FAZIT Berlin Online
Version für das Infrastrukturförderprogramm Stadtteilzentren (IFP STZ)
Stand: September 2020
HANDBUCH für die Einreichung
der Strukturierten Sachberichte in FAZIT Berlin Online
(neue Version ab Antragsjahr 2020)
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Inhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS ________________________________________________________________________ 2
1. ALLGEMEINE INFORMATIONEN ________________________________________________________ 4
2. GRUNDSÄTZLICHES ZUM UMGANG MIT DEN FORMULAREN ______________________ 5
2.1 Speichern _________________________________________________________________ 5
2.2 Daten von lokal laden _______________________________________________________ 6
2.3 Geschäftskennzeichen ______________________________________________________ 6
3. AUFRUF DER UNTERSEITE STRUKTURIERTE SACHBERICHTE ____________________ 6
4. EINGABE DES STRUKTURIERTEN SACHBERICHTES _________________________________ 7
4.1 Vorblatt und Teil I __________________________________________________________ 8
4.1.1. Teil 1 NH _________________________________________________________________ 9
4.1.2. Teil I SHK _______________________________________________________________ 12
4.2 Teil II NH _________________________________________________________________ 14
4.3 Teil III NH - Statistische Erhebung ____________________________________________ 16
4.4 Teil IV NH – Entwicklungen und Veränderungen zum Konzept ____________________ 18
4.5 Teil II SHK ________________________________________________________________ 19
4.6 Teil III SHK Zusammenfassende Darstellung der Arbeitsschwerpunkte _____________ 22
4.7 Anlagen zum Strukturierten Sachbericht ______________________________________ 23
5. VERSAND UND VERIFIZIERUNG ______________________________________________________ 25
5.1 Absenden des Vordrucks ___________________________________________________ 25
5.2 E-Mail-Verifizierung – Datenüberprüfung/-änderung _____________________________ 25
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5.3 E-Mail-Verifizierung – Schlüsseleingabe ______________________________________ 26
5.4 Verifizierungsfehler ________________________________________________________ 26
5.5 Bestätigung der Versendung ________________________________________________ 26
5.6 Drucken nach Fertigstellung und Versendung _________________________________ 27
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1. Allgemeine Informationen
Wie Ihnen bereits bekannt ist, ist zur Gewährung von Zuwendungen die Antragstellung und nachfolgende Bearbeitung auf ein Online-Verfahren umgestellt. Neben dem Antrag inkl. aller Anlagen und dem Verwendungsnachweis, wird auch der strukturiere Sachbericht über das Fachverfahren FAZIT Berlin Online eingereicht.
Die Übermittlung des Vordrucks erfolgt nach der Online-Erfassung entsprechend den stren-gen Datenschutzrichtlinien des Landes Berlin in verschlüsselter Form direkt an die jeweils zuständige Zuwendungssachbearbeitung.
Parallel dazu drucken Sie bitte den Vordruck aus und senden ihn dann rechtsverbindlich un-terschrieben per Post (gemeinsam mit dem Verwendungsnachweis) an die zuständige Bewil-ligungsstelle.
Bei Fragen zum Inhalt wenden Sie sich bitte an:
• Fr. Schuster Tel.: 030 / 9028-2792 • Hr. Machura Tel.: 030 / 9028-1715
Bei Fragen zum technischen Ablauf wenden Sie sich bitte an die FAZIT-Hotline 90229-1555
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2. Grundsätzliches zum Umgang mit den Formularen
2.1 Speichern
Das Speichern wird in allen Vordrucken bei FAZIT Berlin Online lokal (auf der Festplatte der Anwender) durch den Button „Lokal speichern“ nach dem Betätigen des Button „Weiter“ durchgeführt.
Damit wird eine Datei mit der Dateiendung *.opm erzeugt, welche nur im Online-Vordruck und nicht über den Explorer zu öffnen ist. Systemseitig wird eine „Formular.opm“-Datei er-zeugt. Diese wird, wenn nicht anders eingestellt über den Browser, im Download-Ordner gespeichert.
Je nachdem wie oft ausgeführt, wird an das Formular eine Zahl gehangen, sodass z.B. eine „Formular1.opm“ beim 2. Speichern erzeugt wird.
