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GDPdU-RoadshowDie Intelligenz der digitalen Stuerprüfung nach den GDPdUaudicon und ERNST&YOUNG
Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen
Dr. Ulrich Kampffmeyer
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Revisionssichere Archivierung und Dokumentenmanagement im Licht neuer rechtlicher Anforderungen
Dr. Ulrich Kampffmeyer
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
Die Intelligenz der digitalen Steuerprüfung nach den GDPdUaudicon und ERNST & YOUNG
Mai 2003
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Agenda
• Dokumente, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung
• Die rechtliche Situation zum Dokumentenmanagement
• Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Archivierung
• Ausblick
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Dokumente, Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung
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Wissensmanagement gibt es seit 100.000en von Jahren,
Dokumentenmanagement seit über 50 Jahrhunderten
und
elektronisches Dokumentenmanagement
erst seit 25 Jahren!© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
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Der Dokumentbegriff orientierte sich bis zur Erfindung des
Computers an einer physisch greifbaren,
an ein Medium gebundener Form: in sich geschlossen, authentisch,
jederzeit lesbar
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Der Dokumentbegriff orientierte sich bis zur Erfindung des
Computers an einer physisch greifbaren, an ein Medium gebundener Form: in sich geschlossen, authentisch,
jederzeit lesbar
In der elektronischen Welt werden Dokumente nur durch
„Bits & Bytes“ repräsentiert. Sie sind nicht mehr physisch greifbar
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Daten
Informationen
Dokumente
Content
Media Assets
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Daten
Informationen... mit dem
Dokumentbegriff verbindet sich zugleich eine
rechtliche Bedeutung ...
Content
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Der neue Dokumentenbegriff
Ein Dokument kann heute alles sein:
• gescannte Faksimiles• E-Mails mit Attachment• Office-Dateien• Host-Output• Web-E-Business-Formulare © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
• Transaktionen• dynamische HTML-Seiten• digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen• dreidimensionale Vektorgebilde• Datensätze mit zugewiesener Struktur• elektronisch signierte Dateien• Container mit beliebigen digitalen Komponenten
• etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. etc. ... © Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
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Elektronische Archivierung,
„elektronische Langzeitarchivierung“
und
„revisionssichere elektronische Archivierung“
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Dokumentenmanagement
und
Document Life-cycle Management
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Der Document Life-cycle
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Erfassung Verwaltung Ausgabe
Speicherung
Nutzung
Der Dokumenten-Lebenszyklus
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Elektr.Archivierung
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Die rechtliche Situation zum Dokumentenmanagement
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Die Diskussion um die Archivierung steuerrelevanter Daten und
Dokumente
ist nur die Spitze des Eisberges!
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Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht
mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt
Die rechtliche Gleichstellung von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten
Voraussetzungen für das Informationszeitalter
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Dokumente werden vermehrt elektronisch erstellt und sind nicht
mehr für eine Präsentation in Papierform ausgelegt
Die rechtliche Gleichstellung von Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten ist eine der wichtigsten
Voraussetzungen für das Informationszeitalter
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HGB Handelsgesetzbuch
§§ 239, 257 HGB
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Grundsätzliche Anforderungen des HGB:• Ordnungsmäßigkeit• Vollständigkeit• Sicherheit des Gesamtverfahrens• Schutz vor Veränderung und Verfälschung• Sicherung vor Verlust• Nutzung nur durch Berechtigte• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen• Dokumentation des Verfahrens• Nachvollziehbarkeit• Prüfbarkeit
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AO Abgabenordnung
§§ 146, 147, 200 AO
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GoBS Grundsätze ordnungsgemäßer
DV-gestützter Buchführungssysteme
Bundessteuerblatt Teil 1 vom 14.12.1995
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für das Thema Archivierung sind die GoBS von grundlegenderer Bedeutung als die GDPdU
Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen
Aufbewahrung
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für das Thema Archivierung sind die GoBS von grundlegenderer Bedeutung als die GDPdU
Die GDPdU regelt nur den Datenzugriff und die Datenträgerüberlassung, die GoBS enthalten dagegen die Vorgaben zur ordnungsgemäßen
Aufbewahrung
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BGB Bürgerliches Gesetzbuch
§§ 126, 127 BGB
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Eine elektronische Signatur entspricht...
„Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch
mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung dienen“
§2 SigG
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Europäische Richtlinie für elektronische Signaturen
• Einfache elektronische Signaturen• Fortgeschrittene elektronische Signaturen• Qualifizierte elektronische Signaturen
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SigG Signaturgesetz
qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung
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Elektronisch signierte Dokumente existieren rechtskräftig nur in
elektronischer Form und sind daher elektronisch sicher zu speichern
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ZPO Zivilprozessordnung
§ 286, 292a ZPO
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Europäische Richtlinien treiben die rechtliche
Entwicklung voran!
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Europäische Richtlinien treiben die rechtliche
Entwicklung voran!
Zahlreiche Gesetze in Deutschland wurden dementsprechend
angepasst oder neu erlassen
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Anforderungen an eine revisionssichere elektronische Archivierung
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1. Jedes Dokument muß unveränderbar archiviert werden.
