Schneller, sicherer, transparenter

Prozessoptimierung im Einkauf

iProcurement

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Firmenprofile

Native Instruments GmbH

► Hersteller von Software und Hardware für die Musikindustrie (Audioproduktion und DJ-ing)

► Niederlassungen in Berlin, Los Angeles, Tokyo und Shenzhen mit insg. ca. 400 Mitarbeiter

► Prozessabwicklung aller finanz- und logistikbezogenen Prozesse mittels E-Business Suite R12.1.3

► http://www.native-instruments.de

Primus Delphi Group

► Inhabergeführtes IT Beratungshaus

► Spezialisiert auf Oracle Produkte & Technologien – seit mehr als 20 Jahren

► Anbieter von Oracle-Komplettlösungen: Vom Speichermedium zur Applikation

► Langjährige Kundenbeziehungen im Mittelstand und bei Großunternehmen

► Über 55 qualifizierte Berater – mehr als 500 Mannjahre Oracle Erfahrung

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Agenda

► Ziele

► Idee

► Risiken

► Lösungskonzept

► Implementierung

► iProcurement, AME, Invoice Approval, …

► PDM

► Erfolgsanalyse

Agenda

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Ziele

Ziele

► Standardisierung und Zentralisierung von Unternehmensprozessen

► Automatisierter, proaktiver Genehmigungsprozess für interne Anforderungen und Rechnungen

► 4 Augen Prinzip (SOX Compliance)

► Verbesserte Budgetkontrolle

► Höhere Transparenz für interne Einkäufe

► Intuitiver Prozessablauf

► Vereinfachte Rechnungseingabe

► Zügiger Monatsabschluss („Fast Close“)

► Stabilität

► Skalierbarkeit

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Ziele

2 Hauptziele

Ersetzen des aktuellen papierbasierten Genehmigungsprozesses für

interne Anforderung

&

Ablösen des alten Rechnungsmanagement Tools

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IST Zustand

AFE Approval

Expense

Report

Purchase

goods

AFE

Entry

Invoice

Entry

PO

Matching

Invoice

Approval Invoice

Purchase

services

Qlikview EBS Lotus No system

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SOLL Konzept

Requisition Approval PO

Expense

Report

Purchase

Receiving

Invoice

Entry

PO

Matching

Invoice

Approval Invoice

Qlikview EBS/PDM iProcurement

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Herausforderungen und Risiken

Herausforderungen

► Ganzheitliche Erfassung aller notwendigen Artikelstammdaten (Geschäftsvorfallbezogen) ~

► Limitdefinition für Genehmigungshierarchie ~~

► Intuitives Prozessdesign (Interfacedesign) - Kategorisierungen, Suchfunktion usw. ~~

Risiken

► Benutzerakzeptanz ~~~~

► Potentielle Flexibilitätseinschränkung ~~

► AutoAccounting (Kontierung der Artikel) muss korrekt laufen ~~

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Lösungskonzept

Lösungsbestandteile

► Oracle iProcurement

► Oracle Approvals Management (AME)

► Oracle Purchasing

► Primus Dokumentenmanagement (PDM)

► Oracle Payables

► Invoice Approval Workflow & AME

► PDM Reporting

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iProcurement: NI Store

► iProcurement „Portal“

► Anforderungen, Wareneingänge, Rechnungen, Limits, …

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iProcurement: Customizations

► Erweiterung der „Shopping Cart“ für eine dezentrale Bestellung und Genehmigungssteuerung

► Vererbung der Positionsinformationen auf die Aufteilungsebene (Kontierungsebene)

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Workflow: Notifications

► Benachrichtigung des Genehmigers per E-Mail

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AME: Rule

► Beispiel einer AME-Rule bei NI

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AME: Approval Limits

► Ein Mitarbeiter – mehrere Rollen

► Mehrdimensionale Limit-Prüfung durch AME-Erweiterung

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Workflow: AutoCreate & Approve PO

► Workflow “Does Req Line Have Enough Information To Create Document?”

