Professionelles Projektmanagement in der Praxis, 2005 Dr.
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P.Tran-Gia 1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis
Veranstaltung 4 Teil 1 (23.05.2005): Projektplanung 2 SS 2005
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P.Tran-Gia 2 Agenda qVortrag 3: Aufwandsschtzung von IT-Projekten
qRessourcen- und Kostenplanung m Netzplantechniken m
Ressourcenplanung m Kostenplanung m Planungsoptimierung qBericht:
PL des Teams 4 zur Aufgabe 3 qRessourcen- und Kostenplanung - mit
MS Project 2002 qNeue Aufgabe 4 qProjektrisikomanagement
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P.Tran-Gia 3 Organisatorisches Terminplan : Aufgaben und Vortrge
Aufgabe 1 Aufgabe 2 Aufgabe 3 Aufgabe 4 Aufgabe 5 MS 1: Abnahme
Planung und Aufgaben- Verteilung MS 2: Abnahme Prototyp und
Projektdoku I (Entwurf) Abschluss- Prsentation Projekt Produkt
Projektdoku 25.4. 9.5.23.5.6.6.20.6.4.7. 17.5.13.6.
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P.Tran-Gia 4 Feedback zu den Lsungen von A3 Durchgngigkeit: PSP APs
Basisplan! APs sind analysierte Bltter des PSP und gehen als
Vorgnge in den Basisplan ein Zur Basisplanerstellung (MS Project)
Beginn mit den frhesten Vorgngen Sammelvorgnge erhhen die
bersichtlichkeit Meilensteine nicht vergessen! Meilensteine i.a.
nur zu den wichtigsten Sammelvorgngen Nicht mehrere Meilensteine
zum gleichen Termin Meilensteine sind keine Inseln; sie setzen
voraus, dass bestimmte Vorgnge abgeschlossen sind Dateien immer an
Dozenten und Assistenten schicken Folien immer mit Fuzeile:
Name/Team, Datum, Titel, Seitenzahl
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P.Tran-Gia 5 Projektplanung: berblick Projekt- strukturplan
Projekt- auftrag Zeitplan Kostenplan Ressourcenplan - Ergebnisse -
Termine - Kosten Arbeitspakete/Vorgnge - Name, AP-Nr. - Ziel /
Ergebnis / Voraussetzungen - Verantwortlicher - Aufwand, Dauer,
Kosten
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P.Tran-Gia 6 Vortrag 3: Aufwandsschtzung von IT-Projekten Die
Durchfhrung von Aufwandsschtzungen ist eine eminent wichtige
Aufgabe, da Fehlschtzungen den Projekterfolg erheblich gefhrden
Arbeitsmaterial Manfred Bundschuh: Aufwandsschtzung von
IT-Projekten in der Praxis, 21. Internationales Deutsches
Projektmanagement Forum 2004, Kongressbericht, S.71 81.
