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SAM Software und Asset Management

Personendaten werden aus der Personaldatenbank und Kostenstelleninfos aus SAP importiert.

Berechtigungen werden anhand der hinterlegten Funktionen EDV-Beauftragte/r bzw.

Kostenstellenverantwortliche/r bzw. Stellvertretende/r Kostenstellenverantwortlich/r vergeben.

Fehlende Berechtigungen oder Kostenstellenzuordnungen müssen über die Personalabteilung oder

Finanzwesen und Controlling (Quästur) geändert werden. Ebenso müssen Änderungen bei diesen

Stellen beantragt werden.

Verwaltungskonsole

sam.univie.ac.at/SPS = Verwaltungskonsole – Administrations-Backend (ist an IE gebunden)

sam.univie.ac.at/SPS/portal = Self Service Portal für Software (funktioniert auch unter Firefox)

Aufruf der Aufruf der beiden Programme ist nur im Netzwerk der Universität Wien möglich. Von außerhalb des

Datennetzes nur über VPN ( Beschreibung VPN: http://zid.univie.ac.at/vpn/ ).

Für MAC und Linux Geräte gibt es die Möglichkeit die Verwaltungskonsole über Terminalservices aufzurufen.

Sämtliche Informationen hierzu unter: https://wiki.univie.ac.at/display/ConnectIT/connect-IT+Startseite (ConnectIT-

Bereich)

Anmeldung mit u\(Domänenname) und u:account z.B. u\musterm8 und dem entsprechenden Passwort.

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Verwaltungskonsole

Button Menü klicken

Hier kann das eigene Benutzerprofil (eigene Einstellungen) angepasst werden, wie z. B. die Sprache. Weiters kann

auch ein Profilfoto hinzugefügt werden. Dieses Foto erscheint sowohl in der Admin-Konsole, als auch im Service

Katalog.

Auch die gesamte HILFE-Funktionalität ist hier integriert (Online-Hilfe, Forum).

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Aussteigen wieder auf Button Menü oder auf Sichern klicken.

Programmaufbau

Die Verwaltungskonsole ist dreiteilig aufgebaut.

Navigation Ansicht (Datenbereich) Aktionen &

Informationen (= Objektdetails) & Hilfe

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Im ganz rechten Bereich sind auch die mit dem in der Ansicht gewählten Objekt verknüpften Objekte zu finden, die

sich durch einen Klick auf den Link direkt aufrufen lassen (Querverbindungen).

Sowohl Navigations- wie auch Aktionsbereich können über die jeweiligen Pfeilchen rechts oben weggeklappt bzw.

wieder sichtbar gemacht werden.

Der Navigationsbereich

ist unterteilt in sogenannte Module, Tabulatoren & Strukturen. (Auflistung anhand der jeweiligen Berechtigung)

Module

Service Katalog, Asset

Tabulatoren

Unterteilung der Module: Bestellungen, Buchungen, Bestandsartikel, Computer, …

Strukturen

Unterteilung der Tabulatoren: Alle, Offene, Geschlossene, …

Der Datenbereich

zeigt die ausgewählte Struktur an.

Die Suche

Matrix42 verwendet eine spezielle Sprache: ASQL (Mischung aus SQL und objektorientierter Programmierung).

Die Stichwortsuche erstreckt sich über alle angezeigten Spalten.

Wildcards:

% für beliebig viele Zeichen

_ für ein Zeichen

Kurzer Überblick über Suchparameter anhand des Modules Assets.

Einblenden/Auswählen anderer/zusätzlicher Suchfelder über das Dreiecksymbol (Zugriff auf die Liste)

Verknüpfung mit UND/ODER möglich

Bedingung hinzufügen – maximal sind 12 Bedingungen möglich

Funktion gruppieren (Spaltenkopf in den Bereich „Ziehe Sie einen Spaltenkopf in diesen Bereich, um zu

gruppieren)

Sortieren von Spalten

Spalten verschieben

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Quick Filter verändern sich je nach gewähltem Tabulator und bekommen somit speziellen Funktionen. Welche das

sind erfährt man durch Zeigen mit der Maus auf den jeweiligen Schalter (Quickinfo).

