Seite 1 Köln 4. Februar 2010 Einführung Neues Finanz- und Rechnungswesen (MACH-Software)...

Seite 1Köln 4. Februar 2010

Einführung Neues Finanz- und Rechnungswesen(MACH-Software)

Referenten:

Martin Scholz Holger Richter Thomas DreherEdgar Thiel

MACH AG EGV E&D Unternehmensberatung

Informationsveranstaltung

Köln, Domforum4. Februar 2010


1 – Begrüßung und Einführung

• Ziele der Informationsveranstaltung

Aktuelle Situation / Überblick zum Projektstand Gründe für die Umstellung auf die kaufm. Buchführung

Darstellung der neuen Strukturen

Auswertungsmöglichkeiten und – ziele

Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren – Planung 2010


Agenda


2 – Strukturen

3 – Auswertungen

4 - Wirtschaftsplanaufstellungsverfahren

Anmerkungen und Fragen





• Aktuelle Situation – Projekteinführungen

Laufende Projekte

• Verwaltungsentlastung der Pfarrer

Einführung Verwaltungsreferent Veränderung Organisationsstruktur der Rendantur

• Wandel gestalten – Glauben entfalten, Neuordnung der Seelsorgebereiche

• Fusionen von Rendanturen

• Einführung Neues Finanz- und Rechnungswesen

• Stufenweise Einführung Liegenschafts- und Gebäudemanagement



• Aktuelle Situation – Rendanturen

Anzahl der Projekteinführungen lassen derzeit keinen Regelbetrieb zu

Arbeitsbelastung weiterhin sehr hoch

Bedingt unausweichlich Arbeitsrückstände

• Konsequenz

zeitlich befristete Stellenausweitungen (bis 2011)

Ausbau der Unterstützung durch Zeitarbeitskräfte (für Massengeschäft)



• Aktuelle Aktivitäten im Projekt

Kita-Abschluss zur Erstellung der Verwendungsnachweise

Auswertungen (Standard / Konzeption und Umsetzung Finanzstatus)

Zuweisungen 2010

Umsetzung der Fusionen 2010

Wirtschaftsplanung 2010

Pilotphase zum Jahresabschluss 2009

Auf- und Ausbau Anwenderforen, Qualitätszirkel

Ermittlung von Optimierungspotentialen (Software und Prozessabläufe)



BeginnEchtbetrieb 02.01.2009

2 0 0 92 0 0 9 2 0 1 02 0 1 001 01 02 02 03 03 04 04 05 05 12 12 11 11 10 10 09 09 06 06 07 07 08 08 01 01 02 02 03 03 04 04 05 05

• Buchung Ein- und Ausgangsrechnungen

• Zahlungsverkehr

• Planung 2010

• Konzeption und Bereitstellung Finanzstatus

Sukzessive Bereitstellung bzw. Buchung:

• Eröffnungsbilanz, Girobeständeper 01.01.2009

• Bankbuchungen



• Gründe für die Umstellung auf die kaufmännische Buchführung (Doppik)

Direkte Darstellung von Buchungen, Planungen und Beständen (Echtzeit)

Vereinheitlichung von Buchhaltungsstrukturen

Standardisierung von Prozessabläufen und Auswertungen

Vollständige Erfassung von Vermögensgegenständen zur gezielteren Information der tatsächlichen Vermögens-, Ertrags- und Finanzlage

Steigerung von Kostentransparenz und Kostenbewusstsein durch Erfassung von offenen Posten, Verbindlichkeiten, Aufwänden und Erträgen


Agenda


2 – Strukturen

3 – Auswertungen






2 – Strukturen – Übersicht

Mandant - Buchungskreis

Kontenplan Verwaltungskontenrahmen

Abrechnungsobjekte Anlagen OP-Verwaltung

• Kostenstellen

• Projekte

• Wirtschaftsplan

• Soll-Ist-Vergleich

• Rücklagen

• Sachanlagen

• Finanzanlagen

• Festgelder

• Offene Posten

• Personenkonten

• Verwahrgelder

• Vorschüsse


2 – Strukturen – Mandant


Der Mandant bezeichnet einen eigenständigen abgeschlossenen bilanzrelevanten Buchungskreis.

