TMS Termin Management SystemDas fehlender Bindeglied zwischen

CallCenter und Kunde…

TMS Termin Management System

Die völlig neue Art der Terminvereinbarung und Kommunikation zwischen dem Innen- & Außendienst.

Ideal als Erweiterung zu bestehenden CallCenter-Lösungen.

Was ist TMS?

• TMS ist die ideale Ergänzung zu bestehenden CallCenter-Lösungen und ermöglicht, dass die Mitarbeiter Ihres CallCenters schnell und ein-fach Termine vereinbaren und diese sofort an die Kunden weitervermitteln können.

• TMS ist sofort betriebsbereit. Jeglicher Aufwand zur Einrichtung komplexer VPN oder Remote Access Verbindungen entfällt und das System arbeitet autonom und stabil. Eine Installation von Software ist nicht notwendig.

Was ist TMS?

• Dies alles ist möglich, weil:

TMS vollständig webbasiert ist.TMS alle gängigen Web-Browser unterstützt.TMS unabhängig von der verwendeten Hardware und des verwendeten Beriebssystems istTMS schnell konfiguriert und einfach in der Handhabung ist

Ohne TMS

• Werden für Kunden Terminvereinbarungen in CallCentern gemacht, so geschieht dies meist in der bestehenden CallCenter Lösung.

• Damit der Endkunde diese Termine erhält, müssen diese Daten meist mühsam aus der bestehenden CallCenter-Lösung exportiert und dann in Excel weiter formatiert und aufbereitet werden.

Ohne TMS

• Möchte ein angerufener Telefonkontakt statt direkteine Terminvereinbarung lediglichVorabinformationen per Post/Mail,so muss dafür eine separate Listegeführt werden.

• Danach müssen diese Datenper Mail oder FTP dem Kundenmanuell übermittelt werden.

• …und dieser Aufwand muss täglich gemacht werden.

Mit TMS

• Die CallCenter Agentserfassen direkt währenddem Telefongespräch dieTermine. Dabei werden Sie vom System unterstützt undwährend des Gesprächs wirdstets angezeigt, welcher derAussendienstmitarbeiter des Kunden in dieser Region zum gewünschten Zeitpunkt verfügbar ist.

Mit TMS

• Der Innendienst des Kundenoder der Aussendienst selberkann sich jederzeit direkt überdas Internet am TMS Systemanmelden und sieht sofort dievereinbarten Termine, kann sichdiese selber ausdrucken oder zur weiteren Bearbeitung herunterladen.

• Die Daten sind so aufbereitet, dass die Termine direkt in Microsoft Outlook© übernommen werden können.

Mit TMS

• Die mühselige Aufbereitung der Daten und das weiter-senden zum Kunden entfällt.

• Der Kunde hat stets alleTermine in Echtzeit im Zugriff.

• Blockzeiten können vom Aussendienst selber direkt erfasst werden.

Und so funktioniert TMS

Im Vorfeld können alle Informationen wie die zu bearbeitenden Adressen, die Namen aller Außendienstmitar-beiter und Call-Centerbeschäftigen, Blockzeiten und vieles mehr direkt in das System importiert werden. Dabei ist es sogar möglich, direkt auf Ebene "Postleitzahl" die Außendienstmitarbeiter zuzuweisen und selbstverständlich können auch mehrere Personen auf eine Region verteilt werden. Dadurch ist bei der Terminvereinbarung sofort sichtbar, welcher Außendienstmitarbeiter verfügbar ist.

Und so funktioniert TMS

Sind diese Grunddaten im System erfasst, kann es bereits losgehen.

Im TMS System sind vier verschiedene Zugriffsstufen integriert, welche je nach Funktionstätigkeit des Mitarbeiters unterschiedliche Möglichkeiten bieten.

Login als CallCenter Agent

• Nach Aufruf des gewünschten Telefonkontaktes wird während des Telefongespräches das Wunschdatum des Besuches sowie die gewünschte Uhrzeit eingetragen.