Vortragsinhalt Vorstellung der wichtigsten Inhalte und Aussagen des
Dokumentes Termin: 23.05.2005
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P.Tran-Gia 7 Terminplanungsmethoden Terminliste Vernetztes
Balkendiagramm APVerantwortlicherEndterminAufwand Balkendiagramm
Netzplantechnik Review
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P.Tran-Gia 8 Netzplantechnik (NPT) NPT: Planungsinstrument zur
Analyse, Darstellung, Planung, berwachung und Steuerung von Ablufen
Graphische Darstellung aller Vorgnge mit Abhngigkeiten, Terminen,
Kapazitten und Kosten qGrundbegriffe Vorgang (= AP): Zeitfordernde
Ttigkeit mit definiertem Anfang und Ende Ereignis: Eintreten eines
definierten Zustandes im Projektablauf qDarstellungsmittel Knoten :
Rechtecke und Kreise Pfeile Basis: Graphentheorie (Netzplan:
bewerteter Digraph) Dauer: Zeitspanne zwischen Ende und Anfang
eines Vorgangs
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P.Tran-Gia 9 Netzplanarten Vorgangsorientierte NPT Vorgnge werden
aneinander gereiht Die Vorgnge beinhalten Ergebnisse und Zeitgren
Darstellung aus Sicht der Projektdurchfhrenden: Wie steht im
Vordergrund qEreignisorientierte NPT m Ereignisse werden aneinander
gereiht m Die Ereignisse sind Ergebnisse mit Zeitgren m Darstellung
aus Management-Sicht : Was steht im Vordergrund 123 Anforderungen
ermitteln 10 t System entwerfen 20 t Anfor- derungen sind ermittelt
nach 10 t System ist entworfen nach 30 t Start 10 t20 t
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P.Tran-Gia 10 Anordnungsbeziehungen BezeichnungKrzelBeschreibung
Normalfolge Ende-Anfang EA Der Vorgnger muss beendet sein, bevor
der Nachfolger beginnen kann Anfangsfolge Anfang-Anfang AA
Gleichzeitiger Start der beiden Vorgnge Endfolge Ende-Ende EE
Aktueller Vorgang (Nachfolger) kann erst dann enden, wenn der
andere Vorgang (Vorgnger) beendet ist. berlappung...+ Zeit...+ %
Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger
vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vor- gngers beginnen kann
Review
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P.Tran-Gia 11 Weitere Grundbegriffe FAZ Frhester Anfangszeitpunkt
SAZSptester Anfangszeitpunkt FEZ Frhester Endzeitpunkt SEZSptester
Endzeitpunkt D Dauer FEZ = FAZ + D; SEZ = SAZ + D Vorgang 1 Vorgang
2 Vorgang 3 Vorgang 4 FAZ FEZ SAZ SEZ BeginnEnde GP Gesamt-Puffer
(Vorgang 3) := SEZ - FEZ FP freier Puffer (Vorgang 3) := FAZ (V4)
FEZ (V3) GP > FP FP GP
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P.Tran-Gia 12 Critical Path Method (CPM) Hauptziele Auffinden des
zeitkritischen Weges vom Projektstart zum Projektziel
Wirtschaftlich vertretbare Krzungen dieses Weges Erfinder: Morgan
R. Walker u. James E. Kelley (1957) Vorgangs-Pfeil-Netzplan Pfeile
= Vorgnge Knoten = Ereignisse Anfangs- ereignis End- ereignis
Vorgang Vorg.-Dauer
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P.Tran-Gia 13 CPM: Beispiel (1) Material bestellen 3 3 (2)
Arbeitsplne aufstellen 5 0 (3) Materialkosten errechnen (7)
Selbstkosten ermitteln 4 2 0 0 1 0 0 33 1110 5 5 16 (4) Lieferzeit
des Materials 4 65 4 10 (8) Arbeit ausfhren 6 (5) Arbeitskrfte
einweisen 7 (6) Lohnkosten errechnen 5 Quelle: G. Zielasek:
Projektmanagement als Fhrungskonzept, Springer 1999 Frhester
Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Sptester
Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Dauer des
Vorgangs
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P.Tran-Gia 14 Metra-Potential-Method (MPM) Hauptziel Darstellung
komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem Vermaschungsgrad und
Modularisierung Erfinder: B. Roy (1958) Vorgangs-Knoten-Netzplan
Knoten := Vorgnge Pfeile := Anordnungsbeziehungen und/oder Dauer
zwischen den Vorgngen Vorg.-Nr. Vorgang FAZ SAZ FEZ SEZ Dauer
Folie 15
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P.Tran-Gia 15 MPM: Beispiel (0) 00 Projektstart Projektziel 1 16
(4) Lieferzeit des Materials 3 3 10 7 (3) Materialkosten errechnen
3 6 7 10 4 (5) Arbeitskrfte einweisen 5 6 9 10 4 (6) Lohnkosten
kalkulieren 5 6 10 11 5 (1) Material bestellen 0 0 3 3 3 (7)
Selbstkosten ermitteln 10 11 15 16 5 (2) Arbeitsplne aufstellen 0 1
5 6 5 (8) Arbeit ausfhren 10 16 6 Quelle: G. Zielasek:
Projektmanagement als Fhrungskonzept, Springer 1999
Folie 16
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P.Tran-Gia 16 Program Evaluation and Review Technique (PERT)
Hauptziele: berwachung von Ablufen durch Abprfung von
Ereigniseintritten Erfinder: W. Frazer (1958)
Ereignis-Knoten-Netzplan Knoten = Ereignisse (= Ergebnisse aus
Vorgngen) Pfeile = Ordnungsbeziehungen und Dauern zwischen
Ereignissen Knoten-Nr. Ereignis oD/rD/pD mD qAnnahme: Gesamtdauer
ist normalverteilt qSchtzung von jeweils drei Zeiten pro Vorgang m
Optimistische Dauer: oD m Pessimistische Dauer: pD m Realistische
Dauer: rD qErwartete mittlere Dauer: m mD = (oD + 4*rD + pD) /
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Folie 17
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P.Tran-Gia 17 PERT: Beispiel 3 5 0 4 1 0 0 5 4 6 7 5 Quelle: G.
