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Projektentwicklung 4. SemesterProjektplanung Teil 1: Projektstrukturpläne,
Arbeitspakete und Funktionendiagramme
Folienskriptum für das 4. SemesterHTBLuVA Wien, Spengergasse 20
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 2
Inhalte
w Überblick Projektplanung
w Produktstruktur versus Projektstruktur
w Projektstrukturplanung im Detail
w PSP-Beispiele
w Arbeitspakete
w Funktionendiagramme
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Projektplanung: Überblick
1. Projekt strukturieren
2. Arbeitspakete (APs) definieren
AP1 AP2
3. Aufwandsschätzung
4. Abhängigkeitsermittlung
Projektablaufplan
Projektstrukturplan
AP1 AP2
Meilensteinplan
Terminplan
5. Ressourcenplanung
6. KostenplanungRessourcenplan
Kostenplan
7. Planoptimierung
Weitere Planungsthemen• Risikomanagement• Projektkommunikation• Projektdokumentation• Qualitätsmanagement, ...
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Zeitliche Lage der Definition von Projektstruktur-plänen, Arbeitspaketen & Funktionendiagrammen
Start-prozess
Vorprojekt-phase
Nachprojekt-phase
Projekt-auftrag
Projekt-abnahme
Abschluss-prozess
Projekt-Controlling Prozess
Risiko ManagementProzess
Dokumentations-, Qualitätsmanagement - und Kommunikationsprozess
Projektmanagementprozesse
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Typische Situation zu Projektstart
Quelle: Procon Austria
Klare ZieleUnerkannte Risiken
Klarer Plan
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Typische Situation während der Umsetzung des Projektplanes
Quelle: Procon Austria
Planänderungen
Projektrisiken
Mitarbeiter-fluktuation Zieländerungen
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Projektplanung: Vom Groben ins Detail
1. Projektbeschreibung 2. Projektstrukturierung 3. Meilensteinplanung
4. Terminplanung 5. Kapazitätsplanung 6. Kostenplanung
Das Projekt ist klar beschrieben und zwischen Auftraggeber und Projekt-leiter geklärt.
Die Teilprojekte und Arbeits-pakete sind klar beschrieben.
Der Ablauf des Projektes istklar vorausgeplant.
Die Termine sind realistisch berechnet.
Die Kapazitäten sind in allenbetroffenen Bereichen abge-deckt.
Die Kosten des Projektver-laufs sind vorausgeplant.
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Produkt- und Projektstrukturplanung (1/2)
w Produktstrukturn Aufgrund der Produktstruktur wird ermittelt, aus welchen Komponenten
das Ergebnis des Projektes bestehen soll. Hier wird der gesamte Liefer- und Leistungsumfang definiert.
w Objektstruktur (Objektgliederung)n Hier werden die Ergebnisse, Zwischenergebnisse und Hilfsmittel
aufgezeigt, die im Verlaufe der Projektabwicklung erforderlich sind.n Fragen für die Ermittlung der Objektstruktur:
l Welche Dokumente sind notwendig?l Welche Hilfsmittel werden benötigt?l Welche Informationen sind notwendig?
w Projektstruktur (Verrichtungsgliederung)n Die Projektstruktur wird aus der Objektstruktur entwickelt. Die
Projektstruktur beinhaltet Produkt- und Objektstruktur, und ist funktions- oder gemischtorientiert. Ziel ist es, alle im Verlauf des Projektes anfallenden Arbeiten zu erfassen.
