Date post: | 06-Apr-2015 |
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Tabellenkalkulation
Inhalt (1)
Einführung in die Tabellenkalkulation
Berechnungen in Excel– Formeln und Bezüge
– Funktionen
Arbeiten mit Datenlisten– Sortieren und Filtern
Inhalt (2)
Funktionen– SVERWEIS– Wenn
Diagramme
Interaktion
Pivot-Tabellen– Pivot-Tabellen-Assistent– Layouteinstellungen,Feldeinstellungen
Einführung
Zweck einer Tabellenkalkulation
Datenblatt enthält – Text, Zahlen und Berechnungsvorschriften
(Formeln)
Dynamische Berechnungen– Bei Eingangsdatenänderungen ändern sich
automatisch die Ausgangsdaten
Speichern von Daten in einer Matrix
Einführung (1)
Spalten werden in Excel mit Großbuchstaben bezeichnet z.B. „D“
Zeilen werden mit Zahlen bezeichnet z.B. „23“
Eine Zelle ergibt sich aus der Kombination von Zeile und Spalte z.B. „D23“– wird als Zellbezug bezeichnet– „Adresse“, wird in Formeln verwendet
Einführung (2)
Inhalt einer Zelle– Text (mit Formatierungen analog zu Word)– Zahlen– Formeln (Berechnungsvorschriften) - ergeben
wieder Text oder Zahlen
Formatierung– über Format/Zellen - insbesondere für
Zahlenformate
Einführung (3)Zelle: Bestehend aus Zahl der Zeile und Buchstaben der Spalte
Formeln und Bezüge
Formeln und Bezüge(1)
Berechnungen werden in Excel mit Formeln durchgeführt z.B.=B6*B8 Multiplikation der Zellen B6 mit B8Jede Formel beginnt mit einem „=„-ZeichenKomplexe Formeln werden von Excel automatisch über den Funktionsassistenten bereitgestelltenthalten Funktionen, Bezüge, Werte
Formeln und Bezüge (2)
Formeln können in der Bearbeitungszeile oder in der betreffenden Zelle selbst eingetragen werden
Formeln und Bezüge (3)
1. Bezüge sind die „Adressen“ der Zellen
2. Es gibt drei verschiedene Bezüge1. relative Bezüge
2. absolute Bezüge
3. gemischte Bezüge
Formeln mit relativem Bezug
Schreibweise: z.B. D5
Formeln mit relativem Bezug können problemlos kopiert werden
beim Verschieben von Formeln wird diese angepasst
Formeln mit relativem Bezug
9
=D9*2
12
=B5*2
Die Formel aus B7 wird nach C11 kopiert. Sie passt sich aufgrund des relativen Bezuges an
Übung
Das Unternehmen „Web-Content“ hat sieben Angestellte. Berechnen sie das Gehalt der jeweiligen Angestellten. Die notwendigen Daten finden Sie in der Datei „Bezuege.xls“
Formeln mit absolutem Bezug
Schreibweise: z.B. $D$5
Dollar Zeichen vor dem Spaltenbuchstaben und vor der Zeilennummer
Kopiert man eine Formel mit einem absoluten Bezug verändert sich diese nicht
Formeln mit absolutem Bezug
=$F$5*7
=$F$5*7
17
Die Formel aus C7 wird nach D11 kopiert. Sie passt sich aufgrund des absoluten Bezuges nicht an
Übung
Im Unternehmen „Web-Content“ ist es üblich das jeder Mitarbeiter € 20/Monat in die Betriebskassa einbezahlt. Berechen das Gehalt jedes Angestellten nach Einbezahlung der € 20 in die Betriebskassa. Die notwendigen Daten finden Sie in der Datei „Bezuege.xls“
Formeln mit gemischtem Bezug
Schreibweise: z.B. $C6
Dollarzeichen vor Spaltenbuchstabe oder Zeilennummer
Kopieren einer Formel ist möglich – absoluter Teil der Formel ändert sich nicht
Formeln mit gemischtem Bezug
13
9
=$D10*3
=$D6*3
Die Formel aus B8 wird nach C12 kopiert. In Zelle B8 wird die Zahl aus Zelle D6 mit 3 multipliziert. Die Formel kann kopiert werden, da die zu multiplizierenden Zahlen in der Spalte D stehen, welche als absolut angeben wurde
Funktionen
Funktionen - allgemein
Excel verfügt über mehr als 300 Funktionen
Eingeben von Funktionen erfolgt mittels Funktionsassistenten– Einfügen– Funktionen oder– über Shortcut
Funktionsassistent
Auswahl der einzelnen Funktionen nach Name und Kategorie
Syntax (1)
Neben dem Funktionsassistenten bietet Excel auch die Möglichkeit Rechen-operationen durch Eintippen der entsprechenden Formel durchzuführen.
