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Microsoft Access 2010 – Gruppierte Daten in Berichten

Access 2010 - Einführung, 21.06.13 Seite 2

Berichte ...

zeigen Daten zum Lesen an. können Daten gruppieren und berechnen. beziehen die Daten aus einer Tabelle oder Abfrage / SQL-

Anweisung. bereiten die Daten für einen Ausdruck auf. werden für eine tabellarische Präsentation genutzt.


Hinweise zum Entwurf

Definition der Aufgabe: Welche Frage soll der Bericht beantworten?

Welche Daten werden für die Beantwortung der Frage benötigt? Nur die benötigten Daten werden in dem Bericht angezeigt.

Welche Daten werden gruppiert? Wie werden die Gruppen von Daten dargestellt?


… gruppieren

Sortierte Ablage von Daten nach Kategorien.

Die Daten werden mit Hilfe eines Oberbegriffes zusammengefasst. Zum Beispiel: Kunden werden mit Hilfe der Ortsangabe zusammengefasst.

Bildung von Gruppen von Datensätzen in Abhängigkeit bestimmter Bedingungen.

Berechnungen über eine bestimmte Anzahl von Datensätzen.


… erstellen

Das Menüband Erstellen ist aktiv.

In der Gruppe Berichte werden verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung angeboten.

Bericht erstellt automatisiert ein Bericht für die, im Navigationsbereich markierte Tabelle / Abfrage erstellt.

Berichtsentwurf zeigt einen leeren Bericht in der Entwurfsansicht an.

Leerer Bericht zeigt einen leeren Bericht in der Layoutansicht an.

Berichtsassistent erstellt ein Bericht mit Hilfe eines Assistenten.

Etiketten druckt Adress-Etiketten.


… mit Hilfe des Berichtsassistenten erstellen

Das Menüband Erstellen ist aktiv.

Mausklick auf den Befehl Berichtsassistent im Bereich Berichte. Anschließend öffnet sich der Assistent.


1. Schritt: Auswahl der Datenquelle


2. Schritt: Gruppierung hinzufügen


Nach Feld … gruppieren

In dem farbig hinterlegten Vorschaubild wird die Gruppierung dargestellt. Bis zu vier Gruppierungsebenen können dargestellt werden.

Mausklick auf ein Element in der Liste der Feldnamen. Mit Hilfe der Schaltfläche „Pfeilspitze nach rechts” wird ein Feld

in die Vorschau übernommen und als Gruppierung dargestellt. Der gewählte Feldname wird aus der Liste entfernt.


Gruppierung entfernen

Mausklick auf die zu löschenden Gruppierung in dem Vorschaubild. Die aktive Gruppierung wird in Fettschrift dargestellt.

Mit Hilfe der Schaltfläche „Pfeilspitze nach links” wird die Gruppierung entfernt und der Feldname in der Liste angezeigt.


Reihenfolge der Gruppierungen

Die Datensätze werden entsprechend der angegebenen Gruppierungen von oben nach unten gruppiert.

Mausklick auf die zu verschiebende Gruppierung in dem Vorschaubild. Die aktive Gruppierung wird in Fettschrift dargestellt.

Mit Hilfe der Schaltflächen „Pfeil nach oben” und „Pfeil nach unten” kann die markierte Gruppierung um eine Position nach oben oder unten verschoben werden.


Gruppierungsoptionen

Klick auf die Schaltfläche Gruppierungsoptionen.

In dem Dialogfenster werden die Gruppierungsintervalle festgelegt. Die möglichen Intervalle werden in Abhängigkeit des Datentyps des Feldes angeboten. Zum Beispiel kann Text in Abhängigkeit einer bestimmten Anzahl von Buchstaben gruppiert werden.


3. Schritt: Sortierung


Zusammenfassungsoptionen

Klick auf die Schaltfläche Zusammenfassungsoption.

Numerische Werte können für die Gruppe mit Hilfe von Funktion zusammengefasstwerden.

