Projekt! - Toll - Ein Anderer Macht`s! - Voraussetzungen für eine erfolgreiche Projektarbeit

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g GFU Cyrus AG

"Semicolon" Vortragsreihe bei der GFU

Vortrag am Dienstag, 26. August 2008

Thema: Projekt…

Toll – Ein Anderer Macht`s!

Voraussetzungen einer erfolgreichen Projektarbeit

Einführung: Hagen Cyrus, Vorstand GFU Cyrus AG

Vortrag: Eva-Maria Kristen-Seydel

Diplom-Volkswirtin

emks-CONSULT

EM. Kristen-Seydel www.emks-consult.de 2

emks-CONSULT

Inhalt

Start Folie 3Projekt „by bananas“ 4Erfolgreiche Menschen 5Konflikte und Projektphasen 6Toll, ein Aktives gemeinsames Machen 7Bausteine erfolgreicher Projektteams 8Begrenzte Ressourcen 9Projektstruktur 10Projektgruppenmitglieder 11Projektgruppenleiter als Coach 12Projektgruppenleiter als Manager 13Erfolgreiche Projektteams 14Schlussfolgerungen 15Dank 16Copy Right 17


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„Es hat sich eingebürgert, in erster Linie viel zu arbeiten.Das Denken dafür wird einigen wenigen überlassen.Die Chance ist jedoch gross,dass wir mit etwas mehr Denkendie Arbeit effizienter und sicherer gestalten können.“

H. Holliger, Morphologe


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Projektmanagement „by bananas“ oder Produkt „reift beim Kunden“

Start Ziel

Ergebnis am Endeeines Projekts

???

Arbeitsergebnisse bei Meilensteinen ohne Review dereinzelnen Arbeitsergebnisse und ohne Risikomanagement

Arbeitsfortschritte


emks-CONSULT

Was läßt Menschen in Projekten erfolgreich arbeiten?Fragen zur Klärung der entsprechenden Voraussetzungen:

? Welches Ziel hat dieses Projekt?

? Welche Qualitätsstandards wurden definiert = wann gilt eine Arbeit als erfolgreich abgeschlossen?

? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

? In welcher Phase befindet sich die Projektarbeit ?(vgl. Folie 6)

? Wann trägt die Arbeitsatmosphäre in einem Projektteam zu einer erfolgreichen Arbeit bei?

? Wann wird aus einer Arbeitsgruppe ein Team?

? Wie können die Projektteilnehmer lernen, effektiver, effizient und motiviert ihre Aufgaben zu erledigen?

? Welche Rolle spielt der Zeitfaktor?


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Konflikte und Projektphasen

Mittelwert

Zeit

Kriterien

Projektbeginn frühe Projektphase Hauptprojektphase gegen Projektende1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7

Projekt-abschluss

START


emks-CONSULT

Projektteam – Toll, Ein Aktives gemeinsames Machen…zum Erfolg!

Start Ziel

Ergebnis am Endeeines Projekts

Arbeitsergebnisse bei Meilensteinen ohne Reviewder einzelnen Arbeitsergebnisse und ohne Risikomanagement

Arbeitsfortschritte

Korrektur durch Review

Arbeitsergebnis nach Review, Risikoeinschätzung und Korrektur


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Bausteine erfolgreicher Projektteams

Sinn

WichtigeAufgabe

GemeinsamesZiel

Gemein

same

Wertvor

stell

unge

n


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Projektarbeit mit vordefiniertem Zeitrahmen und begrenzten Ressourcen

Projekt-Team

Start Ende

Vordefinierter Arbeitsaufwand Darstellung

der Resultate

Zeit

AG 5 AG 6AG 3

Arbeits-Gruppe 1 AG 2

AG 4


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Projektstruktur und methodisches Vorgehen erfolgreicher Teams

1. Klarheit der Aufgabenstellung2. Begeisterung, Neugierde, Motivation für die Aufgabe ist bei den

Beteiligten vorhanden3. Vertreter des benötigten Fach- und Expertenwissens sind in dem

Projektteam bzw. stehen dem Projektteam zur Verfügung4. Zeitrahmen und Ressourcen sind geklärt und können vom

Projektteam bzw. Projektleiter in eigener Verantwortung eingeteilt werden

5. Es gibt klare Kommunikationswege zwischen „Auftraggeber“ und „Auftragnehmern“.

6. „Meilensteine“ und Entscheidungswege sind definiert.7. Die Projektdokumentation wird von beginn an als Qualitätsstandard

eingeführt und erstellt.8. Das Projektteam hat seine Regeln definiert, nach denen gearbeitet

wird.


