Vivendi®

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Das bietet Ihnen Vivendi PEP

Vivendi PEP Personal- und Zeitmanagement

■■ Zeitgewinn und Arbeitsentlastung durch übersichtliche Dienstpläne

■■ Dienstplangestaltung nach Ihren hauseigenen Konzepten

■■ Aktualität und Transparenz bei der Dienstplanung

■■ tarifkonforme Abbildung der Zuschlagsberechnung – inklusive Übergabe an die Lohnbuchhaltung

■■ Prüfungen inklusive Pflegebedarf

■■ Austausch der Stammdaten und Zeitwerte mit Vivendi Ambulant, Stationär, KiTa, PD

■■ Ist-Erfassung über Vivendi Mobil oder über Zeiterfassungsterminals

„Das modulare Konzept von Vivendi ermöglicht uns eine aktuelle

pflegebedarfsabhängige Personaleinsatzplanung sowie ein umfas-

sendes Unternehmenscontrolling .“

Iris AndräControlling, Senioren-heime Freiberg gGmbH

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Das Tarif- und Arbeitsrecht sowie knappe Budgets erschweren zunehmend den äußerst komplexen Dienstplanungsprozess. Vom Dienstplan wird ge-fordert, dass dieser alle notwendigen Informationen enthält, Kosten und Zeit einspart, komplexe Arbeits-zeitmodelle transparent darstellt und dennoch ein-fach in der Handhabung ist.

Dies alles vereint Vivendi PEP: Die Lösung für Dienstplanung und Zeitwirtschaft ist speziell auf Ihre Bedürfnisse angepasst. Durch die leichte Be-dienung und die Möglichkeit, automatisiert beliebig viele Zeitkonten parallel zu führen, verlieren viel-schichtige Arbeitszeitmodelle jeden Schrecken.

Mit Vivendi PEP erfolgt der Personaleinsatz gezielt und kostenoptimiert exakt nach tatsächlichem Be-darf. Und gleichzeitig steigt die Motivation der Mit-arbeiter, deren Wünsche in der anschaulichen und gerechten Dienstplanung viel besser berücksichtigt werden können.

Vivendi PEP lässt sich eigenständig betreiben, ist aber natürlich vollständig in die gesamte Vivendi Familie integriert und tauscht Daten u. a. mit der Pflege- / Betreuungsplanung und dem Tourenplan aus. Darüber hinaus kommuniziert Vivendi PEP – in der Regel bidirektional – mit Ihrer Lohnabrechnung sowie sämtlicher Windows-Standardsoftware wie Microsoft Word oder Excel.

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Dienstplangestaltung

Als Planer haben Sie alle Informationen im Blick, denn Sie können zeitgleich und vor allem übersicht-lich alle planungsrelevanten Parameter erfassen. So sind z. B. Stundenvorträge und Sollplanungssal-di direkt einsehbar.

Neben Arbeitszeiten können auch Arbeitsinhalte geplant werden. Zahlreiche Informationen zu jedem Dienst können Sie im Dienstplan hinterlegen.

Vivendi PEP ist nicht nur außerordentlich benutzer-freundlich in der Handhabung, sondern ermöglicht Ihnen durch die enorme Anpassungsfähigkeit das Abbilden Ihrer einrichtungsspezifischen Strukturen und Konzepte.

Die Dienstplan-Ansicht ist optisch und inhaltlich frei konfigurierbar: Sie entscheiden beispielsweise, wel-che Mitarbeiter-Angaben zu sehen sind, wie die Symbole für die Dienste aussehen, welcher Pla-nungszeitraum angezeigt wird, ob tarifliche und gesetzliche Prüfungen eingeblendet werden und welche Kriterien die bereichsbezogenen Prüfungen abfragen.

Gestalten Sie Ihren Dienstplan so, wie ihn Ihre Mitarbeiter kennen: Der dadurch erzielte Wie-dererkennungseffekt sorgt von Anfang an für eine hohe Akzeptanz.

