METADATEN

Claudia Frank, 31. Januar 2016

VERZEICHNISSE

SharePoint's verkanntes Potenzial

Metadaten versus Verzeichnisse

AGENDA

Metadaten versus Verzeichnisse

VERZEICHNISSE IM WINDOWS EXPLORER

ARBEITEN MIT

VERZEICHNISSEN

Mit Einzug von Microsoft Windows in Unternehmen und Privathaushalte war das Arbeiten mit Verzeichnissen der de facto Standard beim Umgang mit der Dateiablage – es gab keine Alternative.

Metadaten versus Verzeichnisse

Filterungsmöglichkeiten

Metadaten

Verzeichnisstruktur

Metadaten versus Verzeichnisse

Metadaten versus Verzeichnisse

Dateiablage-Probleme

1

23

4EinarbeitungMitarbeiterKomplexe Verzeichnisstrukturen erschweren Einarbeitung. Zudem hat jeder seine eigene Vorstellung, was den richtigen Ablageort betrifft (»mental map«)

Doppelablagen und unerwünschte VersionenvielfaltZuordnungsproblem: Deshalb Dokumente häufig in mehreren Verzeichnissen. Oft verschiedene Versionen des Dokumentes an unterschiedlichen Orten. No single source of truth

Umstrukturierung aufwändigUmsortieren von Dokumenten in Verzeichnissen mühsam. Es bleibt aus Zeitgründen oft bei der ursprünglichen Einsortierung

EingeschränkteSortiermöglichkeitenund MetadatenNur 1 Filterungskriterium auswählbar. Begrenzte Anzahl an frei editierbaren Attributen (Metadaten) zur Auswahl

Metadaten versus Verzeichnisse

Metadaten versus Verzeichnisse

EIN TYPISCHES FALLBEISPIEL IN SHAREPOINT

Gängige Praxis:User bauen Verzeichnis-strukturen wie gewohnt aus der Windows Explorer Welt auf

Metadaten versus Verzeichnisse

Wiederholung der Nachteile von

Verzeichnissen analog Windows

Explorer• Doppelablagen

• Unerwünschte Versionen• Umstrukturierungen

aufwändig• Schwierigere Einarbeitung

von Mitarbeitern

NachteileDOKUMENTEN HANDLING

URL-Längen-Beschränkung

Die URL-Länge beiSharePoint ist auf 256

ZEICHEN begrenzt. TiefeVerzeichnisse lassen sich nur

begrenzt abbilden, ohnedass Links brechen

KostenWird SharePoint bei der

Dateiablage analog Windows Explorer genutzt, mutiert

SharePoint zu einer teueren Dateiablage

Sortieren, Filtern, Gruppieren

nicht möglichMit Verzeichnissen lassen

sich Sortier-, Filter- und Gruppiermöglichkeiten nicht

sinnvoll nutzen

Metadaten versus Verzeichnisse

Brotkrümelpfadnur eingeschränkt

nutzbarEs werden nur max. 2 Verzeichnisebenen im

Brotkrümelpfad(»breadcrumb«) abgebildet.

NachteileUSER EXPERIENCE

TieferliegendeVerzeichnisse

scheinbar unsichtbarDie Verzeichnisse werden erstbeim jeweiligen Durchklicken

sichtbarMangelnde

PerformanceDas Dokumentenhandling

mit Verzeichnissen stellt User auf eine Geduldsprobe

Keine AnsichtenBei Verzeichnissen lassen

sich SharePoint-Ansichten nicht sinnvoll nutzen

Metadaten versus Verzeichnisse

KEINE REGEL OHNE AUSNAHME:WANN VERZEICHNISSE IN SHAREPOINT SINNVOLL SEIN KÖNNEN

5000 Elemente Begrenzung in BibliothekMit Verzeichnissen können größere Bibliotheken gesplittet werden, um die Performanz von SharePoint sicherzustellen

Kleine Teams mit wenig DokumentenOptional, da hier das Verbesserungspotenzial nicht so groß ist

Berechtigungen auf VerzeichnisebeneAus administrativen Gründen selten empfehlenswert, aber grundsätzlich machbar

Metadaten versus Verzeichnisse

FLACHE STRUKTUREN IN SHAREPOINT:

UNGEWOHNT UND FURCHTEINFLÖßEND

Dokumentenbibliothek in

SharePoint ohne Anpassung:

Endlos lange

Dokumentenauflistung

Metadaten versus Verzeichnisse

MIT FILTER FILTERN

FILTER - Auch Mehrfachfilter in

unterschiedlichen Spalten möglich

Metadaten versus Verzeichnisse

GRUPPIEREN WIE IN EXCEL

Gruppieren

Metadaten versus Verzeichnisse

FÜR DEN RASCHEN ÜBERBLICK:

ANSICHTEN IN SHAREPOINT

Ansicht "VERKÄUFER"

Ansichten ermöglichen es, Elemente in einer Liste oder

Bibliothek in einer vorab definierten Form anzuzeigen

Metadaten versus Verzeichnisse

WAS SIND METADATEN?

EIN BEISPIEL AUS DEM REICH DER GEWÜRZE

Name

Chili

Familie

Capsicum

HerkunftSüd-

Amerika

Verwendung

Gewürz

Metadaten versus Verzeichnisse

WAS SIND METADATEN?

EIN BEISPIEL AUS EINER SHAREPOINT-BIBLIOTHEK

Metadaten

Verkäufer

Metadaten

Geändert

Metadaten

DokTyp

Metadaten

Name

Metadaten versus Verzeichnisse

Metadaten versus Verzeichnisse

EINGABE VON METADATEN IN FORMULAR

Eingeben von Metadaten

Metadaten versus Verzeichnisse

QUICKEDIT

RASCHES EDITIEREN VON METADATEN

Quickedit

Rasche Änderung von Metadaten, da

Tabellenform

Metadaten versus Verzeichnisse

Dokumenten-Management• Sortiern, Gruppieren,

Filtern

• Ansichten

• Versionierungen

• Check in / Check out

• …

DER LOHN FÜR ALL DIE MÜHE

MAGIE MIT METADATEN

Suche• Verbesserte

Relevanz von Suchergebnissen

• Metadaten-Navigation und Filterung bei zentral verwalteten Metadaten

WorkflowsTriggern von Workflows über Metadaten

Informations-verwaltungsrichtlinienAusführung von Informationsverwaltungs-richtlinien mittels Metadaten

Metadaten versus Verzeichnisse

VERNÜNFTIGE RAHMENBEDINGUNGEN SETZEN

Mitarbeiter• Praktischen Nutzen

sichtbar machen

• Etablierung von Change Agents

• Training abhängig von Rolle

Governance• Prozesse, Rollen und

Organisation regeln

• PeerGroups bilden

Vorzeige Seite• Demo Intranet-Seite

mit praktischen Beispielen

• Wettbewerbe mit Preisen

Mehr Infos zu SharePoint-Governance unter:

www.frank-projekte.de/files/SharepointGovernance.pdf

Metadaten versus Verzeichnisse

Metadaten versus Verzeichnisse

FAZIT

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Metadaten versus Verzeichnisse

PROJEKT-

MANAGEMENT

USER EXPERIENCE

(UX)TRAINING UND

GOVERNANCE

Übernahme von Steuerungs,-

Koordinations- und

Controlling-Aufgaben im

SharePoint-Intranet-Umfeld

Planung und Durchführung

von Aufgaben rund um die

User Experience mit

praktikablen, kostengünstigen

Mitteln.

Planung, Konzeption und

Durchführung von

komplementären

Trainingsmaßnahmen.

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