Impressum
HerausgeberDer Präsident der Fachhochschule Südwestfalen,Professor Dr. Claus Schuster
Fachhochschule SüdwestfalenBaarstraße 658636 Iserlohnwww.fh-swf.de
LayoutPresse- und Informationsstelle der Fachhoch schule Südwestfalen DruckFrick Kreativbüro & Onlinedruckerei e. K.www.online-druck.biz
Stand Dezember 2013
Inhalt
Einführung ....................................................................... 4
Leitbild der Fachhochschulbibliothek ............................ 5
Organisation der Hochschulbibliothek der Fachhochschule Südwestfalen ................................. 7
Teamorganisation der Fachhochschulbibliothek ........... 8 - 27Erläuterung ...........................................................................8Eckdaten der Fachhochschulbibliothek .....................................................9Aufgaben und Entscheidungskompetenzen ................................................12Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams ..................................................14 - 27
Team 1: Erwerbung/Beschaffung ..........................................14Team 2: Erschließung/Katalogisierung ..............................15 Team 3: Benutzung - Benutzungsleitung ........................16 Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Hagen ..................17 Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Iserlohn ...............19Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Meschede.........................................................21
Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Soest ....................23Team 4: Elektronische Dienste/ Informationsvermittlung ..........................................................25 - 27
Geschäftsprozessanalysen .............................................. 28
4
Einführung
Einführung
Die Ziele der Hochschulbibliothek als zentrale Einrichtung zur Medien- und Informationsversorgung der Fachhochschule Süd-westfalen sind im Leitbild der Bibliothek formuliert. Die Bibliothek verpflichtet sich hier, ihre Arbeit an den Bedürfnissen der Nutzer und den Erfordernissen einer modernen Hochschulausbildung zu orientieren.
Dazu schafft sie die notwendigen organisatorischen Vorausset-zungen. Das vorliegende Organisationshandbuch ist das Ergebnis einer Aktualisierung der Bibliotheksorganisation und dient als Leit-faden für die MitarbeiterInnen der Bibliothek sowie als transparente Dokumentation innerhalb der Fachhochschule Südwestfalen.
Anlass für die Reorganisation waren die Vergrößerung der Einrich-tung, gestiegene qualitative und quantitative Anforderungen und eine Veränderung des Aufgabenspektrums. Es wurden die struktu-rellen Voraussetzungen geschaffen, um insbesondere auf den Wan-del der digitalen Informationsversorgung und die Veränderung der Arbeitsprozesse durch moderne technologische Möglichkeiten zu reagieren. Die MitarbeiterInnen waren in zahlreichen Gesprächen in die Reorganisationsaktivitäten eingebunden.
Aufbauend auf der seit über 10 Jahren bewährten Teamorganisati-on sind alle MitarbeiterInnen einem Stamm-Arbeitsteam mit genau definierten Aufgaben, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten
zugwiesen. Bereits in der Vergangenheit hat sich die Teamstruk-tur mit einer flachen Hierarchie und der ausschließlichen Weisungs-befugnis bei der Bibliotheksleitung verbunden mit einer intensiven Informationsarbeit bewährt. Sie fördert die Kreatitvität und Moti-vation und damit die Arbeitsleistung der MitarbeiterInnen und wird daher auch zukünftig als Basis der Bibliotheksorganisation dienen.
Alle bibliothekarischen Arbeitsprozesse wurden systematisch analysiert und bei Bedarf neu definiert. Die Dokumentation der Geschäftsprozessanalysen ist Teil dieses Handbuches.
Organisationsentwicklung wird als eine ständige Aufgabe der Bib-liothek aufgefasst. Das Organisationshandbuch wird zur regelmäßi-gen Aktualisierung in einer Online-Version und als gedruckte Lose-blattsammlung vorgelegt.
Ingrid Tönges, BDir.
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Leitbild der Fachhochschulbibliothek
AuftragDie Hochschulbibliothek der Fachhochschule Südwestfalen mit
ihren Standorten Hagen, Iserlohn, Meschede und Soest und dem Studienort Lüdenscheid ist als Zentrale Betriebseinheit für die Ver-sorgung mit Informationen und Medien und deren Pflege zustän-dig. Sie berät und unterstützt vorangig die Mitglieder und Angehö-rigen der Hochschule beim Umgang mit Informationen und Medi-en. Darüberhinaus bietet die Bibliothek das Informationsangebot allen interessierten NutzerInnen aus der Region aktiv an.
Die Hochschulbibliothek erbringt insbesondere folgende Dienstleistungen:
– Beschaffung, Erschließung und Vermittlung von Information durch gedruckte und elektronische Medien sowie Pflege des Angebots;
– Bereitstellung von Lehr-, Lern- und Arbeitsmöglichkeiten in physischer und elek tro nischer Form;
– Beratung, Unterstützung und Fortbildung der Mitglieder und Angehörigen der Hochschule im Umgang mit Informationen und Medien.
ZieleWir erbringen unsere Dienstleistungen kompetent, schnellstmög-
lich und freundlich. Wir bieten initiativ neue Informationsangebo-te und -dienstleistungen an und reagieren auf konkrete und indivi-duelle Nutzerwünsche. Die Nutzerschaft steht partnerschaftlich im Mittelpunkt unserer Arbeit.
Die Entwicklung im Informations- und Bibliotheksbereich wol-len wir aktiv mitgestalten und bedarfsgerecht in unserer Hochschu-le umsetzen. Dazu und zur Nutzung aller Informationsressourcen kooperieren wir mit anderen Bibliotheken und Einrichtungen.
Leitbild
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Leitbild der Fachhochschulbibliothek
Leitbild
Arbeitsorganisation
Ziel unserer Arbeit ist die stete Verbesserung der Servicequalität unter Berücksichtigung der gegebenen Rahmenbedingungen wie die personellen und finanziellen Ressourcen. Zur Erreichung unserer Ziele bedienen wir uns einer Teamorganisation mit konkreten Auf-gabenstellungen, eindeutigen Verantwortlichkeiten und Entschei-dungsbefugnissen. Persönliches Engagement, Flexibilität und Inte-resse an der Arbeit sollen bei allen MitarbeiterInnen durch die fla-che Hierarchie, eine offene Arbeitsatmosphäre und lebendige inter-ne Kommunikation erhalten und gefördert werden.
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Organisation der Hochschulbibliothek der Fachhochschule Südwestfalen
Organisation der Hochschulbibliothek der Fachhochschule Südwestfalen
Leitung
Querschnittsaufgaben
BibliotheksressourcenStatistik/Controlling
BibliotheksentwicklungÖffentlichkeitsarbeit
Projekte
Erwerbung/ Beschaffung
Akzession MedienVorakzession Medien
SachmittelTechnische Buchbearbei-
tungPoststelle
Medienbearbeitung/ Fernleihe
KatalogisierungSacherschließung
Fernleihe
Benutzung
KoordinationFachbibliothek Hagen
Fachbibliothek Iserlohn Fachbibliothek Meschede
Fachbibliothek SoestLüdenscheid
Elektronische Dienste/ Informations-
vermittlung
Bibliotheks-DVWebangebot
Elektronische MedienLizenzverwaltung
Informationskompetenz
8
Teamorganisation der FachhochschulbibliothekErläuterung
Teamorganisation der Fachhochschulbibliothek
Bibliotheksstrukturen und Arbeitsabläufe müssen ständig den rasch ablaufenden strukturellen und technischen Veränderun-gen angepasst werden. Rahmenbedingungen, unter denen sich der organisatorische Wandel der Bibliothek vollzieht, sind die Entwick-lung neuer Technologien, Veränderung der Hochschul- struktur, politische Vorgaben, finanzielle und personelle Ressour-cen und die veränderten Erwartungen der Nutzerschaft an die Fachhochschulbibliothek.
Zur Erfüllung der im Leitbild formulierten Aufgaben und Ziele im Rahmen der angegebenen Eckdaten hat sich die Fachhochschulbi-bliothek eine Teamorganisation gegeben. Dabei galt es, für eine an fünf Standorten präsente Einheit mit eingeschränkten Personalre-ssourcen und einer Arbeitsorganisation überwiegend in Mischar-beitsplätzen eine Struktur zu erarbeiten, die einerseits eindeuti-ge Zuständigkeiten festlegt, andererseits notwendige Freiräume erhält für flexibles Reagieren und individuelle Betreuung der Nut-zerschaft. Eine derartige Organisation erfordert von allen Mitarbei-terInnen persönliches Engagement, Flexibilität, überdurchschnitt-liches Arbeitsinteresse sowie Kooperationsfähigkeit. Stärkung der Eigenverantwortlichkeit und Förderung der Eigeninitiative erhalten und erhöhen die Motivation.
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Eckdaten der Fachhochschulbibliothek(Stand 31.12.2012)
Teamorganisation der Fachhochschulbibliothek
Standorte: 4 Fachbibliotheken: Hagen, Iserlohn, Meschede, Soest,Studienort Lüdenscheid
Nutzer (Studierende und Lehrende): 9 107
Öffnungszeiten (Stunden/Woche): Hagen: 49,5; Iserlohn: 50; Meschede: 52; Soest: 52
Etat (Literatur und Sachmittel) Ca. 615 000 €
Medienbestand: Ca. 154 650 Bände, ca. 474 Zeitschriften
Elektronische Informationen: Internet, Digitale Bibliothek, Fachdatenbanken, E-Medien, Fachportale, Lernprogramme
EDV: Bibliothekssystem Aleph (Ausleihe, Katalogisierung, Erwerbung, Fernleihe), KAI, IBA-PCs, Arbeitsplatz-PCs
Personal (VZÄ): 19,97 Stellen (davon 2 hD, 5,75 ghD, 12,22 mD)
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Organisationsmerkmale
– flache Hierarchie – überschaubare Arbeitseinheiten – eindeutige Zuständigkeiten – erweiterte Gestaltungsspielräume – erweiterte klar definierte Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse
– Nutzer steht im Mittelpunkt
Teamstruktur (s. Diagramm und Tabellen)
– Team 1: Erwerbung/Beschaffung (zentral für alle Standorte)
– Team 2: Medienbearbeitung/Fernleihe (zentral für alle Standorte)
– Team 3: Benutzung (standortbezogene Subteams) – Team 4: Elektronische Dienste/Informationsvermittlung (zentral für alle Standorte)
– Temporäre Teams können, z. B. für Projekte, gebildet werden.
