Digitales Archiv mit eigenen Kräften?

Erfahrungen und Herausforderungen

19. Jahrestagung des Arbeitskreises "Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“

Wien, 10. 3. 2015Zbyšek Stodůlka, Nationalarchiv Prag

eGovernment und digitale Archivierung

Elektronisierung der öffentlichen Verwaltung seit 2007 mit Schwerpunkten: •1) elektronische Zustellung (sog. Data-Box) •2) Verbindung der Informationsbasis durch vier Hauptregister: Bewohner, Kompetenzen, Personen und Immobilien (Adressen)•3) CzechPoint – elektronische Dienstleistungen für Öffentlichkeit oder Behörde, z.B. sog. autorisierte Konvertierung (analog/digital)•4) pflichtige DMS/VBS (seit 2010, später gemildert für Gemeinden)

Gesetz über Archivwesen und Schriftgutverwaltung (2004, 2009, 2012)

Verordnung über Schriftgutverwaltung (2009, 2012, 2015)

Nationaler Standard für elektronische Records Management Systeme (2010, 2012): Anforderungskatalog, XML-Schema, METS

Regel: Vermutung der Gültigkeit des elektronischen Dokuments – versehen mit qualifizierter elektronischen Signatur und qualifiziertem Zeitstempel gültig bis andere Person widerlegt

Digitales Archiv

•zentrale Dienstleistung für alle öffentlichen Archive des Landes•seit Ende 2013 als Kern kanadischer Open-Source LTP-System•Gewicht an internationale Standards: PREMIS, METS, BagIt•Anpassung: Datenerhaltung (Migrationsregel und Werkzeuge)•Neue Modulle: pre-Ingest (Bewertung im Archivportal, Automatisierung DMS/VBS SIP Bearbeitung), Datenverwaltung und Zugriff (in Entwicklung)•Speicherungskapazität: 2 x 32 TB (4,2 TB digital-born Dokumente und 14,5 TB Digitalisate)

•DMS/VBS SIP– Hierarchie Akte, Aktenteil, Dokument– Ausgangsformate: PDF/A, TIFF, JPEG/JFIF, PNG, MPEG-1, MPEG-2, GIF, MP2, MP3, WAV,

XML (ideal PDF/A als Originaldokument)

SIP: METS (dmdSec)

SIP: METS (fileSec & structMap)

Bewertung (Archivportal)

Bewertung

Bewertung (SIP Upload)

Bewertung (Tektonik)

Bewertung (Tektonik)

Bewertung (1. Metadaten)

Übernahme (2. Datei)

Bewertung

Bewertung (Entscheidung A, S)

Bewertung

Bewertungsentscheidung (XML)

Bewertungsentscheidung (PDF)

Übernahme (Upload)

Übernahme

Übernahme (Bearbeitung)

Archivematica (Transfer)

Archivematica (Ingest)

Erfolgreiche Bearbeitung

Übernahmebestätigung

AIP

Herausforderungen

• Pflichtige DMS/VBS Ausgangsformate – anspruchsvolle methodische, technische und organisatorische Anforderungen an DMS/VBS und Benutzer (Beamte)

• PDF/A Validierung – verschiedene Ergebnisse bei renommierten Validierern – unmöglich nur einen in der öffentlichen Verwaltung zu empfehlen (Risiko der Konkurrenzeinschränkung)

• PDF signierte Dokumente – besonders aus juristichen Gründen stammende Verlegenheit und Unsicherheit, verlangen mehr Aufmerksamkeit und Überprüfung z.B. : 1) Integrität der Revisionen, 2) Gültigkeit der Zertifikate, 3) Signierung am konkreten Tag, 4) CRL (Zertifikatsperrliste), 5) OCSP (Online Certificate Status Protocol)

• Neue Impulse für Gesetzgebung - Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS) - Für qualifizierte elektronische Zeitstempel gilt die Vermutung der Richtigkeit des Datums und der Zeit, die darin angegeben sind, sowie der Unversehrtheit der mit dem Datum und der Zeit verbundenen Daten…wenn Datum und Zeit so mit Daten verknüpft, dass die Möglichkeit der unbemerkten Veränderung der Daten nach vernünftigem Ermessen ausgeschlossen ist

http://digi.nacr.cz

zbysek.stodulka@nacr.cz