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REVISIONSFÄHIGE ARCHIVIERUNG MIT SHAREPOINT AUF -STORAGE Lorenz Goebel, Geschäftsführer HanseVision GmbH [email protected] HanseVision GmbH, ein Unternehmen der Bechtle Gruppe
Ihr starker IT-Partner.
Heute und morgen
REVISIONSFÄHIGE ARCHIVIERUNGMIT SHAREPOINT AUF -STORAGE
Lorenz Goebel, Geschäftsführer HanseVision GmbH [email protected]
HanseVision GmbH, ein Unternehmen der Bechtle Gruppe
2 | Lorenz Goebel, [email protected]
Steckbrief HanseVision GmbH
• Gegründet 1999 – Sitz Hamburg
• Geschäftsführer Lorenz Goebel
• 40 Mitarbeiter
• Standorte:– Hamburg
– Bochum (Redmond Integrators)
– Karlsruhe
– München
– Nürnberg
– Stuttgart
• Tochter der Bechtle AG
• Kundenreferenzen in Deutschland, Österreich, Schweiz
• Zusammenarbeit mit 60 High-Level Consultants
• Knowhow-Träger für die Implementierung von Unternehmensportalen auf
Basis von Microsoft Technologien
3 | Lorenz Goebel, [email protected]
Agenda
Architektur
Warum mit SharePoint?
Heraus-forderungen
Beispiel-szenario
Information-Lifecycle
Ihr starker IT-Partner.
Heute und morgen
Revisionsfähige Archivierung
mit SharePoint
BEISPIELSZENARIO
ARCHITEKTUR
HERAUSFORDERUNGEN
WARUM MIT SHAREPOINT?
Information LifeCycle
5 | Lorenz Goebel, [email protected]
SharePoint 2010/ 2013
Archiv
Zusammenarbeit
Information-Lifecycle
Vernichten
Erstellen & Bearbeiten
Archivieren & Behalten
Suchen & Wieder-herstellen
Speichern & Vorhalten
Ihr starker IT-Partner.
Heute und morgen
Revisionsfähige Archivierung
mit SharePoint
INFORMATION LIFECYCLE
ARCHITEKTUR
BEISPIELSZENARIO
WARUM MIT SHAREPOINT?
Herausforderungen
10 | Lorenz Goebel, [email protected]
Ausgangssituation bei der HPA
Umsetzung von drei bedarfsgerechten Lösungen:
• Vertragsmanagement/Vertragsarchiv
• Korruptionsprävention
• Archivierung und vorgangsbasierter Zugriff auf Vergaben/Verträge
• Künftig Auswertungen und Reporting
• Rechnungsarchiv
• Späte Archivierung von Rechnungen
• Barcode-Erkennung
• Rechnungs Scan und automatische Anreicherung von Metadaten
• Technisches Archiv
• Ablösung von Bestandsarchiv (Fabasoft)
• Migration von 130.000 Bestandsdokumenten
• Restrukturierung der Objektstrukturen -> Mapping auf SAP-Objektstruktur
11 | Lorenz Goebel, [email protected]
Status
• Das Projekt ist erfolgreich umgesetzt
• Abnahme und Zertifizierung durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und TÜV
IT Nord sind erfolgt
• Gemeinsam Referenzstudie mit Kunden wird aktuell erstellt
• Weiterer Ausbau (Stufe 2) der bestehenden Lösungen und Umsetzung neuer
Bedarfe in Abstimmung
• Weitere Kundenprojekte auf dieser Architektur in der Umsetzung bzw. in der
Proof of Concept-Phase
Ihr starker IT-Partner.
Heute und morgen
Revisionsfähige Archivierung
mit SharePoint
INFORMATION LIFECYCLE
HERAUSFORDERUNGEN
BEISPIELSZENARIO
WARUM MIT SHAREPOINT?
Architektur
13 | Lorenz Goebel, [email protected]
Komponenten der HPA-Lösung
Archiv-Container
Arbeitsbereich
Scanner
Importer
Regelwerk
Vorgangsbasierte
Ansicht auf archivierte
Dokumente
(„Dynamische Akte“)
SAP IntegrationImport Altbestand aus
Fabasoft
14 | Lorenz Goebel, [email protected]
Architektur - Übersicht
SharePoint Server
Storage
System
SharePoint
Server
Ihr starker IT-Partner.
