Date post: | 05-Apr-2015 |
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Stabsstelle Planung und QualitätsManagementSachgebiet 3: ControllingOC M
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ENTWURF Anlagenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung mit SAP AA (Asset mit SAP AA (Asset Accounting)Accounting)
1 Erfassungs- 1 Erfassungs- 2 Buchungs-2 Buchungs-3 Etikettierungsprozess 3 Etikettierungsprozess gestaltengestalten
1 Erfassungs- 1 Erfassungs- 2 Buchungs-2 Buchungs-3 Etikettierungsprozess 3 Etikettierungsprozess gestaltengestalten
Stabsstelle Planung und QualitätsManagementSachgebiet 3: ControllingOC M
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ENTWURF
Inventarisierungsprozess Inventarisierungsprozess
ab 1.01.2008ab 1.01.20081. Wie wird der Prozess der Inventarisierung
organisatorisch effizient gestaltet?
2. Wie wird die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt?
3. Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? • Bestellungen EDV über Rechenzentrum• Bestellungen Büromöbel über ZV• Bestellungen von Büchern >410 pro Einzelbuch
Stabsstelle Planung und QualitätsManagementSachgebiet 3: ControllingOC M
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ENTWURF Wie kann der Prozess der Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch Inventarisierung organisatorisch
effizient gestaltet werden?effizient gestaltet werden?Modell A ( Alles in einer Hand = 1
Person)„Bestandsbuchhalter* = Inventarisierer“
• Gerät wird von „Selbstbucher“ in SAP-AA bei „Kreditorenrechnung buchen“ angelegt.
• Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter = Web-Bucher).
• Der bringt der „Selbstbucher“ Inventarisierungskennzeichen an, Gerät mit Etikett markiert
Modell B (= 2 oder mehrere Personen)„Bestandsbuchhalter* und Inventarisierer“
• Gerät wird von einem wiss. Mitarbeiter oder Techn. Angestellten in SAP – AA angelegt (hier sind die Gerätedaten bekannt).
• Der Techn. Angestellte/Wiss. Mitarbeiter bringt das Inventarisierungskennzeichen an.
• Der Web-Bucher bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter und Web-Bucher).
*Der Bestandsbuchhalter sollte in Personalunion zum zuständigen SAP-Anwender (Bucher/in) stehen
Stabsstelle Planung und QualitätsManagementSachgebiet 3: ControllingOC M
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ENTWURF
OrganisationsformenOrganisationsformen
• Dezentral• Fakultäten, Institute, Lehrstühle, AG• GS• RVZ
• Zentral• Zentrale Beschaffung für RZ• Zentrale Beschaffung für Büromöbel• Zentrale Beschaffung für Bibliographische
Stabsstelle Planung und QualitätsManagementSachgebiet 3: ControllingOC M
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ENTWURF REGEL-basierte WEB-ErfassungREGEL-basierte WEB-Erfassungauf Anlage statt auf Sachkontoauf Anlage statt auf Sachkonto
/ Anlagenzugang durch Kreditor buchen
Anlegen eines Stammsatzes• bisher Eintrag Karteikarte oder• Zeile in Inventarisierungsliste• erfolgt durch eine Person, die nicht Bucher sein wird.
Bebuchen eines Stammsatzes• bisher Kreditorenrechnung• erfolgt durch eine Person, die Bucher ist.
• Anlagestamm wird gleichzeitig angelegt oder
MODELL B
MODELL A
MODELL B
Bebuchen eines bestehendenAnlagenstammsatz
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ENTWURF REGEL-basierte WEB-ErfassungREGEL-basierte WEB-Erfassungauf Anlageauf Anlage
AnlageAnlage
Anlagenzugang durch Kreditor buchen
MODELL AMODELL B
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ENTWURF
Anlegen von AnlagenAnlegen von AnlagenMODELL B
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ENTWURF
Anlagenstammsatz Anlagenstammsatz erfassenerfassen• Neue Anlage anlegen
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ENTWURFAnlagenstammsatz Spalte Anlagenstammsatz Spalte kopierenkopieren
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ENTWURF
Nettowert Gesamtanlage Nettowert Gesamtanlage bestimmenbestimmen
InventarisierungsrechnerInventarisierungsrechner
Preis aus Positionsbetrag
Gesamtanlage bzw. Preis aus Positionsbetrag
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ENTWURF
Berechnung Gesamtanlage Berechnung Gesamtanlage keine Anlage, kein GWGkeine Anlage, kein GWGsondern Verbrauch Sachkonto 6xxxxxxsondern Verbrauch Sachkonto 6xxxxxx
Erfassen einer „normalen“KreditorenrechnungErfassen einer „normalen“Kreditorenrechnung
150,01
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ENTWURF
Berechnung Gesamtanlage GWGBerechnung Gesamtanlage GWG
410,01
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ENTWURF
Berechnung Gesamtanlage AnlageBerechnung Gesamtanlage Anlage
410,01
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ENTWURF
AnlagenAnlagenhaupthauptnummernummer „KANN“-eingabe„KANN“-eingabe
AnlagenAnlagenunterunternummer nummer „MUSS“-eingabe„MUSS“-eingabe
z.B. Zentrifuge mit Zubehör 720000000013-0000 Zentrifuge 720000000013-0001
720000000013-0002 Sedimentograph, DFG 12300603
720000000013-0003 Trenndüsen-Einrichtung, DFG12400602
Wie gehe mit Zubehörteilen um?Wie gehe mit Zubehörteilen um?Diese müssen der Anlage zugeordnet werden
Zubuchen zur Anlagenstammsatznummer z.B. 720000123-0001 oderAnlegen einer Anlagenunternummer z.B. 720000123 -0002 etc.
