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Skript zum Kurs
Literaturverwaltung mit Citavi
– Aufbaukurs –
Dieses Werk ist lizenziert unter einer Creative Commons Namensnennung - Weitergabe unter glei-
chen Bedingungen 4.0 International Lizenz.
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Inhalt
1 Inhalte des Citavi Basiskurses ................................................................................................. 4
2 Literatur in Citavi aufnehmen ................................................................................................... 4
2.1 Recherche in Bibliothekskatalogen und Datenbanken aus Citavi heraus ........................ 4
2.1.1 Lizenzierte Datenbanken mittels IP-Check durchsuchen ................................... 6
2.2 Suche nach Volltexten .................................................................................................... 7
2.2.1 Suche nach lizenzierten Volltexten an der TUM ................................................. 8
2.3 PDFs anhängen, importieren und umbenennen ............................................................ 10
2.3.1 PDFs an bestehende Titel anhängen ............................................................... 10
2.3.2 Einzelne PDFs oder ganze Ordner importieren ................................................ 11
2.3.3 PDF-Dateien umbenennen .............................................................................. 12
2.4 Internetseiten mit dem Citavi Picker aufnehmen ........................................................... 13
2.5 RSS-Feeds ................................................................................................................... 14
3 Literatur und Zitate in Citavi strukturieren ............................................................................... 16
3.1 Schlagwörter, Kategorien, Gruppen, Marken, Filter, Suche, Tabellenansicht ................ 17
3.2 Kategorien anlegen und verwalten ................................................................................ 19
3.3 Zitate und Gedanken aufnehmen und Kategorien zuordnen ......................................... 20
3.4 PDF-Bearbeitung im Vorschaufenster ........................................................................... 22
3.5 Autorennamen und Zeitschriftentitel vereinheitlichen .................................................... 23
4 Zitieren in Word ...................................................................................................................... 24
4.1 Zitate in Word einfügen ................................................................................................. 24
4.2 Gliederungen im-/exportieren ........................................................................................ 25
4.2.1 Gliederungen importieren ................................................................................ 25
4.2.2 Kategorien exportieren..................................................................................... 25
4.3 Citavi-Skripten erstellen – Vom Gedanken zum Skript .................................................. 26
4.4 Gruppierte Literaturlisten erstellen ................................................................................ 27
4.5 Literaturverzeichnisse in Word formatieren ................................................................... 29
5 Zitationsstile verändern, erstellen und importieren ................................................................. 31
5.1 Zitationsstil wechseln .................................................................................................... 32
5.2 Zitierstile importieren ..................................................................................................... 33
5.3 Zitationsstil verändern oder neu anlegen....................................................................... 34
6 Citavi und Latex ..................................................................................................................... 36
6.1 Was ist ein BibTeX-Key? .............................................................................................. 37
6.2 Schema für BibTeX-Keys anpassen .............................................................................. 38
6.3 Mit BibTeX-Key im Text zitieren .................................................................................... 39
6.4 BibTeX-Dateien erzeugen ............................................................................................. 40
7 Aufgabenplanung in Citavi ..................................................................................................... 41
8 Citavi Cloud............................................................................................................................ 42
8.1 Rechtevergabe für Teammitglieder ............................................................................... 43
8.2 Lokale Projekte in Cloud-Projekte umwandeln .............................................................. 44
8.3 Cloud-Projekte offline bearbeiten .................................................................................. 44
8.4 Chatfunktion für Cloudprojekte ...................................................................................... 45
9 Citavi Add-ons ........................................................................................................................ 45
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10 Kontakt und Support .............................................................................................................. 47
Glossar ......................................................................................................................................... 48
Wir freuen uns über Ihr Feedback. Dieses Skript wird regelmäßig aktualisiert. Sollten Sie dennoch feststellen, dass die genannten Informationen nicht mehr aktuell sind oder haben Sie Verbesserungsvorschläge, freuen wir uns über eine E-Mail an [email protected]. Die aktuellste Version dieses Skriptes finden Sie immer unter dem Link: https://mediatum.ub.tum.de/node?id=1100875
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1 Inhalte des Citavi Basiskurses
Im Citavi Basiskurs wurden folgende Themen behandelt, die für den Citavi Aufbaukurs vorausge-
setzt werden:
Titel* in Citavi aufnehmen (Schnelleingabe über ISBN* / DOI*, manuelle Eingabe, Import aus
einer Datenbank*, Aufnahme von Literatur über den Citavi Picker)
Literaturlisten ausgeben
Arbeiten mit dem Word-Add-In (Quellennachweise im Text einfügen Literaturverzeichnis im ge-
wählten Zitationsstil* erstellen)
2 Literatur in Citavi aufnehmen
Der grundlegende Programmbereich von Citavi ist die Literaturverwaltung. Hier sammeln, organi-
sieren und bearbeiten Sie Ihre Literaturquellen. Im Programmbereich Literatur haben
Sie verschiedene Möglichkeiten, Titel in Ihr Citavi-Projekt* aufzunehmen:
1. Manuelle Eingabe (Basiskurs)
2. Schnelleingabe über ISBN, DOI oder PubMed-ID (Basiskurs)
3. Auswertung von Literaturlisten, die ISBNs bzw. DOIs enthalten (Basiskurs)
4. Import aus einer Datenbank (Basiskurs)
5. Import über den Citavi Picker (Basiskurs)
6. Recherche in Bibliothekskatalogen und Datenbanken aus Citavi heraus (Kapitel 2.1)
7. Volltextsuche mit Citavi (Kapitel 2.2)
8. Import von PDF-Dateien (Kapitel 2.3)
9. Import von Internetseiten über den Citavi Picker (Kapitel 2.4)
10. Import mittels RSS-Feeds (Kapitel 2.5)
2.1 Recherche in Bibliothekskatalogen und Datenbanken aus Citavi heraus
Aus Citavi heraus können Sie in Bibliothekskatalogen und Literaturdatenbanken recherchieren.
Dies ist jedoch nicht in jeder Situation der beste Weg. Folgendes gilt es dabei zu berücksichtigen:
Bibliothekskataloge bieten Ihnen bei der Recherche direkt im Katalog zusätzliche Informatio-
nen zur Verfügbarkeit von Print- und elektronischen Quellen sowie Hinweise auf andere, für
Sie interessante Treffer.
Literaturdatenbanken sind häufig zugangsbeschränkt, so dass diese für eine Suche aus Citavi
heraus nicht automatisch zur Verfügung stehen. Aber auch für frei zugängliche Datenquellen
gilt, dass die Suchoberfläche selbst meist mehr Möglichkeiten für eine gezielte Suche bietet als
Fett gedruckte Worte mit * finden Sie am Ende des Skriptes im Glossar erklärt.
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dies in Citavi der Fall ist. Zusätzlich sehen Sie in der Literaturdatenbank direkt, ob ein elektroni-
scher Volltext zur Verfügung steht.
Mit den Standardeinstellungen in Citavi ist eine Recherche ausschlißlich in den Datenbanken
möglich, die frei im Netz verfügbar sind. Lizenzierte Datenbankangebot der TUM können nur
dann durchsucht werden, wenn diese den Zugriff durch Citavi mittels IP-Check zulassen. Dazu
muss in Citavi der TUM-Proxy eingetragen werden (s. Kap. 2.1.1). Eine Recherche in Daten-
banken, die einen Benutzernamen und ein Passwort erfordern, ist an der TUM nicht möglich.
Für Citavi spricht wiederum, dass eine Suche über mehrere Kataloge und Datenbanken hin-
weg möglich ist.
Die Funktion einer Recherche aus Citavi heraus ist dann sinnvoll, wenn Sie zwar die Daten eines
Buches oder Aufsatzes, die Sie in Ihr Projekt aufnehmen möchten, kennen, Ihnen die ISBN bzw.
DOI aber nicht vorliegt. Für umfassenden thematische Recherchen, empfehlen wir relevante Da-
tenbanken direkt zu durchsuchen.
Um eine Recherche aus Citavi heraus zu starten, klicken Sie oben in der Symbolleiste auf die
Schaltfläche . Daraufhin öffnet sich das Fenster zur Online-Recherche (nicht zu
verwechseln mit dem Button , der Ihr geöffnetes Citavi-Projekt durchsucht).
Falls der Katalog oder das Buchhandelsverzeichnis, das Sie durchsuchen möchten, nicht in der
Liste erscheint, können Sie ca. 4500 weitere Datenquellen über die Schaltfläche
für Ihre Suche hinzuwählen (s. Abb. 1).
Im unteren Bereich des Fensters finden Sie Suchfelder für eine Freitextsuche sowie für eine Re-
cherche nach Autor, Titel und / oder Jahr. Falls diese Auswahl an Feldern für Ihre Suche nicht aus-
reicht, können Sie über den Link Zur erweiterten Recherche (links oben) bzw. Erweiterte Re-
cherche (rechts unten) eine Suchmaske mit komplexeren Suchmöglichkeiten öffnen.
Abb. 1: Online-Recherche
Abb. 1: Online-Recherche
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Nach Abschluss der Suche werden Ihnen alle Treffer in einem Importfenster aufgelistet (ähnlich
wie beim Import aus einer Datenbank), so dass Sie die gewünschten Titel auswählen und in Ihr
Projekt übernehmen können.
2.1.1 Lizenzierte Datenbanken mittels IP-Check durchsuchen
Einen Teil der an der TUM lizenzierten Datenbanken können Sie mit Citavi durchsuchen. Möglich
ist die Recherche durch Citavi, wenn der Datenbankanbieter den Zugriff durch Literaturverwal-
tungsprogramme mittels eines reinen IP-Checks zulässt. Zu den Datenbanken, die dies erlauben
gehören z.B. das Web of Science und Scopus.
Damit Citavi diese Datenbanken durchsuchen kann, muss …
… von zu Hause aus: vor dem Start von Citavi eine VPN-Verbindung zur TU München herge-
stellt werden. Eine Anleitung dazu finden Sie unter https://www.it.tum.de/vpn/.
… als TUM-Mitarbeiter auf dem Campus: der TUM-Proxy in Citavi eingetragen werden.
So tragen Sie in Citavi den TUM-Proxy ein:
Menü Extras Optionen Recherche Button Proxy-Einstellungen Diesen Proxy verwen-
den:
Adresse: proxy.biblio.tu-muenchen.de
Port: 8080
Benutzername: Dieses Feld bleibt leer.
Passwort: Dieses Feld bleibt leer.
Klicken Sie auf OK und starten Sie Citavi erneut.
Wählen Sie in der Recherchieren-Funktion die gewünschte Datenbank und starten Sie Ihre Re-
cherche. Ist eine Recherche in der gewählten Datenbank nicht möglich, erscheint das Dialogfeld:
Anmeldung erforderlich + Name der Datenbank (s. Abb. 2).
Abb. 2: Datenbankrecherche via IP-Check nicht möglich
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2.2 Suche nach Volltexten
Sie können mit Citavi nach frei im Internet verfügbaren Volltexten von Zeitschriftenartikeln suchen.
Wählen Sie dazu im Menü Titel oder in der Symbolleiste die Funktion Volltexte finden.
Im Dialogfeld Volltexte finden, das sich öffnet, wählen Sie, ob nach Volltexten von Zeitschriftenauf-
sätzen und Zeitungsartikeln aller Titel des Projektes, einer vorher getroffenen Auswahl oder nur
des aktuell markierten Titels gesucht werden soll (s. Abb. 3).