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■■ stimmige Informationslieferung – nach Ihren Gestaltungsvorgaben

■■ schneller Zugriff auf alle relevanten Daten

■■ unbegrenzt viele, frei definierbare Planungs-zeiträume und -ansichten inklusive Anzeige von Überhang-Tagen

■■ mehrere Pläne gleichzeitig bearbeitbar

■■ einfaches und schnelles Eintragen von Diensten (drag & drop), auch Rahmenplanung durch mitarbeiterindividuelle Dienstfolgen möglich (S. 102)

■■ bis zu 9 Dienste pro Mitarbeiter und Tag ab-bildbar

■■ Ausdruck kann farbig, in beliebigen Formaten und nach variablen Zeitraum-Vorgaben (Anzahl Tage, Wochen, Monate ...) erfolgen

■■ Sollplanfestlegung und Istplanabschluss auch für einzelne Mitarbeiter und Teil-Zeiträume (z. B. wochenweise) möglich

■■ Anzeige von Prüfungen (tarifliche, gesetzliche, Bereichsprüfungen mit von Ihnen vorgegebe-nen Kriterien)

■■ Dienstdetailansicht bzw. -änderung per Doppelklick

■■ einfache Zuordnung von Arbeitsinhalten und Begründungen

■■ Dokumentation von Änderungen in einer Historie

■■ direkte Anzeige von differenzierten Stunden-vorträgen bzw. Istplanungssalden

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Vivendi PEP unterstützt Sie intensiv bei Ihrer bele-gungsorientierten Personal- und Personalbudget-Steuerung: Als Steuerungsinstrument Ihrer Perso-nalressourcen nutzen Sie den Stellenplan, der Ihnen jederzeit einen Überblick über besetzte und freie Stellen wie auch überbesetzte Positionen lie-fert. Mit dieser laufenden Überwachung des Per-sonalkostenbudgets schaffen Sie durch Kostensen-sibilisierung Orientierungsvorgaben für die Dienstplaner. Zusätzlich erzielen Sie dadurch eine Stärkung der Eigenverantwortlichkeit der Teams.

Weiter automatisieren Sie mit Hilfe von Vivendi PEP Ihr vorhandenes Personalcontrolling: Übernehmen Sie die Ist- und Plan-Kosten aus Ihrem Lohnbuch-haltungsprogramm in Vivendi PEP und lassen Sie diese – zusammen mit den Daten aus dem Stellen-plan – vom Vivendi Kennzahlen-Cockpit (ab S. 38) aufbereiten.

Zusammen mit den Daten zu Kapazitäten, Belegun-gen etc. aus dem Klientenmanagement (Vivendi NG) und den Budget-Daten aus dem Rechnungs-wesen nimmt Vivendi automatisch für Sie einen Abgleich zwischen Belegungssituation und Perso-nalkosten vor. Der so generierte Kennzahlen-Bericht liefert Ihnen verlässliche Zahlen – ganz ohne Dop-peleingaben und manuelle Erfassungen.

■■ anwenderorientiertes Controlling-Instrument

■■ hohe Flexibilität bei einfacher Bedienbarkeit

■■ Stellenplan mit Anzeige von freien Stellen / Über besetzung / Bewerbungen auf freie Stel-len

■■ zeitliche und prozentuale Zuordnung der Stel-leninhaber zur Stelle

■■ Stelle mit Prüfung (z. B. auf Funktion)

■■ monatliches Reporting für die Einsatzplanung

Personalcontrolling

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Sämtliche in Vivendi PEP eingegebenen Daten kön-nen Sie sich in Listenform darstellen lassen: Von A wie Ausfallstatistik bis Z wie Zeiterfassungsproto-koll. Schnell sind beispielsweise auch die Liste mit dem Personalbestand für die Pflegestatistik oder die vom MDK geforderte Personalliste in Vivendi PEP erzeugt.

