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SharePoint 2010 und WissensmanagementAgendaWas ist SharePoint 2010?Hauptfunktionen von SP2010Funktionsbereiche SP 2010WissenWissenskonzepteWissensmanagement im SP2010Phasen des 5i ModellsZusammenfassungDiskussion?Was ist SharePoint 2010?Irgendwelche Ideen?

Was ist SharePoint 2010?SharePoint . eine Lsung fr:DokumentenmanagementCollaborationSharing und Publishing von InformationenEnterprise SearchBusiness Intelligence (Dashboards)Business Process

Was ist SharePoint 2010?

CommunitiesSearchSitesCompositesContentInsights

Kosten senken mit einer einheitlichen InfrastrukturEinfach zusammen arbeitenSchnelle Reaktion auf BusinessanforderungenWas ist SharePoint 2010?Key Concepts:Modulares SystemFungiert als Quelle fr die Speicherung und Verwaltung von Inhalten (Dokumente, Web, etc.)Zugriff auf Inhalte aus anderen Systemen (Daten, Web Services, DBS)Bietet eine sichere Umgebung fr Benutzer und InhaltAnpassung bzw. Konfiguration mglich (Layout, Look and Feel, Funktionalitt), um Erwartungen gerecht zu werdenAlles ber den Webbrowser machbarHauptfunktionen von SP2010 Server Ribbon Benutzeroberflche / UISharePoint WorkspaceSharePoint MobileOffice Client und Office Web App IntegrationUntersttzung von Standards

Tagging, Tag Cloud, BewertungenSocial BookmarkingBlogs und WikisMy SitesAktivitts-FeedsProfiles und FachkenntnisseOrganisations-BrowserUnternehmensinhaltstypenMetadaten und NavigationDocument SetsMulti-stage DispositionAudio and Video Content TypesRemote Blob StorageList EnhancementsSocial RelevancePhonetic SearchNavigationFAST IntegrationEnhanced PipelinePerformancePoint ServicesExcel ServicesChart Web PartVisio ServicesWeb AnalyticsSQL Server IntegrationPowerPivotBusiness Connectivity ServicesInfoPath Form ServicesExternal ListsWorkflowSharePoint DesignerVisual StudioAPI Erweiterungen REST/ATOM/RSS

CommunitiesSearchSitesCompositesContentInsights

Zentrales Element im SP sind Websites

Einzelseiten:DokumentbibliothekenWikibibliothekenBildbibliothekenallgemeine benutzerdefinierte ListenListen mit speziellen Funktionen, darunter:AnkndigungslistenAufgabenlistenKalenderDiskussionsforen

Funktionsbereich - Sites

Funktionsbereich - SitesZusammenarbeit ber Intranet, Extranet & InternetVerbesserte Interoperabilitt mit Untersttzung von StandardsEine PlattformSchreib-Lese-Zugriff dank Web-Office Web ApplikationCross-Browser-Untersttzung fr maximale BeteiligungZugriff von berallOffice Ribbon UI fr schnelle EinarbeitungEinfache Website-Bearbeitung (Theming & Branding)Einfache Bedienung

MS SP 2010 bergreifend Eine Plattform fr die gesamte Wertschpfungskette der Unternehmung

Funktionsbereich - Sites

Funktionsbereich - CommunitiesKommunikation erleichtern und soziale Netzwerke untersttzenWikis, Blogs, Soziales Tagging, persnliche Websites und Nutzerprofile

Meine Website und Mein Profil

Einfacher Zugriff auf Experten

Funktionsbereich - CommunitiesArbeiten Sie mit Kollegen zusammen, ob online oder offlineKollaborieren Sie unterwegs dank mobiler Benutzeroberflcheberall teilnehmenVerbinden Sie Nutzer durch erweiterte ProfileBleiben Sie aktuell mit Nachrichten Feed und WarnungenSoziale VerbindungenRessourcen mhelos navigieren mittels sozialem TaggingFinder Sie schneller bessere Antworten dank Benutzer-FeedbackInformelles Wissen