Citavi fügt allen Titeln, für die Volltexte gefunden wurden, einen entsprechenden Link hinzu.
Hat Citavi einen frei verfügbaren Volltext gefunden, wird dieser folgendermaßen angelegt:
[Web] + Adresse + Titel der PDF-Datei.pdf
Abb. 3: Volltext-Suche in Citavi
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Findet Citavi einen lizenzpflichtigen Volltext, wird dies nach dem Muster [Web] + Link angezeigt:
In beiden Fällen ist die Datei noch nicht auf Ihrem Rechner gespeichert. Es wird nur auf den Voll-
text im Internet verlinkt. Um frei zugängliche Volltexte auch in Ihrem Citavi-Projekt zu speichern,
lassen Sie sich das Dokument im Vorschau-Fenster anzeigen. Im Kopf des Vorschaufensters er-
scheint der Button Als PDF speichern (s. Abb. 4). Bis Version 4 erscheint stattdessen ein gelber
Balken mit dem Hinweis Klicken Sie hier, um eine Kopie dieses Dokumentes im Citavi-Projekt zu
speichern. Folgen Sie dieser Anweisung, indem Sie auf den gelben Balken klicken.
Anschließend wird Ihnen das Dokument im Titel-Tab nach dem Muster:
[Citavi] + Dateiname.pdf angezeigt. Erst wenn in den eckigen Klammer Citavi steht, ist der Volltext
auf Ihrem Rechner gespeichert.
2.2.1 Suche nach lizenzierten Volltexten an der TUM
Um über die Funktion Volltexte finden auch von der TUM lizenzierte Volltexte abrufen zu können,
fügen Sie im Menü Extras Optionen unter dem Punkt RSS / OpenURL folgende URLs ein (s.
Abb. 5):
OpenURL: http://sfx.bib-bvb.de/sfx_tum
EZproxy URL: https://eaccess.ub.tum.de/login.
Abb. 4: Volltextdownload in das Citavi-Projekt
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Wenn Sie nun die Funktion Volltexte finden aufrufen, haben Sie die Möglichkeit sich über Link An-
melden bei https://eaccess.ub.tum.de/login einzuloggen (Abb. 6). Authentifizieren Sie sich hier mit
Ihrer TUM-Kennung (TUM-E-Mailadresse + Passwort), klicken Sie auf Log-In.
Nach dem Log-In können Sie das Fenster schließen und Ihre Volltextsuche starten. Bitte beachten
Sie, dass dies keine Garantie ist, alle an der TUM im Volltext verfügbaren Artikel zu finden. Zudem
wird die Suche erheblich länger dauern.
Beachten Sie außerdem, dass ein systematischer Download von Volltexten urheberrechtlich nicht
gestattet ist und dazu führen kann, dass der Datenbankzugriff für die gesamte TUM gesperrt wird.
Abb. 5: OpenURL und EZproxy URL in Citavi eintragen
Abb. 6: Authentifizierung zur Suche nach TUM-lizenzierten Volltexten
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2.3 PDFs anhängen, importieren und umbenennen
Häufig hat man PDFs zu interessanten Artikeln schon irgendwo auf dem Computer gespeichert.
Manchmal sind es einzelne Dateien, manchmal ganze Ordner. Diese können Sie direkt in Citavi
importieren oder an bestehende Datensätze anhängen und die oft kryptischen Dateinamen durch
sprechende Bezeichnungen ersetzen.
2.3.1 PDFs an bestehende Titel anhängen
Um eine PDF-Datei an einen bereits bestehenden Titeldatensatz anzuhängen gibt es verschie-
dene Möglichkeiten (s. Abb. 7):
1. Im Titel-Tab
2. Im Vorschau-Fenster
3. Per Drag&Drop
1. Im Titel-Tab (blaue Markierungen)
Wählen Sie den entsprechenden Titel aus und öffnen Sie den Titel-Tab. Gehen Sie im unteren Be-
reich auf Lokale Datei und wählen Sie die anzuhängende Datei auf Ihrem Computer aus.
Abb. 7: PDFs importieren
Drag&Drop
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2. Im Vorschau-Fenster (orange Markierung)
Wählen Sie im Vorschaufenster Lokale Datei hinzufügen und wählen Sie die Datei, die eingefügt
werden soll, auf Ihrem Computer aus.
3. Per Drag&Drop (grüne Markierung)
Wählen Sie den entsprechenden Titel aus und öffnen Sie den Titel-Tab. Wählen Sie die ge-
wünschte Datei auf Ihrem Computer und ziehen Sie diese per Drag&Drop in den unteren Bereich
des Titel-Tabs.
2.3.2 Einzelne PDFs oder ganze Ordner importieren
Neben der Möglichkeit PDF-Dateien an schon bestehenden Datensätze anzuhängen, gibt es auch
die Möglichkeit, beim Import einen neuen Titeldatensatz anzulegen. Das geschieht immer dann
automatisch, wenn Sie ein PDF-Dokument über die Importfunktion importieren. Um Dokumente
über die Importfunktion in Citavi einzufügen, müssen die PDF-Dateien bereits auf Ihrem Computer
gespeichert sein. Citavi bietet die Möglichkeit sowohl einzelne Dateien, als auch ganze Ordner zu
importieren.
1. Gehen Sie dazu im Menü Datei auf Importieren.
2. Wählen Sie im Dialogfenster Aus welcher Quelle stammen die zu importierenden Daten? die
Option Aus PDF-Dateien.
3. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster Quelle des PDF-Dateiimportes entweder Eine einzelne
Datei oder Alle Dateien in einem Ordner.
4. Im Bereich Dateioptionen haben Sie die Möglichkeit zu bestimmen, ob die Dateien verscho-
ben, kopiert oder verknüpft werden sollen. Generell ist es ratsam diese in das Citavi-Projekt zu
kopieren. Zusätzlich können Sie schon beim Import die Titel der Dateien durch den Citavi-
Kurztitel ersetzen lassen. Der Citavi-Kurztitel besteht aus Autor, Jahr und Titelanfang und ist
somit sehr viel aussagekräftiger als mancher Dateiname einer heruntergeladenen Datei.
5. Im darauffolgenden Dialogfenster werden alle PDF-Dateien angezeigt, die Citavi im ausge-
wählten Ordner gefunden hat. An dieser Stelle können Sie unerwünschte Dateien entfernen.
Gehen Sie dann auf „Weiter“.
6. Im nun folgenden, letzten Dialogfenster sehen Sie welche bibliographischen Daten Citavi zu
den PDF-Dateien finden konnte. Dies könnte z. B. so aussehen:
Zu einigen Dateien konnten keine Autoren oder Titel gefunden werden. Dort gilt es von Hand
nachzuarbeiten.
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Welche Daten wertet Citavi aus?
Sofern Citavi eine DOI findet, sucht es über den Service Crossref nach den bibliographischen An-
gaben zum Artikel. Zusätzlich werden die Metadaten der PDF-Datei ausgewertet. Diese sind aller-
dings in vielen Fällen nicht sonderlich hilfreich. So lässt sich beispielsweise der Autorenname
„Windows-Benutzer“ in Abb. 8 erklären. Prüfen Sie Ihre Daten deshalb schon beim Import sorgfäl-
tig.
2.3.3 PDF-Dateien umbenennen
PDF-Dateien, die Sie herunterladen, haben häufig unverständliche Namen wie „9846.8245.pdf“.
Citavi bietet die Möglichkeit diese Dateinamen durch den Citavi-Kurztitel zu ersetzten, der aus den
Angaben zu Autor, Erscheinungsjahr und Titelanfang besteht.
Wie Sie die Titel schon beim Import durch den Citavi-Kurztitel ersetzen lassen, haben Sie im vo-
rangegangenen Abschnitt erfahren. Diesen Vorgang können Sie jederzeit bei den Titeln wiederho-
len, die schon in Ihrem Projekt vorhanden sind:
1. Möglichkeit: Sie gehen im Titel-Menü auf Kurztitel ändern
2. Möglichkeit: Sie klicken im Tab Titel im unteren Bereich auf das Zahnrädchen. Wählen Sie die
Option Dateien mit dem Citavi-Kurztitel umbenennen...(s. Abb. 9).
Abb. 9: PDF-Dateien umbenennen
Abb. 8: Import von PDF-Dateien
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Wählen Sie im folgenden Dialogfeld (Abb. 10), ob nur eine einzelne Datei, alle Dateien zum ge-
wählten Titel oder alle Dateien im Projekt umbenannt werden sollen.
2.4 Internetseiten mit dem Citavi Picker aufnehmen
Mit dem Citavi Picker können Sie ganz bequem Webseiten aufnehmen. Beim Rechtsklick auf der
Webseite, die Sie in Ihr Citavi-Projekt übernehmen möchten, öffnet sich ein Kontextmenü (s. Abb.
11). Wählen Sie hier Citavi Picker Webseite als Titel aufnehmen aus und die Webseite wird als
Internetdokument in Ihr Projekt übernommen. Citavi wertet hierbei die hinterlegten Metadaten der
Webseite aus. Das bedeutet, dass Sie unter Umständen selbst nacharbeiten und die Daten ergän-
zen oder korrigieren müssen. Kontrollieren Sie daher am besten immer alle Felder.
Eine Besonderheit bei Wikipedia: Citavi speichert hier immer zwei Internetadressen ab. Eine Ad-
resse, unter der Sie immer die aktuelle Version des Artikels finden und eine Adresse, unter der der
Artikel zum Zeitpunkt der Aufnahme in Ihr Citavi-Projekt zu erreichen war. Beim Zitieren ist es
wichtig, immer die Version anzugeben, aus der das Zitat übernommen wurde.
Abb. 10: PDF-Dateien umbenennen II
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2.5 RSS-Feeds
Mit Hilfe von RSS-Feeds können Sie sich über neue Artikel auf einer Website, in einer Zeitschrift
oder neue Artikel zu Ihrem Thema in einer Datenbank informieren lassen. Citavi hat einen
integrierten RSS-Reader. Sie finden neue Nachrichten im Startfenster angezeigt (s. Abb.12).
Um ein neues Feed zu abbonieren, wird der Link zum RSS-Feed, die Feed Url, in Citavi hinterlegt.
Dazu foglen Sie entweder im Startfenster dem Link RSS-Optionen, der im Nachrichten-Bereich
(rechts) unten zu finden ist, oder Sie öffnen über das Menü Extras die Optionen und wählen dort
den Reiter RSS / OpenURL.
Abb. 11: Webseiten mit dem Citavi Picker aufnehmen
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Abb. 12: Citavi-Startfenster mit RSS-Feeds
Wo finde ich die Feed Url?
Dass eine Datenbank oder eine Website RSS anbietet, sehen Sie immer an diesem Zeichen .
Möchten Sie ein RSS-Feed abbonieren, folgen Sie diesem Zeichen. In den meisten Fällen öffnet
sich darauf hin eine Seite wie diese (s. Abb. 13).
Abb. 13: RSS-Feed im Web of Science
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Kopieren Sie die URL und fügen Sie diese in den RSS-Optionen in Citavi in das Feld Feed URL
ein (s. Abb. 14) und klicken Sie auf Hinzufügen. Der RSS-Feed ist jetzt gespeicht. Neue
Nachrichten werden Ihnen ab jetzt im Startfenster in Citavi angezeigt.