Heute und morgen
Revisionsfähige Archivierung
mit SharePoint
INFORMATION LIFECYCLE
HERAUSFORDERUNGEN
BEISPIELSZENARIO
ARCHITEKTUR
Warum mit SharePoint?
19 | Lorenz Goebel, [email protected]
Warum mit SharePoint?
SharePoint
bringt einen
großen Satz an
Standardfunktionen
mit
22 | Lorenz Goebel, [email protected]
Warum mit SharePoint?
• Die SharePoint-Plattform bietet alle nötigen Voraussetzungen
• SharePoint ist eine akzeptierte Plattform für Zusammenarbeit, Portale und
Integration von Business Anwendungen
• Schnittstellen für Records Management/Archivierung, Routing und
vorgangsbasierte Arbeit mit Dokumenten, als Voraussetzung für die Umsetzung
einer e-Akte inkl. Archivierung existieren, werden aber von Drittanbietern nicht
konsequent genutzt
• Nutzung der SharePoint Plattform + minimal invasive Entwicklung für
bedarfsgerechte Lösungen
23 | Lorenz Goebel, [email protected]
KPMG: SharePoint & Compliance
• Video-Interview mit KPMG (Ulf Redeker und Dr.-Ing. Thomas Hemker) zum Thema Revisionssicherheit und Compliance für SharePoint:http://www.microsoft.com/de-de/showcase/details.aspx?uuid=96888009-67f9-4752-90cc-42befbef32cb
Die empfohlenen Maßnahmen im Fazit entsprechen unserer Lösungsarchitektur J
Ihr starker IT-Partner.
Heute und morgen
Revisionsfähige Archivierung
mit SharePoint
INFORMATION LIFECYCLE
HERAUSFORDERUNGEN
WARUM MIT SHAREPOINT?
ARCHITEKTUR
Beispielszenario
Ihr starker IT-Partner.
Heute und morgen
HPA Livescreenshot
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Heute und morgen
Ihr starker IT-Partner.
Heute und morgen
37 | Lorenz Goebel, [email protected]
Vorteile der HPA-Lösung
Bedarfsgerecht
– Die Lösung erlaubt bedarfsgerechte Fachlösungen
– Erste Lösungen: Vergaben, Technische Zeichnungen, Rechnungsarchiv
– Ist mit der empfohlenen SharePoint Informationsarchitektur kompatibel
Unabhängig/Flexibel
– Ist unabhängig von der Produktpolitik eines Archivherstellers
– Dynamische, suchbasierte Akte ist extrem flexibel
– Modularer Aufbau erlaubt hohe Flexibilität
Zukunftssicherheit
– Einfache Migrations- und Upgradefähigkeit für künftige SharePoint Versionen
– Basiert auf der MS Strategie für Archivierung/Records Management
Projekte bei anderen Kunden werden zZ durchgeführt!
38 | Lorenz Goebel, [email protected]
SharePoint in a Box
Idee: Bechtle labeled SharePoint Appliance auf Basis VSPEX-Plattform
• Verschiedene standardisierte Ausprägungen (T-Shirt-Sizing)
• Basis SharePoint Umgebung mit standardisierten Lösungsmodulen
• SharePoint Umgebung + revisionsfähige Archivierung
• Verschiedene Größen abhängig von Kundenanforderung
• Komponenten
• SharePoint 2013, SQL 2012, Windows Server 2012,
• VSPEX + EMC Storage
• HanseVision Archivierungslösung, HanseVision Standardlösungsmodule
• Metalogix StoragePoint
• Vorteile• Schneller Erfolg beim Kunden: SharePoint in 5 Tagen
• Standardisierte Leistungsparameter, standardisierte Umgebung
• Einfacherer Vertrieb/ Einkauf
39 | Lorenz Goebel, [email protected]
Fazit
Revisionsfähige Archivierung auf SharePoint Basis: minimalinvasiv!
HanseVision
Bechtle
EMC
40 | Lorenz Goebel, [email protected]
Kontakt
Lorenz Goebel, Geschäftsführer
HanseVision GmbH
+49 (40) 2880 7590 - [email protected]
www.HanseVision.de
http://blogs.myfirstsharepoint.de
https://www.xing.com/profile/Lorenz_Goebel