Funktionsbereich - ContentKlassisches Dokumentenmanagementsystem (Versionierung, Metadaten)

Ein- und Auscheckmglichkeit

RSS-Feeds / E-Mail-Benachrichtigungen bei nderungen

Auch als Web-Content-Management-System einsetzbar

Funktionsbereich - ContentMetadaten und Tagging werden von denselben Diensten verwaltetWeniger Speicherplatz und Bandbreite fr Office-InhalteEffizienz der VerwaltungIntegriertes Records ManagementFarmbergreifende Manahmen und Regeln fr alle InhaltstypenFlexibilitt und ComplianceIntuitive Interaktion mit Inhalten ber OfficeSchnelles Auffinden dank Metadaten und Tagging Benutzer im Mittelpunkt

Funktionsbereich - SearchEinfaches Suchfeld (Volltextsuche)Bereitstellung eigener Server Beschrnkt auf die WebsitesammlungServer-Edition:Suche fest definieren und neue Ergebnisse per RSS-FeedSukzessive Einschrnkung der SuchergebnisseAutomatische SuchvorschlgeIntegration Windows-DesktopSuchbereich auerhalb Websitesammlung

Erweiterbar mit FAST-Server fr SharePoint

Funktionsbereich - Search

Verbesserte Skalierung, um jeden Bedarf abzudeckenDeployment-spezifisches Tuning fr beste Ergebnisse Unternehmens- weite ReichweitePhonetisch und multilingual fr eine globale Relevanz Soziale Verbindungen, getrieben durch Interessen und ExpertiseVervielfltigung des WissensUntersttzung von ber 400 Inhaltstypen und 85 SprachenErweiterte Suchresultat-Navigation fr krzere SuchzeitenBessere Antworten, schnellerFunktionsbereich - InsightsUmfasst Business Intelligence Komponente

Excel Services (Excel Arbeitsbltter)Spez. Listen & Chart-Webparts (KPIs)Mglichkeit SP-Listen als Datenquelle im SQL Server zu nutzenPerformancePoint-Dienste (Dashboards)

Funktionsbereich - Insights

Verbesserte Rechenschaftspflicht und Abstimmung (Scorecards)Ermittlung von Problemen und Chancen in Echtzeit Organisato-rische Effizienz Leistungsstarke Self-Service Funktionen und Visualisierungenberzeugende Dashboards, Umfassende ReportsEntscheidungs-findungErweiterte Analyse mit den Excel DienstenUmfassende Datenvisualisierung und einfache NutzungInteraktion mit DatenFunktionsbereich - CompositesAnwendungen im SP entwickeln, keine Programmierkenntnisse wie C# oder Visual Basic erforderlich

SP Access ServicesSP Designer InfoPathBusiness Connectivity Services

Funktionsbereich - Composites

Sandbox Lsungen fr Self-Service und schnelle InstallationUntersttzung von Standards fr Integration und BarrierefreiheitInstallation und Einfhrung von LsungenBusiness Connectivity Dienste fr LOB-DatenaustauschSP-Daten ber Web-Services & APIs zugnglichVerbundene Dateien Erweiterte Werkzeuge fr Endbenutzer-LsungenProzessautomatisierung und Validierung von Daten mit FormularenBenutzer- getriebene LsungenWissenDefinitionWissen ist eine Mischung aus strukturierten Erfahrungen, Wertvorstellungen, Kontextinformationen und Fachkenntnissen, die in ihrer Gesamtheit einen Strukturrahmen zur Beurteilung und Eingliederung neuer Erfahrungen und Informationen bietet. Entstehung und Anwendung von Wissen vollziehen sich in den Kpfen der Wissenstrger. In Organisationen ist Wissen hufig nicht nur in Dokumenten oder Speichern enthalten, sondern erfhrt auch eine allmhliche Einbettung in organisatorische Routinen, Prozesse, Praktiken, und Normen.(Prof. Dr. Peter Brezany; Institut fr Softwarewissenschaften; Universitt Wien)