Wollen Sie eine Suchanfrage in einer Datenbank speichern, werden Sie eventuell dazu
aufgefordert, der Suchanfrage einen Namen zu geben, bevor Sie die Feed URL angezeigt
bekommen. Dies dient der Unterscheidung mehrerer Suchanfragen in der gleichen Datenbank.
3 Literatur und Zitate in Citavi strukturieren
Die Wissensorganisation ist der zentrale Programmbereich, wenn Citavi Sie auch beim
Schreiben Ihrer Arbeit unterstützen soll. Dieser Bereich ermöglicht es Ihnen, auch Inhalte (Zitate
und Ideen) zu der von Ihnen gesammelten Literatur festzuhalten.
Um die Literatur, die Sie in Ihr Citavi Projekt aufgenommen haben, zu ordnen und den Überblick
zu behalten, gibt es einige hilfreiche Funktionen:
Schlagwörter
Kategorien
Gruppen
Marken
Filter
Suchmöglichkeiten
Tabellenansicht
Abb. 14: Feed URL in Citavi eintragen
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3.1 Schlagwörter, Kategorien, Gruppen, Marken, Filter, Suche, Tabellenan-
sicht
Schlagwörter
Schlagwörter vergeben Sie bei jedem Titel im mittleren Fensterbereich im Reiter Zusammenhang.
Bei Schlagwörtern handelt es sich in der Regel um inhaltsbeschreibende Begriffe, sozusagen eine
Inhaltsangabe in einzelnen Worten. Alle Begriffe, die Sie in Ihrem Projekt einmal als Schlagwort
eingegeben haben, werden gespeichert. Sobald Sie mit der Eingabe eines neuen Schlagwortes in
das Schlagwortfeld beginnen, wird Ihnen eine Liste aller bisher vergebenen Schlagwörter ange-
zeigt. Nach Schlagwörtern können Sie – wie oben beschrieben – filtern und auch suchen.
Kategorien
Mithilfe der Kategorien in Citavi lässt sich gut die Gliederung der eigenen Arbeit abbilden. Ordnen
Sie Ihre Literatur den Kategorien bzw. Kapiteln zu, in denen Sie sie verwenden wollen und Sie ha-
ben immer einen guten Überblick, wie viel Literatur Sie zu einem Thema schon gesammelt haben.
Darüber hinaus haben Sie so beim Schreiben für jedes Kapitel die Literatur auf einen Blick, die sie
in diesem Kapitel verwenden wollen. Sie können einer Quelle beliebig viele Kategorien zuordnen.
Sie Sie Kategorien anlegen, erfahren Sie in Kapitel. 3.2.
Gruppen
Die Gruppenfunktion bietet technisch die gleichen Möglichkeiten wie die Schlagwortfunktion. Die
Gruppen sind nicht hierarchisch organisiert. Während ein Schlagwort oder eine Kategorie immer
gleichzeitig für den Bereich Literaturverwaltung und den Bereich Wissensorganisation angelegt
wird, können Sie bei Gruppen auswählen, ob eine Gruppe nur in einem der beiden Bereiche, oder
in beiden angezeigt werden soll. Die Namen der Gruppen können, wie auch bei den Schlagwör-
tern, über eine Liste kontrolliert werden. Im Gegensatz zu den Schlagwörtern sind Sie hier jedoch
nicht auf eine inhaltliche Beschreibung beschränkt. Sie können die Gruppen ebenso dazu nutzen
den Arbeitsstand, bzw. die nächste Aufgabe festzulegen (z.B. Beschaffen, Lesen, Exzerpieren,
Prüfen, …), oder indem Sie die Bedeutung eines Zitates damit kennzeichnen (z.B. wichtig, neben-
sächlich, widersprüchlich, …). Außerdem können Sie das Literaturverzeichnis Ihrer Arbeit nach
diesen Gruppen sortieren bzw. gruppieren lassen (s. Kap. 4.4).
Marken
Zur Markierung Ihrer Titel stehen Ihnen zwei Marken zur Verfügung: das rote Fähnchen und der
blaue Kringel . Die Bedeutung dieser Marken ist nicht festgelegt – Sie können dies selbst für
sich definieren. Um einem Titel ein Fähnchen oder einen Kringel zuzuweisen bzw. die Markierung
wieder zu entfernen, klicken Sie links in der Titelliste auf das entsprechende Symbol. Werden
Ihnen die Marken in der Titelliste nicht angezeigt, können Sie diese über den Punkt Marken anzei-
gen einblenden, der Ihnen beim Klick auf das graue Zahnrad im Navigationsbereich links oben
über der Titelliste angeboten wird.
Filter
Die Filterfunktion finden Sie ebenfalls im Navigationsbereich links oben. Über die beiden Symbole
und erstellen Sie eine Auswahl der Titel, denen Sie eine der Marken zugewiesen haben.
Über das Symbol können Sie Titel nach Schlagwörtern filtern, die Schaltfläche dient dazu
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alle Titel aufzulisten, die Sie in eine bestimmte Kategorie eingeordnet haben. Beim Klick auf das
einfache Filtersymbol werden Ihnen weitere Kriterien angeboten, nach denen Sie sich Quellen
aus Ihrer Titelliste ausgeben lassen können. So können Sie z. B. nach dem Literaturtyp oder nach
Autoren filtern.
Suchmöglichkeiten
Über die Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit, gezielt nach Titeln in Ihrem Projekt zu
recherchieren, die bestimmten Krite-
rien entsprechen. In dem Fenster, das
sich beim Klicken auf diese Schaltflä-
che öffnet, stehen Ihnen eine Schnell-
suche mit einem Suchschlitz und eine
Erweiterte Suche zur Verfügung.
Über die Erweiterte Suche können Sie
gezielt die Inhalte bestimmter Felder
durchsuchen (z. B. Autorenfeld, Titel-
feld) und Ihre Suchkriterien zu einer
komplexen Suchanfrage verknüpfen
(s. Abb. 15).
Tabellenansicht
Mit einem Klick auf die Schaltfläche öffnet sich ein neues Fenster, in dem Ihnen die
wichtigsten Daten zu den Titeln in Ihrem Projekt in Tabellenform angezeigt werden (s. Abb. 16).
Diese Ansicht können Sie nach Ihren eigenen Anforderungen umsortieren. Sie können Datenspal-
ten hinzufügen oder entfernen und den Titeln Marken zuweisen. Die Tabellenansicht lässt sich
nach Excel und OpenOffice Calc exportieren.
Abb. 16: Tabellenansicht der Titel in einem Projekt
Abb. 15: Suchfunktion in Citavi - Erweiterte Suche
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3.2 Kategorien anlegen und verwalten
1. Symbolleiste im Programmbereich Wissensorganisation
Beim Wechsel der Programmbereiche (s. Abb. 17, 1) ändern sich auch die Schaltflächen (2.), die
Ihnen im Bereich der Symbolleiste angeboten werden.
2. Liste der Kategorien, Schlagwörter oder Gruppen (linke Spalte, Abb. 17, 3)
Analog zur Literaturliste im Programmbereich Literaturverwaltung wird Ihnen im linken Fensterbe-
reich der Wissensorganisation eine Liste von Kategorien* angezeigt (s. Abb. 18).
Die Kategorien strukturieren Ihre Wissenselemente* und können zum Beispiel die Gliederungs-
punkte Ihrer Arbeit abbilden. Daher sind in einem
neuen Projekt noch keine Kategorien angelegt.
Über die Schaltflächen im Kopf der Spalte können
Sie neue Gliederungspunkte anlegen und bei
vorhandenen Kategorien die Reihenfolge sowie
die Gliederungsebene verändern ( Höherstufen,
Tieferstufen). Die Wissenselemente, die einer
Kategorie zugeordnet wurden, werden dabei mit
verschoben. Die Zahlen hinter den Gliederungs-
punkten geben an, wie viele Wissenselemente ei-
ner Kategorie zugewiesen sind.
Neben der Sortierung nach Kategorien können die
gesammelten Wissenselemente in dieser linken
Spalte des Programmbereiches auch nach Schlag-
wörtern oder Gruppen sortiert angezeigt werden.
Klicken Sie dazu im Kopf der Spalte auf das Symbol für Schlagwörter oder Gruppen.
Abb. 18: Liste vorhandener Schlagwörter
1
2
5 4
3
Abb. 17: Programmbereich Wissensorganisation
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3. Liste der Wissenselemente (mittlere Spalte, Abb. 17, 4)
In der mittleren Spalte werden Ihnen zur ausgewählten Kategorie die gesammelten Wissensele-
mente angezeigt. Auch hier haben Sie die Möglichkeit die Reihenfolge der Einträge zu verändern
. Über die Schaltfläche können Sie Ihre Wissenselemente durch Zwi-
schenüberschriften zusätzlich untergliedern.
4. Vorschauansicht (rechte Spalte, Abb. 17, 5)
Im Bereich der Vorschauansicht wird Ihnen der Inhalt des Wissenselements angezeigt.
Um Schlagworte und Gruppen anzulegen gehen Sie analog zur Erstellung von Kategorien vor.
3.3 Zitate und Gedanken aufnehmen und Kategorien zuordnen
In Citavi werden Zitate und Gedanken als Wissenselemente bezeichnet. Citavi kennt sieben ver-
schiedene Wissenselemente. Fünf Wissenselemente beziehen sich direkt auf eine Literaturquelle:
Wörtliches Zitat*
Eine Textstelle wird unverändert aus einer Quelle übernommen.
Indirektes Zitat*
Eine Textstelle wird in eigenen Worten sinngemäß wiedergegeben.
Zusammenfassung
Aus einem Text oder einer Textpassage werden die wichtigsten Aussagen kurz zusammenge-
fasst.
Kommentar*
Kommentiert wird entweder die Literaturquelle selbst oder ein anderes Wissenselement.
Bild- oder Dateizitat
Ein digitales oder digitalisiertes Bild aus der Literaturquelle oder eine Datei, auf die Bezug ge-
nommen wird
Die zwei anderen Wissenselemente sind unabhängig von einem bestimmten Text. Mit ihnen kön-
nen Sie Ihre Gedanken zum Thema und Ihre Ideen zum Inhalt festhalten.
Gedanke* (Text)
Notieren Sie sich die Ideen, die Ihnen im Verlauf Ihrer Arbeit kommen.
Gedanke (Bild oder Datei)
Halten Sie einen weiterführenden Link oder ein passendes Bild fest.
Die Schaltfläche , mit der Sie sowohl Text- als auch Bild- oder Dateizitate aufnehmen
können, finden Sie auch in den anderen Programmteilen als letztes Element der Symbolleiste.
Neue Wissenselemente, die sich auf bestimmte Titel beziehen, können Sie an drei Stellen anle-
gen:
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1. Über die Schaltfläche in der Symbolleiste des Programmbereiches Wis-
sensorganisation. Wenn Sie diesen Weg wählen, wählen Sie zuerst den Literaturtitel aus, auf
den Sie sich beziehen.
2. Über das Menü Wissenselemente
3. Im Programmbereich Literaturverwaltung beim jeweiligen Titel im Reiter Zitate (mittlere
Spalte).
