgesetzt?
6. Methoden und Tools
7. Ergebnisse
8. Erfolgsfaktoren
9. Hindernisse
10. Was hält Unternehmen ab Lean Administration einzuführen?
11. Was bräuchten Unternehmen für die weitere Lean Administration Implementierung?
12. Ausblick
Angang: weitere Empfehlungen der Teilnehmer
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0. Zielsetzung
� Laut Fraunhofer Institut werden im Bürobereich fast 30% der
Arbeitszeit als Verschwendung betrachtet (Lean Office Studie 2010).
� Die damit verbundenen Verbesserungspotentiale können mit den Erfolgsprinzipien des Lean Managements gehoben werden.
� Saheb Consulting hat dazu 2014 eine Umfrage bei Unternehmen durchgeführt, die mit der Einführung von Lean in den indirekten
Unternehmensbereichen (Lean Administration) Erfahrungen gemacht haben.
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� Ziel dieser Befragung war es, Erfolgsfaktoren und Risiken zu ermitteln und durch ‚Lessons
Learned‘ aus der Praxis die Verbreitung des Lean Administration Ansatzes zu fördern.
� Die Ergebnisse der Befragung beruhen auf der Selbstauskunft durch die beteiligten Unternehmen.
� Die Auswertung möchte Anregung zur Umsetzung von Lean Administration geben und erhebt selbstverständlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
� Anregungen und Kommentare sind herzlich willkommen auf www.saheb-consulting.de
oder in dem Blog zum Buch Lean Administration Schritt für Schritt: wwww.lean-administration-schritt-fuer-schritt.de.
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1. Branchen der teilnehmenden Unternehmen
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� Insgesamt haben 60 Unternehmen an der Umfrage teilgenommen.
� Diese verteilen sich auf die folgenden Branchen (Angaben in %):
Lean Administration wird branchenübergreifend eingesetzt.!!
37%
12%15%
10%
5%
7%
5%3%
3% 3%
Maschinen/Anlagenbau
Automotive/Zulieferindustrie
Dienstleistungen
Elektronik/Elektroindustrie
Medizintechnik
Banken/Versicherungen
Chemie/Pharma
Lufttahrttechnik
Öffentlicher Dienst
Nachrichtentechnik,Telekommunikation
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2. Anzahl Mitarbeiter der teilnehmenden Unternehmen
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� Sowohl kleinere Unternehmen als auch Großkonzerne beschäftigen sich mit Lean Administration
Lean Administration wird in kleinen, mittelständischen und großen
Unternehmen umgesetzt.!!
0
2
4
6
8
10
12
14
16
< 500 MA 500 - 1.000 MA 1.000 - 5.000MA
5.000 - 10.000MA
> 10.000 MA
8
1211
13
16
An
zah
l be
teili
gte
r U
nte
rne
hm
en
Mitarbeiteranzahl der beteiligten 60 Unternehmen in absoluten Zahlen:
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3. Die Einführung von Lean Administration
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Der Einführungsprozess findet sowohl auf Projektebene als auch
übergeordneter Organisationsebene statt.!!
Seit wann wird Lean Aministration eingeführt?Angaben von 60 Unternehmen in absoluten Zahlen
0
5
10
15
20
nochnicht
< 1 Jahr 1 - 3Jahre
> 3Jahre
> 10Jahre
3
15
20 19
2
An
zah
l U
nte
rne
hm
en
Wie wurde Lean Administration eingeführt? (Angaben in absoluten Zahlen, Mehrfachnennungen möglich)
15
2417
18
Übergeordnetes Programm fürdas gesamte Unternehmen
Übergeordnetes Programm füreinen Unternehmensbereich
Als Lean Projekte in dieOrganisation implementiert
Umsetzung einzelnerVerbesserungsprojekte
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4. Das Know how
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Das notwendige Fachwissen stammt aus den folgende Quellen: (Angaben in absoluten Zahlen, Mehrfachnennungen möglich)
Die Ausbildung von Mitarbeitern und der interne Wissensaufbau ist ein
wesentlicher Bestandteil des Einführungsprozesses.!!
