Projektcontrolling in Theorie und Praxis - gpm-ipma.de · Das Pareto-Prinzip (80:20-Regel) besagt,...

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Herzlich Willkommen

zum Workshop

Projektcontrolling in Theorie und Praxis

Referenten / Moderatoren:

Thor Möller und Jan-Henning Dose


Unser Programm heute

Uhrzeit Thema

18.00 Begrüßung und Vorstellung

18:05 Idee, Vorgehen und Ziele des Workshops

18:15 Abfrage der Teilnehmer zum Projektcontrolling

18:35 Übersicht von fünf wichtigen PM-Standards

19:00 Abgleich der Standards mit Wissen der Teilnehmer

19:25 Ergebnisse Thesenmarkt

19:30 Verabschiedung und Ausblick

19:35 Ende der Veranstaltung



Uhrzeit Thema










Neuausrichtung der Region Bremen

Vilfredo Pareto

(1848 – 1923)

Das Pareto-Prinzip

(80:20-Regel) besagt, dass

mit 20% Input 80% Output

erzielt werden.

Für die restlichen 20% Output

benötigt man also 80% Input.


Pareto-Prinzip

80%

80%

20%

20%Symbolisch gesehen kann mit

einem Input von 20% ein Output

von 80% erreicht werden. Die

übrigen 20% Output erfordern

dafür 80% Input.

Beispiele:

Kundenstruktur: 20% der Kunden erbringen 80% des Umsatzes

Selbstmanagement: in 20% der Zeit schafft man 80% des Tagesergebnisses

Input Output


Neuausrichtung der Region Bremen

"Die Schwierigkeit ist nicht, neue Ideen zu finden,

sondern den alten zu entkommen.“

John Maynard Keynes (1883 - 1946)


Neuausrichtung der Region BremenJoseph Alois Schumpeter

(1883 - 1950)

Theorie der

schöpferischen Zerstörung


Region Bremen

Not everything that counts

can be counted,

and not everything that can

be counted counts.

Albert Einstein (1879 – 1955)


Ziele und Ergebnisse des Workshops

• Intensiver Austausch zum Thema

• Überblick PM-Standards

• Vergleich Standards und PM-Praxis

• Thesenmarkt

• Net(t)-Working

• Protokoll für Teilnehmer



Uhrzeit Thema










Vorgehen und Tools bei Projektcontrolling

• Was wollen Sie über das Thema wissen?

• Welche Erfahrungen haben sie mit Projektcontrolling?

• Welche Tools verwenden Sie?

• Welche Standards verwenden Sie?

• Wie ist das Vorgehen in Ihrem Unternehmen?

• Gibt es ein PM-Office, das das Projektcontrolling unterstützt?

• Gibt es ein PM-Handbuch, das das Projektcontrolling vorgibt?

• Mit welcher PM-Software wird das Projektcontrolling unterstützt?



Uhrzeit Thema









Workshop Projekt-ControllingStandard: PM3 (GPM/IPMA)

© Dr. Thor Möller (con-thor)

Jan-Henning Dose

(PLANKTON)

Die Dargestellten Inhalte unterliegen teilweise eigenen Urheber- und

Nutzungsrechten.