Zielasek: Projektmanagement als Fhrungskonzept, Springer 1999 0 00
Material bestellt 1 33 Projektstart Material- und Lohnkosten
berechnet 3 1011 Arbeitsplne aufgestellt 2 56 Material angeliefert
und Arbeitskrfte eingewiesen 4 10 Projektziel 1 16
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P.Tran-Gia 18 Balkendiagramme versus Netzplne Netzplne +Sehr gute
Darstellung der zeitlichen und logischen Abhngigkeiten
+Automatische Berechung des kritischen Wegs +Zuordnung von
Mitarbeitern und Kosten zu den einzelnen Aufgaben mglich -Hoher
Erstellungsaufwand -Umfangreiche Kenntnisse erforderlich
-Ungeeignet fr Prsentationen wegen hoher Komplexitt -Fr kleine und
mittlere Projekte berdimensioniert Balken-Diagramme + Weit
verbreitet + Sehr verstndlich + Schnell zu erstellen (mit PM-Tool)
+ Geeignet fr Prsentationen + Vernetzte Gantt-Diagramme zeigen
neben der zeitlichen Lage der APs auch die logischen Abhngigkeiten
auf
Folie 19
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P.Tran-Gia 19 Ressourcenplanung Ressourcen Personen: interne und
externe Mitarbeiter Sachmittel: Maschinen, Software, Rume,
Verbrauchsmaterial Ressourcenplanung Bestimmung aller Ressourcen,
die fr die Projektdurchfhrung bentigt werden Abgleich der bentigten
mit den vorhandenen Ressourcen Erstellung des Ressourcenplans
(Einsatzplans), um einen optimalen zeitlichen Projektverlauf zu
erzielen Ressourcen beeinflussen Termine durch ihre Verfgbarkeit
Sachziele, wenn bestimmte Aufgaben nur von bestimmten Ressourcen
durchgefhrt werden knnen Kosten
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P.Tran-Gia 20 Ressourcenplanung: Vorgehen 1.Ermittlung des
Ressourcenbedarfs Vorgang Ressourcen zur Erledigung des Vorgangs
Ressourcenart (Personalressourcen; Sachmittel) Menge der bentigten
Ressource Terminliche Notwendigkeiten (Vorlauf beachten!)
2.Ermittlung der im Projektzeitraum verfgbaren Kapazitten
3.SOLL/IST-Vergleich: bentigte Ressourcen vs. vorhandene Ressourcen
Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramm 4.Kapazittsausgleich
durchfhren Anmerkungen Einsatz von PM-Tools zweckmig Achtung:
Wechselwirkung mit Terminplanung!