0
5
10
15
20
25
30
ExterneBeratung
InterneBeratung
Ausbildungeinzelner
Mitarbeiter
Ausbildungeinzelner
Mitarbeiter undFührungskräfte
Sonstige
21 21
28
25
7
� Universitätslehrgang� Eigene Lean Akademie� Interne Lean
Organisation� Selbststudium� Schulung in Projekten
An
zah
l U
nte
rne
hm
en
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5. Wo wurde Lean Administration umgesetzt?
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In welchen Unternehmensbereichen wurde Lean Administration angewendet? (Nennungen in Prozent, Mehrfachantwort)
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
63%
45%43% 40% 38%
35%30%
23%20%
13% 13%
Lean Administration wird in so gut wie allen indirekten Unternehmens-
bereichen umgesetzt mit dem Auftragsabwicklungsprozess an der Spitze. !!
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6. Methoden und Tools
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Die folgenden Lean Administration Tools wurden eingesetzt: (Nennung in absoluten Zahlen, Mehrfachnennungen möglich)
Die Wertstromanalyse/Design als zentrales Werkzeug wird von fast allen
Unternehmen eingesetzt.!!
0
10
20
30
40
50
60
54
3630 26
8
� Shopfloormanagement� Makigami� Kaizen� Schnittstellenanalyse� A3, PDCA
An
zah
l U
nte
rne
hm
en
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7. Ergebnisse (1/2)
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Was hat sich bei Ihnen verbessert – „Verbesserungskategorien“(Nennungen in Prozent, Mehrfachantwort)
Sowohl Durchlaufzeit als auch die Produktivität konnten fast immer
verbessert werden – bei gleichzeitiger Steigerung von Qualität und
Kundenzufriedenheit.
!!
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Kundenzufriedenheit
Flexibilität Kundenanforderungen
Mitarbeiterzufriedenheit
Kosten
Qualität
Produktivität
Durchlaufzeit
38%
40%
53%
53%
70%
75%
85%
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7.Ergebnisse (2/2)
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Unternehmen nach Anzahl der Verbesserungskategorien wie Durchlaufzeit, Produktivität etc. (Angaben in Prozent)
Langfristig gelingt mit Lean Administration die Verkürzung der Lieferzeiten
bei gleichzeitiger Steigerung von Produktivität, Qualität und Kunden-
zufriedenheit.
!!
13%13%
25%
28%
10%5%
7 Kategorien
6 Kategorien
5 Kategorien
4 Kategorien
3 Kategorien
2 Kategorien
1 Kategorie
� Fast alle Unternehmen konnten sich in mehr als einer Kategorie verbessern.
� Unternehmen mit den meisten Verbesserungskategorien haben bis auf eine Ausnahme Lean Admini-stration bereits seit mehr als drei Jahre eingeführt.
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8. Die Erfolgsfaktoren
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� Was sind aus Ihrer Sicht die wichtigsten Erfolgsfaktoren für die Einführung von Lean Administration? (Nennungen in Prozent, Mehrfachantwort)
Die Unterstützung durch die Führungskräfte sowie die Einbindung der
Mitarbeiter sind wesentlich für den Umsetzungserfolg.!!
0%
20%
40%
60%
80%
100%
88%
75% 70%
53%45% 43%
35%28%
13%
� SFM� Erste Erfolge sichtbar
machen� Leuchtturmprojekte� Problemlösungskom-
petenz� ….
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9. Hindernisse (1/2): Themencluster
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Welche Probleme/Schwierigkeiten/Hindernisse gab es bei der Einführung? ( Die Antworten im Freitext verteilen sich auf folgende Themencluster):
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%
sonstige
Zeit & Ressourcen
Langfristigkeit
Mitarbeiter
Führung
10%
12%
12%
35%
37%
Auch bei den Hindernissen dominieren die Faktoren Führung und
Motivation der Mitarbeiter.!!