Symbole in rot 1, in gelb 2 und in grün 3

Mittels der Schaltflächen Export können Daten aus dem Datenbereich in verschiedenen Formaten exportiert

werden

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Asset Management

Ausgangspunkt: Modul ASSETS | Tabulator Computer

Detailinformation

Ein Computer wird durch Doppelklick ausgewählt. Das ausgewählte Objekt wir in einem neuen Fenster angezeigt.

Wieder ist das Fenster in drei Bereiche aufgeteilt.

Navigation Datenbereich Aktionsbereich & Objektdetails

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Wie kommt ein Gerät ins Asset Management?

Managed Clients (Windows und Ubuntu), die im Empirum angelegt wurden, werden automatisch mit einem

Bestandsartikel versehen und via Konnektor über Nacht ins Asset Management übertragen (inventarisiert).

Unmanaged Windows Clients können über die Gratissoftware TIT (TAP Inventory Trigger) und MACs können

über die Gratissoftware SAM (Software Asset Management Registrierungs Tool) vom SWD-Server

https://zid.univie.ac.at/swd/ (Gratissoftware) inventarisiert werden. Sie finden dort auch eine detaillierte

Beschreibung zur Handhabung. TIT und SAM inventarisieren einmalig Unmanaged Clients im Empirum. Die

inventarisierten Daten werden dann über einen Konnektor ins Asset Management übertragen.

Es wird empfohlen, sich an die Namenskonvention für Managed Clients im Empirum zu halten, da es im Empirum

eine Beschränkung auf 15 Zeichen gibt!

Namenskonvention im Empirum:

Namen der PCs: A[Institutsnummer]-d[fortlaufendeNummer] (z.B. A888-d001), Achtung - max. 15 Stellen! Namen der Notebooks: A[Institutsnummer]-n[fortlaufendeNummer] (z.B. A888-n001), Achtung - max. 15 Stellen! Anhand des ersten Teiles des Rechnernamens (z.B. A123-) wird der Rechner der richtigen Organisationseinheit zugeordnet und ist damit erst in der entsprechenden Orgeinheit sichtbar. Der Abgleich der Empirum Datenbank mit SAM erfolgt durch den Konnektor-Lauf 2x täglich um 1:15 und 12:15 Uhr. Wenn Sie mehrere Unmanaged Clients im SAM inventarisieren wollen, gibt es auch noch die Möglichkeit des Imports über eine Excel-Liste https://wiki.univie.ac.at/display/ConnectIT/Asset+Importliste+im+xls-Format Die letzte Möglichkeit der inventarisierung von Unmanaged Clients ist die manuelle Eingabe. Eine Beschreibung

finden Sie auch unter:

https://wiki.univie.ac.at/display/ConnectIT/Wie+kommt+ein+Computer+ins+Asset+Management

Stammdatenänderungen von Personen können nur durch Administratoren durchgeführt werden. E-Mail an

software.zid@univie.ac.at.

Eingabefelder

mit ** = Pflichtfeld

mit * = empfohlene Information

alle anderen Felder sind Freifelder

Hinweis: Umgebung Managed oder Unmanaged ist unbedingt anzugeben!

Ebenso ist die Organisationseinheit einzugeben, da sonst der Rechner nicht mehr gesehen wird!

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Vorgehensweise bei Neuanlage eines Rechners

1. Eigentümerinformation festlegen

2. Bestandsartikel ist unbedingt einzutragen. Sollte dieser nicht vorhanden sein, kann im Zuge des Aufrufs des

Registers gleich ein neuer Bestandsartikel angelegt werden. Wichtig dabei ist die Klassifizierung

(Konfigurationselement = z.B. Computer, Typ = Desktop)

3. Unter Navigation Inv. Spezifikation sollte das Betriebssystem mit dem Hinweis unmanaged unter System

eingetragen werden. Damit sieht die/der Userin/User im Self Service Portal, dass der PC unmanaged ist.

4. Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer kann unter Navigation Erwerb eingetragen werden (= Abschreibung).

5. Bestandsartikel sollten nur einmal angelegt werden – also vor Neuanlage immer via Suchmöglichkeit

überprüfen, ob dieser Artikel nicht bereits existiert.

6. Speichern und Schließen des Dialogs mit dem Symbol Diskette mit grünem Hakerl

Generell sollten keine Assets gelöscht, sondern der Status auf Ausgemustert oder Verschrottet gesetzt werden

(Historie).

Unter Allgemein sind die wichtigen Daten des Gerätes abgespeichert. Der Standort wird zurzeit nicht genutzt.

Standortdaten können unter Uni Wien eingegeben werden.

Hauptbenutzer ist entweder die Person, die normalerweise diesen Computer benutzt oder die/der EDV-

Verantwortliche. Nur diese Personen können Software für das jeweilige Gerät bestellen. Achtung bei IE11 gibt es

einen bekannten Fehler: Hauptbenutzer wird nicht übernommen: http://support2.microsoft.com/kb/3025390/de

Der Bestandsartikel ist für die korrekte Erfassung eines Assets wichtig. Ein Bestandsartikel ist vereinfacht gesagt

ein Container aller Artikel der gleichen Art.

Mehrere Assets können unter einem Begriff Arbeitsplatz zusammengefasst werden. Dies eignet sich z.B. um einen

PC-Raum oder einen Hörsaal mit all seinen Geräten, Druckern, Beamern, etc. unter einem Begriff zu subsummieren.

Verhalten von Assets

Rechner wird ausgemustert: Solange dieser nicht aktiv ist, kann auch keine Software bestellt werden. Wird ein

Rechner aus Empirum gelöscht, wird dieser auf inaktiv gesetzt. Kommt dieser Rechner wieder rein in Empirum und

sind Name, Seriennummer, MAC-Adresse, Domäne ident wird dieser wieder auf aktiv gesetzt.

Aktionen sind in der Historiedatenbank gespeichert (auslesbar über das Uhrsymbol). Die Historie wird einmal am

Tag synchronisiert daher sind aktuelle Änderungen mitunter noch nicht sichtbar!

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Virtuelle Rechner sind von der Lizenzrechtlichen Seite wie normale Rechner zu behandeln.

Die Zuweisung zum Host-Rechner erfolgt über den Eintrag im Feld Host Computer.

Dadurch wird der Rechner beim Modul Asset unter dem Tabulator Computer bei den Virtuellen Maschinen

aufgelistet.

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Service Katalog

Prinzipiell sollten Bestellungen über das Self Service Portal - http://sam.univie.ac.at/SPS/portal abgewickelt

werden.

Aber in der Verwaltungskonsole - https://sam.univie.ac.at/SPS können die Bestellungen auch eingesehen werden.

Durch Doppelklick auf die Ticket-ID wird die entsprechende Bestellung geöffnet.

Keine Einflussnahme des EDV-Verantwortlichen möglich – darf den Kostenstellen-Entscheider nicht overrulen, in

dem er die Genehmigung mit Admin-Rechten abschließt.

Wichtige Information:

Ticket-ID (z.B. ORD00584), damit L&T bei Problemen weiterhelfen kann.