In einem Bericht könnendie einzelnen Werte und /oder nur die berechnetenWerte für die Gruppeangezeigt werden.

Es kann ein prozentualerAnteil für jede Gruppe inAbhängigkeit des gesamtenBerichts angezeigt werden.


4. Schritt: Layout-Einstellungen


Layout „Abgestuft“ ...

entspricht einem tabellarischen Layout.

zeigt zuerst die gruppierten und dann die nicht gruppierten Felder spaltenweise an.

zeigt in der ersten Zeile der Tabelle die Spaltenüberschriften an.

zeigt in der ersten Zeile der Gruppe den Wert der Kategorie und in den nachfolgenden Zeilen die dazugehörigen Werte der nicht gruppierten Felder an.


Beispiel


Layout „Block“ ...

entspricht einem tabellarischen Layout.

zeigt zuerst die gruppierten und dann die nicht gruppierten Felder spaltenweise an.

zeigt in der ersten Zeile der Tabelle die Spaltenüberschriften an.

zeigt gruppierte Daten nur am Anfang einer Gruppe an. Der gruppierte Wert wird nicht für die einzelnen Datensätze der Gruppe wiederholt.


Beispiel


Layout „Gliederung“ ...

schreibt in die erste Zeile der Gruppe die Bezeichnung und den Wert der Gruppe.

schreibt in die zweite Spalte der Gruppe die Spaltenüberschriften für alle nicht gruppierten Felder.

schreibt in den nächsten Felder die dazugehörigen Werte in die passenden Spalten.

entspricht der Gliederung „Kapitel – Abschnitt” in einem Buch.


Beispiel


5. Schritt: Eingabe eines Titels


… in der Berichtsvorschau


Erläuterung

Die Berichtsvorschau entspricht der Seitenansicht.

Formatierung der Seite für einen Bericht. Druckvorschau auf den Bericht. Exportieren der Daten in ein anderes Format. Befehl Schließen in der Gruppe Vorschau schließen auf der

Registerkarte Seitenansicht wechselt in die Entwurfsansicht eines Berichts, wenn der Bericht über den Berichtsassistent geöffnet wurde. Andernfalls wird in die Berichtsansicht gewechselt.


Entwurfsansicht


Erläuterung

Der Aufbau des Berichts wird angezeigt.

Die Steuerelemente in den verschiedenen Berichtsbereichen werden angezeigt.

Festlegung der Eigenschaften des Berichts und der, darin enthaltenen Steuerelemente.

Sicht des Entwicklers.


Bereiche eines Berichts ...

beginnen mit dem grauen Balken. Auf dem Balken wird der Name des Bereichs angezeigt.

können in der Höhe variieren. Die Breite des Berichts ist abhängig von der Seitenbreite.

können ein- oder ausgeblendet werden.


Detailbereich ...

ist immer eingeblendet.

zeigt in der Formularansicht die Daten aus der Quelle an. enthält Steuerelemente, die an Feldern in der Quelle gebunden

sind.


Seitenkopf und -fuß ...

entsprechen den Kopf- und Fußzeilen eines Dokuments.

zeigen die Spaltenüberschriften bei einem tabellarischen Layout an.

zeigen die Seitenzahl an. können nur gemeinsam ein- oder ausgeblendet werden.


Berichtskopf- und fuß

entspricht dem Deckblatt und der letzten Seite eines Dokuments.

zeigen den Titel für den Bericht an. enthalten Berechnungen, die den gesamten Bericht betreffen. zeigen mit Hilfe von Aggregatfunktionen berechnete Werte an. können nur paarweise ein- oder ausgeblendet werden.


Gruppenkopf und -fuß

In der Kopfzeile wird die Bezeichnung der Gruppe angezeigt. Falls die Gruppe gegliedert ist, wird der Wert sowie die Spaltenüberschriften für die Datensätze eingeblendet.