Standardauswertungen eines Mandanten sind z.B.:• Bilanz• Gewinn- und Verlustrechnung• Saldenliste der Kontensalden des Mandanten• Konteninformationen z.B. für Bankkonten• Umsatzsteuervoranmeldung• Postensalden (Auswertung von Personenkonten)• Anlagespiegel etc.


2 – Strukturen – Mandant


Es wurden unterschiedliche Mandantenarten festgelegt:

Betriebsmandant

• je Kirchengemeinde, KGV, GVB

• umfasst den Regelbetrieb

Bestandsmandant

• Ausweis des Substanzkapitals

KITA-Mandant

• je Rechtsträger (KG, KGV)

Alle Einrichtungen eines

Trägers

Friedhofsmandant

• jeder Friedhof wird als Mandant geführt


2 – Strukturen – Mandantentypen

Mandant – Übersicht

Beispiel: Die Kath. Kirchengemeinde St. Nikolaus Wipperfürth verfügt daher über folgende Mandanten

28050000 Betriebsmandant St. Nikolaus Wipperfürth28050100 Bestandsmandant St. Nikolaus Wipperfürth28050200 KITA-Mandant St. Nikolaus Wipperfürth28050400 Friedhof Herz-Jesu Niederwipper28050401 Friedhof Anna, Hämmern


2 – Strukturen – Mandantentypen


28050000 Betriebsmandant St. Nikolaus Wipperfürth28050100 Bestandsmandant St. Nikolaus Wipperfürth28050200 KITA-Mandant St. Nikolaus Wipperfürth28050400 Friedhof Herz-Jesu Niederwipper28050401 Friedhof Anna, Hämmern

Stelle 1: Beginnend mit der Zahl 2

Stelle 2 – 4: Angabe des GKZ

Stelle 5: Angabe des Art der Körperschaft (KG 0, KGV 1, GVB 2)

Stelle 6: Angabe der Mandantenart

Stelle 7 – 8: Fortlaufende Nummer


2 – Strukturen – Kontenplan


Kontenplan Verwaltungskontenrahmen

Der Kontenplan ist der Verwaltungskontenrahmen auf die Bedürfnisse des Erzbistums Köln angepasst.

Bundeseinheitlicher Kontenrahmen

Imma-terielles

Vermögen und

SachanlagenFinanz-anlagen

Umlaufver-mögen und

aktiveRechnungs-

abgren-zung

Eigenkapital(Netto-

position)und

Rück-stellungen

Erträge,Steuern,Transfers

BetrieblicheAufwen-dungen

WeitereAufwen-dungen

undTransfer-aufwen-dungen

AbschlusskameraleAbgren-

zungund

Über-leitung

Kosten-und

Leistungs-rechnung

Finanzbuchhaltung

Vermögensrechnung Ergebnisrechnung Abgrenz. KLR

0 1 2 3 4 5 6 7 8Verbind-

lichkeitenund

passiveRechnungs-

abgren-zung

94


2 – Strukturen – Abrechnungsobjekte


Kostenstellenplan

11312000 Seelsorge Verdichtung

11312010 Seelsorge allgemein Basis

11312020 Allgemeines Pfarrleben Basis

11312030 Pfarrfest Basis

11312040 Pfarrgemeinderat Basis


2 - Strukturen – Prozess

A) Rechnungseingang in der Kirchengemeinde

B) Kontierung durch den Verwaltungsreferenten

C) Eingabe der Rechnung durch den Belegerfasser

D) Prüfung durch den Buchhalter

E) Buchung des Beleg

F) Posten wird im Zahllauf berücksichtigt

G) Zahldatei wird an die Bank versandt

MACH

Software

SFirm / Cashline


2 – Strukturen – Rücklagen

Mandantenart Allgem.