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Services

Services umbuchen = Service umziehen

Services können auf einen neuen Besitzer und/oder eine neue Kostenstelle umgebucht werden. Das System erstellt

für jeden ausgewählten Service eine Deinstallationsbuchung für den alten Benutzer/Kostenstelle und eine

Installationsbuchung für den neuen Benutzer/Kostenstelle. Diese Buchungen sind miteinander verknüpft und

erhalten automatisch den Status "Bereitgestellt“. Typische Anwendungsfälle sind der Wechsel eines Mitarbeiters

auf eine andere Kostenstelle oder die Übernahme von Services eines ausscheidenden Mitarbeiters durch einen

neuen Mitarbeiter. Matrix42 Workplace Management bietet für die Umbuchung von Services mehrere

Möglichkeiten:

Portal:

Der Kostenstellenentscheider initiiert die Umbuchung von Services.

1. Starten Sie das Matrix42 Self Service Portal und klicken Sie links auf Managementbereich > Service-

Übersicht.

2. Falls Sie den Service, nach dem Sie suchen, nicht finden können, geben Sie unter Suchbegriffe einen

entsprechenden Suchbegriff ein und klicken auf Suchen.

Wenn mehrere Services umgebucht werden sollten, wählen Sie diese Services aus und klicken auf Umbuchen.

Um einen Service umzubuchen, klicken Sie neben dem jeweiligen Service auf Umbuchung.

3. Klicken Sie auf Fortfahren.

4. Geben Sie eine neue Kostenstelle und/oder einen neuen Empfänger ein und klicken Sie auf Absenden.

Das System erstellt nun eine Bestellung der Art "Umbuchung“; sie enthält die Deinstallationsbuchung/en für den

alten Benutzer/Kostenstelle sowie die Installationsbuchung/en für den neuen Benutzer/Kostenstelle.

Service Katalog > Servicebuchungen:

Eine ausgewählte Servicebuchung wird einem neuen Benutzer bzw. einer neuen Kostenstelle zugeteilt.

1. Starten Sie die Verwaltungskonsole und klicken Sie auf den Service Katalog Bereich.

2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Buchungen.

3. Wenn das gewünschte Konfigurationselement nicht auf der Auswahlliste steht, geben Sie bei den

Suchkriterien einen Suchbegriff ein und klicken auf Suchen.

4. Wählen Sie aus der Auswahlliste eine Servicebuchung aus.

5. Beim Klick auf die Aktion “Services umziehen” geht ein Assistent auf.

6. Geben Sie den neuen Empfänger und/oder die neue Kostenstelle ein.

7. Klicken Sie auf Weiter >.

8. Wählen Sie, ob eine Genehmigung für die Deinstallationsbuchung oder die Installationsbuchung

erforderlich ist.

9. Klicken Sie auf Fertigstellen.

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Asset Management > Computer (oder ein beliebiges anderes Asset):

Wenn die Aktionen "Eigentümer ändern“ oder "Hauptbenutzer ändern“ für einen Computer/Asset ausgeführt

werden, können die dazugehörigen Services des ausgewählten Computers/Assets auf die neue Kostenstelle bzw.

den neuen Benutzer umgebucht bzw. umgezogen werden.

1. Starten Sie die Verwaltungskonsole und klicken Sie auf den Asset Management Bereich.

2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Computer (oder ein beliebiges anderes Asset).

3. Wenn das gewünschte Konfigurationselement nicht auf der Auswahlliste steht, geben Sie bei den

Suchkriterien einen Suchbegriff ein und klicken auf Suchen.

4. Wählen Sie aus der Auswahlliste einen Computer/Asset aus.

5. Beim Klick auf die Aktion “Eigentümer ändern” geht ein Assistent auf.

Tragen Sie eine neue Kostenstelle ein und aktivieren Sie die Option “Die dem Asset zugewiesenen Services

auf neue Kostenstelle umbuchen” (Häkchen setzen).

Klicken Sie auf Weiter >. Jetzt werden alle betroffenen Servicebuchungen aufgelistet.

Wählen Sie die umzubuchenden Servicebuchungen.

Klicken Sie auf Weiter >.

Wählen Sie, ob eine Genehmigung für die Deinstallationsbuchung oder die Installationsbuchung

erforderlich ist.

Klicken Sie auf Fertigstellen.