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P.Tran-Gia 21 Kapazittsausgleich Problem: Kapazittsberlastung
Kapazittsauslastung nach Kapazittsausgleich Termin- verschiebung um
einen Tag
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P.Tran-Gia 22 Mglichkeiten des Kapazittsausgleichs Termintreue
Verschiebung oder zeitliche Dehnung von nicht kritischen Vorgngen
Personalerweiterung: unternehmensinterne Personal- verschiebung,
externes Personal heranziehen Adding Manpower to a late project
makes it later Brooksches Gesetz Externer Einkauf von
Teilfunktionalitten Reduktion des Umfangs Kapazittstreue Maximale
Kapazittsgrenze wird vorgegeben, die einzuhalten ist Projektende
kann sich verschieben Ziel: optimale Ressourcenausnutzung Z.B.
Verschiebung kritischer Vorgnge Verschiebung des
Projektende-Termins
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P.Tran-Gia 23 Kostenplanung (1) Ziel: Ermittlung und Darstellung
der Projektkosten Basis: fr Kostenkontrolle im Rahmen der
Projektdurchfhrung Gliederung der Projektkostenplanung analog der
Gliederung des Projektstrukturplans (Kosten pro AP)
Folie 24
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P.Tran-Gia 24 Kostenplanung (2): nach APs qGliederung nach
Arbeitspaketen Flligkeit der Kosten Am Beginn des Vorgangs Am Ende
des Vorgangs Anteilsmig nach Fortschritt Projektkosten = Summe der
Arbeitspaketkosten Beispiel
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P.Tran-Gia 25 Kostenplanung (3): nach Kostenarten qGliederung nach
Kostenarten m Personalkosten, Reisekosten, Schulungen,
Betriebsmittel, Materialkosten m Fremdleistungen, Beratungskosten m
Kapital- und Finanzierungskosten, Steuern, Versicherungen, Gebhren
qBeispiel
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P.Tran-Gia 26 Kostenplanung (4): Kostenverlauf Kostenkurve
Kumulierte Kostenkurve
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P.Tran-Gia 27 Kostenplanung (5): Praxisbeispiel Ressourcen- und
Kostenplanung im Projekt Korfu sep. Foliensatz
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P.Tran-Gia 28 Planoptimierung Ziel: Optimierung des Projektplanes
Projekt soll zum frhest mglichen Termin enden Ressourcen sollen so
sinnvoll wie mglich eingesetzt werden Kosten sollen so gering wie
mglich sein Idee/Vorgehen Ersten Planungsentwurf iterativ
berarbeiten Mehrere Planungsalternativen erstellen optimale Lsung
whlen Termine : Konzentration auf den kritischen Pfad Zeitliche
Reduktion kritischer Vorgnge verkrzt Endtermin Achtung: Nicht
kritische Vorgnge knnen dabei kritisch werden Ressourcen : Bessere
Auslastung der Ressourcen erzielen Kosten : Teuere Ressourcen durch
preiswertere ersetzen dadurch Kostenreduktion (erzeugt ggf. spteren
Projektende- termin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung
mit Auftraggeber erforderlich!)
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P.Tran-Gia 29 Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht?
Gesicherter Vorgehensplan fr die Projektdurchfhrung Zielgerechter
Ressourcen-Einsatz Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind
ermittelt Verminderung des Projektrisikos Projektplan: Basis fr
effiziente Projektsteuerung
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P.Tran-Gia 30 Aufgabe 3: Projektplanung I Der von Ihrem Team in
Aufgabe 2 erstellte Projektantrag wurde vom Auftraggeber (Dozent)
mit der Auflage genehmigt, dass das innovative 01.07.2005 online
Internet-Unternehmen sptestens zum 01.07.2005 online geht. Die
Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten. 1.Erstellen Sie 4
verschiedene Projektstrukturplne in Organigrammform 2.Whlen Sie
einen PSP aus und erstellen Sie dazu alle Arbeitspakete. Bitte
beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung
jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (78 h
fr Informatiker; ca. 15 20 h fr Nicht- Informatiker) eingehalten
werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroe
Programmieranteile bernehmen. 3.Geben Sie die Planungsdaten mit den
Meilensteinen in MS Project 2003 ein und speichern Sie den
Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp 4.Die Ergebnisse von 1. - 3.
sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den
Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der
Prsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen