Office 365

Datenschutz & Security

Raphael Köllner

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Einführung Datenschutz

& Security

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Tipps

4

Microsoft

& wir

Einführung Office 365

Datenschutz/Security & Cloud Computing

Gute Freunde VS Streithähne

Vertrauen

Angst vs Vertrauen

Grundprinzip Datenschutz

§ 1 Absatz 1 BundesdatenschutzgesetzZweck dieses Gesetzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen,

dass er durch den Umgang mit seinen personenbezogenen

Daten in seinem Persönlichkeitsrecht beeinträchtigt wird.

Grundprinzip des Datenschutzes

Verarbeitung von Daten nur mit:

• Einwilligung des/der Betroffene(n)

• Gesetzliche Erlaubnistatbestände

Grundsätzliches Verbot der Datenverarbeitung

Probleme - Beispiele

Arbeitsrecht BIG DATA

Datenschutz – In Bewegung

EU - Kommission

• EU Grundverordnung

• Digitale Agenda 2020

• Smart Cities

• (EU Urheberrecht)

• TTIP

Bundesregierung

• Digitale Agenda 2020

• Klagerecht für Verbände

• IT Sicherheitsgesetz

• Expertenkommissionen

• Konsultationen

Rechtsprechung

• Google – z.B. Löschung (EuGH)

• Streaming (OLG & LG Köln)

• Recht auf informelle

Selbstbestimmung (BVerfG)

• Neue Vorabentscheidungsverfahren

(EuGH)

Prinzipien Office 365

Office 365 Trust Center

Der Weg zu allen Informationen

rund um Datensicherheit und

Datenschutz mit Office Cloud

Anwendungen.

14

Was ist passiert ?

Microsofts Grundprinzip

It’s your dataYou own it, you control it

We run the service for you

We are accountable to you

Built-in Security through Defense in depth

Physical controls, video surveillance, access control

Edge routers, firewalls, intrusion detection, vulnerability scanning

Dual-factor authentication, intrusion detection, vulnerability scanning

Access control and monitoring, anti-malware, patch and

configuration management

Secure engineering (SDL), access control and monitoring, anti-malware

Account management, training and awareness, screening

Threat and vulnerability management, security monitoring, and response,

access control and monitoring, file/data integrity, encryption

Facility

Network perimeter

Internal network

Host

Application

Admin

Data

Datenschutz Office 365

Microsoft Datacenter

Dublin, Irland

Rechenzenten für One Drive for Business

Wo befinden sich meine Daten?

Dublin, Irland

Amsterdam, Niederlande

Backup: USA (Notfall)

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Der Vergleich

onPremise Cloud Computing

Standards & Zertifikation

SSAE/SOC

ISO27001

EUMC

FISMA

HIPAA

HITECH

ITAR

HMG IL2

CJIS

Global

Global

Europe

U.S.

U.S.

U.S.

U.S.

UK

U.S.

Finance

Global

Europe

Government

Healthcare

Healthcare

Defense

Government

Law Enforcement

Standard & Zertifikation for Europe/BRD

1. Auftragsdatenverarbeitungsverträge (ADVs)

2. ISO 27001

3. EU-Standardvertragsklauseln // Artikel 29 Arbeitsgruppe prüfte dies

4. US-EU – Bestimmungen des US-Handelsministeriums "Safe Harbor"

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Wir und Office 365 - Auftragsdatenverarbeitung

Auftragsdatenverarbeitungsverträge

(ADVs)

Office365 = Zug

Wir = Passagiere

Microsoft bietet Dienstleistungen an und

verarbeitet unsere Daten auf unseren Auftrag

hin.

oder auch

Microsoft stellt den Dienst und wir den Inhalt.

Microsofts Part

Access Control,

Risk Assessment,

Communication Protection,

Auditing & Logging,

Identification & Authorisation & Information Integrity,

Incident Response

Was können wir machen

• eDiscovery

• Office 365 Message Encryption

• RBAC

• Right Management

• Data Loss Protection (DLP)

• S/MIME

• Legal Hold

Optionale Vertragsergänzungen

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Datenschutz I

Sicherung von der Speicherung bis zum Abruf:

• Rund um die Uhr überwachte physische Rechenzentren.

• Logisches Trennen von Mandantendaten.

• Administrativer Zugriff auf Office 365, gesteuert von einem rollenbasierten Zugriffssteuerungsverfahren (RBAC).

• Trennung des internen Rechenzentrumsnetzwerks vom externen Netzwerk sowie Verschlüsselung der Daten, die über die

Netzwerke übertragen werden.

• Verschlüsselung von E-Mail-Daten im Ruhezustand mit BitLocker und SSL/TLS-Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung.

• Anwendungen, die nach Maßgabe des Microsoft Security Development Lifecycle (SDL) entwickelt werden. Unser Security

Development Lifecycle stellt sicher, dass Sicherheit und Datenschutz integrale Bestandteile der Entwicklung sind, von der

Softwareentwicklung bis zum Dienstbetrieb.

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Datenschutz II

• Der Rechteverwaltungsdienst ermöglicht es Benutzern und Administratoren, Inhalte basierend auf Identität und Richtlinie intelligent zu verschlüsseln.

• Identitätssysteme und Dienste wie Windows Active Directory, Windows Azure Active Directory und Active Directory Federation Services können aktiviert werden, um

den Zugriff auf Office 365 zu sichern.

• Fortschrittliche Funktionen wie die Verhinderung von Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) können von Administratoren aktiviert werden, um zu verhindern, dass

sensible Daten die Organisation verlassen.