Arbeitsweise der Teams
– Die Teammitglieder organisieren ihre Arbeit in Absprache mit der Bibliotheksleitung und unter den arbeitsrechtlichen Vorgaben
– Die Teams arbeiten standortübergreifend – Die Teamleitung ist Ansprechpartnerin nach innen (Bibliothek) und aussen (Fachbereiche), wirkt initiativ und koordinierend
– Vertretungsregelungen werden im Team getroffen – Regelmäßige Besprechungen finden innerhalb der Teams zur verbesserten Arbeitskoordination statt
– Ein/e Mitarbeiter/in hat ein »Stammteam«, kann aber mehreren Teams angehören
– Studentische Hilfskräfte werden einzelnen Teams zugeordnet
Interne Kommunikation
– Regelmäßige Dienstbesprechungen (alle) – Regelmäßige Teambesprechungen – Ständige Information über E-Mail-Verteiler – FHB-Wiki enthält aktuell sämtliche Informationen
Diese Struktur schreibt eine allgemeine Organisation der Arbeits-abläufe fest, die sich in den vergangenen Jahren in der praktischen Bibliotheksarbeit in einzelnen Arbeitsbereichen der Fachhochschul-bibliothek bereits entwickelt hat.
Die Arbeitsergebnisse – d. h. Aufgabenerfüllung entsprechend dem Leitbild der Bibliothek – werden laufend überprüft. Bei Bedarf erfolgen Organisationsänderungen nach gemeinsamer Absprache.
Teamorganisation der Fachhochschulbibliothek
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Teamorganisation der Fachhochschulbibliothek
Teamorganisation der Fachhochschulbilbiothek
Bibliotheks-leitung
Team 4Elektronische Dienste/
Informationsvermittlung
Team 1Erwerbung/ Beschaffung
Querschnitts-aufgaben
NutzerFH-Angehörige,
Studierende, Professoren , Schulen, Wirtschaft, ...
Team 2Medienbearbeitung/
Fernleihe
Team 3Benutzung
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Teamorganisation der Fachhochschulbibliothek
Aufgaben und Entscheidungskompetenzen
Team Aufgabenbereiche
Bibliotheksleitung grundsätzliche AngelegenheitenVertretung der Bibliothek innerhalb und außerhalb der Hochschule
Querschnittsaufgaben ÖffentlichkeitsarbeitOrganisation (Arbeitsorganisation, Koordination und interne Kommunikation)Personalentwicklung und -einsatz, Fortbildung und QualifizierungBibliotheksetatRaum/BauBerichtswesenZusammenarbeit mit anderen bibliothekarischen Einrichtungen (Bibliotheken, Inforaum Hagen, HBZ) und sonstigen Institutionen (Schulen)Bibliotheksentwicklung Projekte
Team 1 Erwerbung/Beschaffung
Vorakzession (Monographien, Zeitschriften, Loseblatt-Sammlungen inkl. Aktuali-sierung, Normen, Print- und elektronische Medien)Akzession (Medien s. o.)Sachmittel (inkl. DV)Technische Buchbearbeitung (Reparatur und Buchbinder)Etatkontrolle und -statistik
Team 2 Medienbearbeitung/Fernleihe
Sachkatalogisierung (Vergabe Systemstelle/Schlagwort)Formalkatalogisierung (Aleph, ZDB)FernleiheAussondern
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Teamorganisation der Fachhochschulbibliothek
Team 3 Benutzung
Zentral: – Benutzungsleitung – Koordination der Arbeitsabläufe in den Fachbibliotheken – Ausstattung der Fachbibliotheken – Zentrales Mahnwesen
Dezentral: – Ortsleihe – Beratung und Information – Mahnwesen: Geldannahmestelle – Fernleihe (Bestellannahme) – Regalordnung, Medienpflege – Präsentation (Schaukasten, Neuerwerbungsregal ...) – Erstellung und Aktualisierung von Aushängen – Recherche (allg. Grundlagen) – Schulungen (Einführungen, Grundmodul)
Team 4 Elektronische Dienste/Informations-Vermittlung
Bibliotheks-DVInformationsvermittlungElektronische MedienNormenstelleProjekte
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Team 1: Erwerbung/Beschaffung
Teamorganisation der Fachhochschulbibliothek
Aufgabenbereiche
Teamleitung
Vorakzession – Monographien, Normen, Patente, Print- und elektronische Medien – Zeitschriften, Loseblatt-Sammlungen inkl. Aktualisierung
Akzession – Monographien, Normen, Patente, Print- und elektronische Medien – Zeitschriften (Kontakt zur Zeitschriftenagentur Harrassowitz), Loseblatt-Sammlungen inkl. Aktualisierung
– Sachmittel (Material, DV, online Möller, Anlagenverwaltung)
Lagerverwaltung
Technische Buchbearbeitung (Buchbinder: Zeitschriften und Monographien)
Einsortieren Loseblatt-Sammlungen
Etatkontrolle
Statistik – Monographien – Zeitschriften, Loseblatt-Sammlungen – Material (inkl. DV)
Poststelle
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Team 2: Erschließung/Katalogisierung
Teamorganisation der Fachhochschulbibliothek
Aufgabenbereiche
Teamleitung
Sachkatalogisierung (Vergabe Systemstelle/Schlagwort)
Formalkatalogisierung (ZDB)
Formalkatalogisierung (Aleph) – Neuaufnahmen – Korrekturen – Lokal- und Exemplarsätze bearbeiten – Lokalsätze Zeitschriften
Bearbeitung von Listen zur Überprüfung/Bereinigung der Kataloge