6. Beim Klick auf die Aktion “Hauptbenutzer ändern” geht ein Assistent auf.

Tragen Sie einen neuen Hauptbenutzer ein und aktivieren Sie die Option “Zugewiesene Services auf einen

neuen Hauptbenutzer umbuchen” (Häkchen setzen).

Klicken Sie auf Weiter >. Jetzt werden alle betroffenen Servicebuchungen aufgelistet.

Wählen Sie die umzubuchenden Servicebuchungen.

Klicken Sie auf Weiter >.

Wählen Sie, ob eine Genehmigung für die Deinstallationsbuchung oder die Installationsbuchung

erforderlich ist.

Klicken Sie auf Fertigstellen.

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Service entfernen/reparieren

Service Katalog > Buchungen:

Service zuweisen sollte über die Bestellung im Self Service Portal erfolgen. Es wäre aber auch hier möglich.

Service reparieren kann nur für Managed Clients aus dem Matrix42 Workplace Management durchgeführt werden.

Service entfernen oder reparieren:

1. Starten Sie die Verwaltungskonsole und klicken Sie auf den Service Katalog Bereich.

2. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Buchungen.

3. Wählen Sie das Service aus der Auswahlliste einer Buchung anhand der Bestellnummer aus.

4. In der Aktionsleiste kann Service entfernen / Service reparieren ausgewählt werden.

5. Es wird ein Assistent gestartet. Tragen Sie den Empfänger/Benutzer ein. Klicken Sie auf Weiter.

Das entsprechende Service muss ausgewählt werden. Klicken Sie auf Weiter.

Im nächsten Fenster muss noch der Ort wo das Service entfernt oder repariert wird, angegeben oder

überprüft werden. Klicken Sie auf Weiter.

Wählen Sie, ob eine Genehmigung für die Deinstallationsbuchung oder die Reparatur erforderlich ist.

Normalerweise ist dies nicht notwendig.

Zum Schluss wird die Zusammenfassung angezeigt. Klicken Sie auf Fertigstellen.

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Service zuweisen

Für das Szenario “Software muss im SAM einem Rechner zugewiesen werden“ sieht die Aktion wie folgt aus:

Es ist egal, ob die Aktion Service zuweisen über Asset - Computer oder Service Katalog - Aktive/Inaktive Personen -

Aktive durchgeführt wird. Der Vorgang entspricht der Bestellung über das Portal.

Es muss die Aktion Service zuweisen angeklickt werden. Dadurch wird das Fenster Services zuweisen geöffnet.

Entweder der Empfänger/Benutzer ist schon voreingestellt (wenn von Aktive Personen ausgewählt wurde) oder

Empfänger/Benutzer muss durch Klicken auf im nächsten Fenster ausgewählt werden.

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Nachname über Suchen, Klicken auf Person und anschließend auf als Empfänger/Benutzer eintragen.

Die entsprechende Kostenstelle wird automatisch angezeigt, beziehungsweise, kann korrigiert werden. Durch

Klicken auf wird das nächste Fenster Service zuweisen aufgerufen.

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Wie bei der Bestellung im Self Service Portal muss hier auf Managed (m:….) und Unmanaged Services (u:….) je nach

Client geachtet werden. Ein oder mehrere Services können hier ausgewählt werden.

Durch Klicken auf wird das nächste Fenster Technisches Ziel aufgerufen. Hier wird der Rechner der

Person angezeigt, die das Service bekommen soll.

Wird kein Rechner angezeigt, kann das folgende Gründe haben:

Falsches Service – z.B. Managed Services für Unmanaged Client.

Das Service wurde bereits im Shop für dieses Technische Ziel bestellt und geliefert.

Der Person sind im SAM mehrere Rechner zugewiesen. Rechner werden durch Klicken auf angezeigt.

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In diesem Beispiel sind mehrere Rechner zugewiesen.