AndereKraak 91: "... das Resultat verarbeiteter Informationen. Zum Wissen gehren Kenntnisse, Meinungen, Auffassungen, Bewertungen und Ziele" Probst et al.: "... die Gesamtheit der Kenntnisse und Fhigkeiten, die Individuen zur Lsung von Problemen einsetzen. Wissen sttzt sich auf Daten und Informationen, ist im Gegensatz zu diesen jedoch immer an Personen gebunden" ..

Wissenskonzepte Wissenswrfel

Herausforderungen:Implizit => ExplizitIndividuell => KollektivRelevantes Wissen => Zeitnah zur VerfgungWissenskonzepte SECI-Modell (Socialization, Externalization, Combination, Internalization)

Wissensmanagement nach Nonaka und Takeuchi

1. Sozialisation: Hierbei wird implizites Wissen ausgetauscht. Diese Phase bezeichnet die Beobachtung, Nachahmung sowie die bung der Arbeitsweise einer Person, dessen Wissen implizit ist und durch eine andere Person angeeignet werden soll, z.B. die Integration eines neuen Mitglieds in eine bereits bestehende Arbeitsgruppe.

2. Externalisation: Hier erfolgt eine Umwandlung von implizitem Wissen zu explizitem Wissen. Es muss eine Mglichkeit gefunden werden das implizite Wissen auszudrcken und anderen zugnglich zu machen. Dies kann z.B. durch Verwendung von Modellen, Diagrammen oder anderen Visualisierungsmglichkeiten erfolgen. In dem oben genannten Fall entspricht dies den Dokumentationen, in die sich Herr Meier eingelesen hat.

3. Kombination: Hier erfolgt der eigentliche Austausch von explizitem Wissen. Durch Kommunikation oder mithilfe von Technologien kann dieser Prozess untersttzt werden. Als Beispiel kann hier die Kommunikation zwischen Herrn Meier und den anderen Mitarbeitern der Firma z.B. Frau Denker angebracht werden.

4. Internalisation: Das explizite Wissen wird nun verinnerlicht und zu implizitem Wissen (lerning by doing bzw. Lernen durch Handeln).

23Wissenskonzepte 5 Phasenmodell Basierend auf dem SECI-ModellSozialisation Externalisierung KombinationInternalisierung24Wissenskonzepte Wissenstreppe

Quelle: North, 2002Ein Zeichen ist das kleinste Datenelement, das aus einen Zeichenvorrat (Buchstaben, Ziffern, Sonderzeichen) herausgegriffen werden kann. Sie stehen fr sich alleine und sind zusammenhangslos.

Zeichen werden zu Daten, wenn ihnen eine Syntax zugeordnet ist. Es handelt sich dann um strukturierte Daten, die in einem Zusammenhang stehen, aber noch keinen Verwendungshinweis haben.

Aus Daten werden schlielich Informationen, wenn sie in einen Kontext eingebunden und zweckorientiert verwendet werden. In Unternehmen bilden (relevante) Informationen die Grundlage von Entscheidungen und werden so zu einer wichtigen betrieblichen Ressource.

Wissen setzt sich aus vielen Daten und Informationen zusammen. Anders als Information ist Wissen handlungsorientiert: Es entsteht erst durch das Zusammenfgen verschiedener Informationen zu Handlungsmustern und fhrt damit zu praktischen, alltglichen Anwendungen.

Die Wissenstreppe stellt anschaulich dar, dass Daten, Informationen, Wissen kein Selbstzweck sind, sondern durch Wissensmanagement auf das Unternehmensziel "Wettbewerbsfhigkeit" hin orientiert werden sollten.