Das Fenster, das zur Aufnahme
eines neuen Wissenselementes
erscheint (Abb. 19), ist bei allen
Wissenselementen gleich. Im Fol-
genden wird die Aufnahme am
Beispiel des Wissenselements In-
direktes Zitat ge-
zeigt.
Das Fenster setzt sich aus ver-
schiedenen Feldern zusammen:
An erster Stelle finden Sie den
Kurznachweis des Titels, auf
den sich das Zitat bezieht. Bei
der Aufnahme eines Gedankens fehlt diese Angabe.
Den Typ des Zitats können Sie hier auch nachträglich ändern.
Kernaussage: Die Kernaussage ist die Benennung des Wissenselementes und wird in der mitt-
leren Spalte des Programmbereichs Wissensorganisation angegeben. Wenn Sie selbst keine
Kernaussage formuliert haben, fügt Citavi hier die ersten Wörter des Zitats ein. Den eigentli-
chen Text tippen Sie entweder per Hand ein oder kopieren ihn in das Feld. Anschließend kön-
nen Sie ihn weiterbearbeiten. Einige Möglichkeiten werden Ihnen in den Symbolleisten im
Kopfbereich des Fensters direkt angeboten: Sie können zum Beispiel Klammern oder Auslas-
sungspunkte einfügen oder die Schriftart ändern.
Bitte beachten Sie: Anführungszeichen für direkte Zitate müssen Sie selbst einfügen, sie wer-
den nicht automatisch gesetzt!
In vielen Zitierstilen wird bei der Zitierung im Text die Seitenzahl mit angegeben, von der ein
Zitat genommen ist. Neben Seitenzahlen können auch Spaltennummern oder Paragraphen
eingegeben werden, statt arabischer Zahlen ist die Eingabe von Buchstaben oder römischen
Ziffern möglich. Diese Anpassung kann durch einen Klick auf Seiten von-bis vorgenommen
werden.
Schlagwörter: Vergeben Sie Schlagwörter für Ihr Wissenselement. Nach Schlagwörtern geord-
net können Sie sich im Programmbereich Wissensorganisation Ihre Wissenselemente anzei-
gen lassen. Schlagwörter, die schon einmal in Ihrem Projekt vorkommen, können Sie sich über
einen Klick auf Schlagwörter anzeigen lassen.
Kategorien: Geben Sie an, welcher Stelle in Ihrem Text dieses Zitat zugeordnet wird. Wenn Sie
auf den Begriff Kategorien klicken, öffnet sich ein neues Fenster mit allen bereits angelegten
Abb. 19: Wissenselement aufnehmen
Universitätsbibliothek Technische Universität München
22
Kategorien. Sie können ein Wissenselement beliebig vielen Kategorien und Unterkategorien
zuweisen.
Gruppen: Ordnen Sie Ihre Zitate einer Gruppe zu.
Das Feld Bearbeitung wird automatisch mit Ihrem Kürzel und dem Datum der letzten Änderung
belegt.
3.4 PDF-Bearbeitung im Vorschaufenster
Textstellen oder Abbildungen, die als Wissenselemente abgespeichert werden sollen, können
auch aus der Vorschauansicht des Dokuments im Programmbereich Literaturverwaltung gespei-
chert werden.
Hier haben Sie die folgenden Möglichkeiten Inhalte zu übernehmen (Abb. 20, von links):
Textauswahlwerkzeug
Bildauswahlwerkzeug
Textmarker (gelb): Texte werde hervorgehoben, aber nicht als Wissenselement gespeichert
Textmarker (rot) / Schnellzitat: Text wird hervorgehoben und gleichzeitig ohne Inhalt als Wis-
senselement gespeichert. Es wird die Stelle des Zitates mit der Kernaussage aber ohne den
eigentlichen Zitattext gespeichert.
Haben Sie eine Textpassage markiert, können Sie diese speichern als:
Direktes Zitat
Indirektes Zitat
Zusammenfassung
Aufgabe
Abstract
Schlagwort
Inhaltsverzeichnis
Weiteres zur Bearbeitung von PDFs in Citavi finden Sie hier: www.citavi.com/pdfs-auswerten
Abb. 20: PDF-Bearbeitung im Vorschaufenster in Citavi
Universitätsbibliothek Technische Universität München
23
3.5 Autorennamen und Zeitschriftentitel vereinheitlichen
Unterschiedliche Datenbanken legen Daten oft in unterschiedlicher Form ab. So kann es beispiels-
weise vorkommen, dass beim Import aus der einen Datenbank der Name einer bestimmten Zeit-
schrift ausgeschrieben übernommen wird, eine andere Datenbank Ihnen den Titel derselben Zeit-
schrift aber nur in einer abgekürzten Form liefert. In Ihrer Literaturliste am Ende der Arbeit müssen
diese Unterschiede behoben sein. Dazu verwaltet Citavi die Begriffe mancher Eingabefelder in
Listen*.
Die von Citavi automatisch geführten Begriffsverzeichnisse finden
Sie in der Menüleiste unter Listen (Abb. 21):
In den Listen werden die enthaltenen Begriffe in alphabetischer Rei-
henfolge angezeigt (s. Abb. 22). Im Folgenden wird das Arbeiten mit
der Liste der Personen und Institutionen vorgestellt, alle anderen
Listen bearbeiten Sie analog.
In der Listenanzeige können Sie über die Schaltfläche neue
Einträge hinzufügen. Vorhandene Einträge ergänzen oder korrigie-
ren Sie, indem Sie diese mit der Maus markieren und auf
klicken. Bitte beachten Sie: Schreibt ein Zitationsstil vor,
dass Vornamen abgekürzt angegeben werden sollen, setzt Citavi diese Vorgabe automatisch um.
Sie müssen an dieser Stelle bei ausgeschriebenen Vornamen keine entsprechende Korrektur vor-
nehmen!
Das , das Sie vor vielen Einträgen sehen, zeigt an, dass mit diesem Eintrag Titel verbunden sind.
Beim Klick auf dieses Symbol erscheinen die jeweiligen Titel.
Finden sich für dieselbe Person
zwei Einträge (wie im Beispiel
oben dargestellt: der Vorname
von Herrn Müller wird einmal ab-
gekürzt und einmal ausgeschrie-
ben), können Sie beide Namen
zu einem Eintrag zusammenfüh-
ren. Markieren Sie dazu die ent-
sprechenden Einträge mit der
Maus (mehrere Einträge markie-
ren Sie, indem Sie die STRG-
Taste Ihrer Tastatur gedrückt hal-
ten) und klicken Sie anschließend
auf . Im folgen-
den Fenster bestimmen Sie dann,
unter welcher Form die Namen
zusammengeführt werden sollen Abb. 22: Liste der Personen und Institutionen
Abb. 21: Verfügbare Listen in Citavi
Universitätsbibliothek Technische Universität München
24
– eine weitere Bearbeitung im Anschluss ist jederzeit möglich. Bei allen Titeln, die von der Na-
menszusammenführung betroffen sind, werden die Daten automatisch korrigiert.
Nützliche Add-ons:
Autorrennamen in Großbuchstaben korrigieren
Zeitschriftenliste importieren
4 Zitieren in Word
4.1 Zitate in Word einfügen
Sie können Ihre Wissenselemente nach und nach in Ihre
Arbeit einfügen. Dazu verwenden Sie, wie beim Zitieren
von Literatur, das Word-Add-In. Die grundsätzliche Ver-
wendung des Word-Add-Ins wurde im Citavi Basiskurs vor-
gestellt.
Die Inhalte Ihres Projektes sind in vier Reitern organisiert
(Abb. 23). Auf dem Reiter Titel finden Sie die Liste aller Ih-
rer Literaturquellen, so dass Sie Quellenangaben mit einem
Klick in Ihre Arbeit einfügen können. Im Reiter Wissen fin-
den Sie alle Zitate, Kommentare und Gedanken, die sie ge-
speichert haben. Ebenso wie bei Titeln können Sie nun
über einen Klick oder über die Schaltfläche Einfügen / Mit
Optionen einfügen Wissenselemente in Ihre Arbeit über-
nehmen. Der Text des Zitates oder Gedankens erscheint in
der endgültigen Form und kann bedenkenlos bearbeitet
werden. Lediglich die Quellenangabe dürfen Sie – wie auch
bei Quellenangaben für Titel – nicht verändern.
Möchten Sie zusätzliche Informationen angeben, wie z.B.
die Seitenzahlen der zitierten Quelle, können Sie dies über
die Funktion Mit Optionen einfügen (s. Abb. 23). Im Menü,
das sich öffnet, können Sie nun die Seitenzahlen im Feld
Seiten von- bis eintragen (s. Abb. 24). Außerdem haben Sie
dort die Möglichkeit eine andere Darstellungsform für Ihre
Zitation im Text zu wählen. Nennen Sie z.B. eine Quelle
einleitend im Satz, so bietet sich zur besseren Lesbarkeit
häufig die Darstellung als Person (Jahr) an, so dass nur das
Jahr in Klammern steht.
Abb. 23: Word-Add-In
Abb. 24: Zitate und Quellen "Mit Optionen einfügen"
Universitätsbibliothek Technische Universität München
25
4.2 Gliederungen im-/exportieren
Das Kategoriensystem im Programmbereich Wissensorganisation in Citavi eignet sich gut, die
Gliederung einer wissenschaftlichen Arbeit widerzuspiegeln. Ob Sie Ihre Gliederung in einem Text-
dokument erstellt haben und nun in Citavi importieren wollen oder in Citavi ein Kategoriensystem
angelegt haben, dass Sie in ihr Textdokument exportieren wollen, beides ist in Citavi möglich.
4.2.1 Gliederungen importieren
Gehen Sie im Programmbereich Wissensorganisation auf die Kategorienansicht (s. Abb. 26).
Klicken Sie auf das kleine Zahnrad und anschlie-
ßend auf Kategoriensystem importieren. Geben Sie
an, woher Sie Ihr Kategoriensystem importieren wol-
len, z. B. aus einem Word-Dokument, und wählen
Sie das entsprechende Dokument auf Ihrem Rech-
ner aus.
Es werden alle Kategorien importiert, die im Projekt
noch nicht vorhanden sind. D.h. im Citavi-Projekt be-
reits bestehende Kategorien bleiben erhalten, neue
werden am Ende der Liste angehängt. Sollten Sie Ihr
Kategoriensystem in Citavi erstellt, exportiert und
verändert haben und dieses nun erneut importieren,
werden Namensänderungen einer Kategorie nicht
übernommen, da Citavi diese Kategorie nicht als
eine schon vorhandene Kategorie erkennt. Der um-
benannte Gliederungspunkt wird als neuer gewertet
und zusammen mit anderen neuen Kategorien am Ende angehängt. Deshalb sollten Sie Katego-
rien immer in Citavi bearbeiten und geänderte Kategorien erneut über das Word-Add-in in Word
einfügen.
Voraussetzung für den Import einer Word-Gliederung als Kategoriensystem ist, dass die Über-
schriften in Word als Überschriften formatiert sind.
4.2.2 Kategorien exportieren
Das Kategoriensystem in Citavi kann nach Word, OpenOffice Writer, ConceptDraw, Freemind und
MindManager exportiert und dort als Gliederung weiterverwendet werden. Um Ihr Kategoriensys-
tem aus Citavi zu exportieren gehen Sie im Programmbereich Wissensorganisation auf die Kate-
gorienansicht. Klicken Sie auf das kleine Zahnrad und wählen Sie Kategoriensystem exportieren
und z. B. ...nach Word aus.
