SharePoint 2013 Einführung und Anwenderschulung

Prozesslösungen für SharePoint - Locatech IT Solutions GmbH, Dortmund - www.locatech.com - Folie 1

SharePoint 2013 für Anwender

- Verständlich- Umfassend

- Unmittelbar produktivLocatech IT Solutions GmbHBaroper Str. 239 b44227 Dortmund

Tel: +49 231 9159650Web: http://www.locatech.com

http://www.locatech-it.com/

http://www.locatech.com/


Schnell produktiv mit SharePoint 2013

Einleitung, kurze VorstellungEinführung SharePoint, Funktionsumfang, Wichtige BegriffeTeam-Arbeitsbereich / WebseiteListen + Vorlagen / Outlook-IntegrationEigene Verwaltungslisten / Benutzerdefinierte ListenDokumente verwalten, erstellen, ablegenSeitengestaltung/WebpartsAnsichten, Auswertungen, SucheGrafische Auswertungen - DiagrammeBenachrichtigungen und WorkflowsDatenübernahme WIKIBenutzerverwaltung/Berechtigungen



Leistungsportfolio Prozess- und IT-Beratung Anforderungsanalyse Spezifikation & Pflichtenhefte IT-Workshops & Schulungen Projektmanagement & -umsetzung Einführung, Schulung Wissenstransfer, Dokumentation Software-Lokalisierung, Übersetzung

SchwerpunkteMicrosoft SharePoint & Office-Integration

Customizing, Integration Programmierung

Beispiele: Support- und Ticketsysteme Vertragsmanagement Qualitätsmanagement Reklamationsmanagement

Business Intelligence / Data WarehouseSchnittstellen/Datenanbindungen

ThemenEnterprise 2.0 / Wissensmanagement für UnternehmenProzesslösungen und Produkte für Microsoft SharePointEinführung von Cloud-Lösungen (Microsoft Office365)



Kosten senken!

Produktivität bei Informationsprozessen

steigern!

Freigabeprozesse vereinfachen und automatisieren!

Zusammenarbeit im Team

verbessern!

Dokumente einfacher verwalten!

Wissens-Management

praxisnah einführen!

Informationen schneller finden!

Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern!

Die häufigsten Kundenwünsche



Die Realität im AlltagServer + Freigaben + Ordnerstruktur + private Ablage + Email-

Dokumentverwaltung + …



SharePoint – Allrounder für alle Unternehmensprozesse

Auswertungen &Reports

Zusammenarbeit im Team

Volltextsuche

Web-PortalFormulare und Workflows SharePoint

Dokumentablage &Content Management



Die SharePoint-Landschaft

SharePoint-Farm = Komplette SharePoint-InfrastrukturWebanwendung = Abgeschotteter, eigenständiger Bereich

Websitesammlung = Eigener Admin, beliebig viele WebseitenWebseite = Arbeitsbereich für BenutzerWebParts, WebPart-Seiten

BibliothekenListenAnsichtenWorkflow

für zentrale Admins

Für Inhalts-Manager

Elemente für

Benutzer



SharePoint Farm + Webanwendung

Server-InfrastrukturWird von Systemadministrator/IT erstelltZentrale Konfigurationen

Webadresse(n)Beschränkung ZugriffsgruppenAnbinden zentraler Dienste/Drittsysteme etc.



Websitesammlung

Abgegrenzter Portal-Bereich für bestimmte BenutzergruppenOft nur eine Websitesammlung bei kleineren UnternehmenSpeicher für Webseiten

Zentraladministration

Webanwendung

Websitesammlung

Website-Seite 1

-Seite N



Team-Arbeitsbereich - WebseiteBereitstellung von InhaltenEigenes DesignNavigation + WebPartsArbeitsbereich oder Einstieg in Unterbereiche

Inhalte dieser

Webseite

Zentrale Steuerung

Zentrale Navigation

Suche & Hilfe

Diverse Webparts



Arbeiten auf einer TeamwebseiteVorbereitung:

Seitenname: erscheint im URL (http://.../MeineSeite)Seitentitel: Überschrift der Seite

Berechtigungen:Wer bekommt Zugriff

(Abteilungen, Kollegen)Wer darf was

(lesen, Inhalte ändern, Layout ändern)



Hands-On: Eigenen Arbeitsbereich erstellen



Websiteinhalte Neue WebsiteVorlage auswählen (Empfehlung: „Teamwebsite“ oder „Leere Website“)Teamwebsite auswählen

Teamwebseite – Schritt für Schritt



Zurück zur Theorie!

Praktisches Arbeiten im SharePointArbeit organisieren mit Listen



ListenDreh- und Angelpunkt vieler SharePoint-AnwendungenListe = Excel-Tabelle + mehrViele fertige „Listen“ im Katalog

KalenderKontakteAufgaben

Benutzerdefinierte Listen mit eigenen Feldern ideal, um Daten zentral bereitzustellen, die in Excel verwaltet wurden

Formulare für Erfassung & Darstellung automatisch enthalten

Eine Liste kann bereits eine fertige Anwendung sein



Listen - Vorlagen

Verwaltung/ NachverfolgungKommunikationDatensammlungen



Listen – Verwaltung/Nachverfolgung



Listen - Kalender

Verwaltung von Team-TerminenKann mit Outlook verbunden werdenKann in Outlook wie ein „normaler“ Kalender benutzt werdenEinschränkungen:

Kategorien aus Outlook werden nicht übernommenKeine farbliche Markierung von Terminen

Beispiel: Zentrale Verwaltung von Urlaub/Abwesenheiten



Listen - AufgabenErstellen und Zuweisen von AufgabenOptionaler Email-Versand bei Zuweisung einer AufgabeDokumentation des BearbeitungsfortschrittsKann mit Outlook verbunden werdenEinschränkungen:

Keine Kategorien aus Outlook

Vorlage: Problemverfolgung – Erweiterte Aufgabenliste als einfaches Ticketsystem/Issue Tracker



Projektaufgaben

Liefert zusätzlich zu den normalen Aufgaben ein einfaches Gantt-ChartKann ebenfalls mit Outlook verbunden werdenEinschränkung:Keine farbige Unterscheidung von Aufgaben/Projekten



Listen - Kommunikation



Ankündigungen

Bereitstellen von aktuellen InformationenEinstellbares Ablaufdatum



Kontakte

Bereitstellen von KontaktinformationStandard-Felder entsprechen Outlook-Kontakt-FeldernKontakt-Liste kann mit Outlook verbunden werdenIn Outlook können Kontakte durch Drag&Drop hinzugefügt werden



Hyperlinks

Einfache Liste zur Verwaltung von interessanten HyperlinksAnzeigen eine Beschreibung anstelle des LinksZusätzlich können Notizen gespeichert werden, um Kollegen Informationen zu diesem Link zu geben



Diskussionsrunden

Ähnlich einem InternetforumDokumentation von Lösungsansätzen und BrainstormingsEignet sich eher für dezentrale TeamsErfolg hängt von der Unternehmenskultur abKann auch als „E-Mail-Sammelbecken“ eingerichtet werden



Kalender – Hands On

Erstellen Sie einen KalenderTragen Sie einen Termin über SharePoint einVerbinden Sie den Kalender mit OutlookTragen Sie einen Termin über Outlook ein



Aufgaben – Hands On

Erstellen Sie Aufgaben-Listen „Normale“ Aufgaben Projektaufgaben Problemverfolgung

Erstellen Sie BeispielaufgabenWeisen Sie Aufgaben anderen Teilnehmer zuVerbinden Sie die Liste mit OutlookErstellen Sie eine Aufgabe mit Outlook



Kontakte – Hands On

Erstellen Sie eine Kontakte-ListeFügen Sie einen Kontakt über SharePoint hinzuStellen Sie für die Kontaktliste eine Verbindung zu Outlook herFügen Sie mit Outlook einen Kontakt zur Kontakt-Liste hinzu



Für Fortgeschrittene

ProblemverfolgungslisteDiskussionsforum




Eigene Verwaltungsprozesse organisieren mit benutzerdefinierten Listen



Benutzerdefinierte Liste

Verwalten von DatensätzenEigene Spalten aus Vorlagen erstellenEingabemaske für DatenStandardwerte und AuswahllistenDatenblattansicht, wenn MS Access installiert istCopy & Paste aus ExcelSpalten für BerechnungenWiederverwendung von Daten aus anderen Listen (Nachschlagen)

