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Praktische Tipps: Archivierung digitaler Unterlagen, Praktische Tipps: Archivierung digitaler Unterlagen,

Digitalisierung und Digitalisierung und Öffentlichkeitsarbeit im NetzÖffentlichkeitsarbeit im Netz

22. Juni 2012, Bad Bergzabern

Themen: Digitalisierung und Öffentlichkeitsarbeit im Netz

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DigitalisierungDigitalisierung

Allgemein, Projekte und Portale

Zweck(e)

Drittmittel und weitere Wege der Finanzierung

Kooperationen

http://www.edvtage.de/downloads/2011_05.pdf

http://search.ancestry.de/search/db.aspx?dbid=1631

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DigitalisierungDigitalisierung

Antragstellung: nationale vs. internationale Förderung,

Programme und Förderanteile (100%, 50% …)

Bsp. DFG-Förderungen, Digitalisierung als „Nebenprodukt“

bzw. Programm „LIS“ (PDF = Merkblatt Erschließung und

Digitalisierung handschriftlicher und gedruckter

Überlieferung)

http://www.dfg.de/foerderung/programme/infrastruktur/lis/lis_foerderbereiche_programme_aktionslinien/index.html

http://www.dfg.de/formulare/12_15/12_15.pdf

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DigitalisierungDigitalisierung

EU-Förderung(en), z.B. Interreg

http://www.interreg-oberrhein.eu/das-interreg-programm,10175,de.html

http://ec.europa.eu/regional_policy/atlas2007/germany/crossborder/index_en.htm

http://ec.europa.eu/regional_policy/country/prordn/search.cfm?gv_pay=DE&gv_reg=692&gv_obj=11&gv_the=ALL&LAN=EN&gv_per=2

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DigitalisierungDigitalisierung

Weitere Möglichkeiten, Förderungen usw.

Bsp.

http://www.landesarchiv-bw.de/web/53688

http://www.wuestenrot-stiftung.de/

http://www.luther2017.de/

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DigitalisierungDigitalisierung

Digitalisierung: Findmittel oder Archivalien – ein Gegensatz?!

Zum Workflow bei Projekten:

• Was ist zu Beginn zu beachten, aus welchen

„Teilbereichen“ besteht ein Projekt zur Digitalisierung?

• Typische Fragen (und Antworten) zu Beginn

• Beispiel Speyer: Projekte und kontinuierliche

Digitalisierung(en)

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DigitalisierungDigitalisierung

• Formulierung einfacher Workflows: Beispiel

Workflow: Retro-Digitalisierung Fotos („alte“ Fotosammlung) • Ziele: Digitalisierung der Fotosammlung („alt“ = in Regalschränken, verkartet auf

Fotokartons), Einbindung in Augias sowie evtl. weitere Zwecke (Fotoaufträge, Verwendung in Web 2.0-Medien). Vorgehen:

• Nach Digitalisierung (300 dpi) entweder zunächst im Media-Ordner abspeichern (Ordner: Aufträge -2012 usw.) oder direkt auf NAS-Server ablegen (Pt. 5).

• Den Fotokarton unten links mit einen großen S markieren damit später nicht nochmals das Foto in Augias eingebunden wird.

• Dateiname des betreffenden Fotos immer mit der Inventarnummer (Bestellnummer) beginnen und alles mit Bindestrich trennen z.B. 1122-Speyerbach-Mai 1955.jpg.

• Danach: Bearbeitung für den Zweck (falls nötig, Aufträge usw.) und danach ausschneiden und auf NAS-Server einfügen.

• Ansonsten: Gleich auf den Server NAS 312 Keller JO22 (Laufwerk) legen!• Vor Einbindung in Augias: Größe des Fotos auf unter 1000 KB runterfahren.• Einbindung (Verknüpfung) in Augias – Fotosammlung – sowie Verzeichnung des

Fotos.• Achtung! JPGs und Thumbs im NAS-Ordner nicht mehr löschen oder verschieben,

sonst ist das Foto nicht mehr in Augias eingebunden!

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DigitalisierungDigitalisierung

Frage der personellen Ressourcen (wer scannt und wann?)

Argumente für eine umfassendere Digitalisierung

Ausführen oder ausführen lassen (Dienstleister)?

Praxisregeln der DFG:

http://www.dfg.de/download/pdf/foerderung/programme/lis/praxisregeln_digitalisierung.pdf

Digitization

Basic questions

What is digitization?

• The translation of analogue data into digital data

• The process of taking a digital image of something

• The creation of a digital representation of something

Why digitize?

?

Phases

1) Initial reflections

2) Preparation phase

3) Metadata creation

4) Actual digitization

5) Postproduction

6) Long-term storage

Initial reflections

• What do I want to digitize?• Why do I want to do it?• Do I already have the necessary metadata?• What safety precautions are necessary?• Do I want to digitize myself or hire a

company?• What will happen with the digital object, once

produced?

