Office 365 als Basis für ISO 9001:2015 bei der Grob AG

Was können wir von der

GROB AG lernen?

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23. November 2016

© Was können wir von der GROB AG lernen? 2

Was werden Sie heute von uns hören?

Agenda

• Die Trainingspartner

• Ein Projektüberblick

• Die Standortbestimmung

• Die Aufbauphase

• Die erste Partie: ISO-Audit

• Die weitere Saison


Die Trainingspartner

Wer sind wir und was

beschäftigt uns im Alltag?


Wer ist die IOZ AG?

Was tun wir im Bereich von Qualitätsmanagementsystemen?

Standortbestimmung mit Gap-Analysen, Audits, Assessments …

Organisation mit Workshops zu Prozessstrukturierung, Prozessaufnahmen

Coaching in verschiedenen Prozessbereichen und ISO 9001-Themen

Unterstützung des QM-Alltags durch SharePoint

Q-Leitung als Mandat

Managementsysteme von Grund auf organisieren

©Stämpfelfeld 3, CH-6244 Nebikon www.GROBag.ch ¦ [email protected] ¦ Tel. +41 62 748

55 22

©Stämpfelfeld 3, CH-6244 Nebikon www.grobag.ch ¦ [email protected] ¦ Tel. +41 62 748 55 22

Unser Unternehmen

o Gründungsjahr: 1947

o Familienunternehmen in der dritten Generation

o ISO-zertifiziert seit 1995

o 44 CNC-gesteuerte Werkzeugmaschinen,

o 6 davon mit automatischem Beladungssystem für

den mannlosen Schichtbetrieb

o 44 Mitarbeiter

o 5 Polymechaniker-Lehrlinge


Unsere Produkte

o Zahnräder Ø8 – Ø1500 Modul, Diameter Pitch etc.

o Kettenräder Ø8 – Ø1500 Metrisch und Zoll

o Kegelräder Ø12 – Ø600 geradverzahnt

o Schnecken Ø20 – Ø100 alle gängigen Module

o Schneckenräder Ø20 – Ø1000 alle gängigen Module

o Zahnriemenräder Ø8 – Ø1500 alle gängigen Profile

o Zahnstangen bis max. Modul 9

o Sonderprofile ISO 14/DIN 5480/5481/5482 etc.

o Kupplungsprofile


Einsatz unserer Produkte

o Anlagen- und Apparatebau

o Aviatik

o Antriebstechnik

o Allgemeiner Maschinenbau

o Energieerzeugung und -verteilung

o Fahrzeugbau

o Forschung und Entwicklung

o Getriebebau

o Hebezeuge


Einsatz unserer Produkte

o Lokomotiven-Bau

o Pumpenbau

o Rüstung

o Seilbahnbau

o Sportanlagebau

o Textilindustrie

o Windkrafttechnik


Unsere Stärken

o Qualitativ hochstehende Produkte zu Weltmarktpreisen

o Produkte zugeschnitten auf Kundenwünsche /

Sonderanfertigungen

o Persönlicher Kontakt und Beratung

o Fertigung und Konstruktion: vom Prototypen bis

hin zur Serie, alles aus einer Hand

o Einsatz von schnellen und innovativen Betriebsmitteln

o Erfahrung im Exportgeschäft

o Schnelle Lieferung durch kurze Entscheidungswege und

eigene Fertigung


Unsere Fertigung intern

Bearbeitung von Stahl, Guss, Kunststoff, Aluminium oder

Buntmetallen

o Sägen

o Drehen

o Bohren

o Fräsen

o Keilnuten stossen / ziehen / räumen

o Verzahnungsfräsen / -stossen / -schleifen

o Innen- und Aussenrundschleifen

o Honen

o Verzahnungswerkzeuge schärfen


Ein Projektüberblick

Auf was haben wir uns da

eingelassen?


Auf was haben wir uns da eingelassen?

Was möchte die GROB AG?