Aussondern (Korrektur Lokalsätze)
Fernleihe – Aktive Fernleihe – Passive Fernleihe – EVA
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Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams
Team 3: Benutzung - Benutzungsleitung
Aufgabenbereiche
Teamleitung
Benutzungsleitung – Personalbetreuung in den Fachbibliotheken: Ansprechpartner in allen Arbeitsberei-chen (außer: Verwaltung Abwesenheitszeiten, stud. Hilfskräfte)
– Zentrales Mahnwesen
Koordination der Fachbibliotheken – Koordination der Arbeitsabläufe – Information und Kommunikation – Erstellung von Aushängen
Betreuung der Medienversorgung der Studiengänge am Studienort Lüdenscheid (Stadtbücherei Lüdenscheid)
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Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Hagen (Teil 1)
Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams
Aufgabenbereiche
Teamleitung
Ortsleihe
Ortsleihe IV
Mahnwesen (zentral), Geldannahmestelle Hagen
Fernleihe (zentral)
Regalordnung
Buchbearbeitung (Etikettieren: Signatur und Barcode)
Einsortieren Loseblatt-Sammlungen
Präsentation (Schaukasten, Neuerwerbungsregal, Aushänge …)
Beratung und Recherchehilfe
fachspezifische Recherche
18
Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams
Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Hagen (Teil 2)
Aufgabenbereiche
Schulungen – Aleph/Online-Katalog – allg. Einführungen – spezielle Schulungen
Spät- und Notdienste – Organisation – Durchführung
Studentische Hilfskräfte Ausleihe
Zeitschriften (Bestand Hagen) – Eingangskontrolle – Reklamationen an Team 1 – Umläufe – Kollationierung
Aussondern Bestand Hagen (nach Vorgabe, Löschvermerke im Inventarbuch zentral)
Annahme der Bestellungen Hagen alle Medien, Vorschläge zum Bestandsaufbau, Weitergabe an Team 1
Dokumentation der Bestellvorgänge
DV: bibliotheksinterne Betreuung vor Ort (s. Team 4)
19
Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Iserlohn (Teil 1)
Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams
Aufgabenbereiche
Teamleitung
Ortsleihe
Ortsleihe IV
Mahnwesen, Geldannahmestelle Iserlohn
Fernleihe (zentral)
Regalordnung
Buchbearbeitung (Etikettieren: Signatur und Barcode; Bestand Iserlohn)
Einsortieren Loseblatt-Sammlungen
Präsentation (Neuerwerbungsregal, Aushänge …)
Beratung und Recherchehilfe
fachspezifische Recherche
20
Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams
Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Iserlohn (Teil 2)
Aufgabenbereiche
Schulungen – Aleph/Online-Katalog – allg. Einführungen – spezielle Schulungen
Spät- und Notdienste – Organisation – Durchführung
Studentische Hilfskräfte Ausleihe
Zeitschriften (Bestand Iserlohn) – Eingangskontrolle – Reklamationen an Team 1 – Umläufe – Kollationierung
Aussondern Bestand Iserlohn (nach Vorgabe, Löschvermerke im Inventarbuch zentral)
Annahme der Bestellungen Iserlohn: alle Medien, Vorschläge zum Bestandsaufbau, Weitergabe an Team 1
Dokumentation der Bestellvorgänge
DV: bibliotheksinterne Betreuung vor Ort (s. Team 4)
21
Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Meschede (Teil 1)
Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams
Aufgabenbereiche
Teamleitung
Ortsleihe
Ortsleihe IV
Mahnwesen, Geldannahmestelle Meschede
Fernleihe (zentral)
Regalordnung
Buchbearbeitung (Etikettieren: Signatur und Barcode; Bestand Meschede)
Einsortieren Loseblatt-Sammlungen
Präsentation (Neuerwerbungsregal, Aushänge …)
Beratung und Recherchehilfe
fachspezifische Recherche
22
Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams
Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Meschede (Teil 2)
Aufgabenbereiche
Schulungen – Aleph/Online-Katalog – allg. Einführungen – spezielle Schulungen
Spät- und Notdienste – Organisation – Durchführung
Studentische Hilfskräfte Ausleihe
Zeitschriften (Bestand Meschede) – Eingangskontrolle – Reklamationen an Team 1 – Umläufe – Kollationierung
Aussondern Bestand Meschede (nach Vorgabe, Löschvermerke im Inventarbuch zentral)
Annahme der Bestellungen Meschede: alle Medien, Vorschläge zum Bestandsaufbau, Weitergabe an Team 1
Dokumentation der Bestellvorgänge
DV: bibliotheksinterne Betreuung vor Ort (s. Team 4)
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Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Soest (Teil 1)
Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams
Aufgabenbereiche
Teamleitung
Ortsleihe
Ortsleihe IV
Mahnwesen, Geldannahmestelle Soest
Fernleihe (zentral)
Regalordnung
Buchbearbeitung (Etikettieren: Signatur und Barcode; Bestand Soest)
Einsortieren Loseblatt-Sammlungen
Präsentation (Neuerwerbungsregal, Aushänge ...)