Abb. 25: Kategorienansicht im Bereich Wissensor-ganisation
Universitätsbibliothek Technische Universität München
26
Über das Word-Add-In können Sie Ihre Kategorien ganz einfach in Ihr geöffnetes Word-Dokument
übernehmen. Wählen Sie dazu im Titel-Tab eine Kategorie aus und wählen im Kontextmenü Kate-
gorien und Wissenselemente einfügen und Alle Kategorien ohne weitere Optionen. Während Sie
Ihre Kategorien mit Hilfe des Word-Add-Ins in ein bestehendes Dokument einfügen können, wird
beim Export der Kategorien aus Citavi, immer ein neues Dokument erstellt.
4.3 Citavi-Skripten erstellen – Vom Gedanken zum Skript
Citavi ermöglicht es Ihnen Ihre gesammelten Wissenselemente mit Ihren Kategorien als Skript
auszugeben. Dies kann als Grundlage für Ihre Arbeit dienen. Auch bei Schreibblockaden kann
diese Funktion hilfreich sein, so dass Sie nicht vor dem berühmten „weißen Blatt“ sitzen.
Im Word-Add-In wählen Sie dazu im Titel-Tab eine Kategorie aus und wählen im Kontextmenü Ka-
tegorien und Wissenselemente einfügen Alle Kategorien, und nach Wunsch eine oder mehrere
der Optionen Texte der Wissenselemente einschließen, Kernaussage der Wissenselemente ein-
schließen oder Kategorien ohne Wissenselemente ausschließen (s. Abb. 27).
Ohne Word-Add-In wählen Sie im Programmbereich Wissensorganisation Über
den kleinen schwarzen Pfeil neben der Schaltfläche können Sie Ihr Skript auch Mit Optionen spei-
chern… .Das Dokument, das nun im Format Ihrer Wahl gespeichert und geöffnet wird, ist bereits
Abb. 26: Kategorien und Wissenselemente in Word einfügen
Universitätsbibliothek Technische Universität München
27
– entsprechend Ihrer Kategorien – mit formatierten Überschriften versehen, so dass Sie in Ihrer
Textverarbeitung ganz einfach ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen können.
4.4 Gruppierte Literaturlisten erstellen
Möchten Sie Ihre Literatur in der Literaturliste nach Primär und Sekundärliteratur unterscheiden?
Oder Internetquellen separat nennen? Dazu gibt es in Citavi eine Funktion, um Literaturlisten grup-
pieren zu lassen. Sie können zum einen die Liste Ihrer zitierten Literatur in Word gruppieren las-
sen, auf der anderen Seite eine komplette Liste Ihrer gesammelten Literatur.
Zitierte Literatur gruppieren (ab. Citavi 5.5)
Literaturlisten können nach folgenden bereits bestehenden Kriterien gruppiert werden: Dokument-
typ, Jahr, Autor/Herausgeben/Institution, Schlagwort, Kategorie, Zeitschrift/Zeitung, Verlag, Rei-
hentitel, Aufgabe, Person, die den Titel im Projekt aufgenommen hat, Änderungsdatum oder Frei-
textfeld (s. Abb. 27).
Darüber hinaus können Sie gespeicherte Suchen oder Gruppen als Grup-
pierungskriterium einsetzen. Wollen Sie Gruppen oder gespeicherte Suche
einsetzen, müssen diese angelegt werden, bevor die Gruppierungsdefini-
tion angelegt wird. Sie können pro Projekt mehrere Gruppierungsdefinitio-
nen anlegen. Wollen sie diese in einem anderen Projekt ebenfalls nutzen,
exportieren Sie diese und importieren sie in das neue Projekt.
Um eine Gruppierungsdefinition anzulegen wählen Sie im Menü Zitation
Literaturverzeichnis
gruppieren Grup-
pierung erstel-
len/bearbeiten.
Es öffnet sich fol-
gendes Dialogfens-
ter (Abb. 28). Über
das grüne Plus le-
gen Sie eine neue
Gruppierungsdefinition an. Geben Sie die-
ser neuen Gruppierung einen sprechenden
Namen z.B. Dokumenttyp, wenn Sie eine
Gruppierung nach Dokumenttyp anlegen.
Wählen Sie dann im unteren Bereich den +
Abschnitt hinzufügen-Button. Wählen Sie
Ihr Gruppierungskriterium, z.B. Dokument-
typen (Abb. 29, links) und wählen Sie, ob
alle Dokumenttypen unter einer entspre-
chenden Überschrift erscheinen sollen
Abb. 27: Gruppierungs-kriterien
Abb. 28: Gruppierungsdefinitionen anlegen
Universitätsbibliothek Technische Universität München
28
(Abb. 29, Mitte oben), oder nur ein-
zelne Dokumenttypen von der Liste ge-
trennt gelistet werden sollen (z.B. Inter-
netseiten, Gesetzte o.ä., Abb. 29 Mitte
unten). Wollen Sie mehrere Dokument-
typen aus von der Gesamtliste ge-
trennt aufführen, fügen Sie für jeden
Dokumenttyp einen neuen Abschnitt
hinzu. Über die Pfeiltasten bringen Sie
die einzelnen Abschnitte in die richtige
Reihenfolge (Abb. 28).
Sobald Sie eine Gruppierungsdefinition
angelegt haben, finden Sie in Ihrem
Word-Add-In ein zusätzliches Drop-
down-Menü mit dem Titel Gruppierung. In diesem Drop-down-Menü finden Sie alle Gruppierungen,
die Sie für Ihre aktuell verwendetes Projekt angelegt haben (Abb. 30).
Wählen Sie eine Gruppierung aus, wird Ihre Literaturliste automatisch nach dieser Gruppierungs-
definition neu sortiert.
Gesammelte Literatur gruppieren
Neben Literaturlisten, die Ihre zitierte Literatur listen, können Sie in Citavi auch eine Liste Ihrer ge-
samten gesammelten Literatur erstellen. Auch diese können Sie über die Gruppierungsfunktion
sortieren. Wählen Sie dazu in Citavi das Menü Zitation > Literaturverzeichnis gruppieren und wäh-
len Sie die gewünschte Gruppierung. Zum Speichern wählen Sie in der Symbolleiste den Button
Literaturliste. Wählen Sie aus, in welchem Format Sie Ihre gruppierte Literaturliste speichern wol-
len und klicken Sie auf Speichern.
Abb. 29: Gruppierungsabschnitt hinzufügen
Abb. 30: Gruppierung in Word auswählen
Universitätsbibliothek Technische Universität München
29
Im Gegensatz zur gruppierten Literaturliste zitierter Literatur, in der die Gruppierung direkt im Do-
kument vorgenommen wird, wird bei dieser Funktion ein neues Dokument erstellt.
4.5 Literaturverzeichnisse in Word formatieren
Während das Literaturverzeichnis inhaltlich vom Zitationsstil bestimmt wird, wird die Formatierung
über die Formatvorlagen definiert. Sobald Sie mit Citavis Word-Add-In die erste Quellenangabe in
Ihren Text eingefügt haben, finden Sie in Word zusätzliche Formatvorlagen (s. Abb. 31); die Vor-
lage Citavi Bibliography Entry für die Einträge im Literaturverzeichnis, Citavi Bibliography Heading
für die Überschrift des Literaturverzeichnisses und Citavi Bibliography Subheading 1-8 für bis zu 8
Unterkategorieebenen.
Über das kleine Drop-Down-Menü neben dem Namen der Formatvorlage, haben Sie die Möglich-
keit diese Vorlage zu verändern (s. Abb. 31).
Über die Formatvorlage können Sie Schriftart und –größe, Zeilenabstände, aber auch die Ab-
stände zwischen einzelnen Einträgen im Literaturverzeichnis anpassen (s. Abb. 32).
Abb. 31: Citavis Formatvorlagen in Word
Universitätsbibliothek Technische Universität München
30
Wollen Sie den Titel Ihres Literaturverzeichnisses inhaltlich verändern - wollen Ihr Literaturver-
zeichnis z.B. nicht Literaturverzeichnis, sondern Quellenverzeichnis oder Reference List nennen -
können Sie dies in den Citavi Optionen in Word ändern (Abb. 33).
In den Optionen haben Sie dann die Möglichkeit eine neue Überschrift für Ihr Literaturverzeichnis
frei zu wählen (Abb. 33, 34).
Abb. 32: Formatvorlagen in Word anpassen I
Abb. 33: Citavi Optionen in Word
Universitätsbibliothek
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5 Zitationsstile verändern, erstellen und importieren
In den Wissenschaften gibt es weltweit eine nahezu unüberschaubare Anzahl an verschiedenen
Zitationsstilen. Die Art und Weise, wie zitiert werden soll, differiert nicht nur zwischen Ländern oder
Wissenschaftsgebieten, sondern ist oft schon innerhalb derselben Fakultät von Lehrstuhl zu Lehr-
stuhl verschieden.
Die wichtigsten „Produzenten“ von Zitationsstilen sind zum einen wissenschaftliche Verlage, die
Ihren Autoren in der Regel einen bestimmten Stil vorgeben, zum anderen wissenschaftliche Institu-
tionen, Verbände oder auch einzelne Universitäten, die für ihre Publikationen einen bestimmten
Stil festgelegt haben.
Wenn Sie sich unsicher sind, welchen Stil Sie für Ihre Arbeit verwenden möchten / müssen, emp-
fehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen:
Abb. 34: Überschrift des Literaturverzeichnisses in Word anpassen
Universitätsbibliothek
Technische Universität München
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Erkundigen Sie sich bei Ihrem/-r Betreuer/-in, Ihrem/-r Professor/-in, Ihrem/-r Dozenten/in oder
Ihrem Lehrstuhl, welchen Stil Sie anwenden sollen.
Erkundigen Sie sich, welcher Stil vorgeschrieben ist, wenn Sie für einen Verlag schreiben.
Im Zweifelsfall verwenden Sie einen Publikationsstil, der in Ihrem Fachgebiet verbreitet ist, bei-
spielsweise den Stil einer Zeitschrift, die für Ihr Thema einschlägig ist oder den Stil einer be-
kannten Institution in Ihrem Bereich. Bei der Auswahl eines Stils nach Fachgebieten hilft Ihnen
Citavi weiter (siehe unten).
Häufig verwendete Zitierstile sind APA 6th ed. (Autor-Jahr), Vancouver (Numerisch) und Chi-
cago 16th ed. (notes) als Fußnotenstil.
5.1 Zitationsstil wechseln
Den Zitationsstil können Sie jederzeit ohne weitere Auswirkungen ändern. Klicken Sie dazu in der
Menüleiste auf Zitation Zitationsstile Zitationsstil wechseln… Das Fenster, das sich durch die-
sen Befehl öffnet, können Sie auch direkt aufrufen, indem Sie im Programmbereich Literaturver-
waltung in der Fußzeile den aktuell gewählten Zitationsstil anklicken.
In der Liste der Zitationsstile werden diejenigen Stile aufgeführt, die Sie bereits verwendet haben.