Rück-

lage

Projekt-

Rück-

lage

Caritas-

Rück-

lage

Rep.-

Rück-

lage

KiTa

Rück-

lage

Miet-

Rück-

lage

Ab-

grenzung

Betrieb KG x x x x

Betrieb KGV x x x

KITA x x x x

Substanzkapital

Betrieb gew. Art x x

Friedhof x x

Gemeindeverb. x x x x


Agenda


2 – Strukturen

3 – Auswertungen






3 – Auswertung Zusammenfassung


3 – Auswertung Finanzstatus

Anwendung: Buchhaltung / Summen-/Saldenliste

Anhand der Summen- und Saldenliste Finanzstatus kann eine Übersicht abgerufen werden, in welcher die Liquidität ohne Detaildaten angezeigt wird. Dies bedeutet, dass die Saldenliste Informationen

• zum Bestand des unbeweglichen Vermögens (perspektivisch)• zum Bestand des beweglichen Vermögens• zum Finanzanlagenbestand (Aktien/Fonds, festverzinsliche Wertpapiere, Festgelder)• zum Bestand auf Girokonten• zum Kassenbestand• zu den Forderungen und Verbindlichkeiten

in Rahmen von Zeilensummen darstellt.


3 – Auswertung Bilanz

Anwendung: Buchhaltung / Summen-/Saldenliste

Anhand der Summen- und Saldenliste Bilanz kann jederzeit – auch unterjährig - eine Bilanz abgerufen werden. Hierbei ist zu beachten, dass in diesem Rahmen nur eine Auflistung der Kontenwerte erfolgt.

In der MACH Software erfolgt keine automatisierte Fortschreibung der Rücklagen. Die Bilanz zeigt daher nur die einzelnen Konteninformationen vor Fortschreibung der Rücklagen.

Zusammenfassung:Erst nach Durchführung des Jahresabschlusses für das entsprechende Auswertungsjahr liefert die Bilanz die vollständigen Werte. Um unterjährig z.B. einen Überblick über die Rücklagenentwicklung zu erhalten, kann der Report „Rücklagenstatus“ verwendet werden.


3 – Auswertung Bilanz

Auswertungskette Bilanz: Auswertungsobjekt: Kontenbestand des Mandanten

Zeile 3000

Forderungen L.L.

Konto: Forderung LL.INL

Buchungen

Buchung 1

Beleginfo RW

Buchung 2

Beleginfo RW

Konto ....


3 – Auswertung Rücklagenstatus

Anwendung: Buchhaltung / Reporte

Auswertungen der GUV und der Bilanz stehen dem Vorbehalt der Rücklagenfortschreibung. Aufgrund der gesonderten Anforderungen

• der Mietrücklage unter Berücksichtigung der 50/50-Regelungen• der Caritas-Rücklage für die Caritas-Kostenstelle• die Projekt-Rücklage bei Bauprojekten• die Allgemeine Rücklage unter Berücksichtigung der einzelnen unterschiedlichen Berechnungsvorschriften der anzurechnenden Einnahmen

kann die Rücklagensituation sowohl hinsichtlich der Planung als auch der Buchung nur anhand eines Reports einer gesondert zu erstellenden Auswertung dargestellt werden.


3 – Auswertung Rücklagenstatus

Der Report Rücklagenstatus soll zukünftig unter anderem unterjährig auf Basis der Gewinn- und Verlustrechnung die Entwicklung der Rücklagen ausweisen, ohne dass Jahresabschlussarbeiten durchgeführt sein müssen. Der Report soll Informationen liefern zu:

• Bestandswert aus dem Vorjahr bzw. Anfangswert laufendes Jahr

• Prognose gemäß Planung

• IST-Darstellung gemäß Buchung unter Berücksichtigung der Festlegungen


3 – Auswertung Vermögensnachweis

Anwendung: Anlagen / Reporte

Der Report Vermögensnachweis werden Informationen zu den einzelnen Finanzanlagen ausgewiesen. Diese werden mit Angabe zum Kurs und zu den entsprechenden Fälligkeiten ausgewiesen.

Der Report liefert Informationen zu:

• Darstellung der Vermögensanlagen inkl. Beträge

• Darstellung der Fälligkeiten

• Übersicht über den einzelnen Mandanten oder eine Gruppe von Mandanten


3 – Auswertung Offene Posten

Anwendung: Kontokorrent / Vorgänge bearbeiten / Posten / Postensalden drucken

Anhand der Anwendung können die einzelnen Forderungen und Verbindlichkeiten sowohl

• hinsichtlich der Fälligkeit

• des einzelnen Abrechnungsobjekte

• der einzelnen Personenkonten / Partner

abgerufen werden.






