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Projektmanagement · 2014-07-09 · Seite 2 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Umfeld...

Date post: 17-Sep-2018
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Seite 1 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Umfeld | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de Projektorganisation Lehrveranstaltung Projektmanagement
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Projektorganisation

Lehrveranstaltung Projektmanagement

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Der Projektmanager in der Organisation (nach

Dilbert)

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Projektorganisation - Aufbau

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Erweitertes Team

Lenkungsausschuss (Auftraggeber, Auftragnehmer,

weitere Mitglieder)

Kernteam

Projektleitung ggf. mit Projektassistenz

berichtet entscheidet

Projektteam

Arbeitsgruppe

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Projektorganisation - Ablauf

Lenkungsausschuß

Ziele

Lenkungsausschuss

Ziele

Entscheidungen

Externe

Unterstützung

Projektmanagement Moderation

Organisationsberatung

Abstimmungsinstanz

Qualitätssicherung

Reflexion der Ergebnisse

Information

Abstimmungsinstanz

Qualitätssicherung

Reflexion der Ergebnisse

Information

Projektassistenz

Unterstützung

Projektleitung

Dokumentation/

Information

Projektassistenz

Unterstützung der

Projektleitung

Dokumentation und

Information

Projektleitung

Projektmanagement

Verantwortung/Projektarbeit

Koordination/Information

Projektleitung

Projektmanagement

Verantwortung für Projektarbeit

Koordination und Information

Arbeitsgruppen

Teilaufgaben Projektarbeit

Arbeitsgruppen / Teilprojekte

Teilaufgaben Projektarbeit

AG AG AG AG AG AG AG AG

Projektteam

Durchführung Projektarbeit Information

Projektteam

Durchführung Projektarbeit

Information

Entscheidungs-

vorbereitung

Moderation Moderation

Führung

Erg

ebnis

se

Ergebnisse

Beratung

Lenkung

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Projektorganisation

Die Projektorganisation ist eine zeitlich befristete und auf die Aufgabe bezogene Organisationsform.

Sie muss während des Projektverlaufes weiterentwickelt und angepasst werden und zu Projektende aufgelöst werden.

Sie legt die Aufgaben und Verantwortlichkeiten von verschiedenen Gremien und Mitarbeitern fest, z. B.:

- Der Lenkungsausschuss

- Der Projektleiter und Projektgruppe

- Projektcontroller ...

Die Projektorganisation beschreibt in diesem Zusammenhang die Aufgabenaufteilung zwischen Projekt und Primärorganisation. Hierzu bestehen unterschiedliche Formen der Implementierung (Matrix, Stab-, reine Projektorganisation, ebenso Mischformen)

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Projektorganisation - Stellen und Gremien in Projekten

Projektleiter (ist verantwortlich für das Projektmanagement)

Projektmitarbeiter (bringen Fachkompetenz in die Arbeit des Projektteams ein)

Projekt-Controller (leistet administrative und buchhalterische Unterstützung)

Projekt-Assistent (unterstützt den Projektleiter bei Dokumentation und Information)

Externer Berater (bringt zusätzliche Fach- und / oder Methodenkompetenz ein)

Auftraggeber (gibt formal den Projektauftrag und nimmt das Ergebnis ab)

Lenkungsausschuss (gibt Zielstellung frei, stellt Ressourcen zur Verfügung und trifft Entscheidungen)

Abstimminstanz (überprüft, reflektiert und verbreitet die Ergebnisse)

Projektbeteiligte (vom Projekt direkt Betroffene, die auch in Arbeitsgruppen mitarbeiten)

Projektbetroffene (von der Projektarbeit aktuell oder zukünftig betroffene Mitarbeiter)

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Einbindung des Projektes in die Primärorganisation

Reine Projektorganisation:

sämtliche Funktionen werden in einer Organisationseinheit

zusammengefasst und dem Projektleiter unterstellt

Stab- Einflussorganisation:

Eingliederung des Projektteams als Stabsfunktion; der Projektleiter

fungiert als Koordinator

Matrixprojektorganisation:

aus jeder Bereichssparte werden nach Bedarf einzelne

Organisationseinheiten beteiligt

Pool-Organisation:

Mitarbeiter/innen aus unterschiedlichen Pools ( z.B. regional,

fachlich) werden nach Bedarf Projekten zugeordnet

Projektorientiertes Unternehmen:

Führung (strategisches Zentrum), Service (funktionaler Bereich),

Projekte

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Reine Projektorganisation

Leitung

Abteilung 1 Abteilung 3 Abteilung 2 Projekt

Die Projektbeteiligten werden aus ihrem angestammten Organisationsbereich ausgegliedert und einem

selbständigen Projektbereich zugeordnet.

Der Projektleiter hat uneingeschränkte Weisungsbefugnis.

Mit Erreichung des Projektzieles wird die Projektgruppe aufgelöst.

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Reine Projektorganisation

Vorteile:

- Einheitliche Leitung und ungeteilte Zielverantwortung des Projektleiters,

was zu einer weitgehenden Identifikation von Projektleiter und Projektmitarbeitern mit

dem zu erfüllenden Projektauftrag führt.

- Die Projektmitglieder können sich voll auf das Projekt konzentrieren –

ihnen „brennt“ nichts bei der Tagesarbeit an – die Projektaufgaben sind ihre

Tagesaufgaben.

Nachteile:

- Problem der „Verwendung“ der Mitarbeiter nach dem Projekt.

- Ggf. Schwierigkeiten bei der „Wiedereingliederung“ nach

Abschluss des Projektes.

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Stab- bzw. Einflussorganisation

Projekt

Leitung

Abteilung 1 Abteilung 3 Abteilung 2

Die Projektleitung nimmt

Stabsfunktionen wahr.

Koordiniert den Projektverlauf in

sachlicher, terminlicher und

kostenmäßiger

Hinsicht, sammelt

Informationen und bereitet

sie auf.

Der PL hat keine

Weisungsbefugnisse.

Befugnisse stehen dem

Leiter des Linienbereichs zu, der das

Projekt in der Linie verantwortet.

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Stab- bzw. Einflussorganisation

Vorteile:

- lässt sich personell leicht und rasch verwirklichen, ist flexibel.

- Keine größeren organisatorischen Umstellungen, da das Projekt im Wesentlichen innerhalb der Stammorganisation abgewickelt wird.

- Die Projektmitarbeiter sind nur zeitweilig für das Projekt tätig.

- Sie bleiben fachlich und disziplinarisch ihrer jeweiligen Instanz in der Stammorganisation unterstellt.

Nachteile:

- Relativ umständlicher Entscheidungsweg

- Der Stab kann einer Instanz nur Vorschläge unterbreiten und somit nur informell Einfluss nehmen.

- Probleme können im Hinblick auf Verantwortlichkeiten entstehen; das Liniensystem der Stammorganisation bleibt dominant.

- Der Projektstab kann nur für die Qualität seiner Informationen und Maßnahmenvorschläge, nicht aber für die ordnungsmäßige Erreichung der Projektziele verantwortlich gemacht werden.

- Der Projektleiter hat keinen direkten Zugriff auf (eigene) Einsatzmittel.

- Er ist auf die Kooperationsbereitschaft der Fachabteilungen angewiesen.

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Matrix-Projektorganisation

Leitung

Abteilung 1 Abteilung 3 Abteilung 2

Projekt 2

Projekt 1

Aufteilung der Zuständigkeiten zwischen der Stammorganisation und der Projektorganisation.

Die Projektmitarbeiter bleiben disziplinarisch ihren Linienvorgesetzten

unterstellt, werden aber temporär (während der Projektarbeitsphase)

in das Projektteam delegiert.

Im Rahmen und Umfang dieser Abordnung ist der Projektleiter für sie

zuständig und für ihren Projektbeitrag verantwortlich.

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Matrix-Projektorganisation

Vorteile:

- Die Projektleitung hat eine fachliche Weisungsbefugnis.

- Der Projektleitung obliegt eine Zielverantwortung.

- Als „Botschafter“ der entsendenden Organisationsbereiche sind die Projektmitarbeiter den Interessen ihres Hauptaufgabengebietes verpflichtet und versuchen sie auch im Projekt zu erreichen.

- In der Projektarbeit muss der Projektleiter darauf achten, dass diese Interessen zu einem gemeinsamen Projektinteresse gebündelt werden.

Nachteile:

- Gefahr von Zielkonflikten: den Mitarbeitern bleibt die „fachliche Heimat“ erhalten, allerdings unterstehen sie zwei Vorgesetzten, was zu Unsicherheiten führen kann.

- Die Führungsaufgabe des Projektleiters dürfte bei der Matrix-Projektorganisationsform am schwierigsten zu erfüllen sein.

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Vergleich der drei Basis-Modelle

Weisungsbefugnisse des Projektleiters fachlich disziplinarisch

Einfluss-PO nein nein

Matrix-PO ja nein

Reine PO

ja ja

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Aufgaben und Verantwortung des Projektleiters

Planen des Gesamtprojektes und seiner Phasen, Kontrollieren des Projektverlaufes

Mitwirkung bei und ggf. Durchführung der Erstellung einer vollständigen und aussagekräftigen

Projektdefinition

Koordinieren der am Projekt beteiligten Personen

Führen, Anleiten und Motivieren der Teammitglieder

Informieren der projektbeteiligten oder betroffenen Organisationseinheiten

Durchführung und Überwachung aller Aufgaben und Maßnahmen im Rahmen der Projektdurchführung

Aufbereiten von Entscheidungsunterlagen und Herbeiführen von Entscheidungen

Vorbereitung und Durchführung besonderer Meilenstein-Sitzungen

Regelmäßiges und frühzeitiges Informieren des Lenkungsausschusses und ggf. weiterer Projektbeteiligter

durch Erstellen von Projektstatusberichten

Vorbereitung und Durchführung von Reviews

Vertreten des Projektes und seiner Mitarbeiter in übergeordneten Gremien

Der Projektleiter erhält das Recht, außergewöhnliche Sitzungen des Lenkungsausschusses einzuberufen

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Aufgaben und Verantwortung des Lenkungsausschusses

Vertretung der übergeordneten Unternehmensinteressen und der Interessen der Auftraggeber

Zentrale Koordinationsinstanz, insbesondere bei bereichsübergreifenden Projekten

Überwachung und Durchführung der Erarbeitung einer vollständigen und aussagekräftigen Projektdefinition

Überwachung aller Aufgaben und Maßnahmen im Rahmen der Projektabwicklung

Teilnahme an und Durchführung besonderer Meilenstein-Sitzungen

Bewilligung der personellen, sachlichen und finanziellen Mittel

Gestaltung der Projektorganisation

Durchführung von Reviews und Projektmanagement-Reviews

Bewertung der Projektstatusberichte und Setzen von Prioritäten

Unterstützen des Projektleiters

Treffen von Entscheidungen, wenn der Kompetenzbereich des Projektleiters überschritten wird (z.B. Freigabe, Fortführung, Erweiterung, Einstellung des Projektes

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KOMPETENZ Seite 17 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Umfeld | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de

Zusammensetzung des Lenkungsausschusses

Vertreter des Auftraggebers (intern oder extern)

Spezialisten, besondere fachliche Berater,

wenn erforderlich, Vertreter aus den höheren Leitungsebenen,

wenn erforderlich, die Vorgesetzten der beteiligten Referate / Abteilungen / Bereiche,

der Projektleiter,

wenn erforderlich, besondere Projektmitarbeiter.

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KOMPETENZ Seite 18 | Lehrveranstaltung „Projektmanagement“ – Umfeld | www.bacharach-consulting.de, www.GPM-IPMA.de

Pool-Organisation

Geschäftsfeld 1

Geschäftsführung

Geschäftsfeld 3

Projekt

Projekt

Projekt

Geschäftsfeld 2

Projekt

Projekt

Projekt

Projekt

Projekt

Pool 1

Pool 2

Pool 3

Projekt

Projekte als Kerngeschäft des Unternehmens

(bspw. Anlagenbau, Beratung, Bauwesen)

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Beispiel – Projektorganisationen

Auftraggeber:

Chef und PR

(Verantwortung für

Umsetzung)

Projektleitung

(Moderation, Führung,

Zielerreichung, Projektplanung,

Controlling, Dokumentation)

Projektgruppe:

Beteiligte und Betroffene

(Vertreter mit eindeutiger

Sachkenntnis)

kleinere Projekte

(innerhalb einer Abteilung /

eines Unternehmens im Mittelstand)

Lenkungsausschuss:

Chef, PR,

Bereichs- oder Abteilungsleitung

externe Unterstützung

Projektleitung

(Moderation, Koordination,

Projektplanung,

Controlling, Dokumentation)

Projektgruppe

(Abstimminstanz,

Fachverantwortung)

Arbeitsgruppe

(Betroffene)

größere Projekte

fachübergreifend,

länger als 1 Jahr)

Arbeitsgruppe

(Betroffene) Arbeitsgruppe

(Betroffene)

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Projektorganisation für ein QM-Projekt (Beispiel)

AGn

AG3

AG2

Lenkungsausschuss Gesamtprojekt

HV, HPR, Klinikleitungen,

Unternehmensberatungen

interne Steuerprojektgruppe

Kunde

Lenkungsausschuss Klinik 1

Klinikleitung, Personalvertretung,

Funktionsbereiche, QM-Beauftragter

(ca. 10 Personen)

Lenkungsausschuss Klinik 2

Klinikleitung, Personalvertretung,

Funktionsbereiche, QM-Beauftragter

(ca. 10 Personen)

Projektleitung Klinik 1

QM-Beauftragter, ggf. Vertreter Projektleitung Klinik 2

QM-Beauftragter, ggf. Vertreter

AG1

AGn

AG3

AG2

AG1

Projektleitung Beratungs- und

Qualifizierungsunternehmen

Projektteam

Qualifizierungsunternehmen

Coach

Berater 1 Coach

Berater 2

Qualifizierungs-

Gruppe

(ca. 10

Multiplikatoren

je Klinik)

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Beispielhafte Projektorganisation –

Projektorganisationen

Lenkungsausschuss - Auftraggeber : Vorstand , Geschäftsleitung

- Auftragnehmer : Fachabteilung (Projektteam) -Macht- und Fachpromoter

Projektleitung

Kernteam

Leitung F&E

MA 1

MA 2

MA 3

Leitung Logistik

MA 1

MA 2

MA 3

Leitung Marketing /PR

MA 1

MA 2

MA3

Leitung Vertrieb

MA 1

MA 2

MA 3

Leitung Beschaffung

MA 1

MA 2

MA 3

Rechtsabteilung

Vorgaben Überwachung

QM Tester Projektcontroller

Leitung, MA 1, MA 3, MA 2…

Planen Definition

Überwachung Informieren

Projekt

Überwachung /

Beratung

Bericht

Matrixorganisation

Überwachung /

Beratung

Feedback – Regelkreis zur Qualitätssicherung

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Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit

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