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9. Hindernisse (2/2): Einzelangaben
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� Abwesenheit oder Nichtteilnahme
� Fehlende Rückendeckung und Unterstützung, Support nicht flächendeckend
� Angst vor Macht- und Kontroll-verlust
� Geringere Veränderungs-bereitschaft, Alter
� Mitnehmen der mittleren Führungseben
� Hohe Erwartungshaltung hinsichtlich Termine und Dauer
� Fehlendes Know how
� Abwesenheit oder Nichtteilnahme
� Fehlende Rückendeckung und Unterstützung, Support nicht flächendeckend
� Angst vor Macht- und Kontroll-verlust
� Geringere Veränderungs-bereitschaft, Alter
� Mitnehmen der mittleren Führungseben
� Hohe Erwartungshaltung hinsichtlich Termine und Dauer
� Fehlendes Know how
Zum Thema ‚Führung‘ Zum Thema ‚Führung‘
� Motivation, allgemein
� Ängste vor Veränderung, Kontrollverlust, Arbeitsverdichtung
� Mitarbeiter hinsichtlich Lean zu erziehen
� Negative Erfahrungen aus der Vergangenheit
� Motivation, allgemein
� Ängste vor Veränderung, Kontrollverlust, Arbeitsverdichtung
� Mitarbeiter hinsichtlich Lean zu erziehen
� Negative Erfahrungen aus der Vergangenheit
Zum Thema ‚Mitarbeiter‘Zum Thema ‚Mitarbeiter‘
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10. Was hält Unternehmen ab, Lean Administration einzuführen?- Zusammenfassung der Kommentare – (1/2)
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� Zwingende Erfordernis fehlt, kein Leidensdruck
� Unwissenheit; Meinung, dass im Büro keine Prozesse optimiert werden können. Nicht wissen, nicht können, nicht wollen, Vorurteile wie zeitaufwendig, Angst vor dem Unbekannten, fehlendes Know how, Unkenntnis der Methoden.
� Fehlendes Budget, Kosten in Verbindung mit der Einbindung von Ressourcen für Lean Projekte
� Die meisten Unternehmen haben noch nicht erkannt, dass grade auch im Admin Bereich enorme Potentiale verborgen liegen und das die Ursachen vieler Fertigungsprobleme in den administrativen Bereichen, insbesondere in der Technik, zu suchen sind.
� Chaotisches Tagesgeschäft, keine Zeit für Verbesserung, Management by firefighting, fehlende Priorisierung, Kosten und Zeitdruck durch laufende Projekte. Es wird oft von vielen Themen auf die gleichen Ressourcen zugegriffen, wodurch eine Priorisierung notwendig wird. Viele Themen laufen gleichzeitig.
� KVP, kleine Schritte, ist für Führungskräfte oft nicht interessant, zu kurzfristige
Erfolgserwartungen.
� Kulturwandel nicht gewollt - Bequemlichkeit des Alltags will keiner aufgeben (?), Widerstand von Angestellten, ihre wirkliche Arbeitsbelastung offen zu legen und der Angst von Führungskräften, ihren Mitarbeitern mehr Verantwortung zu übertragen.
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� Operatives Inseldenken, Hierarchien und Organisationsstruktur, eingefahrene Strukturen
� Hemmschwelle in komplexen Organisationen mit schlechten Strukturen "den Sumpf" anzufassen: lieber mit den schlechten Strukturen weiterarbeiten, als den mühsamen Weg von Change zu gehen".
� Eine neue Sau wird durchs Dorf getrieben – negative Erfahrungen mit Veränderungsprojekten aus der Vergangenheit, gleicher Inhalt - neue Verpackung.
� Unterschätzen des Einflusses auf Mitarbeiter, sich in das Unternehmen einzubringen.
� Ergebnisse sind schwerer zu quantifizieren als in der Produktion, nicht schnell und messbar genug (2 x) und nachweisbar, dabei aber hoher persönlicher Einsatz (Investition) bei schwierig messbaren Ergebnissen erforderlich.
� Erfolgsaussichten von Lean Administration steigen, wenn bereits positive Erfahrung mit Lean
in der Fertigung vorliegen.