Formeln können entweder in die Befehls-zeile oder in die Zelle, in der später das Ergebnis erscheinen soll, eingegeben werden.
Syntax (2)
Die zur Berechnung verwendeten Zeichen werden als Operatoren bezeichnetdie wichtigsten Operatoren:– „+“ Addition– „-“ Differenz– „*“ Produkt– „/“ Division– „^“ Potenz
Syntax (3)
Jede Funktion kann Argumente besitzen, werden in Klammer angegeben (oder bei Assistenten in die entsprechenden Felder).
Die Trennung aneinandergereihter Argumente erfolgt durch „ ; “, z.B. =Summe(1;2;3;)
Zellbereiche werden z.B. durch „D23:D45“ dargestellt.
Funktionen – „Summe“
Funktion – „Summe“ (1)
Summenbildung der Gewinne:
Funktion – „Summe“ (2)
summieren von Zahlen
Vorgehensweise:– aufrufen des Funktionsassistenten– auswählen der Kategorie „Math&Trigonom“– auswählen der Funktion „Summe“– oder einfach die Formel eintippen
Auswahl der Funktionskategorie „Math. &Trigonom.“
Auswahl der benötigten Funktion „Summe“
Funktion – „Summe“ (3)
Funktion – „Summe“ (4)
Ergebnis der Summenbildung:
Formel mit der die Summe errechnet wurde
Funktionen – „Mittelwert“
Funktion – „Mittelwert“ (1)
Berechnung des mittleren Gewinns
Funktion – „Mittelwert“ (2)
Bildung von Durchschnittswerten z.B. Durchschnittsgewinn mehrerer FilialenVorgehensweise: – aufrufen des Funktionsassistenten– auswählen der Kategorie „Statistik“– auswählen der Funktion „Mittelwert“– oder Eingabe der Formel
Funktion – „Mittelwert“ (3)
Ergebnis aus der Berechnung des mittleren Gewinns
Formel mit der der Mittelwert errechnet wurde
Übung
Öffnen Sie die Datei „Umsatz.xls“ und berechnen Sie für jeden Kunden den Gesamtumsatz sowie den mittleren Umsatz aller drei Jahre, und den Gesamtumsatz und den mittleren Umsatz aller drei Jahre über alle Kunden.
Funktionen – „Summewenn“
Funktion – „Summewenn“ (1)
findet Anwendung, wenn aus einer Datenbank Daten nach einem bestimmten Kriterium summiert werden sollen z.B. Summe der Gehälter bzw. Summe der Löhne
Vorgehensweise– aufrufen des Funktionsassistenten
– auswählen der Kategorie „Math&Trigonom“
– auswählen der Funktion „Summewenn“
Zellbereich, welcher berechnet werden soll
Funktion – „Summewenn“ (2)
Kriterium nach dem die Summe gebildet werden sollZahlenbereich der
addiert werden soll
Manuell einzugebende Formel
Kontaktfenster des Funktionsassistenten
Funktion – „Summewenn“ (3)
3 auszufüllende Felder im Kontaktfenster– Das erste Argument gibt den Bereich an für den
bestimmte Bedingungen erfüllt sein müssen– Das zweite Argument gibt an welche
Merkmalsausprägungen vorliegen sollen– Das dritte Argument gibt die Feldbezeichnung
für die Werte an, die addiert werden sollen
Übung
Ergänzen Sie die Datei „Umsatz.xls“ um den Umsatz in Wien und den Umsatz in Linz im Jahr 2001.
Sortieren
Sortieren (1)
Die Funktion „Sortieren“ ermöglicht das Sortieren von Daten in einer Tabelle nach bestimmten Kriterien
Vorgehensweise:– Selektieren des Bereiches– Daten– Sortieren– Auswahl des „Sortierschlüssels“
Sortieren (2)
Sortieren der Filialen in der folgenden Tabelle nach dem Alphabet:
Angabe des zu sortierenden Feldes in Excel
Angabe der Sortierrichtung
Sortieren (3)
Sortieren (4)
Vorgehensweise:– Daten– Sortieren– Aufsteigend
Sortieren (5)
Ergebnis des Sortiervorganges:
Übung
Sortieren Sie die Kunden in der Datei „Umsatz.xls“ aufsteigend nach ihrer Kundennummer.
