Lic

en

ce L

3 -

SIE

2 –

An

né

e 2

00

5

SIE 1

Séance 6

SIE 2SIE 2

Outils d’aide à l’audit

et à la prise de décision

SIE

2 -

Séa

nce

6

Outils d'aide à l'analyseOutils d'aide à l'analyse

• Outils de première niveau– outils permettant d'aborder et de résoudre de manière pratique

des problèmes simples

• Outils de seconde niveau– outils complémentaires permettant de mieux cerner le problème

ou de préparer un plan d'action vis à vis d'un problème plus complexe

• Outils de troisième niveau– analyses principalement statistiques et méthodologiques sur les

problèmes complexes

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 1 : BRAINSTORMINGNiveau 1 : BRAINSTORMING

• Brainstorming (ou remue-méninge)

– Travail de groupe visant au « déballage d'idées » face à un problème

– Utilisé indifféremment pour la définition du problème ou du projet, la recherche de causes ou de solutions

– Nécessité un responsable de groupe apte à faire participer un chacun, à assurer la cohésion, le recueil des idées

– Toutes les réflexions sont notées par écrit et étudiées sans a-priori, rien n'est rejeté sans analyse

– Utilisation de l'association d'idées, des graphes, schémas

– Groupe obligatoirement réduit (maximum 10 personnes) travaillant dans un local isolé SANS AUCUNE INTERRUPTION EXTERIEURE

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 1 : Acquisition donnéesNiveau 1 : Acquisition données

• Acquisition de données– Fiches remplies par les auditeurs ou les audités– Nécessite une forme prédéfinie, claire et exploitable– Utilisation sur une durée et un échantillonnage précis

• Ex simplifié. : Temps de disponibilité des postes informatiques

07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Lund 04/3

Mard 05/3

Merc 06/03

Jeud 07/03

Vend 08/03 NAF TS

ATT NAF

UP

UN

UN

TS

AT NA TS

UN

Attente Non accès Temps supp. Utilisation normale TP Travail prioritaire

PERIODE : du 4 au 8 Mars 1993 POSTE : PS34 UTILISATEUR : Mme J. Lodin

semaine 8

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 1 : QQOQCCPNiveau 1 : QQOQCCP

• Analyse basée sur 6 à 7 questions

– Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, [Combien,] Pourquoi

– Basé sur un Brainstorming orienté

– S'utilise indifféremment en groupe ou individuellement pour une analyse de problème PRECIS ou une ACTION à réaliser

– Originellement omet le « combien ? » (QQOQCP)

– La recherche est matricielle :

• Dans le cas d'une recherche de Problème, la question POURQUOI étant posée en relationnelle sur chacune des autres questions

• Dans le cas d'actions à réaliser, on pose en colonne n actions possibles et l'on répond à chaque question pour chaque action définie

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 1 : Causes/effet ou Ishi-KawaNiveau 1 : Causes/effet ou Ishi-Kawa• On définit une ensemble de causes Ci analysées et potentiellement possibles

sur un effet E connu

• Regroupement par familles puis représentation en diagramme dit Causes/effet ou d'Ishi-Kawa

• Recherche, à partir de là, des causes REELLES, puis élimination des causes marginales ou en cours de traitement

• Ex simplifié : Retard dans des livraisons aux clients

Retard de livraison

Milieu Matériel Matière

MéthodesMain d'œuvre

Panne matériel

Erreur saisie

Erreur calcul stock

Prépa automatique

Commande erronée

Réception client

Avec les 5 M

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 1 : Diagramme F/TNiveau 1 : Diagramme F/T• Analyse des Fluctuations (F) d'1 paramètre dans le Temps (t)

• Peut servir d'instrument de contrôle quand il est automatisé

• Nécessite de disposer d'un indicateur fiable avec sa métrique et une durée/période de référence

• Exemples simplifiés :– Nombre de changements de PassWord mensuel

– Site à risque nécessitant un changement bimestriel

– 23 à 25 utilisateurs en accès sur le site central

0

5

10

15

20

1 3 5 7 9 11 13 15

Temps

Vale

urs

0

5

10

15

20

1 3 5 7 9 11 13 15

Temps

Vale

urs

0

5

10

15

20

1 3 5 7 9 11 13 15

Temps

Vale

urs

INCIDENT (à vérifier)INCIDENT (à vérifier)CORRECTCORRECT DISFONCTIONDISFONCTION

0

5

10

15

20

1 3 5 7 9 11 13 15

Temps

Vale

urs

0

5

10

15

20

1 3 5 7 9 11 13 15

Temps

Vale

urs

0

5

10

15

20

1 3 5 7 9 11 13 15

Temps

Vale

urs

INCIDENT (à vérifier)INCIDENT (à vérifier)CORRECTCORRECT DISFONCTIONDISFONCTION

SIE

2 -

Séa

nce

6

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Att

ente

Lo

gis

tiqu

e

Inci

de

nt

No

n a

ccè

s

Re

tard

Err

eu

rs c

alc

uls

Co

up

ure

Pe

rte

do

nn

ée

s

Pe

rte

s d

'acc

ès

Niveau 1 : Diagramme de ParetoNiveau 1 : Diagramme de Pareto• Dit aussi "règle des 80/20"

– 20% des problèmes nécessitent 80% des efforts et inversement

– ceci s'applique à toute structure causes-effets

• Principe

– On analyse un ensemble de causes d'1 problème en les quantifiant

– Les valeurs ORDONNEES sont mises en histogramme

– On calque ensuite la courbe des valeurs cumulées (de 0 à 100% donc)

– Le rectangle inférieur gauche délimité par les axes et la ligne des 80% donne les éléments significatifs

• Ex. : Insatisfaction des utilisateurs info.

ZONE DES80 %

de critiquesbasées ici sur

4 types de problèmes

ZONE DES80 %

de critiquesbasées ici sur

4 types de problèmes

SIE

2 -

Séa

nce

6

Organigramme combinatoireOrganigramme combinatoire

ANALYSE DESCENDANTEANALYSE DESCENDANTE

ANALYSE ASCENDANTEANALYSE ASCENDANTE

COMBINATOIRECROISEMENTS PERTINENTS

ArbreArbreannexeannexe

(personnel(personnelpar ex)par ex)

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 2 : Matrice de relationNiveau 2 : Matrice de relation

Facteurs influant sur la qualité globale duproblème enla réduisant ou enl'améliorant

A B C D E F

A

B

C

D

E

F

+ +

+ - - - -

+ + +

+ - +

- - +

- +

+ 2 2 1 4 1 1

-0

4

0

1

2

1

Facteurs

• A partir d'un ensemble de paramètres, on recherche – les antagonismes (notés -) et les concourances (notées +) entres ces

paramètres

– On cumule les + en colonnes et les - lignes, les lignes maximales sont facteurs de déséquilibre, les colonnes maximales facteurs d'équilibre

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 2 : Matrice pondéréeNiveau 2 : Matrice pondérée• Sur le même principe, on applique une note de relation entre

paramètres (importance relative ou dépendance relative)– On somme les "+" et "-" et le cumul général

– Les sommes "+" fournissent l'ordre de priorité de réalisation ou d'attente

– Les sommes "-" fournissent les risques

– Les cumuls fournissent la priorité d'analyse

A B C D E F

A

B

C

D

E

F

+1 0 +2 -3 -3

-2 -1 -3 -2

+3 0 +2

-2 -2

+1

+3

0

5

0

1

0

Facteurs -6

8

0

4

0

0

Cumul

9

8

5

4

1

0

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 3 : Matrice de corrélationsNiveau 3 : Matrice de corrélations

A B C D E F

A

B

C

D

E

F

0,2 0,2 0,5 -0,8 -0,7

-0,65 -0,9 -0,3 -0,55

+0,35 0 +,5

-0,2 -0,2

+1

Facteurs

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x x

• Sur le même principe que les matrices de relation et pondérée, on applique une note de relation entre paramètres [ou coefficient de corrélation]

• On obtient une graphe valué et orienté qui permet de définir une matrice de CORRELATION et d’appliquer les principes de calculs statistiques à ces matrices

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 3 : Matrice PolaireNiveau 3 : Matrice Polaire• Sélection de paramètres

– mesurables

– en nombre 2n (6-8-10-12)

• Représentation sous– forme de surface polygonale

des valeurs (matrice polaire)

– forme de surfaces superposées pour comparaison (matrices polaires comparatives)

• Fournit visuellement– les points Forts/Faibles

– la répartition des problèmes si les paramêtres ont été groupés en famille

0%

100%Fiabilitédonnées

Ergonomie

Volumetraité

Vitessede calcul

Représentations

Facilitéd'apprentissage

FORT

faible

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 3 : Matrices multipolairesNiveau 3 : Matrices multipolaires• Série de Matrices polaires

portant sur plusieurs séries de mesures

– Chaque série correspond à UN CAS étudié (dans l'exemple les performances d'une application)

– La comparaison porte sur chaque paramètre et sur l'ensemble simultanément

Logiciel MaisonPSU 3.0Théta W1992

Légende

0%

100%Fiabilitédonnées

Volumetraité

Vitessede calcul

Représentations

Facilitéd'apprentissage

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 3 : Diagramme d'EulerNiveau 3 : Diagramme d'Euler• Représenter les sous-groupes de

population

– à partir de 3 critères de base

– critères (XYZ) quantifiés

– ABC : populations répondant à 1 seul critère

– EFD : populations répondants à 2 critères

– M : population répondant aux 3 critères

• Exemple :