Allzweckwaffe zum Zentralisieren von Excel-Listen und anderen Verwaltungslisten



Benutzerdefinierte Liste



Benutzerdefinierte Listen

Konfigurieren über „Listeneinstellungen“




Unterschiedliche Arten von Spalten mit eigenen Funktionen und PrüfungenWeitere Einstellmöglichkeiten je nach TypStandardeinstellung meist OK




Versionierung für Nachvollziehbarkeit

Inhaltsgenehmigung aktivieren eingebauter Genehmigungs-workflow



Excel SharePoint-ListeSchneller Weg, um „Excel-Listen“ abzulösenKomplizierte Excel-Listen mit Verweisen und Berechnungen lassen sich nicht 1:1 importierenFeldtypen werden nicht erkannt



Benutzerdefinierte Listen – Hands On

Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste in SharePoint anhand eines einfachen Beispiels aus Ihrem ArbeitsbereichVerwenden Sie eine zweite Liste zum NachschlagenFühren Sie wenn möglich eine einfache Berechnung durchErstellen Sie eine Excel-ListeImportieren Sie diese Liste in SharePoint




Dokumente ablegen und verwalten



BibliothekenAuf den 1. Blick: Datei-Ordner in der WebseiteAuf den 2. Blick: Dokumente und Dateien plus KatalogisierungBeliebige Dokumente Word, Excel Bilder, Filme PDFVerschiedene BibliotheksvorlagenEigentlich auch eine Liste!



SharePoint Dokumentenmanagement

Erstellen Prüfen Teilen/Freigeben

Dokument-bibliothek

Suche / Recherche

Dokumentvorlagen,Gescannte & Online-

Dokumente

Reporting

Stammdaten/ Metadaten

Kommunikation

Verwalten / Bearbeiten



Dokumentbibliothek

Verwaltung und Freigabe von Office-DokumentenDokumentvorlagen für „Neu“-ButtonBeliebiges Format hochladenEin- und AuscheckenVersionskontrolleEigene Vorlagen



Hinterlegbare Vorlagen Beispiel Vertragserstellung

Hochladen/Kopieren von DokumentenFunktioniert auch für E-Mails (zunächst Drag/Drop in Windows Explorer, dann in SharePoint

Dokumentbibliothek



Dokumentbibliothek – Ein- und Auschecken

Auschecken, um die Bearbeitung durch andere Benutzer zu verhindernNach beendeter Bearbeitung wieder eincheckenAuschecken verwerfen, verwirft alle Änderungen



Dokumentbibliothek – Versionierung

Möglichkeit 1: Hauptversionen- 1.0, 2.0, 3.0 …- Bei jeder Änderung wird eine neue

Hauptversion erstellt- Anzahl der beibehaltenen Versionen

Absprache mit Administrator Nach Bedarf



Dokumentbibliothek – Versionierung

Möglichkeit 2: Haupt- und Nebenversionen- 1.0, 1.2, 1.3, 2.0, 2.1, 2.2, 2.x …- Nebenversionen für Entwürfe- Empfohlen bei Teambearbeitung und

Diskussionsbedarf- Anzahl der beibehaltenen Versionen

Absprache mit Administrator Nach Bedarf/Anforderung

- Sichtbarkeit der Entwurfselemente Leser sehen z.B. nur Hauptversionen



Dokumentbibliothek – eigene Vorlage

Über „Erweiterte Einstellungen“Vorlage direkt bearbeitenAlternative:

Explorer-AnsichtVorlagen-Dokument in den Ordner „Forms“ speichernEvtl. Dokumentname in „erweiterte Einstellungen“ anpassen

Vorlage muss nicht als Word-Vorlage (*.dotx) gespeichert werden



Dokumentbibliothek –Schritt für Schritt

Websiteaktionen ErstellenBibliotheken DokumentbibliothekNamen & Beschreibung eingebenDokumentvorlage auswählenEinstellungen Einstellungen für DokumentbibliothekVersionierungseinstellungen Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen



Dokumentbibliothek – Schritt für Schritt

In der Bibliothek auf „Neu“ klickenText eingeben & speichernAuf Button „Hochladen“ klickenDatei auswählen & HochladenWord-Dokument auswählen, bearbeiten & speichern



Dokumentbibliothek – Schritt für Schritt

Einstellungen BibliothekseinstellungenErweiterte Einstellungen DokumentvorlageAlternativ:

Aktionen Mit Windows Explorer öffnenOrdner „Forms“ öffnenVorlage in den Ordner schiebenAchtung: Metadaten müssen evtl. nachgepflegt werden



Dokumentbibliothek – Hands On!