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Produkt- und Projektstrukturplanung (2/2)
w Bei der objektorientierten Gliederung zerlegt man den Projektgegenstand in seine einzelnen Komponenten, Baugruppen und Einzelteile. Entscheidet man sich für eine rein objektorientierte Gliederung ist die Produktstruktur bzw. der Produktstrukturplan mit dem Projektstrukturplan identisch.
w Die Arbeitspakete sind selbstverständlich immer verrichtungsorientiert
w Ein PSP muss immer ein gemischorientierter Plan sein. Einenz.B. rein objektorientierten PSP ohne funktionale Inhalte kann es per Definition nicht geben
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Projektstrukturplanung: Definitionen
w Nach DIN 69 900 versteht man unter einem Projektstruktur-plan eine„hierarchisch über verschiedene Gliederungsebenen aufgebaute Darstellung des Projekts“
w PMBOK Guide, Seite 207: „Eine an Liefergagenständen orientierte Anordnung von Projektelementen, die in der Gesamtheit und –umfang der Arbeit am Projekt strukturiert und definiert. Jede niedrigere Ebene beinhaltet eine detailliertere Definition der Projektarbeit“
w Das Projekt kann nachn nach Objektenn Teilaufgaben odern Funktionsbereichen zerlegt sein
w Der Projektstrukturplan beantwortet ausschließlich die Fragen “ Was ist in einem Projekt zu tun ?
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Projektstrukturplanung - Grundlagen
w Dividing an elephant in half does not produce two small elephants. It produces a mess.
w The leverage lies in interactions that cannot be seen from looking only at the piece you are holding
How to split the Elephant ?
Quelle: Procon Austria
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Projektstrukturplanung: PSP Arten
w Phasenorientierter bzw. ablauforientierter PSPn Gliederungskriterium: Entwicklungsprozess bzw. Projektphasen
w Funktionsorientierter PSPn Gliederungskriterium: Entwicklungsfunktionen (z.B. Modul A, Modul B,
Modul C etc.)
w Objektorientierter PSPn Gliederungskriterium: Komponenten des erwarteten Produktes/
Projektergebnisses (z.B. Hardware, Software, Netzwerk, Doku)
w Mischformen (in der Praxis sehr häufig)n Unterschiedliche Gliederungskriterien
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PSP - Darstellungsformen
AP1
AP2
AP3
w Organigrammform w Listenform bzw. Gliederungsliste1. IST-Analyse
1. Workflow1. Direktionen
1. IT-Produkte2. Medienkatalog3. IT-Verbrauchsmaterial4. Büromaterial
2. Zentrale/Zentrale Einheiten1. IT-Produkte2. Medienkatalog3. IT-Verbrauchsmaterial4. Büromaterial
2. Organisation1. Bedarfsmeldung
1. Personenkreis2. Form der Meldung 3. Weiterleitungsverfahren
2. Entscheidung treffen1. ...
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Zweck von Projektstrukturplänen (1/2)
w Hierarchische Gliederung der Aufgaben in plan- und kontrollierbare Arbeitspakete
w Erhöhung der Projekttransparenzw Grundlage für die Verteilung von Aufgaben und
Verantwortlichkeiten im Projektw Ausgangsbasis für die Ablauf- und Terminplanungw Voraussetzung für Kostenplanung und Kostenkontrollew Grundlage für Risikoanalysenw Mittel zur Strukturierung von Projektsteuerungssitzungenw Gliederungsschema für Projektberichte und deren Ablage
w Zentrales Kommunikationsinstrument