Im Gruppenfuß werden Berechnungen angezeigt, die die gesamte Gruppe betreffen. Die Werte werden mit Hilfe von Aggregatfunktionen zusammengefasst.


Bereiche ein- und ausblenden

Klick mit der rechten Maustaste auf den Beginn eines Bereiches (grauer Balken).

Der Detailbereich kann nicht ein- oder ausgeblendet werden. Klick auf Seitenkopf / -fuß. Falls der Bereich eingeblendet ist,

wird der Befehl farbig hinterlegt. Klick auf Bereichskopf / -fuß. Falls der Bereich eingeblendet ist,

wird der Befehl farbig hinterlegt. Der Gruppenkopf / -fuß wird durch Löschung der Gruppe im

Dialogfenster Gruppieren, Sortieren und Summe entfernt.


Bericht speichern

Die Tastenkombination <STRG>+<S> speichert das Formular. Falls das Formular neu erstellt wurde, wird ein Dialogfeld zur Eingabe einer Bezeichnung geöffnet.

Folgende Befehle auf dem Menüband Datei können zur Speicherung von Objekten genutzt werden: Objekt speichern als speichert ein neu erstelltes Objekt. Speichern speichert Änderungen an dem aktuellen Objekt.


Eigenschaften eines Berichts ...

geben Auskunft über die Datenquelle.

legen die Seitengröße und das Verhalten der verschiedenen Bereiche zur Seite fest.

verändern die Größe eines Berichts.


… anzeigen

Die Berichtslayouttools – Entwurf sind aktiv.

Klick auf den Befehl Eigenschaftenblatt in der Gruppe Tools.


Eigenschaftenblatt

Auf den Registerkarten werden zeilenweise Eigenschaften für ein Objekt angezeigt.

Die angezeigten Eigenschaften sind immer abhängig vom Objekttyp.

Der Name des gewählten Objektes wird in dem Kombinationsfeld angezeigt.

Einige Eigenschaften haben voreingestellte Werte.

Mit Hilfe des schwarzen Kreuzes am rechten Rand wird das Eigenschaften-blatt geschlossen.


Registerkarten

Format: Layout und Anordnung des Objektes.

Daten: Woher kommen die Daten? Zugriffsrechte auf die Daten.

Ereignis: Reaktion auf eine Benutzeraktion.

Andere: Name des Objektes.


Eigenschaftenblatt öffnen

1. Möglichkeit:

Der Mauszeiger befindet sich über ein Steuerelement oder den Bereichskopf.

Im Kontextmenü wird der Befehl Eigenschaften ausgewählt. 2. Möglichkeit:

Der Bericht befindet sich in der Layout- oder Entwurfsansicht.

Das Menüband Entwurf ist eingeblendet.

Klick auf den Befehl Eigenschaftenblatt im Bereich Tools.


Werte für die Eigenschaften eingeben

In der linken Spalte wird der Name der Eigenschaft angezeigt.

In der rechten Spalte wird der aktuelle Wert angezeigt. Einige Eigenschaften haben Standardwerte.

Durch einen Mausklick in einer Zeile in der rechten Spalte, … wird eine Einfügemarke eingeblendet. Der Wert wird mit

Hilfe der Tastatur eingegeben. wird am rechten Rand ein schwarzer Pfeil nach unten

eingeblendet. In der Liste des Kombinationsfeldes werden alle möglichen Werte aufgelistet.

wird eine Schaltfläche mit drei Punkten eingeblendet. Der Wert kann mit Hilfe eines Assistenten ausgewählt werden.


Datenquelle des Berichts

Registerkarte Daten.

Datensatzquelle. Aus welcher Tabelle oder Abfrage werden Daten angezeigt. Die Daten können auch mit Hilfe einer SQL-Anweisung zusammengestellt werden.


Beschriftung und Standardansicht

Registerkarte Format.

Beschriftung zeigt den Titel für den Reiter der Registerkarte des Berichts an.