Beratung und Recherchehilfe
fachspezifische Recherche
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Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams
Team 3: Benutzung - Fachbibliothek Soest (Teil 2)
Aufgabenbereiche
Schulungen – Aleph/Online-Katalog – allg. Einführungen – spezielle Schulungen
Spät- und Notdienste – Organisation – Durchführung
Studentische Hilfskräfte Ausleihe
Zeitschriften (Bestand Soest) – Eingangskontrolle – Reklamationen an Team 1 – Umläufe – Kollationierung
Aussondern Bestand Soest(nach Vorgabe, Löschvermerke im Inventarbuch zentral)
Annahme der Bestellungen Soest: alle Medien, Vorschläge zum Bestandsaufbau, Weitergabe an Team 1
Dokumentation der Bestellvorgänge
DV: bibliotheksinterne Betreuung vor Ort (s. Team 4)
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Team 4: Elektronische Dienste/Informationsvermittlung (Teil 1)
Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams
Aufgabenbereiche
Teamleitung
Bibliotheks-DVBetreuung aller DV-Systeme (Hard- und Software)
– Aleph – KAI – Wiki – Arbeitsplatz-PCs – Multimedia-PCs – IBA-PCs – Datensicherung (Server/Arbeitsplatz-PCs) – Installation und Update von Hard- und Software – Serverpflege und -updates (gehostet)
bibliotheksinterne und -externe Anwenderbetreuung
DV-Entwicklung und PlanungManusskripterstellung (Formatierung)
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Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams
Team 4: Elektronische Dienste/Informationsvermittlung (Teil 2)
Aufgabenbereiche
InformationsvermittlungInformationssysteme
– Persönliche Auskunft und Beratung (Mail-Auskunft, Telefon, Beratungsgespräche intern u. extern)
– Infomaterialien – Aufbau und Pflege (gelbe Infos, Infomaterial Fremdanbieter, Flyer, Plakate, Blöcke, Lesezeichen, Interne Infos: Infoblätter, Wiki, Formulare, Video-Tutorials)
– Webangebot: inhaltliche u. techn. Gestaltung der Bibliotheks-Homepage
Schulungen – Konzepterstellung zur Vermittlung der Informationskompetenz – Aufbau und Pflege einzelner Module – Leitung und Koordination des Schulungsteams – Durchführung
Elektronische MedienEinrichtung und Pflege der Rechercheportale DigiBib, DigiLink, EZB, EZProxy u. a.Testen der Portale (Funktionen, »Kochrezepte«)LizenzverwaltungPrüfung rechtlicher Bestimmungen (UrhG, Lizenzverträge, Nutzungsbedingungen)
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Elektronische Dienste/Informationsvermittlung (Teil 3)
Personelle Aufgabenverteilung innerhalb einzelner Teams
Aufgabenbereiche
NormenstelleBeratung, AusleihePflege
ProjekteEntwicklung neuer Angebote, z. B. Video-Tutorials, KAI, EZProxy
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Geschäftsprozessanalysen
Benutzung ....................................................................... 30 - 34Anmeldung/Auskunft ..........................................................30Medienbestellung .................................................................31 Gedruckte Infomaterialien ..................................................32 Mahnlauf ...............................................................................33 Vormerkung ..........................................................................34
Beschaffung .................................................................... 35 - 39Vorschuss und Vorkasse .......................................................35 Online-Bestellung, Blankoauftrag und Beschaffung ..........36Hausdruckerei .......................................................................37Buchbinder: Zeitschriftenhefte ...........................................38Inventarisierung/Inventarabsetzung .................................39
DV ..................................................................................... 40 - 41DV-Arbeitsbereiche ..............................................................40Bibliotheks-Website .............................................................41
Erwerbung ...................................................................... 42 - 45E-Ressourcen .........................................................................42Monografien ..........................................................................43Zeitschriften .........................................................................44- 45