Erstellen Sie eine DokumentbibliothekAktivieren Sie Haupt-& NebenversionenErstellen Sie ein Dokument über den Button „Neu“Fügen Sie ein beliebiges Dokument über den Button „Hochladen“ hinzuErstellen Sie eine Nebenversion Bearbeiten Sie die Vorlage




Wiks & BlogsSeiten anpassen und gestalten mit WebParts



WebPart-Seiten

Seite mit mehreren WebPart-ZonenJede Zone kann mehrere WebParts untereinander aufnemenAnwendung:

Zentrale oder eigene ÜbersichtsseitenSpezielle FormularseitenSpezielle AuswertungsseitenEinbindung von Dritt-Tools etc

Fast jede Seite in SharePoint ist bereits eine WebPart-Seite



WebParts = Fertige BausteineAngepasste Darstellung von Inhalten (Listen/Dokumenten/Bilder…)Funktionsbausteine (Formulare, Filter, eingebundene Drittsysteme…)WebParts können verbunden werden (automatische Filter)



WebPart-Seite bearbeitenSeite BearbeitenEditieren/Hinzufügen/Formatieren (fast wie in Office)



WebParts - Hands On

Erstellen Sie zwei Listen, mit mindestens 2 Spalten, wobei eine Spalte in beiden Listen die gleichen Informationen enthalten sollte (z.B. „Projekt“)Geben Sie einige Beispieldaten in die Listen einErstellen Sie eine Dokumentbibliothek mit der Vorlage „Webpartseite“Erstellen Sie eine WebPart-Seite in der neuen Bibliothek



WebParts – Hands On

Wählen Sie eine Vorlage mit mehreren WebPart-Zonen ausFügen Sie die zuvor erstellten Listen in unterschiedlichen WebPart-Zonen hinzuÖffnen Sie das „Bearbeiten“-Menü am rechten Ende des WebParts Klicken auf „Verbindungen“ “Zeile Bereitstellen für“ und wählen Sie das zweite WebPart aus.



WebParts – Hands On

Wählen Sie im Dialogfeld die Spalte aus, die in beiden Listen gleich istSie können nun mit einem Klick auf den Radio-Button vor den Einträgen des ersten Webparts das zweite Webpart filtern




Informationen finden und auswerten

Wie finden Sie einmal abgelegte Informationen wieder?Navigation/LinksVolltextsucheAnsichten für Dokumentbibliotheken und Listen



Volltextsuche

Auffinden aller Informationen Aus allen Dokumenten und VerwaltungsinformationenNur Ergebnisse, die Nutzer auch sehen darf!



AnsichtenAllzweckwaffe für Auswertungen von Listen und BibliothekenEinfach konfigurierbar, auch für „normale“ nicht-technische BenutzerDarstellung von Inhalten aus Dokumentbibliotheken und ListenAnordnung von SpaltenFilternSortierenGruppierenPrivate oder öffentliche Ansichten möglich

Fertige und anpassbare Auswertungen beliebiger Listen (z.B. zeige alle Kontakte zu Firma XY, die nach dem 1.1. angelegt wurden)

Viele Funktionen, die auch in Excel möglich sind



Ansicht erstellenListe auswählenÜber die Hauptnavigation

„Ansicht erstellen“Mit vorhandener Ansicht beginnen oder Format auswählen

„Standardansicht“ i.d.R. vollkommen ausreichend„Access-Ansicht“ und „Benutzerdefinierte Ansicht in SharePoint-Designer“ nur für Profis!



Ansicht erstellenNamen vergeben und entscheiden, ob die Ansicht/Auswertung für alle auswählbar (öffentlich) ist oder nur für Sie (persönlich)Je nach Einstellung können Sie ggf. nur persönliche Ansichten erstellen.



Ansicht erstellenWählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt werden sollen.



Ansicht erstellen

Legen Sie ggf. Sortierung und Filter für die Ansicht an.Tipp: Sollen nur Einträge angezeigt werden, die den aktuellen Benutzer betreffen, können Sie den Parameter [Ich] als Filterkriterium verwenden.