Quelle: Quelle: www.ipma.ch und www.gpm-ipma.de

Kontextabhängige Kompetenzen

•Projektorientierung

•Programmorientierung

•Portfolioorientierung

•Projekt-, Programm- und Portfolioeinführung

•Stammorganisation

•Geschäft

•Systeme, Produkte und Technologie

•Personalmanagement

•Gesundheit, Betriebs-, Arbeits- und Umweltschutz

•Finanzierung

•Rechtliche Aspekte

Verhaltenskompetenzen

•Mitarbeiterführung

•Engagement und Motivationsfähigkeit

•Selbstbeherrschung

•Durchsetzungsvermögen

•Entspannung

•Offenheit

•Kreativität

•Ergebnisorientierung

•Effizienz

•Rücksprache

•Verhandlungsführung

•Konflikte und Krisen

•Zuverlässigkeit

•Wertschätzungsfähigkeit

•Ethik

Technische Kompetenzen

•Projektmanagementerfolg

•Betroffene Interessensgruppen

•Projektanforderungen und -

zielsetzungen

•Risiken und Chancen

•Qualität

•Projektorganisation

•Teamarbeit

•Problemlösung

•Projektstrukturen

•Leistungsbeschreibung und

Deliverables

•Zeitplan und Projektphasen

•Ressourcen

•Kosten und Finanzierung

•Beschaffung und Verträge

•Änderungen

•Kontrolle und Berichtswesen

•Information und Dokumentation

•Kommunikation

•Start

•Abschluss

http://www.ipma.ch/

http://www.gpm-ipma.de/

Workshop Projekt-ControllingStandard: PMBoK® (PMI)


Jan-Henning Dose

(PLANKTON)

Die Dargestellten Inhalte unterliegen teilweise eigenen Urheber- und Nutzungsrechten.

Quelle: A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Fifth Edition;

2013

Workshop Projekt-ControllingStandard: Project Excellence (GPM/IPMA)


Jan-Henning Dose

(PLANKTON)


Nutzungsrechten.

Quelle: www.ipma.ch und www.gpm-ipma.de und www.pm-poster.de

Projektmanagement

(500 Punkte)1. Zielorientierung (140 Punkte)

Wie das Projekt seine Ziele aufgrund umfassender

Informationen über die Anforderungen seiner

Interessensgruppen formuliert, entwickelt,

überprüft und umsetzt. Es ist nachzuweisen, wie

1.1. die Interessensgruppen und deren

Erwartungen und Anforderungen identifiziert

werden (Die Bewerbung soll eine Liste der

identifizierten Interessensgruppen und deren

Erwartungen und Anforderungen enthalten. Dabei

sollen die Interessensgruppen entsprechend der

Kriterien 6 bis 8 gegliedert sein),

1.2. die Projektziele auf der Basis umfassender

und relevanter Informationen entwickelt sowie

konkurrierende Interessen integriert werden und

wie

1.3. die Projektziele vermittelt, anerkannt,

überprüft und angepasst werden.

2. Führung (80 Punkte)

Wie das Verhalten aller Führungskräfte im Projekt

Project Excellence inspiriert, unterstützt und

promotet. Es ist nachzuweisen, wie alle

Führungskräfte des Projekts

2.1. Project Excellence glaubwürdig vorleben,

wirksam promoten und aktiv Verbesserungen

innerhalb des Projekts fördern und

2.2. sich um Kunden, Lieferanten und andere

Organisationen bemühen.

3. Mitarbeiter (70 Punkte)

Wie die Projektmitarbeiter einbezogen, ihre

Potentiale erkannt und genutzt werden. Es ist

nachzuweisen, wie

3.1. die Potentiale aller Mitarbeiter erkannt, im

Sinne der Projektziele genutzt, aufrechterhalten

und weiterentwickelt werden und wie

3.2. alle Mitarbeiter einbezogen, beteiligt und zu

selbständigem Handeln autorisiert werden.

4. Ressourcen (70 Punkte)

Wie die vorhandenen Ressourcen wirksam und

effizient eingesetzt werden. Es ist nachzuweisen,

wie das Projekt

4.1. Finanzmittel,

4.2. Informationen,

4.3. Lieferanten (Unterauftragnehmer) und deren

Lieferungen und Leistungen sowie

4.4. andere Ressourcen plant und steuert.

5. Prozesse (140 Punkte)

Wie im Projekt wertschöpfende Prozesse

identifiziert, überprüft und gegebenenfalls

verändert werden. Es ist nachzuweisen, wie

5.1. die für den Projekterfolg wesentlichen

Prozesse systematisch identifiziert, geführt,

überprüft sowie angepasst und optimiert werden.