Auf der rechten Seite sehen Sie eine Vorschau, wie die wichtigsten Dokumententypen (Buch, Zeit-
schriftenaufsatz, Beitrag in einem Sammelwerk) in diesem Zitationsstil formatiert werden, sowie die
Anzeige, wie die Zitation im Text aussehen wird (Abb. 35).
Um einen anderen Zitationsstil auszuwählen, klicken Sie auf .
Im folgenden Fenster stehen Ihnen eine einfache und eine erweiterte Suche nach Zitationsstilen
zur Verfügung. Die einfache Suche ermöglicht eine Suche nach einem bestimmten, bereits be-
kannten Stil oder eine Einschränkung nach Sprache, Zitiermethode oder Fachgebiet.
Abb. 35: Zitationsstil wechseln
Universitätsbibliothek
Technische Universität München
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Im Fenster links unten sehen Sie, wie viele unterschiedliche Zitationsstile Ihnen Citavi anbietet.
Die erweiterte Suche (auch Zitationsstil-Finder genannt) erlaubt Ihnen auch nach Komponenten
mit einer bestimmten Formatierung zu suchen. So können Sie z.B. gezielt nach Stilen suchen, in
denen der Titel beispielsweise kursiv dargestellt wird oder mehrere Autoren durch ein bestimmtes
Zeichen getrennt werden.
Im unteren Bereich des Fensters werden Ihnen jeweils die Stile angeboten, die den von Ihnen ge-
wählten Kriterien entsprechen. Rechts lassen Sie sich die einzelnen Stile in einer Vorschau anzei-
gen.
Die Auswahl der verfügbaren Stile wird ständig erweitert, benötigte Stile können sogar über den
Citavi Support angefragt werden.
Bitte beachten Sie, dass die Auswahl eines anderen Zitationsstils nur dann möglich ist, wenn Sie
mit dem Internet verbunden sind, da dieser vom Citavi-Webserver heruntergeladen wird. So stellen
Sie sicher, dass Sie immer die aktuelle Version des Zitationsstils für Ihr Projekt verwenden.
5.2 Zitierstile importieren
Vielleicht hat ihr Lehrstuhl auch einen eigenen Zitierstil angelegt, den er den Lehrstuhlangehörigen
zur Verfügung stellt.
Speichern Sie diesen Stil im Ordner Custom Citation Styles. Diesen Ordner finden Sie in der Regel
auf Ihrer Festplatte, unter Ihrem Benutzerkonto im Ordner Dokumente und dort im Ordner Citavi 6
(Bsp.: C:\Users\ga57nan\Documents\Citavi 6\Custom Citation Styles). Wenn Sie Ihr Projekt an ei-
nem anderen Ort gespeichert haben, finden Sie in den Einstellungen schnell, wo ihre Citavi-Da-
teien abgelegt sind (Menü Extras Optionen Tab Speicherorte). Dort können Sie den Ordner
leicht über den Link Ordner im Windows-Explorer öffnen finden (s. Abb. 36).
Sobald der Stil im Ordner Custom Citation Styles gespeichert ist, ist er in der Liste der Zitationsstile
aufgeführt und kann wie jeder andere Stil über Zitationsstil wechseln ausgewählt werden.
Abb. 36: Speicherort für eigene Zitationsstile öffnen
Universitätsbibliothek
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5.3 Zitationsstil verändern oder neu anlegen
In einigen Fällen kann es vorkommen, dass keiner der angebotenen Zitationsstile für Ihre Bedürf-
nisse geeignet ist, sei es, dass Ihnen ein wenig verbreiteter Zitationsstil vorgegeben wird, oder
dass Sie eigene Vorstellungen haben, wie Ihre Zitationen aussehen sollen.
In diesen Fällen bietet Ihnen Citavi zwei Vorgehensweisen an, um zum gewünschten Zitationsstil
zu kommen:
1. Sie suchen sich aus den angebotenen Zitationsstilen den Stil aus, der Ihren Anforderungen
am nächsten kommt und editieren diesen.
2. Sie definieren sich einen komplett neuen Zitationsstil. Bitte bedenken Sie hierbei, dass die
Neuerstellung eines Zitationsstils einen erheblichen Arbeits- und Zeitaufwand mit sich bringt.
In beiden Fällen klicken Sie in der Menüleiste auf Zitation Zitationsstile Zitationsstil bearbei-
ten… Es öffnet sich daraufhin ein neues Fenster:
Über die Schaltfläche beginnen Sie mit der Neuerstellung eines Zitations-
stils (Abb. 37).
Um einen vorhandenen Zitationsstil an Ihre Bedürfnisse anzupassen, wählen Sie zunächst den Stil
aus, den Sie als Grundlage verwenden möchten. Um den Änderungsaufwand gering zu halten, ist
es sinnvoll einen Stil auszuwählen, der in etwa Ihren Vorstellungen entspricht. Nutzen Sie dazu
auch den Zitationsstil-Finder. Nachdem Sie den zu ändernden Stil ausgewählt haben, klicken Sie
auf . Im folgenden Auswahlfenster können Sie Ihrem Zitationsstil eine
Abb. 37: Zitationsstil bearbeiten
Universitätsbibliothek
Technische Universität München
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Bezeichnung geben. In einem neuen Fenster öffnet sich nun der Citavi Zitationsstil-Editor. Der Um-
gang mit diesem Instrument bedarf einiger Übung und kann in seiner Komplexität im Aufbaukurs
und in diesem Skript nur grundsätzlich angesprochen werden.
1. Für jeden der 44 verfügbaren Dokumententypen muss/kann definiert werden, welche jeweils
spezifischen Angaben in welcher Form in der Literaturliste wiedergegeben werden sollen.
Beim Erstellen eines neuen Zitationsstils können Sie bestimmte Dokumententypen, die Sie al-
ler Voraussicht nach nicht benötigen, auch übergehen. Literaturtypen, für die es eine Festle-
gung gibt, werden mit einem grünen Punkt angezeigt (s. Abb. 38)
2. Im zentralen Fenster wird festgelegt, welche Elemente in einem Zitat des ausgewählten Doku-
mententyps auftauchen und wie diese grundsätzlich angeordnet sein sollen. Im dargestellten
Beispiel wurden für den Typ Buch (Monographie) zwei sogenannte Regelsets definiert – ein-
mal wie ein Buch mit Autor und einmal wie ein Buch ohne Autor zu zitieren ist. Durch Drag &
Drop können die Blöcke verschoben werden. Bitte beachten Sie, dass Sie beim Verschieben
der Blöcke auch die Trennzeichen anpassen müssen (siehe Punkt 4).
3. In der linken Spalte sehen Sie eine Liste der verfügbaren Komponenten – abhängig vom je-
weiligen Dokumententyp. Über Anklicken und Ziehen können diese in das zentrale Fenster
und somit in Ihren Zitierstil eingefügt werden.
4. Im dunkelblauen Bereich unterhalb der Regelsets können Sie jede einzelne Komponente be-
arbeiten. Dabei ist anzugeben, wie die Trennzeichen zu den vorhergehenden Elementen ge-
staltet werden sollen. Neben den eigentlichen Zeichen (sei es ein Punkt, ein Komma, eine
Klammer, etc.) müssen Sie auch die Leerzeichen definieren.
Über die Schaltfläche Komponente bearbeiten… haben Sie zudem die Möglichkeit beispiels-
weise den Schriftstil (Kursiv, Fett, Kapitälchen) festzulegen. Besonders umfangreich sind die
Gestaltungsmöglichkeiten bei den Komponenten, in denen es um die Darstellung von Namen
geht (Autor, Herausgeber, etc.). Hier gilt es unter anderem festzulegen, in welcher Reihen-
folge, Form und mit welchen Trennzeichen Personennamen darzustellen sind (inkl. Sonder-
fälle wie Adels-Präfixe, Doppelnamen oder mehrere Vornamen).
5. Die rechte Spalte ist die Vorschauansicht. Hier können Sie sehen, wie sich Änderungen konk-
ret auf Quellen aus Ihrem Projekt ausüben. Bitte beachten Sie dabei aber: Wenn Sie z.B. die
Regeln für Zeitschriftenaufsätze bearbeiten, Sie aber keinen Zeitschriftenaufsatz in Ihrem Pro-
jekt gespeichert haben, erscheint hier auch kein Eintrag.
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6 Citavi und Latex
Abb. 39: Wie Citavi, BibTeX und LaTeX zusammen arbeiten
Abb. 38: Zitationsstil-Editor
1
2 3
4
5
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Citavi unterstützt Sie, wenn Sie Ihre Publikationen mit TeX erstellen. Sie schreiben Ihre Publikation
mit einem TeX-Editor, fügen an den gewünschten Stellen Verweise (BibTeX-Keys) auf die verwen-
dete Literatur ein und erstellen zum Abschluss aus der TeX-Datei (Ihre Arbeit) und der BibTeX-Da-
tei (die von Ihnen zitierte Literatur) das fertig formatierte Dokument. Die Formatierung der Zitation
im Text ebenso wi des Literaturverzeichnisses wird vom gewählten TeX-Paket bestimmt (s. Abb.
39).
Um die nachfolgenden Funktionen nutzen zu können, müssen Sie im Menü Extras Optionen
Zitation die Option LaTeX-Unterstützung einschalten aktivieren (s. Abb. 40).
Abb. 40: LaTeX-Unterstützung einschalten
Im Drop-down-Menü darunter wählen Sie Ihren LaTeX-Editor aus. Sobald Sie einen LaTeX-Editor
gewählt haben, werden weitere Einstellungsmöglichkeiten eingeblendet. Wollen Sie auch Graphi-
ken und Bildzitate, die in Ihrem Citavi-Projekt gespeichert sind, in Ihr LaTeX-Dokument einfügen,
geben Sie bitte Ihren LaTeX-Projektordner an.
Beim Speichern schlägt Citavi Ihnen vor, für jeden Titel im Projekt automatisch einen BibTeX-Key
zu erstellen. Sie können Ihre BibTeX-Keys auch von Hand eintragen oder den automatisch erzeug-
ten BibTeX-Key später manuell ändern.
6.1 Was ist ein BibTeX-Key?
Ein BibTeX-Key ist ein eindeutiger Verweis auf eine Quelle, den Sie in Ihrem Text nach einem Zitat
einfügen. Der BibTeX-Key verweist auf die vollständigen Quellenangaben in einer BibTeX-Datei.
Beim Kompilieren Ihres TeX-Dokumentes in ein PDF-Dokument, wird der BibTeX-Key im Text um-
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gewandelt, so dass er den Vorgaben Ihres Zitationsstiles entspricht. Außerdem wird beim Kompi-
lieren das Literaturverzeichnis erstellt; Ebenfalls nach den Vorgaben Ihres gewählten Zitationssti-
les.
Beispiel
In Ihrer BibTeX-Datei gibt es folgenden Eintrag:
@book{Andretta.2005
author = {Andretta, Susie},
year = {2005},
title = {Information literacy},
publisher = {Chandos},
address = {Oxford},
}
Sie zitieren das Buch in Ihrem TeX-Dokument: \cite{Andretta.2005}
Andretta.2005 ist hier der BibTeX-Key. Er dient als Link zwischen der Zitation im Text un dem da-
zugehörigen Eintrag in der BibTeX-Datei. Dort finden Sie Ihn als erste Angabe nach der Bezeich-
nung des Dokumenttyps wieder.