Bestellung von Zeitschriften ...................................................44Abbestellung von Zeitschriften .............................................45Reklamation von Zeitschriften ..............................................46
Fernleihe .......................................................................... 47 - 49Fernleihe: aktiv .....................................................................47Fernleihe: passiv ...................................................................48 Aufsätze ................................................................................49
Katalogisierung ............................................................... 50 - 51Monografien ..........................................................................50Zeitschriften .........................................................................51
29
Leitung ............................................................................. 52 - 54Fortbildung ...........................................................................52Studentische Hilfskräfte ......................................................53Urlaubsantrag .......................................................................54
Schulungen ...................................................................... 55
Interner Vorgang
Externer Vorgang
Zusatzinformation
30
Benutzung
TEAM3
Kontoerstellung
Validierung Karte
Anmeldung
Voraussetzung- Persönliche Anmeldung
- Anmeldeformular- Studentenausweis/Personalausweis
Unterschrift der Karte
- Daten übertragen- Statusvergabe
- Zweigstelle- Passwort eingeben
- Karte erstellen
Anmeldung
TEAM3+4
geklärt Nicht geklärt
Beantwortung der Anfrage
Ordnen nach Themen
Rückmeldung/Beratungsgespräch(persönlich, telefonisch)
Auswertung
Anfrage
Per- Mail
- Telefon- persönlich
Für- FAQ
- Gelbe Infoblätter
- Thema- Literaturrecherche
- Datenbanken
Auskunft
31
Benutzung
TEAM3
Abholung
Gleicher Standort Anderer Standort
Keine Abholung(10 Tage)
Druck des Bestellungszettels (Bibliothekszentrale)
Druck des Bereitstellungszettels
Zurückbuchung,Status: bereitgestellt
Fax zum Standort des bestellten Titels
Zurück in BestandVerbuchung/Ausleihe
Transferzettel,Status: Transferkonto
Zurückbuchung,Status: bereitgestellt
Bereitstellungsregal
Transport zumAbholort
Bestellung- Katalog- Personal
Zwei Mal/Woche- FH-Fahrer
- Firma
Medienbestellung
32
Benutzung
aktuell nicht aktuell
Prüfung auf Aktualität
Professioneller Druck Selbstdruck in den Standorten
Bedarfsabfrage Anpassung der Inhalte
Entwurf
Nachbestellung externer Infomaterialien
Lieferung und Verteilung
WeiterleitungPressestelle
vor Semesteranfang
bei großen Mengen
bei kleinen Mengen
Bestellung eigener Infomaterialien
Folder, Poster AnmeldeformularAnschaffungsvorschlagGelbe InfosLesezeichen
TEAM3+4Gedruckte Infomaterialien
33
Benutzung
TEAM3Erinnerungsmail
Fristüberschreitung
1. Mahnung
2. Mahnung
3. Mahnung
4. Mahnung
Gebühren und Leistungsbescheid
(Sekretariat Präsidium)
Unikasse Düsseldorf
Vollstreckung(Gerichtsvollzieher)
Kein Mahnlauf wenn
- Verlängerung- Abgabe
Rückgabe der Medien- Buchwert wird abgezogen
- Infomail an Nutzer- 2 €/Medium/Woche
- Infomail an Nutzer- 5 €/Medium/Woche
- 5,60 € Zustellungsurkunde- 25 € Verwaltungsgebühr
- 20 € Medium/Woche- Buchwert wird in Rechnung gestellt
Mahnlauf
5 Tage vorher
10 Tage
10 Tage
10 Tage
10 Tage
4 Wochen
- Infomail an Nutzer- 10 €/Medium/Woche
- Mahnung per Post- 20 €/Medium/Woche
34
Benutzung
TEAM3Personal via Aleph
Keine Abholung(10 Tage)
Nutzer via Katalog
Abholung
V o r m e r k u n g
Rückgabe vorgemerktes Medium
Bereitstellungsregal
Exemplar- und Titelbezogen
Zurück in Bestand
Bibliothek
Titelbezogen
Verbuchung/Ausleihe
Nutzer (Vormerker) - Abholbenachrichtigung per Mail
Evtl.- Transferzettel/Transport/
Bereitstellung
Vormerkung
35
Beschaffung
TEAM1- Bis 35 €: Bar
- Ab 35 €: Überweisung- Grund
- Summe- Abrechnungsobjekt
- Kostenstelle
Vorschuss Vorkasse
Kontakt SG 3.1 Beleg wird gestempelt
Versand an SG 3.1
Erstattung
Kauf
Vorschuss und Vorkasse
Fahrer liefert Geld an Standort
Zurück an SG 3.1
Bis 35 €: SG 3.4
Direkte Erstattung Überweisung
Beleg wird gestempelt
Ab 35 €: Versand an SG 3.1
Beleg an Team 1
Zu wenig Vorschuss
Zu viel Vorschuss
36
Beschaffung
TEAM1Online-Shop/Möller Blankoauftrag (bis 300 €) Beschaffung (ab 300 €)
Bestellung erfolgt online Vergabe von Auftragsnummer ausführliche Begründung (ab 500 €)
Quittungsdruck