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Zweck von Projektstrukturplänen (2/2)
w Der Projektstrukturplan …n hilft durch die Unterteilung in kleine, leicht überschaubare Aktivitäten,
die Komplexität des Projekts zu reduzieren.n kann durch die hierarchische Darstellung einfach auf Vollständigkeit
überprüft werden - auch von projektfremden Fachleutenn ist einfach zu verstehen und eignet sich gut für Präsentationenn ist ein hervorragendes Kommunikationsmittel, mit dem jeder Beteiligte
sofort seinen Beitrag zum Gesamtprojekt erkenntn fördert den Teamentwicklungsprozess, da er im Rahmen eines neuen
Projekts eines der ersten gemeinsam erarbeiteten
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 16
Muster eines Projektstrukturplanes
AP1.1.1
AP1.1.2
Aufgabe 1.1
AP1.2.1
AP1.2.2
AP1.2.3
Aufgabe 1.2
Aufgabenblock 1
AP2.1.1
AP2.1.2
AP2.1.3
AP2.1.4
Aufgabe 2.1
AP2.2.1
AP2.2.2
AP2.2.3
Aufgabe 2.2
AP2.3.1
AP2.3.2
Aufgabe 2.3
Aufgabenblock 2
ProjektGesamtaufgabe
AP (Arbeitspaket) oderVorgang (MS Project):nicht mehr zu unter-
teilende Aufgabe
AP (Arbeitspaket) oderVorgang (MS Project):nicht mehr zu unter-
teilende Aufgabe
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PSP-Beispiele: Phasenorientierter PSP (1/2)
Projektstart
Projekt-koordination
Projektcontrolling
Diskontinuitäten-Management
Projekt-abschluss
Projektmanagement
Datenbank-spezifikation
Services-Spezifikation
SystemManagementSpezifikation
Detailspezifikation
Entwicklung undTest von Service 1
Entwicklung undTest von Service 2
Entwicklung undTest von Service 3
Entw. der SystemManagementKomponenten
Entwicklung
System-integrations-
tests
InterneAbnahme
Erklären derAbnahme-bereitschaft
Abnahmetestsdes Kunden
Abnahme
Detailmigrations-planung
Migrations-tests
Migrationdurchführen
Probe-betrieb
Migration
GesamtprojektInnovative
MobileServices
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PSP-Beispiele: Phasenorientierter PSP (2/2)
Fahrzeug-entwicklung
Studie Vorentwicklung Planung Durchführung Erprobung Projekt-management
Marktstudie Fahrwerk
Aufbau/Hut
Interieur
Karosserie
Preis
Marketing
Elektronik
Motor
Karosserie
Antriebs-strang
...
Marktstudie
Karosserie
Motor
Marketing
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PSP-Beispiele: Ablauforientierter PSP
Entwurf anfertigen Herr Müller
16.200 € - 10 MT01.01.2003 - 15.01.2003
Berechnung erstellenHerr Mustermann
800 € - 2 MT15.01.2003 - 18.01.2003
DetailkonstruktionHerr Präzise
3.200 € - 8 MT21.01.2003 - 03.02.2003
Stücklisten erstellen (50%)Herr Schmidt400 € - 1 MT
20.01.2003 - 21.01.2003
Prototypfertig. betreuen (25%)Herr Mustermann
1.600 € - 4 MT20.02.2003 - 07.02.2003
Review & RedesignHerr Klug
2.400 € - 6 MT07.02.2003 - 15.02.2003
Dokumentation erstellenPraktikant
1.000 € - 5 MT01.01.2003 - 15.02.2003
Serienfertig. betreuenHerr Mustermann
2.800 € - 7 MT15.02.2003 - 28.02.2003
KonstruktionHerr Mustermann27.500 € - 43 MT
01.01.2003 - 28.02.2003
Prototyp betrachtenHerr Müller
400 € - 1 MT01.03.2003 - 02.03.2003
AufwandsabschätzungHerr Genau400 € - 1 MT
02.03.2003 - 05.03.2003
Konzept Fertigungsstr. (10%)Herr Müller
3.840 € - 8 MT05.03.2003 - 15.03.2003
Arbeitsplanerstellung (10%)Herr Schmidt
2.400 € - 5 MT01.03.2003 - 18.03.2003