3 – Auswertung Betriebsabrechnungsbogen (BAB)

Anwendung: KLR / Abrechnungsobjektinfo

Anhand der Anwendung können die einzelnen Kostenstellen und Projekte sowohl hinsichtlich der Planung aus dem WPA als auch hinsichtlich der gebuchten Werte nachvollzogen werden.

Neben der Darstellung für einen Abrechnungsobjekte sind auch Auswertungen von Verdichtungsobjekten möglich.

• Einzelbericht

• Vergleichsbericht



• Gruppen aller Ebenen beziehen sich auf Basisobjekte

Ebene 1Ebene 1

Ebene 0: KStEbene 0: KSt

11311131

113102113102113101113101

160160

164164163163

1000000010000000

Merke: Nur die Ebene 0 kann geplant und gebucht werden. Merke: Nur die Ebene 0 kann geplant und gebucht werden.



Auswertungskette BAB: Auswertungsobjekt: Abrechnungsobjekt Kostenstelle XXX

Zeile 3000

Büromaterial

Konto: Büromaterial

Planmaßnahmen

Planmaßn. 1 (KLR-Planung)

Planmaßn. 2 (KLR-Planung)

Buchungen

Buchung 1 Beleginfo RW

Buchung 2 Beleginfo RW



• Urbudget Budget bei Planfreigabe

• Planung Verfügbarer Planbetrag Basis

• Vorbindung Interne Vorhaben -

• Festlegung Externe Vorhaben -

• Buchung Rechnungen -

• Verfügbar Verfügbarer Betrag = Ergebnis


Urbudget

Planung

Verfügbar

Etc.


Erstellung von Berichten:

Einzelbericht, Vergleichsbericht, Verdichtungsbericht

Erstellung von Berichten:

Einzelbericht, Vergleichsbericht, Verdichtungsbericht

ZeitraumZeitraum SpaltenSpalten

DetailgradDetailgrad

SpeichernSpeichernDruckenDrucken

Grafik-Auswertung

Grafik-Auswertung

EinstellungEinstellung BerichtBericht



MACH DatenbestandMACH Datenbestand

Liste mit VariablenListe mit Variablen

1. Selektion von Variablendurch den Benutzer

Januar Februar . . .

Bonn

Berlin

Straßburg

TortendiagrammeTortendiagramme

BalkendiagrammeBalkendiagramme

KurvendiagrammeKurvendiagramme



Merke: Die Spalte Planung zeigt den Soll - Stand des Mandanten an.

Merke: Die Spalte Buchung zeigt den Ist - Stand der Aufwendungen an.

Merke: Die Spalte Zahlung zeigt den Ist - Stand der Erträge an.

Merke: Der Soll – Ist – Abgleich kann daher je Zeile als auch je Konto

vorgenommen werden.

Merke: Der BAB berücksichtigt – wie die Bilanz – nur die geplanten und

gebuchten Werte und gibt keine direkten Informationen

hinsichtlich der Rücklagen.


3 – Auswertung Zusammenfassung

• Direkte Informationen zur Bilanz, GUV, BAB etc. können direkt aus der

Software abgerufen werden.

• Informationen zu dem Finanzstatus können direkt aus der Software

entnommen werden.

• Informationen zu Rücklagen können direkt aus der Software,

Rücklagenentwicklungen vor Fortschreibungen können nur anhand von

gesonderten Reports abgerufen werden.

• Auswertungen können in den Formaten csv (EXCEL), pdf und txt

exportiert werden


Agenda


2 – Strukturen

3 – Auswertungen






4 – Wirtschaftsplanaufstellung Prozess

Es ist folgender Prozess vorgesehen:

1. Schritt: Bereitstellung der Vorschlagswerte (EGV)

2. Schritt: Anmeldung der Anzurechnenden Einnahmen (VerwRef)

3. Schritt: Aktualisieren der Zuweisungsdaten (EGV)

4. Schritt: Planaufstellung durch den Kirchenvorstand (KV)

5. Schritt: Prüfung des Wirtschaftsplans (EGV)

6. Schritt: Freigabe des Plans (EGV)


4 – Wirtschaftsplanaufstellung Verdichtung der Planzahlen

BABZeileBABZeile

BABZeileBABZeile

BABZeileBABZeile MaßnahmeMaßnahme

MaßnahmeMaßnahme

MaßnahmeMaßnahme

KoArtKoArt

KoArtKoArt

KoArtKoArt PeriodePeriode

PeriodePeriode

PeriodePeriode

automatische Verdichtung

Eingabe

AObjAObj


4 – Wirtschaftsplanaufstellung Vorschlagswerte

Konto 2010 2011

1131 Vw 1131 KuK 1131 Vw 1131 KuK

Zinsen 1000,00 1000,00

Spenden 1000,00 1000,00

Wein 300,00 300,00

Bürobed 600,00 600,00


4 – Wirtschaftsplanaufstellung - Prüfung und Freigabe

Die Mitarbeiter des EGV prüfen den Planentwurf hinsichtlich

unterschiedlicher Kriterien. Insbesondere wird der Plan geprüft, inwieweit

der Plan ausgeglichen und genehmigungsfähig ist.

• Prüfung durch das EGV

• Entscheidung wird getroffen

• Bei Unklarheiten erneute Bearbeitung und Entscheidung durch den KV

• Generell keine Veränderungen mehr im Plan durch das EGV.


4 – Wirtschaftsplanaufstellung

Merke: Die Planung und die Buchungen von Einnahmen und Ausgaben müssen in gleicher Art und Weise erfolgen. Eine unterschiedliche Vorgehensweise macht einen sinnvollen Soll-Ist-Abgleich unmöglich.

Merke: Die Zuweisung wird durch das EGV auf Basis der angemeldeten Zahlen festgelegt. Verändert der Kirchenvorstand die Planung bei anzurechnenden Einnahmen, führt dies nicht zu einer Anpassung der Zuweisung.

Merke: Der Wirtschaftsplan wird durch den Kirchenvorstand mit Beratung durch den Verwaltungsreferenten erstellt und freigegeben. Der Wirtschaftsplan ist nach Freigabe durch das EGV endgültig und wird unterjährig weder manuell noch automatisch angepasst.



Merke: Das Ergebnis je Kostenstelle kann durchaus ermittelt werden. Allerdings wird je Rücklage nur eine Planung und Buchung als Entnahme oder Zuführung zur Rücklage ausgeführt.

Merke: Personalkosten werden sowohl auf den Aufwandkonten nach Kostenarten als auch in einer weiteren Darstellung nach Dienstart und Funktion geplant. Die Summe dieser beiden Blöcke muss übereinstimmen.

Merke: Alle Mittel sollen entsprechend der zu erwartenden Ausgaben geplant werden. Erlös- und Aufwandplanung müssen zu einer ausgeglichenen planerischen Darstellung führen. Ist eine Kostenstelle nicht beplant, so können im Rahmen der Bewirtschaftung trotzdem Ausgaben geleistet werden.



Merke: Die Planung erfolgt auf den Einnahmen und Ausgabenkonten. Dies bedeutet, dass die Konten der Kontenklasse 5 (Einnahmen), 6 (Betriebliche Ausgaben), 7 (Neutrale Ausgaben) sowie der Kontenkl 0 (Sachanlagen Investitionsplanung) geplant werden.

Merke: Es sind nur diejenigen Kostenstellen zu beplanen, welche auch Einnahmen und Ausgaben aufweisen.

Merke: Die Planung der Ausgaben und Einnahmen erfolgt aufgeschlüsselt nach den jeweiligen Konten. Wird dies nicht vorgenommen, wird dadurch die Soll-Ist-Abgleich erschwert.

Merke: Erlöse (Zinsen, Spenden, Zuweisungen) werden auf Basis der Buchung dargestellt. Prüfen Sie genau, ob der gebuchte Wert auch real eintritt.


4 – Wirtschaftsplanaufstellung - Prüfung und Freigabe

• WPA-Prozess

• WPA – Schulungen

• Anwenderhandbuch

• Importvorbereitungen

• Durchführung der Planung

– per Import und manuell

• Ergänzung um Zuweisungen und PKH- Werte

• Genehmigungsprozess

• Finales Druckwerk


Agenda


2 – Strukturen

3 – Auswertungen






Vielen Dankfür Ihre Aufmerksamkeit!

Date post:	05-Apr-2015
Category:	Documents
Upload:	reimund-stockert
View:	118 times
Download:	10 times

Seite 1 Köln 4. Februar 2010 Einführung Neues Finanz- und Rechnungswesen (MACH-Software)...

Documents