Das strategische Wissensmanagement beschreitet die Wissenstreppe abwrts: Ausgehend vom Unternehmensziel "Wettbewerbsfhigkeit" wird jede Stufe auf ihre Tragfhigkeit hin analysiert, um eventuelle Lcken in der Treppe zu identifizieren. Im Verlauf dieser Analyse knnen einzelne Stufen auch bersprungen werden.

Beispiel: "Es fehlt an Kompetenz!" In einem Unternehmen konnten mehrere zeitkritische Auftrge nicht termingerecht erfllt werden, die Wettbewerbsfhigkeit des Unternehmens ist gefhrdet: Es wurde nicht richtig gehandelt. Das strategische Wissensmanagement geht die Stufen abwrts: Das Wollen, die Motivation der Mitarbeiter ist intakt, auch das bentigte Wissen ist eigentlich in den Datenbanken des Unternehmens vorhanden. Die fehlende Stufe ist in diesem Fall der Anwendungsbezug, der vom Wissen zum Knnen berleitet. Als intervenierende Manahme wird eine Fallmappe entwickelt, in der das zur Bewltigung bestimmter Situationen erforderliche Wissen systematisch und "step by step" bspw. in Form von Checklisten zur Verfgung gestellt wird.

Das operative Wissensmanagement geht die Treppe Stufe fr Stufe nach oben und ermittelt auf jeder Stufe die erforderlichen Bedingungen fr den nchsten Schritt.

Beispiel: "Informationen kommen nicht bei den Mitarbeitern an!" Das Unternehmen verfgt ber ein umfangreiches Datenbanksystem, in dem Normen, Qualittsanweisungen und Konstruktionsplne abgespeichert sind. Dennoch stellt sich heraus, dass auch bei Aufgaben, die schon mehrfach erfolgreich absolviert wurden und fr die eigentlich alle Informationen aus der Datenbank abrufbar wren, das Rad immer wieder neu erfunden wird. Die fehlende Stufe ist hier die Vernetzung der Information: Die Mitarbeiter greifen nur ungern auf das Datenbanksystem zu, der Umgang damit erscheint als sperrig und umstndlich, entsprechend mangelhaft ist auch die Aktualitt der vorhandenen Informationen. Ein Lsungsansatz, um die fehlende Stufe "Wissen" zu implementieren, wren eine Vereinfachung der Softwareoberflche und eine Schulung zu deren Handhabung.

25WissensmanagementDient zu:Vorhandenes betriebliches Wissen zu identifizieren und vernetzen Neues Wissen zu generieren und in neue Produkte, Prozesse und Geschftsfelder umzusetzenWissen von auen ber Kunden, Lieferanten, Partner und externe Know-how-Trgern in das Unternehmen zu transferierenWissen produktiv zu nutzen und Wissen zu messen und zu bewerten

Trends:Verfgbares Wissen wchst exponentiell. "Halbwertszeit" bestehenden Wissens sinkt rapide. Produkte und Dienstleistungen werden immer wissensintensiver in ihrer Herstellung. Wissensmanagement wird als zeit- und kostenintensiv erlebt. Rein technische Lsungen verfehlen oft ihren Nutzen.

Wissensmanagement im SharePoint mit dem 5i ModellZugangOffice, Mitarbeiterportal, Smartphone, Lsungen Inhalte Ttig- Wissens- keiten diensteIndividuationIn-form-ationInvestigationInstruktionInteraktionMySite, MyWorkplace,MyContentTeamsites, Content- ManagementSuche,Insights,MonitoringPublishingCommunities, Social Networkinganalysieren, recherchieren, experimentieren, Publizieren, multiplizieren, arrangieren, Verstehen, formalisieren, genehmigen, klassifizieren, diskutieren, kontaktieren, bewerten, verschlagworten, verteidigen, aneignen, selbstverwirklichen, kennzeichnen, Wissenskartei, Suchergebnis, Artikel, News, Persnliche Erfahrungen, Lesezeichen, Notizen, Blog, Wikis, Blog, Kommentar, Bewertung, Expertenrat, Projektantrag, Protokoll, Lesson learned, Speziefikation, ..Artikel, B2E-Botschaft Anweisungen, Lernobjekt, Ideen generieren (Investigation)Neue Ideen werden generiertIn informellen Diskussionen Whrend des Durchforstens und Analysierens von Informationen im Unternehmen und InternetGezielte Recherche