Technical reflections

• Image format (TIFF, JPEG, JPEG2000,…)• Image quality (Resolution, Image

compression)• Equipment (Scanner vs. Digital Camera)• Storage space (webhosting?)• Long-term storage• Filename (Human vs. Computer readable)

Scanner vs. Digital Camera

Scanner

• Variable resolution• Lower speed• Mainly for flat objects

Digital Camera

• Constant resolution• High speed• Higher adjustability

Metadata for Digitization

Why is this important?•Every digital object has to be identifiable•Most file systems only permit unique names•Changes to filenames are difficult to make after digitization

Preparation

• Enough space• Constant indirect

lighting, no direct sunlight

• Tables for preparation• Enough power outlets

Digitization

• Speed vs. Quality• Number of people

depending on source material

• Storage of sources during the night

• Delivery of new sources• Quality control• Image postprocessing

Source material

• Flat surface• One sheet• Possibly folded• Possibly packaged

• Book• Possibly very large• Possibly difficult to

open

File naming

Human readability

“HHStA_AUR_16890201_r.jpg”

•Easy to read and share•Has to be created by hand•Easy to make mistakes•Temptation to make changes later on

Computer readability

„7c7a1400-dd12-11e0.jpg“

•Can be created quickly before digitization•Has to be copied, not entered by hand•Doesn’t mean anything•Can stay the same regardless of metadata

Postproduction

• Image editing (cutting, compression,…)• Quality control (missing images)• Preparation for storage (file organization)

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Das Projekt Virtuelles deutsches Urkundennetzwerk

VdU: DFG-Ausschreibung „Virtuelle Forschungsumgebungen: Infrastruktur und

Demonstrationsprojekte“; Laufzeit: zunächst 24 Monate (Beginn: Herbst

2010)

Antragsteller: Landesarchivverwaltungen Baden-Württemberg, Bayern und

Rheinland-Pfalz; Institut für Geschichtliche Landeskunde (Mainz);

Professur für Historische Grundwissenschaften (LMU München);

Forschungsstelle für vergleichende Ordensgeschichte (Eichstätt bzw.

Dresden); Institut für Historisch-Kulturwissenschaftliche

Informationsverarbeitung (HKI, Köln); Stadtarchive Mainz, Speyer, Worms

und Würzburg sowie Diözesanarchiv Speyer.

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Das Projekt Virtuelles deutsches UrkundennetzwerkImpressionen, Digitalisierung (Speyer)

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Das Projekt Virtuelles deutsches Urkundennetzwerk

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Das Projekt Virtuelles deutsches Urkundennetzwerk

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Das Projekt Virtuelles deutsches Urkundennetzwerk

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Praktische ÜbungPraktische Übung

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Öffentlichkeitsarbeit im NetzÖffentlichkeitsarbeit im Netz

Was alles ist Öffentlichkeitsarbeit? „Rückzug“ aus der

öffentlichen Wahrnehmung vs. Intensivierung der

Medien- und Öffentlichkeitsarbeit?

Öffentlichkeitsarbeit: Kernaufgabe, gerade auch im digitalen

Zeitalter

„Klassische“ Pressearbeit, Pressemitteilungen

Ins „Gespräch“ mit der Öffentlichkeit kommen (und bleiben)

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Öffentlichkeitsarbeit im NetzÖffentlichkeitsarbeit im Netz

Archivische Internetauftritte: Wichtig, aber oft statisch und

wenig interaktiv/kommunikativ

Wie und wo „finde“ ich Informationen über das (mein)

Archiv?

Rolle der Suchmaschinen, sozialen Medien und: Wikipedia

Welche Rolle spielen Fachportale (Metaportale) beim

„Auffinden“ eines Archivs?

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Wege zur Offenheit (Web 2.0-Modul)Wege zur Offenheit (Web 2.0-Modul)

3. Neue Wege gehen? „Archive 2.0“ im deutschsprachigen

Raum

4. Nutzergenerierte Erschließung im Web 2.0

5. Beispiele – wie Erschließung auch aussehen kann

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1. Neue Wege gehen? „Archive 2.0“ im deutschsprachigen Raum

• (Deutschsprachige) Archive 2.0 sind noch immer eine große Ausnahme,

besonders im internationalen Vergleich (Facebook, Twitter, Flickr, Weblogs

usw.): Österreichisches Staatsarchiv, Stadtarchive Frankfurt/Main, Heilbronn,

Mannheim, Speyer, ICARUS …

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1. Neue Wege gehen? „Archive 2.0“ im deutschsprachigen Raum

• Stadtarchiv Speyer@Web2.0: Neue Wege der Öffentlichkeitsarbeit und

Kommunikation mit den „Kunden“, weitere Anwendungsmöglichkeiten derzeit

in Erprobung bzw. Planung (kollaborative Erschließung, Tagging…)