Es empfiehlt sich aber, diese Datei grundsätzlich nicht als „Formular.opm“ zu speichern, sondern mit dem jeweiligen Datensatz in Verbindung zu bringen, z.B. einen Sachbericht als „Sachbericht2019.opm“ abzuspeichern, da man sonst Gefahr läuft, diese dann nicht mehr zuordnen zu können.
Sinnvollerweise sollte man dazu grundsätzlich vor Nutzung der Anwendung Einstellungen im Browser vornehmen, um sich diese Schritte zu erleichtern. Dazu gibt es browserseitig fol-gende Möglichkeiten: Beispiel Mozilla Firefox ESR unter Extras - Einstellungen
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2.2 Daten von lokal laden
Wenn die Daten lokal gespeichert wurden, können sie jederzeit im jeweiligen Vordruck nach Online-Aufruf des Vordruckes online geladen werden (d.h. Sie rufen den Vordruck online auf, gehen auf „Daten von lokal laden“ und wählen in Ihrer Datenquelle (lokale Festplatte oder Netzwerk) die Datei aus.
Dann füllt sich der aufgerufene Vordruck mit Daten und kann verändert werden, gespeichert und ggf. neu ausgedruckt/online versandt werden.
2.3 Geschäftskennzeichen
Im Sachbericht generiert sich das Behördenkennzeichen aus dem Förderprogramm auto-matisch. Nur das Haushaltsjahr der Bewilligung und die Projektnummer muss von Ihnen ausgewählt bzw. eingetragen werden. Aus diesen drei Daten ergibt sich das Geschäftskenn-zeichen.
Bei allen anderen Formularen gilt:
Das Geschäftskennzeichen ermöglicht die genaue und eindeutige Zuordnung zu Ihrer Bewil-ligungsstelle bzw. Ihrer/m Sachbearbeiter/in und muss somit korrekt bezeichnet werden.
Es besteht aus dem Behördenkennzeichen, welches über eine Auswahlliste auszuwählen ist, dem Jahr (über Auswahlliste wählbar), für welches die Zuwendung beantragt wird und der Projektnummer.
Da Behördenkennzeichen und Jahr gesondert eingegeben bzw. ausgewählt werden, ist in der Projektnummer nur die reine Bezeichnung einzugeben ohne Behördenkennzeichen und Jahr.
Beispiel Projekt MH07nh , Behördenkennzeichen STZ, Jahr 2020
= ergibt das Geschäftskennzeichen STZ/2020/MH07nh
3. Aufruf der Unterseite Strukturierte Sachberichte
Auf der Seite https://www.fazit-online.verwalt-berlin.de/resources/Sachbericht.html wählen Sie das entsprechende Sachberichtsformular aus:
• Sachbericht Nachbarschaftseinrichtungen • Sachbericht Selbsthilfekontaktstellen
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Danach erscheint die folgende Ansicht:
Unter Punkt (1.) können Sie den Bericht erfassen und bekommen die Information, ob er voll-ständig erfasst ist.
Unter Punkt (2.) haben Sie die Möglichkeit, den Sachbericht als PDF-Datei zu öffnen, zu speichern und zu drucken. Diese Möglichkeit besteht nur, wenn der Sachbericht vollständig ausgefüllt wurde
Unter Punkt (3.) finden Sie die Verifizierung und Übermittlung des Sachberichts und unter Punkt (4.) können Sie zurück zur Startseite von FAZIT Berlin Online gelangen.
4. Eingabe des Strukturierten Sachberichtes
Zur Oberfläche: sie ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Neben der Datenabfrage finden Sie auf der neuen Oberfläche auf der rechten Seite eine Spalte (gelber Hintergrund) mit Erläuterun-gen. Diese können abgerufen werden, in dem Sie den entsprechenden blau gekennzeichne-ten Text anklicken.
Sie werden in den Folgemasken über Pflichtfelder (gekennzeichnet mit *) und Ergänzungs-felder geführt. Um mit der Eingabe des Sachberichts zu beginnen, klicken Sie auf den Link "Bericht erfassen" unter "1. Datenerfassung".