Standardansicht. In der welcher Ansicht wird der Bericht nach dem Öffnen angezeigt.


Formatierungen bezüglich der Seite


Gruppe zusammenhalten. Kann eine Gruppe über mehrere Seiten angezeigt werden?

Seitenkopf und Seitenfuß. Wird der Berichtskopf / -fuß mit dem Seitenkopf / -fuß gemeinsam auf eine Seite gedruckt?

An Seite anpassen. Der Bericht wird automatisch an die Seitengröße des Drucks angepasst.

Seitenränder anzeigen. Die Seitenränder werden durch eine gestrichelte Linie in der Layoutansicht dargestellt.


Breite eines Bereichs

Der Mauszeiger schwebt über den rechten Rand des Berichts.

Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen linken Maustaste wird die Breite vergrößert oder verkleinert.

Sobald die Maustaste losgelassen wird, wird die Breite für den gesamten Bericht angepasst.


… im Eigenschaftenblatt


Breite. Die Maßeinheit ist abhängig von den Regions- und Spracheinstellungen des Computers.


Hinweise

Falls die Breite größer als die Druckseite ist, wird in Entwurfsansicht des Formulars ein grünes Dreieck in der oberen linken Ecke angezeigt.

Die Gesamtbreite eines Berichts ist mindestens die Summe der größten Breiten aller Steuerelemente in einer Zeile plus deren Abstand zueinander. Ein Steuerelement befindet sich nie außerhalb eine Berichtes.


Eigenschaften der Bereiche

Klick auf den Bereichskopf (grauer Balken). Der Bereich ist aktiv.

Die Berichtslayouttools – Entwurf sind aktiv.

Klick auf den Befehl Eigenschaftenblatt in der Gruppe Tools.

Die Höhe sowie die Hintergrundfarbe kann eingestellt werden. Der Name des Bereichs kann verändert werden.


Höhe eines Bereichs

Der Mauszeiger schwebt über den oberen Rand des grauen Balkens eines Bereiches.

Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen linken Maustaste wird der Balken verschoben.

Nach dem Loslassen der Maustaste wird je nach Verschiebung der vorherige und der dazugehörige Bereich in der Höhe verändert.


… im Eigenschaftenblatt


Höhe. Die Maßeinheit ist abhängig von den Regions- und Spracheinstellungen des Computers.


Sichtbarkeit eines Bereichs


Sichtbar. Der Bereich wird in der Entwurfsansicht angezeigt, aber nicht in der Seitenansicht oder Berichtsansicht.

Besser: Anzeigen. Der Bereich wird beim Drucken und / oder am Bildschirm angezeigt.


Hintergrundfarbe

Hintergrundfarbe legt mit Hilfe eines Assistenten eine Hintergrundfarbe für den Bereich fest.

Alternative Hintergrundfarbe legt mit Hilfe eines Assistenten für jede zweite Zeile eine weitere Farbe fest. Durch diese Farbe wird das Lesbarkeit von langen Listen erhöht.


Bereiche und die Druckseite


Zusammenhalten für Bereichskopf /-fuß, Gruppenkopf / -fuß und Detailbereich. Der Bereich wird vollständig auf eine Seite gedruckt.

Neue Seite für Bereichskopf /-fuß, Gruppenkopf / -fuß und Detailbereich. Vor dem Bereich wird ein Seitenumbruch eingefügt. Der Bereich beginnt mit einer neuen Seite.

Bereich wiederholen für Gruppenkopf / -fuß. Der Gruppenkopf / - fuß wird auf jeder Seite wiederholt.


Daten sortieren und gruppieren

Das Menüband Berichtslayouttools oder Berichtsentwurfstools ist aktiv.

Die Registerkarte Entwurf ist eingeblendet. Klick auf den Befehl Gruppieren und Sortieren im Bereich

Gruppierungen und Summen.


Im Dialogfeld arbeiten

Für jede Gruppe / Sortierung wird eine Zeile angelegt.

