PowerPoint Grundkurs

Sommersemester 2008

Rüdiger Grobe

2

Was ist PowerPoint ?

• Ein vortragsbegleitendes Hilfsmittel zur Veranschaulichung bestimmter Vortragsinhalte

• Hilfsmittel? Sind rein mündlich gehaltene Vorträge „OUT“?

Griechische RhetorikKreide-Schultafel

DiavorträgeFlipchart

Overhead-ProjektorPC mit Datenbeamer

• PowerPoint = EINES der PC-Programme

3

Veranschaulichung

Kein Volltext des Vortrages auf den Folien der Präsentation !

Stattdessen:

• Textinhalt mit wesentlichen Schlagworten visualisieren

• „1 Bild statt 1.000 Worte“

• Zahlen grafisch umsetzen !

• Abstrakte Zusammenhänge als Schaubild– z. B. Organigramme, Teil-Ganzes-Beziehungen, Kausalfolgen, …

4

Warum PowerPoint ?

• PowerPoint ist spezialisiert auf den genannten Zweck– anders als Word, Excel, Grafikprogramme, o. a.

• Vorgefertigte Design– und Layoutvorlagen– eigener grafischer Designaufwand ist minimierbar

• Trotzdem: individuelle Gestaltung ist möglich

• Einfacher Import (Eingabe) von vorhandenen Daten – Texte, Tabellen, Grafiken, Bilder, …

• Gezielte Produktion (Ausgabe) für verschiedene Medienformate– PC-Bildschirm, Dia, OHP-Folien, Papier (DIN A4 Handzettel bis Poster), …

5

Arbeitsoberfläche: Starten und Beenden

• Starten– Programmaufruf und anschließendes "Datei öffnen" >>> Entwicklungsmodus

oder

– direkter Aufruf via Doppelklick auf das Dokument• mit Endung .ppt >>> Entwicklungsmodus• mit Endung .pps >>> Präsentationsmodus

• Beenden– im Entwicklungsmodus

• Menü: Datei | Beenden• oder Schließsymbol auf Symbolleiste oder Strg+Q ...

– im Präsentationsmodus• Escape-Taste• oder rechte Maustaste >>> Kontextmenü >>> Präsentation beenden

6

Arbeitsoberfläche: Elemente im Anwendungsfenster

• Titelleiste / mit Windows-Symbolen• Bildlaufleisten• Menüleiste• Symbolleisten: Standard, Format, evtl. Zeichnen oder andere …• Aufgabenbereich (Strg+F1)• Folienfenster• Notizenfenster• Register: Mini-Folien oder Textgliederung• Statusleiste• Ansichtssteuerung• Teilungsleisten

7

Arbeitsoberfläche: Programmeinstellungen

• Zoom-Funktion verwenden– auf Standard-Symbolleiste oder Menü Ansicht | Zoom

• Symbolleisten ein- und ausblenden– Menü Ansicht | Symbolleisten

• Personalisierte Menüs ein- und ausschalten– Menü Extras | Anpassen | Optionen

• Fensteransicht maximieren– Windows-Funktionen in Titelleiste

8

Grundlagen: Folien erzeugen

• Symbolleiste Format >>> Neue Folie– oder Menü Einfügen | Neue Folie– oder Strg+M– oder Im Folien- oder Gliederungsregister

– Einfügeposition wählen– rechte Maustaste >>> Kontextmenü >>> Neue Folie

• Folie duplizieren– "Original"-Folie aufrufen / markieren– Menü Einfügen | Folie duplizieren

• Folie(n) importieren aus anderen PowerPoint-Dateien– Menü Einfügen | Folien aus Datei...

9

Grundlagen: Mit Folien arbeiten

• Zwischen den Folien wechseln– Doppelpfeile der Bildlaufleiste– Positionszeiger der Bildlaufleiste (mit Anzeige der Seitentitel)– Register Folien– Pfeiltasten: Pos1, Ende, Bild+, Bild-

• Mehrere Folien markieren– Seriell: mit Umschalt-Taste beim nächsten Mausklick– Selektiv: mit Strg-Taste beim nächsten Mausklick

• Folien löschen– Folie(n) markieren– Menü Bearbeiten | Folie löschen

• oder Kontextmenü …

10

Grundlagen: Folienlayout zuweisen

• Folie(n) auswählen (gfs. im Registerfeld)

• Aufgabenbereich Folienlayout aufrufen– z. B. über das Menü Format | Folienlayout

• Layout auswählen

• Voreingestellt: „Titel und Text“

• Layout für neue Folie vorab bestimmen– Einfügeposition im Register markieren

>>> Im Aufgabenbereich Folienlayout den kleinen Pfeil nach unten wählen

>>> Neue Folie einfügen

11

Grundlagen: Entwurfsvorlage (Foliendesign) zuweisen

• Folie(n) auswählen (gfs. im Registerfeld)

• Aufgabenbereich Foliendesign aufrufen– z. B. über das Menü Format | Foliendesign

• Design auswählen– gfs. mit rechter Maustaste: Große Vorschau anzeigen

• alternativ:– im Aufgabenbereich Foliendesign - über den Befehl ganz unten - eine andere

externe Datei mit einem gewünschten Design auswählen

12

Grundlagen: Mit Textplatzhaltern arbeiten (1)

• Formatierung wie Vorlage / Anzeige des Aufforderungstextes

• Neue Zeile / neuer Absatz– mit Aufzählungszeichen: Return-Taste– ohne Aufzählungszeichen: Umschalt-Taste + Return-Taste („weiches“ Return)

• Ein- und Ausrückungen– nach rechts: Tab-Taste nach links: Umschalt-Taste + Tab-Taste– oder Ein- / Ausrückungssymbole auf der Symbolleiste

• Mehr Text als Platz?– Schriftgrößenanpassung im Menü Extras | Autokorrektur-Optionen | ...

• ... Titeltext anpassen• ... Untertiteltext anpassen

13

Grundlagen: Mit Textplatzhaltern arbeiten (2)

• Markierungen im Text– Doppelklick– Mausbewegung

• mit / ohne Ganzwortmarkierung: Menü Extras | Optionen | Bearbeiten– Mausklick mit Umschalttaste– Mausklick auf Aufzählungssymbol– Strg+A im Platzhalter– aber: Strg+A „auf“ Folie (ohne Platzhalterauswahl) markiert alle Objekte!

• Position und Größe der Textplatzhalter– Mausaktionen auf dem Rand und den „Ziehpunkten“ des Platzhalter-Rahmens– resp. im Dialogfeld nach Doppelklick auf den Rahmen

• Text resp. Textplatzhalter löschen– Textrahmen markieren (!!!), dann wie üblich löschen (z. B. Entf-Taste)– Stufe 1: Text verschwindet Stufe 2: Textplatzhalter verschwindet

14

Grundlagen: Elemente verschieben resp. kopieren

• Mit Drag & Drop– Verschieben: einfache Mausbewegung mit dem markierten Element– Kopieren: Mausbewegung mit gedrückter Strg-Taste– … von Textteilen: zwischen allen Platzhaltern einer Folie– … von Folien:

• im Register• in der Ansicht Foliensortierung

• Alternativ: Über die Zwischenablage (folienübergreifend!)

• Befehle im Menü Bearbeiten• oder Tastaturbefehle: Strg+X, ... oder rechte Maustaste >>> Kontextmenü• Aufgabenbereich Zwischenablage

• Smarttags beachten !

15

Grundlagen: Präsentationen erzeugen

• Menü Datei | Neu

– Aufgabenbereich Neue Präsentation

• Leere Präsentation

• Von einer Entwurfsvorlage (=> Foliendesign, .pot-Datei)

• Vom AutoInhalts-Assistenten (=> Exkurs)

• Aus bestehenden Präsentationen

• oder Symbol auf Standard-Symbolleiste

16

Exkurs: AutoInhalts-Assistent

• Nicht nur fertige Layouts sind verfügbar …• … sondern auch inhaltliche Gliederungen (Themengerüste)

stehen zur Verfügung

• Beispiel: – Menü Datei | Neu

>>> Aufgabenbereich Neue Präsentation >>> Vom AutoInhalt-Assistenten…

>>> Präsentationstyp auswählen (z.B. Projekte >>> Zwischenbericht)

>>> Präsentationsformat auswählen (z. B. Bildschirm oder Dia, …)

>>> Präsentationstitel und Folien-Elemente (Seiten-Nr., …) festlegen

• Nachbearbeitung jederzeit möglich

17

Grundlagen: Seitenformate / Drucken, Speichern

• Seitenformatierung– Menü Datei | Seite einrichten mit Wahl des Ausgabe(medien)formates– Voreinstellungen: Bildschirmpräsentation / Querformat

• Drucken– Menü Datei | Drucken mit Wahl von Folien, Handzettel, Notizblätter– resp. Drucksymbol

• Speichern– Menü Datei | Speichern unter mit Wahl des Dateityps .ppt, .pps, .pot !– resp. Menü Datei | Speichern– resp. Speichersymbol auf Symbolleiste

18

Objekte: Diagramme

• Diagramm und Datentabelle erstellen– Menü Einfügen | Diagramm

• Datentabelle nachträglich bearbeiten– Diagramm mit Doppelklick markieren– rechter Mausklick in

Zeichnungsfläche > Datenblatt

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

1. Qrtl. 2. Qrtl. 3. Qrtl. 4. Qrtl.

Ost

West

Nord

19

Objekte: Schematische Darstellungen

• Organigramm (und andere Grafiken) erstellen– Menü Einfügen | Schematische Darstellung

• Organigramm (…) formatieren– Doppelklick auf das Objekt

asdf

qwer ghjk zuio

20

Objekte: Bilder

• Bilder einfügen– Menü Einfügen | Grafik | Aus Datei…

• Bilder "formatieren"– Doppelklick auf das Bild

21

Objekte: Eigene Grafik-Elemente / Autoformen

• Grafik-Elemente einfügen– Menü Einfügen | Grafik | Autoformen

• Grafik-Elemente formatieren– Doppelklick auf das Grafik-Element

Zylinder

22

Objekte: Tabelle

• Tabelle einfügen– Menü Einfügen | Tabelle

• Tabelle formatieren– Doppelklick auf den Tabellenrand

asdf ghjk löä#

123 456 789

23

Objekte: allgemein (1)

• Nach Markierung mit Einfach-Klick– Verschieben mit gedrückter Maustaste– Größenänderung mit den weißen Ziehpunkten– Proportionale Größenänderung mit zusätzlicher Umschalttaste– Drehen mit dem grünen Drehpunkt (bei Grafiken und Bildern)– Löschen mit Entf-Taste

• Doppel-Klick auf das Objekt– diverse Formatierungsmöglichkeiten im

zugehörigen Formatierungsfenster

24

Objekte: allgemein (2)

• Ausrichten von Objekten– Menü Ansicht | Raster und Führungslinien ?????

• Objekte am Raster ausrichten– Raster <=> ein- oder ausgeblendete "magnetische" Linien– Rasterlinienabstand => bestimmt mögliche Objektpositionen!

• Führungslinien / Zeichnungslinien– einblenden / ausblenden im Dialogfenster– verschieben: mit Maus bewegen– weitere Linien erzeugen: mit Strg-Taste und Maus– löschen: mit Maus von der Folie ziehen

• Objekte aneinander ausrichten– zwei oder mehr Objekte markieren– Symbolleiste Zeichnen– .................