Ziel des Vorhabens: Erreichung der Zertifizierung nach ISO 9001:2015

Wo steht die Organisation zu dem Zeitpunkt?

Schlank organisiertes Q-System

Personal ist eher nicht IT-affin

Das Lean Management Programm (seit 2015) soll mit Lean Administration erweitert werden

Wie kommt man auf die IOZ AG?

Beim ISO-Audit im Jahr 2015 wird der Update auf 2016 festgelegt

Ein eigenes Q-System (als Insellösung) wird nicht gewünscht

Am Beispiel der IBOR (anderer IOZ-Kunde) hat man Gefallen gefunden


Auf was haben wir uns da eingelassen?

Was tat die IOZ AG?

Aufnahme der Bedürfnisse von GROB AG und gemeinsame Definition der Zusammenarbeit

Entwicklung eines Projektvorgehens, das auf die Situation der GROB AG passt

○ Definition Tätigkeiten und Arbeitsschritte

○ Detailliertere Aufwandschätzung

○ Bereitstellung der Gap-Analyse mit Beispielen nach ISO 9001:2015


Vorgehen

Arbeitspakete der IOZ AG Coaching QMS Struktur Migration

Review aktuelles QMS zur passenden Konzeption des

neuen QMS

Strukturen der Organisation und des QM-Systems erkennen x

Initiale Gap-Analyse und Schulung ISO 9001:2015 x

QMS aufbauen

QMS IT-System Vorschlag aufbauen:

DMS QM-Dokumente Dokumenten und externe Vorgaben nach

Prozessen strukturiert

x

QM-Tools

- Wartungsplanung

- Ferienplanung mit Benachrichtigung

x

Workshop für Review

Neues DMS schulen reviewen x

Fragen zur vertieften Gap-Analyse x

Integration und Aufbau für ISO 9001:2015

Lösungsansätze für ISO 9001:2015 erarbeiten x

Fine Tuning QMS-Lösung an die Kundenbedürfnisse x

Dokumentation und Schulung der Lösung x

Unterstützung für die Migration der Dokumente x

Coaching nach den Workshops x

Analyse 1:

Bestandsaufnahme

Aufbau

Analyse 2:

Review

Aufbau

Analyse 3:

Begleitende Reviews


Die Standortbestimmung

Wie fanden wir heraus, wo

genau etwas anzupacken ist?


Wie sah die Analyse aus?

IT-System

Grundbedürfnisse aus der Organisation, Gap-Analyse ableiten

•Tools

•Hilfsmittel

•Architektur

Bedürfnisse über Demosystem / Prototyping abklären

•Usability

•Funktionen

•Wartungsintensität

•Etc.

Vorschlag erarbeiten

•Einstiegsseite

•QM-Dokumentation

Management System

Schulung der Beteiligten zu den neuen Anforderungen

•Q-Leiter

•GL

•Administration

Gemeinsamer Durchlauf durch das System anhand des IOZ-Rasters

•SOLL-IST-Vergleichbzgl. der Normforderungen

•Umsetzungsvorschläge aus der Praxis

Handlungsbedarf festlegen

•Überarbeitung von Bestehendem

•Neue Konzepte

•Tooling


Die Gap-Analyse der IOZ AG

Vorgaben der Norm

Ausbildung

Praktische Erfahrungen

IOZ-interne

Reviews

Mehrere Reviews mit

dem Kunden

Beispiele

Inputs in die

bestehenden

Prozesse


Wie sah die Analyse aus?

Wie konnte die GROB AG eine gute Analyse sicherstellen?

Besprechung mit der IOZ zur Aufnahme der Inputs

○ Was ist neu aufzunehmen und wie?

○ Was ist bereits erfüllt?

Erarbeiten der Inputs im Sinne der GROB AG unter Einbezug der Geschäftsleitung

Was waren die groben Erkenntnisse?

Anspruchsgruppen und deren Bedürfnisse sind systematisch aufzunehmen

Risikoanalyse mit neuen Themen zu ergänzen

Kommunikationskonzept (intern/extern) ist zu definieren


Was waren die Erkenntnisse?