Alle Auswertungen sind dabei nach Microsoft Excel exportierbar sowie mit einer PDF-Export-Funktion ausgestattet. Wenn gewünscht, können die Aus-wertungen auch auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Zudem vereinfacht Vivendi PEP die Erstellung der Bilanz für Ihre Einrichtung. Stundensätze, Monats-brutto und beliebige andere Beträge können erfasst oder aus der Lohnbuchhaltung importiert werden. Vivendi PEP liefert dann die bilanziellen Rückstel-lungswerte auf Knopfdruck.

Nahezu unbegrenzte Auswertungsmöglichkeiten durch vorgefertigte oder selbst erstellte Berichte bietet das Kennzahlen-Cockpit. Dieses Zusatzmodul ist im Zusammenspiel mit Vivendi NG nutzbar und führt die Daten aus beiden Programmen zusam-men: Pflegerelevante Datensätze können den mit-arbeiterbezogenen Daten aus Vivendi PEP gegen-übergestellt werden.

■■ nahezu unbegrenzte Auswertungs- und Statistik möglichkeiten

■■ alle Statistiken auch druckbar

■■ „1-Klick” Microsoft Excel- und PDF-Export

■■ Anpassung der Reports nach Ihren Vorstellun-gen möglich

■■ Werte aus Vivendi PEP sind auch im Kennzah-len-Cockpit (ab S. 38) nutzbar

Auswertungen und Statistiken

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Das Anlegen von Dienstlegenden und Fehlzeiten ist – auch dank der Kopierfunktion – in Vivendi PEP sehr einfach. Ebenso unkompliziert ist die Definiti-on von Rahmendiensten mit anschließender Zuord-nung zum Mitarbeiter. Und schon ist der Rahmen-plan für den Mitarbeiter fertig, denn automatisch werden die Dienstfolgen fortlaufend im Rahmen-plan eingetragen.

Der Dienstplanstatus Rahmenplan ermöglicht Ihnen somit eine langfristige Planung: Nur unter beson-deren Umständen (Krankheit, Überstundenabbau) müssen die Solldienste der Mitarbeiter neu geplant werden.

„Was wäre, wenn”-Szenarien entwickeln Sie im Handumdrehen mit dem Szenario-Manager. In der Entwurfsansicht können Sie nach Belieben Dienst-pläne simulieren und speichern. Vergleichen Sie Ihre Entwürfe und verwenden Sie die beste Variante für die weitere Planung.

Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit durch früh-zeitige Planung unter Einbezug der Wünsche Ihres Personals. Die von den Mitarbeitern (z. B. über den Vivendi PEP SelfService) eingetragenen Wunsch-dienste werden ebenfalls im Entwurf angezeigt und können bei Genehmigung in den Soll- / Ist-Plan über-nommen werden.

■■ langfristige Planung – so kann die Abstim-mung unter den Mitarbeitern z. B. bezüglich dienstfreier Wochenenden schnell erfolgen

■■ Testen von Planungsmodellen mit Echtdaten – aber losgelöst von den Echtplänen

■■ Simulation und Speicherung von Szenarien (z. B. Nettoverfügbarkeitsmodell), ohne die Echtpläne zu beeinflussen

■■ als Controlling-Werkzeug: Mit wenigen Hand-griffen rechnet Vivendi PEP den Jahresplan der nächsten Planperiode neu, so dass Sie kosten-minimale Einsatzplanungsmodelle durchspie-len und übernehmen können

Dienstfolgen, Rahmenpläne und Szenario-Manager

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Unterstützung erfährt der Dienstplaner durch die im Dienstplan einschaltbaren Prüfungen: Dienst-plan-Fehler, wie Über- oder Unterbesetzung, wer-den hier farblich gekennzeichnet.

Während die tariflichen und gesetzlichen Prüfungen Regelverstöße z. B. zur Höchstarbeitszeit, zu den Mindestpausen oder zur Ruhezeit zwischen den Diensten aufzeigen, werden bei den Bereichsprü-fungen automatisch die von Ihnen gesetzten Krite-rien abgeprüft. Dabei sind beispielsweise quantita-tive und qualitative Besetzungsprüfungen sowohl bereichsbezogen als auch bereichsübergreifend an-zeigbar.

