SAP Präsentation für den SAP Präsentation für den DA am 30. DA am 30. OktoberOktober 2003 2003

Änderungen UOG 75Änderungen UOG 75

Ministerium zentral (Anlagen, Ministerium zentral (Anlagen, Berufungen)Berufungen)

MitbestimmungMitbestimmung Rektor für RepräsentationRektor für Repräsentation

Änderungen UOG 93Änderungen UOG 93

• 1999 implementiert (fast 7 Jahre)1999 implementiert (fast 7 Jahre)• Änderung der OrganisationsstrukturÄnderung der Organisationsstruktur• viele Gremienviele Gremien• Senat für Strategische Senat für Strategische

EntscheidungenEntscheidungen• Rektor = monokratisches OrganRektor = monokratisches Organ

Änderungen UOG 2002Änderungen UOG 2002Implementierungszeit 2 JahreImplementierungszeit 2 Jahreneue Aufbau und Ablauforganisationneue Aufbau und Ablauforganisation

Uni Rat für Strategische EntscheidungUni Rat für Strategische Entscheidung Rektorat für operative UmsetzungRektorat für operative Umsetzung Entscheidung und VerantwortungEntscheidung und Verantwortung Ende der TeilrechtsfähigkeitEnde der Teilrechtsfähigkeit

Neues DienstrechtNeues Dienstrecht Neues Rechnungswesen (Doppik)Neues Rechnungswesen (Doppik) Autonomie -> Chancen und RisikenAutonomie -> Chancen und Risiken Neue Rechtsform -> KonkursrisikoNeue Rechtsform -> Konkursrisiko Neues Software System SAP zur Neues Software System SAP zur

UmsetzungUmsetzung

Was ist SAP ?Was ist SAP ?SAP ist ein betriebswirtschaftliches SAP ist ein betriebswirtschaftliches

Programm, das folgende Funktionen Programm, das folgende Funktionen umfasstumfasst

Bestellungen / BeschaffungenBestellungen / Beschaffungen Anlagen- und Lager- VerwaltungAnlagen- und Lager- Verwaltung Buchhaltung inkl. Erstellung des Buchhaltung inkl. Erstellung des

Jahresabschlusses für HGB BilanzJahresabschlusses für HGB Bilanz Controlling = Budgetierung, Controlling = Budgetierung,

Kostenrechnung, BerichtswesenKostenrechnung, Berichtswesen Finanzplanung = LiquiditätssteuerungFinanzplanung = Liquiditätssteuerung Personalverrechnung (inkl. Verwaltung und Personalverrechnung (inkl. Verwaltung und

Kostenplanung)Kostenplanung)

Wie kam es dazu ?Wie kam es dazu ? „„freiwillige“ Zustimmung der freiwillige“ Zustimmung der

Vizerektoren für Budget (an Vizerektoren für Budget (an Bedingungen geknüpft) Einhaltung Bedingungen geknüpft) Einhaltung überwacht der Österreichweite überwacht der Österreichweite LenkungsausschussLenkungsausschuss

Nachfolgeprojekt von SAP HV (= Nachfolgeprojekt von SAP HV (= kamerale System des Bundes), weil kamerale System des Bundes), weil Unis im Rahmen der Autonomie die Unis im Rahmen der Autonomie die Doppik einführen müssenDoppik einführen müssen

keine Alternativekeine Alternative

Was kommt ?Was kommt ?

die 3 SAP Systemedie 3 SAP Systeme

SAP Uni.VerseSAP Uni.Verse SAP Uni.Pers SAP Uni.Pers SAP PM SAP PM

SAP Uni.Verse = Budget, SAP Uni.Verse = Budget, Buchhaltung, Beschaffung, Buchhaltung, Beschaffung,

Berichtswesen Berichtswesen ab 1.1.2004 ab 1.1.2004 3 Mio € pro Jahr Betriebskosten für 3 Mio € pro Jahr Betriebskosten für

alle Unis in Österreich alle Unis in Österreich 5 Jahre Bindung mit dem BRZ5 Jahre Bindung mit dem BRZ das System gehört der Unidas System gehört der Uni Bei Beendigung sind die Bei Beendigung sind die

Transportkosten und evtl. Transportkosten und evtl. Hardwarekosten an das BRZ zu zahlenHardwarekosten an das BRZ zu zahlen