Suche und Datenanalyse regen die Kreativitt anInvestigation im SharePointInsights: Unternehmenskennzahlen darstellenKennzahlen-DashboardsExcel ServicesChart WebpartsPerformance Point-Services

Volltext-SuchePersonensucheErweiterte Suche (Inhaltstyp, spez. Metadaten)

MonitoringAlerts/RSS-Feeds zu neuen Inhalten (Bibliothek & Suchergebnisse)Activity Stream (Twitter-Funktionalitt, Personen verfolgen)Ideen zu Eigen machen (Individuation)Neue Ideen oder Ergebnisse der Investigationsphase werden ausgebautQuellen und mgliche Experten zu dem Thema werden festgehaltenIdeengeber wird sich selber ber den Sachverhalt klarerIdeengeber macht sich Gedanken und klrt BegrifflichkeitenIdeengeben diskutiert mit sich selbst die Vor- und Nachteile der Idee

Individuation im SharePointMySiteMyContentMitarbeiterprofileActivity StreamMitarbeiter folgen Personen, Tags, Communities, Dokumenten

SharePoint WorkspaceSP-Listen oder Bibliotheken offline mitnehmenZwei-Wege Synchronisation

Outlook-Integration in SharePointEmail-Inbox, Kalender und Aufgabenlisten synchronisieren

OneNoteNotizen synchronisieren, Gleichzeitige Bearbeitung

Communities (Interaktion)Soziale Motive treiben den Mitarbeiter die Idee in Communities zu verbreiten

Hoffnung auf Anerkennung und Feedback um die Idee weiterentwickeln zu knnen

Suche nach Mitstreitern und Sponsoren

Durchdenken der Idee, um sie der Community verstndlich machen zu knnen

Communities (Interaktion): SharePoint FunktionenDiscussionsOrg BrowserStatus UpdatesBlogWikiNotesActivity FeedsPeople SearchRatingCo- AuthoringTagsProfile MySite

Formalisierung (In-form-action)Das Wissen wurde de-subjektiviert und in Form gebracht

Entwurf, Vorbereitung und Genehmigung von Wissensrelevanten Inhalten

Erstellen strukturierter Dokumente/Webseiten

Der Kontext wird explizit gemacht => leichter verstehbar

Nehmen von formalen Hrden, wie z.B. Projektantrge

Formalisierung (In-form-action) im SharePointTeamsitesZusammenarbeit in virtuellen TeamrumenAufgaben, Gruppenterminkalender, Kontakte, Dokumente, etc.Formulare, Vorlagen, WorkflowsGemeinsamens Schreiben am gleichen Office Dokument

Enterprise Content Mangement / Dokumenten-MangementGenehmigungsworkflowsAutomatische VersionierungRecords-Management: Aufbewahrungsrichtlinien, Lsch-SchutzSenden an den Aufbewahrungsort

Instruktion: Aufbereiten und PublizierenPublizieren der Neuerungen zu Produkten, Geschftsprozessen, Organisationsstruktur oder Unternehmensrichtlinien (B2E-Botschafen)

Zielgruppengerechtes Aufbereiten der Informationen (z.B. Vertrieb, Produktion, Support)

Durch Vereinfachung, Visualisierung und anschauliche Beispiele wird das Thema verstndlich

Darstellung in einer Form, die Verstndnis und Begeisterung bei den Mitarbeitern hervorruft