Die Bedarfsprüfungen können auf Basis von Minu-ten, Stunden oder VK-Stellen erfolgen und werden unter den Bereichsprüfungen im Dienstplan aufge-führt. Die zu Grunde liegenden Werte können ent-weder als Einstufungen pro Bereich automatisch aus Vivendi Stationär / KiTa übernommen werden, oder als Soll- bzw. Istzeiten aus Vivendi PD stam-men oder aber in Vivendi PEP hinterlegt werden.

■■ konkrete Planungshilfe für den Dienstplaner: z. B. Anzeige von Regelverstößen

■■ farbliche Kenntlichmachung von Dienstplan-Fehlern

■■ gesetzliche und tarifrechtliche Prüfungen

■■ Prüffunktion für Opt-out-Regelungen, z. B. für den ärztlichen Dienst im Krankenhaus

■■ quantitative und qualitative Besetzungs-prüfungen

■■ uhrzeitgenaue Besetzungsprüfungen

■■ Abwesenheitsprüfungen

■■ Pflege- / Betreuungsbedarfsprüfungen (Minu-ten, Stunden oder VK-Stellen) – auch mit Wer-ten aus Vivendi Stationär, KiTa oder PD

Prüfungen zum Personaleinsatz

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In kürzester Zeit sind Urlaubspläne gemacht oder sonstige Fehlzeiten im Jahresplaner eingetragen – wenn Sie wünschen z. B. mit Besetzungsprüfung.

Dabei sind alle in der Urlaubsverwaltung eingetra-genen Dienste auch im Dienstplan sichtbar. Das gilt ebenso für den umgekehrten Fall: Alle im Dienst-plan eingetragenen Urlaubs- und Krankdienste so-wie Fortbildungsdienste werden in der Urlaubsver-waltung angezeigt.

Die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung in Vivendi PEP beinhaltet selbstverständlich auch ein Urlaubsbescheinigungswesen: Sie finden zahlrei-che Formulare wie Urlaubsplan (optional mit den eingetragenen Rahmendiensten) oder Urlaubsan-trag.

Bei Einsatz des Vivendi PEP SelfService (S. 110) können Sie auch gleich die von Ihren Mitarbeitern gestellten Urlaubsanträge bearbeiten: Über Annah-me oder Ablehnung des Antrags lässt sich im Kon-text der Dienstverteilung der Kollegen rasch ent-scheiden.

■■ einfaches Eintragen von Abwesenheitsdiens-ten

■■ Kopplung von Urlaubsverwaltung und Dienst-plan, so dass eingetragene Dienste in beiden Programmteilen sichtbar sind

■■ Einzelansicht: An- und Abwesenheiten eines Mitarbeiters auf ein Jahr gesehen

■■ Gruppenübersicht: guter kalendarischer Über-blick über die An- / Abwesenheiten aller Mitar-beiter

■■ viele Formblätter inklusive

■■ Anzeige der Rahmendienste möglich

■■ Einblendung von Prüfungen (z. B. Besetzung) möglich

■■ Anzeige der über den PEP SelfService gestell-ten Urlaubsanträge inklusive Genehmigungs-funktion

Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung

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Mit Vivendi PEP setzen Sie dem mühsamen Durch-suchen von Plänen nach einer Vertretung ein Ende! Bei Unterbesetzungen und Krankheitsvertretungen erhalten Sie mit nur einem Mausklick eine Liste mit Vorschlägen für verfügbare Mitarbeiter und deren Kontaktdaten.

■■ echte Unterstützung bei Vertretungssuche durch zielgenaue Ergebnisse

■■ inklusive Anzeige der Vor- und Folgetagdienste

■■ mit Qualifikations-Filter

■■ Suche auch bereichsweise eingrenzbar

Vertretungssuche bei Planänderungen

Ohne großen Aufwand gelingt Ihnen mit Vivendi PEP die Verwaltung mehrerer Tarifwerke. Durch das „Vererbungskonzept” erzielen Sie eine erhebliche Zeitersparnis bei der Administration parallel existie-render Tarifvertragswerke:

Wenn sich tarifliche und gesetzliche Rahmenbedin-gungen ändern, dann brauchen Sie nur die oberste Tarifebene anzupassen und alle zugeordneten Arbeitsverträge und Mitarbeiterregelungen erben automatisch diese Neueinstellungen!