– départs service informatique

– X = départ pour carrière

– Y = départ pour conflit interne

– Z = départ pour salairesXpas d'évolution de carrière

YConflit interne

Zsalaire

insuffisant

C(2)

A(7)

B(3)

E(1)

F(11)

D(2)

M(3)

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 3 : Graphe PERTNiveau 3 : Graphe PERT

Action1

durée D1

Action 2Durée D2

Action 3Durée D3

Etape1

Etape1

Etape2

Etape2

Etape3

Etape3

Etape4

Etape4

Basée sur une séquence d'étapes liées par des actions

Chaque action étant de durée connue

Nécessite des actions transitoires pour passer d'une étape à l'autre dans certains cas

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 3 : Potentiel TâchesNiveau 3 : Potentiel Tâches

Dérivé du Pert pour la gestion dans le temps

Une Tâche = un couple [ Durée Min / Max ] qui se traduit par des dates de Débuts et Fins au plus tôt et au plus tard

DEB

UT

FIN

C 5 E 1

D 3 F 5 I 2

A 201 030100

0300

B 403 070300

0700

07 120902

1402

12 131402

1502

15 171500

1700

10 151000

1500

07 100700

1000

Chemin

Critiq

ue

Antériorité [ Conditions nécessaires et suffisantes à débuter … ]

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 3 : Diagramme de GanttNiveau 3 : Diagramme de Gantt

Tâche 1

Tâche 2

Tâche 3

Tâche 4

Tâche 5

LMMJVSDLMMJVSDLMMJVSDLMMJVSDL1 5 10 15 20 25 .

Au plus tôtAu plus tard

Tâche critiqueMarge libre

Tâche 1

Tâche 2

Tâche 3

Tâche 4

Tâche 5

LMMJVSDLMMJVSDLMMJVSDLMMJVSDL1 5 10 15 20 25 .

Au plus tôtAu plus tard

Tâche critiqueMarge libre

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 3 : Gantt évoluéNiveau 3 : Gantt évoluéLe formalisme du diagramme a évolué dans le temps d’un part avec les outils informatiques et d’autre part par l’absence de normes graphiques complètes. Chacun a fait ce qu’il voulait en terme de graphe mais les concepts de base sont restés communs :

1/10 2/10 3/10 4/10 5/10 6/10 7/10 8/10

Tâche 1.1

Tâche 1.2

CalendrierCalendrier

Curseur dCurseur d’’avancement ravancement rééalisationalisation

EnchaEnchaîînementnement

Tâche critiqueTâche critique

DDéébut au plus tardbut au plus tardDDéébut au plus tôtbut au plus tôtMarge libreMarge libre

JalonJalon

Tâche 1Tâche principale dTâche principale déécomposcomposéée (WBS)e (WBS)

1/10 2/10 3/10 4/10 5/10 6/10 7/10 8/10

Tâche 1.1

Tâche 1.2

CalendrierCalendrier

Curseur dCurseur d’’avancement ravancement rééalisationalisation

EnchaEnchaîînementnement

Tâche critiqueTâche critique

DDéébut au plus tardbut au plus tardDDéébut au plus tôtbut au plus tôtMarge libreMarge libre

JalonJalon

Tâche 1Tâche principale dTâche principale déécomposcomposéée (WBS)e (WBS)

SIE

2 -

Séa

nce

6

Niveau 3 : Organisation WBS et OBSNiveau 3 : Organisation WBS et OBS

Travail élémentaire

Lot de tâc he

S ous-tâc he

Tâc he

Projet 1 Projet 2

N iveau 6

N iveau 5

N iveau 4

N iveau 3

Projet : N iveau 2

Programme• Basée sur une analyse

« QQOQCCP »

• Chaque feuille est une entité indivisible pour

– Localisation géographique et temporelle

– Affectation de ressource

– Fonction / Service

– Responsabilité

• Le principe permet d’organiser les tâches / problèmes en fonction d’1 facteur commun

• L’équivalent WBO ou OBS existe dans lequel on traite l’organisation et non la décomposition

SIE

2 -

Séa

nce

6

Spécification de métriquesSpécification de métriques

etc.

• Projet ou problème formalisé et mesurable sur la base de valeurs identifiées

• Facteurs de qualité

– Question (QUOI ?)

– Question (POURQUOI?)

• Critères

– Réponse à facteurs

– etc.