Feinkonzept Fertigungsstr.Herr Müller
4.800 € - 10 MT18.03.2003 - 02.04.2003
0-SerienbegleitungHerr Mustermann
3.200 € - 8 MT02.04.2003 - 15.04.2003
ArbeitsvorbereitungHerr Müller
15.040 € - 33 MT01.03.2003 - 15.04.2003
sensible TeilelisteHerr Vorsicht380 € - 1 MT
16.04.2003 - 16.04.2003
Vorselektion LieferantenHerr Schmidt800 € - 2 MT
16.04.2003 - 18.04.2003
PreisanfrageHerr Genau400 € - 1 MT
18.04.2003 - 20.04.2003
VerhandlungenHerr Feilschen850 € - 2 MT
20.04.2003 - 24.04.2003
LieferantenauswahlHerr Vergleich800 € - 2 MT
24.04.2003 - 24.04.2003
BestellungHerr Froh
380 € - 1 MT24.04.2003 - 25.04.2003
TerminverfolgungHerr Schmidt850 € - 2 MT
25.04.2003 - 30.04.2003
EinkaufHerr Schmidt
4.460 € - 11 MT16.04.2003 - 30.04.2003
FertigungsdokuHerr Meyer
2.000 € - 5 MT01.05.2003 - 12.05.2003
Materiel bestellenHerr Froh
400 € - 1 MT04.05.2003 - 12.05.2003
1. Los fertigenHerr Meyer
2.400 € - 6 MT12.05.2003 - 25.05.2003
Produktion 1. SerieHerr Fleissig
4.000 € - 10 MT25.05.2003 - 12.06.2003
FertigungHerr Meyer
8.800 € - 22 MT01.05.2003 - 12.06.2003
Termin- und MS-PlanHerr Wichtig
4.800 € - 10 MT01.01.2003 - 15.01.2003
KapazitätsplanungHerr Wichtig
2.400 € - 5 MT01.01.2003 - 15.01.2003
KostenplanungHerr Wichtig
2.400 € - 5 MT01.01.2003 - 15.01.2003
RisikoabschätzungHerr Wichtig
2.400 € - 5 MT15.01.2003 - 21.01.2003
BerichterstattungHerr Wichtig
7.200 € - 15 MT01.01.2003 - 12.06.2003
TeamleitungHerr Wichtig
7.200 € - 15 MT01.01.2003 - 12.06.2003
KostenmanagementHerr Wichtig
4.800 € - 10 MT15.01.2003 - 12.06.2003
TerminüberwachungHerr Wichtig
4.800 € - 10 MT15.01.2003 - 12.06.2003
ProjektmanagementHerr Wichtig
36.000 € - 75 MT01.01.2003 - 12.06.2003
Entwicklung CockpitHerr Dringend
91.800 € - 184 MT01.01.2003 - 12.06.2003
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 20
PSP-Beispiele: Objektorientierter PSP
Fahrzeug-entwicklung
Karosserie Motor Antriebsstrang Fahrwerk Qualität Projekt-management
Design DesignAuslegung
Vor-Entwicklung
Entwicklung
Vor-Entwicklung
Planung
Durch-führung
Auslegung
Entwicklung
Prototyp
Test
...
Prototyp
Auslegung
Entwicklung
Prototyp
Test
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PSP-Beispiele: Gemischtorientierter PSP
EinzelobjekteKarosserie
Karosserie
Getriebe
MotorFertigung
Gehäusekonstruieren
Einspritzanlagekonstruieren
16 V-Zylinderkonstruieren
MotorKonstruktion
MotorTest
Motor Differential
Antrieb
EinzelobjekteFahrwerk
Fahrwerk
Auto
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Unterschied Produkt- und Objektstruktur
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PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 23
Ablauf bei der Erstellung eines PSPs
w 1. Strukturierungsvorbereitungn Sichtung vorhandener Unterlagen zum Projekt (insb. Lasten-/Pflichtenheft)n Standard-Projektstrukturpläne (z. B. V-Modell) als Orientierungsgrundlage
w 2. Entwurf eines vorläufigen Strukturplansn Zunächst Phasen, dann Produkt- und Objektstruktur, dann Aktivitätenn Erste Zuordnung von Aufgaben zu Verantwortlichen (Funktionendiagramm)
w 3. Überprüfung des Planentwurfesn Vollständigkeit, Spezifikationserfüllungn Überschneidungsfreiheitn Eindeutige Verantwortlichkeitn Aufwands-/Kostenerfassung