■■ Verwaltung verschiedener Tarifwerke und Arbeitsverträge (auch bereichsspezifisch)

■■ Sicherheit durch Tarifkonformität

■■ enorme Zeiteinsparung bei Änderungen von Verträgen

■■ die verwendete Technologie garantiert höchste Flexibilität und Stabilität

Vertragsverwaltung

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Mitarbeiterstammdaten

In den Mitarbeiterstammdaten finden Sie zahlreiche Eingabemöglichkeiten für sämtliche Angaben zum Mitarbeiter. Die Mitarbeiterdaten sind dabei über-sichtlich nach Kategorien sortiert und lassen sich schnell per Mausklick aufrufen – auch aus dem Dienstplan und der Urlaubsverwaltung heraus.

Neben der manuellen Eingabe der Mitarbeiterdaten gibt es auch die Möglichkeit, die automatische Über-nahme- / Aktualisierungsfunktion aus dem Lohnab-rechnungssystem zu nutzen – ganz wie Sie es wün-schen.

Wenn neben Vivendi PEP auch Vivendi Ambulant / Stationär / Consil / Kita oder Vivendi PD eingesetzt werden, dann stehen Ihnen die Mitarbeiterstamm-daten selbstverständlich auch in diesen Modulen zur Verfügung.

Gekoppelt mit der Mitarbeiterverwaltung ist ein Terminwesen, das Sie automatisch an wichtige Ter-mine (Geburtstage, auslaufende Verträge, Jubiläen etc.) erinnert.

■■ alle Daten eines Mitarbeiters an einer zentra-len Stelle

■■ Übersichtlichkeit durch das Karteikartensystem

■■ detaillierte Rechtevergabe pro Datenbereich möglich

■■ Zugriff auf die Mitarbeiterstammdaten auch aus dem Dienstplan und der Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung

■■ Terminverwaltung (inklusive Erinnerungsfunk-tion)

■■ Möglichkeit der automatischen Übernahme und Aktualisierung der Mitarbeiterstammdaten aus dem Lohnabrechnungsprogramm

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Nutzen Sie auch in Vivendi PEP das modulübergrei-fende Vivendi-Dokumentenmanagement, mit dem Sie beliebige Dateien mit Bezug zu Mitarbeitern, Bewerbern, Fortbildungen oder Bereichen in einer zentralen Datenbank verwalten.

Der über die Benutzerrechte gesteuerte Zugriff auf die Dateien erfolgt entweder direkt über das Modul Dateiablage oder über die Stammdaten. Die „elek-tronische Personalakte“ ermöglicht so z. B. rasch einen Aufruf mitarbeiterbezogener Dokumente wie Zeugnisse oder Arbeitsverträge.

Dokumentenmanagement

Die Bewerberverwaltung bietet Ihnen eine Über-sicht aller Daten zu einem Bewerber: Vom Eingang der Bewerbung über das Vorstellungsgespräch bis zur Einstellung können Sie alles über den Bewerber erfassen. Dabei ermöglicht eine direkte Anbindung an Microsoft Word-Vorlagen z. B. die einfache Er-stellung von Einladungen zum Bewerbungsge-spräch. Selbstverständlich werden die bereits ge-speicherten Daten des Bewerbers im Falle einer Einstellung in die Mitarbeiterstammdaten übernom-men.

Bewerberverwaltung

Der Hit: Mit der Microsoft Word-Anbindung sind Vorlagen mit Vivendi-Feldern rasch erstellt, Formu-lare fix gefüllt, Briefe im Seriendruck schnell gene-riert – und noch flotter durch den automatischen Import in das Vivendi-Dokumentenmanagement übernommen.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Beschreibungen auf S. 41 (Dokumentenmanage-ment) und S. 42 (Word-Anbindung).