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Primus Dokumentenmanagement (PDM)

► PDM ScanPool

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Primus Dokumentenmanagement (PDM)

► PDM Verschlagwortungsmaske

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PDM Reporting: Invoice Reporting & Approval

► Invoice Reporting & Approval

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Erfolgsanalyse

Erfolgsanalyse - Ziele

► Standardisierung und Zentralisierung von Unternehmensprozesses a

► Sämtliche vorherigen dezentralen Tools/Prozesse sind in EBS eingebettet

► Automatisierter, proaktiver Genehmigungsprozess für interne Anforderungen und Rechnungen a

► Automatisierter E-Mailversand der Genehmigungsmails führten zu schnelleren Genehmigungen

► Schnellere Genehmigungen bedeuten

► Keine Verzögerungen im Bestellprozess (Risiko „Flexibilitätsverlust“ war nicht problematisch)

► Beschleunigter Monatsabschluss durch automatisierte Rückstellungsbuchung aufgrund dezentraler

Wareneingänge

► 4-Augen Prinzip a

► Umfangreiche Genehmigungshierachie mit flexiblen Limits ermöglichen 4-Augen Prinzip für jegliche

Sachverhalte bei minimierter Bürokratie

► Verbesserte Budgetkontrolle a

► Frühzeitige Erfassung der Anforderungen ermöglicht es mittels Reporting im Qlikview Obligos direkt zu

erkennen. Dies verhindert potentielle Budgetüberschreitungen bzw schafft Bewusstsein

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Erfolgsanalyse

Erfolgsanalyse - Ziele

► Höhere Transparenz für interne Einkäufe a

► Optimierte Transparenz im Bezug auf Genehmigungs- und Bestellstatus durch elektronische Einsehbarkeit

► Intuitiver Prozessablauf a

► Erstellung der Anforderung in weniger als 2 Minuten durch Anpassungen des Interface möglich.

► Vereinfachte Rechnungseingabe a

► Durch einsehbaren Scan und optimierter Eingabemaske spart Accounting ca. 2 Minuten pro Rechnung (ca. 50

Rechnungen pro Tag)

► Zügiger Monatsabschluss („Fast Close“) a

► Durch dezentrale Erfassung der Receivings wurde der Monatsabschluss im AP um 7 Tage beschleunigt

► Stabilität a

► Ablösung des instabilen Lotus, hin zum PDM brachte einen deutlichen Stabilitätsgewinn

► Skalierbarkeit a

► Einbindung weiterer Gesellschaften in bestehendes Konstrukt mit wenig Aufwand möglich

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Erfolgsanalyse

Erfolgsanalyse – Herausforderungen

► Ganzheitliche Erfassung aller notwendigen Artikelstammdaten (Geschäftsvorfallbezogen) a

► Umfangreiches Initialsetup

► Wenige neue Artikel notwendig

► Limitdefinition für Genehmigungshierarchie r

► Umfangreiches Initialsetup

► Änderungen in der Organisationstruktur bedeuten auch massive Änderungen an den Userlimits

► Intuitives Prozessdesign (Interfacedesign) - Kategorisierungen, Suchfunktion usw. a

► User finden sich gut im iProcurement Store durch sinnvoll angelegte Kategorien zurecht

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Erfolgsanalyse

Erfolgsanalyse – Risiken

► Benutzerakzeptanz a

► Benutzerakzeptanz zu Beginn niedrig (Gründe: Zu schneller Rollout, Probleme mit Rechnungseinsicht)

► Aktuelle Benutzerakzeptanz ist gut

► Potentielle Flexibilitätseinschränkung a

► Keine Flexibilitätseinschränkung der Anwender durch intelligente Limits- und Geschäftsvorfallkategorien

► Z.B. Ausschluss von bereits budgetierten Einkäufen unter 1000€

► AutoAccounting (Kontierung der Artikel) muss korrekt laufen a

► Initialsetup aufwändig

► Vermieden durch Bestandsaufnahme und entsprechend großem Itempool schon beim Start