w 4. Identifikations-Nummerierung (PSP-Nummer)w 5. Erstellung von Arbeitspaket/Meilenstein-Beschreibungenw 6. Verabschiedung der Strukturpläne und Änderungsdienst
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Grundsätze bei der Projektstrukturierung (1/2)
w Wichtigstes Ziel ist die Vollständigkeit aller Aktivitätenw Einzelne Ebenen immer nur nach einem Prinzip detaillieren,
um deren Vollständigkeit leichter zu überblickenw Alle Aktivitäten klar voneinander abgrenzen, um Über-
schneidungen zu vermeidenw Risiken und Unklarheiten im PSP markieren und während des
Projektverlaufs besonders darauf achtenw PSP soweit detaillieren, bis allen Aktivitäten jeweils genau ein
Verantwortlicher zugeordnet werden kann.w Noch nicht die Reihenfolge der Aktivitäten darstellen. Der
PSP dient ausschließlich der inhaltlichen Untergliederung
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Grundsätze bei der Projektstrukturierung (2/2)
w Top downn Das Top-down-Vorgehen wird vor allem dann gewählt, wenn schon
Erfahrungen mit ähnlichen Vorhaben vorliegen.n Stufenweise Zerlegung der Gesamtaufgabe bis nur noch
überschaubare Teilaufgaben vorliegen n Motto: „divide and conquer“
w Bottom upn Bei Projekten mit hohem Neuheitsgrad für die Planer werden häufig in
einer Art Brainstorming die erforderlichen Arbeitspakete ermittelt „bottom up“ ermittelt.
n Sammlung von Aufgaben (Brainstorming, Mind Mapping)n Strukturierung der Aufgaben nach einem bestimmten Kriteriumn Aufbau einer Aufgabenhierarchie (Clustern)n Ergänzung um fehlende Aufgaben
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Hilfsmittel bei der Erstellung eines PSPs
w Schriftliche Unterlagen / vorhandene Dokumentationn Lasten- bzw. Pflichtenheftn Standardstrukturplänen Strukturpläne früherer Projekten Standardvorgehensmodellen Produktstruktur (Komponenten/n Module des Systems)n Personal-/Organisationsplan
w Gruppenarbeitstechniken, insbesonderen Brainstorming / Brainwritingn Mind Mappingn Funktionendiagramm
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PSP Überprüfungsfragen bei der Erstellung
w Können Sie für jedes PSP-Elementn … die Erledigung objektiv und messbar feststellen?n … Aufwand, Kosten und Dauer schätzen?n … klare Verantwortlichkeiten zuweisen?
w Wenn nicht:n Entwickeln Sie die nächst tiefere PSP-Ebenen Beschreiben Sie das PSP-Element neun Bei dazu fehlendem Wissen: Fremdvergabe überlegen
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Tipps zur PSP-Erstellung
w PSPs mit hoher Sorgfalt erstellen, da diese die Grundlage für die weiteren Planungen (Abläufe, Termine, Kosten usw.) und die Projektdurchführung sind
w Mehrere Ansätze prüfenw Einbeziehung des gesamten Teams
n Gemeinsames Verständnis wird geschaffenn Einheitliche Terminologie wird geschaffenn Motivation steigt; Synergien werden genutztn Erhöhte Sicherheit, dass nichts vergessen wird
w Nur so detailliert planen, bis überschaubare und kontrollierbare Arbeitspakete vorliegen
w Standard-PSPs für gleichartige Unternehmensprojekte
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PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 29
Häufige Probleme in der Praxis
w Ein Projektstrukturplan wird überhaupt nicht erstellt. ("Das haben wir im Kopf".)