Durch Klicken auf wird der Zielrechner definiert.

Durch Klicken auf wird der Bestellvorgang fortgesetzt und folgende Meldung kommt.

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Die Zusatzinformation ist die Nutzungsbedingung der Software. Analog zur Bestellung im Self Service Portal muss

die Einhaltung der Nutzungsbedingung bestätigt werden.

Im nächsten Fenster wird nochmals die Lieferadresse angezeigt. Hier kann auch noch ein Kommentar eingefügt

werden.

Durch Klicken auf wird das letzte Fenster aufgerufen.

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Hier wird nochmals die Bestellung aufgelistet und es kann entschieden werden, ob eine Genehmigung erforderlich

ist (E-Mail an Entscheiderinnen/Entscheider). Da die Softwarebestellung bereit einmal genehmigt wurde, kann das

Genehmigungsverfahren entfallen. Durch Klicken auf wird die Bestellung abgeschlossen.

Damit ist die Software dem richtigen Rechner zugeordnet.

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Software Assignment

Der Bereich Software Assignment dient zur Kontrolle. Hier wird die nicht über SAM und Self Service Portal bestellte

und gelieferte Software vom SWD-Server aufgelistet. Es ist der aktuelle Stand mit Ende des letzten Quartals 2014.

Dieser Tabulator ist für die EDV-Verantwortlichen zur Bearbeitung freigegeben. Die aufgelistete Software muss über

die Verwaltungskonsole mittels Service zuweisen ins Software Asset Management übertragen werden. Ziel ist es

nach Service Zuweisung im SAM, die Anzahl der Software im Software Assignment auf 0 zu reduzieren und den

Status (State) auf Inaktiv zu setzen.

Dadurch wird dann jede Software, die vor Einführung des Software Asset Managements über den SWD-Server

bestellt und geliefert wurde, nachträglich im SAM dem entsprechenden Rechner zugeordnet und ordnungsgemäß

verrechnet.

Mietlizenzen müssen bis spätestens Ende 1. Quartal 2015 ins SAM übertragen werden.

Die Mietlizenzen werden mittels dem vorher beschriebenen Ablauf Service zuweisen ins Software Asset

Management übertragen.

Danach kann im Software Assignment die Anzahl der Lizenzen verringert, oder bei Erreichen der Anzahl 0, der

komplette Eintrag auf Inaktiv gesetzt und durch Klicken auf gespeichert werden.

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Kauflizenzen behalten bis Ende 2015 ihre Gültigkeit und müssen im Laufe des Jahres 2015 im SAM umgebucht

werden.

Die Übertragung der Software ins SAM erfolgt wieder durch Service zuweisen. Jedoch gibt es 2 Abweichungen

gegenüber dem vorher beschriebenen Ablauf.

Der Empfänger des Services ist auszuwählen, aber bei der Kostenstelle ist 814010 – Licensing & Training

einzutragen. Da die Kosten für diese Lizenzen bis 31.12.2015 vom ZID übernommen werden.

Im nächsten Fenster tragen Sie folgendes aus dem Software Assignment im Kommentarfeld ein:

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Kauflizenz Software Bearbeitungsnummer

Nach dem Klicken auf wird das Fenster Services Zuweisen geöffnet.

Hier muss das weggenommen werden, damit der ZID über die Kostenübernahme benachrichtigt wird. Durch

Klicken auf wird dann die Service Zuweisung fertiggestellt. Die Genehmigung erfolgt durch die

Finanzentscheider der Kostenstelle 814010 – Licensing & Training.

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Die Zuweisung des Services wird wie eine Bestellung abgehandelt. Das heißt, dass der Serviceempfänger per E-Mail

über die Genehmigung informiert wird.

Nach Genehmigung kann im Software Assignment die Anzahl der Lizenzen verringert, oder bei Erreichen der Anzahl

0, der komplette Eintrag auf Inaktiv gesetzt und durch Klicken auf gespeichert werden.

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