■■ übersichtliche Sammlung von Bewerberdaten inklusive stellenbezogener Bewerberliste

■■ direkter Zugriff auf Dokumente aus der Bewerbungsmappe

■■ integrierte Terminverwaltung (z. B. Vorstellungsgespräch)

■■ Microsoft Word-Anbindung

■■ Zugriff auf die Bewerberdaten auch im Stellenplan

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Was im Istplan eingetragen wurde, wird in der Kon-tenverwaltung abgebildet. Dabei ist jede Einzelbe-wegung auf den Konten exakt nachvollziehbar. Vivendi PEP bietet eine intuitive und transparente Verwaltung von Arbeitszeit- und Zuschlagskonten.

Ein visuelles Steuerungsinstrument ist beispiels-weise der Einsatz von „Ampelkonten”. Diese mar-kieren alle Konten farblich, die ober- oder unterhalb eines festgelegten Grenzwertes liegen. Falls Kon-ten kritische Werte erreichen, wird durch diese Kennzeichnung ein schnelles Einschreiten ermög-licht.

Die Zukunft ist in Vivendi PEP bereits eingebaut: Durch parallele Kontenführung lassen sich Arbeits-zeitmodelle realisieren, die über die aktuellen Tarif-vertragswerke weit hinausgehen. So lassen sich beispielsweise Nettoverfügbarkeits-Modelle leicht abbilden.

■■ transparente Kontenübersicht

■■ einfaches Umbuchen von Zeiten (z. B. Auszah-lung von Überstunden), auch automatisch reali-sierbar

■■ Zeitzuschläge werden automatisch aus dem Dienstplan bewertet (monatsgenaue Zu-schlagsbewertung auch bei monatsübergrei-fenden Diensten)

■■ automatische Berechnung von Erholungsur-laub und Zusatzurlaub für Nacht- sowie Schicht- / Wechselschichtarbeit

■■ Arbeitszeit- / Zuschlagsnachweis auch für jeden Mitarbeiter schnell ausdruckbar

■■ Führung von Jahresarbeitszeitkonten

■■ Storno-Funktion

■■ Schnittstellen zu allen gängigen Lohnbuch-haltungssystemen

Kontenverwaltung

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We are family – Vivendi Hand in Hand

Vivendi PEP kann zwar eigenständig betrieben wer-den, ist aber natürlich vollständig in die gesamte Vivendi-Familie integriert: Die Stammdateneingabe erfolgt innerhalb der Vivendi-Familie nur einmal und die Daten stehen in allen Modulen zur Verfügung.

Und das gilt ebenso für die Bewegungsdaten: Eine weitreichende Kommunikation findet zwischen der Dienstplanung und der Touren- und Einsatzpla-nung statt. Es werden zum Beispiel die in Vivendi PEP geplanten Zeitressourcen der Mitarbeiter in der Touren- und Einsatzplanung von Vivendi Ambu-lant angezeigt.

Aus Vivendi Mobil erfolgt dann wiederum die Über-gabe der Istzeiten an Vivendi PEP.

Einstufungen der Klienten aus Vivendi Stationär werden automatisch zu Pflegebedarfs-Zeitwerten im Dienstplan. Noch präziser geht das bei Einsatz der Planungs- und Dokumentationssoftware Vivendi PD. Dann können die Zeitwerte direkt aus der Pfle-ge- / Betreuungsplanung in den Dienstplan einge-spielt werden.

Auf diese Weise werden auch die Betreuungszei-ten aus Vivendi KiTa an den Dienstplan übertragen, so dass eine exakte Mitarbeiterplanung erfolgen kann.

Wie die anderen Vivendi-Module nutzt Vivendi PEP das gemeinsame Dokumentenmanagement und ergänzt dieses um die Rubrik ‚Mitarbeiter‘.

Für das umfassende Controlling – insbesondere eines Komplexträgers – stehen mit dem Kennzah-len-Cockpit (S. 38) sowohl die Werte aus dem

Verwaltungsprogramm Vivendi Stationär / Ambu-lant / KiTa als auch aus dem Dienstplanprogramm Vivendi PEP zur Verfügung.

Während die Integration der Vivendi Module auf Datenbankebene erfolgt, können andere Systeme – zumeist ohne zusätzlichen Programmieraufwand – über die flexiblen Import- und Export-Schnitt-stellen angebunden werden.

■■ reibungslose Verzahnung aller Vivendi-Module

■■ Vermeidung von Fehl- und Doppeleingaben in der Vivendi-Familie

■■ Übermittlung des Arbeitszeitbedarfs aus Vivendi Ambulant an Vivendi PEP

■■ Besetzung der Touren im Dienstplan

■■ Anzeige von in Vivendi PEP geplanten Zeit-ressourcen der Mitarbeiter in der Touren- und Einsatzplanung von Vivendi Ambulant

■■ Istzeitenübergabe aus Vivendi Mobil an Vivendi PEP

■■ umfassendes, modulübergreifendes Control-ling

■■ in das Vivendi Kennzahlen-Cockpit fließen die Werte aus Vivendi Ambulant, Stationär, KiTa und PEP ein

■■ einheitliches, einfach zu handhabendes Quali-tätsmanagement

■■ Prüfungen zu Pflege- / Betreuungsbedarf aus Vivendi Stationär, KiTa oder Vivendi PD

■■ flexible Schnittstellen von und zu diversen Dritt anbieter-Applikationen, z. B. Lohnabrech-nung, Schulverwaltungssystemen

„Wir konnten es zunächst gar nicht glauben, warum alle Anwender

über Vivendi nur Lobeshymnen sangen. Inzwischen sind wir dem

Chor beigetreten.“

Jürgen Holznagel Bereichsleiter Betriebs-wirtschaft, Vorwerker Diakonie, Lübeck

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Webbasierter SelfServiceDas Zusatzmodul SelfService ist die Portallösung von Vivendi PEP: Über das Intra- oder Internet kann der Mitarbeiter per Web-Browser auf die persönli-chen Vivendi PEP-Daten zugreifen.

Jeder Mitarbeiter kann hierüber seine Dienste für den Monat einsehen und ausdrucken, bei Bedarf seine Stammdaten korrigieren, sich seine Urlaubs- und Abwesenheitsübersicht sowie sein Urlaubs-konto anschauen und Urlaubsanträge stellen. Zu-dem ermöglicht der SelfService die Erfassung von Arbeitszeiten.

Erst nach bestandenem Genehmigungsverfahren durch einen Vorgesetzten fließen Stammdaten-Änderungen und Anträge in Vivendi PEP ein.

■■ papierlose Kommunikation (z. B. elektronischer Urlaubsantrag)

■■ Registrierung über die Benutzerverwaltung

■■ Einsicht der eigenen Stammdaten, korrigierbar bei Bedarf (steuerbar)

■■ monatliche Dienste in Listenform

■■ Eintragen von Wunschdiensten

■■ individuelle Urlaubs- / Abwesenheitsübersicht

■■ Antragsbearbeitung in Vivendi PEP

■■ Funktion zur Arbeitszeiterfassung (freie Eingabe oder Stempelfunktion)

Zusatzmodule Vivendi PEP

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FortbildungsplanerMit diesem Vivendi PEP-Zusatzmodul können Sie Fortbildungen für Ihre Einrichtung zentral planen, verwalten und automatisch bei den teilnehmenden Mitarbeitern im Dienstplan eintragen lassen. Sie haben jederzeit den Überblick über die Schulungen und deren Teilnehmer.

Das Antragswesen für Fortbildungen mit Status-Anzeige sorgt für die nachvollziehbare Abwicklung der Teilnahme. Die direkte Anbindung an den Dienstplan garantiert auch hier den aktuellsten Stand.