SVERWEIS
Funktion – „SVERWEIS“ (1)
Der SVERWEIS ist eine Suchfunktion
– sucht nach einem Wert in der ersten Spalte einer Matrix
– liefert den Wert einer beliebigen Spalte als Ergebnis
Funktion – „SVERWEIS“ (2)
Vorgehensweise
– aufrufen des Funktionsassistenten– auswählen der Kategorie „Matrix“– auswählen der Funktion „SVERWEIS“
Funktion – „SVERWEIS“ (3)Eingabe des Objektes nach welchem in Spalte 1 der nachfolgend angebenen Matrix gesucht werden soll
Angabe des Bereiches in dem gesucht werden soll
Angabe der Spalte, welche die gewünschten Werte enthält.
Eingabe des Wortes „FALSCH“ notwendig, da eine exakte Übereinkunft gewünscht ist
Funktion – „SVERWEIS“ (4)
Die Funktion sucht immer den größten Wert, der in einer aufsteigend sortierten Tabelle kleiner oder gleich dem Suchkriterium ist
Funktion – „SVERWEIS“ (5)
Im Falle einer gewünschten exakten Übereinstimmung muss die automatische Sortierfunktion des „SVERWEIS“ ausgeschaltet werden:– Attribut „Bereich Verweis“ auf FALSCH
Übung
In der Datei „Mitglieder.xls“ finden Sie eine Liste von Mitgliedern. Finden Sie heraus wie hoch der Mitgliedsbeitrag ist den Vogel bezahlt, wie viel ihm das Abonnement kostet und ob und wie viel Geld er noch für eine Spende erübrigt.
Wenn
Funktion – Wenn (1)
„Wenn“ dient zur logischen Unterscheidung– überprüft, ob eine Bedingung erfüllt ist, und
gibt je nachdem etwas aus– Ausgabe kann Text (in „“), Zahl oder eine
Formel sein
Funktion – Wenn (2)
Bestandteile (Argumente)– Prüfung: logischer Ausdruck, z.B. D5>10– Dann_Wert: Ausgabe, wenn Prüfung
erfolgreich– Sonst_Wert: Ausgabe, wenn Prüfung nicht
erfolgreich
Übung
Geben Sie zu jedem Kunden in der Datei „Umsatz.xls“ an, ob der Gesamtumsatz aller 3 Jahre ausreichend ist oder nicht. Dies ist er, wenn er 1.000.000 EURO überschreitet.
Diagramme
Grundsätzliches
Diagramme sollten übersichtlich und gut lesbar sein
Farbliche Abstimmung – keine zu bunten und somit nicht mehr aussagekräftigen Diagramme
Diagrammüberschriften sollten immer den gezeigten Inhalten entsprechen
Verwendung
Diagramme werden immer zur grafischen Veranschaulichung von Daten verwendet
Komplexe Sachverhalte können anhand von Diagrammen vereinfacht gezeigt bzw. präsentiert werden
Diagramm bleibt mit den Daten verbunden: Daten ändern sich - Diagramm ändert sich
Vorgehensweise (1)
Einfügen
Diagramm (od. Shortcutsymbol )
Der Diagrammassistent erscheint
Auswählen eines geeigneten Diagrammtyps
Markieren des Datenbereiches aus dem das Diagramm erstellt werden soll
Dient zur Auswahl des einzelnen Diagrammtyps
Vorgehensweise (2)
Diagrammbeispiele
Ausgangstabelle:
Säulendiagramm
Gewinn 2001
€ 0
€ 200.000
€ 400.000
€ 600.000
€ 800.000
€ 1.000.000
€ 1.200.000
Braunau Ried Leoben Kagenfurt
Gewinn 2001
Balkendiagramm
Gewinn 2001
€ 0 €200.000
€400.000
€600.000
€800.000
€1.000.00
0
€1.200.00
0
Braunau
Ried
Leoben
Kagenfurt
Gewinn 2001
Kreisdiagramm
Gewinn 2001
Braunau
Ried
Leoben
Kagenfurt
3D - Balkendiagramm
€ 0 € 200.000 € 400.000 € 600.000 € 800.000€ 1.000.000
Braunau
Ried
Leoben
Kagenfurt
Gewinn 2001
Gewinn 2001
Übung
Erstellen Sie ein Diagramm zu den Daten in der Datei „Umsatz.xls“.