2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen.
3. Jedes Dokument muß mit geeigneten Retrievaltechniken wieder auffindbar sein.
4. Es muß genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht worden ist.
5. Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden können.
6. Jedes Dokument muß in genau der gleichen Form, wie es erfaßt wurde, wieder angezeigt und gedruckt werden können.
Grundsätze der elektronischen ArchivierungDie 10 Merksätze des VOI
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7. Jedes Dokument muß zeitnah wiedergefunden werden können.
8. Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, daß die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich ist.
9. Elektronische Archive sind so auszulegen, daß eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist.
10. Das System muß dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB/AO etc.) sowie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen.
Grundsätze der elektronischen ArchivierungDie 10 Merksätze des VOI
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Anforderungen an unternehmensweite elektronische Archivsysteme
• Speicherung aller Arten von Informationen• Konsistente Langzeitspeicherung unveränderlicher
Informationen• Dienstekonzept• Eigener Recherche-Client oder Integration in
vorhandene Anwendungen• Zentrale und verteilte Indexdatenbanken• Modular ausbaubar• Schutz für den Zugriff auf Informationen• Sicherheit der Systeme• Einfache Nutzbarkeit und einfacher Betrieb
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Architektur
ArchivsystemManagement
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Architektur
ArchivsystemManagement
IndexDatenbank
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Architektur
ArchivsystemManagement
ArchivsystemSpeicher
IndexDatenbank
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Architektur im Zusammenspiel mit anderen Anwendungen
ArchivsystemManagement
ArchivsystemSpeicher
IndexDatenbank
AusgebenErfassen
Anwendungen
ERP
Client
E-Mail Office ...
Client Client
AusgebenErfassen
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Architektur von elektronischen Archivsystemen
Was heißt dies für die GDPdU ?
ArchivsystemManagement
ArchivsystemSpeicher
IndexDatenbank
KaufmännischeAnwendung
Client
Übergibt an das Archiv auswertbare Daten
Erhält auswertbare Daten zurück
Erlaubt Zugriff nach Z1 und Z2Z1 & Z2
Erstellt Daten für Z3 Überlassung
Z3
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Architektur von elektronischen Archivsystemen
Was heißt dies für die GDPdU ?
ArchivsystemManagement
ArchivsystemSpeicher
IndexDatenbank
KaufmännischeAnwendung
Kaufmännische Anwendungkann Daten nicht verarbeiten
Spezielle Anwendungauf dem Archivsystem
SpezielleAnwendung
Erlaubt Zugriff nach Z1 und Z2
Z1 & Z2
Erstellt Daten für Z3 Überlassung
ClientZ3
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Funktionale Anforderungen
Grundfunktionen• Erfassen• Erschließen• Verwalten• Speichern• Finden• Zugänglich machen• Sichern• Reproduzieren• Integrieren Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
• Migrieren© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
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Datenbank
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Speichern
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Protokollierung
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Journale
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Restart
und
Recovery
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Speichermedien
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Es ist zu unterscheiden zwischen den Archivspeichermedien und den
Übergabemedien bei der Datenträgerüberlassung
Die GDPdU schreiben keinArchivspeichermedium vor
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• „Traditionelle WORM“-Medien
• CD und DVD
• „WORM-Tapes“
• Festplatten mit „WORM-Eigenschaften“
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Anwendungsgebiete
• Imaging-Archive für die Speicherung gescannter Dokumente• E-Mail-Archive für E-Mails und Attachments • Web-Archive für die Speicherung von Transaktionen und
Webseiten• COLD-Archive für die Speicherung von Listen und Output-
Dateien• Multimedia-Archive für Video, Filme, Sprache und
multimediale Objekte (Rich Media oder Media Assets)• CAD-Archive für die Speicherung großformatiger Pläne und
Plandateien• ...