w Ein Projektstrukturplan wird zwar erstellt, wichtigeTeilaufgaben werden aber "vergessen". Beispiele: Dokumentation, Änderungs- bzw. Konfigurationsmanagementetc. ("Das ist bei uns in den anderen Teilaufgaben enthalten")
w Ein Projektstrukturplan wird zu Beginn der Planung erstellt,dann aber nicht weiter gepflegt. ("Dazu haben wir keine Zeit; wir sind sowieso schon im Verzug")
w Projektstrukturpläne werden in einem Unternehmen für jedes Projekt neu "erfunden" und nicht nach einheitlichenGrundsätzen erstellt
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 30
Standard-Projektphasen als Basis für einen phasenorientierten Projektstrukturplan
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Arbeitspakete
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 32
Arbeitspakete – Definitionen, Regeln und Kriterien (1/4)
w Die hierarchisch niedrigsten Positionen in jedem Zweig eines Projektstrukturplans werden Arbeitspakete genannt
w Arbeitspaketdefinition nach DIN: „Teil des Projekts, der im Projektstrukturplan nicht weiter aufgegliedert ist und auf einer beliebigen Gliederungsebene liegen kann.„
w Ein Arbeitspaket ist möglichst als ein in sich geschlossenesLeistungselement zu definieren - mit klaren einfachen Abgrenzungen und Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen
w Jedes Arbeitspaket weist ein genau spezifizierbares und überprüfbares Ergebnis auf und kann termin- und kostenmäßig überwacht werden.
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PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 33
Arbeitspakete – Definitionen, Regeln und Kriterien (2/4)
w Jedes Arbeitspaket soll genau einem Verantwortlichen zugeordnet werden. Dieser sorgt für die Einhaltung der zugesagten Termine und Kosten und die Erbringung der vereinbarten Ergebnisse.
w Arbeiten, die extern vergeben werden, sind als eigene Teilaufgaben bzw. Arbeitspakete auszuweisen
w Jedes Arbeitspaket sollte eindeutig einer Projektphase zugeordnet werden
w Typische Größenordnung eine Arbeitspakets: 0,5 bis 2 Personenmonate
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 34
Arbeitspakete – Definitionen, Regeln und Kriterien (3/4)
w Der Kostenplanwert für ein Arbeitspaket darf nicht zu klein sein, da sonst die projektbegleitende Kostenverfolgung sonst zu schwerfällig wird
w Die Größe des Arbeitspakets ( z.B. gemessen in Mitarbeiterwochen) ist auch vom Risiko der Aufgabe abhängig. Routinearbeiten können in größere Arbeitspakete zerlegt werden als risikoreiche Projektaufgaben
w Typische Größenordnung eine Arbeitspakets: 0,5 bis 2 Personenmonate
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PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 35
Regeln für die Formulierung von Arbeitspaketen (4/4)
w Die für das Arbeitspaket geplante Zeit sollte verglichen mit der Projektdauer nicht zu groß sein
w Ideale AP-Dauer: Controllingzyklusw Wenn zu AP-Dauer zu lang:
n Zerlegung in mehrere Arbeitspaketen Wenn dies nicht möglich: Genauere Leistungsfortschrittsmessung
Beispiel: Wöchentlicher Controllingzyklus
Überprüfbarkeit erst nach 5 Controllingzyklen
Überprüfbarkeit spätestens beim 2. Controllingzyklus
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 36
Beispiele von Arbeitspaketinhalten (1/2)
w Arbeitspaket „Lastenheft erstellen“n Kick-Off-Meeting Projektteam - Geschäftsleitung (Projektziele)n Befragung von Support-und Vertriebsmitarbeiternn Entwurf Lastenheftn Präsentation und Diskussionn Entwurf mit Zieldefinitionsteamn Überarbeitung Lastenheftentwurfn Review Lastenheft durch Supportabteilungn Endredaktionn Genehmigung durch Geschäftsleitung
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Beispiele von Arbeitspaketinhalten (2/2)
w Arbeitspaket „Benutzerschnittstelle entwerfen“:n Sichten anderer Helpdesksn Entwurf Dokument-Beispielen Entwurf Benutzermasken und Berichten Entwurf Hilfeseiten für Benutzermaskenn Präsentation und Diskussion mit Zieldefinitionsteamn Review Benutzerschnittstelle durch Vertrieb/Marketingn Genehmigung durch Geschäftsleitung
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 38
Erstellen von Arbeitspaketen (1/2)
w Klären der Ziele und Inhalte je APw Abgrenzung der einzelnen APs untereinanderw Erkennen von Schnittstellen zwischen APsw Festlegung der Beurteilung und Messung des
Leistungsfortschrittes von APsw Orientierung für die Projektteammitgliederw Herstellen von Verbindlichkeit
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PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 39
Erstellen von Arbeitspaketen (2/2)
w Arbeitspaketumfang kann sehr unterschiedlich seinn Bestimmte Tätigkeiten einer Einzelpersonn Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von einer Gruppe/Person
durchgeführt werden sollenn Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma
w Kriterien für Arbeitspaketen Konkretes Ergebnisn Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten)n Keine Überschneidung mit anderen Paketenn Klare Schnittstellen n Eindeutige Verantwortlichkeit n Standardisierte Beschreibung!