Lieferung
Unterschrift Leitung Ablage Rechnung Originalrechnung an SG 3.1
Vergabe der Anlagennummer ab Wert von 150 €
Reklamation
Reklamation/Korrektur der
Rechnung
Eingangskontrolle
Rechnungskontrolle
Bestellung Auftrag
Auftrag an SG 3.1
Auftragserteilung
Online-Bestellung, Blankoauftrag und Beschaffung
Nicht in Ordnung
Nicht in Ordnung
- Excel- Kopie in Ablage
- Kostenvergleich- Ausschreibung
- Kostenstelle- Abrechnungsobjekt
- Abzeichnen
SG 3.1.Software über
IT-Services
37
Beschaffung
TEAM1Hausdruckerei
Druckerei
Verbrauchs- und Infomaterial
Bestellung erfolgt online
Papierbedarf
Eintrag ins Buch
Mitnahme Papier
- Menge- Abrechnungsobjekt
38
Beschaffung
TEAM1+3z.B. Kontrolle
- Inhaltsverzeichnisse- Namensänderung
- Inventarnummer- Signatur
- Exemplarsatz anlegen
Es wird gebunden- Zeitschriftenhefte
- Einmal im Jahr
- Abrechnung nach Standorten- Für Ha, Me, So in Ha;
in Is wird direkt abgeholt
- Bearbeitungsdauer ca. 6 Wochen
- Musterpappen beim Buchbinder vorhanden
Bindeauftrag
Vorbereitung Auftrag
Aufträge schreiben
Einarbeitung
Buchbinder: Zeitschriftenhefte
Aufgliederung nach Fachbereichen
Versand gebundener Zeitschriften an die Standorte
Abholung durch den Buchbinder
Bindung der Zeitschriftenhefte
Rücktransport zur Bibliothek
Nachbesserung
EingangskontrolleNicht in Ordnung
39
Beschaffung
T E A M 1Ab einem Wert von
150 € netto
- Anlagenummer- Grund: defekt unrentabel veraltet
Neue Anschaffung Formular zur Absetzung
Anlagenummer vergeben Abzeichnen
Anlagenummer aufkleben Genehmigung von SG 3.2 (per Mail)
Inventar muss zeitnah entsorgt werden
Inventarisierung Inventarabsetzung
Raumnummer vergeben Info an SG 3.2
40
DV
TEAM4
- Mitarbeiter-PCs- IBA-PCs
- Peripheriegeräte
Koordination mit IT-Services
- Wiki- Server
IBA-Software- Betriebssysteme
- Anwendersoftware- Datensicherung
B e t r e u u n g
Hardware Software Netzwerktechnik Bibliothekssystem (Aleph, Koop mit der UB Hagen)
Katalog(KAI)
Arbeitsbereiche
- Versionspflege- Administration- Anpassungen
41
DV
TEAM4
Ohne Schlagwort
Meldung löschen
Mit Schlagwort
Meldung archivieren
Bibliotheks-Website
Änderung auf Website
Neu: Text, Grafik, Datei
Umsetzung in Website
Meldung abgelaufen
Meldungen- Öffnungszeiten
- Aktuelles- Buchtipp
Allgemeine FH-SeitenBibliotheksseiten
42
Erwerbung
TEAM1
Lizenzierung
VerteilungMail (fhb)
Digilink EZB Katalog
Mail (alle) Portale Website
positiv
Erwerbungsabteilung/Fachbibliothek
Bedarfsprüfung
Bekanntmachung des neuen Angebots Infomaterialien bestellen
Evaluation des Testzugangs
Anfrage HBZ
Vorschlag vom HBZ
Archivierung des Angebots
Archivierung des Angebots
Archivierung des Angebots
PrüfungPrüfung
E-Ressourcen
Anschaffungsvorschlag- Professor- Student
- Mitarbeiter
Bekanntmachung- Mail (fhb)- Mail (alle)
- Website- Digilink
- Konsortium- Testzugang
Einzeltitel: Team 4Paket: Einspielung
Einzeltitel: Team 2Paket: FUBTeam 4
- Preis- Nutzungsbedingungen
- Preis- Nutzungsbedingungen
interessant
uninteressant uninteressant
negativ
interessant
(zeitgleich)
43
Erwerbung
TEAM1Anschaffungsvorschlag
- Professor- Student
- Sonstige Mitarbeiter
- Per Post- Laufzettel mit Besteller bleibt
- Fremddaten- Manueller Satz
- Mit Bestellzettel- Eingangskontrolle
- Besitzstempel
- Unterschrift- Zahlungsanweisung
- Lieferant- Anzahl
- Zweigstelle- Zuordnung Fachbereich
Bestellung
Bestellkatalogisat
Bestellvorgang
Lieferung
Versand der Bestellung
Rechnungs-bearbeitung
Vorakzession
Monografien
44
Erwerbung
TEAM1- Professor- Student
- MitarbeiterAnschaffungsvorschlag
Team 1
Kontrolle Bestand
Eingangskontrolle
Rechnung
Rechnung an die Verwaltung
Direktanfrage Verlag Absprache Liefertermin
Aggregator (Harassowitz)
Prüfung Angebot
Bestellung von Zeitschriften
Mail, Telefon
Nein
Lieferung nach Hagen
Ja
Lieferung direkt an Standorte
Fax
Bedarfsprüfung in HA, IS(Bibliotheksleitung)
Bedarfsprüfung in ME, SO(Bibliotheksbeauftragte)
z.B.- Zu hohe Portokosten
- Mitgliedschaft im Verein nötig
Endkontrolle- Name
- Periodizität- etc.
45
Erwerbung
TEAM1- Preissteigerung- Weiterer Bedarf
Datum: Ende des Abonnements
- Lieferant- Anzahl
- Zweigstelle- Zuordnung Fachbereich
Abonnement
Abbestellung
Kontrolle
Infos an StandorteHA, IS, ME, SO
Bestätigung
Abbestellung von Zeitschriften
Mail Fax
Fax
Benachrichtigung ME, SO Benachrichtigung HA, IS
46
Erwerbung
TEAM1Grund
- Falsche Rechnung- Falsche Lieferung
Über Portal- Claim Nr.