Die Einrückungen kennzeichnen die Reihenfolge. Klick auf die gepunktete Schaltfläche. Die Zeile ist aktiv.

Änderungen an den Einstellungen sind möglich. Klick auf das schwarze Kreuz einer aktiven Zeile. Die

Sortierung / Gruppe wird entfernt. Klick auf den Pfeil nach unten oder oben. Die Reihenfolge wird

verändert.


Sortieren nach ...

In Fettschrift wird der Feldname angezeigt, nach dem sortiert wird.

von A nach Z. Wie wird sortiert? Durch einen Klick auf den schwarzen Pfeil rechts von der Beschriftung kann die Sortierung verändert werden.


… neu hinzufügen

Klick auf die Schaltfläche Sortierung hinzufügen.

In der Liste Feld auswählen wird ein Datenfeld aus der Datenquelle des Berichts ausgewählt werden.

Das gewählte Feld wird auf- oder absteigend sortiert.


Gruppieren nach ...


Durch ein Klick auf den Text Mehr werden alle Einstellungsmöglichkeiten angezeigt. Durch ein Klick auf den Text Weniger werden die weiteren Einstellungsmöglichkeiten ausgeblendet.


Einstellungsmöglichkeiten


Durch ein Klick auf den Text Mehr werden alle Einstellungsmöglichkeiten angezeigt. Durch ein Klick auf den Text Weniger werden die weiteren Einstellungsmöglichkeiten ausgeblendet.


Gruppierungsintervall

Standardmäßig wird in Abhängigkeit der Werte gruppiert.

Falls zu viel Gruppen vorhanden sind, können die Werte in Abhängigkeit ihres Datentyps zu größeren Gruppen zusammengefasst werden.


Zusammenfassung von Werten

Mit Hilfe eines Wertes können die Gruppen untereinander verglichen werden.

Berechnung von Daten über x Datensätze.


Einstellungsmöglichkeiten

Summe für zeigt das Datenfeld an, deren Werte für die Gruppe zusammengefasst werden.

Typ zeigt die Zusammenfassungsfunktion an. Anzeige der Gesamtsumme für den Bericht. Zwischensumme in der Kopf- oder Fußzeile anzeigen. Die Summe der Gruppe im Verhältnis zur Gesamtsumme

anzeigen.


„Typ” für alle Datensätze

Werte zählen. Datensätze, die einen Wert in dem angegebenen Datenfeld haben, werden gezählt.

Datensätze zählen. Alle Datensätze werden gezählt.


„Typ” für numerische Werte

Funktion Erläuterung

Summe([Feld]) Summe einer Spalte.

Mittelwert([Feld]) Durchschnitt einer Spalte.

Minimum([Feld]) Kleinster Wert einer Spalte.

Maximum([Feld]) Größter Wert einer Spalte.

Standardabweichung([Feld]) Geschätzte Werte für die Standardabweichung bei mindestens zwei Datensätzen.

Varianz([Feld]) Geschätzte Werte für die Varianz bei mindestens zwei Datensätzen.


Weitere Einstellungen

Muss die Gruppe auf einer Seite zusammengehalten werden?

Eingabe eines festen Titels. Die Bezeichnung wird in dem Gruppenkopf über jede Gruppe angezeigt.

Wird ein Gruppenkopf und / oder – fuß eingefügt?


Gruppierung hinzufügen

Klick auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen.

Auswahl eines Datenfeldes aus der Liste Feld auswählen. Das Gruppierungsintervall etc. werden eingestellt.


Über einen Ausdruck gruppieren

Klick auf die Schaltfläche Gruppe hinzufügen.

Auswahl des Eintrags Ausdruck aus der Liste Feld auswählen. Mit Hilfe des Ausdrucksgenerators wird der gewünschte

Ausdruck zusammengestellt. Das Gruppierungsintervall etc. werden eingestellt.

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