• Social media: Alltag für viele Internetnutzer, gegenwärtiger Entwicklungsstand

des gesamten Internets! Eine vollständige Ingnorierung der digitalen sozialen

Medien ist ein Verlust an Realität (dies gilt erst recht für Firmen, aber auch

öffentliche Einrichtungen)

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1. Neue Wege gehen? „Archive 2.0“ im deutschsprachigen Raum

• Stadtarchiv Speyer@Web2.0

Pilotprojekt in Stadtverwaltung seit Frühjahr 2011 (Facebook-Fanpages der

Stadt, Tourist-Information, Stadtbibliothek, Stadtarchiv und

Bürgerbeteiligungsprojekt „VEP“)

Stadtarchiv: Facebook, Twitter, Slideshare, Flickr, Wikipedia; seit März 2012

Weblog (http://speyererhausbuch1795.blogspot.de/)

Facebook (http://www.facebook.com/Speyer.Stadtarchiv): Ca. 600 „Fans“ aus

20 Staaten, größte deutsche FB-Seite eines Archivs; ca. 900.000 Seitenaufrufe

seit März 2011

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1. Neue Wege gehen? „Archive 2.0“ im deutschsprachigen Raum

Twitter (https://twitter.com/#!/Speyer_Archiv): Begrenzte Zeichenzahl

(„Mikroblogging“), einfache und rasche Bedienung sowie z.B. Berichterstattung

von Tagungen (ca. 5.500 Tweets, 380 „Follower“)

Slideshare (http://www.slideshare.net/StadtASpeyer): Präsentation von PPT-

Folien und PDF-Dokumenten; Vorträge bzw. Vortragsreihe des Archivs

Flickr (http://www.flickr.com/photos/stadtarchiv_speyer/sets/): Digitale

Fotopräsentation, aber auch gute kollaborative Elemente; Nutzung für

Veranstaltungen, thematische Sammlungen bzw. für Präsentation neuer

Bestände

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1. Neue Wege gehen? „Archive 2.0“ im deutschsprachigen Raum

Flickr: … Online-Ausstellungen; und: nutzergenerierter „Content“ und

Kommentare/Tagging!

Beispiel Twitter:

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2. Nutzergenerierte Erschließung im Web 2.0

• Wie und in welcher Form könnte mittels social media und kollaborativer

Werkzeuge (nutzergenerierte) Erschließung möglich sein?

• Vorbehalte und Kritik

• Typische Elemente: Tagging (Verschlagwortung, vide Flickr), Crowdsourcing

• Probleme und Voraussetzungen

• Vorteile: Verbesserung/Anreicherung der Erschließung; Größe des Archivs ist

sekundär; Außenwirkung und Kommunikation; Personal = andere Aufgaben

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2. Nutzergenerierte Erschließung im Web 2.0

• Stadtarchiv Speyer: Derzeit noch Erprobungs- und Testphase, z.B. derzeit

direkte Fragen/Bitten via Facebook oder Twitter (Identifizierungen Fotos,

Wappen usw.); Flickr; Monasterium (Urkunden); evtl. Transkriptionsprojekte?

Urkunden: MOM-CA als potentielles Hilfsmittel, da ca. 25% der digital

verfügbaren Urkunden nicht regestiert sind („work in progress“). Wie könnten

die Erschließungslücken geschlossen bzw. die Kurzregesten angereichert

werden?

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2. Nutzergenerierte Erschließung im Web 2.0

Fotos: Umfangreichere Digitalisierung ist Voraussetzung für nutzergenerierte

Erschließung, Kommentare, Tagging (via Flickr); Album „Unbekannte Fotos“ mit

wachsenden Inhalten (von Archivseite, aber auch von Nutzerseite?)

Weblog „Hausbuch 1795“ – und umgekehrt: Transkriptionen durch Nutzer

(Crowdsourcing)?

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3. Beispiele – wie Erschließung auch aussehen kann

• „Flickr-Commons“

• „Archives and archivists on Flickr“

• Fotosammlung Klosterarchiv Einsiedeln (Beispiel 2)

• National archives and records administration (NARA, USA): NARA-Wiki,

Todays document, NARA-Flickr, Citizen archivist dashboard

• National archives (UK), Beispiel „Africa through a lens“ (Flickr)

• Große und kleine Crowdsourcing-Projekte (Family search indexing, Historic

Australian Newspaper, Transcribe Bentham, Zena Matthews‘ war diary …)

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Öffentlichkeitsarbeit im NetzÖffentlichkeitsarbeit im Netz

„Nebeneffekte“

Konferenz (November 2012) Offene Archive? Archive 2.0 im

deutschen Sprachraum (und im europäischen Kontext)

Tagungsblog:

http://archive20.hypotheses.org/