Provider Management

© 2015 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH

Ausschreibung und Steuerung komplexer IT Service Verträge

Provider Management

Stefan Tverdokhleboff | MHPBoxenstopp: 05.07.2016

© 2016 Mieschke Hofmann und Partner Gesellschaft für Management- und IT-Beratung mbH 2

19.07.2016 BIGDATA Analysen mit QlikView - II Mehrwert aus der Vernetzung von HANA, BWonHANA und

HADOOP - Praktische Beispiele

19.07.2016 Real-Time Visualization Solution Skalierbare Lösung für die Echtzeitanzeige von Daten in

Webanwendungen

Einleitung

MHPBoxenstopp: Provider Management

Agenda

Weitere MHPBoxenstopps www.mhp.com/events

Zu Anfang sind alle Teilnehmer auf stumm geschalten.

Wo Sie uns in 2016 auch finden können… www.mhp.com/events

11.00 - 11.05 Uhr Begrüßung Fabian Kehle

11.05 - 11.45 Uhr Vortrag Stefan Tverdokhleboff

11.45 - 12.00 Uhr Offene Fragerunde Sie können bereits während der Web Session über die Chat-

funktion im rechten Fenster Fragen einreichen.

www.youtube.de/MHPProzesslieferant www.slideshare.net/MHPInsights

http://www.mhp.com/de/events/aktuell/ ?utm_source=mhpboxenstopp&utm_medium=e-mail&utm_campaign=Unterlagen_Februar=16-027

http://www.youtube.com/MHPProzesslieferant

http://de.slideshare.net/MHPInsights




Ihre Gesprächspartner

Stefan Tverdokhleboff

Senior Manager

Application Management

Fabian Kehle

Senior Professional

Produkt- und

Innovationsmanagement


Prozesse verbessern kann nur, wer sich im Detail auskennt.

Genauso wie im Großen und Ganzen.


Wir wissen aus Erfahrung,

wie man Ziele erreicht und dabei vorneweg fährt.


Mieschke Hofmann und Partner (MHP)

A Porsche Company


Der Unterschied

Symbiose aus Management- + IT-Beratung l Prozesslieferant l Excellence l Automotive l Kunden

Die Kompetenz Ganzheitliches Beratungsportfolio über die gesamte Wertschöpfungskette

Technology

Services

Application

Mgmt.

Services

Product

Lifecycle

Mgmt.

Supply

Chain

Mgmt.

Production

& Opera-

tions Mgmt.

Customer

Relations

Mgmt.

Finance &

Controlling

Business

Intelligence

After

Sales

Retail

Mgmt.

Human

Resources

Die Leistung

Management Consulting

System Integration

Managed Services

Business Solutions


Ganzheitliches Beratungsportfolio über die komplette Wertschöpfungskette.

Unsere Kompetenzbereiche mit Themenfeldern.


Technology

Services

Application

Mgmt.

Services

Product

Lifecycle

Mgmt.

Supply

Chain

Mgmt.

Production

& Opera-

tions Mgmt.

Customer

Relations

Mgmt.

Finance &

Controlling

Business

Intelligence

After

Sales

Retail

Mgmt.

Human

Resources

Production Planning

Strategic Production

Consulting

Lean Production

Manufacturing

Execution

Maintenance

Retail Service

Management

Retail Consulting

Fleet Management

Sourcing

Planning

Affiliation

Performance

Development & Talent

Management

Governance, Risk and

Compliance

Template

Development and

Rollouts

Business Process

Development &

Optimization

Legal and Fiscal

Requirements

Accounts, Reporting

and Consolidation

System Harmonization

CIO Management

Consulting

Enterprise Content

Management

Standard Software

Individual Software

Application & Process

Services

Application

Management

Consulting

Product Structure

Management

Product Development

Process (PDP)

Management

SAP PLM Consulting &

Solution

Implementation

PTC Windchill Solution

Integration

DS Enovia V6 Solution

Integration

PLM Strategy &

Management

Consulting

Production

Logistics

Procurement & Quality

Sales Logistics

Service Management

Spare Parts

Management

Supply Chain &

Demand Planning

Service Management

Spare Parts

Management

Warranty Processes

(Pro-active) Complaint

Management

Digital incl. Connected

CRM & Social CRM

CRM Strategy &

Management

Consulting

Sales Force

Automation incl.

Mobile CRM

Analytics incl.

Segmentation &

Campaign

Management

Vertical Retail

Integration

(Pro-active) Complaint

Management

BI Technology

BI Strategy

Integrated Corporate

Planning

Analytical Business

Processes

Next Generation BI &

BIG DATA

Mobile BI Scenarios

CRM IT Consulting &

Solution

Implementation

Transition & Change

Management

Administrative Core

Processes

MHP Dealer

Performance

Management

Finance and

Controlling for

Automotive Retailers

Dealer Management

Systems

MHP Carbon

Innovations Connected Vehicle Future City Sustainable

Mobility Digitalisierung

Agenda


1. Warum Outsourcing?

2. Lebenszyklus und Phaseninhalte von Managed IT-Services

3. Timeline & Milestones

4. Aufgaben und Skills in den einzelnen Lebenszyklus-Phasen

5. Blueprint eines Organisationsmodells zum Provider Management

6. Warum Claim Management?

7. Zusammenfassung

Agenda








7. Zusammenfassung


6 Gründe, die Outsourcing vorantreiben…


Mehr Anforderungen und Projekte

Technologiegetriebene Innovationen

Steigende Abhängigkeiten

Digitalisierung

Weiterentwicklung der Organisation

Strategische Vorgaben durch Partner

Insbesondere durch den Megatrend Digitalisierung steigt der Outsourcing Trend erheblich


Der Outsourcing Partner sorgt in erster Linie für Stabilität und Effizienz im

Bereich der Managed IT-Services

1. Warum Outsourcing? STA

BIL

ITÄ

T

AG

ILIT

ÄT

EFFIZIENZ DIFFERENZIERUNG

Atmungsfähigkeit

Atmungsfähigkeit

Optimale interne IT Organisation Extern

Durch Outsourcing werden Ressourcenengpässe flexibel und effizient überbrückt

Die Ressourcen des Auftraggebers können für agile, strategische und innovative Themen eingesetzt werden. Stärkere Fokussierung auf die Produktentwicklung

Bedarfsgerechter Einsatz abhängig von den jeweiligen Bedürfnissen des Kunden. Senkung der Fixkosten

Durch Industrialisierung und globale Liefermodelle senkt Outsourcing signifikant die IT-Produktionskosten

Managed

IT Services

Agenda








7. Zusammenfassung


Outsourcing von Managed IT-Services umfasst Ausschreibung, Transition,

Verwaltung, Servicesteuerung und Fortschreibung von Verträgen


Transition

Set-up der Zusammenarbeit

zwischen Auftraggeber und

IT-Dienstleister

Rahmenbedingungen für

einen geordneten Übergang

der vertraglich vereinbarten

IT-Aufgaben und einen

stabilen Service schaffen

Ausschreibung

Request for Proposal

Leitplanken der Ausschrei-

bung werden durch

Standardverträge

vorgegeben

Vertragsverhandlung

und -abschluss

Servicesteuerung

Vertragsmanagement

Sicherstellung des vertraglich

vereinbarten Lieferumfangs

Änderungsvereinbarungen

durchführen

Claimabwehr und -

durchsetzung

Lieferantenauswahl

Auswahlprozess bei neuen

Vorhaben oder zum Ende der

Vertragslaufzeit eines

laufenden Services

Bieterverfahren zur

Identifikation des besten

Angebots

Agenda








7. Zusammenfassung


Typische Timeline und Milestones im Life Cycle der Managed IT-Services


Ausschreibung Lieferantenauswahl Transition Servicesteuerung

Projekt oder Vertrag

wird auslaufen / Externe

Sourcing-Vergabe wurde

entschieden

Vertrag wurde von den

Vertragspartnern

unterschrieben

Eintritt der Service-

verantwortung des

Dienstleisters

(Change of Control)

Neue Ausschreibung

wurde erstellt und

individuell verhandelt

Transition

Transformation

Im Fall einer notwendigen

Transformation verlängert sich

die Phase „Transition“

6 – 12 Monate TRN: 3 – 9 Monate 3 – 5 Jahre

+TRF: bis zu 18 Monate

Die von MHP angebotenen Dienstleistungen im Bereich von Managed IT-Services sind in der Regel

langlaufende Kundeneinsätze, die mehrere Jahre in Anspruch nehmen können.

Agenda








7. Zusammenfassung


Aufgaben und Skills in der Phase „Ausschreibung“ (1/4)



Aufgaben Skills

1. Sourcing-Strategie, RfI und RfP und RFQ

2. Analyse bestehender Verträge, Sammeln,

Aufbereiten, Servicebeschreibungen, SLAs,

Reports, Preis-Strukturen etc.

3. Umsetzen/ Abbilden in Vertragstemplates

4. Coaching und Trainings für RFP Teams

Sourcing, Vertrags-Know How

Analytisches Denken, Kommunikation

Vertrags-Know How, Analytisches Denken,

Kommunikation, Vertrags-Know How, Trainings


Aufgaben und Skills in der Phase „Lieferantenauswahl“ (2/4)



Aufgaben Skills

1. Frage-Antwort-Phase mit dem Dienstleister

2. Due Diligence /Datensammlung, Begleitung

Workshops, Bewertung von Lieferanten

vorbereiten (Kriterienkataloge) und begleiten

3. Vertragsverhandlungen, Abstimmungen mit

dem Einkauf

Projekt Management-, Vertrags-Know How

Analytisches Denken, Kommunikation, methodisches

Vorgehen

Analytisches Denken, Kommunikation


Aufgaben und Skills in der Phase „Transition“ (3/4)



Aufgaben Skills

1. Assessment der Organisation, Retained

Governance, Prozesse und Tools

(Auftraggeber-Fähigkeit)

2. Anpassen von Prozessen, Doku und Tools, z.B.

Betriebs- und Service Konzept

3. Human Change Management

4. Transition/ Transformation (Projekt)

Management

5. Vertragsschulungen, -lesungen

ITIL-, COBIT Know How / Zertifizierung

Consulting Skill

Change Management, Kommunikation

Transition, Projekt Management

Projekt Management

Vertrags-Know How, Kommunikation, Training


Aufgaben und Skills in der Phase „Servicesteuerung“ (4/4)



Aufgaben Skills

1. Contract Management

- vertraglich

- fachlich

2. Vertragscontrolling

3. Vertragsadministration

4. Claim Management

5. Change Request

6. CSI / KVP

Vertragsstandard, Projekt Management, ITIL, Jura

Betriebswirtschaft

PMO

Contract & Claim Management, Jura

Projekt Management

ITIL, Vertragsstandard

Agenda








7. Zusammenfassung


temporär

Vertrags-

Controller

Aufbau und Organisation - Blueprint


Kunde

Service

übergreifende

Steuerung

Team Lead

Contract

Management

Contract

Manager

Transition/

Transformation

Manager

Contract

Administration

Projekt-

Koordinator

MHP

Projekt-

management

Office

Claim

Manager

Contract Administration Backoffice Nearshore

Agenda








7. Zusammenfassung


Szenarien und daraus resultierende Empfehlungen


Szenario

Incoming Claims Gerechtfertigte Fremd-Forderungen

des Dienstleisters

Outgoing Claims Gerechtfertigte Eigen-Forderungen

des Auftraggebers

In-, Out Claims ungerechtfertigte Ansprüche der

Vertragspartner (bi-direktional)

Auftraggeber Dienstleister

Claim

ohne C.M. mit C.M.

Finanzielle Auswirkungen Empfehlung

erfüllen

durchsetzen

vermeiden oder

abwehren

Leistung Kosten Leistung Kosten



Erfolgreiches Claim Management ist unmittelbar ergebniswirksam

Agenda








7. Zusammenfassung


Durch die externe Vergabe von Managed IT-Services ändert sich in der Regel auch das Anforderungsprofil bei den

Beschäftigten des Auftraggebers

Eine auf die Erfordernisse der Organisation angepasste Ausschreibung und Vertragsgestaltung kann die Risiken in der

späteren Leistungserbringung massiv reduzieren

Durch standardisierte Verträge und Vorgehensmodelle in der Ausschreibung und Konzentration auf wenige strategische

Partner lassen sich Managed IT-Services bündeln und über die gesamte Laufzeit effizient erbringen

In der Transition / Transformation werden die Weichen für einen erfolgreichen Managed IT-Service gestellt. Neben der

Implementierung der neuen Prozesse und Tools ist ein professionelles Human Change Management ein wesentlicher

Faktor für ein erfolgreiches Outsourcing

Im Rahmen der Servicesteuerung muss ein erfolgreiches Contract und Claim Management durch qualifizierte Contract

Manager sichergestellt werden

Managed IT-Services

7. Zusammenfassung

Outsourcing kann Vorteile bezüglich Kapazität, Know How und Kosten bringen, birgt aber auch das Risiko von

mangelhafter Leistungserbringung und/oder hohem Aufwand in der Steuerung!


Ihr Ansprechpartner


Stefan Tverdokhleboff

Senior Manager

SU Application Management

Mobil: +49 (0)151 4066 7361

E-Mail: [email protected]


MHPTimetable 2016

Weitere Infos

www.mhp.com/

events

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Mitschnitte und Videos im Channel: Präsentationsunterlagen:

http://www.youtube.com/MHPProzesslieferant http://de.slideshare.net/MHPInsights

MHPBoxenstopp

BIGDATA Analysen

mit QlikView - II

MHPBoxenstopp

Real-Time

Visualization

Solution

13-14 Uhr | 19.07.16

11-12 Uhr | 19.07.16

http://www.mhp.com/events

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Category:	Automotive
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