Nach dem Kompilieren Ihres TeX-Dokuments erscheint im Literaturverzeichnis ein Eintrag, der bei-
spielsweise so formatiert ist: Andretta, Susie (2005): Information literacy. Oxford: Chandos.
Sie können das Schema für Ihre BibTeX-Keys verändern. Das kann für die Arbeit am TeX-Doku-
ment hilfreich sein, hat aber auf das fertige Dokument keinen Einfluss.
6.2 Schema für BibTeX-Keys anpassen
1. Gehen Sie im Menü Extras auf Optionen Zitation BibTeX-Keys anpassen. (Sie müs-
sen die Option LaTeX-Unterstützung einschalten aktiviert haben.)
2. Um die Grundeinstellung für alle Dokumententypen zu ändern, klicken Sie auf Standard (s.
Abb. 41).
3. Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor. Sie können z. B. die Darstellung der Namen,
des Datums oder die Interpunktion zwischen diesen Elementen definieren. Falls Sie wün-
schen, dass eine Interpunktion zwischen zwei Elementen wegfallen soll, wenn ein Element
keine Daten enthält, geben Sie das Nicht-Zeichen ¬ (über die numerische Tastatur zu errei-
chen mittels Alt+0172) und dann die Interpunktion ein. Dieses Zeichen sorgt dafür, dass der
Text wegfällt, wenn das nachfolgende Element keinen Text enthält.
4. Falls Sie für einzelne Dokumententypen Ausnahmen definieren möchten, klicken Sie auf Vor-
lage für weiteren Dokumententyp hinzufügen und nehmen die gewünschten Anpassungen vor.
5. Wenn Sie Ihre Änderungen abgeschlossen haben, können Sie Citavi anweisen, bei allen vor-
handenen Titeln den BibTeX-Key zu aktualisieren.
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6.3 Mit BibTeX-Key im Text zitieren
Voraussetzungen
1. In Citavi ist in den Optionen Ihr LaTeX-Editor ausgewählt.
2. Ihr LaTeX-Dokument ist geöffnet und der Cursor ist dort platziert, wo Sie Ihre Quellenangaben
bzw. Ihren BibTeX-Key einfügen wollen.
Wählen Sie jetzt in Citavi den Titel oder das Zitat aus, das Sie einfügen wollen und klicken Sie in
der Symbolleiste auf den Button Zitieren (Abb. 42).
Abb. 42: Ausgewählte Quellen und Zitate in LaTeX-Dokumente einfügen
Im Drop-down-Menü wählen Sie aus, ob Sie die Quellenangabe als In-Text-Zitation oder als Fuß-
note einfügen wollen (Abb. 43). Es wird dann z.B. eingefügt als: \cite{Janke.2012}
Abb. 41: Schema für die Erzeugung von BibTeX-Keys anpassen
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Sitzt der Cursor im LaTeX-Dokument noch nicht an der richtigen Stelle, wählen Sie die Option In
die Zwischenablage kopieren.
Abb. 43: Einfügemöglichkeiten für Quellen im LaTeX-Dokument
Hinweis: Beim Einfügen eines Bildzitats aus Citavi in das TeX-Dokument wird automatisch ein Un-
terordner „images“ im LaTeX-Projektordner erstellt. Der LaTeX-Projektordner muss in den Optio-
nen definiert sein, damit der korrekte Unterordner erzeugt wird. Die Bilddatei wird gemäß der Le-
gende des Bildzitates benannt.
6.4 BibTeX-Dateien erzeugen
1. Treffen Sie eine Auswahl von Titeln in Ihrem Citavi-Projekt.
2. Wählen Sie in der Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Exportieren.
3. Wählen Sie als Zielformat BibTeX.
4. Wählen Sie eine der verfügbaren Exportdefinitionen: entweder den Standardexport oder ein
für bestimmte TeX-Packages angepasstes BibTeX-Format (z. B. jurabib).
5. Klicken Sie auf Durchsuchen und legen Sie einen Speicherort und -namen fest.
6. Klicken Sie auf Fertigstellen. Citavi erstellt eine BibTeX-Datei am gewünschten Ort.
Option: Nur referenzierte Titel aus TeX-Publikation exportieren. Wählen Sie die TeX-Datei aus,
die BibTeX-Keys aus dem aktuellen Projekt enthält. Citavi erzeugt eine BibTeX-Datei, die nur die
zitierten Titel enthält.
BibTeX Exportdefinitionen erstellen
Neben dem Standardformat stehen Ihnen weitere Exportformate zur Verfügung, die auf den Ein-
satz mit unterschiedlichen TeX-Packages ausgelegt sind, unter anderem jurabib und natbib. Sie
können aber auch ein eigenes Exportformat definieren:
1. Wählen Sie in der Literaturverwaltung aus dem Menü Datei den Befehl Exportieren.
2. Wählen Sie, welche Titel Sie exportieren möchten.
3. Wählen Sie als Exportziel das BibTeX-Datei-Package, das am ehesten die von Ihnen ge-
wünschten Anforderungen erfüllt und klicken Sie auf Weiter.
4. Klicken Sie auf Durchsuchen, um einen Speicherort und -namen für die zu erstellende Bib-
TeX-Datei festzulegen. Verändern Sie auf Wunsch die Zuordnung der Citavi-Dokumententy-
pen zu den BibTeX-Eintragstypen über die Option BibTeX-Exportdefinition bearbeiten.
Universitätsbibliothek
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5. Klicken Sie auf Weiter. Verändern Sie auf Wunsch die Zuordnung der Citavi-Felder zu den
BibTeX-Feldtypen. Um festzulegen, ob ein Feld ausgefüllt werden muss, klicken Sie auf den
Kreis hinter dem jeweiligen Feld, so dass dessen Fläche gefüllt ist. Klicken Sie auf Weiter. Le-
gen Sie weitere Exportoptionen fest.
6. Klicken Sie auf Weiter. Benennen Sie die Exportdefinition und ergänzen Sie ggf. eine kurze
Beschreibung. Klicken Sie auf Weiter.
7 Aufgabenplanung in Citavi
Citavi unterstützt Sie auch bei der zeitlichen Planung Ihrer wissenschaftlichen Arbeit. Dazu bietet
das Programm als dritte Komponente den Programmbereich Aufgabenplanung . Die
Aufgabenplanung ermöglicht es Ihnen, verschiedene Arbeitsschritte rund um Ihre Literatur und die
Erstellung Ihrer Arbeit übersichtlich zu erfassen und terminlich im Auge zu behalten (s. Abb. 44).
Auch in diesem Programmbereich können Sie über das grüne Plus am Anfang der Symbolleiste
neue Elemente hinzufügen:
Abb. 44: Programmbereich Aufgabenverwaltung
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Projektaufgaben *
Diese Aufgaben sind allgemein gehalten und dienen dazu, wichtige Schritte im Prozess der Er-
stellung Ihrer Arbeit zu planen.
Titelaufgaben*
Diese Art von Aufgaben bezieht sich auf einzelne Titel. Hier können Sie sich beispielsweise er-
innern lassen, dass Sie ein Buch in der Bibliothek zurückgeben müssen oder dass Sie einen
Titel bis zu einem bestimmten Tag exzerpieren möchten, um für die nächste Besprechung mit
Ihrem Betreuer gerüstet zu sein.
Allen Aufgaben können Sie eine Priorität zuweisen, das Erledigungsdatum festlegen oder einen
Bearbeitungsstand vermerken. Eine Übersicht über alle Ihre Aufgaben liefert Ihnen die Eingangs-
seite des Programmbereiches Aufgabenplanung. Hier finden Sie über die Reiter Schnellauswahl
und Erweiterte Auswahl verschiedene Filtermöglichkeiten für Ihre Aufgaben.
8 Citavi Cloud
Ab Citavi 6 gibt es die Citavi Cloud. Die Cloud hat zwei Funktionen. Sie stellt Ihren Lizenzschlüssel
bereit (s. Citavi Basiskurs Skript) und dient als Speicherort für Ihre Citavi Projekte. Die Citavi Cloud
liegt auf Microsoft Servern in Magdeburg und Frankfurt. Weder Microsoft noch Citavi haben Zugriff
auf I Projekte.
Sie können für jedes Projekt entscheiden, ob Sie es in der Cloud oder lokal auf Ihrem Rechner o-
der einem Netzlaufwerk speichern wollen. Die Cloudprojekte können Sie von jedem Rechner, der
Citavi 6 installiert hat, bearbeiten.
Abb. 45: Anzeige lokaler und in der Cloud gespeicherter Projekte im Starfenster
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Im Citavi-Startfenster werden Ihnen die zuletzt
geöffneten Projekte angezeigt (Abb. 45). Am Ord-
ner oder Wolkensymbol vor dem Titel des Projek-
tes sehen Sie, ob es sich um ein lokal gespei-
chertes oder ein Cloudprojekt handelt. Alle weite-
ren Projekte öffnen Sie über den Button Projekt
öffnen.
Aufgeteilt in die Tabs Cloud und Lokal werden
Ihnen alle Ihre Projekte angezeigt. Fahren Sie mit
der Maus über einen der lokal gespeicherten Ti-
tel, werden Ihnen rechts drei Punkte angezeigt (Abb. 46). Klicken Sie auf die drei Punkte und es
werden Ihnen der Speicherort und, sofern vorhanden, eine Beschreibung des Projektes angezeigt.
Fahren Sie mit der Maus über den Titel eines Cloud-Projekte wird Ihnen zusätzlich ein Button mit
zwei Männchen angeboten. Über diesen können Sie Kollegen oder Kommilitonen zu Ihrem Citavi-
Projekt einladen und festlegen, welche Rechte diese im Projekt haben sollen.
8.1 Rechtevergabe für Teammitglieder
Für Cloud-Projekte gibt es die Rollen Leser, Autor, Manager und Besitzer.
Leser können Lesen.
Autoren können das Projekt bearbeiten.
Manager können das Projekt bearbeiten,
neue Teammitglieder hinzufügen und ver-
walten die Rechte der Teammitglieder.
Besitzer können Projekte löschen + alles,
was Manager können.
Der Besitzer ist die Person, die das Projekt an-
gelegt bzw. zu einem Cloud-Projekt gemacht
hat. Der Besitzer kann nicht geändert werden.
Wenn der Besitzer eines Projektes die Institution
oder die Projektgruppe verlässt, kann eine Ko-
pie des Projektes von einem anderen Teammit-
glied gemacht werden und mit der Kopie weiter-
gearbeitet werden. Das Teammitglied, das die
Kopie angelegt hat, ist jetzt neuer Besitzer.
Lassen Sie sich anzeigen, wer Zugriff auf das
Cloud-Projekt hat, in dem Sie rechts neben dem
Projekttitel auf das Symbol mit den beiden
Männchen klicken. Als Besitzer oder Manager
eines Projektes wird Ihnen folgendes Fenster
angezeigt (s. Abb. 47). Sie sehen, wer welche
Abb. 46: Cloud- und lokale Projekte
Abb. 47: Rechtevergabe für Cloud-Projekte
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Rolle und damit welche Rechte zugewiesen bekommen hat und ob die Person die Einladung zum
Projekt bestätigt hat. Im unteren Bereich des Fensters können Sie neue Teammitglieder per E-Mail
einladen und ihnen die gewünschte Rolle zuweisen. Eingeladene Teammitglieder bekommen eine
E-Mail mir einem Link zum Projekt. Die Eingeladenen loggen sich dann mit Ihrem Citavi-Account
ein und bestätigen damit die Einladung.