(Die Bewerbung soll eine Liste der identifizierten

Schlüsselprozesse enthalten, insbesondere der

Prozesse und Teilprozesse, die einen

signifikanten Einfluss auf die Kriterien 6 bis 9

haben)

5.2. Projektmanagementmethoden und –systeme

effektiv eingeführt, angewandt und verbessert

werden und wie

5.3. das Projekt die entstandenen und

entstehenden Erfahrungen so aufbereitet und

darstellt, dass diese für andere Projekte

personenunabhängig nutzbar sind

Projektergebniss

e (500 Punkte)6. Kundenzufriedenheit (180

Punkte)

Was das Projekt im Hinblick auf

die Erwartungen und die

Zufriedenheit der Kunden leistet.

Es ist nachzuweisen, wie die

Kunden das Projekt in seinen

Leistungen und Ergebnissen

6.1. direkt und

6.2. anhand weiterer Messgrößen

indirekt beurteilen.

Die Darstellung zu 6.1 und 6.2

sollte differenziert nach den

verschiedenen Kundengruppen

erfolgen.

7. Mitarbeiterzufriedenheit (80

Punkte)


die Erwartungen und die

Zufriedenheit seiner Mitarbeiter

leistet. Es ist nachzuweisen, wie

die Mitarbeiter und

Führungskräfte das Projekt, die

Zusammenarbeit im Projekt sowie

die Leistungen und Ergebnisse

des Projekts

7.1. direkt und



8. Zufriedenheit sonstiger

Interessensgruppen (60

Punkte)


die Erwartungen und

Zufriedenheit sonstiger

Interessensgruppen

leistet. Es ist nachzuweisen, wie

die sonstigen Interessensgruppen

die Auswirkungen des Projekts

8.1. direkt wahrnehmen und



Die Darstellung zu 8.1 und 8.2

sollte differenziert nach den

verschiedenen

Interessensgruppen erfolgen.

9. Zielerreichung (180 Punkte)


das geplante Projektziel leistet.

9.1. Es ist nachzuweisen,

inwieweit das Projekt die Ziele

erreicht (75%).

9.2. Es ist anhand über 9.1

hinausgehender Messgrößen die

„Performance“ des Projekts

nachzuweisen (25%).

http://www.ipma.ch/

http://www.gpm-ipma.de/

http://www.pm-poster.de/

Workshop Projekt-ControllingStandard: PRINCE2 (OGC)


Jan-Henning Dose

(PLANKTON)


Nutzungsrechten.

Quelle: Follert 2009; QRP 2009; Serview 2007; Zwick 2011

Workshop Projekt-ControllingCMMI for Development (SEI, CMU)


Jan-Henning Dose

(PLANKTON)


Nutzungsrechten.

Quelle: Carnegie Mellon University 2006; WIBAS 2011

Workshop Projekt-ControllingSCRUM (Schwaber, Sutherland)


Jan-Henning Dose

(PLANKTON)


Nutzungsrechten.

Quelle: www.scrum.org und eigene darstellungen

Produkt Owner

Servan

t

Leader!

Scrum Master

3-9 Personen

Entwicklungs-Team

verantwortet

Produkt

Backlog

SCRUM-Team

Transpare

nz

Überprüfu

ng

(Inspectio

n)

Anpassun

g

(Adaption)

Product Backlog

Sprint Backlog

Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 Sprint 4 Sprint 5

Daily Scrums

Sta

rt

En

de

Ereignisse:

•Sprint

•Sprint Planning

•Daily Scrum

•Sprint Review

•Sprint

Retrospective

Artefakte:

•Product Backlog

•Sprint Backlog

•Inkrement

•Definition von

“done”+ Sprint Goal

+ Product Burndown Charts

+ Sprint Burndown Charts

http://www.scrum.org/



Uhrzeit Thema











Uhrzeit Thema










WS Projekt-Controlling: Ergebnisse Thesenmarkt

1) Unser Projektcontrolling gibt uns ausreichende Informationen.

2) Unser Projektcontrolling ist über alle Projekte standardisiert (Vorgabe).

3) Werden die Standards von allen angewendet?

4) Wir verwenden ein bestimmtes Tool für das Projektcontrolling aller Projekte.

5) Das Projektcontrolling aller Projekte ist einfach nach oben aggregierbar.

6) Das Einzelprojektcontrolling wird über das gesamte Projektportfolio aggregiert. Portfolio-Controlling.