Ansicht erstellen

Ignorieren Sie zunächst die anderen, weiterführenden Optionen, und klicken Sie auf OK.

Mehrfachauswahl von Listeneinträgen aktivieren/deaktivieren

Ähnlich einer Excel-Gruppierung Daten zusammenfassen

Dokumente als Ordnerstruktur oder „flach“ ohne Ordner anzeigen



Ansicht dynamisch filtern/ sortieren

Durch Zeigen auf Spaltenkopf Dropdown-Menü öffnenNach Spalten dynamisch sortieren/filtern



Ansichten auswählen + Listenfunktionen



Ansichten – Hands On

Erstellen Sie neue Ansichten für die von Ihnen angelegten Listen Bibliotheken

Erweitern Sie ggf. Dokumentbibliotheken um Felder, um geeignete Auswertungen zu ermöglichen




Reporting mit DiagrammenBenachrichtigungenWorkflows



Reporting/AuswertungenReporting über Ansichten für nicht-grafische Anforderungen meist ausreichendZur Darstellung von Diagrammen oder weiterführenden Auswertungen Excel-Export oder Access-ExportWeiterführende Möglichkeiten direkt in SharePointDiagramm-WebPart (Teil der SharePoint Enterprise Features)

Google Charts für SharePoint - http://www.amrein.com/apps/page.asp?Q=5749ChartPart für SharePoint - http://chartpart.codeplex.com/ SQL Server Reporting Services für SharePoint


http://www.amrein.com/apps/page.asp?Q=5749

http://chartpart.codeplex.com/


WorkflowVorgegebener Ablauf von AktionenBeispiel: automatische Benachrichtigungen/E-Mails Beispiel: Prüfen/Genehmigen von DokumentenFertige einfache Workflows integriertBeliebig komplexe Workflows konfigurierbar oder programmierbar



Workflow - Benachrichtigen

Einfachster WorkflowZentral eingerichtet oder individuell „abonniert“



Zusatz WIKI



WikiPrinzip WikipediaBeschreibung von VorgehensweisenGrundprinzip: Alle dürfen mitmachenMitarbeiter & Kollegen müssen zum Schreiben motiviert werdenWichtige Zeichen:

[[Seitenname]] erstellt eine neue Wiki-Seite



BlogWeitergabe von InformationenDokumentation von Projekt-Fortschritten für „Außenstehende“Verwendung als News-Letter-ErsatzJe öfter ein Blog aktualisiert wird, desto mehr wird er gelesenAber: Beiträge sollten immer interessant seinEvtl. ist eine vorherige Prüfung der Beiträge notwendig, um Verstöße gegen Leitlinien zu vermeidenErfolg ist abhängig von Unternehmenskultur



Blog



Unterschiedliche Formate



Wiki Artikel erstellen

Seite Alle Seiten anzeigenNeue Seite hinzufügen, Titel eingeben und erstellenFreie Formatierung oder Copy/Paste aus anderen Quellen.Link einfügen mit [[Neuer Artikel]] oder [[Existierender Artikel]]



Versionsvergleich im WIKISeite Seitenverlauf



Externe Informationsquellen

Konfigurierbar über Business Data Connectivity DienstBi-direktionale, direkte Verbindung mit SQL-Datenbank, Webservice …Konfiguration der Datenverbindung über SharePoint Designer Externer InhaltstypDarstellung in SharePoint als „Externe Liste“Funktion und Bedienung in SharePoint ähnlich einer normalen Liste



Rezept für erfolgreiche UmsetzungNicht ohne Bedacht Webseiten, Listen

und Bibliotheken anlegen!

Zu klärende FragenWelcher Prozess(e) soll abgelöst werden?Wer sind die Prozessbeteiligten (aktiv und „nur-informativ“)Welche inhaltlichen Zuständigkeiten gibt es, wer entscheidet in welchen Prozessschritten?Grundsätzliches Konzept mit nicht zu vielen Detailanforderungen

UmsetzungBasisentscheidung SharePoint-BausteineKonfiguration PrototypBenutzerkonfiguration Schrittweise Verfeinerung20 % Umsetzung

80 % Konzeption



Vielen Dank!

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme, wenn Sie Microsoft SharePoint erfolgreich

und praxisnah einführen möchten!

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SharePoint 2013 Einführung und Anwenderschulung

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