• Métrique

– Mesure / élément de validation

SIE

2 -

Séa

nce

6

Outils connexesOutils connexes

• Ensemble d’outils de représentations graphiques

• Ont pour fonction de VISUALISER une situation et non de l’expliquer ou de la justifier

• N’apportent qu’un formalisme de représentation

• Aide pour l’auditeur et non pour l’audité

SIE

2 -

Séa

nce

6

Diagramme d’oppositionDiagramme d’opposition• Cercle support des acteurs

• 5 à 8 acteurs (jamais plus)

• acteurs humains ou services ou acteurs logiques

• flèches relations entre acteurs (dans la limite de 3 niveaux) représentant

– des flux hiérarchiques

– des liens ou des oppositions

– des échanges non hiérarchiques

– etc.

• Visualisation des acteurs concentrateurs

• A MANIER AVEC D’EXTREMES A MANIER AVEC D’EXTREMES PRECAUTIONS POUR RAISON PRECAUTIONS POUR RAISON FREQUENTES DE SUBJECTIVITEFREQUENTES DE SUBJECTIVITE

Acteur 1

Acteur 2

Acteur 3 Acteur 4

Acteur 5

Dépendance hiérarchiqueLien extra-hiérarchique(ou Conflit suivant l’approche)

SIE

2 -

Séa

nce

6

Logigraphe d’actionsLogigraphe d’actions

• Objectifs :visualiser la LOGIQUE d’une succession d’actions en partant d’ingrédients (données initiales) pour aller aux résultats

• Principes sur 3 axes : données/actions/résultatschaque élément est lié à son successeur (consommateur) par des flèches (sens unique)

• Avantage lié à la simplicité de mise en œuvre et de lecture, indépendance d’acteurs

Compositionsproduits

Compositionsproduits

DéfinitionNomenclature

DéfinitionNomenclature

Plannificationfabrication

Plannificationfabrication

Commandesclients

Commandesclients

Réapprostock de base

Réapprostock de base

Fiches defabrication

Ordres defabrication

Ingrédients Actions Résultats

etc...etc... etc...etc...

AXE : Gestion de la fabricationActions : Réalisation d’une fabrication standardActeurs : BE et Production

SIE

2 -

Séa

nce

6

Matrice d’actionsMatrice d’actions• Semblable au logigraphe

mais en répartissant les actions par ACTEUR

• Objectif : visualiser la logique d’actions et leur répartition par acteur

• Avantages :Visualisation complèteréponds au QUI fait QUOI

• Inconvénients :Long à réaliser et peut lisible en cas de situation présentant de nombreux retours arrières (corrections ou reprises de dates)

Actions Acteur ActeurActeurActeur

Action1Action1

Action3Action3Action 2Action 2

Action 4Action 4

Action5Action5

Action6Action6

Action 7Action 7

1 - Actus bonusde saladium percadilos.2 - Registratur deperi, magistercasus3 - Magister etperi se banariumde fagium4 - Peri sec unumpartista, justicaomni pedibum5- Casa registerse fabali et magister de lassam perisaecavem6- Listarem percaven et gasisper laussarem7 - Pedibum cumcalister et canede magister aera minimumse reverae

SIE

2 -

Séa

nce

6

Lignes de répartitionLignes de répartition• Objectif :

visualiser une séquence d’actions réparties par Acteurs ET par actions sur des documentsspécifier les erreurs de chaque couple action/document

• Avantage :formaliser une étude de circuit à risquedocument normalisé (MCP)

• Inconvénient :long et lourd …

QUI ? QUOI ? Doc

Pbs

Cheminement de l’actiond’un acteur à l’autre

Cheminement de l’actiond’un acteur à l’autre

N° d’ordre des actionsN° d’ordre des actions

Détail des actions réaliséesDétail des actions réalisées

Evolution d’un documentau fur et à mesure de sonutilisation par les actions

Evolution d’un documentau fur et à mesure de sonutilisation par les actions

Incident ou problème notésur une action et/ou un doc

Incident ou problème notésur une action et/ou un doc

SIE

2 -

Séa

nce

6

Causalité d’erreursCausalité d’erreurs• Il s’agit d’une simple fiche de type

«mémo»

• Comporte pour chaque erreur :

– erreur constaté

– risque potentiel induit

– coûts de l’erreur et du risque

– volume et fréquence erreur

• Spécifie pour chaque erreur

– la cause PRIMAIRE• action génératrice

• acteurs génériques

• actions liées (aval/amont)

– l’origine exacte étudiée

Fiche erreur n°

Erreur : Risque induitCoûts financiers

directsinduits

Coût horairesdirectsinduits

FréquenceVolumes de données erronéesetc ...

CausalitéActions :Acteurs :Actions antérieures :Actions postérieures :ORIGINEDocuments associés