7) Alle Messparameter (KPI) sind eindeutig definiert.

nicht ausreichend recht lückenhaft stimmt teilweise stimme zu stimme voll zu

gar nicht ein wenig stimmt teilweise stimme zu stimme voll zu


kein Tool ein wenig stimmt teilweise stimme zu stimme voll zu




8) Alle Ausprägungen der Messparameter (KPI) sind eindeutig definiert, z.B. Ampelfarben, wann ist es rot?

(qualitative und quantitative Ausprägungen)gar nicht ein wenig stimmt teilweise stimme zu stimme voll zu



Uhrzeit Thema










Ausblick

• Sollen in unseren Veranstaltungen öfter Workshops

angeboten werden?

• Soll das Thema Projektcontrolling vertieft werden?

• Welche Themen würden Sie noch interessieren?


Ausblick

Back up


Regelkreis (Kybernetik)

Situationsanalyse

Zielsetzung

Projektplanung und Feinplanung

SOLL-IST-Vergleich

Ursachenanalyse

ggf. Planrevision

Steuerungs-

maßnahmen planen

Permanente Fort-

führung des Projektes

Bei Abweichungen inner-

halb der ToleranzgrenzeBei größeren Abweichungen

oberhalb der Toleranzgrenze

Soll-Vorgaben und

Anweisung Mitarbeiter

IST-Aufnahme

(Magisches Dreieck)

Projektidee


Grundfehler beim Projektcontrolling

Tracking von Aufgaben anstatt von Ergebnissen


Wirtschaftlichkeit im Produktlebenszyklus

t

Geldeinheiten

+

-

Auszahlungen

Einzahlungen

Geldbestand

Finanzierungs-

bedarf

Kapital-

überschuss

Projekt

Betriebsphase


Magisches Dreieck im Projektverlauf

Start Übergabe

Störung

Projektlebensweg

Ko.Pl.

St.

Pl. = Planung, Ko. = Kontrolle, St. = Steuerung

von L = Leistung, K = Kosten und Z = Zeit

Q

L

K Z

Über den gesamten Projektverlauf müssen die wichtigsten Parameter beobachtet werden.

Ergeben sich Änderungen gegenüber der Planung, dann müssen diese analysiert und korrigiert

werden, um das vollständige Projektergebnis innerhalb der Zeit und des Budgets zu erreichen!


EVA – Earned value Analysegeplantes

Projektende

Zeit

Kosten

in T€

Plankosten

Istkosten

Reifegrad

(Sollkosten)

Leistungs-

verzug

Mehrkosten

Stichtag

geplantes

Projektende

Zeit

Kosten

in T€

Plankosten

Istkosten

Reifegrad

(Sollkosten)

Stichtag

So soll es nicht laufen:

Bis zum Stichtag

entsprechen die Istkosten

und der Reifegrad nicht

dem geplanten Ablauf.

Die Prognose über den

weiteren Ablauf enthält

eine Verzögerung und

Budgetüberschreitung.

So könnte es laufen:

Bis zum Stichtag

wntsprechen die Istkosten

und der Reifegrad nicht

dem geplanten Ablauf.

Die Prognose zeigt aber,

dass das Projektende und

das Budget eingehalten

werden können.

Sie müssen zu jedem Stichtag

innerhalb des Projekts einen

Überblick haben, ob Ihre

Parameter Leistung, Kosten

und Termine auf dem richtigen

Weg zum Ziel sind. Sobald Sie

Abweichungen in die negative

Richtung feststellen, müssen

Sie intervenieren.


Statusermittlungen und Prognosen

Wie weit ist der qualitative

Leistungsfortschritt?

Sind wir in der Zeit?

Sind wir im Budget?

Erreichen wir zu Projektende

die volle Ergebnisqualität?

Werden wir das Projekt

rechtzeitig beenden?

Werden wir mit dem übrigen

Budget auskommen?

STATUS PROGNOSE

Ständige Überprüfung der

Machbarkeit über alle

Projektphasen!

Ständige Überprüfung der

Wirtschaftlichkeit über alle

Projektphasen!

Date post:	18-Sep-2018
Category:	Documents
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