Und falls eine Teilnahme an einer Veranstaltung widerrufen werden muss, ist dies völlig unkompli-ziert über die eingebaute Stornierungsfunktion möglich.

Äußerst hilfreich ist auch die Koppelung mit dem Dokumentenmanagement, so dass z. B. Schulungs-unterlagen, Zertifikats-Vorlagen oder sonstige Da-teien direkt mit Bezug zur Fortbildung abgelegt werden können. Schnelle Erstellung und Bearbei-tung von Text-Dokumenten und Formularen ist mit der Schnittstelle zu Microsoft Word garantiert.

■■ optimale Fortbildungsplanung mit Dienstplan-Anbindung

■■ Auswertungen auf Knopfdruck

■■ elektronische Verwaltung der Fortbildungs-anträge

■■ Hinterlegung von Fortbildungskosten

■■ Erinnerung an Pflichtfortbildungen und Anmeldefristen

■■ ausführliche Beschreibung (Ziele, Inhalte, Lernkontrolle...) der Fortbildung abbildbar

■■ Anbindung an das Dokumentenmanagement sowie Microsoft Word (Formulardruck)

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Vivendi®

PEP

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Die Erfassung der Ist-Zeiten kann entweder im Dienstplan, per mobiler Erfassung (Vivendi Mobil), durch eine Kopplung von Leistungs- und Arbeitszei-ten, über das Zusatzmodul ‚SelfService‘ oder mit-tels preisgünstiger berührungsloser Zeiterfassungs-terminals erfolgen.

Mit Vivendi Mobil erfassen Sie – quasi neben der eigentlichen Leistungsdokumentation – automati-siert Arbeits-, Fahrt- und Rüstzeiten und geben die-se an Vivendi PEP weiter. Dadurch erfolgt eine je-derzeit aktuelle Angabe der Ist-Zeiten – ganz ohne zeitraubende manuelle Eingabe.

Zur Arbeitszeiterfassung können auch Terminals führender Anbieter wie Datafox oder Kaba einge-setzt werden. Mittels Fingerabdruck oder Transpon-der, der vor das Zeiterfassungsterminal gehalten wird, „stempeln“ die Mitarbeiter ihre Kommen- und Gehen-Zeiten. Dabei finden auch Pausen, Behör-dengänge oder Arztbesuche Berücksichtigung.

Die „Stempelzeiten“ erscheinen direkt im Vivendi PEP Dienstplan und können dort – ggf. korrigiert – ins Ist übernommen werden. Die ursprünglichen Zeitbuchungen bleiben in jedem Fall unverändert und jederzeit abrufbar in der PEP-Datenbank ge-speichert.

Zeitwirtschaft

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Zur Informationsanzeige kann an die Zeiterfassungs-terminals beispielsweise der Saldo des Arbeitszeit-kontos und der Urlaubskontostand übergeben werden. So können die Mitarbeiter schnell diese Informationen einholen.

Als Transponder wird häufig neben einem Schlüs-selanhänger auch ein Mitarbeiter-Bildausweis im Scheckkarten-Format eingesetzt. Diese Karte ist mit dem passenden Drucker direkt aus Vivendi PEP heraus bedruckbar – inklusive Foto und Logo. Sie ist somit gleichzeitig als Mitarbeiterausweis nutz-bar.

■■ Entfall manueller Arbeitszeitnachweise

■■ Verkürzung von Organisations-Zeiten

■■ beschleunigter Informationsfluss und verkürz-te Informationswege

■■ exakte Ermittlung der Zeiten

■■ Vorgabe von Karenzzeiten möglich, die bei Zeitbuchungen berücksichtigt werden

■■ Transponder können zusätzlich als Schlüssel zur Tür- / Schrankenöffnung oder als „Kredit-karte“ in der Kantine genutzt werden

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Rechnungswesen

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Vivendi® PD – Planung und Dokumentation

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Geschäftsstellen in: Bad Vilbel, Berlin, Bietigheim-Bissingen,

Hamburg, München und Paderborn.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!