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 40
Arbeitspaketdefinition nach der SMART Methode
w S pecific (spezifisch)
w M easurable (messbar)
w A greed (abgesprochen)
w R ealistic (realistisch)
w T ime constraint (zeitlich beschränkt)
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PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 41
Fragen zur Erstellung von Arbeitspaketen
w Für welche Arbeitspakete sind Arbeitspaketspezifikationen notwendig?
w Wer ist für die Erstellung der Arbeitspaketspezifikationen verantwortlich?
w Wer ist für die Abwicklung der Arbeitspakete verantwortlich?
w Welche Dauer sollte ein Arbeitspaket nicht überschreiten?
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 42
Arbeitspaketbeschreibungen (1/2)
w Die kurze Bezeichnung des Arbeitspakets im Projektstruktur-plan reicht manchmal für die Arbeitsverteilung nicht aus. Zur näheren inhaltlichen Beschreibung sind Informationen relevant:n Zwingend
l Kurzbezeichnungl AP-Nummer (event. identisch mit PSP-Nr.)l AP-Verantwortlicherl Inhalt, Ziel und Ergebnisse des Arbeitspakets
n Optionall Voraussetzungen zur Bearbeitung / Erforderliche Zulieferungenl Leistungsfortschrittsmessung (bei längeren Arbeitspaketen)l Nicht-Inhalte (Abgrenzung)l Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen
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Arbeitspaketbeschreibungen (2/2)
w Optional können hinzu kommen:n Aufgabenbeschreibung (Welche Arbeitsvorgänge sind
durchzuführen?)n Anzuwendende Richtlinien und Dokumenten Unterschriftsfelder für Projektleiter und AP-Verantwortlichen (Die
Unterschrift betont den Vertragscharakter der AP-Beschreibung und istinsbesondere in der Matrix-Projektorganisation empfehlenswert)
w AP-Beschreibungen sollten von dem für die Ausführung Verantwortlichen erstellt werden. Die Grundsätze der Zieldefinition sind zu beachten!