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4.1 Vorblatt und Teil I
Das Vorblatt besteht aus Auswahl- und Textfeldern. Hier tragen Sie die erforderlichen Daten ein. Bei dem Feld "Handlungsfeld" wählen Sie das entsprechende Handlungsfeld Ihres Pro-jektes aus. Je nach Auswahl werden Sie dann durch die jeweils zutreffenden Bildschirman-sichten und Fragen geleitet.
In der Projektnummer sind alle aktuellen Projektnummern ab 2020 automatisch für Sie hin-terlegt. Da der Sachbericht ab dem Antragsjahr 2020 anzuwenden ist, wird auch nur dieses Jahr ff. angezeigt.
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4.1.1. Teil 1 NH
Unter 4. Fachliche/r Ansprechpartner*in geben Sie bitte die Daten einer Person ein, die Auskunft zum eingegebenen Sachbericht geben kann.
Wenn Sie die Frage nach einer abweichenden Projektadresse mit "ja" beantwortet haben, erscheint ein weiterer Bildschirm, auf dem Sie zur Eingabe einer abweichenden Projektad-resse aufgefordert werden.
Sozialer Treffpunkt im Nachbarschaftseinrichtungen (NH)
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Auf der nächsten Seite sind Hauptamtlichen Mitarbeiter*innen des Projektes anzugeben. Mit einem Klick auf "Mitarbeiter*in hinzufügen“ können Sie beliebig viele Mitarbeiter*innen benennen.
Aus Datenschutzgründen müssen Sie nicht den Namen, sondern nur die Stellenplan-Nr. und die wöchentlich im Projekt erbrachte Stundenzahl angeben.
Nach einem Klick auf "Weiter" erscheint eine neue Seite, welche die Anzahl der Wochen-stunden und die Anzahl der Mitarbeiter/innen automatisch summiert darstellt. Im Feld "Davon Frauen" geben Sie bitte die Anzahl der Mitarbeiter*innen an.
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Auf der folgenden Seite vervollständigen Sie bitte die Angaben zur Erreichbarkeit, Zugäng-lichkeit und den Öffnungszeiten der Einrichtung.
Beachten Sie bitte bei der Eingabe das korrekte Format für die Uhrzeiten (hh:mm). Nach Klicken auf "Weiter" werden die täglichen und wöchentlichen Öffnungs- sowie Präsenzzeiten errechnet und ergänzt.
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4.1.2. Teil I SHK
Strukturangaben
Abweichende Projektadresse
Hauptamtliche Mitarbeiter*innen im Projekt
Eingaben analog Sachbericht NH
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Zugang und Öffnungszeiten der Einrichtung
Eingaben analog Sachbericht NH
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4.2 Teil II NH
Im Teil II NH müssen Sie zunächst angeben, welche Altersgruppen zu den regelmäßigen Nutzer*innen Ihrer Angebote zählen und welche Bandbreite an Veranstaltungen und Ange-boten Sie anbieten
(Falls Sie detailliertere Angaben zu Art/Thema usw. machen wollen, können Sie als Anlage ein Programmheft etc. anhängen. Zum Umgang mit Anlagen siehe: Anlagen zum Strukturier-ten Sachbericht.)
Ein Klicken in das entsprechende Feld bedeutet "keine", „manchmal“ oder „sehr viele“
Mit einem Klicken auf "Weiter" gelangen Sie zum Fragebildschirm Freiwilli-ge/ehrenamtliche Mitarbeiter/innen:
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Ein Klick auf "Weiter" führt Sie in den Bereich "Beratungsangebote und Selbsthilfe".
Ergänzen Sie bitte die einzelnen Felder und bestätigen Sie anschließend mit "Weiter".
Bei den entsprechenden Textfeldern (wie auch an anderen Stellen im Sachbericht) ist die Anzahl der einzugebenden Zeichen auf 3800 Zeichen (max.) begrenzt. Bitte beach-ten Sie dies bei Ihren Eingaben !
Damit ist der Teil II NH erfolgreich abgeschlossen und Sie gelangen zum Teil III NH.
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4.3 Teil III NH - Statistische Erhebung
Im folgenden Fragebildschirm müssen Sie zunächst die Art Ihrer Statistischen Erhebung auswählen. Führen Sie eine Jahresstatistik, dann wählen Sie die Variante a.