• Das System sucht danach automatisch, welcher Außendienstmitarbeiter aus dieser Region am gewünschten Termin verfügbar ist, und zeigt die verfügbaren Außendienstmitarbeiter an.

• Danach kann der Termin mit nur einem Knopfdruck dem ausgewählten Außendienstmitarbeiter zugewiesen werden und man kann bereits die nächste Terminvereinbarung vornehmen.

Login als CallCenter Agent

• Nebst der Terminvereinbarung kann der Call-Center Agent direkt auch Blockzeiten bearbeiten oder einem Außendienstmitarbeiter besondere Wünsche (z.B. keine Termine nach 19:00 o.ä.) hinterlegen.

Login als Außendienstmitarbeiter

• Nach dem Login als Außendienstmitarbeiter/in stehen wiederum andere Funktionen zur Verfügung.

Login als Außendienstmitarbeiter

• So können die eigenen Blockzeiten selbständig angepasst, die aktuellen Termine eingesehen & exportiert und Besuchsergebnisse eingetragen werden.

Login als Außendienstmitarbeiter

• Erfasste Termine werden jederzeit übersichtlich in Listenform angezeigt und auf Knopfdruck erscheinen zu jedem Termin weitere Detailinformationen.

Login als Außendienstmitarbeiter

• Ebenfalls integriert ist eine direkte Schnittstelle zu Google Maps, so dass auf Knopfdruck die Adresse des Kunden direkt auf der Karte angezeigt wird und eine Routenplanung vorgenommen werden kann.

Login als Mitarbeiter/in Innendienst

• Mit der Zugriffsstufe Innendienst stehen weitere individuelle Möglichkeiten zur Verfügung.

• So können beispielsweise Kontaktarten definiert, Blockzeiten zugewiesen oder neue Regionen zugeteilt werden.

Login als Mitarbeiter/in Innendienst

• Ebenfalls ist es möglich, die erfassten Termine und Besuchsergebnisse herunter zu laden. Dadurch können diese danach direkt in Programmen wie Microsoft Excel eingelesen und zu grafischen Darstellungen oder übersichtlichen Tabellen zusammengestellt werden.

Login als CallCenter Admin

• Dem CallCenter Admin stehen nach dem einloggen sämtliche Funktionen zur Verfügung, so dass neue Anwender angelegt oder Stammdaten angepasst werden können.

Vorteile & Kosten

• Die Software TMS - Termin Management System ist als webbasierende Software und Mietlösung konzipiert und bietet Ihnen dadurch viele Vorteile:

Vorteile & Kosten

Läuft mit allen WebBrowsern und Betriebssystemen

verursacht keine Updatekosten. Programmverbesserungen und Updates sind im Preis inbegriffen

Sofort einsetzbar ohne Installation & Anpassungen an Ihrer Hard- und Software

Keine hohen InvestitionskostenSie bezahlen nur für Arbeitsplätze, an denen

Termine vereinbart werden. Kunden und Außendienstmitarbeiter können die Software gratis nutzen

Kosten

• Die Kosten errechnen sich aus dem effektiven Bedürfnis. Sie bezahlen nur für so viele An-wender, wie diese die Applikation benutzen. Sie können die Software dadurch auch für kurzfristige Aufträge und wechselnde Kunden einsetzen.

• Einmalige Einrichtungspauschale EUR 1000.—• Kosten pro Monat und Arbeitsplatz EUR 20.—

• Beispiel für ein CallCenter mit 10 Arbeitsplätzen:

• Jahresrechnung:Einrichtungspauschale EUR 1000.—10 Call-Center Arbeitsplätze EUR 2400.—

• Preise zuzügl. MwSt

Kontakt

• Schweiz:

mvm unternehmensberatungEschenring 136300 ZugTel. 041 560 33 01Web www.callcentertechnik.chMail info@callcentertechnik.ch

• Deutschland:mvm unternehmensberatungUdo BellmannBruchsaler Straße 9768219 MannheimTel. 0621 803 37 78Web www.callcentertechnik.netMail info@callcentertechnik.net