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 44
Beispiel einer Arbeitspaketbeschreibung
Erstellen der Spezifikation aller für die Migration notwendigen TätigkeitenErstellen einer detaillierten DokumentationEntwickeln von „Fall-Back“ SzenarienDurchführen von Migrations-Simulationen
AP-Nicht-Inhalt Keine organisatorische BetrachtungSchnittstellen zu anderen APs
SysteminegrationstestsAbnahmetests des KundenMigrations-SpezifikationsdokumenteMigrations-DokumentationProtokoll der Ergebnisse der Migrations-SimulationenHr. Kritz (Mitarbeiter: Hr. Kirisitz)Unterstützung durch den techn. Support des Kunden50%: Alle Spezifikations- & Dokumentationsdokumente erstellt75%: Alle Fall-Back Szenarien entwickelt100%: Alle Migrations-Simulationen lt. Spezifikation erfolgreich abgschlossen
Arbeitspaketbezeichnung: Detailmigrationsplanung
AP-Inhalt
PSP-Code: 5.1.1
Leistungsfort-schritts-messung
Verantwortlich
AP-Ergebnisse
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Terminplanung der Arbeitspakete
w Planungn Beachtung der logischen Reihenfolge einzelner Aktivitätenn Ist eine Parallelisierung möglich?n Planung unter Beachtung der Ressourcenn Planen mit Pufferzeiten (z.B. 10- 20 %)n Beachtung von Warte- oder Ruhezeiten (Feiertage, Trocknungszeit, etc. )
w Visualisierungn Balkendiagramme (Gantt-Charts) sind eine weitverbreitete Möglichkeit zur
Visualisierung des zeitlichen Ablaufs eines Projekts und der Abhängigkeit zwischen den einzelnen Aktivitäten.
n Software-Programme zum Projektmanagement bieten hierzu gute Unterstützung und erlauben schnelle Aktualisierungen, wenn die Planung umgestellt werden muss
Funktionendiagramme
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Funktionendiagramme - Übersicht
w Gegenüberstellung von Arbeitsaktivitäten (Zeilen) und Organisationseinheiten (Spalten) in Matrix-Darstellung
w Charakterisierung der Funktionen durch Kurzzeichenw Zeilen: Struktur der relevanten Arbeitsaktivitäten
(Arbeitspaketen) lt. PSPw Spalten: Organisationseinheiten (Personen / Gruppen /
Rollen)w Übliche Funktionen Weitere Funktionen
n V....... Verantwortlich T ...... Teilnehmern M ...... Mitarbeit Z ...... Zuarbeitn I ........ Information F ...... Freigaben G ...... Genehmigungn R ...... Review bzw. Ü .... Überprüfung
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 48
Funktionendiagramme – Beispiel 1
BVIDatenbankspezifikation1.2.1
DDDVIProjektabschluss1.1.5
DDDVRisikomanagement1.1.4
DDDVIProjektcontrolling1.1.3
DDDVProjektkoordination1.1.2
DDDVIProjektstart1.1.1
Sublief. für Service Entwicklung
Sublief. für System Man.
Systemarchitekturteam
Projektleiter
ProjektauftraggeberArbeitspaket-Bezeichnung
PSP-Code
Legende: V: verantwortlich, D: durchführend bzw. mitwirkend, B: beratend, I: wird informiert
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PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 49
Funktionendiagramme - Beispiel 2
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 50
Funktionendiagramme - Beispiel 3
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PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 51
Übungsbeispiel
w Erstellen eines Projektstrukturplanes lt. Übungsbeispiel
w Erstellen von mind. 2 Arbeitspaketspezifikationen
w Erstellen eines einfachen Funktionendiagrammes
PRE Folienskriptum © Die Spengergasse 52
Weitere Informationen
w Buch „EDV Projektentwicklung“ von Schwab, Schneider & Schwab-Matkovits, ISBN 3-7068-1192-8, Manz Verlag
w Buch „Projektmanagement“ von Patzak / Rattay, ISBN 3-7143-0003-1, Linde Verlag
w Buch „Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling“ von Harold Kerzner, ISBN 0471225770
w Buch „Projektcontrolling“ von Berta Schreckeneder, ISBN 3-448-05349-X, Haufe Verlag
w Buch „IT-Projektmanagement“ von Uwe Frölich, Andreas Heiden, Thomas Heydemann, ISBN 3-8266-0849-6, Verlag mitp
w „PMBOK Guide“ von PMI, ISBN 1-930699-21-2
w „PM Baseline“ von PMA (http://www.p-m-a.at - Downloads)
w http://www.pmi.org
w http://www.projektmagazin.de/
w http://www.projekthandbuch.de/