Interaktion
Interaktion
Verwendung von insbesondere Diagrammen, die mit Excel erstellt wurden, in anderen Programmen wie z.B. Word
2 grundsätzliche Möglichkeiten– mit Verbindung– ohne Verbindung
Interaktion
Kopieren– in Excel markieren und Bearbeiten-Kopieren
(STRG-C) bzw. in Word Bearbeiten-Inhalte Einfügen
– reine Kopie, keine Verbindung mehr
Verknüpfen– wie kopieren, jedoch beim Einfügen Option
Verknüpfen aktivieren, Änderungen wirken sich aus
Übung
Fügen Sie das Diagramm aus der vorangegangenen Übung in ein neues Word-Dokument ein. Es soll dabei mit den Daten verbunden bleiben.
Pivot-Tabellen
Verwendung
Pivot-Tabellen sind Häufigkeitsauszählungen
Pivot-Tabellen lassen eine komfortable Datenanalyse zu
Pivot-Tabellen-Assistent
der Pivot-Tabellen-Assistent unterstützt bei der Erstellung von Pivot-Tabellen
Vorgehensweise:– Daten– Pivot-Tabellenbericht
Auswahl der Datenquelle, die analysiert werden soll
Erstellen einer Pivot-Tabelle (1)
Auswahl des zu analysierenden Datenbereiches.
Erstellen einer Pivot-Tabelle (2)
Erstellen einer Pivot-Tabelle (3)
Durch einfaches ziehen der einzelnen Buttons mit der Maus kann das Layout der Pivot-Tabelle bestimmt werden
Erstellen einer Pivot-Tabelle (4)
Zeile– Kategorien– mehrere Elemente: Sub-Kategorien
Spalte– analog zu Zeilen
Daten– zusammengefasste Werte (durch Doppelklick
kann Art geändert werden)
Wählen Sie aus wo (in welchem Datenblatt) das Ergebnis der Analyse dargestellt werden soll
Erstellen einer Pivot-Tabelle (5)
Pivot-Tabelle als Ergebnis der vorangegangen Schritte
Erstellen einer Pivot-Tabelle (6)
Datenfeld
Beschriftungsfeld
Sortieren einer Pivot-Tabelle
Sortieren einer Pivot-Tabelle (1)
Die Funktion „Sortieren“ ermöglicht es Daten welche in einer Pivot-Tabelle dargestellt sind zu sortierenVorgehensweise:– Beschriftungsfeld markieren– Daten– Sortieren– oder Shortcut
Sortieren einer Pivot-Tabelle (2)
Kontaktfenster in welchem die Sortieroptionen eingegeben werden können
Layout- und Feldeinstellungen
Layouteinstellungen (1)
Felder können im nachhinein leicht entfernt oder hinzugefügt werden
Wenn nötig ändert Excel automatisch die zugrundeliegende Funktion (z.B. die Funktion „Summe“ wird in die Funktion „Anzahl“ umgewandelt)
Layouteinstellungen (3)
Durch einfaches ziehen der einzelnen Buttons mit der Maus kann das Layout der Pivot-Tabelle verändert werden
Feldeinstellungen (1)
Dient der Veränderung der in der Pivot-Tabelle verwendeten Felder
Vorgehensweise– markieren des betreffenden Datenfeld– klicken des rot markierten Buttons
Feldeinstellungen (2)
Um den rot markierten Bereich zu erhalten muss die Schaltfläche „Optionen“ gedrückt werden
Mit der Schaltfläche „Zahlen“ kann der Wertebereich der Pivot-Tabelle formatiert werden
Mit der Schaltfläche „Ausblenden“ kann das aktuelle Datenfeld entfernt werden
Feldeinstellungen (3)
Vergleichsvariable
Zum prozentuellen Vergleich vorhandener Werte mit einer bestimmten Variable
interessierende Ausprägung der Variable
Feldeinstellungen (4)
Ausblenden des aktuellen Beschriftungsfeldes
Änderung der Feldbeschriftung
Aufrufen des Kontaktfensters durch Doppelklick auf das entsprechende Beschriftungsfeld
Übung
In der Datei „Kunden.xls“ finden Sie Kunden und deren Einkäufe. Erledigen Sie die auf den weiteren Datenblättern zu findenden Aufgaben.