Instruktion im SharePointPublishing WerkzeugeFreigabe Workflow fr Dokumente und WebsitenMit Metadaten versehenVisio Services zur DarstellungWebcontent ManagementDirektes Editieren (What You See Is What You Get)Trennung von Layout und InhaltMulitmedia-Inhalte einbindenIndividuelle DesinganpassungenZusammenfassung Sharepoint fr WissensmangementVorteile und ChancenIntegrierte Plattform, fr alle Phasen des WMVerschiedene Werkzeuge und Formate knnen genutzt werdenVerknpfung, Datenaustausch und Integration der verschiedenen Phasen/Werkzeuge einfach realisierbarNur EINE technische Plattform ( Hardware, Admin, Bedienoberflche, Hersteller, Ansprechpartner )Schnelle, flexible Anpassbarkeit durch Anwender (unabhngig von IT)Integrierte leistungsfhige Volltext-SucheZahlreiche Drittherstellertools/Erweiterungen auf dem MarktZusammenfassung Sharepoint fr WissensmangementHerausforderungen und RisikenSharePoint Einzelwerkzeuge mit Schwchen im Vergleich zu Spezialisten (Spezialsoftware: Wiki, DMS, etc.)Mgliche Lsung: Dritthersteller Technische Bereitstellung ist kein ErfolgsgarantMgliche Lsung: Im voraus ausreichende PlanungsarbeitHohe Flexibilitt => Risiko ChaosMgliche Lsung: Steuerung von Richtlinien, Admin: Rechtevergabe, SchulungenLizenzkosten fr SharePoint Server, keine Open SourceMgliche Lsung: Nutzung von Basisversion (SP Foundation), Kostenreduzierende Effekte: Nur eine Software => Kosten sinkenDISKUSSIONIn welchen Phasen finden Wissensgenerierung, - teilung, -speicherung, - anwendung?ZugangOffice, Mitarbeiterportal, Smartphone, Lsungen Inhalte Ttig- Wissens- keiten diensteIndividuationIn-form-ationInvestigationInstruktionInteraktionMySite, MyWorkplace,MyContentTeamsites, Content- ManagementSuche,Insights,MonitoringPublishingCommunities, Social Networkinganalysieren, recherchieren, experimentieren, Publizieren, multiplizieren, arrangieren, Verstehen, formalisieren, genehmigen, klassifizieren, diskutieren, kontaktieren, bewerten, verschlagworten, verteidigen, aneignen, selbstverwirklichen, kennzeichnen, Wissenskartei, Suchergebnis, Artikel, News, Persnliche Erfahrungen, Lesezeichen, Notizen, Blog, Wikis, Blog, Kommentar, Bewertung, Expertenrat, Projektantrag, Protokoll, Lesson learned, Speziefikation, ..Artikel, B2E-Botschaft Anweisungen, Lernobjekt, QuellenSharePoint 2010 Allgemeinhttp://sharepoint2010.microsoft.com/ http://de.wikipedia.org/wiki/SharePoint#cite_ref-31TechNet: Getting Started with SharePoint 2010http://technet.microsoft.com/en-us/sharepoint/ee518660.aspx Wissen:http://qib.f-bb.de/wissensmanagement/thema/wissen/wissenstreppe.rsysWissenskonzepte:Wrede, D. (2007): Das Gold in den Kpfen der Mitarbeiter Zur Integration von Ideen- und Wissensmanagement,https://mlhoefer.wordpress.com/grundbegriffe-dieses-blogs/http://wissens-managementsystem.de/tags/wissensspirale

QuellenWissens:Bundesministerium fr Wirtschaft und Technologie, Wissensmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen und ffentlicher Verwaltunghttp://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/wissenmanagen-leitfaden,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf5i-Modellhttp://mlhoefer.wordpress.com/2012/05/02/was-ist-collaboration-teil-3-modell-fur-social-learning-mit-sharepoint/