SAP Uni.Pers = Personal- SAP Uni.Pers = Personal- Verwaltung, Verrechnung und Verwaltung, Verrechnung und

Kostenplanung Kostenplanung ab 1.1.2005ab 1.1.2005 3,22 € (vom BM:BWK für alle unbefristeten 3,22 € (vom BM:BWK für alle unbefristeten

Nicht Beamten) + Index (wird nicht Nicht Beamten) + Index (wird nicht gedeckt) pro Monat pro Abrechnungsfall gedeckt) pro Monat pro Abrechnungsfall ab 2002ab 2002

für alle Nicht Beamten (= VB´s, für alle Nicht Beamten (= VB´s, ProjektmitarbeiterInnen …)ProjektmitarbeiterInnen …)

5 Jahre Bindung mit dem BRZ5 Jahre Bindung mit dem BRZ Bei Beendigung ???Bei Beendigung ???

SAP PM = Personal- Verwaltung SAP PM = Personal- Verwaltung und Verrechnung für das Amt und Verrechnung für das Amt

der Beamtender Beamten Kosten zur Gänze vom BM:BWK Kosten zur Gänze vom BM:BWK

getragen (?)getragen (?)

unbefristetunbefristet

Vorteile von SAPVorteile von SAP ein integriertes System für alle ein integriertes System für alle

betriebswirtschaftlichen Funktionen der Uni betriebswirtschaftlichen Funktionen der Uni Abfrage und AuswertungsmöglichkeitenAbfrage und Auswertungsmöglichkeiten gemeinsames Österreichweites Vorgehen gemeinsames Österreichweites Vorgehen

(Master; Customizing…)(Master; Customizing…) besseres Berichtswesen (für besseres Berichtswesen (für

Arbeitsgruppen bis zur Belegsbuchung)Arbeitsgruppen bis zur Belegsbuchung) Instrument zur Abwicklung der Instrument zur Abwicklung der

Anforderungen der AutonomieAnforderungen der Autonomie Barcode System für AnlagenBarcode System für Anlagen Download in Excel (Berichte…)Download in Excel (Berichte…) DokumentationDokumentation Historie (wer hat wann was gemacht)Historie (wer hat wann was gemacht)

Nachteile von SAPNachteile von SAP komplexkomplex teuerteuer in Teilbereichen Zustimmung von bis in Teilbereichen Zustimmung von bis

zu 21 Unis notwendigzu 21 Unis notwendig Kostenersparnisse mit BRZ nicht Kostenersparnisse mit BRZ nicht

möglichmöglich nützliche Teile fehlen (SAP BW SEM)nützliche Teile fehlen (SAP BW SEM)

Umsetzung an der Uni Umsetzung an der Uni SalzburgSalzburg

Strategische Organ = Strategische Organ = LenkungsausschussLenkungsausschuss

Rektor Rektor UD UD

die operative Umsetzungdie operative UmsetzungSAP ProjektteamSAP Projektteam

SAP Modul MM = SAP Modul MM = MMaterialaterialmmanagementanagement

Bestellungen, Beschaffungen, Bestellungen, Beschaffungen, Lagerwirtschaft (Büromaterial)Lagerwirtschaft (Büromaterial)

Beispiele: Bestellungen der Beispiele: Bestellungen der Fachbereiche, Beschaffung von Fachbereiche, Beschaffung von Büromaterial aus dem LagerBüromaterial aus dem Lager

Werner BadstuberWerner Badstuber Georg SchlagerGeorg Schlager

SAP Modul SD = SAP Modul SD = SSales & ales & DDistributionistribution

Erstellung von Ausgangsrechnungen Erstellung von Ausgangsrechnungen Beispiele: RaumvermietungBeispiele: Raumvermietung

Georg SchlagerGeorg Schlager Werner BadstuberWerner Badstuber

SAP Modul FI = SAP Modul FI = FiFinancialnancial Finanz- Buchhaltung (= Doppik)Finanz- Buchhaltung (= Doppik)

Beispiele: vollständige, rechtzeitige und Beispiele: vollständige, rechtzeitige und richtige Erfassung aller Eingangsrechnungen; richtige Erfassung aller Eingangsrechnungen; Wartung von finanziellen Wartung von finanziellen Kreditorenstammsätzen (= Lieferanten)Kreditorenstammsätzen (= Lieferanten)

Johann GassnerJohann Gassner Karl RarejKarl Rarej Ulrike SchumiUlrike Schumi

SAP Modul FI AA= SAP Modul FI AA= FiFinancial nancial AAsset sset AAccountingccounting

Anlagen- BuchhaltungAnlagen- Buchhaltung

Beispiele: Barcode System Beispiele: Barcode System

Karl RarejKarl Rarej Ulrike SchumiUlrike Schumi

SAP Modul CO = SAP Modul CO = CoControllingntrolling Budgetplanung und ÜberwachungBudgetplanung und Überwachung

KostenrechnungKostenrechnung Beispiele: Budgetplanung gemäß Beispiele: Budgetplanung gemäß

Leistungsvereinbarungen; Ermittlung der Leistungsvereinbarungen; Ermittlung der Kosten einer Studienrichtung, Abwicklung Kosten einer Studienrichtung, Abwicklung der innerbetrieblichen der innerbetrieblichen LeistungsverrechnungLeistungsverrechnung

Christine Wimmer GaibingerChristine Wimmer Gaibinger Doris StrasserDoris Strasser Stefan BohunyStefan Bohuny

SAP Modul FM = SAP Modul FM = FFonds onds MManagementanagement

Budgetüberwachung der Ausgaben Budgetüberwachung der Ausgaben und Einnahmenund Einnahmen

Christine Wimmer GaibingerChristine Wimmer Gaibinger Doris StrasserDoris Strasser Gerhard SchillerGerhard Schiller Stefan BohunyStefan Bohuny

SAP Modul BW = SAP Modul BW = BBusiness usiness WWarehousearehouse

Abfragen quer über alle Module & Abfragen quer über alle Module & NON SAP SystemeNON SAP Systeme

Beispiele: Verbindung mit FoDokBeispiele: Verbindung mit FoDok

Christine Wimmer GaibingerChristine Wimmer Gaibinger Doris StrasserDoris Strasser Stefan BohunyStefan Bohuny

Technische AspekteTechnische Aspekte Franz Maier Hardware, SchnittstellenFranz Maier Hardware, Schnittstellen Karl Baier Applikationen, Karl Baier Applikationen,

Berechtigungen Berechtigungen

unterstützt durch unterstützt durch Bernhard Kubatta Bernhard Kubatta und Michael Paulund Michael Paul

Grundsatz Grundsatz EntscheidungenEntscheidungen Budgetierung von Uni Leitung auf Budgetierung von Uni Leitung auf

Fachbereichsebene Fachbereichsebene Budgetverwaltung auf Projektebene und Budgetverwaltung auf Projektebene und

Arbeitsgruppenebene (Innenauftrag)Arbeitsgruppenebene (Innenauftrag) Zentraler Rechnungseingang (unter Wahrung Zentraler Rechnungseingang (unter Wahrung

der Informationen für die betreffenden der Informationen für die betreffenden Einrichtungen) -> gem. System d. Unis ?Einrichtungen) -> gem. System d. Unis ?

Dezentrale Beschaffung in den FachbereichenDezentrale Beschaffung in den Fachbereichen Forcierung eines Strategischen EinkaufesForcierung eines Strategischen Einkaufes Literaturbeschaffungen über Aleph -> Literaturbeschaffungen über Aleph ->

Schnittstelle in das SAPSchnittstelle in das SAP

generell:generell: Problem der Organisationsstruktur Problem der Organisationsstruktur

––> wen schulen ?> wen schulen ? ––> Lizenzen> Lizenzen

Nachfrist für SAP Implementierung: Nachfrist für SAP Implementierung: 2004 kann das SAP System noch auf 2004 kann das SAP System noch auf Kosten des BM:BWK einer neuen Uni Kosten des BM:BWK einer neuen Uni Struktur angepasst werdenStruktur angepasst werden Verlust an GenauigkeitVerlust an Genauigkeit Change Management fraglichChange Management fraglich

bisher angemeldete Userbisher angemeldete User 12 Professional12 Professional User (HFA, Controlling) für User (HFA, Controlling) für

FinanzmoduleFinanzmodule 99 Limited User99 Limited User (große Arbeitsgruppen; (große Arbeitsgruppen;

Fachbereiche, Schwerpunkte) für Fachbereiche, Schwerpunkte) für BeschaffungBeschaffung 101 Berichtsuser101 Berichtsuser (Institute; § 26 und 27 (Institute; § 26 und 27

Projekte) f. Projekt bzw. Projekte) f. Projekt bzw. BudgetüberwachungBudgetüberwachung VorlageVorlage an das an das RektoratRektorat -> Zustimmung -> Zustimmung

(nach Vorlage User Definition von SAP)(nach Vorlage User Definition von SAP) die Anzahl der Lizenzen geht sich aus mit die Anzahl der Lizenzen geht sich aus mit

dem vom dem vom BM:BWKBM:BWK zur Verfügung gestelltem zur Verfügung gestelltem BudgetBudget und ermöglicht theoretisch autonome und ermöglicht theoretisch autonome DLE´s bzw. FakultätenDLE´s bzw. Fakultäten

Entscheidend ist Rollenberechtigung -> Entscheidend ist Rollenberechtigung -> BerechtigungskonzeptBerechtigungskonzept

Situation an anderen UnisSituation an anderen Unis meisten Unis stark zentralmeisten Unis stark zentral LinzLinz möchte möchte SAPSAP zur Gänze zur Gänze selbstselbst betreiben betreiben

einen eigenen Workflow implementieren, in einen eigenen Workflow implementieren, in dem es ganz einfach ist, ohne Kenntnisse der dem es ganz einfach ist, ohne Kenntnisse der jeweiligen Programme, die Zeitanmeldung, jeweiligen Programme, die Zeitanmeldung, Beschaffungen, Urlaubsmeldungen etc. Beschaffungen, Urlaubsmeldungen etc. durchzuführen -> Anfrage an UD Schmied durchzuführen -> Anfrage an UD Schmied

Innsbruck ermöglicht im Rahmen des VIB Innsbruck ermöglicht im Rahmen des VIB dezentrale Bestellmöglichkeiten für die dezentrale Bestellmöglichkeiten für die MitarbeiterInnenMitarbeiterInnen

eventuell gemeinsamer SAP Rechenverbund eventuell gemeinsamer SAP Rechenverbund im im Westverbund Westverbund in 6 Jahrenin 6 Jahren

konkrete Auswirkungen konkrete Auswirkungen durch die Autonomie auf durch die Autonomie auf

die Fachbereiche ->die Fachbereiche ->SAP UnterstützungSAP Unterstützung

BerichtswesenBerichtswesen § 26 und 27 Projekte§ 26 und 27 Projekte BeschaffungswesenBeschaffungswesen

BerichtswesenBerichtswesenInternet BerichtsuserInternet Berichtsuser (Fachbereichs- Projekt (Fachbereichs- Projekt

Leiter, Sekretariate)Leiter, Sekretariate) weltweit Berichte abrufen (Budgetstand…) weltweit Berichte abrufen (Budgetstand…) besondere Situation Literatur - Alephbesondere Situation Literatur - Aleph Drill Down Funktion (bis auf die Rechnungsebene = Drill Down Funktion (bis auf die Rechnungsebene =

Buchung)Buchung) FM Modul (reine Finanzsicht) aus dem ersichtlich istFM Modul (reine Finanzsicht) aus dem ersichtlich ist

Budgetzuweisung für den SachaufwandBudgetzuweisung für den Sachaufwand - bisher verbrauchte Mittel- bisher verbrauchte Mittel = Verfügungsrest= Verfügungsrest

Kostenbericht aus CO Modul (Summe aller Kosten der Kostenbericht aus CO Modul (Summe aller Kosten der Kostenstelle)Kostenstelle)

eventuell Westverbundlösung möglich (würde eventuell Westverbundlösung möglich (würde Berichtsuser Lizenzen unnötig machen), aber keine Berichtsuser Lizenzen unnötig machen), aber keine KostenersparnisKostenersparnis

§ 26 und 27 Projekte§ 26 und 27 Projekte Abwicklung - Motivation, einfachAbwicklung - Motivation, einfach Vorlage FWF Regelung als ReferenzVorlage FWF Regelung als Referenz Arbeitsgruppe unter VR Duschl -> Konzept Arbeitsgruppe unter VR Duschl -> Konzept

wird vorgelegt (EU, Kostenersatz, autonom.)wird vorgelegt (EU, Kostenersatz, autonom.) Überführung der Konten, Sparbücher –> Uni Überführung der Konten, Sparbücher –> Uni

Leitung = treuhändische VerwaltungLeitung = treuhändische Verwaltung Entscheidung virtuelle – reale KontenEntscheidung virtuelle – reale Konten Haftung – Folgekosten – Dienstverhältnisse Haftung – Folgekosten – Dienstverhältnisse

(Personalübernahme -> Angestellte der Uni)(Personalübernahme -> Angestellte der Uni)

Änderungen durch UG 2002Änderungen durch UG 2002 der gesamte Personalaufwand (§ 26 und der gesamte Personalaufwand (§ 26 und

27) wird zentral abgerechnet (MUSS)27) wird zentral abgerechnet (MUSS) der § 27 Sachaufwand wird zentral der § 27 Sachaufwand wird zentral

abgerechnet (MUSS)abgerechnet (MUSS) der § 26 Sachaufwand ???der § 26 Sachaufwand ??? verringerte Bank- Kontenanzahl (nur verringerte Bank- Kontenanzahl (nur

mehr eines ???) Entscheidung: SAP mehr eines ???) Entscheidung: SAP Konten vs. Banksubkonten mit Cash Konten vs. Banksubkonten mit Cash PoolingPooling

Beschaffungswesen Beschaffungswesen ( 99 ( 99 Limited Limited UserUser - 2 pro Fachbereich; - 2 pro Fachbereich;

Schwerpunkte)Schwerpunkte) Ablauforganisation: Klärung: wer bestellt was ? -> Ablauforganisation: Klärung: wer bestellt was ? -> Strategische Beschaffung ?Strategische Beschaffung ?

2 Möglichkeiten: innerhalb bzw. außerhalb SAP2 Möglichkeiten: innerhalb bzw. außerhalb SAP wir müssen alle Außenstände für den Jahresabschluss wir müssen alle Außenstände für den Jahresabschluss

kennen (Verbindlichkeiten / Forderungen Literatur, kennen (Verbindlichkeiten / Forderungen Literatur, Material, UL Gebühren…); KalenderjahrMaterial, UL Gebühren…); Kalenderjahr

alle Bücher über die UB bzw. Aleph (Konditionen…) ? alle Bücher über die UB bzw. Aleph (Konditionen…) ? (wiss. Literatur ist auf 5 Jahre abzuschreiben, she. (wiss. Literatur ist auf 5 Jahre abzuschreiben, she.

Durchführungsbestimmung zur RL VO; Festwert)Durchführungsbestimmung zur RL VO; Festwert) vorgegebene Lieferantenstammdatenvorgegebene Lieferantenstammdaten Internetlösung wäre vorhanden (einfach aber Internetlösung wäre vorhanden (einfach aber

eingeschränkt)eingeschränkt) Büromateriallager fixBüromateriallager fix Chemikalien Lager ???Chemikalien Lager ??? normierte Rechnungserstellung über das SD Modul normierte Rechnungserstellung über das SD Modul

Schulung für das Schulung für das BeschaffungswesenBeschaffungswesen

Pilot Schulung für Romanistik und Pilot Schulung für Romanistik und PsychologiePsychologie

zusätzliche gestaffelte Schulungen zusätzliche gestaffelte Schulungen und Anbindung der Fachbereiche und Anbindung der Fachbereiche

Erstellung von Schulungsunterlagen?Erstellung von Schulungsunterlagen?

Schulungen e-learningSchulungen e-learning Einführung in SAP R3 (SAP GUI)Einführung in SAP R3 (SAP GUI) FM BerichteFM Berichte CO BerichteCO Berichte MM SD LightMM SD Light FI AAFI AA

TransparenzTransparenz

RektorRektor DokumentationDokumentation Change Management (mit DA, Prof. Change Management (mit DA, Prof.

…)…) Vorträge bei Fakultäten, DA…Vorträge bei Fakultäten, DA…

weitere Vorgangsweiseweitere Vorgangsweise Sammlung von Fragen (an Stefan Sammlung von Fragen (an Stefan

Bohuny senden)Bohuny senden) Erstellen des Schulungsplanes (wenn Erstellen des Schulungsplanes (wenn

Organisationsstruktur und Organisationsstruktur und Zuständigkeit klar)Zuständigkeit klar)

endgültige Festlegung der Lizenzenendgültige Festlegung der Lizenzen

Vielen Dank für die Vielen Dank für die AufmerksamkeitAufmerksamkeit

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

FragenFragen ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?