Erheben Sie die statistischen Angaben für den Sachbericht innerhalb der "Statistik-Wochen im Mai und Dezember" dann wählen Sie die Variante b!
Bitte ergänzen Sie hier die Felder jeweils für die Mai- und die Dezember-Woche und klicken Sie auf "weiter". Der Bildschirm wird erneut aufgebaut und enthält nun die Jahressummen.
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4.4 Teil IV NH – Entwicklungen und Veränderungen zum Konzept
Der Teil IV NH besteht nur aus einer Bildschirmabfrage. Die einzelnen Themen sind Ihnen aus den Excel-Dateien der Vorjahre bekannt. Bitte ergänzen Sie diese Textfelder.
Bitte beachten Sie, dass die einzelnen Textfelder 3800 Zeichen nicht überschreiten sollten, da die Datenbank sonst die Daten-Übernahme ablehnt !
Sollte dieser Text länger sein, schreiben Sie ihn mit einem Bezug auf den Sachbericht auf die jeweilige Überschrift als sep. Anlage und laden dies in FAZIT Online über An-lagen zum Verwendungsnachweis hoch !
Die Textlänge selbst kann durch kostenlose Tools im Netz geprüft werden, z.B. Zei-chenzähler
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4.5 Teil II SHK
Der Teil II SHK beginnt mit den Fragen zum Leistungsbereich Information und Vermitt-lung. Die Zahlenfelder dieser Bildschirmansicht sind überwiegend Pflichtfelder * und jeweils mit den Zahlen aus den Excel-Erhebungsbögen zu befüllen.
Mit einem Klick auf "Weiter" gelangen Sie zur Ansicht des Leistungsbereiches Unterstüt-zung bestehender Gruppen/infrastrukturelle Unterstützung. Diese Bildschirmansicht beinhaltet sowohl die bekannten Zahlen-Pflichtfelder, als auch normale Zahlenfelder und Textfelder mit Zeichenbegrenzung auf 3800 Zeichen
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Beim nun folgenden Fragebildschirm "Veranstaltungen – Vorträge, Kurse und Fortbil-dungen" können Sie durch Klicken auf "Veranstaltungen hinzufügen" beliebig viele Veran-staltungen mit der jeweiligen Besucher*innen-Anzahl auflisten. Ähnliche wie im Teil I bei der Eingabe der Hauptamtlichen Mitarbeiter*innen können Sie durch Setzen des Häkchens im Feld "Entfernen" und anschließendes "Veranstaltungen entfernen" falsch eingegebene An-gaben wieder korrigieren und löschen.
Sind alle Veranstaltungen, die Sie selbst organisiert haben und zu denen Sie die Anzahl der Teilnehmer*innen erfasst haben eingegeben, klicken Sie auf "Weiter" und gelangen zur Bild-schirmansicht "Veranstaltungen -Zusammenfassung".
Bitte geben Sie zunächst den (geschätzten) Anteil der Frauen an den o.g. Veranstaltungen ein. Des Weiteren ergänzen Sie Großveranstaltungen, Märkte und Infostände, an denen Sie beteiligt waren, allerdings ohne Angabe der Teilnehmer*innen im entsprechenden Textfeld.
Da auf den folgenden Bildschirmansichten jeweils Felder-Typen vorkommen, deren Funktion an anderer Stelle bereits beschrieben wurde, wird auf eine detaillierte Beschreibung verzich-tet.
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4.6 Teil III SHK Zusammenfassende Darstellung der Arbeitsschwer-punkte
Nachdem Sie diese drei Pflichtfelder mit freiem Text gefüllt haben, ist der Daten-Teil des Sachberichtes erfolgreich ausgefüllt und Sie gelangen nach Klicken auf den "Weiter" - Button zum Bereich Anlagen zum Strukturierten Sachbericht.
Bitte beachten Sie, dass die einzelnen Textfelder 3800 Zeichen nicht überschreiten sollten, da die Datenbank sonst die Daten-Übernahme ablehnt !
Sollte dieser Text länger sein, schreiben Sie ihn mit einem Bezug auf den Sachbericht auf die jeweilige Überschrift als sep. Anlage und laden dies in FAZIT Online über An-lagen zum Verwendungsnachweis hoch !