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Rollen und Aufgaben von Projektgruppenmitgliedern

1. Selbst zu bestimmen, wie die Ziele im eigenen Verantwortungs-bereich bis zum vereinbarten Termin zu erreichen sind, d. h.:

die richtige Aufgabe / Arbeit (Effektivität) auf die richtige Art und Weise (Effizienz) erledigen

2. Aus Projektgruppenmitgliedern werden Teammitglieder, wenn der einzelne als „Fachexperte“ sein Wissen zur Zielerreichung auf seine Art und Weise einbringen kann

3. Über Fehler muss gesprochen werden im gegenseitigen Vertrauen und ohne Furcht vor Sanktionen

4. Es wird in zeitlich aufeinander folgenden Schritten gearbeitet, die jeweils bestimmten Hierarchie- und Fachinstanzen zugeordnet sind

5. Müssen Arbeitsschritte parallel zueinander erfolgen und beeinflussen deren Ergebnisse die Arbeit anderer Teammitglieder,so ist ein zeitnaher gegenseitiger Informationsfluss sicher zu stellen

6. Jeder kennt die Qualitäts- und Sicherheitsstandards und hält sie ein7. Die Projektdokumentation erfolgt parallel zu den jeweiligen

Arbeitsschritten.


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Rolle und Aufgaben von Projektgruppenleiter oder der Projektgruppenleiter als „Coach“

1. die Einhaltung der Ziele beachten2. Demotivatoren abstellen3. für ausreichende Ressourcen Sorge tragen, sowohl für den

einzelnen als auch für das Projektteam insgesamt4. den Rahmen der Eigenverantwortung für die Teammitglieder

immer wieder klären und auf dessen Einhaltung achten5. die Aufgabe für das einzelnen Teammitglied so gestalten,

daß sie auch zu bewältigen sind und der Zeitrahmen eingehalten werden kann

6. Aufgaben nicht zu übernehmen, nur weil sie von einem Einzelnen im Team nicht sofort bewältigt werden können

7. die mit dem Projekt verbundene Zukunft für das Unternehmen, den Kunden immer wieder abzugleichen

8. den Ausgleich zwischen individuellen Bedürfnissen des einzelnen Teammitglieds und dem Projektteam insgesamt herzustellen; d. h.:jeder hat Zugang zu allen das Projekt betreffenden Informationen.

9. Lernen, mit Störungen im Team umzugehen und Vertrauen ineinander trotz Konkurrenz zu stärken


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Der Projektgruppenleiter als „Manager“

1. Die Einhaltung der Ziele beachten2. Die Dokumentation parallel zum Projektverlauf sicher

stellen3. Qualitätsstandards und Sicherheitsregeln einhalten4. Organisation von Ergebnismeetings (Meilensteine)5. Präsentation von Kurzinformationen6. Das gesamte Projektcontrolling bezogen auf

1. Zeit2. Ressourcen3. Informationsweitegabe4. Ziel- und Ergebnisorientierung5. Schulung von Projektmitgliedern

7. Bekanntgabe des Projektabschlusses mit dem Projektteam

8. Erfahrungsauswertung des Projektverlaufs


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Projektteam – Toll, Ein Aktives gemeinsames Machen…zum Erfolg!

Auftrag Erste Rückmeldung

ErstesArbeits-ergebnis

Fortschritts-Präsenta-

tionen

Abschluss-Ergebnis-Präsenta-

tion

Projektteam

Zeit

Überge-ordneteInstanz (GF)


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Schlussfolgerungen

1. Zahlen, Daten, Fakten sind die eine Seite der Definition der Ziele für eine Projektgruppe

2. Die zweite Seite ist die klare Formulierung des WIE: wie sollen diese Ziele erreicht werden (Vorgehensweise, einzelneArbeitsschritte, klare Prioritäten, Qualitätsstandards, Regeln der Projektdokumentation, Werte, Ethik,…)

3. Diese zweite Seite muss vorgelebt werden von der Geschäftsleitung, der Bereichsleitung und dem Projektleiter

4. Vertrauen entsteht durch das Aussprechen der Wahrheit• bezüglich der Ziele• des Projektstatus• der gemachten Fehler• der Ursachenanalysen• aller zur Verfügung stehenden Informationen

5. Jeder Einzelne in dem Projekt wird wertgeschätzt. Seine/ihre Arbeit wird nicht nur in Zahlen berechnet.

6. Es gibt keine „hängenden Spitzen“ im Projekt!7. Der „Auftraggeber“ muss während des gesamten Projektverlaufs

Interesse an der vergebenen Aufgabe haben; über den Status informiert wird er mittels Kurzpräsentationen


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Herzlichen Dank fürIhre Aufmerksamkeit !


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©Eva-Maria Kristen-SeydelDiplom-Volkswirtin

emks-CONSULTBeratung Coaching TrainingAuf dem Schnee 141 f44227 DortmundTel.: 0231-1762581Fax: 0231-1762586Mobil: 0171-6454944

Date post:	05-Dec-2014
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