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Das Ziel
Universal-Archive für die Speicherung aller Formen
von Daten, Informationen, Dokumenten, Content und
Media Assets
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Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht
Fremdbestimmt EigennutzungDFÜ
E-Mail- Attachment- SignaturFaxPosteingang- Scan Akte- Scan DokumenteInternet-Formular„no-Scans“
Eigenbestimmt
E-Mail- AttachmentScanOffice (Word)ColdDatenVordrucke
IntranetSicherheitskopienStatistikProtokollVorgängeDokumenteE-MailDruck
Fremdnutzung
DFÜDokumenteVorgängeVordruckeE-MailWebseitePrüfung
DRT-Lösung
Vorgangs-bearbeitung
WF DMS Akte
Archiv
Aus-sonderung
Historisches
Archiv
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Ein- und Ausgänge aus Dokumentensicht
Fremdbestimmt EigennutzungDFÜ
E-Mail- Attachment- SignaturFaxPosteingang- Scan Akte- Scan DokumenteInternet-Formular„no-Scans“
Eigenbestimmt
E-Mail- AttachmentScanOffice (Word)ColdDatenVordrucke
IntranetSicherheitskopienStatistikProtokollVorgängeDokumenteE-MailDruck
Fremdnutzung
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Zusammenfassung
• Archivsysteme schützen Information vor Verlust, Veränderung und unautorisierter Benutzung
• Archivsysteme sind Infrastruktur-Komponenten• Archivsysteme stehen als Dienst jeder Anwendung
einheitlich zur Verfügung• Archivsysteme bilden die universelle, übergreifend
nutzbare Wissensbasis des Unternehmens• Archivsysteme speichern alle Formen von Daten
und Dokumenten und erschließen sie über Datenbanken
• Archivsysteme unterstützen die Nutzung von Informationen in geschlossenen und offenen Kommunikationsgemeinschaften
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Ausblick
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10 Thesen zum ThemaGDPdU und elektronische Archivierung
1. Die GDPdU betrifft vorrangig Daten in kaufmännischer Software
2. Der GOBS-konforme Betrieb der Buchhaltungssoftware erfüllt fast alle Anforderungen der GDPdU
3. Die GDPdU enthalten keine neue Definition für Revisionssicherheit
4. Neu sind nur Aufbewahrung von und Zugriff auf steuerrelevante Daten
5. Revisionssicherheit definiert sich nicht allein durch das Speichermedium
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10 Thesen zum ThemaGDPdU und elektronische Archivierung
6. Elektronische Archive nur für die GDPdU sind unwirtschaftlich
7. Die GDPdU schreibt keine besonderen Medien für die Aufbewahrung vor
8. Strukturierte Daten sind durch wahlfreien Zugriff auswertbar, unstrukturierte Dokumente nicht
9. Die Verantwortung für die technische Auslegung liegt beim Steuerpflichtigen
10. Eine Verfahrensdokumentation nach GoBS ist wichtig
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Ein schwerwiegender Interessenkonflikt:
Der Gesetzgeber fordert Aufbewahrungsfristen von 10
oder mehr Jahren
Informationen sollen langfristig verfügbar seinDer Markt entwickelt sich stürmisch weiter: jedes Jahr neue Software, neue Hardware,
neue Standards ...
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Die Konsequenz der Abhängigkeit:
Migration
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• Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall
• Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen
• Migrationen sind für wertvolle, über Jahrzehnte aufzubewahrende Daten und Dokumente als „kontinuierliche Migration zu planen
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• Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall
• Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen
• Migrationen sind für wertvolle, über Jahrzehnte aufzubewahrende Daten und Dokumente als „Continuous“, kontinuierliche Migration zu planen
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• Das Verschwinden von Produkten und Anbietern ist keine Katastrophe, sondern in Hinblick auf eine langfristige Informationsverfügbarkeit der Regelfall
• Der Anwender muss sich durch Einhaltung von Standards, offene Schnittstellen und Migration grundsätzlich auf Wechsel von Anbietern, Produkten und Formaten wappnen
• Migrationen sind für wertvolle, über Jahrzehnte aufzubewahrende Daten und Dokumente als „Continuous“, kontinuierliche Migration zu planen
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Migration
Entscheidung
Realisierung Produktions-betrieb
GeänderteAnforderungen
Migration
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MigrationTypen im Archivierungsumfeld
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Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken,
Anwendungsinformation und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)
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MigrationTypen im Archivierungsumfeld
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Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation
und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)
Weiche Migration• Nur umkopieren und neu organisieren der Index-
Datenbank bei einer Systemumstellung• Bestehende Medien werden genutzt
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MigrationTypen im Archivierungsumfeld
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Harte Migration• Umkopieren von Index-Datenbanken, Anwendungsinformation
und Dokumenten in neue Systeme und auf neue Medien (bei einer Systemumstellung)
Weiche Migration• Nur umkopieren und neu organisieren der Index-Datenbank bei
einer Systemumstellung• Bestehende Medien werden genutzt
Integrative Migration• Parallel Betrieb unterschiedlicher alter Strukturen
oder Hersteller-Archive unter einer Middleware mit gegebenenfalls Ausalterung alter Komponenten (bei einer Systemumstellung)
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Strategie
• Strategie eines Migrationskonzeptes muss sein, über die erste Realisierungsphase hinaus
• Betrieb,• Informationsverfügbarkeit,• Ausbaufähigkeit und• Systemwechsel
sicherzustellen
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Die Herausforderungen der Zukunft
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Die Herausforderungen der Zukunft
Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft
Erkki LikaanenEU-Kommissar für die Informationsgesellschaft
DLM-Forum Brüssel, 1999
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Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn man die Information als Wissen auch in
Prozessen nutzbar macht
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Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit
von elektronischer Information wächst ständig
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Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit
von elektronischer Information wächst ständig
Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der
Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell
abhängig geworden© Copyright PROJECT CONSULT GmbH 2002 / Autorenrecht Dr. Ulrich Kampffmeyer 2001-2002
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Information Overflow
Information Gap
Information Divide
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Wir ertrinken in Informationenund dürsten nach Wissen
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Die elektronische Archivierung liefert einen wichtigen Beitrag zur
Lösung der Probleme der Bewahrung und Erschließung von
Information
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