Die Textlänge selbst kann durch kostenlose Tools im Netz geprüft werden, z.B. Zei-chenzähler
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4.7 Anlagen zum Strukturierten Sachbericht
Im Strukturierten Sachbericht werden die dazugehörigen Anlagen nur benannt. Diese wer-den dann auch im Ausdruck aufgelistet.
Das Hochladen der Anlagen muss zusätzlich zur deren Benennung im Sachbericht durch-geführt werden.
Auf der Seite: https://www.fazit-online.verwalt-berlin.de/resources/Verwendungsnachweis.html wählen Sie das Formular "Anlagen" aus.
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Als erstes muss die genaue Zuordnung zum Projekt erfolgen. Als Behördenkennzeichen wählen Sie bitte "STZ" aus. (s. Punkt 2.3 Geschäftskennzeichen)
Mit dem Klick auf "Durchsuchen" öffnet sich unter Windows der Explorer mit dem Sie dann die entsprechenden Dateien hochladen können.
Das Absenden des Formulars wird im Punkt "Versand und Verifizierung" erläutert.
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5. Versand und Verifizierung
Grundsätzlich gibt es in FAZIT Berlin Online keine Nutzerverwaltung und somit kein klassi-sches Login. Wir haben hier eine vereinfachte Form der sicheren Übermittlung von Daten gewählt, welches bei jedem zugesandten Formular durchzuführen ist.
5.1 Absenden des Vordrucks
Mit dem Absenden bestätigen Sie, dass nun das ausgefüllte Formular versandt werden soll-te:
5.2 E-Mail-Verifizierung – Datenüberprüfung/-änderung
Nun wird die/der Nutzer*in eingegeben, welche/r für das Projekt das Formular absenden darf. Dazu wird die entsprechende E-Mail-Adresse die/der Nutzer*in eingegeben und das Häkchen gesetzt, dass Sie mit dem Versand einverstanden sind:
Bei der Erstversendung des Schlüssels kann es durchaus passieren, dass der Schlüssel in Ihrem Spam-Postfach/Junk-Mail-Ordner landet.
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Die Adresse [email protected] muss erst als vertrauenswürdig von Ihnen ge-kennzeichnet werden, damit die Mail mit dem Schlüssel direkt in Ihrem angegebenen Post-fach landet, was vorher korrekt eingegeben sein muss.
Bitte vermeiden Sie es, den Schlüssel abzuschreiben, sondern kopieren Sie ihn aus der Mail und fügen ihn dann in der Maske ein (Schlüssel markieren mit Tastaturbefehlen: Strg+C - Kopieren, Strg+V - Einfügen bei Windows).
Die Schnelligkeit der Zusendung des Schlüssels ist durch unser System nicht beeinflussbar und hängt auch von den lokalen Einstellungen Ihres Mailservers ab. Im Normalfall sollte die Mail innerhalb von 5 Min. bei Ihnen sein.
Bitte führen Sie die Online-Versendung erst nach dem vollständigen Ausfüllen des Vordru-ckes aus.
5.3 E-Mail-Verifizierung – Schlüsseleingabe
Durch die Eingabe in der vorherigen Maske wird nun systemintern ein Schlüssel erzeugt, der an die angegebene E-Mail-Adresse gesandt wird. Der übermittelte Schlüssel ist nun in dieser Maske einzugeben:
5.4 Verifizierungsfehler
5.5 Bestätigung der Versendung
Wenn der versandte mit dem eingegebenen Schlüssel übereinstimmt, sehen Sie diesen Bildschirm und können nun Ihr Formular ausdrucken und rechtsverbindlich unterschrieben per Post an Ihre zuständige Bewilligungsstelle senden. Ergänzend erhalten Sie vom System
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nach erfolgreicher Zustellung im internen Verwaltungssystem (Intervall ca.15 min) eine Ein-gangsbestätigung per Mail
5.6 Drucken nach Fertigstellung und Versendung
Der Ausdruck erfolgt durch das Anklicken von der Meldung "Sachbericht ...... drucken", dadurch wird ein PDF - Dokument erzeugt und kann dann ausgedruckt und rechtsverbindlich unterschrieben per Post an Ihre zuständige Bewilligungsstelle gesendet werden.
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