• Funktionen für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht, Governance und Archivierung ermöglichen es Administratoren, sensible Daten für juristische und

Archivierungszwecke zu sperren.

• Mit Funktionen wie eDiscovery können Administratoren in SharePoint Online, Exchange Online und Lync Online auf einfache Weise Elemente für Audit- und

Sicherheitszwecke finden.

• Unsere Funktionen für den Schutz vor Schadsoftware und Spam sind komplex, können aber dennoch einfach eingesetzt und vom Administrator konfiguriert werden.

Unsere gerätbezogenen Sicherheitsfunktionen für mobile Geräte und PCs ermöglichen die Remote-Datenlöschung sowie Zugriffsbeschränkungen des Geräts.

29

Wer hat Zugriff auf die Daten?

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Usage Data Address Book Data

Customer Data

(excluding

Core Customer Data*)

Core Customer Data

Operations Response

Team (limited to key

personnel only)

Yes. Yes, as needed. Yes, as needed. Yes, by exception.

Support

Organization

Yes, only as required

in response to

Support Inquiry.

Yes, only as required in

response to Support

Inquiry.

Yes, only as required in

response to Support

Inquiry.

No.

Engineering Yes.

No Direct Access. May Be

Transferred During Trouble-

shooting.

No Direct Access. May Be

Transferred During

Trouble-shooting.

No.

PartnersWith customer

permission. With customer permission. With customer permission.

With customer

permission.

Others in Microsoft No.

No (Yes for Office 365 for

small business Customers

for marketing purposes).

No. No.

Security Office 365

Security

1. Keine Nutzung oder Scanning / auch nicht für Werbung oder Werbeprodukte

2. Speicherort: Europa

3. Security by Design/Default

4. Physische Sicherheit der Rechenzentren (ISO 270001)

5. Rechte über die Daten bleiben beim Kunden/User

6. Umgehende Information über Änderung der Dienste in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Richtlinientreue

7. 99,9 % Zugriff auf Daten und Dienste

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Verschlüsselung

Data at Rest

Disks encrypted with Bitlocker

Encrypted shredded storage

Data in-transitSSL/TLS Encryption

Client to Server

Data center to Data center

User

Fort Knox Encrypted Storage

The technology moves beyond a

single encryption key per disk to

deliver a unique encryption key per

file. With advanced encryption

technology, every file stored in

SharePoint Online and OneDrive for

Business is encrypted with its own

key, and subsequent updates to a

file are encrypted with their own

unique key as well.

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Audits bei Microsoft

• Regelmäßige Prüfungen durch Dritte (AICIPA, ISO, FedRamp, JAB)

• Kunde kann den letzten Report anfordern

• Zusätzliche Zertifizierungen (Nachfragen)

• Compliace-Programm

• Office 365 Team ist immer ansprechbar (itpronetwork – Yammer)

Compliance controls

Helps to identify

monitor

protect

Sensitive data through deep content analysis

Identify

Protect

Monitor

End user education

Data Loss Prevention (DLP)

Prevents sensitive data from leaving organization

Provides an Alert when data such as Social Security & Credit Card Number is emailed.

Alerts can be customized by Admin to catch Intellectual Property from being emailed out.

Empower users to manage their compliance• Contextual policy education

• Doesn’t disrupt user workflow

• Works even when disconnected

• Configurable and customizable

• Admin customizable text and actions

• Built-in templates based on common regulations

• Import DLP policy templates from security partners or

build your own

Protect sensitive documents

from being accidently shared

outside your organization

No coding required; simply

upload sample documents to

create fingerprints

Scan email and attachments to

look for patterns that match

document templates

RMS – Right Management Services

O365 Admin Center – Diensteinstellungen

– Andere Einstellungen Einstellungen

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RMS - Right Management Services

• Vertrauliche Informationen werden geschützt

öffnen, modifizieren, drucken, weiterleiten; + eigene Einstellungen

• Dauerhafter Schutz ist verfügbar.

Schutz auch bei Kopieren der Dateien, kein entschlüsseln ohne passende Entität

• Nutzungsrechte und –bedingungen können besser verwaltet werden

Nutzungsrechte & Nutzungsbedingungen zuweisen; mit Bedingungen belegen, z.B. Ablauffrist

• Integration von RMS mit Office 365

Plugin in: Office Prof Plus; Office Online, OWA

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Multi-Faktor-Authentifikation

/Eingabe von Benutzer & Passwort1.

2.

3.

4.

/Azure AD schickt Token (Zahlenreihe) (Handy)

/User gibt Token (Zahlenreihe) ein

/Prüfung des Tokens in Kombi. mit Benutzer &

Passwort

5. /Login erfolgreich

42

43

Aktuelle rechtliche Probleme ?

1. Urteil aus New York – Herausgabe der Daten auch aus anderen Ländern an US

Behörden

2. Grundverordnung der EU

3. Digitale Agenda 2020 (EU & BRD)

4. BIG Data – mit neuen Regelungen

5. Bitkom mit dem Sicherheitskompass

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Deutsches Rechenzentrum von Microsoft?

Office Blog & Roadmap

http://office.microsoft.com/en-us/products/office-365-roadmap-

FX104343353.aspx

http://blogs.office.com/

Office Roadmap Office Blog

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Rakoellner.de

Danke für die

Aufmerksamkeit

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Kontakt

Raphael.Koellner

@rakoellner.de

www.rakoellner.de

Twitter:

@ra_koellner

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