- Grund
- erneute Lieferung- Gutschrift
Per Mail, Telefon- Grund
Reklamation
Rückmeldung
Infos an Standorte
Reklamation von Zeitschriften
Harassowitz andere Verlage
47
Fernleihe
TEAM2Fernleihe: aktiv
Bestellung
30 Tage später
Vormerkung
Verbuchung
Versand
Rückgabe
Eingangskontrolle
Rückbuchung
Von anderer Bibliothek
- FL-Bücherkiste- Postversand
Exemplarkontrolle
- FL-Bücherkiste- Postversand
Statuskorrekte ZFL-Bestellung
- Druck Ziehzettel- Evtl. manuelle Vormerkung
- Evtl. Lieferung aus anderem Standort
Manuell*
*z. B. internationale FL-Bestellung per Mail
Automatisch
48
Fernleihe
TEAM2Fernleihe: passiv
Bestellung
Lieferung
Eingangskontrolle
Verbuchung
Verpackung
Versand
keine Verlängerung
z. B.- Falsche Angaben
- Im anderen Verbund bestellt (Buch im HBZ)
SHK
NachsignierenAutomatisch
- Info an Nutzer (Mail)- Datumstempel für Ausleihe
- Temporärer Strichcode
- Strichcode scannen- Prüfen: Lieferbibliothek, Titel
- Lieferbegleitschreiben (Nachricht an ZFL-Server)
evtl. Zweigstellentransfer
30 Tage später
Ausleihe
Rückgabe
49
Fernleihe
TEAM2Fernleihe: Aufsätze (passiv)
Fernleihe: Aufsätze (aktiv)
Bestellung
Bestellung
Lieferung
Kopie erstellen
Verbuchung über ZFL-Server
Versand
Bereitstellung für Nutzer
- Falsche Angaben- Im anderen Verbund bestellt
(Buch im HBZ)
- Info an Nutzer- evtl. Zweigstellentransfer
Von anderer Bibliothek- Post- Mail
An andere Bibliothek- Post- Fax
An FHB SWF- Medea
NachsignierenAutomatisch
50
Katalogisierung
TEAM2im Bestandnicht im Bestand
Exemplar mit Signatur nachtragen
- Fremddaten- Manuell erstellen
- Bestellsatz- Exemplarsatz erstellen
Evtl. Titelsatz umhängen
Neues Buch
Bestellkatalogisat Exemplarverwaltung
Ortsleihe
Ende Bestellkatalogisierung
SystematisierungHA und IS oder ME und SO
Exemplarverwaltung
Signaturvergabe
Ortsleihe
Monografien
Erwerbung
Eingangskontrolle
51
Katalogisierung
TEAM2im Bestandnicht im Bestand
Jahrgang voll: binden
Siehe Prozess »Buchbinder«
- Fremddaten- Manuell erstellen
Neue Zeitschrift
ZDB-Recherche
Lokalsatz erstellen
Neues Heft
Ortsleihe
Buchbinder
Signatur erstellen
Ortsleihe(Zeitschriftenarchiv)
Ortsleihe
Zeitschriften
Bestellkatalogisat
Lokalsatz erstellen
52
Leitung
LEITUNG
- Eintrag Statistik- Nachricht an: Antragsteller FH-Verwaltung FoBi-Beauftragten
Platzreservierung
Kopie zur Kontrolle in Ablage
Bearbeitungsstand nachhalten
Nachricht an Antragsteller
Fortbildungs- beauftragte
Anfrage Fortbildung von MitarbeiterIn
ZBIW Sonstige Fortbildungen
Absage oder Zusage
Anmeldung durch Antragsteller
Genehmigung des Vorgesetzten
an SG 1.2
Zustimmung des Personalrats
Versand an ZBIW(Bibliothek)
Fortbildung
Formular ausfüllen(Antragsteller)
Mail an ZBIW
53
Leitung
LEITUNG
- SHK-Antrag- SHK-Personalbogen
- Angaben NeueinstellungLBV(A)26 (2-fach)
- Lohnsteuerkarte oder LBV (A)02.SHK (2-fach)- Matrikulationsbescheinigung- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse- Lebenslauf- Kopie Geburtsurkunde- Kopie Sozialversicherungsausweis
- ggf. Kopie Reisepass (Geburtsort außerhalb BRD)
- ggf. Aufenthaltsgenehmigung/ Arbeitserlaubnis (im Pass)
- Vor Ablauf des Vertrags- Max. Verlängerung: 24 Monate
- Vertrag- Anschreiben mit Infos
- Durchschrift für Bibliothek
- SHK-Antrag- Matrikulations bescheinigung
- Bögen: LBV(A)02.SHK
LBV(A)26
Studentische Hilfskräfte
Verlängerung Neueinstellungen
Unterlagen an SG 1.2
Vertrag von SG 1.2
Unterlagen an Studierenden
Vertrag unterschrieben an SG 1.2
Studentische Hilfskräfte
Dokumente ausfüllen Dokumente ausfüllen
ab 4. Semester
54
Leitung
LEITUNGAntrag über ZEUS
Durch Leitung
Genehmigungsverlauf einrichten
- Alle Vertreter- Teamleiter (Info)
- Vertreter- Vorgesetzter
- SG 1.2
Urlaubsantrag(elektronisch)
Klärung der Vertetung
Antrag abschicken
Genehmigung oder Ablehnung
Eintrag im internen Urlaubskalender
Urlaubsantrag
55
Schulungen
TEAM4- Mitarbeiter
- Kollegen/innen- Dozenten- Schulen
Statistische Erfassung für AG Informations-
kompetenz
- Thema- Fachgebiet
- Fokus
Evtl. Aktualisierung
Raumreservierung
Aufbau- Beamer
- Notebook
Anfrage
Absprache Thema
Zuordnung Schulungsteam
Anpassung Schulung
Prüfung Arbeitsblätter
Termin vereinbaren
Schulung
Technische Vorbereitung
Reflektion über Schulung
Schulungen
am Tag der Schulung