Wie fand die IOZ AG das Unternehmen vor?

Weitsichtige, systematische und verantwortungsbewusste Führung

Ein paar Kriterien der aktualisierten Norm sind aufzunehmen

Mächtiges IT-System für das QM, das wenig im Betrieb integriert und techn. veraltet ist

Welche Handlungsfelder waren für das Projekt noch wichtig?

Ablösung des alten Systems (Informationen sichern)

Erarbeitung der neuen Dokumentation (Dokumentation iterativ überprüfen / anpassen)

Struktur im neuen System sicherstellen (Prozessstruktur, Verantwortlichkeit, Navigation)


Die Aufbauphase

Wie sah die Aufbauarbeit

aus?


Wie sah die Aufbauarbeit aus?

Bestehendes IT-Systems analysieren

Prozessstruktur und Metadaten extrahieren (Owner etc.)

Neue Managementsystem-Struktur definieren (vereinfachen und reduzieren)

Neue Struktur in SharePoint aufbauen

Dokumentationen aus dem alten System extrahieren

Dokumente bereinigen und Norminputs einarbeiten

Dokumente in den SharePoint integrieren

Finale Dokumente nochmals reviewen

Wie wurde das System in den SharePoint gebracht?



Wie ist die GROB AG vorgegangen?

Vorgehen innerhalb der GROB AG

○ Übersicht verschaffen

○ Dokumente zuteilen

○ Übererarbeitete Dokumente einfordern

Aufwand für die Überarbeitung

Beteiligte



Einblick in die SharePoint-Umgebung

Architektur und Einstieg

Navigation zu den Prozessdokumenten

Prozesssuche

Einfach und übersichtlich

Demo am Live-System

https://grobag.sharepoint.com/sites/qms/SitePages/Homepage.aspx

https://grobag.sharepoint.com/sites/qms/SitePages/Homepage.aspx



Ein paar Worte zur Organisation des Systems

Pflege und Administration

Nutzer


Die erste Partie: ISO-Audit

Wie hat die GROB AG

gespielt?


Wie hat die GROB AG performt?

Wie ist es der GROB AG nun am Audit ergangen?

Ablauf des Audits: Fokus auf die neuen Normpunkte

Findings aus dem Audit: Die dokumentierten Grundlagen könnten stärker gelebt werden


Was lernen wir aus dem Projekt?

Was lernt die IOZ daraus?

Eine Checkliste allein macht noch kein Management System

In ein paar Sitzungen macht die IOZ keine tiefenpsychologische Auswertung der

Organisation

Am Ende des Tages steht der Kunde alleine auf dem Spielfeld und meistert seinen Alltag.

Fazit: Der Kunde muss verstehen, was er wirklich braucht, was das für ihn heisst und wie

daraus seinen Nutzen zieht. Auf das kann in Workshops und Reviews hingearbeitet werden.

Die Betroffenen sind zu Beteiligten zu machen


Was lernen wir aus dem Projekt?

Was lernt die GROB AG?

Mehr Zeit für das Projekt neben dem Alltagsgeschäft wäre sinnvoll

Das Projekt ist schwer zu delegieren (bei einer Grösse der GROB AG)


Die weitere Saison

Wie sehen die nächsten

Partien aus?


Wie geht die Saison weiter?

Was steht noch an?

Auditpunkt zum «Gelebten System» wird mittels Schulungen aufgegriffen

Mit der Einführung von Abteilungsseiten in SharePoint wird das System näher an die

Mitarbeiter gebracht

Zur erfolgreichen Weiterentwicklung der Organisation gehören nebst dem QMS viele weitere

Puzzleteile dazu

○ Lean Management zur Effizienzsteigerung, gestützt von der Basis

○ Gute Führung und Kommunikation

○ Schulungen und Reviews zu den Vorgaben des Managements


Fragen?

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Besten Dank

Date post:	15-Apr-2017
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