8.2 Lokale Projekte in Cloud-Projekte umwandeln
Wollen Sie ein lokal gespeichertes Projekt in der Cloud speichern, um es von einem anderen
Rechner aus zu bearbeiten, oder um es mit Kollegen oder Kommilitonen gemeinsam zu bearbei-
ten, wählen Sie in Citavi im Menü Datei > In die Cloud kopieren.
8.3 Cloud-Projekte offline bearbeiten
Öffnen Sie ein Cloud-Projekt auf Ihrem Rechner, wird automatisch eine Kopie des Projektes ohne
Attachments auf Ihrem Rechner gespeichert. Wollen Sie für längere Offline-Phasen auch die Voll-
texte auf Ihrem Rechner speichern gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie das Menü Datei > Dieses
Projekt > Eigenschaften. Im Reiter Anhänge (Abb. 48) finden Sie den Button Alle Attachments lo-
kal vorhalten (für Offline-Arbeit). Wählen Sie diesen Button, um die Dateianhänge auf Ihrem Rech-
ner zu speichern. Dieser Schritt muss für jede längere Offline-Phase wiederholt werden.
Abb. 48: Dateianhänge für Offline-Arbeit lokal speichern
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8.4 Chatfunktion für Cloudprojekte
Arbeiten Sie an einem Cloudprojekt können Sie mit anderen Teammitgliedern, die gerade das Pro-
jekt bearbeiten, chatten. Rechts unten in Ihrem Citavi-Fenster finden Sie die Angabe, wie viele an-
dere Benutzer gerade online sind (Abb. 49). Wählen Sie die gewünschte Person aus und wählen
Sie die Option Chat öffnen.
9 Citavi Add-ons
Neben den fest installierten Funktionen in Citavi gibt es einige Funktionen, die bei Bedarf zusätz-
lich über ein Add-on installiert werden können. Alle Add-ons finden Sie über das Menü Extras >
Add-ons verwalten.
Hier gibt es z.B. Add-ons…
um großgeschriebene Autorennamen automatisch in „normale“ Groß-Kleinschreibung umzu-
wandeln
Um Links von Webseiten überprüfen und das Zugriffsdatum aktualisieren zu lassen oder
um fertige Zeitschriftenlisten mit verschiedenen Abkürzungsvarianten zu importieren.
Wählen Sie das gewünschte Add-on aus und wählen rechts oben im Fenster Installieren (Abb. 50).
Bitte starten Sie Citavi neu, um neu-installierte Add-ons zu nutzen. Im Reiter Installiert haben Sie
immer eine Übersicht, welche Add-on Sie bereits installiert haben (Abb. 50).
Abb. 49: Chat-Funktion für Cloud-Projekte
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Nach der Installation finden Sie die Add-ons in den inhaltlich passenden Menüs. Das Add-on Link
überprüfen und Zugriffsdatum aktualisieren finden bspw. im Menü Titel, das Add-on Zeitschriften-
listen importieren in der Liste Zeitschriften und Zeitungen und das Add-on Autorennamen in Groß-
buchstabenautomatisch korrigieren in der Liste Personen und Institutionen.
Abb. 50: Citavi Add-ons
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10 Kontakt und Support
Bei Fragen zu Citavi bekommen Sie auf verschiedenen Wegen Hilfe und Unterstützung:
Im Programm können Sie über den Link Hilfe in der Menüleiste sowohl das Handbuch
aufrufen, als auch die Citavi-Internetseite Service und Support
besuchen. Auf dieser Seite finden Sie FAQs zu Citavi, Filme und Anima-
tionen zur Nutzung des Programms und ein umfangreiches Forum für Citavi-Nutzer, in dem
schon viele Fragen und Probleme besprochen wurden.
In allen Programmbereichen finden Sie in der rechten Spalte den Link zur Schnellhilfe
. Ist diese aktiviert, werden Sie kontextsensitiv bei der Arbeit mit Citavi unter-
stützt.
Wenden Sie sich auch sehr gerne an die Information unserer Universitätsbibliothek: literatur-
Zusätzlich zu unseren Kursen zur Literaturverwaltung, bieten wir in München und Weihenste-
phan eine wöchentliche Literaturverwaltungssprechstunde an, in der individuelle Fragen be-
sprochen werden können. Darüber hinaus können Termine für eine Online-Sprechstunde ver-
einbart werden. Alle Informationen dazu finden Sie auf unserer Homepage unter:
https://www.ub.tum.de/sprechstunde-literaturverwaltung-zitieren.
Wenn Sie Fragen zum Zitieren haben, hilft der TUM-Zitierleitfaden: https://media-
tum.ub.tum.de/node?id=1231945
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Glossar
Citavi Picker Die Citavi Picker sind kostenlose Zusatzprogramme, mit denen Sie aus
Internet Explorer, Mozilla Firefox oder Acrobat Reader heraus Informati-
onen in Citavi übertragen können.
(Literatur)-Datenbank Datenbank, in der Sie zum Beispiel Aufsätze zu Ihrem Thema finden.
Aus Literaturdatenbanken können Sie Titel in Citavi exportieren.
DOI Digital Object Identifier; eindeutige Identifikationsnummern für elektroni-
sche Publikationen, wie z.B. Zeitschriftenaufsätze.
Dokumententyp Als Dokumententyp wird die äußere Form einer Informationsquelle be-
zeichnet, zum Beispiel Sammelwerk, Zeitungsartikel oder Hörbuch. Do-
kumententypen werden in anderen Zusammenhängen auch als „Publi-
kationstypen“ oder „Publikationsformen“ bezeichnet. Citavi bietet für die
unterschiedlichen Dokumententypen jeweils eine eigene Eingabemaske
an, um alle relevanten Informationen zu erfassen.
Exzerpieren Wichtige Stellen aus einem Buch / Artikel herausschreiben.
Filter In Citavi können Sie Ihre Titel nach bestimmten Kriterien filtern. Eine
einfache Möglichkeit ist das Filtern nach Marken (Kringel oder Fähn-
chen), Kategorien und Schlagwörtern. Genauso können Sie aber auch
nach Erscheinungsjahr, Reihe, Zeitschrift, Dokumententyp und Person
filtern.
Gedanke Als Gedanken halten Sie Ideen fest, die Sie unabhängig von einer Lite-
ratur zu Ihrer Arbeit haben. Neue Gedanken können Sie in jedem Pro-
grammbereich über die Schaltfläche mit der Glühbirne anlegen, die sie
in der Menüleiste jeweils ganz rechts finden. Auch Bilder und Dateien
können Sie unabhängig von einer Literaturquelle als Gedanken festhal-
ten.
Indirektes Zitat Ein indirektes Zitat ist die Wiedergabe von Gelesenem in eigenen Wor-
ten. Sie können indirekte Zitate einer Kategorie zuweisen.
ISBN International Standard Book Number; seit November 1971 erhält jedes
Buch eine eindeutige Identifikationsnummer, die für die Verwaltung von
Medien und für den Buchhandel wichtig ist.
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Kategorie Im Bereich Wissensorganisation können Sie verschiedene Kategorien
(wie z. B. die Gliederungspunkte Ihrer Arbeit) anlegen, um Ihre Wis-
senselemente (Zitate und Gedanken) und Ihre Literatur inhaltlich zu ord-
nen
Kommentar Als Kommentar können Sie beispielsweise Ideen zu einem Buch festhal-
ten. Kommentare sind immer verbunden mit einer Literatur. Wenn Sie
unabhängig von einer Literaturstelle eine Idee in Citavi vermerken
möchten, nutzen Sie das Wissenselement „Gedanke“.
Liste Citavi führt Begriffsverzeichnisse (Listen) zu bestimmten Feldern, wie z.
B. dem Autoren- oder Verlagsfeld. Listen helfen Ihnen z. B. bei allen Ti-
teln eines Autors immer die gleiche Form des Namens zu verwenden.
Marke In Citavi können Sie Titel mit Marken versehen. Es gibt zwei verschie-
dene Marken, eine blaue Kringelmarke und ein rotes Fähnchen, mit
Hilfe derer Sie Titel markieren können. Die Bedeutung der Marken legen
Sie selber fest. Nach allen Titeln mit Marke können Sie auch filtern.
Projekt Ein Citavi-Projekt ist eine Sammlung von Titeln (Literatur), Gedanken,
Zitaten und Aufgaben, die für das Erreichen eines Projektziels notwen-
dig sind (entspricht in anderen Windows-Programmen den Begriffen
„Datei“ oder „Datenbank“).
Projektaufgabe Eine Projektaufgabe ist ein Termin, den Sie sich unabhängig von einer
Literatur setzen, z. B.: Abgabetermin Ihrer wissenschaftlichen Arbeit.
PubMED-ID Identifikationsnummer einer Quelle in der Datenbank PubMED.
Schlagwort Zu Ihren Titeln können Sie Schlagwörter vergeben. Nach diesen Wör-
tern können Sie filtern oder Ihre Titel in der Tabellenansicht nach den
Begriffen gruppieren. So werden Ihnen alle Titel mit diesem Schlagwort
angezeigt.
Tabellenansicht In der Tabellenansicht von Citavi werden Ihnen alle Titel in Form einer
Tabelle angezeigt. Sie können selbst entscheiden, welche Spalten in
welcher Reihenfolge angezeigt werden. Die Tabelle können Sie nach
Microsoft Excel oder OpenOffice Calc exportieren. Auch eine gruppierte
Ansicht der Titel ist in der Tabelle möglich, zum Beispiel die Gruppie-
rung nach Erscheinungsjahr.
Titel Ein Titel bezeichnet ein einzelnes Werk in einem Projekt. Wenn Sie ei-
nen neuen Zeitschriftenaufsatz oder ein Buch in Ihr Projekt aufnehmen,
legen Sie – in der Citavi-Terminologie – einen neuen Titel an.
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Titelaufgabe Immer dann, wenn Sie sich einen Termin in Bezug auf eine Literatur, z.
B. ein Buch, setzen möchten, legen Sie eine Titelaufgabe an. Eine Ti-
telaufgabe kann z. B. das Rückgabedatum eines Buchs sein, das Sie
aus der Bibliothek entliehen haben.
Wörtliches Zitat Ein wörtliches Zitat ist die wortwörtliche Wiedergabe einer Literatur-
stelle. Wörtliche Zitate sind immer in Anführungszeichen gesetzt. Sie
können wörtliche Zitate einer Kategorie zuweisen.
Wissenselement Ein Wissenselement ist ein Zitat, eine Zusammenfassung, ein Kommen-
tar oder ein Gedanke.
Zitation Quellenangabe eines Zitates im Text.
Zitationsstil Eine Vorschrift, wie Literaturquellen zitiert werden müssen. Zitationsstile
werden von Wissenschaftlern oder Verlagen erstellt und enthalten ge-
naue Vorgaben zu Formatierungen und notwendigen Angaben eines Zi-
tats.
Kontakt
Technische Universität München
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Arcisstraße 21, 80333 München
Tel. +49 89 189 659 220
www.ub.tum.de
Stand: April 2018