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ENTWURF
Menge mit BasismengeneinheitMenge mit Basismengeneinheit„MUSS“-eingabe„MUSS“-eingabe
Wichtig für die Berechnung der GWG-GrenzeMengeneinheit „ST“
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ENTWURF Serien- SerialnummerSerien- SerialnummerTypenbezeichnungTypenbezeichnung „KANN“-eingabe„KANN“-eingabe
Wichtig für die Wartung bzw. Garantie
Evtl. wichtig für die Wartung bzw. Garantie
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ENTWURF
InventarnummerInventarnummer „KANN“-eingabe„KANN“-eingabe
wird für Altdatenübernahme benutzt.Es kann nach dieser Inventarnummer der Bestand vor 31.12.2007 gesucht werden.
Möglicherweise würde die Systematik des Altbestandes weitergeführt werden müssen.
Stabsstelle Planung und QualitätsManagementSachgebiet 3: ControllingOC M
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ENTWURF
Kostenstelle Kostenstelle „MUSS“-eingabe„MUSS“-eingabe
„„MUSS“-eingabe MUSS“-eingabe abgeleitet aus Finanzstelleabgeleitet aus Finanzstelle„„KANN“-eingabe KANN“-eingabe z.B. Fuhrpark für ZV-PKWz.B. Fuhrpark für ZV-PKW
Abnutzung = Abschreibung wird an Abnutzung = Abschreibung wird an Kostenstelle des AnlagenstammesKostenstelle des Anlagenstammesautomatisch durch Abschreibungslauf gebuchtautomatisch durch Abschreibungslauf gebucht
Kosten- /FinanzstelleKosten- /Finanzstelle
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Kostenstelle Kostenstelle „MUSS“-eingabe„MUSS“-eingabe
„„Kann“-eingabeKann“-eingabe
Abnutzung = Abschreibung wird Abnutzung = Abschreibung wird an den Instandhaltungsauftrag bzw. an den Instandhaltungsauftrag bzw. an das Drittmittelprojekt des Anlagenstammesan das Drittmittelprojekt des Anlagenstammesautomatisch durch Abschreibungslauf gebuchtautomatisch durch Abschreibungslauf gebucht
Auftrag/Fonds „„Kann“-eingabeKann“-eingabe
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Standort Standort „KANN“-„KANN“-eingabeeingabe
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ENTWURF
Raum Raum „KANN“-eingabe„KANN“-eingabe
I Raum
Hier sollte der Raum standardisiert eingegeben werden mit folgender Systematik:
OG 1: „Plus 1 minus dreistellige Raumnummer“, z. B. 1-101
EG: „dreistellige Raumnummer“, z B. 001
UG 1: „Minus 1 minus dreistellige Raumnummer“, z. B. -1-101
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Fonds Fonds „KANN“-eingabe„KANN“-eingabe
Kann eingeben werden,Wird in jedem Fall beim Buchen eingetragen
Stabsstelle Planung und QualitätsManagementSachgebiet 3: ControllingOC M
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ENTWURF DFG-Schlüssel aussuchenDFG-Schlüssel aussuchen• Bitte wählen Sie jetzt den passenden DFG-Schlüssel aus:
weiter
Möglichkeit über Suchbegriff (Text auf Rechnung)Seite DFG oder CSV-Datei (Schlüssel + ND)
Aufbau 1-4. Stelle DFG Schlüssel Aufbau 5.+6. Stelle Nutzungsdauer Aufbau 7.+8. Stelle fortlaufende Nummer
zur Erfassung der *generischen* Suche nach Text bei hoher Trefferquote Nach alter Rechtschreibung suchen
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Anlagenstammsatz Anlagenstammsatz erfassenerfassen• gefülltes Bild der WEB-Oberfläche
Stabsstelle Planung und QualitätsManagementSachgebiet 3: ControllingOC M
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InventarisierungsrechnerInventarisierungsrechner
Preis aus Positionsbetrag
<= 410 GWG Anlagenklasse 790000 Anlagenklasse 890000konkretes GWG aus Finanzstelle ableiten Und neue Anlagenunternummer anlegen
410 Anlagenklasse aussuchen lassen
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Sonstige FragenSonstige Fragen
• Anschaffung oder Erhaltung
Stabsstelle Planung und QualitätsManagementSachgebiet 3: ControllingOC M
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ÜbergangszenarioÜbergangszenario
• 20.12.2007
• 20.12.2007-31.12.2007
• 01.01.2008– Umbuchung– Aussonderung
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ENTWURF
Noch Fragen?Noch Fragen?
[email protected] oder [email protected] oder 31-2293
http://132.187.112.75/Dienstleistung/inventarisierung
• Bestandsbuchhalter-Schulung
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Üben können Sie unterÜben können Sie unter
• https://vm.zv.uni-wuerzburg.de:6555/krtest/sap_T54.asp
• Bitte beachten Sie, dass die IP des Rechners für die Anlagen-und Buchhaltungstätigkeit freigeschalten ist.– (verantwortlich Hr. Köpfer, 2772)