Informationstechnologie

OrganisationsbasiertesOrganisationsbasiertesRollenkonzept

Österreichische Post AGIngrid Brunner

09.05.2007

Österreichische Post AG 1

Die Österreichische Post AG ist Österreichs führender Dienstleister in der Postbeförderung.

Gegründet wurde die Österreichische Post AG am 3. Gegründet wurde die Österreichische Post AG am 3. März 1999.

Zu den Hauptgeschäftsbereichen der Österreichischen Post AG zählen die

• Erbringung von Leistungen des Post- und Paketdienstes, sowie

• die Abwicklung von Finanzgeschäften in Kooperation mit dem langjährigen Partner Postsparkasse.

Österreichische Post AG 2

Organisationsstruktur

UNTERNEHMENSLEITUNG

Dr. Waiszentrale Funktionen

Dr. Jettmarzentrale Funktionen

Dipl.-Ing. Hitziger Dr. Götz

DIVISION BRIEF DIVISION PAKET & LOGISTIK DIVISION FILIALNETZ

Briefpost Paketlogistik Österreich

Medienpost Paketlogistik Slowakei

Paketlogistik KroatienInfomail

Business Services

Filialen

Philatelie

Brieflogistik

Stand: April 2006

Österreichische Post AG 3

Organisationsstruktur

UNTERNEHMENSLEITUNG

Dr. Waiszentrale Funktionen

Dr. Jettmarzentrale Funktionen

Zentrale Funktionen

Vorstandsbereich Dr. JettmarVorstandsbereich Dr. Wais Vorstandsbereich Dr. JettmarVorstandsbereich Dr. Wais

Corporate Communications

Generalsekretariat

Investor Relations

Strategie und Konzernentwicklung

Personalmanagement

Unternehmensrevision

Unternehmenscontrolling

Finanzwesen, Treasury Management

Zentraler Einkauf

Informationstechnologie

Recht

Rechnungswesen

Personaladministration

Corporate Real Estate

Stand: April 2006

Österreichische Post AG 4

Ausgangssituation

� Unterschiedliche Personalprozesse

� Personal- und IT-Prozesse nicht gekoppelt

� Verteilte Supportbereiche und Zuständigkeiten

� IT-Sicherheit erfordert hohen Personalaufwand

Personalbedarf PersonalverwaltungStammdatenerfassung

Personalinformationen

Personalbedarf

im FachbereichStammdatenerfassung

Arbeitsplatzzuteilung

Beantragt Rechte

Accountanlage

Rechtezuteilung

Admin im Fachbereich

Zentraler Admin

Österreichische Post AG 5

� Integration der Personal- und Organisationsdaten

� Reduktion des Administrationsaufwandes zur Account- und Rechteverwaltung

� Rollen-Modell: Ableitung aus Funktion und Organisationszugehörigkeit

� Unterbinden von Rechtemitnahme bei Arbeitsplatzwechsel

� Zentrale Beantragung von Zugriffsrechten

� Bereitstellung von Rechteübersicht für Vorgesetzte

Projektziele

� Zentrale Auditier- und Nachvollziehbarkeit

IT (Richtlinien)

Benutzerverwaltung / Identitymanager

Personal-

verwaltung

Ressourcen-

verantwortlicher

AnwenderAnwenderAnwenderAnwender

Zielsysteme

Auditor

Au

dit

Division

Zentrale Einheit

Zu

griff

AnwendungsentwicklungVergabe- und Entzug

Implementierung einesIdentitymangement Systems

Österreichische Post AG 6

Kennzahlen

Personal- und Organisationsdaten

� 3.900 Organisationseinheiten

� 221 Organisationsänderungen pro Jahr

� 26.000 Mitarbeiter

� 88.500 Arbeitsplatzwechsel pro Jahr

� 8.600 Personalzugänge/-abgänge

� Ca. 2.000 Standorte

Benutzerverwaltung

�28.000 Anwender

�80 Ressourcen mit Rechteverwaltungen

�14.000 Mitarbeiter haben Berechtigungen

auf 950 Fileshares

�2.743 Gruppenpostfächer (+ 2.350 persönliche)

Österreichische Post AG 7

2003 – Projektidee -> Voranalyse

Erhebung der Rechte einer DivisionBefragung der Vorgesetzten -> Arbeitsplatzbezogene Rechteerhebung

Erkenntnis:Erkenntnis:Thema ist zu abstrakt und daher Missverständnisse

Zu viele unterschiedliche Rechte -> Besitzanspruch der Mitarbeiter auf ihre RechteZu hoher Organisationsaufwand für Rollenabsegnung

Entscheidung:Gesamtprojekt gestoppt -> Verbesserung der Rahmenbedingungen

Österreichische Post AG 8

2004 – Koordination mit Personalbereich

�Aufbau Metadirectory -> Datenquelle für IDM-Informationen

�Entwicklung des Personal- und Organisationsverzeichnisses

�Administrationstool für Benutzerverwaltung im ADS

�Datenbereinigung ADS (25% der Accounts wurden gelöscht)

Personalbedarf

im Fachbereich

PersonalverwaltungStammdatenerfassung

Arbeitsplatzzuteilung

Beantragt Rechte

Accountanlage

Rechtezuteilung

Personalinformationen

Admin im Fachbereich

Zentraler Admin

Österreichische Post AG 9

2005 – Behebung Prozessmängel-> Standardisierung durch Automatisation

�Erweiterung des Administrationstools (Selbstadministration von AD-Gruppen, Bereitstellung der Rechteübersicht)

�Verringerung der Accountverwaltungen und Einsatz von regelbasierter Provisionierung

�Konsolidierung der SAP-Systeme

�Keine eigenen Rechteverwaltungen in neuen Applikationen

�Bereinigung Exchange (Verringerung des Gesamtvolumens um 25%)�Bereinigung Exchange (Verringerung des Gesamtvolumens um 25%)

Personalbedarf

im Fachbereich

PersonalverwaltungStammdatenerfassung

Arbeitsplatzzuteilung

Beantragt Rechte

Accountanlage

Rechtezuteilung

Personalinformationen

Admin im Fachbereich

Zentraler Admin

Personal- und

Organisationsstammdaten

StammdatenabgleichRegelbasierte Provisionierung

Österreichische Post AG 10

Personalaufnahme

IDM

Einheitlicher Personalaufnahmeprozess

Funktionsabbildung laut Towers Perrin im Personalsystem

4-dimensionales Rollenmodell

Portalfunktionen für Fachbereich

2006 Konzept für ein zentrales System

Datentransfer

mehrmals täglich

SystemPortalfunktionen für Fachbereich

Workflowunterstützung

(Beantragung-> Genehmigung->Vergabe/Entzug)

Provisionierungstiefe auf Rechteebene

Direkt/indirekt

Allgemeine Durchführungsbestimmung erstelltRahmenwerk für Workflow, Grundprozesse und Standards für Autorisierungen

Österreichische Post AG 11

2006 – Organisation - > Rollenmodell

Funktionsrollen laut Towers Perrin

20 Rollen für 20.000 Mitarbeiter

170 Rollen für 5.000 Mitarbeiter

Österreichische Post AG 12

2007/2008 – Technische Umsetzung

80% Rollen

20% Einzelrechte

Österreichische Post AG 13

Danke