10. Was hält Unternehmen ab Lean Administration einzuführen?- Zusammenfassung der Kommentare – (2/2)
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11. Was bräuchten Sie für die weitere Implementierung von Lean Administration? (Zusammenfassung)
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� Klarer Auftrag der Geschäftsführung und Vorgaben/Standards durch das Management, Zielvorgaben und gemeinsame Ausrichtung aller Aktivitäten (Hoshin – Kanri)
� Motivierte Führungskräfte, die Lean selbst vorleben und aktiv einfordern.
� Mehr Know how und Experten mit Erfahrung.
� Ressourcen , Ressourcen, Ressourcen – im Idealfall Ressourcen, die ausschließlich für die Lean Implementierung zuständig sind.
� Starke und motivierte Mitarbeiter.
� Zeit, Zeit, Zeit.
� Erfolgreich abgeschlossene Projekte und Nachvollziehbarkeit, Anerkennung der Erfolge, Nachverfolgung von Projekten.
� Griffige Beispiele warum Lean hilft, das operative Geschäft besser zu machen.
� Nachhaltigkeit und Mut zur Veränderung.
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12. Ausblick (1/1)
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� Die wichtigsten Faktoren für den Umsetzungserfolg sind:
− Unterstützung und aktive Beteiligung durch die Führungskräfte
− Einbindung und Beteiligung der betroffenen Mitarbeiter
− Langfristige angelegte Planung und eine passende Organisation
� Eine weitere Herausforderung ist, dass in den indirekten Unternehmensbereichen die Erfolge schwieriger zu messen und zu quantifizieren sind als in der Produktion.
� Mit Lean Administration lassen sich tatsächlich erhebliche Verbesserungen realisieren -und das unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.
� Die Verkürzung von Durchlaufzeiten, Steigerung der Produktivität und Qualität sowie die Verbesserung der Kundenzufriedenheit sind das Ergebnis.
� Auch lässt sich der Lean Administration Ansatz in so gut wie allen indirekten Unternehmensbereichen einsetzen. Klassiker ist mit der Auftragsabwicklung die zentrale Schnittstelle der indirekten Funktionsbereiche.
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12. Ausblick (2/2)
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� Deshalb sollten bei der Lean Administration Einführung die folgende Dimensionen mitberücksichtig werden:
− Strategisch: Ziele, Vision und Führung
− Organisatorisch: Rahmenbedingungen, Projektmanagement, Prozesse, Kennzahlen
− Mitarbeiterorientierung: Partizipation, Motivation, Change Management
� Lean Administration ist kein Projekt und erschöpft sich nicht in der Anwendung spezieller Tools und Werkzeuge. Die Erfolge sind nachweislich realisierbar, setzten aber eine langfristige Planung voraus, die auf Dauer in einen Wandel der Unternehmenskultur mündet.
� Es bleibt deshalb nur hoffen, dass in Zukunft noch mehr Unternehmen das Thema aufgreifen und es gelingt, vorhandene Mauern in der Zusammenarbeit zu durchbrechen.
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Anhang:Und noch weitere Empfehlungen der Teilnehmer (Auszug)
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� Von erfolgreichen Unternehmen lernen, dabei den eigenen Weg finden
� Klotzen nicht kleckern
� Lean in Ausbildungsprogramme und Studiengänge einbauen
� Viele persönliche Gespräche mit den Mitarbeitern führen
� Führungskräfte mitausbilden
� Lean Management mit dem Kata Prinzip von Mike Rother als Weg der Zukunft
� Ausprobieren und loslegen, mit Mitarbeitern und Führungskräften stückweise das Thema erobern
� Mitarbeitern Freiräume geben, ihre Prozesse selbst zu optimieren
� Schnelle Erfolge erzielen und direkt kommunizieren
� Kleine Lean Projekte durchführen, die innerhalb einiger Wochen umgesetzt werden können
� Langfristigkeit darstellen
� Sich niemals zufrieden geben und Erfolge sichtbar machen
� Best Practice
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Das Buch zu Lean Administration
Blog zum Buch:www.lean-administration-schritt-fuer-schritt.de
Ansprechpartnerin:Kathrin Saheb/Saheb [email protected]: 0162 6648575